Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển giao thông sông hồng

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG SÔNG HỒNG

Đặc điểm nguyên vật liệu, tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng

Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại NVL khác nhau Với đặc điểm khác biệt của ngành nghề xây dựng, để tiến hành thi công nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Các loại nguyên vật liệu công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…Đó là những NVL sẵn có và dễ mua và đó chủ yếu là mua ngoài Các NVL của công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc tiến hành xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện thiên nhiên và những NVL đó dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt Và nếu bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thì chắc chắn không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng của công trình Mặt khác NVL sử dụng ở công ty có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn nên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như xi măng, sắt thép… Hơn nữa địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường phụ thuộc vị trí địa lí của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó có NVL phải di chuyển theo từng địa điểm Thông thường trước khi thực hiện 1 gói thầu công ty phải tiến hành lập dự toán dựa vào giá gói thầu đã nhận nên khi hoàn thành

1 công trình số tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ được chuyển sang cho công trình khác hoặc bán đi.

Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu" Ví dụ như

152_CT (cát trát), 152_A3p20A40A (Attomat 3p20A đến 40A), 152_ ND (Ngói đỏ) Cụ thể ở công ty đầu tư và phát triển giao thông Sông Hồng sử dụng mã vật tư như sau:

Biểu số 1-1 : Danh mục mã vật tư.

STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính

44 Gạch lát nền 152_GL Hộp

Thép lá mạ màu XR045x1200pos 152_TLMM M

98 Xi Măng Bỉm Sơn 152_XM1 Kg

Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản trị thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý Tại công ty đầu tư và phát triển giao thông Sông Hồng cũng tiến hành phân loại NVL song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho.Công ty phân chia NVL thành các loại căn cứ vào vai trò của chúng như sau:

- NVL chính: bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạch lát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép lá mạ, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8, thép lá mạ màu XR045x1200pos, thép lá mạ…Đó là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty.

- NVL phụ: bao gồm những NVL dùng kết hợp NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh băm tôn, đinh bulong L14x50, đinh 5 phân, que hàn…

- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô…

- Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…

Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với đặc điểm của chúng Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL.

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư phát triển

Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung Khi đó phònfg kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi thực hiện 1 công trình hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ. Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh Và NVL công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho.

Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch kỹ thuật lập; như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình

Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt NVL của công ty thường là những NVL dễ bị oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng Và kho bảo quản của công ty khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trình.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng

Tính giá vật tư là 1 công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán ghi sổ kế toán NVL NVL của công ty được tính theo giá thực tế là toàn bộ chi phí hợp pháp để tạo ra NVL.

Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng nhập kho theo giá thực tế NVL của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài Do đặc điểm ngành nghề là xây lắp NVL mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm xây dựng mà công ty sẽ mua NVL của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất Mặt khác NVL của công ty thường cồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng…nên khi mua công ty thường thỏa thuận với người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản NVL đến tận chân công trình Và chi phí vận chuyển thường tính vào đơn giá NVL Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi 1 cách chặt chẽ, cẩn thận.

 Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau:

- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế).

- Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL.

Giá mua ghi trên hóa đơn

Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán

- Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán.

Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0032401 ngày 10 tháng 12 năm 2014,

Công ty mua vật tư của công ty TNHH Minh Châu gồm thép phi 18-20 với số lượng

388 kg đơn giá 11,238.10 đồng/kg (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Giá nhập kho của lô hàng thép phi 18-20 trên là:

 Đối với NVL nhập kho từ quá trình sản xuất dư thừa thì giá nhập kho được tính bằng giá của NVL cùng loại lần nhập gần nhất.

Giá NVL nhập = Số lượng NVL thừa x giá mua gần nhất của NVL cùng loại

 Giá NVL xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh vì công ty có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng

tư phát triển giao thông Sông Hồng.

2.2.1 Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.

 Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài

NVL nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì.

Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Sau khi mua bán giữa

2 bên đã được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua NVL sẽ mang hoá đơn GTGT (biểu số 2-1) về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

NVL đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho sẽ được nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2-2).

Sau khi NVL được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những NVL đạt yêu cầu vào kho Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứ ghi sổ Tuy nhiên trường hợp này ít khi xẩy ra Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho (Biểu số 2-3) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng.

Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.

Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ

Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.

Ban kiểm nhận vật tư và thủ kho chỉ xác nhận về số lượng, chủng loại, quy cách của NVL nhập tại kho theo giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng, chưa bao gồm chi phí vận chuyển Các hoá đơn của khoản chi phí này sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Kế toán xác nhận các khoản này là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán Từ đó phần mềm sẽ tự động cộng các khoản chi phí vào giá trị hàng mua hình thành nên giá trị hàng nhập mua Thủ kho sau khi lập phiếu nhập kho lưu vào thẻ kho thì sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này lên phòng kề toán để kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy.

Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL.

Ví dụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0032401 ngày 10 tháng 12 năm 2014, Công ty mua vật tư của công ty TNHH Minh Châu.

Phòng kế hoạch vật tư

Bộ phận cung ứng vật tư

Kế toán Thủ kho NVL

Nhập NVL và ghi thẻ kho

Biểu số 2-1: Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG LL/2014B

Liên 2: (Giao cho khách hàng) 0032401

Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Châu. Địa chỉ : Thạch Cầu– Thành phố Hà Nội. Điện thoại : 0433.850.536 MST: 3000757331.

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Linh. Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng. Địa chỉ: 44 Phố Ngọc Lâm - Phường Ngọc Lâm - Quận Long Biên - TP Hà Nội.

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0303000196.

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng : 18,317,524 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1,831,752 Tổng cộng tiền thanh toán 20,149,276

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm bốn chín nghìn hai trăm bảy sáu đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, họ tên)

Khi hàng về đến kho công ty thiết lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho.

Biểu số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư.

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số: 05-VT

Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Số: 12 Đơn vị bán: Công ty TNHH Minh Châu.

Ban kiểm nghiệm gồm có:

1 Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban).

2 Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho (Uỷ viên).

3 Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư (Uỷ viên). ã ki m nghi m các lo i v t t theo hoá n trên nh p v o kho Đ ểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ư theo hoá đơn trên để nhập vào kho đơn trên để nhập vào kho đểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ào kho b C nh, s li u c th nh sau:ào kho ảnh, số liệu cụ thể như sau: ố liệu cụ thể như sau: ệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ụ thể như sau: ểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ư theo hoá đơn trên để nhập vào kho

STT Mã vật tư Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ

SL đúng quy cách phẩm chất

SLkhông đúng quy cách phẩm chất

Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi hàng đó được kiểm nhận đạt yêu cầu nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu:

Biểu số 2-3: Phiếu nhập kho

Công ty CPĐT & PT giao thông Sông Hồng Mẫu số:01VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-

BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO Số: NKDL33

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Ngọc Linh. Địa chỉ (bộ phận): Công ty CPĐT & PT giao thông Sông Hồng

Lý do nhập: Mua vật tư thi công CT đường Ngọc Lâm.

Nhập tại kho: Kho tại đường Ngọc Lâm.

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Bằng chữ: Mười tám triệu ba trăm mười bảy nghìn năm trăm hai tư đồng chẵn.

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

 Trường hợp 2: NVL thu hồi nhập kho. Đối với NVL sử dụng không hết thu hồi về kho thì cũng sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho Dựa vào kết quả của việc kiểm tra, kiểm nghiệm cân đo đong điếm vật tư thì cán bộ của phòng cung ứng vật tư viết phiếu nhập kho (mẫu tương tự biểu mẫu số 2-3) Sau đó thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn.

 Trường hợp 3: Nhập kho NVL nhận cấp phát, điều chuyển nội bộ.

Căn cứ vào nhu cầu thực tế tại các đội và kế hoạch cung cấp NVL đã được phê duyệt công ty sẽ cân đối nhu cầu NVL giữa các đội với nhau nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất Giám đốc công ty ra “ lệnh điều chuyển, cấp phát NVL” Khi đơn vị phải điều chuyển nhận được lệnh này nếu không có khiếu nại thì phải điều chuyển NVL theo đúng thời hạn trên lệnh Khi NVL tới kho của bên nhận, hai bên lập “ Biên bản giao nhận” Thủ kho sau khi nhận hàng ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” vào các liên do người vận chuyển đưa tới đông thời giữ liên 2 để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ.

2.2.2 Thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho NVL.

Thực tế việc thu mua và nhập khẩu vật tư do phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, từng quý và theo tình hình sản xuất kinh doanh mà lên kế hoạch để xuất kho NVL 1 cách hiệu quả nhất.

Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất , đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêu cầu của công trình thì phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại vật tư tương ứng với từng đối tượng sử dụng Căn cứ vào phiếu xuất kho bộ phận thủ kho xuất vật tư. Khi xuất thì thủ kho và người kí xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho (Biểu số 2-4).

Phiếu xuất kho được lập 3 liên:

Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi nhận vào thẻ kho

Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư

Sơ đồ 2-2: Quy trình xuất kho NVL.

