Quản lý ký túc xá đại học quốc gia tp hcm

Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM LỜI NÓI ĐẦU Làng đại học Thủ Đức nơi tập trung nhiều sinh viên từ tỉnh thành trọ học Nhu cầu ăn , đảm bảo an toàn cho cho sinh viên đặc biệt sinh viên năm vô cần thiết Nhiều nhà trọ bình dân giá rẻ đời phần lớn nhà trọ giải hết nhu cầu ăn cho sinh viên Mặc khác, khu vực nơi tiếp giáp Tỉnh Bình Dương Quận Thủ Đức nhà trọ mặt an ninh Hàng năm, khu vực thường xảy tệ nan khiến cho nhiều bậc phụ huynh phân vân chí khơng đồng ý cho em theo học trường đại học đóng địa bàn Trường ĐHKHTN - Đại học Bách Khoa - Đại học KHXHNV sở Linh Trung , Đại học Quốc Tế Kí túc xá ĐHQG đời địa nhiều phụ huynh sinh viên hài lòng chi phí sinh hoạt rẻ, an ninh, vệ sinh , môi trường sống học tập lành mạnh Thế nhưng, nhu cầu học tập sinh viên tăng đồng nghĩa với việc KTX phải xây thêm phòng Một vấn đề nảy sinh làm để quản lý lượng sinh viên lưu trú lớn Tin học đời phát triển mang lại câu trả lời cho tốn khó Chúng ta tin học hóa cơng việc quản lý sinh viên nội trú công nghệ Điều giúp cho việc quản lý ban lãnh đạo trở nên dễ dàng Hơn nữa, sinh viên nhóm chúng em muốn đóng góp chút cho nơi sống học tập Đó lý để nhóm chúng em thực đề tài “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia” Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM LỜI CẢM ƠN Chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy Nguyễn Gia Tuấn Anh – Giảng viên mơn Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Thầy truyền đạt cho chúng em kiến thức q giá mơn học tận tình giúp đỡ chúng em trình học tập Đồng thời chúng em chân thành cảm ơn cô Ban Quản lí KTX hỗ trợ chúng em hồn thành đồ án Trong q trình làm đồ án, nhóm chúng em cố gắng kiến thức cịn hạn hẹp chưa có kinh nghiệm chun mơn quản lý nên đồ án cịn nhiều sai sót Mong thầy thơng cảm góp ý Những ý kiến thầy góp phần giúp chúng em hồn thành đồ án tốt Xin chân thành cảm ơn ! Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC I Phân tích trạng hệ thống Hiện trạng hệ thống Sơ đồ tổ chức quản lí kí túc xá II Phân tích yêu cầu 10 Mục tiêu 10 Yêu cầu 10 III Phân tích hệ thống 11 Mơ hình thực thể ERD i 11 Xác định thực thể 11 ii Mơ hình ERD 16 Chuyển mơ hình ERD sang mơ hình quan hệ 17 Mô tả chi tiết cho quan hệ 18 Bảng tổng kết 34 i Tổng kết quan hệ 34 ii Tổng kết thuộc tính 35 IV Thiết kế giao diện 39 Các menu giao diện 39 Mô tả Form 43 V Thiết kế ô xử lý 81 VI Đánh giá ưu khuyết điểm 88 VII Phân công 89 Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM I PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Hiện trạng hệ thống: Cơ sở vật chất: Trung tâm Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP HCM nằm địa bàn giáp danh TP.HCM tỉnh Bình Dương ( địa chỉ: Khu Phố Phường Linh Trung Quận Thủ Đức) thành lập đưa vào phục vụ từ năm 2000.Tồn cảnh KTX khu thị mới, giới truyền thông bạn sinh viên gọi “ Quốc Gia Plaza” Sinh viên KTX vinh dự đón tiếp vị lãnh đạo cấp cao Đảng Nhà nước Trung tâm Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP HCM xem mơ hình kiểu mẫu hệ thống KTX - KTX ĐHQG sở trực thuộc quản lý Trường ĐHQG TP.HCM với tổng diện tích sử dụng 7700 m - KTX có khoảng 980 phịng thuộc 15 nhà Trong nhà A1, A2, A3, A4, A7, A8, A9, A10, A11, A12, A13, A14, A15 nhà có 60 phịng, nhà A5 nhà A6 nhà có 100 phịng KTX tạo chỗ cho khoảng 7680 sinh viên nội trú Dự kiến vòng năm tới xây thêm nhà Bộ máy Quản Lý: Bộ máy Trung tâm Quản lý KTX gồm có Giám đốc, Phó Giám đốc Phịng Chức Năng giải