Giáo trình Thực hành lập hồ sơ (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) nhằm giúp Vận dụng được lý thuyết vào lập hồ sơ thực tiễn; trình bày được phương pháp lập các loại hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu rời lẻ vào đúng loại hồ sơ; kiểm tra, đánh giá được chất lượng lập hồ sơ tại các cơ quan trực thuộc;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, lập hồ sơ công việc thường xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc ; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần Giáo trình thực hành lập hồ sơ đời giúp cho học sinh - sinh viên ôn lại kiến thức học mô đun lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Đồng thời mô đun bạn tiếp xúc thực hành lập hồ sơ tìm hiểu trình lập hồ sơ quan, tổ chức địa bàn Bố cục giáo trình chia làm nội dung thực hành lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ văn tài liệu dời lẻ, xếp văn tài liệu hồ sơ biên mục hồ sơ Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, cô đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 22 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Lập hồ sơ công việc 1.1 Xác định hồ sơ phải lập 1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ Lập hồ sơ nguyên tắc 26 2.1 Xác định hồ sơ cần lập 26 2.2 Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ 27 Bài tập 33 BÀI THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ ĐỒI VỚI VĂN BẢN RỜI LẺ 36 Dự kiến hồ sơ cần lập 36 1.1 Thu thập thông tin 36 1.2 Xác định hồ sơ cần lập 39 Viết thông tin liên phiếu 41 2.1 Lựa chọn thông tin lên phiếu 41 2.2 Phân loại phiếu 48 2.3 Sắp xếp phiếu 48 Lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ 49 3.1 Cơ sở lựa chọn 49 3.2 Các loại phông lựa chọn tài liệu 50 Kiểm tra văn bản, liệu hồ sơ 52 4.1 Thu thập bổ sung 52 4.2 Loại văn trùng, giá trị 52 Phân chia đơn vị bảo quản dự kiến tiêu đề hồ sơ 53 5.1 Phân chia đơn vị bảo quản 53 5.2 Dự kiến tiêu đề hồ sơ 54 5.3 Bài tập thực hành 55 BÀI THỰC HÀNH SẮP XẾP VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ, TÀI LIỆU 56 Sắp xếp hồ sơ hội nghị 56 2 Sắp xếp hồ sơ theo vấn đề, việc 56 2.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật 56 2.2 Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch 57 Sắp xếp loại hồ sơ khác 57 3.1 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 57 3.2 Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch 57 3.3 Hồ sơ việc nâng lương 57 3.4 Hồ sơ đoàn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế 58 Bài tập thực hành 58 BÀI THỰC HÀNH BIÊN MỤC HỒ SƠ 59 Biên mục bên 59 1.1 Đánh số tờ 59 1.2 Ghi mục lục văn 59 1.3 Viết chứng từ kết thúc 60 Biên mục bên ngồi ( viết bìa hồ sơ) 61 Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý 66 Kinh phí chỉnh lý 66 Bài tập thực hành: 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ Mã mô đun: MĐ 25 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí : Mơ đun thực hành lập hồ sơ hành mơ đun quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư, mơ đun thực học môn quản lý văn đến, đi; Lập hồ sơ hành học môn đun quản lý văn môi trường mạng - Tính chất: Là mơn đun chun mơn Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Vận dụng lý thuyết vào lập hồ sơ thực tiễn + Trình bày phương pháp lập loại hồ sơ - Về kỹ năng: + Lập thành thạo hồ sơ + Sắp xếp văn bản, tài liệu rời lẻ vào loại hồ sơ + Viết thành phần tiêu đề hồ sơ + Thành thạo biên mục bên trong, bên + Kiểm tra, đánh giá chất lượng lập hồ sơ quan trực thuộc - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, cầu thị bảo mật + Tuân thủ quy định hành nhà nước Nội dung mô đun: Bài 1: Thực hành lập hồ sơ công việc Bài 2: Thực hành lập hồ sơ văn rời lẻ Bài 3: Thực hành xếp, văn hồ sơ, tài liệu Bài 4: Thực hành Biên mục hồ sơ BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Mã bài: MĐ25.01 Mục tiêu: - Thực bước quy trình lập hồ sơ cơng việc - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ cầu thị trình học tập Nội dung chính: Lập hồ sơ cơng việc Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân.(Khoản 10 điều 2, Luật Lưu trữ) Hồ sơ công việc tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả…hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị 1.1 Xác định hồ sơ phải lập Lập hồ sơ theo hướng dẫn danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán quan, thực tế, hầu hết quan Nhà nước không lập danh mục này, văn hình thành hoạt động quan khơng ý phân loại khoa học từ vấn đề, việc vừa giải xong Do văn thường bị phân tán, lẫn lộn vấn đề với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau : - Phân loại hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ - Viết Mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ 1.