Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoàn dương

Sự cần thiết của đề tài

Công ty Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương được thành lập tháng 11 năm 2002 Ngành nghề chính của công ty là sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi Công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và một nhà máy sản xuất tại khu công nghiệp Đồng Văn, Hà Nam Do nguồn cung nguyên liệu trong nước không ổn định về cả chất lượng và số lượng nên công ty định hướng nhập khẩu toàn bộ các nguyên liệu chủ chốt Năm 2014, công ty có mục tiêu doanh thu là 1.000 tỷ đồng, trong đó 40% doanh thu sẽ đến từ hoạt động nhập khẩu nguyên liệu thô bán cho các nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi Nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh, công ty luôn nỗ lực cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn gặp một số khó khăn trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động xuất nhập khẩu Hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện nay vẫn còn đơn giản và thủ công Hơn nữa, công ty đang chú trọng vào việc phát triển xuất nhập khẩu, nên nhu cầu ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý thông tin là rất lớn Tin học hóa chính là chìa khóa đem lại hiệu quả quản lý của hoạt động xuất nhập khẩu

Trong thời gian qua, công ty cũng nhận thấy một số hạn chế trong quá trình quản lý như: tình hình cập nhật thông tin xuất nhập khẩu tới các bộ phận khác trong công ty còn chậm, việc lưu trữ và sử dụng thông tin chưa thực sự hợp lý Việc quản lý thông tin chưa chặt chẽ đã gây ra một số thiệt hại Thứ nhất, nguyên liệu về kho chậm, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Thứ hai, công ty phải chịu phí lưu hàng hóa lớn Thứ ba, các phòng ban không thể chủ động hoạch định các kế hoạch của mình

Chính những thiệt hại to lớn gây ra từ việc quản lý không chặt chẽ thông tin xuất nhập khẩu đã tạo ra yêu cầu bức thiết phải nâng cao chất lượng hoạt động quản lý xuất nhập khẩu tại công ty Vì thế, ban lãnh đạo công ty đã dành rất nhiều tâm huyết nhằm cải tiến cách thức quản lý thông tin

Như đã trình bày ở trên, xuất phát từ nhu cầu thực tế về đẩy mạnh công tác quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, tác giả quyết định chọn đề tài luận văn là “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương” Luận văn sau khi hoàn thành sẽ hỗ trợ việc nâng cao hiệu quả quản lý thông tin xuất nhập khẩu trên các phương diện sau:

- Quản lý thông tin xuất nhập khẩu trong công ty Toàn bộ các số liệu thống kê xuất nhập khẩu sẽ được lưu trữ một cách khoa học, nhằm phục vụ cho việc tìm tra cứu nhanh chóng và chính xác hơn.

- Quản lý danh sách đối tác, danh mục hàng hóa, thanh toán, Nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục.

- Quản lý, theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng thương mại, các đơn bảo hiểm, các chứng từ nhập khẩu Đối với các lô hàng đang trên đường vận chuyển, theo dõi ngày khởi hành tại cảng đi, ngày dự kiến đến, chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa.

Mục tiêu đề tài

Đề tài được cụ thể hóa bằng các mục tiêu sau:

Tăng cường năng lực quản lý xuất nhập khẩu của công ty bằng các giải pháp công nghệ thông tin.

- Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại Phân tích những nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại và đề xuất phần mềm quản lí thông tin xuất nhập khẩu.

- Phân tích, thiết kế phần mềm phù hợp với các yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn Phần mềm đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý

Thứ nhất, quản lý danh mục hàng hóa nhập khẩu; thống kê số lượng và kiểm soát chất lượng hàng hóa.

Thứ hai, quản lý hợp đồng thương mại, danh sách các đối tác, theo dõi tiến độ hàng hóa

Thứ ba, quản lý hồ sơ bảo hiểm, những vấn đề về giám định, yêu cầu bồi thường hàng hóa

Thứ tư, tạo liên kết với các phòng ban trong công ty cùng tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.

Thứ năm, thiết kế các báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tiếp cận hệ thống

Luận văn sẽ sử dụng phương pháp tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách hệ thống Tiếp cận hệ thống là cách nhìn nhận thế giới qua cấu trúc hệ thống, thứ bậc, đi từ chức năng đến mô hình hóa, phân tích hệ thống có cấu trúc, xem xét bài toán trong mối liên hệ ràng buộc với các phân hệ khác.

- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp số liệu thống kê.

- Các phương pháp chuyên dụng trong tin học

Dự kiến những đóng góp của luận văn

- Đóng góp của luận văn về giá trị khoa học

Luận văn là nguồn tư liệu có giá trị nghiên cứu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cách thức quản lý thông tin doanh nghiệp

- Đóng góp của luận văn về giá trị thực tiễn

Xây dựng được bộ hồ sơ phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu Khi phần mềm được triển khai sẽ đảm bảo tốt việc quản lý toàn bộ các thông tin xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp Phần mềm sẽ đáp ứng kịp thời và hiệu quả các nhu cầu về quản lý thông tin của doanh nghiệp.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU 7 1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương7 1.1.1.Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Mô hình tổ chức công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

PHÂN XƯỞNG II HỘI ĐỒNG

Sơ đồ tổ chức như hiện nay đã hoạt động nhiều năm và mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý điều hành Hiện tại, công ty đã đạt Hệ thống quản lý chất lượng ISO-9001: 2000 do tổ chức QUACERT cấp Sơ đồ tổ chức như hiện nay là tương đối hợp lý, đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoạt động tốt. Đứng đầu công ty là tổng giám đốc Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị, Nhà nước và pháp luật.

Các phòng ban được phân chia chức năng, nhiệm vụ như sau: a Phòng xuất - nhập khẩu:

- Xây dựng, quản lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng ngoại thương.

- Lập và triển khai các kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và của khách hàng.

- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhập hàng, xuất hàng đúng thời gian yêu cầu.

- Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của Chi cục Hải quan

- Giải quyết các thủ tục xuất-nhập khẩu và phối hợp với các phòng ban liên quan đến việc xuất nhập khẩu.

