(Tiểu luận) phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ký túc xá vku

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ VKU GVHD: TS Nguyễn Sĩ Thìn Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy – 21EL080 Lê Thị Thúy Hằng – 21EL013 Ngô Ngọc Kim Ngân Hồ Thị Nhật Đoan – 21EL006 Lớp: 21EL Đà Nẵng, ngày 20, tháng 12, năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ VKU GVHD: TS Nguyễn Sĩ Thìn Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy – 21EL080 Lê Thị Thúy Hằng – 21EL013 Ngô Ngọc Kim Ngân Hồ Thị Nhật Đoan – 21EL006 Lớp: 21EL Đà Nẵng, ngày 20, tháng 12, năm 2022 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian triển khai thực báo học phần Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin với đề tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ký túc xá VKU", chúng em nhận hỗ trợ, hướng dẫn thầy giáo, cô giáo khoa Kinh tế số Thương mại điện tử Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Việt – Hàn Đặc biệt nhiệt tình giúp đỡ hướng dẫn thầy giáo TS Nguyễn Sĩ Thìn Chúng em xin trân trọng biết ơn bảo quý thầy cô giáo Báo cáo trình học tập, nghiên cứu khoa học nghiêm túc thân Mặc dù cố gắng, nhiên trình độ thời gian hạn chế, không khắc phục số khiếm khuyết định Chúng em mong nhận chia sẻ ý kiến tư vấn quý thầy cô giáo độc giả quan tâm đề tài Xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG 1.1 Bài toán thực tế Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Việt – Hàn với số lượng sinh viên tương đối nhiều việc quản lý ký túc xá sinh viên trường khó khăn khơng có ứng dụng tin học Vì vậy, để quản lý chặt chẽ có hiệu ký túc xá sinh viên cần xây dựng hệ thống quản lý tin học Bài tóan quản lý ký túc xá đặt yêu cầu xây dựng giải pháp công nghệ khả thi, phù hợp với quy mô khả đầu tư ngân sách nhà trường Ký túc xá cần xây dựng hệ thống để quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh viên tạo mối quan hệ mật thiết sinh viên nhà trường Hoạt động hệ thống xây dựng đảm bảo yêu cầu sau: Đối với sinh viên: Sinh viên tìm kiếm thơng tin loại phịng, từ lựa chọn loại phòng phù hợp với thân Khi đăng ký ký túc xá sinh viên cần cung cấp thông tin: Đơn xin vào nội trú;các giấy tờ chứng nhận đối tượng ưu tiên (nếu có); Giấy báo trúng tuyển (nếu HS-SV năm thứ nhất) thẻ HS-SV (nếu HS-SV từ năm thứ trở lên) Các sinh viên ký túc xá tra cứu loại hóa đơn, tình trạng phịng, tình trạng khen thưởng hay vi phạm kỷ luật thân Đối với người quản lý: - Hướng dẫn sinh viên thủ tục đăng ký ký túc xá - Xét duyệt hồ sơ đăng ký sinh viên - Nhập thơng tin sinh viên, cập nhật tình trạng phịng Kiểm tra số điện, nhập thông tin vào hệ thống, hệ thống tự tính tiền lập hóa đơn gửi tới phịng Đơn đốc sinh viên nộp tiền phịng, thực nội quy, đơn đốc công tác ban liên quan Đối với ban giám đốc: Giám đốc phải nắm giữ tồn diện tình trạng ký túc xá, tình trạng trang thiết bị công cộng… - Quản lý thông tin nhân viên phòng ban tương ứng - Ghi nhận giải yêu cầu, khiếu nại sinh viên Quản lý việc thêm sách, đổi trang thiết bị, tổ chức hoạt động ngoại khóa cho sinh viên 1.2 Mô tả hệ thống 1.2.1 Nhiệm vụ Đáp ứng yêu cầu dịch vụ th phịng sinh viên Kiểm sốt việc sinh viên nhận ,trả phịng Thanh tốn hóa đơn điện nước tránh xảy sai sót 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ phận lễ tân: o Nhận phiếu đăng kí sinh viên o Nhập lưu trữ tồn thơng tin sinh viên o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng o Thu tiền điện-nước hàng tháng Bộ phận quản lý sinh viên o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX sinh viên o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên o Kiểm tra phòng tài sản o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin sinh viên qua hệ thống lễ tân nhập Bộ phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước o Ghi lại số điện nước tính toán tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.2.3 Quy trình xử lý quy tắc xử lý Quản lý sinh viên vào KTX o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú ký túc xá , phận lễ tân tiếp đón tiếp nhận u cầu thơng qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá Sau phận lễ tân gửi lên phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ sinh viên Sau xét duyệt phận quản lý sinh viên xếp phịng cho sinh viên o thơng báo lại với phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý phận quản lý sinh viên thực kí hợp đồng th phịng với sinh viên.Sau hồn tất thủ tục phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng Khi nhận phòng phận quản lý sinh viên phát cho sinh viên thẻ lưu o trú Sau phận lễ tân nhập đầy đủ thông tin sinh viên vào hệ thống quản lý Xử lý sinh viên khỏi KTX Khi sinh viên có nguyện vọng khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận o yêu cầu thông qua đơn xin chuyển khỏi KTX gửi lên phận quản lý xét duyệt o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau kiểm