1 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ CĐN ngày thán[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề Trà Vinh Trà Vinh, năm 2020 (Lưu hành nội bộ) năm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, lập hồ sơ cơng việc thường xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc ; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần Giáo trình thực hành lập hồ sơ đời giúp cho học sinh - sinh viên ôn lại kiến thức học mô đun lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Đồng thời mô đun bạn tiếp xúc thực hành lập hồ sơ tìm hiểu trình lập hồ sơ quan, tổ chức địa bàn Bố cục giáo trình gồm nội dung thực hành lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ văn tài liệu dời lẻ, xếp văn tài liệu hồ sơ biên mục hồ sơ Được chia làm bài: Bài 1: Thực hành lập hồ sơ công việc Bài 2: Thực hành lập hồ sơ văn bản, tài liệu rời lẻ Bài 3: Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ Bài 4: Biên mục hồ sơ Mặc dù có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi thiếu sót Ban biên soạn mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo bạn học sinh sinh viên để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Trà Vinh, ngày… tháng… năm 2022 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Nguyễn Khánh Tâm MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Lập hồ sơ công việc 1.1 Xác định hồ sơ phải lập 1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ Lập hồ sơ nguyên tắc .23 2.1 Xác định hồ sơ cần lập 23 2.2 Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ 23 D CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP 28 E.TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 BÀI 2: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ ĐỒI VỚI VĂN BẢN RỜI LẺ 31 Dự kiến hồ sơ cần lập 31 1.1 Thu thập thông tin 31 1.2 Xác định hồ sơ cần lập 33 1.3 Viết thông tin liên phiếu .35 Lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ 42 2.1 Cơ sở lựa chọn 42 2.2 Các loại phông lựa chọn tài liệu 42 Kiểm tra văn bản, liệu hồ sơ 44 3.1 Thu thập bổ sung 44 3.2 Loại văn trùng, khơng có giá trị .45 Phân chia đơn vị bảo quản dự kiến tiêu đề hồ sơ 45 4.1 Phân chia đơn vị bảo quản 45 4.2 Dự kiến tiêu đề hồ sơ 46 D CÂU HỎI ÔN TẬP 47 E.TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 BÀI 3: THỰC HÀNH SẮP XẾP VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ, TÀI LIỆU 48 Sắp xếp hồ sơ hội nghị 48 Sắp xếp hồ sơ theo vấn đề, việc 48 2.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật 48 2.2 Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch .49 Sắp xếp hồ sơ lập theo đặc trưng tên loại văn 49 Sắp xếp hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả văn 49 Sắp xếp hồ sơ lập theo vần chữ ABC 49 Sắp xếp hồ sơ lập theo thứ tự số văn .49 Sắp xếp loại hồ sơ khác .49 7.1 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 49 7.2 Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch 49 7.3 Hồ sơ việc nâng lương 50 7.4 Hồ sơ đoàn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế 50 D CÂU HỎI ÔN TẬP 50 E.TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 BÀI 4: THỰC HÀNH BIÊN MỤC HỒ SƠ 51 Biên mục bên 51 1.1 Đánh số tờ 51 1.2 Ghi mục lục văn 51 1.3 Viết chứng từ kết thúc 52 Biên mục bên ngồi (viết bìa hồ sơ) 53 D CÂU HỎI ÔN TẬP: 65 E TÀI LIỆU THAM KHẢO: 65 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Thực hành lập hồ sơ Mã môn học: MHTH19 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: mơn học thực hành lập hồ sơ mơn học chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, môn học thực học môn quản lý văn đến, văn đi, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, trước mơ đun thực tập tốt nghiệp; - Tính chất: môn học thực hành lập hồ sơ môn học đào tạo bắt buộc Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Lập tương đối thành thạo văn bản, tài liệu tồn đọng rời lẻ + Viết thành phần tiêu đề hồ sơ + Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ - Về kỹ năng: + Thành thạo biên mục bên trong, bên + Kiểm tra, đánh giá chất lượng lập hồ sơ quan trực thuộc - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thái độ đắn