- Đề xuất với cấp trên trực tiếp các ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận b Phòng marketing:

- Tham mưu cho giám đốc về công tác xây dựng kế hoạch marketing.

- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm của công ty Trên cơ sở đó, xây dựng các kế hoạch marketing nhằm nâng cao doanh số bán hàng đồng thời nâng cao hình ảnh của công ty Thực hiện các báo cáo với cơ quan cấp trên về các công việc được giao.

- Quảng bá hình ảnh của công ty

- Theo dõi việc xử lý sản phẩm tiêu thụ nội địa bị khách hàng khiếu nại. c Phòng kế toán-tài chính:

- Tham mưu giúp việc cho giám đốc về việc thực hiện công tác tài chính- kế toán của Công ty như: Công tác tài chính; Công tác kế toán tài vụ; Công tác kiểm toán nội bộ; Công tác quản lý tài sản; Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;

- Xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn và dài hạn, các biện pháp bảo toàn vốn của Công ty.

- Tiến hành thanh toán, quyết toán hàng hóa xuất nhập khẩu.

- Thực hiện các nhiệm vụ tài chính khác theo quy định của Nhà nước và của giám đốc. d Phòng hành chính và nhân sự:

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công việc tuyển chọn, đào tạo, phân bổ và quản lý nhân sự.

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công tác khen thưởng, kỹ luật.

- Thực hiện công tác cấp phát bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động.

- Tham mưu cho ban giám đốc các biện pháp nhằm bổ sung và cân đối thu nhập của người lao động trong Công ty trên cơ sở các quy định của Nhà nước và hiệu quả chất lượng công việc của từng người lao động.

- Thực hiện việc phân bổ thành quả của Công ty đến các nhân sự một cách hợp lý, tạo sự hài hoà giữa người quản lý và người lao động nhằm đạt được mục đích của Công ty.

- Quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ. e Phòng kỹ thuật dinh dưỡng:

- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công việc xây dựng chiến lược phát triển Công ty.

- Nghiên cứu phát triển các dự án và sản phẩm mới của Công ty.

- Quản lý định mức vật tư, sáng kiến cải tiến, hệ thống mạng thông tin nội bộ.

- Hỗ trợ về kỹ thuật cho quá trình sản xuất và kiểm tra, giám sát các chỉ tiêu chất lượng của sản phẩm.

- Biên soạn, ban hành và kiểm soát tài liệu kỹ thuật cấp Công ty. f Ban ISO:

- Lập kế hoạch, áp dụng và duy trì hệ thống chất lượng, hệ thống quản lý môi trường trong toàn Công ty.

- Theo dõi và kiểm soát các tiêu chuẩn ISO-2001, chứng chỉ đủ điều kiện an toàn kho bãi, …

- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất từ đầu vào đến đầu ra phù hợp các yêu cầu kỹ thuật.

- Kết hợp với các đơn vị liên quan để kiểm soát sản phẩm không phù hợp và đề xuất biện pháp khắc phục và phòng ngừa.

- Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo cho tất cả công nhân và nhân viên QA/

QC về kỹ năng cơ bản, công nghệ sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng. g Khối trực tiếp sản xuất:

Bộ phận sản xuất được đặt tại Khu công nghiệp Đồng Văn, tỉnh HàNam Hiện tại công ty có hai phân xưởng sản xuất Nhiệm vụ là sản xuất ra các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của công ty.

Năng lực tài chính của công ty

Với số vốn điều lệ 60.000.000.000 đồng (sáu mươi tỉ đồng), công ty được xếp vào các công ty có quy mô trung bình trong ngành thức ăn chăn nuôi Công ty có mối quan hệ tín dụng tốt đẹp với nhiều tổ chức tín dụng,ngân hàng như: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Ngân hàngCông thương, Năm 2012, công ty được đánh giá có khả năng tài chính khá tốt và xếp hạng tín dụng B Vì thế, công ty luôn đáp ứng được nhu cầu tài chính trong tất cả các hợp đồng xuất nhập khẩu

Kết quả hoạt động kinh doanh

Doanh thu và lợi nhuận của Công ty trong những năm gần đây được thể hiện qua bảng thống kê sau:

Tình hình doanh thu và lợi nhuận từ năm 2010-20 12: ĐVT: 1000VNĐ

Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu 8.6% 7.6% 5.1%

Bảng 1.1: Thống kê doanh thu của công ty

Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán

Qua số liệu thống kê cho thấy doanh thu và lợi nhuận có nhiều biến đổi

Cụ thể, về chỉ tiêu doanh thu, năm 2011, doanh thu đạt mức thấp nhất trong 3 năm Nguyên nhân đây là thời điểm khó khăn của công ty trong việc tìm kiếm thị trường Tuy nhiên, công ty đã kịp thời điều chỉnh vào năm tiếp theo

Lợi nhuận của công ty giảm dần theo các năm Năm 2012, doanh thu tăng lên nhưng lợi nhuận lại giảm sút so với năm 2012 chứng tỏ biên độ lợi nhuận của hàng hóa đang giảm dần Thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn so với thời điểm trước đó Công ty đang rất cần những giải pháp để có thể gia tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh

1.2 Giới thiệu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

1.2.1 Quy trình xuất nhập khẩu

Xuất nhập khẩu là các hoạt động thương mại diễn ra ngoài phạm vi lãnh thổ của một quốc gia.

Quy trình xuất nhập khẩu được biểu diễn như sau:

Hình 1.2: Quy trình xuất nhập khẩu Quy trình xuất nhập khẩu:

Doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu kí kết hợp đồng thương mại thỏa thuận về việc mua bán hàng hóa Căn cứ trên các điều kiện của Incoterm

2010, hai bên sẽ tuân thủ các điều kiện về việc giao và nhận hàng hóa Từ kho của nước xuất khẩu, hàng hóa được vận chuyển tới tới cảng đi để thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa Tại cửa khẩu nước xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển tới cảng đến của nước nhập khẩu Tại đây, hàng hóa tiếp tục làm thủ tục hải quan để được vào nước nhập khẩu Sau đó, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệp nhập khẩu.

Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

 Quản lý hợp đồng thương mại quốc tế

Hợp đồng thương mại quốc tế (còn được gọi là hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) là hợp đồng mua bán hàng hoá có tính chất quốc tế (có yếu tố nước ngoài, có nhân tố nước ngoài) Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định: “Nhập khẩu hàng hoá là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật” (Điều 28 Khoản 2).

Các yếu tố cơ bản để hình thành hợp đồng ngoại thương ở công ty CP Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương:

- Xác định nhu cầu nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu sử dụng nguyên liệu của Phòng Sản xuất để đưa ra những dự báo về việc sử dụng từng loại nguyên liệu, số lượng tiêu thụ để lên phương án nhập khẩu đệ trình lên Ban Giám đốc duyệt

Căn cứ vào nhu cầu nhập khẩu của công ty, Phòng Xuất nhập khẩu tiến hành hỏi hàng, yêu cầu các nhà cung cấp báo giá

- Quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Mục đích là lựa chọn được những nhà cung cấp có giá hợp lý và chất lượng đảm bảo, đáp ứng thời gian giao hàng yêu cầu của công ty.

- Tiến hành thương thảo hợp đồng, tiến tới ký kết và thực hiện hợp đồng. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng, có ý nghĩa quyết định Hợp đồng sẽ xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Các bên tham gia phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về giao nhận hàng hóa Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, Incoterm 2010 sẽ được sử dụng để xác định quyền vào nghĩa vụ của các bên giao kết hợp đồng.

 Quản lý thông tin hải quan Điều kiện tiên quyết để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu qua lãnh thổ của một quốc gia là phải làm thủ tục hải quan

Các bước thực hiện đăng ký tờ khai hải quan như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá (nếu cần) theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.

Bước 2: Doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng và thực hiện một trong các nội dung sau:

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 4.

+ Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ qaun hải quan kiểm tra Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì chuyển sang bước 3.

Bước 3: - Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra.

Bước 4: Doanh nghiệp in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng

Các nhiệm vụ cụ thể khi quản lý thông tin hải quan:

- Kiểm tra tình trạng đăng kí tờ khai của doanh nghiệp

- Theo dõi tình trạng thông quan của hàng hóa

- Theo dõi tiến độ lấy hàng của doanh nghiệp

 Quản lý tình hình thanh toán

Thanh toán là một vấn đề rất quan trọng trong quá trình quản lý thông tin xuất nhập khẩu

Các tiến trình thanh toán bao gồm:

- Thanh toán tiền hàng cho đối tác

- Thanh toán cước lệnh lưu cont, lưu bãi, chi phí làm hàng cho cảng, hãng tàu

- Nộp thuế cho cơ quan nhà nước

 Quản lý tình hình hàng hóa nhập xuất kho

Quá trình xuất nhập khẩu liên quan chặt chẽ tới bộ phận kho Khi có hàng nhập về, phòng xuất nhập khẩu phải báo trước với bộ phận kho để chuẩn bị không gian kho bãi để chứa hàng hóa cũng như chuẩn bị các phương tiện cần thiết để tiến hành bốc dỡ hàng hóa. Đối với hàng hóa xuất khẩu, phòng xuất nhập khẩu phải phối hợp kiểm soát lượng hàng hóa xuất đi đảm bảo đúng, đủ, kịp thời so với các đơn hàng đã ký kết.

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng xuất nhập khẩu và bộ phận kho là điều kiện quan trọng giúp quá trình lưu thông hàng hóa trong doanh nghiệp.

 Quản lý tình hình bảo hiểm hàng hóa của công ty

Trong thươmg mại quốc tế, hàng hóa được vận chuyển đi từ quốc gia này sang quốc gia khác Hàng hóa được vận chuyển ở một khoảng cách xa, trong một thời gian khá dài Vì thế, việc mua bảo hiểm hàng hóa là cần thiết Tuy nhiên, chi phí mua bảo hiểm thường cao và không phải lúc nào cũng đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Vì thế, các doanh nghiệp thường cân nhắc kỹ lưỡng khi chọn mua các loại hình bảo hiểm

Một số lưu ý chính của việc quản lý bảo hiểm của công ty:

- Lựa chọn mua bảo hiểm đối với từng lô hàng: Đối với hàng cont, thanh toán bằng DP, TT không phải mua bảo hiểm. Còn đối với hàng thanh toán bằng LC ngân hàng sẽ yêu cầu mua bảo hiểm cho tất cả các lô hàng. Đối với hàng rời, tính chất rủi ro cao, nên công ty sẽ mua bảo hiểm cho tất cả các lô hàng rời

Tỉ lệ phí bảo hiểm được xác định như sau:

+ Hàng cont: tỉ lệ đóng phí: 0.11%, mức miễn thường 0%

MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM

Tổng quan về công nghệ phần mềm

2.1.1 Khái niệm về phần mềm

Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman:

“ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

- Các chương trình máy tính,

- Các cấu trúc dữ liệu,

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm.

Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau:

+ Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó không được ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm.

+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sâu về nó.

2.1.2 Vòng đời phát triển của một phần mềm [1]

Vòng đời phát triển của phần mềm được hiểu là một quá trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi được đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì phần mềm đó Việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân chia vòng đời của phần mềm ra các công đoạn khác nhau nhằm mục đích tìm ra các giải pháp, công cụ thích hợp để tác động vào mỗi công đoạn

Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thác nước theo hình vẽ sau:

Hình 2.1: Mô hình thác nước

(Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

– PGS.TS Hàn Viết Thuận)

Vòng đời phát triển phần mềm còn được gọi là mô hình tuần tự tuyến tính hay mô hình thác nước, mô hình này gợi ý một cách tiếp cận tuần tự, có hệ thống tới việc phát triển phần mềm vốn bắt đầu từ mức hệ thống và tiến dần qua phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và hỗ trợ

Công nghệ hệ thống : Bởi vì phần mềm bao giờ cũng là một phần của một hệ thống (hay nghiệp vụ) lớn hơn nên công việc bắt đầu từ việc thiết lập yêu cầu cho mọi phần tử hệ thống, rồi cấp phát một tập con các yêu cầu đó cho phần mềm Quan điểm hệ thống này là bản chất khi phần mềm phải tương tác với các thành phần khác như phần cứng, con người và cơ sở dữ liệu Các