 Trường hợp xuất kho cấp phát điều chuyển NVL trong nội bộ công ty:

Khi nhận được lệnh cấp phát, điều chuyển NVL, phòng vật tư lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”( Biểu 2-5) Phiếu này lập thành 2 liên:

- Tại kho xuất: Thủ kho xuất sau khi ghi số thực xuất, ngày tháng ngăm xuất vào các liên chuyển cho người vận chuyển mang cùng hàng vận chuyển trên đường.

- Tại kho nhập: Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển kí vào các liên của phiếu.

Thủ kho nhập giữ lại liên 2 để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi sổ. Liên 1 chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi sổ.

Ví dụ 3: Ngày 13 tháng 12 năm 2014 công ty xuất vật tư để thi công công trình đường Ngọc Lâm.

Thủ trưởng, kế toán trưởng

Kế toán Thủ kho NVL

Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư

Xuất NVL và ghi thẻ kho

Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Số: XKDL07

Họ và tên người nhận hàng: Tô Văn Vĩnh. Địa chỉ( bộ phận): Đội xây lắp.

Lý do xuất kho: Nhận vật tư thi công CT đường Ngọc Lâm.

Xuất tại kho: Xuất kho đường Ngọc Lâm.

TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất

Viết bằng chữ: Tám triệu, hai trăm sáu mươi lăm nghìn, bảy trăm linh bảy đồng

Người lập phiếu Người nhận hàng Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2-5: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng

Việc hạch toán chi tiết NVL ở công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho với mục đích là theo dõi tình hình nhập – xuất NVL tại công ty làm cơ sở ghi sổ kế toán Một trong những yêu cầu của công tác quản lí NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất vật tư theo từng nghiệp vụ, cho từng loại NVL và từng kho tại từng công trình Việc hạch toán đây là hạch toán NVL cho các đội công trình trực thuộc công ty còn NVL của các xí nghiệp thì các xí nghiệp sẽ hạch toán độc lập Do có sự biến động thường xuyên và tính đa dạng của NVL, hơn nữa nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán NVL được thuận tiện, hiện nay công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Đây là phương pháp giản đơn, dễ kiểm tra đối chiếu Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi sổ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa.

Tại kho: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập – xuất kho, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho để cập nhật số liệu vào thẻ kho hàng ngày số thực nhập, thực xuất vào phần mềm kế toán Thẻ kho được lập để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của NVL về mặt số lượng Dựa vào phần mềm kế toán đã lập sẵn, mỗi thẻ kho được theo dõi cho một loại NVL Cuối tháng, thủ kho tiến hành khoá sổ, phần mềm tự động cộng thẻ kho, qua đó thủ kho tiến hành đối chiếu với sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật (biểu số 2-6).

Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Tại phòng kế toán: Định kì khoảng 3-5 ngày kế toán cập nhật chứng từ do thủ kho chuyển lên Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn cả về số lượng lẫn giá trị Mỗi sổ chi tiết NVL theo dõi mỗi loạiNVL ở từng kho riêng Mỗi loại NVL được theo dõi thành trang riêng và kế toán theo dõi hàng ngày (Biểu số 2-7) Cuối tháng, kế toán đặt lệnh chương trình sẽ tự động cộng sổ chi tiết Dựa vào đó, kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hiện vật để theo dõi bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Trên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn,mỗi thứ NVL chỉ được ghi 1 dòng vào cuối tháng Sau khi đã khớp sổ, kế toán đối chiếu với sổ chi tiết về mặt giá trị (Biểu số2-8).

152_XM - Xi măng, Đơn vị tính: Kg Kho: Kho công trình đường Ngọc Lâm.

Tháng 12 năm 2014 – T s :4.ờ số:4 ố liệu cụ thể như sau:

STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất

Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đư- ờng Ngọc Lâm 02/12/2014 20,000

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đ- ường Ngọc Lâm 05/12/2014 20,000

Nguyễn Hà Giang- Nhận xi măng thi công CT Đường Ngọc Lâm 13/12/2014 - 5.000 61.000

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đư- ờng Ngọc Lâm 11/12/2014

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đư- ờng Ngọc Lâm 24/12/2014 11,000

Nguyễn Hà Giang- Nhận xi măng thi công CT Đ- ường Ngọc Lâm 27/12/2014

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đư- ờng Ngọc Lâm 28/12/2014 20,000 20,000

Tổng nhập – xuất trong kì 122,000 117.000

Biểu số 2-7: S chi ti t v t t ổ chi tiết vật tư ết vật tư ật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho ư theo hoá đơn trên để nhập vào kho

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

152_XM - Xi măng, Đơn vị tính: Kg Kho: Kho công trình đường Ngọc Lâm.