học tập có trách nhiệm với nghề Nội dung môn học: BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Mã bài: MH19-01 A.Giới thiệu: Hiện nay, cho dù hệ thống văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hồn thiện (Luật, Pháp Lệnh, Nghị định, Thơng tư, Chỉ thị, văn hướng dẫn Trung ương, địa phương), tạo sở pháp lý, thực tiễn để bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quản lý Tuy nhiên, việc lập hồ sơ cơng việc số đơn vị cịn nhiều hạn chế, bất cập, chưa thực nghiêm túc, hiệu Trong người học giới thiệu rõ thực nội dung liên quan Lập hồ sơ công việc; Lập hồ sơ nguyên tắc đơn vị B Mục tiêu: - Thực bước quy trình lập hồ sơ cơng việc - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ cầu thị trình học tập - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trình học tập nghiên cứu C Nội dung chính: Lập hồ sơ cơng việc Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tố chức, cá nhân (Khoản 10 điều 2, Luật Lưu trữ) Hồ sơ công việc tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị 1.1 Xác định hồ sơ phải lập Lập hồ sơ theo hướng dẫn danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán quan, thực tế, hầu hết quan Nhà nước không lập danh mục này, văn hình thành hoạt động quan không ý phân loại khoa học từ vấn đề, việc vừa giải xong Do văn thường bị phân tán, lẫn lộn vấn đề với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau : - Phân loại hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ - Viết Mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ 1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ 1.2.1 Phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ vào nội dung đặc trưng khác văn (những điểm giống văn bản) để chia chúng thành hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ Đây khâu quan trọng có ý nghĩa định chất lượng hồ sơ lập Hồ sơ phân loại hợp lý đảm bảo bốn năm yêu cầu lập hồ sơ Lập hồ sơ khái niệm phân loại nên phân loại hồ sơ phải vào đặc trưng phổ biến văn bản, đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian, địa lý Trong phải lấy đặc trưng làm chủ yếu Sau cách vận dụng đặc trưng văn để lập hồ sơ a Đặc trưng vấn đề Khi phân loại hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn đề cập làm sở để sưu tầm tập hợp văn Tất văn có nội dung liên quan với vấn đề (một việc, công việc, đối tượng) tập hợp thành hồ sơ Hồ sơ lập theo đặc trưng phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo đầy đủ yêu cầu lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn theo vấn đề, việc, đó, hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh Khi phân loại hồ sơ theo đặc trưng phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý Nói chung, văn hồ sơ phải phản ánh vấn đề cụ thể Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn Chức năng, nhiệm vụ quan quy định thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành Đối với quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể phân thành hồ sơ đố i với quan lớn, vấn đề phân loại thành nhiều hồ sơ Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm hình thành hồ sơ sản xuất nơng nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa Đây nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành mặt cơng tác khơng nhiều, tài liệu phản ánh nhiệm vụ cơng tác nói xem vấn đề lập thành hồ sơ Ngược lại, quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động quyền hạn lớn, văn phản ánh nhiệm vụ cơng tác nhiều lập thành nhiều hồ sơ, hồ sơ việc cụ thể Ví dụ: Văn sản xuất nông nghiệp Uỷ ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ, gồm vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nơng nghiệp tồn năm - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp - Giống trồng - Phòng trừ sâu bệnh - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp - Chăn nuôi súc - Chăn nuôi gia cầm - Kết thực kế hoạch sản xuất nơng nghiệp tồn năm Đặc trưng vấn đề đặc trưng vận dụng phổ biến chủ yếu lập hồ sơ quan, tổ chức, đặc trưng mà thường vận dụng kết hợp với số đặc trưng khác b Đặc trưng tên loại văn Tên loại văn tên loại cụ thể văn Lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem tất văn có tên gọi lập thành hồ sơ Ví dụ hồ sơ: - Chỉ thị Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thông báo Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái Tên loại văn thể tính chất cơng cụ văn bản, lập hồ sơ theo đặc trưng trừng mực định giúp ta nhận biết mức độ quan trọng giá trị hồ sơ Có thể vận dụng tên loại văn làm đặc trưng để lập hồ sơ loại văn lập Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch cơng tác, Thông báo, Báo cáo Tuy nhiên, hạn chế hồ sơ theo đặc trưng mối liên hệ văn hồ sơ, khơng tạo thuận lợi cho việc tra tìm nghiên cứu Vì thường vận dụng để lập hồ sơ loại văn có nội dung phản ánh tổng hợp nhiều vấn đề văn lưu văn thư quan Còn loại văn phản ánh vấn đề, việc cụ thể nên lập theo đặc trưng vấn Ví dụ: Báo cáo UBND huyện thị xã, thành phố thuộc tỉnh Yên Bái tình hình thực kế hoạch thu chi ngân sách tháng đầu năm năm 2011 c Đặc trưng tác giả Tác giả quan, tổ chức ban hành văn Lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem văn tác giả vào hồ sơ cho dù văn khác nội dung, thể loại Ví dụ: - Chỉ thị, Nghị Ban thường vụ tỉnh Yên Bái - Quyết định UBND tỉnh Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn phản ánh vấn đề, việc bị xé lẻ, không giữ mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm sử dụng tài liệu Do vậy, thực tế đặc trưng vận dụng làm đặc trưng để lập hồ sơ d Đặc trưng quan giao dịch Cơ quan giao dịch tức quan có cơng văn, giấy tờ trao đổi trình giải cơng việc cụ thể có liên quan Nếu lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem tất văn trao đổi với trình giải vấn đề việc vào lập thành hồ sơ, cho dù nội dung chúng đề cập đến vấn đề khác Tuy nhiên lập khơng thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu Do đặc trưng thường vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề xem đặc trưng phụ Ví dụ: - Công văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái đào tạo Đại học ngành Lưu trữ học quản trị văn phịng - Cơng văn, giấy tờ trao đổi UBND tỉnh Yên Bái với UBND huyện Trấn Yên cứu tế xã hội Hồ sơ lập theo đặc trưng phản ánh phối hợp giải vấn đề sở liên quan hai quan mối quan hệ lãnh đạo, đạo cấp với cấp giải vấn đề việc Hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề thường kết hợp với đặc trưng quan giao dịch thường xem đặc trưng phụ Trong thực tế hai quan hàng năm trao đổi nhiều văn để giải nhiều vấn đề khác gồm văn có nội dung trao đổi, thơng báo, kiến nghị, đề nghị, hỏi, trả lời Trong trường hợp tập hợp tất văn vào hồ sơ mà nên lập theo vấn đề Ví dụ: Giữa Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái hàng năm trao đổi với công văn giải vấn đề cụ thể vấn đề thực quy chế giảng dạy học tập, vấn đề học bổng sinh viên Nếu tất cơng văn ví dụ lập thành hồ sơ theo đặc trưng quan giao dịch khơng hợp lý mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ Ví dụ hồ sơ lập - Công văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái thực quy chế giảng dạy học tập - Công văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái vấn đề học bổng sinh viên e Đặc trưng thời gian - Trong văn có loại thời gian: thời gian giới hạn năm tháng vấn đề việc nội dung văn đề cập (kế hoạch thu chi ngân sách năm 2010, báo cáo tình hình giá thị trường quý I năm 2011) thời gian ban hành văn Về thời gian ban hành văn văn cần phải có - Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức đem tất văn có nội dung thời gian đề cập giống văn có thời gian ban hành lập thành hồ sơ Ví dụ: Báo cáo kết cơng tác tháng đầu năm năm 2011 Phòng Nội vụ - Ở hồ sơ thứ nhất, báo cáo sơ kết tháng đầu năm năm 2011 tất Phòng Nội vụ tỉnh lập thành hồ sơ Ở hồ sơ thời gian “6 tháng đầu năm 2011” giới hạn năm, tháng vấn đề mà văn đề cập phận hợp thành nội dung hồ sơ - Trong hoạt động quan, nói chung lấy năm làm đơn vị thời gian để lập kế hoạch công tác đánh giá kết thực nhiệm vụ công tác quan Các công việc quan thường bắt đầu vào đầu năm kết thúc vào cuối năm, sang năm sau lại lại theo kế hoạch khác Bởi vậy, đặc trưng thời gian ban hành văn đặc trưng vận dụng phổ biến lập hồ sơ Nhưng đơn dựa vào thời gian ban hành văn để vấn đề, việc sản sinh hoạt động quan, đơn