Phân tích và định rõ yêu cầu

Thiết kế hệ thống và phần mềm

Kiểm thử đơn vị và tích hợp hệ thống

Vận hành và bảo trì vấn đề phải được xem xét một cách chi tiết để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của tính khả thi đã được xem xét đến Công nghệ hệ thống bao gồm việc thu thập yêu cầu ở mức hệ thống với một lượng nhỏ thiết kế và phân tích mức đỉnh

Giai đoạn phân tích yêu cầu phần mềm

Phân tích là trung tâm của quá trình phát triển hệ thống và là giai đoạn của nhà phân tích thiết kế Hệ thống phải làm việc ở hai mức khác nhau liên quan đến việc xem xét tính huống vấn đề giải pháp ở cả hai mức độ cái gì và như thế nào Trong phân tích thiết kế đã sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc bao gồm việc sử dụng các công cụ sau:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

- Mô hình dữ liệu (DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (SL)

Thiết kế phần mềm thực tế là một tiến trình nhiều bước tập trung vào bốn thuộc tính phân biệt của chương trình: cấu trúc dữ liệu, kiến trúc phần mềm, biểu diễn giao diện và chi tiết thủ tục (thuật toán) Tiến trình thiết kế dịch các yêu cầu thành một biểu diễn của phần mềm có thể được định giá về chất lượng trước khi giai đoạn mã hoá bắt đầu Giống như các yêu cầu, việc thiết kế phải được lập tư liệu và trở thành một phần của cấu hình phần mềm.

Thiết kế phải được dịch thành dạng máy đọc được Bước mã hoá thực hiện nhiệm vụ này Nếu thiết kế được thực hiện theo một cách chi tiết thì việc sinh mã có thể được thực hiện một cách máy móc.

Một khi mã đã được sinh ra thì việc kiểm thử chương trình bắt đầu Tiến trình kiểm thử hội tụ vào nội bộ logic của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử, và vào bên ngoài chức năng; tức là tiến hành các kiểm thử để làm lộ ra các lỗi và đảm bảo những cái vào đã định sẽ tạo ra kết quả thống nhất với kết quả muốn có.

Giai đoạn vận hành và bảo trì

Phần mềm chắc chắn sẽ phải trải qua những thay đổi sau khi nó được bàn giao cho khách hàng (một ngoại lệ có thể là những phần mềm nhúng). Thay đổi sẽ xuất hiện bởi vì gặp phải lỗi Phần mềm phải thích ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài (chẳng hạn như sự thay đổi do hệ điều hành mới hay thiết bị ngoại vi mới), hay khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước vòng đời nói trên cho chương trình hiện tại chứ không phải chương trình mới.

Trong mô hình thác nước, sáu pha trên phải được thực hiện một cách tuần tự; kết thúc pha trước, rồi mới được thực hiện pha tiếp theo Do đó, nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổi các pha đã được thực hiện Giả sử, pha phân tích và xác định yêu cầu đã hoàn tất và chuyển sang pha kế tiếp, nhưng lúc này lại có sự thay đổi yêu cầu của người sử dụng; thì chỉ còn cách là phải thực hiện lại từ đầu.

Vì thế, mô hình này chỉ thích hợp khi các yêu cầu đã được tìm hiểu chính xác và những thay đổi sẽ được giới hạn một cách rõ ràng trong suốt quá trình thiết kế Tuy nhiên, trong thực tế có rất ít những hệ thống nghiệp vụ có các yêu cầu ổn định.

Phân tích hệ thống

2.2.1 Khảo sát hệ thống, phân tích hiện trạng và tính khả thi của hệ thống [3]

Mục đích của công tác khảo sát hiện trạng

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

Các bước thực hiện của quá trình khảo sát

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

Bước này nhằm tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại để xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới

Bước này nhằm xác định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến Khi thực hiên cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

Bước này phải cân nhắc đến tính khả thi của giải pháp mới, phải phác họa ra các giải pháp để thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt như kinh tế, xã hội, thuận tiện để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát

Bước này nhằm xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo, đồng thời dự trù các nguồn tài chính, nhân sự, trang thiết bị để triển khai dự án

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, tìm hiểu thông tin chung về ngành dọc của tổ chức, về bản thân tổ chức và thông tin của từng bộ phận trong tổ chức Có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp như quan sát chính thức, quan sát không chính thức, phỏng vẩn, phiếu điều tra, dùng bản ghi mẫu

- Tổng hợp các xử lý, tổng hợp dữ liệu

- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với công ty, người sử dụng và hệ thống thông tin

- Xác định phạm vi của bài toán: Tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể của tổ chức.

- Xác định người sử dụng, người sẽ bị chi phối bởi sự phát triển của hệ thống.

- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của việc khảo sát ban đầu để có được cái nhìn bao quát, đầy đủ dưới góc độ quản lý của dự án nhằm tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo

 Các mức của việc quan sát

Việc quan sát được chia thành 4 mức khác nhau: a Mức thao tác thừa hành:

Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có b Mức điều phối quản lý:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này

Tham khảo ý kiến của người

Thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có c Mức quyết định lãnh đạo:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến d Mức chuyên gia cố vấn:

Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.

Phân tích tính khả thi của hệ thống

Giai đoạn này có vai trò quyết định sự lựa chọn hệ thống máy tính và những đảm bảo tài chính.

- Phân tích ưu nhược điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm cần giải quyết theo mức độ quan trọng.

- Xác định mục tiêu của các bộ phận

- Xác định giải pháp một cách tổng quát, thể hiện rõ đặc điểm của từng giải pháp (chi phí triển khai, chi phí hoạt động, ưu khuyết điểm, ) Chỉ ra những người chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp xác định.

- Xây dựng một hồ sơ nêu rõ các vấn đề và giải pháp được chọn lựa, gọi là sổ điều kiện, bao gồm nhữnag phần cơ bản sau:

+ Mô tả giao diện giữa hệ thống và người dùng Xác định hệ thống cung cấp những gì cho người dùng

+ Công việc và các cài đặt cần thực hiện

+ Xác lập một hợp đồng giữa phân tích viên, ban giám đốc và các user tương lai.