Số Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền

Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công ct đường Ngọc

Nguyễn Hà Giang- Nhận xi măng thi công CT Đường

24/12 NKDL14 24/12 Nguyễn Hà Giang- Nhập xi măng thi công 927,15 11,000 10,198,650 - 51,000 47,284,650

Nguyễn Hà Giang- Nhận xi măng thi công CT Đường

Biểu số 2-8: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN

152 – Nguyên vật liệu Kho: Kho công trình đường Ngọc Lâm.

Mã vật tư Tên vật tư ĐVT

Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng

152_OKI ống khói Inốc Cái 0 0 4 6,545,454 4 6,545,454 0 0

152_THH Thép hình hộp Kg 0 0 784 9 008 000 784 9 008 000 0 0

152_TLM Thép lá mạ Kg 0 0

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG SÔNG HỒNG

Ưu điểm

Thứ nhất: Về công tác quản lí NVL:

Chính sách quản lí NVL thống nhất trong toàn công ty từ đó tạo điều kiện định hướng tốt các nghiệp vụ kinh tế, hiệu quả công việc được nâng cao Các nghiệp vụ phát sinh về nhập-xuất vật tư được phân công và quy trách nhiệm rõ ràng cho Thủ kho, kế toán NVL và phòng vật tư Việc quản lí NVL hết sức chặt chẽ từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản NVL Trong quá trình thu mua công ty có những mối quan hệ với những bạn hàng lâu năm, có uy tín nhằm đảm bảo tốt chất lượng và việc thu mua diễn ra nhanh chóng đáp ứng linh hoạt nhu cầu về NVL cho công ty.

Quản lí chặt chẽ, tránh việc sử dụng thừa gây lãng phí NVL, khi thiếu cho sản xuất thì làm đơn xin cấp thêm kèm theo bản giải trình cụ thể chứng tỏ việc sử dụng NVL ở công ty được thực hiện 1 cách ngiêm ngặt Ngoài ra có hệ thống kho bãi thuận tiện cho việc thi công và cung cấp NVL và có bảo vệ tại các công trường thường xuyên theo dõi kho NVL để tránh mất mát, trộm cắp.

Thứ 2: Về tổ chức kế toán máy tại công ty

Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao ( hầu hết đều tốt nghiệp đại học), dày dặn kinh nghiệm, có năng lực và trách nhiệm với công việc. Cho nên việc sử dụng phần mềm máy tính của các kế toán tương đối dễ dàng và linh hoạt Phần mềm kế toán lại phù hợp với chuyên ngành xây dựng Các nghiệp vụ phát sinh của công ty tương đối lớn cho nên việc thực hiện trên máy tính là cơ hội rất tốt cho việc giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, tăng độ chính xác và tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán

Thứ 3: Về tổ chức vận dụng kế toán

 Về áp dụng chế độ kế toán:

Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách giá thuế phù hợp Vận dụng sáng tạo, phù hợp với đặc điểm của công ty mình Linh hoạt trong các hoạt động kế toán tại công ty Tổ chức kế toán đầy đủ, hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhờ đó kế toán góp phần bảo vệ tài sản của công ty, bảo đảm lực lượng sản xuất và lưu thông đạt kết quả cao.

 Về tổ chức vận dụng chứng từ:

Công ty tổ chức chứng từ theo hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BộTài chính, tổ chức vận dụng hàng tồn kho theo đúng chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được lập chứng từ gốc đúng quy định Hiện nay công ty áp dụng kế toán máy ACC và hình thức các sổ được thiết kế theo đúng mẫu sổ quy định của bộ tài chính Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán dựa trên các chứng từ, hóa đơn gốc và sẽ được cập nhật nhanh chóng Các chứng từ sau khi cập nhật sẽ được bảo quản, lưu trữ khoa học, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần.

 Về tổ chức sổ kế toán tổng hợp:

Sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức sổ nhật kí chung Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản, phù hợp với đặc điểm của công ty Đặc biệt hình thức ghi sổ này càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc xử lí thông tin kế toán Do đó các công việc kế toán của công ty càng được đảm bảo tính chính xác và kịp thời

 Về hạch toán chi tiết NVL:

Công ty theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL theo phương pháp thẻ song song Đây là phương pháp đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn NVL theo từng kho chính xác, kịp thời Nhưng phương pháp này có nhược điểm gia tăng khối lượng công tác kế toán vì ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán Tuy nhiên do công ty dùng phần mềm kế toán máy 1 cách rộng rãi và đồng bộ nên nhược điểm này sẽ được khắc phục bởi phần mềm kế toán máy sẽ hỗ trợ trong việc tự động cập nhật dữ liệu.