vị bị xé lẻ, gây trở ngại cho việc tra tìm nghiên cứu, sử dụng Ví dụ: Ở Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn, định, thị Thủ tướng - Chính phủ, thị, thơng tư, Thủ tướng Chinh phủ, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn công tác thuỷ nông năm 2010, hồ sơ cho ta biết năm 2010 nhà nước ban hành chủ trương, sách biện pháp cơng tác thuỷ nơng Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian phản ánh đặc điểm, tình hình công tác quan thời gian định, thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng tài liệu - Khi phân loại hồ sơ theo năm, cần phải xác định xác vấn đề đề cập văn thuộc năm để đưa văn vào lập hồ sơ năm Nhìn chung, năm hình thành văn năm vấn đề, việc mà nội dung văn đề cập Tuy nhiên, thực tế hoạt động quan, có trường hợp văn ban hành từ năm trước đến năm sau bắt đầu thực nội dung đề cập Ngược lại có cơng việc thực hoàn thiện từ năm trước, năm sau tiến hành tổng kết ban hành văn Gặp trường hợp nêu trên, cần phải nghiên cứu phân tích cụ thể để xác định nên đưa văn lập hồ sơ năm hợp lý * Xử lý sau: - Đối với văn kế hoạch năm, báo cáo tổng kết năm, báo cáo thống kê năm, dự tốn tốn kinh phí năm lập hồ sơ năm mà nội dung văn đề cập Ví dụ: Sở Nội vụ, kế hoạch công tác năm 2010 lập phê duyệt tháng 12 năm 2009; Báo cáo tổng kết công tác năm quan đơn vị năm 2010 ban hành tháng 01/2011 Khi lập hồ sơ phải đưa văn vào năm 2010, tức năm mà nội dung văn đề cập - Đối với kế hoạch dài hạn (3 năm, năm ) lập hồ sơ đầu kế hoạch Còn với báo cáo tổng kết, báo cáo thơng kê tình hình thực kế hoạch dài hạn lập hồ sơ năm cuối kế hoạch Cách phân loại nói chung phù hợp với hoạt động quan theo thời gian, thực tiện cho việc nộp lưu, phân loại, hệ thống hóa hồ sơ nghiên cứu, sử dụng tài liệu văn thư lưu trữ - Trường hợp nội dung văn vừa tổng kết công tác năm, vừa đề phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch công tác năm tới Khi lập hồ sơ cần phải xác định rõ nội dung văn đặt trọng tâm vào vấn đề - tổng kết công năm hay đề phương hướng, nhiệm vụ cho năm tới Nếu trọng tâm văn tổng kết cơng tác lập hồ sơ năm công tác mà văn tổng kết Nếu nội dung văn đặt trọng tâm vào phương hướng nhiệm vụ kế hoạch cơng tác năm tới đưa vào lập hồ sơ năm sau Ví dụ: - Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2011 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Trọng tâm báo cáo tổng kết cơng tác năm 2010, cịn nhiệm cơng tác năm 2011 nêu cách khái quát mang tính định hướng văn lập hồ sơ năm 2010 - Trường hợp hai vấn đề thuộc nội dung văn nêu quan trọng nhau, văn nên lập hồ sơ hai năm cách sử dụng - Đối với văn có liên quan đến vụ án việc giải nhiều năm, văn nên lập năm kết thúc vụ án việc - Đối với số tổ chức ngành hoạt động, đặc điểm tổ chức ngành nghề nên thời gian hoạt động khơng tính theo năm dương lịch (từ tháng 01đến 31 tháng 12) mà theo nhiệm kỳ theo năm chun mơn ngành f Đặc trưng địa lý 10 BÀI 4: THỰC HÀNH BIÊN MỤC HỒ SƠ Mã bài: MH19 - 04 Giới thiệu Bài thực hành biên mục hồ sơ tập trung thực hành nội dung liên quan Biên mục bên Biên mục bên hồ sơ Mục tiêu: -Thành thạo thao tác nghiệp vụ biên mục bên trong, bên ngồi hồ sơ - Tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ cầu thị q trình học tập Nội dung chính: Biên mục bên 1.1 Đánh số tờ Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản 1.2 Ghi mục lục văn Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN01:2002“Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐLTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước Mẫu mục lục văn bản, tài liệu (Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dân cách ghi: Cột - Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có hồ sơ (đvbq) Cột - Ghi số ký hiệu văn bản, tài liệu Cột - Ghi ngày, tháng, năm văn bản, tài liệu Nếu văn bản, tài liệu khơng có ngày, tháng phải xác minh cho vào dấu [] Cột - Ghi tên gọi trích yếu nội dung văn bản, tài liệu 51 Cột - Ghi tác giả văn bản, tài liệu Nếu văn bản, tài liệu khơng có tác giả phải xác minh cho vào dấu [] Cột - Nếu đánh dấu (x) vào cột Cột - Nếu đánh dấu (x) vào cột Cột - Ghi văn bản, tài liệu trang số hồ sơ (đvbq) Cột - Ghi đặc