2.2.2 Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram) [5]

 Khái niệm mô hình BFD

Mô hình chức năng là biểu diễn có cấu trúc về các chức năng, các hoạt động, và các quá trình bên trong hệ thống

Phân rã chức năng là quá trình phân rã các mối quan hệ có tính chức năng thành các phần nhỏ hơn mà dựa vào đó có thể xây dựng lại hệ thống Một mô hình BFD đầy đủ gồm những thành phần sau:

- Mô tả các chức năng

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

 Chức năng trong hệ thống thông tin

Trong hệ thống thông tin, chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên các chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin Tên của chức năng cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng

Tên chức năng Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật

 Quan hệ phân cấp chức năng

Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha

Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:

Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp.

 Phương pháp xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

Sơ đồ chức năng kinh doanh được xây dựng theo mô hình phân mức, mỗi chức năng có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con trong sơ đồ.

Mô hình DFD được mô tả như hình sau Dễ thấy chức năng A bao gồm chức năng B và C; chức năng C bao gồm D và E

Hình 2.1: Mô hình BFD 2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram – DFD)

 Định nghĩa sơ đồ luồng dữ liệu

Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc

Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:

- Sửa đổi các khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

- Cung cấp cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.

 Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu

Trong sơ đồ BFD, có 4 thành phần chính là nguồn hoặc đích, tên dòng dữ liệu, tiến trình xử lý, kho dữ liệu được ký hiệu như sau:

Tên người / bộ phận phát nhận tin

Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu a Quá trình hay chức năng

Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong mô hình luồng dữ liệu

- Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ

Ví dụ: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu

- Biểu diễn: hình oval hoặc hình tròn b Luồng dữ liệu:

- Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

- Cách đặt tên : Danh từ + tính từ

- Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau. c Kho dữ liệu

Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần lưu giữ, để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng

Cách đặt tên kho dữ liệu như sau : danh từ + tính từ Tên kho phải chỉ rõ nội dung dữ liệu trong kho

Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên kho cần cất giữ d Nguồn hoặc đích

Nguồn hoặc đích là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức có tiếp xúc với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.

Nguồn hoặc đích trong mô hình DFD được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong có ghi tên của nguồn hoặc đích

Ví dụ: Khách hàng, Nhà cung cấp, Phòng quản trị nhân lực

 Phân rã sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD đầy đủ của hệ thống đang nghiên cứu rất phức tạp, bao gồm nhiều quá trình, nhiều kho dữ liệu, nhiều nguồn và đích Mô hình này không thể biểu diễn gọn trong một trang sơ đồ được, cho nên ta cần dùng tới các ký thuật phân rã theo thứ bậc để phân chia sơ đồ DFD ban đầu ra một số mức

Sơ đồ DFD ở mức cao nhất thường được gọi là sơ đồ mức 0 hay sơ đồ mức đỉnh, bao gồm nhiều quá trình chính, trọng yếu nhất bên trong hệ thống.Nội dung của mỗi quá trình này lại có thể được biểu diễn trong một sơ đồDFD ở mức thấp hơn, trong đó xác định các quá trình con và các dữ liệu cần thiết Tiếp theo, mỗi quá trình con đến lượt nó lại được biểu diễn trong một

DFD ở mức thấp hơn nữa Quá trình phân rã như vậy có thể tiếp tục qua đủ số mức cần thiết theo cấu trúc hình cây

Các mức được đánh số thứ tự, mức cao nhất (mức khung cảnh) là 0 sau đó đến mức đỉnh 1, các mức dưới đỉnh 2,3,

Mức 0: Tên chức năng là tên toàn bộ hệ thống

Thiết kế hệ thống

HỆ THỐNG KIỂM TRA KHO VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

Hệ con quản lý bán hàng Hệ con quản lý giao nhận Hệ con quản lý kho Hệ con đặt hàng

Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: Tổ hợp các quan hệ tự nhiên, vốn có trong dữ liệu của hệ thống như được chứa trong nhiều kho thông tin.

2.3.1 Xác định hệ thống máy tính Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thiết kế hệ thống, nhằm mục đích xác định bộ phận nào của hệ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào xử lý bằng tay.

Phương thức tiến hành là dùng sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ từ đặc tả yêu cầu và xem xét toàn bộ tiến trình cấp thấp nhất để xác định vai trò của máy tính trong từng tiến trình đó Từ đó lập ra một mô hình gọi là DFD hệ thống thể hiện phạm vi máy tính đã được chấp nhận, những tiến trình mới trong hệ

2.3.2 Thiết kế giao diện người – máy

 Thiết kế giao diện theo đối thoại

Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các yêu cầu sau:

- Dễ sử dụng cả với những người chưa quen sử dụng máy tính.

- Dễ nắm bắt các thao tác.

- Tốc độ thao tác nhanh hoặc tương đối, nhưng không thể chậm

- Người dùng có thể kiểm soát được việc đối thoại

- Có thể phát triển những yêu cầu khác

- Giao diện hỏi đáp: Các câu hỏi lần lượt được người dùng trả lời, xong câu này sẽ xuất hiện các câu khác Kiểu giao diện này tạo cảm giác gần gũi trong đối thoại, phù hợp với những câu trả lời khẳng định đơn giản.

- Giao diện Menu: Liệt kê một danh sách được đánh số thứ tự cho người dùng lựa chọn, phù hợp với những thao tác lựa chọn một chức năng nào đó.

- Giao diện hình ảnh: Đẹp, người dùng có thể xác định nhanh các lựa chọn, thực hiện một yêu cầu bằng chuột.

- Giao diện sử dụng mẫu điền: Hiển thị bảng mẫu giống phiếu ghi dữ liệu, chứng từ với các đề mục cho người dùng nhập vào Đây là dạng giao diện phổ biến nhất, gần gũi với người dùng, phù hợp với việc nhập/sửa dữ liệu.