 Về kế toán tổng hợp NVL:

Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL theo đúng quy định hiện hành đối với công ty xây lắp Theo phương pháp này kế toán sẽ phản ánh thường xuyên tình hình nhập-xuất-tồn kho của NVL trên sổ kế toán Do vậy kế toán có thể xác định số dư về hiện vật của vật liệu sau từng lần nhập, xuất. Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế và số trên sổ sách để xác định vật tư thừa, thiếu mà có thể tìm ra nguyên nhân kịp thời.

Hệ thống báo cáo tại công ty tuân theo mẫu và thời gian nộp đúng quy định.

Hệ thống gồm báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp đảm bảo thông tin cho các mục đích quản lí khác nhau Đối chiếu chặt chẽ số liệu kế toán và ghi chép ở kho, xem xét tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp đảm bảo thông tin chính xác Tổ chức báo cáo một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm khối lượng công việc kế toán.

Những tồn tại cần khắc phục

 Về chứng từ và việc hạch toán ban đầu

Các đội công trình thường thi công ở xa công ty nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm, điều này làm giảm tính kịp thời trong việc xử lí và cung cấp thông tin kế toán. Đối với các nghiệp vụ xuất thẳng tới chân công trình thì kế toán làm phiếu nhập kho và đồng thời làm phiếu xuất kho Điều này gây phức tạp, lãng phí thời gian và công sức kế toán Vì vậy công ty cần có biện pháp hoàn thiện hơn về nghiệp vụ này.

Các nghiệp vụ nhập-xuất trong công ty diễn ra tương đối nhiều cho nên số lượng chứng từ là tương đối lớn Khi thủ kho chuyển chứng từ lên cho kế toán vật tư thì giữa kế toán và thủ kho không lập “phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu” Điều này gây hạn chế trong tính chính xác giữa sổ kế toán và thẻ kho.

 Về tài khoản sử dụng.

Hiện tại công ty sử dụng TK 152_NVL để hạch toán tổng hợp NVL Điều này gây hạn chế trong việc phân tích tình hình sử dụng NVL chính, phụ, nhiên liệu của công ty Ngoài ra còn gây khó khăn trong việc lập bảng phân bổ NVL của công ty.

Vì vậy công ty cần có chính sách sử dụng tài khoản hợp lí hơn sao cho có thể có hiệu quả nhất và phù hợp đặc điểm NVL của công ty.

 Về sổ sách kế toán tổng hợp:

Sổ kế toán của công ty áp dụng theo hình thức nhật kí chung Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản và càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Hiện tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Hà Nội mua NVL chưa thanh toán cho người bán thường chiếm tỉ lệ lớn và nghiệp vụ chi tiền cũng diễn ra thường xuyên Tuy nhiên công ty lại chưa sử dụng sổ nhật kí đặc biệt (sổ nhật kí mua hàng, sổ nhật kí chi tiền) trong việc hạch toán Điều này làm khó khăn cho việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị công ty và kế toán bị hạn chế trong việc theo dõi mua hàng và chi tiền trả tiền cho nhà cung cấp làm giảm hiệu quả kế toán tổng hợp tại công ty Ngoài ra kế toán vật tư tại công ty không tiến hành lập bảng phân bổ NVL Đây là chứng từ quan trọng là cơ sở cho việc tính giá thành mỗi công trình.

 Về lập dự phòng giảm giá vật tư:

NVL chính của công ty có đặc điểm là thường nhập kho với số lượng nhiều và giá trị lớn, giá của chúng thường có sự biến động do đó việc theo dõi biến động giá cả và chênh lệch tỉ giá là hết sức quan trọng Trong điều kiện kinh tế thị trường không ổn định thì nếu không lập dự phòng giảm giá vật tư thì công ty sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh, làm ảnh hưởng đến chi phí NVL và ảnh hưởng tới giá thành sản xuất Vì vậy công ty cần lập dự phòng giảm giá vật tư để tránh những thiệt hại về mặt giá trị tài chính.

 Về lập báo cáo kế toán quản trị

Chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh tế về một công ty cho các đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích của kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế - xã hội, cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và quản lí Do vậy, thông tin kế toán phục vụ cho cả trong và ngoài doanh nghiệp Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay thì trong công ty mới chỉ có những báo cáo tài chính thì chưa đủ mà cần phải có những báo cáo quản trị để cung cấp thông tin cho nhà quản lí, điều hành hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp Việc ra quyết định của họ có tác động lớn đến sự thành công hay thất bại của công ty.Nếu thông tin không đầy đủ, các nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc quản lí điều hành doanh nghiệp Nếu thông tin không chính xác thì các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định sai lầm ảnh hưởng đến quá trình sinh lời của doanh nghiệp Nếu thông tin không đáp ứng kịp thời thì vấn đề tồn tại không được giải quyết và có thể mất cơ hội trong kinh doanh Vì vậy công ty cần bổ sung thêm các báo cáo quản trị trong báo cáo kế toán của công ty Như vậy sẽ đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động của công ty

