ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ CĐN, ngày[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số:…………/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 20… Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh Trà Vinh, năm 20… (Lưu hành nội bộ) TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nhu cầu công tác giảng dạy công tác đào tạo cán văn thư, văn phịng Giáo trình Thực hành soạn thảo văn đời nhằm bổ sung thêm kiến thức cho học sinh - sinh viên, công cụ tham khảo giảng dạy giáo viên liên quan tới loại văn giấy tờ thông dụng phương pháp soạn thảo văn giấy tờ Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư lưu trữ thay cho tập giảng Giáo trình trước Tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Giáo trình gồm có bài: - Bài 1: Viết loại giấy tờ, biểu mẫu - Bài 2: Soạn thảo cơng văn hành - Bài 3: Soạn thảo định - Bài 4: Soạn thảo Báo cáo, Kế hoạch, ghi biên họp, hợp đồng - Bài 5: Soạn thảo quy chế công tác văn thư quan Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hoàn thiện Chân thành cảm ơn! Trà Vinh, ngày … tháng … năm … Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Huỳnh Thị Tuyết Linh MỤC LỤC TRANG BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU A Giới thiệu: B Mục tiêu: C Nội dung giảng: D Câu hỏi ôn tập - Bài tập E Tài liệu tham khảo BÀI 2: SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH 11 A Giới thiệu: 11 B Mục tiêu: 11 C Nội dung giảng: 11 D Câu hỏi ôn tập - Bài tập 21 E Tài liệu tham khảo 21 BÀI 3: SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH 22 A Giới thiệu: 22 B Mục tiêu: 22 C Nội dung giảng: 22 D Câu hỏi ôn tập - Bài tập 48 E Tài liệu tham khảo 48 BÀI 4: SOẠN THẢO BÁO CÁO, KẾ HOẠCH, BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG 50 A Giới thiệu: 50 B Mục tiêu: 50 C Nội dung giảng: 50 D Câu hỏi ôn tập - Bài tập 73 E Tài liệu tham khảo 73 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN 74 A Giới thiệu: 74 B Mục tiêu: 74 C Nội dung giảng: 74 D Câu hỏi ôn tập - Bài tập 79 E Tài liệu tham khảo 79 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Thực hành soạn thảo văn Mã môn học/mô đun: MHTH13 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học đào tạo thực hành soạn thảo văn Môn học cần thiết chương trình đào tạo nghề văn thư, Môn học đào tạo thực học môn Văn kỹ thuật soạn thảo văn - Tính chất: Mơn học đào tạo thực hành soạn thảo văn Môn học thực hành bắt buộc Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Thực bước soạn thảo + Xác định xác thơng tin cần thu thập; + Soạn thảo số loại văn hành thơng thường như: cơng văn mời họp, cơng văn trả lời, định - Về kỹ năng: + Viết thành thạo loại giấy tờ biểu mẫu; + Kiểm tra phát trường hợp văn sai thể thức - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận, tỷ mỷ trình học tập Nội dung môn học: BÀI 1: VIẾT CÁC LOẠI GIẤY TỜ, BIỂU MẪU Mã bài: MH13-01 A Giới thiệu: Bài bao gồm nội dung sau: Viết giấy mời Viết giấy giới thiệu Viết giấy đường Viết phiếu gửi Viết phiếu giải văn đến B Mục tiêu: Học xong người học có khả năng: Kiến thức: Trình bày nội dung giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường, phiếu gửi, phiếu giải văn đến - Kỹ năng: Viết loại giấy tờ, biểu mẫu đảm bảo rõ ràng, xác - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Nghiêm túc học tập nghiên cứu C Nội dung giảng: Giấy mời 1.1 Khái niệm Là văn dùng để mời đại diện quan khác cá nhân tham dự hoạt động (dự họp, hội nghị, hội thảo ) đến trụ sở quan để giải vấn đề có liên quan Trong thực tiễn, nội dung giấy mời số tình có ý nghĩa cơng văn mời họp, người viết cần tùy vào hồn cảnh cụ thể mà lựa chọn hình thức cho thích hợp 1.2 Phương pháp soạn thảo 1.3 Thực hành soạn thảo giấy mời họp Bài 1: Sưu tầm loại giấy mời mà em biết (ít loại) Nêu giống khác văn giấy mời Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy mời họp quan, tổ chức; Giấy mời học sinh lên nhận thưởng; Giấy mời họp phụ huynh Giấy