- Ngôn ngữ lệnh: Nhập trực tiếp những câu lệnh ứng với cú pháp ngôn ngữ lập trình được sử dụng để yêu cầu máy tính thực hiện một công việc xác định, thông thường là dạng SQL

Các yêu cầu trong thiết kế:

- Màn hình dễ nhìn, rõ ràng, có trật tự

- Diễn đạt rõ những điều cần thực hiện;

- Phân biệt dễ dàng các tiêu đề, chỉ dẫn, thông báo lỗi,

- Kết thúc màn hình và gọi trợ giúp được thuận tiện

Cần xác định các thông tin sau:

- Kích thước giấy, có đóng tập hay không, nếu báo cáo sẽ gửi bưu điện thì xác định loại phong bì, số bản sao, báo cáo có cần xử lý thêm (như đánh máy, ghi tay).

- Màu chữ và màu nền trong báo cáo phải tương phản nhau để làm rõ thông tin.

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu đưa ra mô hình dữ liệu cho hệ thống, lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tối ưu hóa mô hình dữ liệu theo hệ quản trị đã lựa chọn.

Thông tin đầu vào phục vụ công tác thiết kế dữ liệu là sơ đồ quan hệ thực thể ở mức tổng quan, các thực thể và các thuộc tính.

- Tạo các bảng (Tables) ứng với các thực thể (Entity).

- Tạo các trường (Fields) ứng với các thuộc tính (Attribute)

- Tạo các khóa chính (Primary key) cho các bảng

- Tạo các khóa ngoại (Foreign keys)

- Tạo các chỉ mục (Index) trên các khóa chính.

- Tạo các chỉ mục cho các điều kiện tìm kiếm

- Định nghĩa kiểu dữ liệu, độ dài, dữ liệu bắt buộc, miền giá trị, giá trị mặc định cho các thuộc tính.

Thiết kế giải thuật đưa ra các đặc tả chi tiết, các giải thuật cho từng chức năng của hệ thống

Trong thiết kế giải thuật, có 2 phương pháp thiết kế giải thuật là: a Thiết kế từ trên xuống (Top down design ) Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau:

Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là “từ đỉnh xuống”. b Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design )

Phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ý nghĩa sau đây:

Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết các bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

Hai phương pháp thiết kế này áp dụng trong các tình huống khác nhau. Với phương pháp thiết kế từ trên xuống thường áp dụng khi thiết kế tại những nơi chưa được tin học hóa Còn với phương pháp thiết kế từ dưới lên thì áp dụng khi thiết kế tại nhưng nơi đã được tin học hóa một phần

Với CTCP Sản xuất và thương mại Hoàn Dương, do công ty chưa có phần mềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của hoạt động xuất nhập khẩu, hầu hết công ty vẫn lưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel Vì thế,khi thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty, tác giả sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống (Top down design).

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG

3.1 Xác định yêu cầu Đối với việc nghiên cứu một phần mềm, công tác khảo sát hệ thống là không thể thiếu được Tác giả đã tiến hành khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Thông qua đó, tác giả đã có những thông tin chân thực về hệ thống để thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu.

3.1.1 Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Hoàn Dương

Phân tích hệ thống phần mềm quản lý xuất nhập khẩu

3.2.1 Phân tích nghiệp vụ a Quản lý hàng hóa: Đối với mỗi loại hàng hóa có tiêu chuẩn chất lượng khác nhau cho từng loại sản phẩm Ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đặc điểm sản xuất và sử dụng nguyên liệu của công ty để xây dựng bảng tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa.

Bộ phận kế toán sẽ tổng hợp, cập nhật số liệu hàng hóa trong kho Đây là cơ sở để biết số lượng từng loại hàng hóa và xây dựng kế hoạch xuất nhập phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. b Quản lý giao dịch

Dựa trên thông tin kế hoạch xuất nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu là đầu mối thống nhất quản lý các hoạt động giao dịch xuất nhập khẩu Quá trình xuất nhập khẩu bao gồm nhiều hoạt động khác nhau từ thời điểm ký kết hợp đồng thương mại, mua và quản lý hồ sơ bảo hiểm và theo dõi tiến độ hàng nhập c Quản lý thanh toán

Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán như: cập nhật thông tin hóa đơn, giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thanh toán và tổng hợp các thông tin về thanh toán. d Quản lý hải quan

Hàng hóa muốn nhập khẩu hoặc xuất khẩu phải được tiến hành làm thủ tục hải quan Doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng kí tờ khai hải quan, nộp thuế và tiến hành thông quan hàng hóa e Quản lý báo cáo

Ban lãnh đạo tổng hợp các thông tin, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.

3.2.2 Mô hình hóa hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Phòng xuất nhập khẩu Nhà cung cấp

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhập khẩu

Lựa chọn nhà cung cấp

Nhập khẩu hàng hóa Đáp ứng yêu cầu hàng hóa Đủ Đơn hàng

Hợp đồng cung ứng sản phẩm.

Làm thủ tục hải quan

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

Khi có nhu cầu nhập khẩu

Kiểm tra khả năng thanh toán của công ty

Cập nhật và lưu trữ thông tin

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động nhập khẩu Đúng Sai

Phòng xuất nhập khẩu Khách hàng

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch xuất khẩu

Tìm kiếm đối tác xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa Đơn hàng Đủ

Chứng từ xuất khẩu Nhận tiền thanh toán

Khi có nhu cầu xuất khẩu

Làm thủ tục hải quan

Kiểm tra khả năng của công ty

Cập nhật và lưu trữ thông tin

Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động xuất khẩu Đúng Sai

Sơ đồ chức năng BFD

Q U Ả N L Ý T H Ô N G T IN X U Ấ T N H Ậ P K H Ẩ U Q u ản l ý th ôn g ti n h àn g h óa T hi ết lậ p ti êu c hu ẩn hà ng h óa C ập n hậ t s ố li ệu hà ng h óa tr on g kh o L ập k ế ho ạc h xu ất nh ập k hẩ u

Q u ản l ý gi ao d ịc h C ập n hậ t d an h sá ch đố i t ác K ý kế t h ợp đ ồn g th ư ơn g m ại M ua v à qu ản l ý hồ sơ b ảo h iể m

Q u ản l ý th an h t oá n C ập n hậ t t hô ng ti n hó a đơ n X ử lý th an h to án T ổn g hợ p th an h to án

Q u ản l ý th ôn g ti n h ải q ua n Đ ăn g kí t ờ kh ai h ải qu an C ập n hậ t t hô ng ti n th uế n hậ p kh ẩu T ín h to án th uế T hô ng q ua n hà ng hó a

T ạo b áo c áo T ru y cậ p dữ l iệ u T ín h to án tổ ng h ợp L ên b áo c áo T he o dõ i t iế n độ hà ng h óa

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng BFD

Q U Ả N L Ý T H Ô N G T IN X U Ấ T N H Ậ P K H Ẩ U Đối tácNhà quản lý Phòng kế toán H óa đơ n, ch ứn g từ

L ện h th an h to án , h ồ sơ đ ối ch iế u cô ng n ợ

T hô ng ti n đố i t ác , h ợp đồ ng , g ia o dị ch H óa đ ơn , c hứ ng từ hà ng h óa C hứ ng từ n ộp th uế T iê u ch uẩ n hà ng h óa T hô ng ti n tìm k iế m Hải quan

H ồ sơ th ôn g qu an

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

1.0 Quản lý thông tin hàng hóa

4.0 Quản lý thông tin hải quan

NHÀ QUẢN LÝ ĐỐI TÁC

Các tiêu chuẩn hàng hóa, kế hoạch nhập xuất

Thông tin đối tác, bảng giá

HẢI QUAN Ủy nhiệm chi

Bảng kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 cho chức năng quản lý hàng hóa

1.1 Quy định tiêu chuẩn hàng hóa

1.2 Cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

1.3 Lập kế hoạch xuất nhập khẩu

Bảng kế hoạch xuất nhập khẩu

Bảng tiêu chuẩn hàng hóa

Dữ liệu kho hàng được cập nhật

Tiêu chuẩn hàng hóa Thông tin kho hàng

Danh mục hàng hóa Danh sách hàng hóa

Thiết kế vật lý ngoài phần mềm

Xác định nội dung kho dữ liệu cần phải có để cung cấp yêu cầu thông tin của người sử dụng. Ở đây, tác giả sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu vào để thiết kế CSDL cho phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Các dữ liệu đầu vào cần chuẩn hóa:

* Đơn bảo hiểm hàng hóa

Dựa trên lý thuyết về chuẩn hóa dữ liệu như đã trình bày ở chương II, cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu được thực thiện như sau: a) Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng thương mại

- Hợp đồng thương mại mẫu

Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng (R) Đơn vị tính (R)

Phương thức vận chuyển Đóng gói

#Số hợp đồng Ngày hợp đồng

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản Phương thức thanh toán

Phương thức vận chuyển Đơn hàng

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Tiêu chuẩn chất lượng

Số điện thoại Tài khoản Phương thức thanh toán

Phương thức vận chuyển Đơn hàng

#Mã hàng Tên hàng hóa

Mã đối tác Phương thức thanh toán

Phương thức vận chuyển Đối tác

#Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản Đơn hàng

Số lượng Đơn giáPhương thức thanh toán

1NF 2NF 3NF Đóng gói Đơn vị tính

Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói

#Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói b) Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

- Hóa đơn thương mại mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

Tên đối tác Địa chỉ

Tiêu chuẩn chất lượng (R) Đơn vị tính (R)

#Số hóa đơn Ngày hóa đơn

Số điện thoại Đơn hàng

Mã hàng Tên hàng Tiêu chuẩn chất lượng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Đóng gói

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Tiêu chuẩn chất lượng

Mã đối tác Đối tác

#Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

#Mã hàngTên hàng Đơn vị tính Đóng góiTiêu chuẩn chất lượng

Ta tiến hành chuẩn hóa dữ liệu tương tự đối với:

- Đơn bảo hiểm hàng hóa

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.2.1 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Phần mềm sử dụng phương pháp mô hình hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu. Phương pháp này coi mỗi hợp đồng là một đơn vị quản lý Trong mỗi hợp đồng có mối quan hệ với đối tác, hàng hóa, tờ khai hải quan, Các thực thể chính và mối quan hệ giữa chúng được cụ thể hóa trong sơ đồ quan hệ thực thể ERD

N ĐƠN HÀNG Có HÀNG HÓA

Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Trên sơ đồ quan hệ thực thể quản lý thông tin xuất nhập khẩu được biểu diễn ở hình 3.7, ta có thể thấy thực thể “Hợp đồng” ở vị trí trung tâm.

Một hợp đồng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng chỉ thuộc một hợp đồng

Mỗi đơn hàng có nhiều loại hàng hóa, mỗi loại hàng hóa có trong nhiều đơn hàng

Mỗi hợp đồng có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn chỉ thuộc một hợp đồng Mỗi hóa đơn chỉ thuộc một đối tác, một đối tác phát hành nhiều hóa đơn Mỗi hóa đơn có một vận đơn, một vận đơn có nhiều hóa đơn