Phương hướng hoàn thiện

Kế toán NVL là 1 bộ phận quan trọng trong bộ máy kế toán tại công ty Việc hạch toán chính xác và cung cấp thông tin tài chính linh hoạt, kịp thời, đầy đủ và có những biện pháp thích hợp nhằm tiết kiệm chi phí NVL cho hoạt động sản xuất của công ty là có ý nghĩa rất lớn cho sự phát triển của công ty Chính vì vậy đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng để đáp ứng được sự cạnh tranh trong lĩnh vực xây lắp cho công ty và phải hướng tới việc:

- Thứ nhất: Hoàn thiện công tác NVL phải tuân thủ theo chế độ tài chính hiện hành, tuân thủ theo các quyết định của nhà nước, cập nhật các văn bản, các quy định kế toán mới ban hành, các chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế. Đồng thời việc hoàn thiện phải phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, phù hợp với loại hình xây lắp, vận dụng linh hoạt sáng tạo kế toán tài chính vào công tác kế toán NVL nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán.

- Thứ hai: Để hoàn thiện được hiệu quả kế toán NVL đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty phải có trình độ, phải nhanh nhẹn, sáng tạo và có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau

- Thứ ba: Cần phải hướng tới việc hoàn thành tốt hơn vai trò thông tin cho các cấp quản trị trong doanh nghiệp và những người quan tâm được biết thực trạng tình hình tài chính của công ty.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng

tư phát triển giao thông Sông Hồng.

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu

Việc quản lí NVL của công ty là tương đối tốt tuy nhiên còn có 1 số điểm còn đáng lưu ý

Trong khâu cung cấp NVL: Trong thị trường hiện nay thì có rất nhiều nhà cung cấp NVL phục vụ cho công trình xây dựng, những nhà cung cấp này muốn phát triển thì họ có những chính sách nhằm cạnh tranh nhau về mặt giá cả, chất lượng Cho nên ngoài những bạn hàng lâu năm có uy tín thì công ty nên tìm hiểu thị trường để tạo nên những mối quan hệ mới nhằm có thể tiết kiệm được 1 khoản chi phí về NVL nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng Ngoài ra những công trình ở xa thì công ty nên cho phép cán bộ thủ kho trực tiếp mua các vật liệu phụ và xuất thẳng đến chân công trình nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về NVL.

Khâu bảo quản: để quản lí tốt hơn NVL trong kho công ty cần nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ở kho, có chế độ thưởng phạt thích hợp để khuyến khích mọi người có trách nhiệm trong bảo quản NVL Thủ kho cần quản lí chặt chẽ vật tư sau mỗi lần nhập-xuất kho, tăng cường công tác kiểm tra để phát hiện, xử lí những vật tư hao hụt, giảm chất lượng.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.

 Về lập sổ danh điểm vật tư.

“ Sổ danh điểm vật liệu” là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng, nguyên vật liệu được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được quy định một cách riêng Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại nguyên vật liệu nào đó.

Các loại NVL ở Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng là tương đối nhiều với từng kích cỡ khác nhau nhưng trong quá trình theo dõi NVL kế toán không tiến hành phân loại riêng biệt mà theo dõi chung trên cùng 1 tài khoản 152_NVL Mặc dù tại công ty áp dụng kế toán máy nên số lượng và giá trị NVL được quản lí riêng biệt theo từng mã vật tư Tuy nhiên số liệu đó là do kết quả của việc cập nhật hóa đơn của công ty, kết chuyển từ việc nhập-xuất NVL trong kì Do đó khó phát hiện ra thất thoát hoặc thiếu hụt trong quá trình thực hiện Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật tư để theo dõi từng loại NVL Sổ danh điểm vật tư là chứng từ để theo dõi sự biến động NVL tại kho của công ty Việc mã hoá tên các thứ vật liệu trong sổ danh điểm và xếp thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học hợp lý phục vụ cho yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các vật liệu Sổ danh điểm được sử dụng thống nhất trên phạm vi công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lí NVL tạo điều kiện cho công tác kế toán.Việc lập sổ danh điểm thực hiện tại kế toán kho nhà máy nhằm mục đích theo dõi số lượng nhập xuất tồn thực tế tại kho, từ đó làm căn cứ đối chiếu trên số dư tài khoản phản ánh trên sổ kế toán quản lí tại phòng kế toán công ty Từ đó sẽ giúp cho việc nhập xuất vật liệu diễn ra nhanh chóng hơn nhiều. Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng được bộ mã hóa vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lí Ở công ty đầu tư và phát triển giao thông Sông Hồng có thể xây dựng bộ mã hóa vật liệu như sau:

