(Tiểu luận) đề tài thực trạng công tác quản trị văn phòng tại ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn việt nam agribak chi nhánh thái nguyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TIỂU LUẬN CUỐI KÌ NHẬP MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG NƠNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM AGRIBAK CHI NHÁNH THÁI NGUYÊN Giảng viên : TS Nguyễn Hồng Duy Họ tên : Đàm Như Ngọc Mã sinh viên : 19032577 Lớp : K64 – Việt Nam học Hà Nội, 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu .3 Đối tượng nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Bố cục đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm văn phòng .4 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng .5 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Vai trò quản trị văn phòng .7 Mục tiêu quản trị văn phòng CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG NƠNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM AGRIBAK CHI THÁI NGUYÊN Khái quát chung ngân hàng 1.1 Giới thiệu ngân hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam 1.2 Giới thiệu Chi nhánh Thái Nguyên 10 Đánh giá tổng quan tình hình quản lý Ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên 13 2.1 Đối với công tác lập kế hoạch tham mưu 14 2.2 Đối với công tác thu thập xử lý thông tin 14 2.3 Đối với công tác soạn thảo văn bản, quản lý lưu trữ văn 14 2.4 Trang thiết bị, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin văn phịng 14 2.5 Tổ chức nhân lực 15 CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG AGRIBANK CHI NHÁNH THÁI NGUYÊN 16 1 Trang thiết bị kỹ thuật 16 Con người văn phòng 17 Các nghiệp vụ văn phòng 18 3.1 Hồn thiện cơng tác xử lý văn 18 3.2 Hồn thiện cơng tác thu thập thơng tin 19 3.3 Tăng cường công tác kiểm tra 20 3.4 Công tác lễ tân 20 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài nghiên cứu Quản trị văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin quan, tổ chức, việc đầu tư cho công tác quản trị văn phịng giúp đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong năm qua, ngân hàng nông nghiệp & phát triển nơng thơn Chi nhánh tỉnh Thái Ngun cịn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công tác quản lý, như: Việc trao đổi văn bản, đạo điều hành cấp lãnh đạo mang nặng tính thủ cơng, gây chậm trễ, tốn Việc báo cáo, kiểm tra, kiểm soát chưa áp dụng triệt để, cịn thiên thực giấy tờ, khơng đáp ứng tính kịp thời, hiệu thấp, số cán bộ, công chức chưa tương xứng với yêu cầu thực tiễn Vì vậy, việc lựa chọn đề tài: “Khảo sát mơ hình văn phịng Ngân hàng Nông Nghiệp Phát triển nông thôn Chi nhánh Thái Nguyên ” cần thiết quan trọng Ngân Hàng Nông Nghiệp Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu lý thuyết nội dung chức nhiệm vụ văn phòng ngân hàng - Nêu tồn tại, hạn chế từ đưa giải pháp nâng cao hiệu văn phòng ngân hàng Agribank chi nhánh Thái Nguyên Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài sinh viên sử dụng tổng hợp phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập số liệu Phương pháp phân tích số liệu Đối tượng nghiên cứu Những vấn đề quản trị văn phịng Ngân hàng Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Agribank Chi Nhánh Thái Ngun Một số cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Luận văn Thạc sĩ “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin quản trị văn phòng Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang” - Luận văn tốt nghiệp “ Thực trạng cơng tác quản trị văn phịng cơng ty cổ phần xây dựng Vinaconex11” sinh viên Trần Lan Hương – Đại học Kinh doanh Công nghệ - Luận Án “ Nghiên cứu doanh nghiệp ngân hàng ACB” - sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bố cục đề tài Chương I : Cơ sở lý luận quản trị văn phòng Chương II: Thực trạng cơng tác quản trị văn phịng Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Agribank Chi nhánh Thái Nguyên Chương III: Một