tra đối chiếu lại o Sau sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên Kiểm tra đối chiếu lại Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà phận lễ tân o nhập Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng sở vật chất trước o đồng ý cho sinh viên chuyển khỏi KTX Nếu vật dụng phịng xảy tình trạng hay hỏng hóc o sinh viên phải bồi thường theo quy định KTX Sau kiểm tra phận quản lý SV thông báo với phận lễ tân để o hồn tất việc trả phịng Quản lý điện, nước o Hàng tháng phận quản lý kiểm tra đồng hồ chốt số điện phòng o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại số điện nước tính tốn chi phí Sau lập hóa đơn điện nước Sau gửi đến phận lễ tân để phận lễ tân thu tiền điện nước sinh viên 1.3 Mục tiêu hệ thống Xây dựng hệ thống rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy, giảm bớt công việc bàn giấy Phân phối thơng tin số lượng phịng thơng tin sinh viên nhanh chóng xác Cho phép kiểm soát quản lý cao dựa việc cung cấp thơng tin xác kịp thời cho báo cáo quản lý 1.4 Yêu cầu 1.4.1 Yêu cầu người sử dụng Ban quản lý ký túc xá cần phần mềm quản lý sinh viên số thông tin liên quan: - Những sinh viên KTX - Những sinh viên vào, khỏi ký túc kỳ - Những sinh viên khen thưởng, bị kỷ luật - Lưu trữ liệu sinh viên nội trú 10 năm - Thông tin nhân viên quản lý 1.4.2 Yêu cầu hệ thống Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm sốt số lượng sinh viên, thơng tin sinh viên kỳ KTX, hệ thống phải đảm bảo yêu cầu sau: Hệ thống phải dễ sử dụng, khả truy cập liệu nhanh chóng xác, thao tác đơn giản Giao diện người máy thiết kế cách khoa học, thân thiện với người sử dụng, có tính thống phương pháp làm việc, cách trình bày - Hệ thống cập nhật tịa nhà số phòng sử dụng hết hay chưa sử dụng Hệ thống đáp ứng nhu cầu tìm kiếm đa dạng Cho biết thông tin sinh viên bất kỳ, đưa báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng xác cầu Cung cấp kịp thời thông tin tổng hợp, báo cáo kết xác theo u Tự động hóa cơng việc tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm thông tin - Cho phép in báo cáo - Báo cáo 1.5 Các chức dự kiến hệ thống Chức 1: Chức quản lý thông tin sinh viên: + Thêm thơng tin sinh viên có sinh viên mới, thay đổi sửa chữa thông tin sinh viên + Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinh viên, họ tên sinh viên, số điện thoại, lớp, khoa, phòng… Chức 2: Chức quản lý phòng ký túc: + Thêm phòng trống, sửa phòng, cập nhật số người + Thơng tin phịng gồm: mã phịng, mơ tả sở vật chất có phịng (nóng lạnh, điều hòa, quạt, bàn, tủ…), số lượng giường trống Chức 3: Chức quản lý thông tin nhân viên ký túc: + Thêm, sửa, xóa thơng tin nhân viên + Thông tin nhân viên gồm: Họ tên, giới tính, số điện thoại, năm sinh, quê quán, chức vụ, phòng ban Chức 4: Chức quản lý hóa đơn: + Tra cứu, thêm, xóa thơng tin hóa đơn + Thơng tin hóa đơn gồm: loại hóa đơn, chủ sở hữu Chức 5: Chức quản lý khen thưởng, kỷ luật + Tra cứu, thêm,sửa khen thưởng hay vi phạm kỷ luật ký túc xá sinh viên + Thông tin gồm: loại khen thưởng( kỷ luật), đối tượng, mức độ thưởng(phạt)… Chức 6: Báo cáo thống kê CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ VKU 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 2.2 Mô tả chi tiết chức Đăng ký ở: Phát phiếu đăng ký cho sinh viên để thực việc nhập thông tin sinh viên sinh viên có nhu cầu tạm trú gửi thơng tin xuống phịng CTSV Ký hợp đồng: sinh viên xét KTX thực ký hợp đồng KTX với đại diện nhà trường Gia hạn hợp đồng: Sinh viên có nhu cầu tiếp tục KTX xét thông qua kết rèn luyện học tập năm học trước gia hạn hợp đồng Kết thúc hợp đồng: cán quản lý sinh viên ngành báo cho sinh viên trước tháng sinh viên kết thúc hợp đồng có trách nhiệm bàn giao trang thiết bị lại cho nhà trường, thực thủ tục theo quy định Quản lý kỷ luật: Báo cáo tình hình kỷ luật sinh viên: sinh viên có vi phạm kỷ luật có chứng vi phạm kỷ luật cán quản lý sinh viên ngành có trách nhiệm báo cáo với tô trưởng để họp hội đồng khen thưởng - kỷ luật Thông báo trường hợp bị trục xuất khỏi KTX: sinh viên bị trục xuất khỏi KTX, cán quản lý sinh viên ngành phải có trách nhiệm chuyển định kỷ luật cho sinh viên, thơng báo tồn khu KTX tồn trường Quản lý trực tự quản: thời gian tạm trú KTX, sinh viên có nhiệm vụ trực tự quản theo phân công cán quản lý sinh viên ngành Quản lý tài sản: sinh viên tạm trú KTX mượn trang thiết bị sinh hoạt hàng ngày theo quy định Quản lý sử dụng điện nước: hàng tháng, cán quản lý phải ghi số điện nước phòng sử dụng Lập báo cáo: cán quản lý điện nước lập báo cáo chuyển phòng tài vụ để tính tiền, tốn 2.3 Gom nhóm chức Dựa vào cấu tổ chức ta có phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành nhóm chức năng: Quản lý giao dịch, Quản lý sinh viên, Quản lý điện-nước (8) Trả phòng (1) Đăng kí phịng (5) Nhận phịng (7) Cập nhật thơng tin lên hệ thống (14) nước Thu tiền điện – (2) Xét duyệt (3) Sắp xếp phòng