Việc mã hóa sẽ căn cứ vào số hiệu tài khoản này và đánh lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó

Biểu số 3-1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ

Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Ghi Nhóm Danh điểm chú vật liệu

1521.04.02 Xi măng Bỉm Sơn Kg

1522.02 Phụ gia bê tông Kg

 Về tài khoản sử dụng: Để hạch toán chặt chẽ và có hiệu quả về tình hình nhập – xuất NVL thì công ty phải có cách lựa chọn hợp lí trong việc sử dụng tài khoản để hạch toán Trong khi đó công ty sử dụng tài khoản 152_NVL để hạch toán NVL Tài khoản mà công ty sử dụng chưa hạch toán đến tài khoản cấp 2 để phân biệt khi sử dụng tài khoản chính hay tài khoản phụ, nhiên liệu Từ đó sẽ gây khó khăn trong việc xác định chi phí NVL trực tiếp hay việc phân tích tình hình sử dụng NVL trong công ty Mà thường tỉ lệ NVL trong 1 công trình là rất lớn cho nên việc phân tích tình hình sử dụng NVL để có thể có biện pháp tiết kiệm NVL là rất cần thiết Vì thế công ty nên tiến hành mở chi tiết cho từng loại NVL dựa vào việc lập danh điểm NVL như trình bày ở trên Từ đó ta có TK NVL như sau:

TK 1521_NVL: Nguyên vật liệu chính chi tiết cho từng loại NVL.

TK 1522_NVL: Nguyên vật liệu phụ chi tiết cho từng loại NVL.

TK 1524: Phụ tùng thay thế

TK 1527: Phế liệu thu hồi.

 Về hạch toán chi phí NVL trực tiếp:

Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Do đặc điểm của ngành xây dựng công trình đơn chiếc ở xa địa điểm của công ty, đơn vị đã bố trí một thủ kho tại nơi xây dựng thì nên để cho cán bộ thủ kho đi mua một số vật liệu phụ như : Đinh, ke, bàn lề về xuất thẳng cho người nhận trực tiếp sử dụng vào công trình vì đã có bộ phận kế hoạch lập tiến độ cung cấp vật tư Cán bộ vật tư chỉ nên cung ứng những loại vật tư chính như: xi măng, sắt thép, gạch xây, bởi vì chỉ có hai cán bộ vật tư mà có khi phải cung ứng vật tư nhiều công trình ở xa nhau, như vậy có lúc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công và ảnh hưởng đến năng suất lao động Đối với những loại vật liệu phụ công ty khi mua về nên làm thủ tục xuất thẳng ghi:

Nợ TK 621: Giá trị NVL nhập kho

Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK liên quan (111, 112, 331 ) : tổng giá thanh toán Chứ không nên làm phiếu nhập kho rồi làm phiếu xuất kho Làm như vậy việc ghi chép theo dõi ở sổ sách quá phức tạp vì giá trị của nó không lớn và số lượng cũng không nhiều, để đơn giản hơn việc vào sổ sách kế toán chi tiết

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

 Về quy trình luân chuyển chứng từ :

Hiện nay ở công ty vẫn còn xảy ra tình trạng gửi chứng từ về muộn do đó làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán, dẫn đến phản ánh không chính xác, kịp thời về quá trình nhập – xuất NVL ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí vật tư của công ty. Một phần là do thủ kho chưa thực sự quan tâm ,chưa thực sự có trách nhiệm, một phần là do có các công trình ở xa công ty nên việc đi lại còn gặp nhiều khó khăn. Trong thời gian tới công ty cần đưa ra những quy định thưởng, phạt rõ ràng đối với những cá nhân có liên quan, như là: thực hiện một cách triệt để về thời gian gửi chứng từ về phòng kế toán theo quy định của công ty (đối với các công trình ở xa công ty là không quá 5 ngày ); hoặc là khi nhận tiền tạm ứng mua vật tư một số ngày nhất định (Không quá 10 ngày) phải có trách nhiệm hoàn trả chứng từ về phòng kế toán công ty để giúp cho việc cung cấp thông tin tài chính cho cấp trên luôn được chính xác và kịp thời.

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết

Kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán định kì 5-7 ngày sau khi thủ kho chuyển bộ chứng từ nhập xuất lên phòng kế toán Khi nhận chứng từ nhập xuất giữa kế toán vật tư và thủ kho không lập “Phiếu giao nhận vật tư” Điều đó làm hạn chế tính chính xác giữa sổ sách kế toán và số lượng thực nhập, thực xuất Cho nên công ty nên lập “Phiếu giao nhận vật tư” để quản lí chặt chẽ hơn việc hạch toán NVL.