số giải pháp nhằm cải thiện cơng tác quản trị văn phịng Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Agribank Chi nhánh Thái Nguyên NỘI DUNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm văn phịng Hiện có nhiều cách nhìn nhận văn phòng Theo tác giả Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Trường ĐH KTQD HN Văn phòng phận đảm trách hoạt động tổ chức, thu thập, xử lý phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phòng phận tồn khách quan mối đơn vị, có điều kiện tồn phận thông qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà tồn tức vận động theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường Văn phịng có chức chung phục vụ lãnh đạo điều hành lãnh đạo quan cụ thể thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động công ty, tức chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho tồn quan 2.1 Chức văn phịng Với khái niệm trên, văn phịng có chức chủ yếu: Chức tham mưu, tổng hợp; Chức giúp việc điều hành Chức hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại cơng tác văn phịng a Chức tham mưu tổng hợp Văn phòng giúp lãnh đạo quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương sách cơng tác lý quan thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực định, tham mưu cho lãnh đạo phương án, giải pháp xử lý tình cụ thể Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng lĩnh vực, có mặt lúc nơi, phải định kịp thời xác vấn đề Điều vượt khả thực nhà quản lý Do địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm hoạt động tối ưu cho trình quản lý để đạt hiệu cao Chủ thể công tác tham mưu doanh nghiệp cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Thực tế doanh nghiệp thường dặt phận tham mưu văn phịng Để có ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi doanh nghiệp từ phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự định Ngoài phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Để có thơng tin chun sâu phận tham mưu đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp Như vậy, văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp Văn phòng phận trực tiếp giúp cho phận điều hành quản lý lãnh đạo doanh nghiệp thông qua nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, tháng, q, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp Đồng thời văn phòng thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… b.Chức hậu cần Tạo sở vật chất cho phòng ban đơn vị cá nhân công ty, để thực tốt chức nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu suât làm việc Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo cơng ty đồng hồng khang trang, góp phần xây dụng quan theo hướng đại Nội dung công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng cơng trình phụ, phúc lợi tập thể 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Mỗi chức có nhiều nhiệm vụ cụ thể Những nhiệm vụ cơng việc, hoạt động nhằm cụ thể hố chức văn phịng Những nhiệm vụ chủ yếu gồm: Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị; Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị; Thu thập, xử lý thông tin; Trợ giúp văn bản; Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan; Duy trì hoạt động thường nhật văn phịng Bên cạnh văn phịng có nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng quan, đơn vị Vai trò quản trị văn phịng Vai trị cơng tác văn phịng thể qua việc thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: Hoạt động văn phòng khâu nối quan trọng dây truyền hệ thống quan nhằm thực chủ trương sách đảng nhà nước sống Với nhiệm vụ đầu mối thu thập sử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp khoa học cho việc ban hành định quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động thống liên tục kịp thời quan, đơn vị, theo chức quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao Thông tin xét vê mặt hiệu sư dụng, găn liêm vời hiệu quản lý Mặt khác thông tin bổ sung nâng