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ 1.2.1 Phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ vào nội dung đặc trưng khác văn (những điểm giống văn bản) để chia chúng thành hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ Đây khâu quan trọng có ý nghĩa định chất lượng hồ sơ lập Hồ sơ phân loại hợp lý đảm bảo bốn năm yêu cầu lập hồ sơ Lập hồ sơ khái niệm phân loại nên phân loại hồ sơ phải vào đặc trưng phổ biến văn bản, đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian, địa lý Trong phải lấy đặc trưng làm chủ yếu Sau cách vận dụng đặc trưng văn để lập hồ sơ a Đặc trưng vấn đề Khi phân loại hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn đề cập làm sở để sưu tầm tập hợp văn Tất văn có nội dung liên quan với vấn đề (một việc, công việc, đối tượng) tập hợp thành hồ sơ Hồ sơ lập theo đặc trưng phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo đầy đủ yêu cầu lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn theo vấn đề, việc, đó, hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề hồn chỉnh Khi phân loại hồ sơ theo đặc trưng phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý Nói chung, văn hồ sơ phải phản ánh vấn đề cụ thể Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn Chức năng, nhiệm vụ quan quy định thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành Đối với quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể phân thành hồ sơ quan lớn, vấn đề phân loại thành nhiều hồ sơ Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm hình thành hồ sơ sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, cơng tác văn hóa Đây nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành mặt cơng tác khơng nhiều, tài liệu phản ánh nhiệm vụ cơng tác nói xem vấn đề lập thành hồ sơ Ngược lại, quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động quyền hạn lớn, văn phản ánh nhiệm vụ cơng tác nhiều lập thành nhiều hồ sơ, hồ sơ việc cụ thể Ví dụ: Văn sản xuất nơng nghiệp Uỷ ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ, gồm vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nơng nghiệp tồn năm - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp - Giống trồng - Phòng trừ sâu bệnh - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp - Chăn nuôi súc - Chăn nuôi gia cầm - Kết thực kế hoạch sản xuất nơng nghiệp tồn năm Đặc trưng vấn đề đặc trưng vận dụng phổ biến chủ yếu lập hồ sơ quan, tổ chức, đặc trưng mà thường vận dụng kết hợp với số đặc trưng khác b Đặc trưng tên loại văn Tên loại văn tên loại cụ thể văn Lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem tất văn có tên gọi lập thành hồ sơ Ví dụ hồ sơ: - Chỉ thị Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thông báo Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái Tên loại văn thể tính chất cơng cụ văn bản, lập hồ sơ theo đặc trưng trừng mực định giúp ta nhận biết mức độ quan trọng giá trị hồ sơ Có thể vận dụng tên loại văn làm đặc trưng để lập hồ sơ loại văn lập Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch cơng tác, Thơng báo, Báo cáo Tuy nhiên, hạn chế hồ sơ theo đặc trưng mối liên hệ văn hồ sơ, không tạo thuận lợi cho việc tra tìm nghiên cứu Vì thường vận dụng để lập hồ sơ loại văn có nội dung phản ánh tổng hợp nhiều vấn đề văn lưu văn thư quan Còn loại văn phản ánh vấn đề, việc cụ thể nên lập theo đặc trưng vấn Ví dụ: Báo cáo UBND huyện thị xã, thành phố thuộc tỉnh Yên Bái tình hình thực kế hoạch thu chi ngân sách tháng đầu năm năm 2011 c Đặc trưng tác giả Tác giả quan, tổ chức ban hành văn Lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem văn tác giả vào hồ sơ cho dù văn khác nội dung, thể loại Ví dụ: - Chỉ thị, Nghị Ban thường vụ tỉnh Yên Bái - Quyết định UBND tỉnh Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn phản ánh vấn đề, việc bị xé lẻ, không giữ mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm sử dụng tài liệu Do vậy, thực tế đặc trưng vận dụng làm đặc trưng để lập hồ sơ d Đặc trưng quan giao dịch Cơ quan giao dịch tức quan có cơng văn, giấy tờ trao đổi q trình giải cơng việc cụ thể có liên quan Nếu lập hồ sơ theo đặc trưng tức đem tất văn trao đổi với trình giải vấn đề việc vào lập thành hồ sơ, cho dù nội dung chúng đề cập đến vấn đề khác Tuy nhiên lập khơng thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu Do đặc trưng thường vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề xem đặc trưng