Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, nhu cầu học tập và ở ký túc xá của sinh viên ngày càng cao. Ký túc xá nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của ký túc xá vẫn còn nhiều bất cập, điều này khơng những làm phát sinh những chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lịng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ . Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:
Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xá đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về sinh viên, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phịng, thơng tin th phịng. Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Cơng việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.
và mỗ i khi có sự thay đổ i, bộ phậ n quả n lý sinh viên phả i cậ p nhật trong sổ của mình đồ ng thờ i thông báo cho bộ l ễ tân biế t để cập nhậ t sổ thơng tin của bộ phận mình.
Mọ i cơng việc cậ p nhật, lập báo cáo, tính tiề n… đề u được nhân viên làm thủ cơng, hệ thố ng vi tính hỗ trợ rấ t ít, nên rấ t tố n thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Vớ i cách quản lý như trên thì sẽ khó lịng đư a ra các dự đốn chính xác, nhanh chóng để bộ phậ n quản lý có thể kị p thờ i điều chỉnh các chính sách của ký túc xá. Vậ y nên công việ c này phụ thuộc rấ t nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗ i cán bộ trong ký túc xá.
Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các cơng việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thơng báo, cịn với những việc khác thì thơng thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận khơng được thơng suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng.
Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ khơng q máy móc
Ký túc xá có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc khơng thể làm nổi.
1. http://www.timtailieu.vn/tai lieu/de tai phan tich va thiet ke he thong quan tri