tiểu luận phân tích thiết kế hệ thống hệ thống quản lý ký túc xã đại học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sinh viên thực hiệ n: Bùi Thị Duyên Lớp mơn học: AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đạ i học Hà Nội – 08, 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sinh viên thực hiệ n: Bùi Thị Duyên Lớp môn học: AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đạ i học Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh Hà Nội – 08, 2020 Lời nói đầu Thờ i đạ i ngày ngườ i trọ ng đế n việ c họ c tậ p bồ i bổ kiế n thức , vậ y số l ượ ng sinh viên trườ ng đạ i họ c ngày nhiề u Đa phần sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầ u chỗ l mộ t vấ n đề cấ p thiế t Sinh viên tỉ nh trườ ng thườ ng hay xin vào ký túc xá ký túc xá có an ninh tố t ,tiền phịng khơng q đắ t có mơ hình học tậ p sinh hoạt tốt Nhưng đa phầ n , ký túc xá trườ ng đạ i họ c đề u áp dụ ng mơ hình tổ c khơng hợp lý vào việc quản lý ký túc xá Việc lượng sinh viên đăng ký vào nhiề u dẫn đến việc n lý gặ p khó khăn Nhân viên phả i ghi chép rấ t nhiều nhầ m lẫ n.Việc dẫ n đế n việ c thơng tin sinh viên bị sai sót hoặ c dẫ n đến việc thất tiề n Xuấ t phát từ vấ n đề cầ n thiế t phả i xây dựng mộ t phầ n mềm n lý ký túc xá cầ n thiế t phù hợ p vớ i nhà trường Mụ c lục Lời nói đầu…………………………………………………………………………….3 Chương 1: Khả o sát hệ thống 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ c b ản Đáp ứng yêu cầ u dịch vụ th phịng sinh viên Kiểm sốt việc sinh viên nhậ n ,trả phịng Thanh tốn hóa đơn điện nước tránh xảy sai sót 1.1.2 Cơ cấ u tổ chức Bộ phận lễ tân: o Nhận phiếu đăng kí sinh viên o Nhập lưu trữ toàn thông tin sinh viên o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng o Thu tiền điệnnước hàng tháng Bộ phận quản lý sinh viên o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX sinh viên o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên o Kiểm tra phòng tài sản o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin sinh viên qua hệ thống lễ tân nhập Bộ phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước o Ghi lại số điện nước tính tốn tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý 1.1.3.1 Các quy trình nghiệp vụ o Quản lý sinh viên vào KTX o Xử lý sinh viên khỏi KTX o Kiểm tra đố i chiếu lại o Quả n lý điện,nước 1.1.3.2 Quy trình xử lý quy tắc quản lý Quản lý sinh viên vào KTX o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú ký túc xá , phậ n lễ t ân tiếp đón tiếp nhận u cầ u thơng qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá (MB1)(1).Sau phận lễ t ân gửi lên phậ n quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ sinh viên(2) o Sau xét duyệt phận quản lý sinh viên xếp phịng cho sinh viên(3) thơng báo lại với phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý phận quản lý sinh viên thực kí hợp đồng th phịng (MB5) với sinh viên(4).Sau hồn tất thủ tục phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng (5) o Khi nhận phòng phận quản lý sinh viên phát cho sinh viên thẻ lưu trú (MB2)(6) Sau phận lễ tân nhập đầy đủ thông tin sinh viên vào hệ thống quản lý (7) Xử lý sinh viên khỏi KTX o Khi sinh viên có nguyện vọng khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển khỏi KTX (MB3)(8) gửi lên phận quản lý xét duyệt(9) o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau kiểm tra đối chiếu lại o Sau sinh viên trả phịng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thơng tin vào hệ thống quản lý sinh viên(10) Kiểm tra đối chiếu lại o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà phận lễ tân nhập(11) o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng sở vật chất trước đồng ý cho sinh viên chuyển khỏi KTX(12) o Nếu vậ t dụng phòng xả y tình trạ ng mấ t hay hỏng hóc sinh viên phả i bồ i thườ ng theo quy đị nh KTX o Sau kiểm tra phận quản lý SV thông báo vớ i phậ n lễ tân để hoàn tấ t việc trả phòng(13) Quả n lý điện,nước o Hàng tháng phậ n quản lý kiểm tra đồ ng hồ chố t số điệ n phòng(14) o Bộ phậ n n lý điệ n nướ c ghi lại s ố điệ n nước tính tốn chi phí(15).Sau lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau gửi đến phận lễ tân để phận lễ tân thu tiền điện nước sinh viên(17) 1.1.4 Mẫ u biểu Đơn đăng kí vào ký túc xá (MB1) Thẻ lưu trú(MB2) Đơn xin chuyển khỏi KTX (MB3) Hóa đơn điệnnước(MB4) Hợp đồng cho thuê chỗ nội trú(MB5) 10 6 Khóa ngồi ST T 61 3.4.Thiết kế giao diện người máy 3.4.1.Thiế t kế hệ thống n chọn 3.4.2 Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục A.Thiết kế giao diện quản lý sinh viên: Tên giao diện : Quản lý sinh viên Ngườ i sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫ u thiết kế 62 Tiền điều kiện: Đăng nhậ p vớ i tài khoả n phậ n lễ tân Hậ u điều kiện: Trở hình Biểu đồ hoạ t động: 63 8.Bảng liệu : Bả ng liệu sử dụng SINHVIEN Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau nhập Tensv vào txt_search