điểm cần thiết: độ mật, không dấu, khơng có chữ ký, bút tích, dự thảo, sách 1.3 Viết chứng từ kết thúc Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) (Khổ giấy A4:210 mm x 297mm, định hướng in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dân cách ghi 1- Ghi số lượng trang hồ sơ (đvbq) số 2- Ghi số lượng trang hồ sơ (đvbq) chữ 3- Nếu đánh số trang có trùng số, khuyết số ghi rõ vào chứng từ 4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu số chữ 5- Ghi đặc điểm tình trạng vật lý tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu 6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục viết chứng từ kết thúc, ghi ro họ tên 52 Biên mục bên ngồi (viết bìa hồ sơ) Căn phiếu tin thẻ tạm, ghi thông tin: tên phơng, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: - Tên phơng tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi bản, có chức năng, nhiệm vụ khơng thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phông mới) lấy tên phơng tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng; - Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; - Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Mẫu bìa hồ sơ (Cơ quan Đảng) 53 (Khổ giấy: 330mm x540mm) Hướng dẫn cách ghi 1- Ghi tên phơng, ví dụ: Tỉnh uỷ Nam Định 2- Ghi tên khoá thời gian 3- Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq): Ghi chữ to, rõ ràng, mực tốt 4- Ghi số phông cố định Kho Lưu trữ 5- Ghi số mục lục số thứ tự mục lục hồ sơ phơng (nếu phơng có nhiều mục lục hồ sơ) - mục cán lưu trữ ghi 6- Ghi số hồ sơ (đvbq) phông theo mục lục hồ sơ 7- Ghi số lượng trang tài liệu hồ sơ (đvbq) 8- Ghi ngày, tháng, năm sớm tài liệu hồ sơ (đvbq) 9- Ghi ngày, tháng, năm muộn tài liệu hồ sơ (đvbq) 10- Ghi thời hạn bảo quản Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng in heo chiều rộng khổ giấy) Hướng dân cách ghi: 1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) mục lục hồ sơ, số 01 2- Ghi nội dung: + Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhóm danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) cột) + Ghi tên hồ sơ (đvbq) 3- Ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc tài liệu hồ sơ (đvbq) 4- Ghi số trang hồ sơ (đvbq) 5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq) 6- Ghi cần thiết * Mẫu văn bản: I Chỉnh lý tài liệu 54 55 56 Các nội dung, bước công việc thời gian thực xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý - Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác - Chuẩn bị văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo ) Kinh phí chỉnh lý Tổng số: Trong đó: - Th lao động thực chỉnh lý (căn Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy): - Mua vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý (căn Thông tư số 03/2010/TTBNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy): - Chi khác: … , ngày… Tháng… năm Phê duyệt Người lập kế hoạch (chức vụ, chữ kí, họ tên người có (Ký, họ tên) thẩm quyền, đóng dấu) 57 58 Ghi chú: (1) Căn Kế hoạch chỉnh lý hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v (2) , (3) Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Thi hành án dân tỉnh., Chi cục Thi hành án dân quận (huyện) , v.v tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu (4) Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý (5) Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các công cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v (6) Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ cơng tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thư) quan thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHƠNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu: 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): ……………… ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………… ; - Qui mét giá: ……………… mét; 2.2 Tài liệu nghiệp vụ: 59 Thành phần nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ gồm: - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị, tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu Tình trạng phông khối tài liệu đưa chỉnh lý 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị ; 4.4 Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ……., ngày ….tháng….năm… Phê duyệt Người biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có (Ký, họ tên) thẩm quyền, đóng dấu) BM-04 HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông …………………… Giai đoạn: …………………… I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phơng; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian; cụ thể sau: I Tên nhóm lớn (nhóm bản) 1: Văn phịng 1.1 Tên nhóm vừa 1: Năm… 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1: Tổng hợp, báo cáo 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 2: Kế tốn, tài vụ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 3: Hành chính, quản trị; 1.2 Tên nhóm vừa 2: Năm… …………………………………… II Tên nhóm lớn (nhóm bản)2: Tổ chức cán 60 2.1 Tên nhóm vừa 1: Năm 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 1: tổ chức 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2: tuyển dụng 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 3: bổ nhiệm, miễn nhiệm, 2.2 Tên nhóm vừa 2: Năm ………………………………… III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3: Kế hoạch - Tài 3.1 Tên nhóm vừa 1: Năm… …………………………………… 3.2 Tên nhóm vừa 2: Năm… ……………………………… IV… ……………………………………………… Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu Trong phần này, tình hình thực tế phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phơng khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ phơng khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt u cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ ……., ngày…… tháng… năm 20 Phê duyệt Người biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có (Ký, họ tên) thẩm quyền, đóng dấu) BM-05 HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông…………………… Giai đoạn:………………… Căn cứ…… (nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự) Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trình chỉnh lý phông quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân thực theo hướng dẫn đây: 61 A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn tính năm cụ thể: liệt kê loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tính năm cụ thể C Nhóm tài liệu loại khỏi phông: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống ……., ngày…… tháng… năm 20 Phê duyệt Người biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có (Ký, họ tên) thẩm quyền, đóng dấu) BM-06 62 BM-07 MẪU NHÃN HỘP Hình dạng: Hình chữ nhật Kích thước - Dài: 120mm - Rộng: 90mm Các thông tin nhãn kỹ thuật trình bày (theo mẫu) Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thay “HỘP SỐ” “CẶP 63 BM-08 II Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến Bảng thời hạn bảo quản tài liệu bảng kê nhóm hồ sơ, tài liệu có dẫn thời hạn bảo quản Ban hành kèm theo Thông tư Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức (gọi tắt Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Nhóm Tài liệu tổng hợp Nhóm Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Nhóm Tài liệu tổ chức, nhân Nhóm Tài liệu lao động, tiền lương Nhóm Tài liệu tài chính, kế tốn Nhóm Tài liệu xây dựng Nhóm Tài liệu khoa học cơng nghệ Nhóm Tài liệu hợp tác quốc tế Nhóm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Nhóm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng Nhóm 11 Tài liệu pháp chế 64 Nhóm 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở Nhóm 13 Tài liệu lĩnh vực chun mơn nghiệp vụ Nhóm 14 Tài liệu tổ chức Đảng Đồn thể quan D CÂU HỎI ƠN TẬP: Câu 1: Trình bày nội dung Đánh số tờ; Ghi mục lục văn bản; Viết chứng từ kết thúc Câu 2: Trình bày nội dung liên quan Biên mục bên Câu 3: Thực hành khảo sát quan, tổ chức Yêu cầu : Thống kê hồ sơ có qua lập biên mục hồ sơ quan E TÀI LIỆU THAM KHẢO: Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định công tác văn thư, công báo số 9, năm 2004 trang 07 PGS Vương Đình Quyền , Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I( 2006) (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội), Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội); Tổ chức quản lý văn tập giảng Các tài liệu tập trí lưu trữ, trang web phủ, cục lưu trữ nhà nước 65