vấn đề đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho sinh viên Các Bộ Phận Và Phòng Ban: - Phòng Tổ Chức – Hành Chánh : Có chức tham mưu cho giám đốc cơng tác Tổ chức – Cán bộ, hành tổng hợp, văn thư lưu trữ, lễ tân Thực chế độ, sách cán viên chức, bảo vệ trị nội bộ.Tổ chức thực công tác lưu trữ , khai thác tư liệu thông tin – sách báo, tạp chí phục vụ sinh viên, cán công nhân viên Tổ chức thực công tác Quản lý dịch vụ phục vụ sinh viên Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM - Phịng Cơng Tác Sinh Viên: Có chức thực công tác quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú, phối hợp với quyền địa phương đảm bảo an ninh trật tự phòng chống tội phạm ,tệ nạn xã hội taị khu vực Dĩ An – Thủ Đức - Phịng Quản Trị Thiết Bị: Có chức tham mưu cho giám đốc công tác quy hoạch, xây dựng bản, phát triển, quản lý sử dụng sở vật chất ( đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản, máy móc, thiết bị…) Trung Tâm Thực mua sắm tài sản lớn, theo dõi sử dụng tài sản phục vụ nhiệm vụ Trung Tâm - Phịng Hoạch Định – Tài Chính: Có chức tham mưu cho giám đốc cơng tác quản lý hoạt động tài kế tốn Thực quản lý tập trung sử dụng có hiệu nguồn tài theo chế độ qui định nhà nước - Phịng Y Tế: có chức quản lý cơng tác y tế, an tồn vệ sinh mơi trường lao động, an tồn hệ thống tin Thực theo dõi chăm sóc sức khoẻ cho nhân viên sinh viên Đại Học Quốc Gia TP.HCM khu vực Thủ Đức – Dĩ An - Tổ Vệ Sinh: có chức vệ sinh mơi trường Thường xuyên phối hợp với phận y tế giám sát khu vực ăn uống sinh viên Phụ trách vấn đề môi trường cảnh quan Trung Tâm - Tổ Bảo Vê: có chức giữ gìn bảo vệ trật tự an ninh Ký túc xá Phối hợp với phịng ban khác cơng tác quản lý sinh viên Nhân lực: - Tổng số nhân viên công tác 88 nhân viên - Nhân viên công tác thường trực Trung Tâm phân chia theo chức danh :  Nhân viên làm việc phịng Tổ Chức – Hành Chánh, phịng Cơng Tác Sinh Viên, phịng Hoạch Định – Tài Chính: Nhân viên văn phòng (NV_VP)  Nhân viên làm việc phịng Quản Trị Thiết Bị: Nhân viên bảo trì (NV_BT)  Nhân viên làm việc phòng y tế: Nhân viên y tế (NV_YT)  Nhân viên làm việc tổ vệ sinh: Nhân viên vệ sinh (NV_VS) Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM  Nhân viên làm việc tổ bảo vệ: Nhân viên bảo vệ (NV_BV) Hoạt động quản lý sinh viên: - Hàng năm, có đợt để sinh viên làm thủ tục đăng ký vào nội trú KTX , năm phịng cịn trống KTX nhận thêm sinh viên vào Ngồi ra, KTX cịn tạo điều kiện hỗ trợ chỗ cho thí sinh phụ huynh đưa em đến dự thi đại học trường khu vực Thủ Đức với mức chi phí tối thiểu - Sinh viên làm thủ tục nội trú phải có nhiệm vụ cung cấp thơng tin cần thiết cho ban quản lý KTX Sinh viên thực hợp đồng nội trú, hợp đồng có giá trị sinh viên rời khỏi KTX - Trong thời gian nội trú hay ngoại trú sinh viên phải tuân thủ nội quy KTX, tích cực tham gia phong trào KTX phát động Sinh viên vi phạm bị phạt từ nhẹ đến nặng tùy trường hợp mà buộc sinh viên rời khỏi KTX gửi giấy báo trường - Sinh viên đăng ký nội trú phải nộp lệ phí tương ứng - Ngồi ra, đầu năm sinh viên phải đóng lệ phí chân tài sản ( Lệ phí hồn trả ngun vẹn hay khấu trừ vào tài sản sinh viên làm hư hỏng) - Mỗi sinh viên ban quản lý KTX cấp thẻ nội trú, có thẻ sinh viên vào KTX.