cao chất lượng kiểm tra quản lý nhà nước Thông tin đối tượng lao động cán bộ,công chức, công cụ đắc lực người quản lý, nhu cầu thường xuyên đời sống nhà nước, người Bằng việc thu thập xử lý thông tin phòng, cấp quản lý ban hành định quản lý theo trình tự thủ tục, thẩm quyền đến đối tượng quản lý điều kiện tiên để chủ trương sách đảng, pháp luật nhà nước vào suộc sống Đồng thời văn phòng nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai đôn đốc việc thực định quản lý mà quan có nghĩa vụ thực Hoạt động văn phịng góp phần quan trọng việc trì hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định pháp luật hệ thống quan hành nói chung hoạt động quan nói riêng Góp phần trì ổn định phát triển tồn diện xã hội Hoạt động văn phòng chuỗi hoạt động thường xuyên liên tục trước hết đảm bảo thông qua việc lập đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch Lập kế hoạch tổ chức thực theo kế hoạch nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu công sở Làm việc theo kế hoạch tạo khả tiết kiệm hoạt động công sở Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực chức kiểm tra điều hành hoạt động cơng sở Văn phịng đầu mối tạo nên phối hợp, hợp tác đơn vị, phận quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp hệ thống Hoạt động văn phịng có tác dụng nâng cao xuất lao động, hiệu cơng tác quan Ngồi việc tham mưu giúp lãnh đạo quan ban hành định quản lý, văn phịng ln ln có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực định đơn vị có liên quan, lệch chuẩn có khó khăn vướng mắc sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải Văn phòng đảm bảo phục vụ điều kiện sở vật chất kỹ thuật, phục vụ hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn quan Hậu cần hai chức chủ yếu văn phịng quan đơn vị Làm tốt cơng tác hậu cần văn phịng góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu làm việc quan tổ chức Mục tiêu quản trị văn phòng Quản trị văn phòng trước hết công cụ mục tiêu quan trọng điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố người Sự thành công hay thất bại doanh nghiệp người mục tiêu hàng đầu quản trị văn phòng nhằm tăng cường gắn kết thành viên doanh nghiệp Thơng qua phát huy khả năng, lực làm việc nhân viên văn phòng Quản trị văn phòng hướng tới khảng định nâng cao uy tín người lãnh đạo doanh nghiệp Một người lãnh đạo có uy tín người có khả tuyên truyền, giáo dục cho nhân viên văn phòng đồng thời quan quan điểm, đường lối, sách, pháp luật Đảng Nhà nước làm cho nhân viên hiểu thực nội quy, quy chế quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo khơng khí làm việc thoải mái, khơng cứng nhắc, đồn kết giúp đỡ cơng việc Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, đại, lịch phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác cá nhân đem lại kết cao cho hoạt động văn phịng Tổ chức, quản lý hệ thống thơng tin, văn doanh nghiệp cách khoa học để sử dụng tối đa lời mà nguồn thông tin, văn đem lại Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phịng mang tính khoa học, chun nghiệp CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG NƠNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM AGRIBAK CHI THÁI NGUYÊN Khái quát chung ngân hàng 1.1 Giới thiệu ngân hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Phát triển Nông nghiệp Việt Nam (tên giao dịch quốc tế tiếng nh: Vietnam Bank for agriculture and Rural Development; Tên viết tắt tiếng Anh: Agribank) thành lập theo Nghị định số 53/HĐBT ngày 26/3/1988 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) Ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo chủ lực phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt đầu tư cho nông nghiệp, nông dân nơng thơn Khi thành lập,mục đích ban đầu Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn phục vụ hỗ trợ kinh tế cho người nghèo Cùng với phát triển lớn mạnh đất nước, Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động Vì thời điểm khách hàng nông nghiệp phát triển nông thôn đối tượng kinh tế như:: cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, ngân hàng cổ phần, ngân hàng trách nhiệm hữu hạn, ngân hàng hợp danh, hiệp hội, ngân hàng tài Với phương châm hoạt động an tồn, hiệu ln đặt lợi ích khách hàng gắn liền với lợi ích Ngân hàng, năm qua Ngân hàng: cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, ngân hàng cổ phần, ngân hàng trách nhiệm hữu hạn, ngân hàng hợp danh, hiệp hội, ngân hàng tài Với phương châm hoạt động an tồn, hiệu ln đặt lợi ích khách hàng gắn liền với lợi ích Ngân hàng, năm qua Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn người đồng hành tin cậy khách hàng uy tín Ngân hàng ngày củng cố phát triển Trong thời gian gần đây,ngân hàng đứng Top 10 doanh nghiệp lớn Việt Nam VNR500; Doanh nghiệp tiêu biểu ASEAN; Thương hiệu tiếng ASEAN; Ngân hàng có chất lượng tốn cao; đánh giá Ngân hàng Thương mại toán hàng đầu Việt Nam 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động Agribank Việt Nam tập trung vào hoạt động chủ yếu như: huy động vốn từ tài khoản, tiền gửi, tiền tiết kiệm giấy tờ có giá; cho vay cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp; thực nghiệp vụ toán nước, quốc tế hay toán biên mậu; đồng thời thực nghiệp vụ chuyển tiền ngồi nước Bên cạnh đó, ngân hàng cịn thực nghiệp vụ như: bao tốn; bảo lãnh; chiết khấu, tái chiết khấu; dịch vụ séc, dịch vụ thẻ, kinh doanh ngoại tệ; tài trợ thương mại dịch vụ khác 1.2 Giới thiệu Chi nhánh Thái Nguyên 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 10 Thực đường lối đổi Đại hội Đảng lần thứ VI khởi xướng năm 1986 xác định đổi hệ thống ngân hàng khâu then chốt, ngày 26/3/1988 Ngân hàng phát triển nông nghiệp (NHPTNo) Việt Nam - tiền thân Agribank ngày đời theo Nghị định số 53/NĐ-HĐBT Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) Là chi nhánh Agribank, NHPTNo tỉnh Bắc Thái thành lập theo Quyết định 54/NH-QĐ ngày 30/6/1988 Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Trải qua 30 năm hình thành phát triển, với hệ thống Agribank nước, Agribank Chi nhánh Thái Nguyên không ngừng mở rộng, củng cố mạng lưới kinh doanh trở thành ngân hàng thương mại nhà nước với quy mô lớn địa bàn tỉnh Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên làm tốt vai trò giải ngân cho Ngân hàng phục vụ người nghèo, bàn giao cho Ngân hàng Chính sách – xã hội gần 120 tỷ đồng; thực tốt sứ mệnh ngân hàng nghiệp “Tam nông”, với dư nợ lĩnh vực nông nghiệp nông thôn chiếm 70% tổng dư nợ; góp phần triển khai thực tốt chương trình chuyển dịch cấu trồng vật ni, phát triển công nghiệp làng nghề, phát triển kinh tế trang trại, cho vay chương trình Chính phủ… Trong thời gian qua, Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên thực tốt công việc cung ứng cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn khách hàng, trọng đến vốn cho nông nghiệp, nông dân nông thôn; phục vụ ngày tốt nhu cầu khách hàng sản phẩm dịch vụ ngân hàng, kinh doanh hiệu đôi với đảm bảo an tồn Thơng qua chủ động thực đầu tư tín dụng cung cấp sản phẩm dịch vụ ngân hàng tiện ích, Agribank mở hội cho hàng triệu người nông dân Việt Nam tiếp cận với kỹ thuật nông nghiệp hàng đầu giới, ứng dụng thành cách mạng công nghiệp 4.0 vào sản xuất, kinh doanh, góp phần đưa nơng nghiệp Việt Nam có bước tiến lớn gia nhập “sân chơi” toàn cầu Xuân Huy 24-03-2018 07:52 "Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên kỷ niệm 30 năm ngày thành lập." Cổng thông tin điện tử Thái Nguyên Portal 11 Bên cạnh hoạt động kinh doanh, Agribank quan tâm đến công tác hỗ trợ an sinh xã hội với nhiều dự án, chương trình tài trợ tổng thể dài hạn khắp nước, thể tinh thần trách nhiệm cộng đồng, góp phần tích cực thực Chương trình mục tiêu Quốc gia giảm nghèo bền vững xây dựng nông thôn theo chủ trương Đảng, Nhà nước Việt Nam 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ chức phòng ban Nguồn : agribankamc.com Phòng kế hoạch kinh – Kinh doanh Nghiên cứu, xây dựng chiến lược khách hàng, phân loại khách hàng, đề xuất sách ưu đãi khách hàng Xây dựng kế hoạch cho vay ngắn, trung dài hạn Thực nghiệp vụ cho vay (nội, ngoại tệ) để đầu tư vào thành phần kinh tế, thu nợ khoản vay Thực nghiệp vụ bảo lãnh, tốn quốc tế Tổng hợp, phân tích thơng tin kinh tế, thơng tin phịng ngừa rủi ro nghiệp vụ tín dụng Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê, kiểm tra nghiệp vụ theo quy định Đầu mối tiếp nhận xử lý nghiệp vụ tín dụng phận, phòng giao dịch trực thuộc 12 Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Chi nhánh giao cho Phịng kế tốn – Ngân quỹ Tham mưu cho Giám đốc chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh, tổ chức quản lý tài kế tốn – ngân quỹ Chi nhánh Trực tiếp thực nghiệp vụ kế toán – ngân quỹ hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, hạch toán ngân quỹ để quản lý kiểm soát nguồn vốn việc sử dụng nguồn vốn, quản lý tài sản, vật tư, thu nhập, chi phí, xác định kết kinh doanh Chi nhánh Thực chế độ hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo pháp lệnh kế toán thống kê quy chế hành ngân hàng AGRIBANK Xây dựng, tốn kế hoạch tài chính, quỹ tiền lương chi nhánh trình lên hội sở phê duyệt Quản lý, giám sát thực chế độ tiêu chi nhánh Chấp hành quy định an toàn kho quỹ, định mức tồn kho theo quy định Tổ chức thu chi tiền mặt trực tiếp địa theo yêu cầu khách hàng Tổ chức tập huấn nghiệp vụ kế toán, ngân quỹ chi nhánh Phịng kiểm tra kiểm sốt nội Thực kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động kinh doanh ngân hàng, báo cáo kết kiểm tra, kiểm soát văn cho giám đốc ngân hàng, đưa kiến nghị cần bổ sung, sửa đổi chế quy Phịng hành Thực mua sắm công cụ, dụng cụ trang thiết bị dung để trang bị cho phòng nghiệp vụ ký hợp đồng với nhà thầu thực cải tạo, sửa chữa trụ sở chi nhánh giám sát thi công công trình Phịng giao dịch Trực tiếp giao dịch với khách hàng báo cáo lên ngân hàng Agribank Chi nhánh Thái Nguyên thực thi kế hoạch, đề chiến lược phát triển, Đánh giá tổng quan tình hình quản lý Ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên Từ trình hoạt động Ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên qua năm cho thấy có thuận lợi định cơng tác 13 đạo, điều hành tiền tệ hoạt động Ngân hàng Tuy nhiên cịn khơng khó khăn cần phải nỗ lực giải để hồn thành tốt nhiệm vụ Ngân hàng địa bàn tỉnh 2.1 Đối với công tác lập kế hoạch tham mưu Thơng qua việc phối hợp phịng ban để xây dựng chương trình cơng tác, chương trình làm việc, văn phòng thực nhiệm vụ theo tính định sẵn, mang tính chất thủ cơng, nhiều thời gian, chi phí in ấn, luân chuyển, nhiều khi, phối hợp chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng phòng gây chậm chễ giải nhiệm vụ giao 2.2 Đối với công tác thu thập xử lý thơng tin Hiện nay, có nhiều phần mềm quản trị sở liệu Ms Foxpro phần mềm Ms Access cho phép quản lý liệu dễ dàng hơn… nhanh chóng cho kết phân tích xác, tạo điều kiện cho việc lựa chọn phương án tốt thời gian ngắn 2.3 Đối với công tác soạn thảo văn bản, quản lý lưu trữ văn Sổ văn đến sử dụng phần mềm chuyên dụng xử lý thay cho phương pháp thủ công Trong văn phịng, cơng tác quản lý lưu trữ hiệu quả, nhanh chóng 2.4 Trang thiết bị, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin văn phịng Điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản trị văn phịng Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin quản trị văn phịng, cần thiết phải có máy tính, thiết bị, phần mềm sở hạ tầng công nghệ thơng tin văn phịng như: Máy vi tính; Máy in; Máy scaner; Máy photocopy; Máy fax Và phải trọng đến cơng tác đào tạo nhân lực: Ngồi việc có chun mơn sâu nghiệp vụ văn phịng, phải đào tạo, bồi dưỡng tin học, ngoại ngữ Trên quan điểm trọng đến trang bị số trang thiết bị đại, máy vi tính có tốc độ xử lý cao, Ngân hàng Agribank Việt nam trang bị cho ngân hàng 14 Agribank Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên hệ thống máy chủ đại Thiết lập mạng LAN giúp tất máy tính NHNN Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên chia sẻ tài nguyên với Hệ thống máy vi tính có dung lượng nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng để phục vụ công việc chuyên môn nghiệp vụ mang tính khẩn trương, có độ xác cao 2.5 Tổ chức nhân lực 2.5.1 Tuyển dụng Ban Giám Đốc trực tiếp vấn để kiểm tra trình độ, lực nghiệp vụ, ngoại ngữ, khả ứng xử, đối đáp ứng viên đưa định Ngân hàng áp dụng hình thức tuyển dụng chung vấn, thi viết Khi xác định hình thức thi, nhân lên danh sách câu hỏi nội dung thi Khi buổi thi kết thúc, phụ trách thi có trách nhiệm đánh giá trình lên Ban Giám Đốc 2.5.2 Đào tạo Hàng năm, lãnh đạo phịng ban đơn vị có trách nhiệm nhận biết nhu cầu đào tạo gửi phận tổ chức nhân sự, để đảm bảo nhân viên đủ khả đáp ứng nhiệm vụ, công việc giao Bộ phận nhân xem xét nhân viên đào tạo Đối với đào tạo nước Ngân hàng Agribank Thái Nguyên coi sở tảng bồi dưỡng đội ngũ cán công nhân viên có đủ trình độ đáp ứng nhu cầu đảm bảo cho phát triển bền vững Ngân hàng Mở lớp học quản lý, cho giảng viên trường kinh tế giảng dạy nhằm nâng cao trình độ quản lý cho cán Ngân hàng để phục vụ cho công việc quản lý cách dễ dàng Mở hệ đào tạp dài hạn, ngắn hạn cho đội ngũ nhân viên Mở lớp học nâng cao trình độ tay nghề cho nhân viên kỹ thuật Đối với đào tạo nước 15 Ngân hàng cử nhân viên ưu tú tham quan thực tập, tham quan quy trình vận hành nước ngoài, giao lưu để học hỏi kinh nghiệp quản lý văn phịng 2.5.3 Duy trì nhân lực đãi ngộ Tiền lương vấn đề quan trọng, Ngân hàng Agribank Chi Nhánh Thái Nguyên cố gắng có chế độ lương phù hợp với quy định nhà nước, phù hợp với sức lao động để kích thích lịng hăng hái công việc nhân viên đảm bảo công Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế sách trợ cấp, hỗ trợ cho nhân viên công tác Ngân hàng thiếu chế độ Các phúc lợi khác bao gồm việc thường xuyên tổ chức cho cán nhân viên Ngân hàng du lịch vào dịp nghỉ lễ, tạo đoàn kết chia sẻ nhân viên cơng việc Thăm khám sức khỏe định kỳ, có quỹ trợ cấp cho cán bộ, khen thưởng khuyến khích cán tham gia cơng tác Đồn, Đảng CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG AGRIBANK CHI NHÁNH THÁI NGUYÊN Trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng thành phần “ cách mạng” dễ đưa vào Văn phòng ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng đa dạng, phong phú Chính đổi văn phịng cơng ty cần đổi trang thiết bị văn phòng Các thiết bị văn phòng đại làm giảm chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động Nên cần ứng dụng rộng rãi công tác Văn phòng Ngân hàng nhằm tạo khả năng, thuận lợi to lớn cách khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra cứu tìm liệu, làm cho hỏa động xử lý thơng tin văn phịng đạt hiệu cao 16 Đề nghị Ngân hàng Agribank Việt Nam trang bị xin kinh phí đầu tư mua sắm phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, phần mềm thu thập thông tin, xử lý, truyền tải thông tin Việc trang bị đầu tư mua sắm phần mềm phục vụ cơng tác văn phịng giúp đồng hóa cơng tác văn phịng nội Ngân hàng Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, giúp tăng tính hiệu việc xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian, nhân lực tăng hiệu xử lý công việc văn phòng Con người văn phòng Con người trung tâm, chủ thể văn phòng Tuy đội ngũ Ngân hàng đào tạo nghiệp vụ trình độ cịn hạn chế, nhạy bén công việc không nắm bắt cách nhanh thông tn điều tất yếu Việc bố trí, sử dụng lao động cịn sơ sài, chắp vá Chính thế, để đổi tố người cần công ty coi trọng Lao động Ngân hàng cần sáng tạo, cần đào tạo bồi dưỡng đến trình độ cao, đa năn, toàn diện kỹ giao tiếp - ứng xử Văn phịng cơng ty nên tạo điều kiện cho nhân viên số khóa học tin học văn phịng, khóa học kỹ mềm lớp giao tiếp ứng xử Theo hướng đào tạo đó, nhân viên nhiều việc thành thạo nhiệm vụ cơng tác giao Tạo điều kiện thích ứng với nhu cầu đòi hỏi ngày cao Đặc biệt, sử dụng có hiệu trang thiết bị đại, tránh tình căng thẳng, tạo tin cậy với khách hàng Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình cán bộ, nhân viên khơng có hành vi trù dập cán bộ, nhân viên góp ý, phê bình Khi cán bộ, nhân viên đề nghị gặp Thủ trưởng cơng ty gặp trao đổi vấn đề liên quan Ban lãnh đạo công ty phối hợp với Cơng đồn sở tổ chức hội nghị cổ đông năm lần vào cuối năm để kiểm điểm việc thực nghị Đảng, pháp luật Nhà nước, đánh giá việc thực kế hoạch công tác hàng năm thoả thuận, bàn biện pháp thực kế hoạch công tác năm tới quan, doanh 17 nghiệp; tiến hành khen thưởng cá nhân, tập thể cơng ty có thành tích công tác Trong thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán nhân viên phải phục tùng đạo hướng dẫn cấp Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến, đề xuất việc giải vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm mình, khác với ý kiến người phụ trách trực tiếp, phải chấp hành đạo người phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến báo cáo nên cấp Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội công ty sạch, vững mạnh, kể góp ý kiến, phê bình Thủ trưởng quan; yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng văn bản, đề án công ty Các nghiệp vụ văn phòng Các nghiệp vụ ăn phòng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cơng việc văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống hợp lý Có trang thiết bị đại lãng phí khơng có quy tắc, quy trình chuaane mực mang tính khoa học cao Việc xây dựng chương trình cơng tác xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, phân loại hồ sơ,… phải dựa quy tắc đắn, quy trình hợp lý Nghiệp vụ có vai trị kết nối thết bị kỹ thuật với người làm văn phòng trở nên hài hòa, biến tiềm thành hiệu thực, cụ thể 3.1 Hồn thiện cơng tác xử lý văn Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả cán Phòng Cần tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán phòng ban để tránh soạn thảo văn cịn sai thể thức Đơn đốc thực tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa văn không rõ 18 trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ ràng Từng bước cải tiến áp dụng mơ hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt cơng tác hành Tiếp tục bổ sung, hồn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ Tổ chức thực tốt đợt kiểm tra rà soát văn theo chủ trương chung Thực nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ lưu trữ Bố trí thêm cán có trình độ chun mơn vào phận Để cập nhật hố hồ sơ vào hệ thống máy tính địi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính Đề xuất với lãnh đạo cơng ty trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng công tác văn thư Công ty cần đưa tin học ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa cơng tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ vào lưu trữ mạng nhằm phục vụ tốt cho cơng tác tra tìm, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ, tiết kiệm thời gian 3.2 Hồn thiện cơng tác thu thập thơng tin Trong q trình thực chức tham mưu Văn phịng cơng việc xử lý thơng tin, đảm bảo thơng tin hoạt động sẵn có loại hình Văn phịng dù Văn phịng kiểu cũ hay Văn phịng kiểu Tuy vậy, cơng việc xử lý thơng tin văn phịng cơng ty mang nặng tính thụ động, chủ yếu tổng hợp tình hình, số liệu, nhìn lại qua, công việc làm Vì vậy, suất lao động, hiệu hoạt động Văn phòng thường thấp Cả máy Văn phịng thường loay hoay với cơng việc giấy tờ vụ, phục vụ hậu cần bị động, chắp vá Chính văn phịng cơng ty cần xử lý thông tin cao chủ động xử lý thông tin trở thành chức công việc chủ đạo, phối tồn hoạt động Văn phịng Cần hướng hoạt động Văn phòng vào mục tiêu chủ động xử lý thơng tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp cấp lãnh đạo đưa định quản lý đắn, sáng tạo Chỉ có 19