phụ Ví dụ: - Cơng văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái đào tạo Đại học ngành Lưu trữ học quản trị văn phịng - Cơng văn, giấy tờ trao đổi UBND tỉnh Yên Bái với UBND huyện Trấn Yên cứu tế xã hội Hồ sơ lập theo đặc trưng phản ánh phối hợp giải vấn đề sở liên quan hai quan mối quan hệ lãnh đạo, đạo cấp với cấp giải vấn đề việc Hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề thường kết hợp với đặc trưng quan giao dịch thường xem đặc trưng phụ Trong thực tế hai quan hàng năm trao đổi nhiều văn để giải nhiều vấn đề khác gồm văn có nội dung trao đổi, thông báo, kiến nghị, đề nghị, hỏi, trả lời Trong trường hợp tập hợp tất văn vào hồ sơ mà nên lập theo vấn đề Ví dụ: Giữa Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái hàng năm trao đổi với công văn giải vấn đề cụ thể vấn đề thực quy chế giảng dạy học tập, vấn đề học bổng sinh viên… Nếu tất cơng văn ví dụ lập thành hồ sơ theo đặc trưng quan giao dịch khơng hợp lý mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ Ví dụ hồ sơ lập - Cơng văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái thực quy chế giảng dạy học tập - Công văn, giấy tờ trao đổi Trường Đại học Nội vụ Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái vấn đề học bổng sinh viên e Đặc trưng thời gian - Trong văn có loại thời gian: thời gian giới hạn năm tháng vấn đề việc nội dung văn đề cập (kế hoạch thu chi ngân sách năm 2010, báo cáo tình hình giá thị trường quý I năm 2011) thời gian ban hành văn Về thời gian ban hành văn văn cần phải có - Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức đem tất văn có nội dung thời gian đề cập giống văn có thời gian ban hành lập thành hồ sơ Ví dụ: Báo cáo kết công tác tháng đầu năm năm 2011 Phòng Nội vụ - Ở hồ sơ thứ nhất, báo cáo sơ kết tháng đầu năm năm 2011 tất Phòng Nội vụ tỉnh lập thành hồ sơ Ở hồ sơ thời gian “6 tháng đầu năm 2011” giới hạn năm, tháng vấn đề mà văn đề cập phận hợp thành nội dung hồ sơ - Trong hoạt động quan, nói chung lấy năm làm đơn vị thời gian để lập kế hoạch công tác đánh giá kết thực nhiệm vụ công tác quan Các công việc quan thường bắt đầu vào đầu năm kết thúc vào cuối năm, sang năm sau lại lại theo kế hoạch khác Bởi vậy, đặc trưng thời gian ban hành văn đặc trưng vận dụng phổ biến lập hồ sơ Nhưng đơn dựa vào thời gian ban hành văn để vấn đề, việc sản sinh hoạt động quan, đơn vị bị xé lẻ, gây trở ngại cho việc tra tìm nghiên cứu, sử dụng Ví dụ: Ở Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, định, thị Thủ tướng - Chính phủ, thị, thông tư, Thủ tướng Chinh phủ, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn công tác thuỷ nông năm 2010, hồ sơ cho ta biết năm 2010 nhà nước ban hành chủ trương, sách biện pháp cơng tác thuỷ nông Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian phản ánh đặc điểm, tình hình cơng tác quan thời gian định, thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng tài liệu - Khi phân loại hồ sơ theo năm, cần phải xác định xác vấn đề đề cập văn thuộc năm để đưa văn vào lập hồ sơ năm Nhìn chung, năm hình thành văn năm vấn đề, việc mà nội dung văn đề cập Tuy nhiên, thực tế hoạt động quan, có trường hợp văn ban hành từ năm trước đến năm sau bắt đầu thực nội dung đề cập Ngược lại có cơng việc thực hoàn thiện từ năm trước, năm sau tiến hành tổng kết ban hành văn Tên quan… Tên đơn vị… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Số đvbq Tên hồ sơ Ngày tháng Số trang (đvbq) bắt đầu – kết thúc XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên Thời hạn bảo quản Ghi NGƯỜI THỐNG KÊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên (Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng in heo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) mục lục hồ sơ, số 01 2- Ghi nội dung: + Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhóm danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) cột) + Ghi tên hồ sơ (đvbq) 3- Ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc tài liệu hồ sơ (đvbq) 4- Ghi số trang hồ sơ (đvbq) 5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq) 6- Ghi cần thiết 63 Mẫu văn bản: I Chỉnh lý tài liệu BM-01 TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /KH- Hà Nội, ngày tháng năm KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phơng - Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung cơng việc, phân cơng trách nhiệm thời hạn hồn thành Người Người Thời STT Nội dung công việc thực phối hạn hợp Nhận tài liệu từ đơn vị; vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý Vệ sinh đến tập tài liệu Lập kế hoạch chỉnh