(TIỂU LUẬN) tiểu luận phân tích thiết kế hệ thống hệ thống quản lý ký túc xã đại học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Dun                           Lớp mơn học:  AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN  PHÂN TÍCH  THIẾT KẾ HỆ THỐNG  ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Tieu luan Hà Nội – 08, 2020 Tieu luan TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Dun                           Lớp mơn học:  AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN  PHÂN TÍCH  THIẾT KẾ HỆ THỐNG  ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hồi Anh Tieu luan Hà Nội – 08, 2020 Lời nói đầu Thời đại ngày nay con người rất chú trọng đến việc học tập và bồi bổ kiến thức ,  vì vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều . Đa phần là sinh  viên từ các tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết .Sinh viên tỉnh ở  các trường thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phịng  khơng q đắt và có mơ hình học tập sinh hoạt tốt. Nhưng đa phần hiện nay , các  ký túc xá của các trường đại học đều áp dụng mơ hình tổ chức khơng hợp lý vào  việc quản lý ký túc xá của mình . Việc lượng sinh viên đăng ký vào q nhiều dẫn  đến việc quản lý gặp khó khăn .Nhân viên phải ghi chép rất nhiều và đơi khi cịn  nhầm lẫn.Việc này dẫn đến việc thơng tin sinh viên bị sai sót hoặc có thể dẫn đến  việc thất thốt tiền của. Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta cần thiết phải xây dựng  một phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết và phù hợp với nhà trường Tieu luan Mục lục Lời   đầu…………………………………………………………………………….3 Tieu luan nói  Chương 1: Khảo sát hệ thống 1.1 Mơ tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản Đáp ứng các u cầu về dịch vụ th phịng của sinh viên Kiểm sốt việc sinh viên nhận ,trả phịng Thanh tốn hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Bộ phận lễ tân:  o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên  o Nhập và lưu trữ tồn bộ thơng tin của sinh viên  o Hướng dẫn sinh viên nhận phịng  o Thu tiền điện­nước hàng tháng Bộ phận quản lý sinh viên o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX của sinh viên  o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên o Kiểm tra phịng và tài sản o Kiểm tra đối chiếu lại thơng tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã  nhập  Bộ phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước  o Ghi lại chỉ số điện nước và tính tốn tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật và kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.1.3 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý 1.1.3.1  Các quy trình nghiệp vụ o Quản lý sinh viên vào KTX Tieu luan o Xử lý sinh viên ra khỏi KTX o Kiểm tra đối chiếu lại o Quản lý điện,nước 1.1.3.2 Quy trình xử lý và quy tắc quản lý Quản lý sinh viên vào KTX o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận lễ tân tiếp  đón và  tiếp nhận u  cầu thơng qua  phiếu  đăng kí vào  Ký  túc  xá   (MB1)(1).Sau đó bộ phận lễ tân sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh viên  xét duyệt hồ sơ của sinh viên(2) o Sau khi xét duyệt bộ  phận quản lý sinh viên sắp xếp phịng cho sinh  viên(3) và thơng báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý bộ  phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng th phịng (MB5) với  sinh viên(4).Sau khi hồn tất thủ tục bộ  phận lễ tân chịu trách nhiệm  dẫn sinh viên lên nhận phịng (5) o  Khi nhận phịng  bộ phận quản lý sinh viên  sẽ phát cho sinh viên thẻ  lưu trú (MB2)(6). Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thơng tin của  sinh viên vào hệ thống quản lý (7) Xử lý sinh viên ra khỏi KTX o Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX , bộ phận lễ tân tiếp nhận  u cầu thơng qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)(8)  và gửi lên  bộ phận quản lý xét duyệt(9) o Hồn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại o  Sau khi sinh viên trả phịng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thơng tin vào   hệ thống quản lý sinh viên(10) Kiểm tra đối chiếu lại o  Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thơng tin mà bộ phận lễ tân đã   nhập(11) o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phịng và cơ sở vật chất trước   khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX(12) Tieu luan o Nếu các vật dụng trong phịng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì   sinh viên phải bồi thường theo quy định của KTX o Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý SV sẽ thơng báo với bộ phận lễ tân  để hồn tất việc trả phịng(13) Quản lý điện,nước o Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của   từng phịng(14) o  Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính tốn chi   phí(15).Sau đó lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau cùng là gửi đến  bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân thu tiền điện nước của sinh viên(17) 1.1.4 Mẫu biểu Đơn đăng kí vào ở ký túc xá (MB1) Tieu luan Thẻ lưu trú(MB2) Đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3) Tieu luan Hóa đơn điện­nước(MB4) Hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú(MB5) 10 Tieu luan 1. Số hiệu:  2. Tên  bảng:  3. Bí danh:HOADONDIENNUOC HOADO NDIEN NUOC Mơ tả: Lưu trữ thơng tin hóa đơn điện nước Mơ tả STT Tên trường sMaHD Mô tả dạng Mã   nhân  N Chữ cái x Chữ cái x Chữ cái x C(10) Mã phòng C(20) dNgaylap Ngày lập Dd/mm/yyy x D(20) fTongtien liệu C(10) viên sMaphong Khuôn  Mã   hợp  đồng sMaNV Kiểu dữ  Tổng tiền y Số N(20) 59 Tieu luan x Khóa ngồi ST Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaphong sMaphong PHONG sMaNV sMaNV NGUOIDUNG T 1. Số hiệu:  2. Tên  bảng:  3. Bí danh:D_HOADONDIENNUOC D_HOA DONDI ENNUO C Mơ tả: Lưu trữ thơng tin chi tiết hóa đơn điện nước Mô tả STT Tên trường sMaHD Mô tả Kiểu dữ  Khuôn  liệu dạng Mã hóa đơn Chữ cái C(10) 60 Tieu luan N x sMaCT Mã công tơ Chữ cái x Chữ cái x Số x Số x Số x C(50) sTenSP Tên   sản  phẩm iMucTT Mức   tiêu  N(10) thụ fDongia C(20) Đơn giá N(10) fThanhTien Thành tiền N(10) Khóa ngồi ST T Tên Cột khóa ngồi Quan hệ với bảng sMaCT sMaCT DIENNUOC 61 Tieu luan 3.4.Thiết kế giao diện người máy  3.4.1.Thiết kế hệ thống đơn chọn 3.4.2. Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục  A.Thiết kế giao diện quản lý sinh viên:  Tên giao diện : Quản lý sinh viên Người sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫu thiết kế 62 Tieu luan   Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản bộ phận lễ tân  Hậu điều kiện: Trở về màn hình chính Biểu đồ hoạt động: 63 Tieu luan    8.Bảng dữ liệu :  Bảng dữ liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng SINHVIEN sMaSV C,E,R,D sTenSV C,E,R,D dNgaysinh C,E,R,D bGioitinh C,E,R,D sSdt C,E,R,D sLop C,E,R,D     9. Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau khi nhập Tensv vào txt_search . Các Sv có tên giống  với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview + btn_them: nhấn vào nút này, dữ liệu từ các ơ txt_MaSV, txt_tenSV, ,  txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS sẽ có Enable=true để người  dùng có thể nhập thơng tin vào 64 Tieu luan + btn_sua: nhấn vào nút này, dữ liệu từ các ơ txt_tenSV,txt_SDT,  txt_GT, txt_Lop,  datetime_NS sẽ có Enable=true để người dùng có  thể cập nhật thơng tin sinh viên với maSV tương ứng + btn_luu: sau khi người dùng thao tác trên các ơ dữ liệu thì sẽ nhấn  nút btn_luu để lưu lại các dữ liệu đó. Dữ liệu sau khi lưu sẽ được  hiển thị lên listview + listview: sau khi click vào một dịng trên listview , mọi thơng tin trên  dịng sẽ được hiển thị lên các ơ txt_idSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT,  txt_Lop,datetime_NS  tương ứng + Cơng thức:  Sinh viên phải lớn hơn 18 tuổi: Check(year(datetime.Now)­year(datetime_NS)>=18) 65 Tieu luan 3.4.3. Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ B.Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước Tên giao diện : Quản lý sinh viên Người sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫu thiết kế:  Biểu đồ hoạt động:  66 Tieu luan Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản của bộ phận quản lý điện nước Hậu điều kiện: Trở về màn hình chính Bảng dữ liệu:  Bảng dữ liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaphong R sMaNV R dNgaylap R fTongtien D_HOADONDIENNUOC sMaHD R R sMaCT R sTenSP R iMucTT R 67 Tieu luan fDongia R fThanhTien R Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau khi nhập Maphong vào txt_search . phịng có mã giống  với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview +  listview: sau khi click vào một dịng trên listview , mọi thơng tin trên  dịng sẽ được hiển thị lên các ơ txtmahd, txtmaphong, dtngaylap,  txtmanv, txttongtien  + btnchitiet: nhấn vào nút này sẽ có một form chitiethoadon tương ứng  với mã hóa đơn đó hiện lên + btnThanhtoan: sau khi sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút này  form sẽ thơng báo đã thanh tốn 3.4.4. Thiết kế báo cáo 1. Tên báo cáo: Hóa đơn điện nước 2. Người lập: Bộ phận quản lý điện nước 3.Nhiệm vụ:Cung cấp thơng tin thanh tốn tiền điện nước 4.Mơi trường: nhân viên và sinh viên 5.Mẫu báo cáo: 68 Tieu luan 6.Bảng dữ liệu:  Bảng dữ liệu sử dụng Trường sử dụng 69 Tieu luan Mức độ sử dụng HOADONDIENNUOC sMaHD R sMaphong R sMaNV R dNgaylap R fTongtien D_HOADONDIENNUOC sMaHD R R PHONG DIENNUOC NGUOIDUNG sMaCT R sTenSP R iMucTT R fDongia R fThanhTien sMaphong R R sTenphong R iSonguoi sMaCT R R sTenSP R sMaphong R sThang R iCS_dau R iCS_cuoi sMaNV R R sTenNV R    7. Trường dữ liệu tính tốn: MucTT= Chisodau – Chỉ số cuối ThanhTien=Dongia*MucTT TongTien= tổng(ThanhTien)              8. Kích cỡ: A5( 15cm x 21cm)    9: Số lượng phiên bản: lớn hơn hoặc bằng 1 70 Tieu luan ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các u cầu cơ bản  của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, nhu cầu học tập   và   ký túc xá của sinh viên ngày càng cao. Ký túc xá nào cũng cần   phải cố  gắng nâng cao chất lượng dịch vụ  cũng như  giảm thiểu chi   phí quản lý. Hệ  thống quản lý cũ của ký túc xá vẫn cịn nhiều bất   cập, điều này khơng những làm phát sinh những chi phí quản lý khơng  cần thiết mà cịn làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp,   dễ dẫn đến sai phạm , khó lịng giảm chi phí và nâng cao chất lượng  dịch vụ . Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau: ­   Hầu hết các thơng tin liên quan đến nghiệp vụ  ký túc xá đều   được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thơng tin về sinh viên, các u   cầu của khách đến sổ  ghi thơng tin phịng, thơng tin th phịng.  Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở  nên hết sức khó khăn. Cơng việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên   hết sức nặng nề, tốn nhiều cơng sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều  sai sót nhầm lẫn ­ Thơng tin trùng lặp ở nhiều nơi khơng cần thiết (bộ phận quản  lý sinh viên ln phải lưu giữ thơng tin về tình trạng buồng phịng,   71 Tieu luan và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận quản lý sinh viên  phải cập nhật   trong sổ  của mình đồng thời thơng báo cho bộ  lễ  tân biết để  cập  nhật sổ thơng tin của bộ phận mình ­ Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân  viên làm thủ  cơng, hệ  thống vi tính hỗ  trợ  rất ít, nên rất tốn thời  gian và dễ xảy ra sai sót ­ Với cách quản lý như  trên thì sẽ  khó lịng đưa ra các dự  đốn  chính xác, nhanh chóng để  bộ  phận quản lý có thể  kịp thời điều  chỉnh các chính sách của ký túc xá. Vậy nên cơng việc này phụ thuộc  rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong ký túc xá ­ Các bộ phận trao đổi thơng tin với nhau tương đối khó khăn, với  các cơng việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thơng báo, cịn với  những việc khác thì thơng thường là thống nhất một thời điểm trong  ngày để  trao đổi thơng tin. Điều này khiến cho luồng thơng tin lưu  chuyển giữa các bộ phận khơng được thơng suốt và cũng có thể phát  sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng.  Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau: ­ Do hầu hết mọi cơng việc được thực hiện một cách thủ  cơng,  thế nên cơng việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm  dẻo chứ khơng q máy móc  ­ Ký túc xá có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm,    chế quản lý này có thể  tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán   bộ, điều mà máy móc khơng thể làm nổi TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 Tieu luan  http://www.timtailieu.vn/tai­lieu/de­tai­phan­tich­va­thiet­ke­he­thong­quan­  tri­ki­tuc­xa­sinh­vien­5949/ 73 Tieu luan ... BÀI TẬP HỌC PHẦN  PHÂN TÍCH  THIẾT KẾ HỆ THỐNG  ĐỀ TÀI SỐ 7:? ?Hệ? ?thống? ?quản? ?lý? ?ký? ?túc? ?xá? ?đại? ?học Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hồi Anh Tieu luan Hà Nội – 08, 2020 Lời nói đầu Thời? ?đại? ?ngày nay con người rất chú trọng đến việc? ?học? ?tập và bồi bổ kiến thức , ...    Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận? ?quản? ?lý? ?sinh  viên,bộ phận? ?quản? ?lý? ?điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng:? ?Quản? ?lý? ?giao  dịch ,Quản? ?lý? ?sinh viên ,Quản? ?lý? ?điện­nước (1) Đăng kí phịng   (5) Nhận phịng Quản? ?lý? ?giao ... Cập nhật dữ liệu lên? ?hệ? ?thống   45 Tieu luan  3.2.2.? ?Phân? ?định quyền hạn nhóm người dùng  3.2.2.1.? ?Phân? ?định quyền hạn dữ  liệu CERD ( C­ Creat, E­ Edit, R­ Read, D­ Delete) Quản   lý? ? Quản   lý? ? Quản   lý? ? Quản? ?trị