1 [Date] ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH Giáo trình NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành/Nghề VĂN THƯ HÀNH CHÍNH Trình độ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số QĐ/CĐN, ngày 01 tháng[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH Giáo trình NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành/Nghề: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH Trình độ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: QĐ/CĐN, ngày 01 tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Trà Vinh Trà Vinh, năm 2020 (Lưu hành nội bộ) [Date] TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm [Date] LỜI NÓI ĐẦU Để đáp ứng nhu cầu tài liệu giảng dạy học tập cho giảng viên sinh viên Khoa Kinh tế - Du lịch thuộc Trường Cao đẳng Nghề Trà Vinh Các tác giả tham gia biên soạn Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trú biên soạn cho mắt giáo trình dùng chung cho sinh viên hệ đào tạo trung cấp ngành Văn thư Hành Giáo trình biên soạn chủ yếu sâu nội dung cần thiết làm sở thuận lợi cho học sinh, sinh viên hệ đào tạo trung cấp ngành Văn thư Hành Cuốn giáo trình trình bày gồm chương Nó cung cấp kiến thức mang tính chất bổ sung cho kiến thức chuyên ngành đề cập đến khía cạnh chủ yếu có liên quan đến tài liệu lưu trữ; phơng lưu trữ; kho lưu trữ; nội dung, tính chất công tác lưu trữ, nguyên tắc nội dung công tác lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu hành như: thu thập bổ sung; xác định giá trị; phân loại, chỉnh lý; thống kê; công cụ tra cứu; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tập giảng Văn thư Hành biên soạn nhằm phục vụ cho việc học tập nghiên cứu Học sinh Trường Cao đẳng nghề Trà Vinh Giáo trình biên soạn với nỗ lực, cố gắng nhà giáo Ban Biên soạn, nhiên, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, Ban Biên soạn mong nhận nhiều ý kiến đóng góp đồng nghiệp, học sinh, sinh viên đặc biệt chia sẻ tri thức khoa học từ đội ngũ nhà giáo, nhà khoa học để giáo trình đươc hoàn chỉnh Trà Vinh, ngày 01 tháng 10 năm 2020 Tham gia biên soạn Chủ biên, tác giả: Th.s Th.s Thạch Sĩ Thuận Thành viên: - Ths Hồ Quốc Đạt Thành viên: - Ths Nguyễn Khánh Tâm MỤC LỤC CHƯƠNG I: TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC………6 I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ”………………………………………………………………………… II TÀI LIỆU LƯU TRỮ…………………………………………………………………….……8 III CÔNG TÁC LƯU TRỮ ………………………………… …………………………… ….13 IV LƯU TRỮ HỌC VÀ MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC KHOA HỌC KHÁC ……………… …17 CHƯƠNG II : NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ………………………………….………… ……19 I VỊ TRÍ, VAI TRỊ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NÓI CHUNG VÀ LẬP HỒ SƠ NÓI RIÊNG………………………………………………………………………………………… 19 II NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU …….……….20 III NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ …… ……36 IV PHỤ LỤC 1: CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ ÁN NGÀNH TÒA ÁN NHÂN DÂN THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP …………………………………………… …………… 37 V PHỤ LỤC 2: LUẬT LƯU TRỮ……………………………………… ……………… 68 VI PHỤ LỤC 2: THÔNG TƯ: Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ………………………….……………… 86 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Nghiệp vụ lưu trữ Mã môn học: MHTH 18 Thời gian thực môn học: 60 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ, Thực hành, thảo luận: 43 giờ, Kiểm tra: giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Là mơn học có mối quan hệ chặt chẽ với nghề văn thư giảng dạy vào học kỳ năm thứ hai - Tính chất: Là mơn học bắt buộc II Mục tiêu mơn học: - Kiến thức: + Trình bày vấn đề lý luận khái niệm, loại hình, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ; phơng lưu trữ; kho lưu trữ; nội dung, tính chất công tác lưu trữ; + Nêu khái niệm, mục đích, u cầu, ngun tắc nội dung cơng tác lưu trữ; + Nêu nội dung nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu hành như: thu thập bổ sung; xác định giá trị; phân loại, chỉnh lý; thống kê; công cụ tra cứu; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; + Nêu nội dung nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật - công nghệ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; - Kỹ năng: + Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan; + Sắp xếp tài liệu lưu trữ lên giá tủ + Biên mục hồ sơ lưu trữ - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập III Nội dung môn học: CHƯƠNG I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ” Khái niệm “Tài liệu” “Văn bản” Hiện có nhiều định nghĩa cách giải thích khái niệm “tài liệu” Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Qc Hội Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu đinh nghĩa giải thích sau: Tài liệu: vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” định nghĩa sau : Tài liệu “là thông tin ghi lại h ặc đối tượng xử lý đơn vị-một thể thống nhất” Định nghĩa sử dụng để quản lý hồ sơ, tài liệu Canada Ví dụ, Báo cáo v ề “Chính sách q trình thu thập, tiêu chuẩn bảng giải thuật ngữ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” định nghĩa sau : “ Là đơn vị thông tin ghi lại không phụ thuộc vào hình thức vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media) Với cách định nghĩa