Mỗi hóa đơn có một tờ khai, một tờ khai có nhiều hóa đơn

Mỗi tờ khai có một vận đơn, mỗi vận đơn có một tờ khai

3.3.2.2 Các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

SoHopDong nvarchar 50 Số hợp đồng, khóa chính

NgayHopDong date 50 Ngày hợp đồng

MaDoiTac nvarchar 50 Mã đối tác

PTThanhToan nvarchar 50 Phương thức thanh toán

ThoiGianGiaoHang Date 50 Thời gian giao hàng

PTVanChuyen nvarchar 500 Phương thức vận chuyển

SoHopDong nvarchar 50 Số hợp đồng,

MaHang nvarchar 50 Mã hàng, khóa chính

TenHangHoa nvarchar 500 Tên hàng hóa

DonViTinh nvarchar 50 Đơn vị tính

TieuChuanCL Text 10000 Tiêu chuẩn chất lượng

SoHoaDon nvarchar 50 Số hóa đơn, khóa chính

NgayHoaDon date 50 Ngày hóa đơn

SoHopDong nvarchar 500 Số hợp đồng

MaDoiTac nvarchar 50 Mã đối tác, khóa chính

TenDoiTac nvarchar 50 Tên đối tác

SoDienThoai nvarchar 50 Số điện thoại

SoBaoHiem nvarchar 50 Số bảo hiểm, khóa chính

NgayPhatHanh date 50 Ngày phát hành

MaCongTyBH nvarchar 500 Mã công ty bảo hiểm

DieuKienBH text 1000 Điều kiện bảo hiểm

MucMienThuong number 10 Mức miễn thường

CQGiamDinh nvarchar 500 Cơ quan giám

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú định tổn thất

CQGiaiQuyetBT nvarchar 500 Cơ quan giải quyết bồi thường

Bảng CÔNG TY BẢO HIỂM

MaCongTyBH nvarchar 500 Mã công ty bảo hiểm, khóa chính

TenCongTyBH nvarchar 500 Tên công ty bảo hiểm

SoDienThoai nvarchar 500 Số điện thoại

SoToKhai nvarchar 50 Số tờ khai, khóa chính

NgayDangKi date 50 Ngày đăng kí

SoVanDon nvarchar 50 Số vận đơn

SoVanDon nvarchar 50 Số vận đơn, khóa chính

NgayKhoiHanh date 50 Ngày khởi hành

NgayDen date 50 Ngày dự kiến đến

Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Hình 3.8: Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Màn hình giao diện là cánh cửa kết nối người sử dụng và phần mềm Vì thế, giao diện cần phải được thiết kế đơn giản, đồng nhất và thân thiện với người dùng

Màn hình cập nhật dữ liệu được thiết kế đơn giản, hỗ trợ người sử dụng nhập liệu thuận tiện, nhanh chóng

Màn hình truy vấn thông tin, báo cáo phải được thiết kế hợp lý, hỗ trợ các công cụ để truy xuất ra các file word, excel,

- Giao diện “Đăng nhập hệ thống”

Người dùng đăng nhập vào hệ thống nếu đã được cấp tài khoản.

Trên màn hình đăng nhập có các công cụ hỗ trợ ghi nhớ thông tin tài khoản và quên mật khẩu

Trong trường hợp muốn ghi nhớ thông tin đăng nhập, người sử dụng sẽ tích vào ô “Ghi nhớ” trên màn hình

Trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, hệ thống sẽ hỗ trợ bằng cách bấm vào dòng chữ tên “ Quên mật khẩu” trên màn hình.

Hình 3.9: Giao diện đăng nhập hệ thống

Giao diện đăng nhận hệ thống cho phép người dùng truy cập hệ thống bằng cách sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu hợp lệ Trên giao diện có nút Ghi nhớ, người dùng có thể đăng nhập lần đầu và ghi nhớ tự động thông tin Trong trường hợp quên mật khẩu, phần mềm cũng hỗ trợ việc lấy lại mật khẩu rất đơn giản và thuận tiện

- Giao diện “Khai báo người sử dụng”

Khi người sử dụng đã đăng nhập đúng tên và mật khẩu của mình, chương trình sẽ cho phép người sử dụng này đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các chức năng quản lý xuất nhập khẩu của mình Tên và mật khẩu mà người sử dụng nhập vào được lưu trữ trong bảng danh mục khi báo người sử dụng dưới đây:

Hình 3.10: Giao diện khai báo người sử dụng

Phần khai báo người sử dụng có chức năng là tổng hợp thông tin người sử dụng và phân quyền sử dụng phù hợp với các yêu cầu quản lý

Mức 1: người sử dụng có quyền truy cập và thay đổi thông tin hệ thống

Mức 2: người sử dụng có quyền truy cập và cập nhật dữ liệu theo giới hạn chức năng, nghiệp vụ được phân công.

Mức 3: người sử dụng chỉ có quyền truy cập để xem thông tin mà không thể sửa đổi thông tin

- Giao diện chung của chương trình

Khi đã đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng có thể thực hiện các chức năng quản lý của mình Màn hình của phần mềm được thiết kế một cách dễ hiểu và rất thân thiện với người sử dụng

Hình 3.11: Giao diện chính của chương trình

Giao diện chính của chương trình thể hiện được các chức năng cơ bản của chương trình như: Quản lý hàng hóa, Quản lý giao dịch, Quản lý thanh toán, Quản lý hải quan, Quản lý báo cáo

- Màn hình thao tác chi tiết

Màn hình thao tác chi tiết phân tách riêng các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu

Hình 3.12: Giao diện thao tác chi tiết

Trên giao diện này, hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu được phân tách một cách khoa học

Khi nháy chuột vào xuất khẩu, toàn bộ các thông tin liên quan đến xuất khẩu sẽ hiện ra như các đối tác xuất khẩu, hàng hóa xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu, ….

Khi nháy chuột vào nhập khẩu, toàn bộ các thông tin liên quan đến nhập khẩu sẽ hiện ra như: các đối tác nhập khẩu, hàng hóa nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu,… Để tìm kiếm thông tin, người dùng có thể nháy chuột vào mục Tìm kiếm Màn hình tìm kiếm sẽ hiện ra Người dùng nhập thông tin tìm kiếm theo tiêu chí như thời gian, hàng hóa, tờ khai hải quan hay đối tác,

Báo cáo là một chức năng rất hữu hiệu của chương trình hỗ trợ người dùng lên báo cáo theo nhu cầu sử dụng

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐỐI TÁC

Hình 3.13: Giao diện cập nhập thông tin đối tác

Giao diện cập nhập thông tin đối tác được thiết kế thành hai phần:

Phần thứ nhất là phần nhập liệu Người dùng điền thông tin cần thiết theo form trên màn hình Phần thứ hai là bảng thông tin Đây là những dữ liệu được tổng hợp thành bảng thông tin tạo điều kiện cho người sử dụng dễ dàng kiểm soát được quá trình nhập liệu thông tin

Sau khi nhập dữ liệu, người sử dụng nhấn nút Ghi để các thông tin được chuyển từ phần nhập liệu sang phần bảng thông tin.

Trên giao diện cũng thiết kế các thanh công cụ về Đối tác, Hàng hóa,… hỗ trợ cho người dùng nhanh chóng chuyển sang các mục khác của chương trình

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐƠN BẢO HIỂM

Hình 3.14: Giao diện đơn bảo hiểm

Định dạng
Số trang	110
Dung lượng	9,05 MB