giới thiệu 2.1 Khái niệm Là văn cấp cho học sinh sinh viên, cán bộ, nhân viên quan…khi liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải việc riêng - Giấy giới thiệu tiêu chuẩn hóa thường in thành tập (dạng ấn phẩm), quan cần mua chế bản, chụp đóng thành - Giấy giới thiệu văn thư quan quản lý sử dụng theo nhu cầu, việc viết giấy giới thiệu cần tiến hành theo quy trình: + Người xin giấy giới thiệu cần cung cấp thông tin cần thiết để cán văn thư ghi vào giấy giới thiệu + Cán văn thư trình ký theo quy định > Giấy giới thiệu cấp cho cán chun mơn, trình trưởng phịng hành Chánh văn phịng ký theo thể thức thừa lệnh > Giấy giới thiệu cấp cho cán giữ cương vị lãnh đạo, quản lý quan cán chuyên môn cử làm nhiệm vụ đặc biệt trình thủ trưởng ký - Yêu cầu viết giấy giới thiệu: + Đủ thông tin cần thiết + Đúng: Đúng thơng tin, tả, từ, câu, đẹp theo mẫu 2.2 Phương pháp soạn thảo 2.3 Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu Bài 1: Sưu tầm số mẫu giấy giới thiệu quan, tổ chức (ít mẫu) Tìm khác nhau, lỗi sai mẫu Bài 2: Thực hành soạn thảo giấy giới thiệu thực tế học sinh trường Cao đẳng nghề Trà Vinh Bài 3: Soạn thảo giấy giới thiệu nhập học, chuyển trường Bài 4: Soạn thảo giấy giới thiệu sinh viên thực tập trường cao đẳng nghề Trà Vinh * Các bên giao kết hợp đồng lao động - Các bên giao kết hợp đồng lao động phải có lực pháp luật lực hành vi lao động - Người lao động người đủ 15 tuổi, có khả lao động có giao kết hợp đồng lao động - Người sử dụng lao động doanh nghiệp, quan, tổ chức cá nhân, cá nhân phải đủ 18 tuổi, có thuê mướn, sử dụng trả cơng lao động * Hình thức giao kết hợp đồng lao động - Hợp đồng lao động giao kết trực tiếp người lao động với người sử dụng lao động ký kết người sử dụng lao động với người ủy quyền hợp pháp thay mặt cho nhóm người lao động Trường hợp người ủy quyền hợp pháp ký kết phải kèm theo danh sách họ tên, tuổi, địa thường trú, nghề nghiệp chữ ký người lao động - Để tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả lao động mình, pháp luật quy định người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động có khả thực nhiều hợp đồng - Người 15 tuổi giao kết hợp đồng lao động để làm nghề, ngành nghề công việc mà pháp luật quy định phép nhận trẻ em 15 tuổi phải có đồng ý văn cha mẹ người đỡ đầu người có giá trị b Quy định thực hợp đồng lao động - Hai bên giao kết hợp đồng lao động có trách nhiệm thực điều khoản thỏa thuận hợp đồng lao động - Người sử dụng lao động khơng địi hỏi người lao động làm việc khơng có hợp đồng buộc người lao động phải làm việc hoàn cảnh khơng đảm bảo an tồn - Người lao động phải tuân theo điều hành hợp pháp người sử dụng lao động nội quy lao động (ở nơi có nội quy lao động) c Quy định chấm dứt hợp đồng lao động Hợp đồng lao động đương nhiên chấm dứt có trường hợp sau: - Hợp đồng hết hạn - Công việc thỏa thuận theo hợp đồng hoàn thành - Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng - Người lao động bị kết án tù giam bị hình phạt buộc người khơng tiếp tục làm cơng việc cũ - Người lao động chết, tích theo tuyên bố tòa án - Người sử dụng lao động chết bị kết án tù giam bị hình phạt buộc người khơng tiếp tục làm cơng việc cũ mà doanh nghiệp bị đóng cửa 4.2 Soạn thảo 4.2.1 Mẫu hợp đồng kinh tế 66 67 68 69 4.2.2 Mẫu văn HĐLĐ 70 71 Hướng dẫn cách ghi hợp đồng lao động Ghi cụ thể tên doanh nghiệp, quan, tổ chức, ví dụ: Cơng ty Xây dựng Nhà Hà Nội Ghi rõ tên nghề nghiệp (nếu có nhiều nghề nghiệp ghi nghề nghiệp chính), ví dụ: Kỹ sư Ghi rõ loại hợp đồng lao động, ví dụ 1: Khơng xác định thời hạn; ví dụ 2: 06 tháng Ghi cụ thể địa điểm chính, ví dụ: Số - Đinh lễ - Hà Nội; địa điểm phụ (nếu có), ví dụ: Số - Tràng Thi - Hà Nội Ghi cơng việc phải làm, ví dụ: Lắp đặt, kiểm tra, sửa chữa hệ thống điện; thiết bị thơng gió; thiết bị lạnh doanh nghiệp Ghi cụ thể số làm việc ngày tuần, ví dụ: 08 giờ/ngày 40 giờ/tuần Ghi rõ phương tiện lại bên đảm nhiệm, ví dụ: xe đơn vị đưa đón cá nhân tự túc Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ: Thang lương A.1 Cơ khí, Điện, Điện tử - Tin học; Nhóm III; Bậc 4/7; Hệ số 2,04; Mức lương thời điểm ký kết hợp đồng lao động 428.400 đồng/tháng Ghi tên loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp thời điểm ký kết hợp đồng lao động, ví dụ: Phụ cấp trách nhiệm Phó trưởng phịng; Hệ số 0,3; Mức phụ cấp 63.000 đồng/tháng 10 Đối với người lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc ghi tỷ lệ % tiền lương tháng hai bên phải trích nộp cho quan bảo hiểm xã hội, ví dụ: Hằng tháng người sử dụng lao động trích 6% từ tiền lương tháng người lao động số tiền giá thành tương ứng 17% tiền lương tháng người lao động để đóng 20% cho quan bảo hiểm xã hội 3% cho quan Bảo hiểm y tế Đối với người lao động khơng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương để người lao động tham gia Bảo hiểm tự nguyện tự lo lấy bảo hiểm, ví dụ: Khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương cho người lao động 17% tiền lương tháng 11 Ghi cụ thể trường hợp đơn vị cử đào tạo người lao động phải có nghĩa vụ hưởng quyền lợi gì, ví dụ: Trong thời gian đơn vị cử học người lao động phải hồn thành khố học thời hạn, hưởng ngun lương quyền lợi khác người làm việc, trừ tiền bồi dưỡng độc hại 12 Ghi quyền lợi mà chưa có Bộ Luật Lao động, thỏa ước lao động tập thể có có lợi cho người lao động, ví dụ: tham quan, du lịch, nghỉ mát, quà sinh nhật 13 Ghi rõ mức bồi thường cho trường hợp vi phạm, ví dụ: Sau đào tạo mà khơng làm việc cho doanh nghiệp phải bồi thường 06 (sáu) triệu đồng; khơng làm việc đủ 02 năm bồi thường 03 (ba) triệu đồng b Bài tập * Sinh viên thực hành soạn thảo văn hợp đồng: - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hợp đồng vận chuyển hàng hóa - Hợp đồng lao động xác định thời gian 72 D Câu hỏi ôn tập - Bài tập E Tài liệu tham khảo Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định công tác văn thư Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia PGS Vương Đình Quyền Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư (2006)-Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) 73 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN Mã bài: MH13-05 A Giới thiệu: Bài bao gồm nội dung sau: Thu thập thông tin Viết đề cương Soạn thảo quy chế Xin ý kiến Tổ chức hội thảo Hoàn thiện thảo B Mục tiêu: Học xong người học có khả năng: Kiến thức: Xác định bước soạn thảo văn Kỹ năng: Soạn thảo quy chế công tác văn thư quan Năng lực tự chủ trách nhiệm: Nghiêm túc học tập nghiên cứu C Nội dung giảng: Thu thập thông tin - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng phạm vi áp dụng VB Khi dự định ban hành văn trước hết cần xác định rõ văn ban hành nhằm giải vấn đề gì, thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Quy chế công tác văn thư ban hành văn đề cập đến vấn đề công tác văn thư quan tổ chức nhằm quy định cách thống việc soạn thảo quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Xác định đối tượng giải thực văn cần xác định xem, quan cá nhân có trách nhiệm giải thực Nói cách khác quy chế cơng tác văn thư phổ biến đến đối tượng nào, quan người có trách nhiệm giải cấp hay cấp - Xác định tên loại văn bản: Quy chế công tác văn thư quan - Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị nhân soạn thảo Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Thu thập thơng tin từ tất nguồn có liên quan tới văn cần soạn thảo Trong trình soạn thảo văn bản, thu thập xử lý nguồn thơng tin có liên quan khâu quan trọng cần coi trọng mức Các thông tin cần thu thập chủ yếu văn hình thành hoạt động quan Ngồi bao gồm xuất phẩm tài liệu có liên quan khác thơng tin pháp luật, chủ trương sách Đảng Nhà nước liên quan tới công tác văn thư VD: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 07/2012/TTBNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ 74 quan,…Cũng có trường hợp người soạn thảo phải tiến hành thu thập thông tin qua việc điều tra, nghiên cứu thực tế vấn đối tượng có liên quan ghi chép lại Có thể phân thơng tin thu thập làm loại thông tin pháp lý thông tin thực tế Thông tin pháp lý thông tin dùng làm pháp lý cho vấn đề công tác văn thư đề cập đến văn bản, bảo đảm cho nội dung văn có sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp hành quy định quan cấp trên, không chồng chéo mâu thuẫn với văn có liên quan khác VD: Khi soạn thảo quy chế công tác văn thư thơng tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập: + Các quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ + Các quy định quy chế quan ban hành trước cơng tác văn thư Thơng tin thực té thơng tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn cần soạn thảo Các thông tin thực tế dùng làm cho việc đề nội dung quy chế phù hợp với thực tiễn quan, tổ chức VD: Khi soạn thảo quy chế công tác văn thư thơng tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập gồm: + Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ quan + Tình hình soạn thảo ban hành văn + Tình hình quản lý văn + Tình hình lập hồ sơ hành + Tình hình nộp lưu bảo quản tài liệu + Sự đạo quan cơng tác văn thư lưu trữ… Các nguồn thông tin thu thập phải tiến hành xử lý Nội dung xử lý bảo gồm: phân tích, đánh giá để lựa chọn thơng tin cần thiết xác thực, xác minh thông tin cần sử dụng nghi vấn chưa chọn vẹn Loại bỏ thơng tin liên quan, thơng tin trùng lặp có độ tin cậy thấp, tổng hợp thông tin cần sử dụng theo ý, chuyên mục, mặt mà văn trình bày Tuy công tác thu thập xử lý thông tin xác định bước riêng, thực tế soạn thảo văn , trường hợp phức tạp văn nên công tác thu thập xử lý thơng tin tiến hảnh q trình soạn thảo văn thảo duyệt Viết đề cương Việc soạn thảo văn việc xây dựng đề cương văn Đề cương văn trình bày điểm cốt yếu dự định thể nội dung văn Đề cương văn phải thể rõ bố cục văn khái quát ý tưởng, đưa vào cấc phần quy chế Có thể xây dựng đề cương chi tiết sơ lược, dù hình thức phải nêu bật vấn đề thuộc nội dung văn Đối với việc soạn thảo quy chế công tác văn thư quan ta cần lập đề cương sơ lược gồm chương sau: Ví dụ: Quy chế cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Phân Đạm Hóa chất Hà Bắc 75 Soạn thảo quy chế Soạn thảo văn làm cho rõ chương đề cập đến đề cương sơ lược, thể thông qua điều, câu văn, đoạn văn tạo thành mối liên kết chặt chẽ, lôgic với Đây khâu dùng lời văn để cụ thể hóa, chi tiết hóa ý tưởng, dự kiến xác lập từ khâu xây dựng đề cương văn Ví dụ: Chương I: Quy định chung quy chế công tác văn thư Bộ Tài nguyên Môi trường năm 2016 Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Quy chế áp dụng thống tất đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị Điều Giải thích từ ngữ 76 Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm, pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn mật văn có nội dung bí mật theo quy định bí mật nhà nước, đóng dấu theo mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” đóng dấu A, B, C Văn gấp văn có nội dung cần giải nhanh đóng dấu theo mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” văn người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” văn phiếu xử lý văn Văn điện tử hay văn số văn dạng tệp tin máy tính Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thơng tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính (trong quy chế gọi tắt Cơ sở liệu văn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc) để quản lý tra tìm văn Chữ ký điện tử hay chữ ký số thông tin kèm theo liệu điện tử (văn bản, hình ảnh, video) nhằm mục đích xác định người chủ liệu đó, đồng thời cho biết liệu có bị thay đổi hay khơng (bảo đảm tính tồn vẹn liệu) Chữ ký điện tử dùng giao dịch điện tử với mục đích tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian giao dịch mà bảo đảm tính an toàn, xác thực Bản thảo văn viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) người có thẩm quyền 10 Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành 11 Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 12 Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 13 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 14 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 16 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định 77 17 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 18 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 19 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Bộ trưởng: a Quản lý chung văn thư, lưu trữ Bộ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; b Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; c Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Chánh Văn phòng Bộ: a Thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý, đạo, tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ, đơn vị thuộc Bộ; b Kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ theo quy định pháp luật hành Trưởng phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ: a Giúp Chánh Văn phòng Bộ tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ; b Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định Quy chế quy định khác pháp luật có liên quan Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đơn vị Trách nhiệm cá nhân: Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ phải thực theo Quy chế cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành tài nguyên môi trường quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước … Khi viết thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin chương, mục, đoạn cho hợp lý Đồng thời sử dụng hợp lý từ, cụm từ liên kết câu, liên kết đoạn cách linh hoạt, cho văn trở thành thể thống nhất, trọn vẹn nội dung hình thức Sau soạn thảo xong cần đọc lại thảo để kiểm tra vấn đề sau: + Nội dung thảo thể đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt hay chưa? + Cách trình bày lập luận rõ ràng, chặt chẽ phù hợp với văn hay chưa? 78 + Các từ ngữ đưa vào sử dụng văn có chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu phù hợp với thể loại văn hay khơng? + Có lỗi tả hay ngữ pháp không? Nếu phát sai sót vấn đề nêu cần bổ sung sửa chữa cho hoàn chỉnh Xin ý kiến Sau soạn thảo xong văn quy chế cần lấy ý kiến đóng góp chuyên gia, đơn vị hữu quan Xin ý kiến đóng góp lãnh đạo đơn vị việc soạn thảo ban hành văn Có thể xem khâu sơ duyệt tiếp thu ý kiến cá nhân, tổ chức để hoàn thiện thảo cách tốt Tổ chức hội thảo Tổ chức hội nghị hội thảo hoạt động vô phổ biến mà thấy quan, tổ chức Hội thảo vấn đề quan trọng, hội thảo việc chỉnh sửa điều không phù hợp văn cũ hay ban hành văn cho phù hợp với tình hình thực tế nay… Trong quan nay, quy chế công tác văn thư ban hành tuân theo đa phần quan nhà nước chiếm tỷ lệ cao Các công ty tư nhân, cơng ty liên doanh coi trọng vấn đề Do việc tổ chức hội thảo nhằm mục đích tham khảo ý kiến đóng góp nhân viên quan vấn đề liên quan tới xây dựng quy chế công tác văn thư để quy chế xây dựng tất người tuân theo làm theo quy chế đưa Hoàn thiện thảo Sau thảo tiếp thu ý kiến đóng góp người soạn thảo có trách nhiệm hồn thiện thảo, soạn thảo văn thành văn hoàn chỉnh Kiểm tra lại văn phát sai sót in ấn đánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp làm thu tục để hoàn thiện văn mặt thể thức trình ký văn bản, đóng dấu quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng văn bản… Tìm đọc: Quy chế công tác văn thư Công ty Cổ phần phân đạm Hóa chất Hà Bắc năm 2016 Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng năm 2016 … D Câu hỏi ôn tập - Bài tập Câu 1: Sinh viên sưu tầm mẫu quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành quan, tổ chức? Câu 2: Anh chị hay dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ tỉnh bạn sinh sống E Tài liệu tham khảo Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia PGS Vương Đình Quyền 79 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư (2006)-Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) 80