Các Sv có tên giống vớ i liệu nhậ p đượ c hiể n thị lên listview + btn_them: nhấn vào nút này, liệu từ c c ô txt_MaSV, txt_tenSV, , txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS có Enable=true để người dùng nhập thơng tin vào 64 + btn_sua: nhấn vào nút này, liệu từ ô txt_tenSV,txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS có Enable=true để người dùng cập nhật thông tin sinh viên với maSV tương ứng + btn_luu: sau người dùng thao tác ô liệu nhấn nút btn_luu để lưu lại liệu Dữ liệu sau lưu hiển thị lên listview + listview: sau click vào dịng listview , thơng tin dịng hiển thị lên txt_idSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT, txt_Lop,datetime_NS tương ứng + Công thức: Sinh viên phải lớn 18 tuổi: Check(year(datetime.Now)year(datetime_NS)>=18) 65 3.4.3 Thiết kế giao diện xử l ý nghiệ p vụ B.Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước Tên giao diện : Quản lý sinh viên Người sử dụng: Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên Mẫu thiết kế: Biểu đồ hoạt động: 66 Tiền điều kiện: Đăng nhậ p vớ i tài khoả n phậ n n lý điệ n nước Hậ u điều kiện: Trở hình Bả ng liệu: Bả ng liệu sử dụng HOADONDIENNUOC D_HOADONDIENNUOC 67 fDongia R fThanhTien R Quy trình ,cơng thức xử lý + txtSearch: sau nhập Maphong vào txt_search phịng có mã giống vớ i liệu nhậ p đượ c hiể n thị lên listview + listview: sau click vào mộ t dòng listview , thơng tin dịng đượ c hiển thị lên ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap, txtmanv, txttongtien + btnchitiet: nhấn vào nút có form chitiethoadon tương ứng với mã hóa đơn lên + btnThanhtoa n: sau sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút form thông báo toán 3.4.4 Thiết kế báo cáo Tên báo cáo: Hóa đơn điện nước Người lập: Bộ phận quản lý điện nước 3.Nhiệm vụ:Cung cấp thơng tin tốn tiền điện nước 4.Môi trường: nhân viên sinh viên 5.Mẫu báo cáo: 68 6.Bả ng liệu: Bả ng liệu sử dụng 69 HOADONDIENNUOC D_HOADONDIENNUOC PHONG DIENNUOC NGUOIDUNG Trường liệu tính tốn: MucTT= Chisodau – Chỉ s ố cuối ThanhTien=Dongia*MucTT TongTien= tổng(ThanhTien) Kích cỡ: A5( 15cm x 21cm) 9: Số lượng phiên bản: lớn 70 ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu việc quản lý Tuy nhiên tình hình đổi mới, nhu cầu học tập ký túc xá sinh viên ngày cao Ký túc xá cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ giảm thiểu chi phí quản lý Hệ thống quản lý cũ ký túc xá cịn nhiều bất cập, điều khơng làm phát sinh chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lịng giảm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ Cụ thể hệ thống quản lý có nhược điểm sau: Hầu hết thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xá lưu trữ sổ sách, giấy tờ từ thông tin sinh viên, yêu cầu khách đến sổ ghi thơng tin phịng, thơng tin th phịng Điều khiến cho việc cập nhật, tra cứu liệu, lập báo cáo trở nên khó khăn Công việc liên quan đến xử lý liệu trở nên nặng nề, tốn nhiều công sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn Thơng tin trùng lặp nhiều nơi không cần thiết (bộ phận quản lý sinh viên phải lưu giữ thông tin tình trạng buồng phịng, 71 mỗ i có thay đổ i, phậ n n lý sinh viên phả i cậ p nhật sổ đồ ng thờ i thơng báo cho l ễ tân biế t để cập nhậ t sổ thơng tin phận Mọ i cơng việc cậ p nhật, lập báo cáo, tính tiề n… đề u nhân viên làm thủ công, hệ thố ng vi tính hỗ trợ rấ t ít, nên rấ t tố n thời gian dễ xảy sai sót Vớ i cách quản lý khó lịng đư a dự đốn xác, nhanh chóng để phậ n quản lý kị p thờ i điều chỉnh sách ký túc xá Vậ y nên công việ c phụ thuộc rấ t nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗ i cán ký túc xá Các phận trao đổi thơng tin với tương đối khó khăn, với cơng việc gấp phải cử người trực tiếp thơng báo, cịn với việc khác thông thường thống thời điểm ngày để trao đổi thông tin Điều khiến cho luồng thông tin lưu chuyển phận không thơng suốt phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng Hệ thống quản lý có số ưu điểm sau: Do hầu hết công việc thực cách thủ công, nên công việc giải cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo không máy móc Ký túc xá có đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, chế quản lý tận dụng tối đa kinh nghiệm cán bộ, điều mà máy móc khơng thể làm TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 http://www.timtailieu.vn/tailieu/detaiphantichvathietkehethongquan trikitucxasinhvien5949/ 73 ... TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sinh viên thực hiệ n: Bùi Thị Duyên Lớp môn học: AAS7182020.001 BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc. .. chức ta có phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành nhóm chức năng: Quản lý giao dịch ,Quản lý sinh viên ,Quản lý điệnnước (1) Đăng kí phịng (5) Nhận... phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước o Ghi lại số điện nước tính tốn tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý