Untitled QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI THỰC TẾ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐT & PT VIỆT NAM CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BIDV BÌNH DƯƠNG Ngân hàng TMCP Đầu[.]
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI THỰC TẾ: CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐT & PT VIỆT NAM CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BIDV BÌNH DƯƠNG Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam ngân hàng thương mại lớn Việt Nam tính theo quy mơ tài sản năm 2019 doanh nghiệp đứng thứ 10 danh sách 1000 doanh nghiệp đóng thuế thu nhập doanh nghiệp lớn năm 2018 Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020, BIDV xếp vào loại hình cơng ty cổ phần với cổ đơng Nhà nước chiếm cổ phần chi phối Ngày 8/4/2021, tạp chí The Asian Banker trao cho Ngân hàng giải thưởng "Ngân hàng bán lẻ tốt Việt Nam năm 2020”, đồng thời sản phẩm QuickLoan giải "Sản phẩm cho vay tiêu dùng tốt Việt Nam" TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH: BIDV với phương châm hành động “Kỷ cương - Chất lượng - Chuyển đổi số” tâm thực tốt kế hoạch nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh năm 2021, mở đầu giai đoạn thực chiến lược đến 2025, tầm nhìn đến năm 2030 BIDV đem lại lợi ích, tiện ích tốt cho khách hàng, cổ đông, người lao động cộng đồng xã hội NHIỆM VỤ CỦA BIDV: Kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực tài chính, tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng phi ngân hàng phù hợp với quy định pháp luật, không 0 ngừng nâng cao lợi nhuận ngân hàng, góp phần thực sách tiền tệ quốc gia, phục vụ phát triển kinh tế đất nước BIDV đồng hành, chia sẻ cung cấp dịch vụ tài – ngân hàng đại, tốt cho khách hàng; cam kết mang lại giá trị tốt cho cổ đông; tạo lập môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, hội phát triển nghề nghiệp lợi ích xứng đáng cho nhân viên; ngân hàng tiên phong hoạt động phát triển cộng đồng • Với khách hàng: BIDV cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, tiện ích chịu trách nhiệm cuối sản phẩm dịch vụ cung cấp • Với đối tác: Hợp tác chiến lược tinh thần "Chia sẻ hội, hợp tác thành cơng" • Với nhân viên: Ln coi trọng thành viên, xem nhân tố định thành công BIDV Con người Ban lãnh đạo có "Tâm Tầm", hội tụ đầy đủ tài năng, tư tin lạc quan, BIDV đem đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc tìm niềm vui cơng việc BIDV xây dựng mơi trường làm việc tốt, thành viên phát huy sáng tạo, không ngừng học hỏi phát triển thân Tại BIDV, người coi nhân tố quý giá BIDV ưu tiên hàng đầu việc phát triển người thơng qua sách đãi ngộ chương trình đào tạo Thực sách đãi ngộ thu hút nhân tài, tạo canh tranh, tạo tính hấp dẫn ghi nhận đóng góp cá nhân giỏi Thực chương trình đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ mềm kỹ quản lý cho nhân viên nước tai Singapore, Hàn Quốc, Úc, Mỹ, Anh, Pháp Hệ thống trang thiết bị: yếu tố thiếu văn phịng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất 0 Với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày đại giúp cho văn phòng thực hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, địa phương, ngành, nước quốc gia với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác Trang thiết bị văn phòng Trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho văn phòng làm việc như: bàn ghế, máy đếm tiền, máy tính bàn số trang thiết bị điện tử khác… Các nguyên tắc thủ tục a Tôn trọng nguyên tắc ứng xử chuẩn mực Giá trị thương hiệu BIDV khơng khẳng định thơng qua uy tín BIDV, chất lượng sản phẩm dịch vụ BIDV mà phần quan trọng bắt nguồn từ phong cách làm việc chuyên nghiệp Để đạt điều này, người BIDV phải tôn trọng nguyên tắc ứng xử chuẩn mực hoạt động b Giữ gìn chữ Tín Lành nghề 0 Chữ Tín ln sở thiết lập, trì phát triển mối quan hệ, đặc biệt lĩnh vực Ngân hàng Vì nhân viên BIDV phải ln coi trọng việc giữ gìn chữ Tín Chính người BIDV cần tơn trọng ngun tắc “ Nói Làm” lúc nơi mối quan hệ Giữ gìn chữ Tín khơng thơi chưa đủ, để tin cậy người BIDV phải chứng tỏ lực giải công việc thân phải tỏ lành nghề Có vậy, khách hàng phó thác tài sản cho BIDV sử dụng dịch vụ BIDV; cấp tin tưởng giao việc cho cấp dưới; đồng nghiệp tin cậy hợp tác làm c Trọng đức, gần gũi biết thông cảm sẻ chia Luôn coi trọng mối quan hệ tốt đẹp người với người, giữ gìn đạo đức kinh doanh, tận tâm hết lịng cơng việc, đồn kết giúp đỡ đồng nghiệp, giá trị nhân văn lớp lớp cán BIDV giữ gìn phát triển gần nửa thập kỷ qua Chính nhờ giá trị quý giá mà BIDV tạo nên khác biệt thương trường, vượt qua khó khăn gặt hái thành công rực rỡ ngày hôm Để tiếp tục phát huy giá trị Nhân văn cao đẹp, người BIDV ln đặt vào vị trí đối tượng tiếp xúc (khách hàng, đối tác , đồng nghiệp, ) để thấu hiểu cặn kẽ khơng thuận lợi mà khó khăn mà mà đối tượng tiếp xúc gặp phải, để đưa cách giải “ vừa thấu tình vừa đạt lý” chắn cách giải tối ưu Hệ thống nguyên tắc thủ tục: quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân Những nguyên tắc thủ tục để phận, cá nhân thực thi công việc có văn phịng 0 Phòng KH Doanh nghiệp KH Nhiệm vụ chức Quản lý hoạt động cho vay cá nhân Cá nhân doanh nghiệp để bổ sung vốn Các phòng ban vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ Trực tiếp tiếp thị bán sản phẩm (sản phẩm bán buôn, tài trợ thương mại, dịch vụ) Chịu trách nhiệm thiết lập, trì phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng bán sản phẩm Ngân hàng Tham mưu đề xuất sách, Phịng Quản lý rủi ro biện pháp phát triển nâng cao 0 chất lượng hoạt động tín dụng Quản lý, giám sát, phân tích, đán giá rủi ro tiềm ẩn với danh mục tín dụng Chi nhánh, trì áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng quản lý danh mục tín dụng Giám sát việc phân loại trích lập quỹ dự phịng rủi ro, tổng hợp kết phân tích loại nợ trích lập dự phịng rủi ro gửi phịng Tài kế tốn để lập cân đối kế tốn theo quy định Trực tiếp thực tác nghiệp Phịng Quản trị tín dụng quản trị rủi ro cho vay, bảo lãnh khách hàng theo quy định quy trình BIDV Chi nhánh Thực tính tốn trích lập dự phịng rủi ro theo kết phân loại nợ Phòng Quan hệ khách hàng theo quy định BIDV, gửi kết cho Phòng quản lý rủi ro để thực rà sốt, trình cấp có thẩm quyền Phịng GDKH doanh nghiệp định Quản lý tài khoản giao dịch đối KHCN với khách hàng Thực cơng tác phịng chống rửa tiên giao dịch phát sinh theo quy định Nhà nước BIDV, phát báo cáo xử lý kịp thời giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ Phịng Quản lý Dịch vụ kho tình khẩn cấp Quản lý trực tiếp bảo quản tiền quỹ Việt Nam đồng, ngân phiếu 0 toán, loại ngoại tệ, chứng từ có giá, loại ấn quan trọng, hồ sơ chấp, cầm cố, ký gửi theo chế độ quản lý kho hệ thống Ngân hàng BIDV Việt Nam trực tiếp thực nghiệp vụ theo Phòng giao dịch phạm vi ủy quyền thực biện pháp phát triển kinh doanh, đảm bảo an toàn, hiệu quả, đảm bảo quyền lợi Ngân hàng hoạt động kinh doanh đơn vị Chịu trách nhiệm thiết lập, mở rộng, phát triển hệ thống khách hàng, giới thiệu bán sản phẩm dịch vụ cho khách hàng, chăm sóc tịa diện, tiếp nhận u cầu ý kiến phản hồi khách hàng Tham mưu cho giám đốc xây Phịng tổ chức hành dựng thực kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động điều kiện cụ thể chi nhánh Theo dõi công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo Quản lý lao động, ký hợp đồng lao động sau Giám đốc duyệt, xây dựng nội quy, quy định, trì giữ gìn văn hóa doanh nghiệp, kỷ luật lao động quan Thực bảo vệ, bảo đảm tuyệt đối tài sản an ninh trật tự quan 0 Quản lý phương tiện vận tải, vận chuyển Ngân hàng Phụ trách công tác thi đua toàn đơn vị Tham mưu cho Ban lãnh đạo CN Phịng kế tốn tài cơng tác hạch tốn kế tốn, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ; quản lý hệ thống máy tính điện tốn; quản lý, kiểm kê tài sản; cơng cụ dụng cụ… CN; Thực nhiệm vụ quản lý tài thơng qua cơng tác lập kế hoạch tài chính, tài sản chi nhánh Đề xuất, tham mưu với Giám đốc chi nhánh việc hướng dẫn thực chế độ tài kế tốn, xây dựng chế độ quản lý tài sản, định mức quản lý tài chính, nộp thuế Lập kế hoạch tài chính, Bảng cân đối tài khoản kế toán theo quy định hành Tham gia ý kiến chịu trách nhiệm ý kiến tham gia, phối hợp phòng vấn đề liên quan theo chức nhiệm vụ phòng Hệ thống nghiệp vụ hcvp Các nghiệp vụ hành văn phịng xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành văn phịng vận hành trôi chảy, thông suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý 0 Các nghiệp vụ hành văn phịng có vai trị kết nối thiết bị kỹ thuật với người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hịa Có trình độ tổng qt đào tạo chun hoạt động quản trị hành văn phịng Có khả gánh vác cơng việc hành văn phịng Có khả giảng dạy cho nhân viên hành văn phịng tồn cơng ty Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mở Có tính gần gũi, biết hồ mình, hồ đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên Có óc khơi hài, giúp làm việc làm dịu nhiều tình khó khăn Phong cách lịch Kiểm sốt cảm xúc Sáng tạo Tự tin Có óc phán đốn Có khả nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp - Trang phục công sở Trang phục BIDV quy định mặc theo ngày tuần: Ngày thứ ngày thứ 5: Nữ: áo dài đỏ vào thứ áo dài tự vào ngày thứ 5; Nam: áo sơ mi sọc xanh quần tây sậm màu Ngày thứ thứ 4: Nữ: áo sơ mi trắng chân váy; 0 Nam: áo sơ mi trắng quần tây sậm màu Ngày thứ 6: áo thun trắng nụ cười BIDV - Văn hóa giao tiếp Trong nói chuyện điện thoại Trong giao tiếp nói chuyện, cố gắng diễn đạt câu ngắn gọn, dễ hiểu, truyền cảm Tránh sử dụng từ ngữ khó hiểu ám nói chuyện Âm lượng nói chuyện vừa phải, đủ nghe Khơng vừa nhai, ăn vừa nói chuyện Cố gắng lắng nghe đối tác, chờ đối tác nói xong câu nói chuyện Tránh trường hợp nói, đối tác nghe khơng có hội nói chuyện Khi gọi điện thoại đi, câu chào hỏi xưng danh thân Khi nhận điện thoại gọi đến, câu xưng tên mình, tên phịng/ban tên Ngân hàng + xin nghe Giữ giọng nói qua điện thoại âm lượng vừa nghe, rõ ràng lịch Nên nói chuyện điện thoại ngắn gọn Khơng nên nói chuyện qua điện thoại q dài (hơn 10 phút /cuộc) trừ trường hợp yêu cầu cơng việc Khi kết thúc nói qua điện thoại với người có chức vụ cao hơn, chờ người có chức vụ cao dập máy trước Trong họp Đến trước phút họp bắt đầu Tuyệt đối khơng họp muộn Trường hợp lý đáng khơng dự họp phải đến họp muộn phải xin phép chủ toạ trước Chuông điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung họp Hạn chế dùng điện thoại họp Trường hợp thuyết trình phát biểu khơng nghe điện thoại Quan sát cách bố trí phịng họp, thành phần tham dự họp để chọn chỗ ngồi họp phù hợp 0 Trong ứng xử với đồng nghiệp gặp phải chủ động chào hỏi để bày tỏ thân thiện, kể gặp hành lang, cầu thang máy cơng sở Cấp chào cấp trước Người tuổi chào người nhiều tuổi trước Khi chào, người chào phải chào lại Tuỳ trường hợp, mỉm cười để thay lời chào Luôn thể thái độ tôn trọng, lắng nghe quý trọng khác biệt người Có tinh thần học hỏi điều hay từ đồng nghiệp Không tỏ thái độ trịnh thượng ép buộc đồng nghiệp phải theo cơng việc sinh hoạt hàng ngày Có tinh thần tập thể, tình đồn kết rộng lượng bỏ qua thiếu sót đồng nghiệp thân Trong ứng xử với khách hàng đối tác Chủ động chào hỏi gặp khách hàng/ đối tác phạm vi trụ sở ngân hàng kể khách hàng/ đối tác khơng làm việc với Nhiệt tình hướng dẫn thấy khách hàng/đối tác tìm kiếm phịng họp cần giúp đỡ Luôn bày tỏ tôn trọng, lịch chân thành với khách hàng/ đối tác Kiên nhẫn lắng nghe khách hàng/đối tác trình bày Thể thái độ cầu thị, sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp hợp lý khách hàng/ đối tác Bảo mật thông tin Ngân hàng, giữ gìn uy tín cho cấp đồng nghiệp qúa trình làm việc với khách hàng / đối tác Thực cam kết với khách hàng/ đối tác Tuyệt đối khơng phép có biểu hiện, thái độ tiêu cực làm việc với khách hàng đối tác nhũng nhiễu, gây khó khăn, vịi vĩnh Thường xuyên cập nhật thư điện tử cá nhân; Phân loại trả lời có thư khách hàng/đối tác gửi tới; văn bản, thư từ gửi tới khách hàng/ đối tác phải thể với văn phong lịch sự, trân trọng 0 - Điều kiện vật lý văn phòng Các điều kiện vật lý văn phịng bao gồm • Khơng khí: Khơng khí phịng làm việc quan trọng Tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cần thiết cho người phòng ấn định bốn làm việc phải có 7m3 khơng khí Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ người Do nhiệt độ phịng phải phù hợp Khơng q nóng mà khơng q lạnh ảnh hưởng đến suất làm việc nhân viên • Âm Tiếng động không ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn ảnh hưởng đến thần kinh người Trong văn phòng tiếng động thường xảy nguyên nhân: Nhân viên nói chuyện với nhau, tiếng chng điện thoại, nhân viên nói điện thoại, nhân viên đứng lên ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động, người lại phòng… Tùy theo nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp khắc phục hạn chế giảm tiếng ồn Ví dụ: Nhắc nhở quy định nhân viên nói nhỏ Đặt điện thoại gần người trực điện thoại reo nhấc máy Lót chân ghế cao su Sắp xếp người mà công việc cần giao dịch với ngồi gần bố trí phịng kín, hạn chế di chuyển phịng • Ánh sáng Việc chiếu sáng thích hợp ảnh hưởng đến suất lao động phân chia ánh sáng làm hai loại Ánh sáng tự nhiên: phịng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tự nhiên 0 Ánh sáng nhân tạo: ánh sáng loại đèn • Màu sắc Màu sắc tạo tổng thể hình dáng bên ngồi văn phịng để lại ấn tượng hài lịng hay khó chịu cho người đến quan Mặt khác màu sắc ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ Màu sắc chia thành hai lại chính: màu nóng màu lạnh Các màu nóng hồng, đỏ, da cam, vàng.… thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ nâng cao suất lao động lập tức, khoảng thời gian ngắn Các màu lạnh gồm xanh nước biển, xanh da trời… tạo nên mát mẻ, giúp cho việc tập trung tinh thần, giữ vững ổn định suất Tóm lại, khung cảnh văn phịng với bầu khơng khí mát mẻ, khơng nóng, khơng lạnh, n tĩnh, màu sắc hài hịa hấp dẫn, lơi cuốn, có đầy đủ ánh sáng cho loại cơng việc tạo hứng thú thoải mái cho nhân viên làm việc với suất cao 0 ... tác lập kế hoạch tài chính, tài sản chi nhánh Đề xuất, tham mưu với Giám đốc chi nhánh việc hướng dẫn thực chế độ tài kế tốn, xây dựng chế độ quản lý tài sản, định mức quản lý tài chính, nộp thuế... nâng cao lợi nhuận ngân hàng, góp phần thực sách tiền tệ quốc gia, phục vụ phát triển kinh tế đất nước BIDV đồng hành, chia sẻ cung cấp dịch vụ tài – ngân hàng đại, tốt cho khách hàng; cam kết mang... có thư khách hàng/ đối tác gửi tới; văn bản, thư từ gửi tới khách hàng/ đối tác phải thể với văn phong lịch sự, trân trọng 0 - Điều kiện vật lý văn phòng Các điều kiện vật lý văn phòng bao gồm