( Thẻ thay đổi hàng năm) - Hàng tháng phịng nhận hóa đơn tốn điện nước - Khi nhân viên bảo vệ quản lý việc vào sinh viên,cho phép sinh viên bảo lãnh người thân,bạn bè đến thăm, sinh viên người thân sinh viên có nghĩa vụ cung cấp thơng tin cho phịng bảo vệ - Khi bảo vệ phát sinh viên vi phạm nội quy bị lập biên xử phạt - Sinh viên tích cực tham gia phong trào khen thưởng Ngồi cơng tác quản lý dựa hai nguồn nhân lực chính: trưởng nhà bảo vệ Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM Trưởng nhà: - Trưởng nhà làm việc trực tiếp với sinh viên, chịu trách nhiệm quản lý dãy nhà, người chịu trách nhiệm phạm vi nhà quản lý gồm: - Hướng dẫn sinh viên làm thủ tục vào phòng KTX - Lên danh sách, sổ theo dõi sinh viên nhà quản lý Làm thẻ nội trú cho sinh viên kịp thời, xác - Tiếp nhận giấy tờ sinh viên xử lý kịp thời - Hướng dẫn sinh viên sử dụng trang thiết bị phòng - Kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở sinh viên thực nội qui, qui chế - Tuyên truyền vận động sinh viên tham gia phong trào KTX phát động - Nắm bắt diễn biến tình hình tư tưởng sinh viên - Tiếp nhận ý kiến đóng góp sinh viên, báo cáo lãnh đạo kịp thời - Theo dõi số điện nước quản lý, tổng hợp tình hình sử dụng trang thiết bị phòng - Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng máy vi tính phòng sinh viên - Đề xuất khen thưởng kỷ luật sinh viên có thành tích vi phạm nội qui Họp định kỳ hàng tháng với trưởng phòng Bảo vệ: - Để đảm bảo an toàn người, tài sản, sở vật chất, trang thiết bị KTX, đội bảo vệ có trách nhiệm: - Thường xun có mặt vị trí trực theo lịch thời gian phân công - Kiểm tra thẻ nội trú, lưu giữ giấy tờ khách đến thăm sinh viên hướng dẫn khách liên hệ cơng tác - Khơng cho phép người ngồi vào KTX - Bảo quản, kiểm tra thường xuyên phương tiện phòng cháy chữa cháy Khi phát cháy phải áp dụng biện pháp chữa cháy, đồng thời thông báo cho lực lượng PCCC Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM - Định kỳ phối hợp với trưởng nhà tổ chức việc thực quy chế nội qui phòng toàn KTX - Khi phát vi phạm quy chế nội qui phải báo cho lãnh đạo áp dụng biện pháp xử lý kịp thời - Khi sinh viên đề xuất vấn đề cần thiết công tác quản lý KTX yêu cầu sửa chữa trang thiết bị phòng phải báo cho phòng QT – TB lãnh đạo để có biện pháp xử lý Khi có sinh viên ốm đau tai nạn, cần báo cho phận y tế giúp sinh viên xuống phịng y tế kịp thời - Phải có thái độ mực với sinh viên khách đến liên hệ - Ghi chép đầy đủ tình hình ca trực bàn giao sổ trực cho ca sau Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM Sơ đồ Quản Lý Kí Túc Xá BAN GIÁM ĐỐC Ghi Chú P QUẢN LÝ (P.Chức Năng) Chỉ Đạo NHÀ Theo Dõi Phối Hợp PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÒNG SINH VIÊN NỘI TRÚ PHÒNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ TỔ VỆ SINH PHÒNG Y TẾ PHÒNG HOẠCH ĐỊNH TÀI CHÍNH PHỊNG CƠNG TÁC – SINH VIÊN TỔ BẢO VỆ Sơ Đồ Tổ Chức II PHÂN TÍCH YÊU CẦU Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP.HCM Mục tiêu Đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý KTX, khắc phục khó khăn thao tác quản lý người Yêu cầu Đồ án giới hạn phạm vi mơn học Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin đáp ứng mục tiêu nên phạm vi đồ án bao gồm yêu cầu: Lưu trữ: - Danh sách sinh viên nội trú phòng - Thông tin cá nhân sinh viên - Danh sách nhân viên làm việc, Cập nhật: - Thông tin sinh viên.(Số lần sinh viên vi phạm nội quy KTX ) - Sinh viên tham gia phong trào hoạt động xã hội - Người thân – quen mà sinh viên xin đưa vào KTX - Thơng tin tiêu thụ điện nước phịng - Thông tin nhân viên Báo cáo-thống kê: - Biên xử lý sinh viên vi phạm nội qui - Quyết định khen thưởng - Hóa đơn tiền điện nước - Các hoạt động thường niên không thường niên III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10