Biểu số 3-2: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu.

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) NGUYÊN VẬT LIỆU

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ngoài ra công ty nên lập “phiếu báo vật tư còn lại cuối kì” để theo dõi số lượng vật liệu còn lại cuối kì hạch toán ở từng kho ở các đội công trình, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức sử dụng vật liệu Và căn cứ vào phiếu này và tình hình thực hiện công trình để có thể dự toán NVL cho tháng tiếp theo.

Biểu số 3-3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì.

PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KÌ

STT Danh điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Lý do sử dụng

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp

 Về sổ nhật kí chung, sổ cái

Tại công ty việc hạch toán là dựa trên phần mềm kế toán máy và cuối mỗi năm sẽ được in ra thành từng sổ riêng để đảm bảo cho việc quản lí Đối chiếu với chế độ hiện hành (theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) thì sổ nhật kí chung mà công ty sử dụng theo hình thức sổ nhật kí chung thì công ty đã bỏ qua cột “Đã ghi sổ cái” và cột “STT dòng” còn ở sổ cái bỏ qua cột “Nhật kí chung _ Trang số” và “Nhật kí chung _ STT dòng” Những cột này sẽ giúp cho kế toán dễ dàng hơn trong việc đối chiếu tính chính xác giữa sổ cái và sổ nhật kí chung Vì vậy công ty không nên lược bỏ những cột này.

 Về sổ nhật kí đặc biệt

Trong hạch toán tổng hợp thì như đã phân tích ở trên ta thấy công ty không sử dụng sổ nhật kí đặc biệt Trong khi đó lượng nhập, xuất của công ty là tương đối lớn nên việc quản lí sẽ khó khăn hơn Công ty nên bổ sung thêm sổ nhật kí đặc biệt là: khi thu mua NVL kế toán sử dụng nhật kí đặc biệt “nhật kí mua hàng” để tiến hành theo dõi các vật tư thu mua trong kì Mục đích của nhật kí mua hàng là theo dõi các khoản thu mua NVL phát sinh trong kì dựa vào các hóa đơn mua hàng được chuyển về phòng kế toán Đây cũng là căn cứ để đối chiếu, theo dõi lượng hàng nhập mua trong kì, đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản nhằm đảm bảo các chứng từ, hóa đơn cập nhật vào máy có đầy đủ, chính xác Nhờ đó giúp kế toán dễ dàng theo dõi, lưu trữ hóa đơn, chứng từ.

Ngoài ra công ty nên bổ sung thêm sổ chi tiết “nhật kí chi tiền” để theo dõi việc đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chưa, giúp cho nhà quản trị quản lí tốt hơn việc chi tiền.

Biểu số 3-4: Nhật kí mua hàng

NHẬT KÍ MUA HÀNG Tháng 12 năm 2014

Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có)

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Biểu số 3-5: Nhật kí chi tiền

NHẬT KÍ CHI TIỀN Tháng 2 năm 2014

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

 Về bảng phân bổ NVL:

Qua thực tế thực tập ở công ty em thấy trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp thì công ty chưa sử dụng đến bảng phân bổ nguyên vật liệu để theo dõi giá trị của NVL xuất dùng cho từng công trình, từ đó hình thành nên chi phí NVL cho từng công trình Đây là chứng từ cần thiết khi tiến hành tính giá thành của công trình Khi tiến hành theo dõi NVL thì kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình nhưng lại không tiến hành lập bảng phân bổ NVL Bảng phân bổ sẽ giúp cho kế toán theo dõi và tiến hành điều chỉnh hợp lí giá trị NVL xuất dùng trong kì, qua đó phân bổ NVL một cách hợp lí, điều chỉnh hợp lí các lượng NVL xuất trong các quá trình sản xuất, cân đối giữa số lượng xuất trong thực tế với số lượng NVL được lập dự toán Dựa vào bảng phân bổ NVL thì có thể lên kế hoạch sản xuất trong thời hạn tới, so sánh giá trị NVL xuất dùng giữa các công trình tương tự để có thể lên kế hoạch tiết kiệm chi phí NVL

Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nên sau khi nhập số liệu vào thì phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan, từ đó việc tính giá thành là do phần mềm tính toán và kết chuyển Tuy nhiên việc phân tích chi phí NVL là cực kì quan trọng đối với các công ty xây lắp nói chung và công ty cổ phần đầu tư và xây dựng nói riêng Từ đó công ty nên bổ sung “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu” theo mẫu sau:

Biểu số 3-6: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu.

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

621”CT nhà thí nghiệm dược Hà Nội”

3.2.6 Về lập dự phòng giảm giá vật tư

Định dạng
Số trang	67
Dung lượng	855,5 KB