lý, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; phương án hệ thống hố Phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ Lập hồ sơ Biên mục phiếu tin Kiểm tra việc lập hồ sơ biên mục phiếu tin Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá Hệ thống hoá tài liệu theo phiếu tin 64 10 Biên mục hồ sơ: - Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: hệ thống hoá tài liệu hồ sơ, đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, viết mục lục văn - Đối với tài liệu bảo quản có thời hạn: hệ thống hố tài liệu hồ sơ, viết bìa hồ sơ 11 Kiểm tra biên mục hồ sơ 12 Bổ sung thơng tin cịn thiếu phiếu tin 13 Đánh số thức cho tồn hồ sơ lên phiếu tin lên bìa hồ sơ 14 Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu vào bìa hồ sơ 15 Đưa hồ sơ vào hộp cặp 16 In dán nhãn hộp cặp 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá 18 Bàn giao tài liệu 19 Nhập phiếu tin vào máy 20 Kiểm tra việc nhập phiếu tin 21 Lập mục lục hồ sơ: - Viết lời nói đầu - Lập bảng tra cứu bổ trợ - In mục lục, nhân (03 bộ) - Đóng Mục lục (03 bộ) 22 Xử lý tài liệu loại: - Phân loại, xếp, thống kê tài liệu loại - Viết thuyết minh tài liệu loại 23 Kết thúc chỉnh lý: - Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý - Hồn chỉnh hồ sơ phơng bàn giao 65 hồ sơ phông Các nội dung, bước công việc thời gian thực xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý - Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác - Chuẩn bị văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo ) Kinh phí chỉnh lý Tổng số: Trong đó: - Thuê lao động thực chỉnh lý (căn Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy): - Mua vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý (căn Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy): - Chi khác: ……, ngày tháng năm … Phê duyệt (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) Người lập kế hoạch (Ký, họ tên) 66 BM-02 TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …., ngày tháng năm… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Quyết định số /QĐ-TCTHADS ngày tháng năm… Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Căn ………………………………(1) ; Hôm nay, ngày tháng năm , tại……, gồm: BÊN GIAO: ……………(2)………………….Đại diện là: BÊN NHẬN: ……………(3)……………………Đại diện là: Thống lập biên giao nhận tài liệu lưu trữ …………… (4) ……… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: Thời gian tài liệu: Khối lượng tài liệu: Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành chính; - Tài liệu chun mơn, nghiệp vụ: Công cụ thống kê, tra cứu tài liệu có liên quan kèm theo (5): Biên lập thành 02 bản; có giá trị pháp lý nhau, bên giữ 01 bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Xác nhận quan (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) 67 Ghi chú: (1) Căn Kế hoạch chỉnh lý hợp đồng chỉnh lý tài liệu…v.v… (2), (3) Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Thi hành án dân tỉnh…, Chi cục Thi hành án dân quận (huyện) , v.v… tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu (4) Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý (5) Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các công cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v (6) Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu BM-03 LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG Giai đoạn: I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ cơng tác chế độ công tác văn thư) quan thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHÔNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu: 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): …………………………… ……….; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………… ; 68 - Quy mét giá: mét 2.2 Tài liệu nghiệp vụ: Thành phần nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu chun mơn nghiệp vụ gồm:… - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị, tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu Tình trạng phông khối tài liệu đưa chỉnh lý 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị.…; 4.4 Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ……, ngày tháng năm Phê duyệt (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) Người biên soạn (Ký, họ tên) BM-04 69 HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông …… Giai đoạn: I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phơng; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông.… phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian; cụ thể sau: I Tên nhóm lớn (nhóm bản) 1: Văn phịng 1.1 Tên nhóm vừa 1: Năm… 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1: Tổng hợp, báo cáo 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 2: Kế tốn, tài vụ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 3: Hành chính, quản trị;… 1.2 Tên nhóm vừa 2: Năm… II Tên nhóm lớn (nhóm bản)2: Tổ chức cán 2.1 Tên nhóm vừa 1: Năm… 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 1: tổ chức… 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2: tuyển dụng… 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 3: bổ nhiệm, miễn nhiệm, … 2.2 Tên nhóm vừa 2: Năm… III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3: Kế hoạch – Tài 3.1 Tên nhóm vừa 1: Năm… 3.2 Tên nhóm vừa 2: Năm… IV Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu Trong phần này, tình hình thực tế phông khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu 70 thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phông khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ ……, ngày tháng năm 20… Phê duyệt (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) Người biên soạn (Ký, họ tên) BM-05 HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Giai đoạn: Căn (nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân sự), Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu q trình chỉnh lý phơng quan thuộc hệ thống tổ chức thi hành án dân thực theo hướng dẫn đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể: liệt kê loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tính bằng năm cụ thể C Nhóm tài liệu loại khỏi phông: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa 71 III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống ……, ngày tháng năm 20… Phê duyệt (chức vụ, chữ kí, họ têncủa người có thẩm quyền, đóng dấu) Người biên soạn (Ký, họtên) BM-06 MẪU PHIẾU TIN (Trình bày hai mặt tờ giấy khổ A5: 148 x 210) Mặt trước PHIẾU TIN Tên (hoặc mã) kho lưu trữ Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin: Tiêu đề hồ sơ: Chú giải: .… Mặt sau 72 Thời gian tài liệu: a Bắt đầu: b Kết thúc: Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lượng tờ: 11 Thời hạn bảo quản: 12 Chế độ sử dụng: 13 Tình trạng vật lý: 14 Ghi chú: BM-07 MẪU NHÃN HỘP Hình dạng: Hình chữ nhật Kích thước - Dài: 120mm - Rộng: 90mm Các thơng tin nhãn kỹ thuật trình bày (theo mẫu) Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thay “HỘP SỐ” bằng “CẶP 73 TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: 74 BM-08 DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Phơng/Khối tài liệu:…………………… Hộp/bó số Trích yếu nội dung tiêu đề Lý loại Ghi đơn vị bảo quản II Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến Bảng thời hạn bảo quản tài liệu bảng kê nhóm hồ sơ, tài liệu có dẫn thời hạn bảo quản Ban hành kèm theo Thông tư Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức (gọi tắt Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Nhóm Tài liệu tổng hợp Nhóm Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Nhóm Tài liệu tổ chức, nhân 75 Nhóm Tài liệu lao động, tiền lương Nhóm Tài liệu tài chính, kế tốn Nhóm Tài liệu xây dựng Nhóm Tài liệu khoa học cơng nghệ Nhóm Tài liệu hợp tác quốc tế Nhóm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Nhóm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng Nhóm 11 Tài liệu pháp chế Nhóm 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở Nhóm 13 Tài liệu lĩnh vực chun mơn nghiệp vụ Nhóm 14 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan Bài tập thực hành: Thực hành khảo sát quan, tổ chức Yêu cầu : Thống kê hồ sơ có qua lập biên mục hồ sơ quan 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định công tác văn thư, công báo số 9, năm 2004 trang 07 Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia PGS Vương Đình Quyền, 2007 Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư- Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Các tài liệu tập trí lưu trữ, trang web phủ, cục lưu trữ nhà nước… 77 ... sơ công việc Bài 2: Thực hành lập hồ sơ văn rời lẻ Bài 3: Thực hành xếp, văn hồ sơ, tài liệu Bài 4: Thực hành Biên mục hồ sơ BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Mã bài: MĐ25.01 Mục tiêu: - Thực. .. Đặt tên hồ sơ, trình bày bìa hồ sơ, mục lục văn chứng từ kết thúc hồ sơ đó? 35 BÀI 2: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ ĐỒI VỚI VĂN BẢN RỜI LẺ Mã bài: MĐ25.02 Mục tiêu: - Lập hồ sơ trường hợp văn rời lẻ - Thể... Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau : - Phân loại hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ - Viết Mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