đây, khái niệm tài liệu hiểu rộng Trong giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa Luật lưu trữ Việt Nam Để làm sáng tỏ định nghĩa “Tài liệu”, cần làm rõ thêm khái niệm “Văn bản” (Record) Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin hệ thống tài liệu”), hiểu là: Một tài liệu lập nhận q trình tiến hành cơng việc hợp pháp người tổ chức bảo quản, trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai” Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Phân tích nội dung định nghĩa hồ sơ cho thấy: Hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc Ý khẳng định hồ sơ sản phẩm toàn q trình giải cơng việc khơng phải sau công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với bó, gói chờ có đợt chỉnh lý đưa để lập thành hồ sơ Công việc lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Cả hai ý : Hồ sơ sản phẩm trình giải cơng việc Có nghĩa hồ sơ bắt đầu hình thành từ thời điểm cơng việc bắt đầu Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu (có thể hiểu đã) hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ mà trình tập hợp, xếp cơng văn giấy tờ thành hồ sơ (tài liệu hình thành đến đâu phải lập đến đó) Thống quan điểm khơng có nghĩa học thuật mà quan trọng để đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tiến hành công tác kiểm tra, tra công tác lập hồ sơ nước ta Bởi đ ã nêu trên, thực tiễn chưa nhận thức thống chất khái niệm hồ sơ nên có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau vấn đề, việc đề cập văn có liên quan giải xong, thường vào dịp cuối năm, kết thúc năm công tác quan, chuẩn bị bước sang năm với chương trình kế hoạch công tác mới” Hồ sơ “khái niệm phân loại; phân loại văn hình thành hoạt động quan, cá nhân theo vấn đề, việc đặc điểm khác văn bản”, có hồ sơ hành, có hồ sơ lập lưu trữ quan lưu trữ lịch sử, điều dẫn đến chấp nhận thực trạng phần lớn cán bộ, công chức phần hành nước ta không thực nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách giao Chỉ quan cá nhân có thẩm quyền (có chức nhiện vụ thực thi công việc) phép lập hồ sơ tương ứng, không phép làm sai lệch hồ sơ q trình lập hồ sơ Kết phân tích cho thấy khái niệm hồ sơ hành khái niệm không phản ánh chất công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, dùng khái niệm hồ sơ lập hành Khái niệm hồ sơ khái niệm phân loại Về chất, khái niệm dùng trình quản lý sử dụng văn Hồ sơ tạo nên từ văn có giá trị pháp lý Do đó, hồ sơ pháp lý để lãnh đạo, đạo, điều hành thực công việc theo qui định Còn thực tiễn chỉnh lý tài liệu nước ta tạo nên tập tài liệu tương đương hồ sơ đơn vị bảo quản kết việc phục hồi tạo tập tài liệu tương đương hồ sơ, đơn vị bảo quản Chúng ta không coi việc lập hồ sơ lưu trữ Bởi dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ không với chất công tác lập hồ sơ Các loại hồ sơ bản: Theo khái niệm chung hồ sơ trên, quan, tổ chức có loại hồ sơ sau: Hồ sơ công việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trình giải công việc thuộc chức năn , nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc: tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày Hồ sơ nhân sự: m ột tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định II TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm tài liệu lưu trữ Từ chữ viết đời, loài người trang bị phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức tự nhiên, xã hội Chữ viết sở để lập loại văn tự (văn bản) Do nhu cầu công tác quản lý Nhà nước, giao dịch người với người xã hội nên loại văn hình thành phát triển đa dạng Văn đóng vai trị quan trọng việc trao đổi thông tin, ghi chép kiện, tượng, truyền đạt mệnh lệnh giai cấp thống trị đến người Văn trở thành pháp lý để điều hành hoạt động quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, sở để giải công việc Con người ngày nhận thức tầm quan trọng văn bản, từ có ý thức việc lưu trữ loại văn phục vụ mục đích thực tiễn trước mắt lưu truyền lại cho hệ sau Những văn lựa chọn giữ lại gọi tài liệu lưu trữ Dần dần, việc lưu trữ văn ngày phổ biến, số lượng tài liệu giữ lại ngày tăng đặt yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu khoa học Trên sở khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đời ngày hoàn thiện Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arche” có nghĩa nơi làm việc quyền, sau thuật ngữ dùng để ngơi nhà bảo quản tài liệu Điều phù hợp với thực tế hình thành văn tự chế độ chiếm hữu nơ lệ Hy Lạp, văn tự dùng phổ biến, phương tiện điều hành tổ chức hoạt động quyền từ trung ương đến địa phương Từ đất nước Hy Lạp, thuật ngữ lưu trữ mở rộng phạm vi sử dụng đến nước châu Âu khác Anh, Pháp,Nga… Ở Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ có nghĩa cất iữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại Đối tượng cất giữ, tàng trữ, ưu lại, giữ lại công văn, giấy tờ Trên sở thuật ngữ lưu trữ đối tượng lưu trữ, khái niệm tài liệu lưu trữ hình thành Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân đưa vào bảo quản phòng kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… tồn xã hội Đặc điểm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ phản ánh kiện, tượng tự nhiên, xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ Tài liệu hình thành nhu cầu giải công việc quan, tổ chức, giải xong công việc lựa chọn để lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ thông tin việc giải xong Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc Trong trường hợp khơng có thay có giá trị chính; tài liệu hình thành nhu cầu lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành thực chức năng, nhiệm vụ đươc giao quan, chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ đảm bảo tính xác Tài liệu lưu trữ có đầy đủ thành phần thể thức văn tên quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan để khẳng định tin cậy xác tài liệu Tuy nhiên tài liệu hình thành điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, vùng tạm chiếm, thời kỳ quan tổ chức Đảng hoạt động bí mật) tài liệu khơng có đầy đủ thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét cách linh hoạt Tài liệu đưa vào bảo quản phòng kho lưu trữ lựa chọn, lưu trữ tài liệu phản ánh xác kiện lịch sử, tượng tự nhiên, hoạt động x hội, hoạt động quan, đơn vị Tài liệu lưu trữ nhà nước thống quản lý Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển dân tộc, đất nước, chứa đựng nhiều thơng tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, tài sản quý báu dân tộc, đất nước Nhà nước ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lý thống tài liệu lưu trữ Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh mặt đời sống, hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, bao gồm nhiều loại hình khác Để quản lý cách khoa học loại tài liệu ưu trữ, phải n hiên cứu đặc điểm loại tài liệu, sở đề biện pháp thích hợp để quản lý tốt loại tài liệu Dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương pháp hình thành, nội dung tài liệu, mục đích sử dụng loại hình văn bản, tài iệu ưu trữ chia thành loại sau: a Tài liệu hành Nhóm tài liệu bao gồm văn hình thành hoạt động quản lý quan, tổ chức có nội dung phản ánh q trình kết tổ chức thực chức nhiệm vụ quan, phản ánh hoạt động tổ chức quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành bao gồm nhiều loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia Ở nước ta, thời kỳ phong kiến có loại văn như: sắc, dụ, biểu, chiếu, tấu, sớ, đề… Hiện nay, hoạt động quản lý nhà nước có nhiều loại văn hình thành như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định, thông tư, thị… b Tài liệu khoa học cơng nghệ Hình thnh hoạt động quan thiết kế, thi công xây dựng, thiết kế, chế tạo máy móc, sản phẩm cơng nghiệp, hoạt động quan trắc địa, địa chất, trạm khí tượng, thủy văn, thiên văn, hoạt động nghiên cứu khoa học quan, đơn vị, cá nhân Tài liệu khoa học công nghệ có nội dung phản ánh hoạt động lĩnh vực khoa hoc, kỹ thuật công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp trình kết điều tra, thăm dò, khảo sát tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản 11 (1) (2) 14 pháp luật Nhà nước Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung ngành, quan Hồ sơ ứng dụng ISO ngành, quan Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền quan - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Tài liệu hoạt động Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình/ giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, phát biểu kiện lớn…) Tập thông báo ý kiến, kết luận họp 15 - Quý, tháng College Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác 10 11 13 lãnh đạo quan, thư ký ãnh đạo - Bộ, quan ngang tương đương - UBND tỉnh tương đương - Cơ quan, tổ chức khác (3) Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 16 Tập công văn trao đổi vấn đề chung Tài liệu quy hoạch, kế h ạch, thống kê 17 Kế hoạch, báo cáo công tác quy h ạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng 2.1 Tài liệu quy hoạch 18 Tập văn quy hoạch gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 19 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, quan 20 Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu ngành, quan phê duyệt 21 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu ngành, quan 22 Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý ngành, quan Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước 91 10 năm Vĩnh viễn 20 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn (1) (2) - Tổng kết - Sơ kết 24 Công văn trao đổi công tác quy hoạch 2.2 Tài liệu kế hoạch 25 Tập văn kế hoạch gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực - Cơ quan để biết Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch ngành, quan - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế h ạch đơn vị trực thuộc - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm năm - Quý, tháng 29 Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch đối tượng thuộc phạm vi quản lý kế hoạch - Hàng năm - Quý, tháng, tháng 31 (3) Vĩnh viễn 10 năm ông văn trao đổi công tác kế hoạch 2.3 Tài liệu thống kê 32 Tập văn thống kê gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 33 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn chế độ/ quy định, hướng dẫn thống kê ngành Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng 92 20 năm Vĩnh viễn năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm (1) (2) Báo cáo điều tra - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo sở, phiếu điều tra 36 Báo cáo phân tích dự báo (3) Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 37 Công văn trao đổi công tác thống kê, điều tra Tài liệu tổ chức, cán 38 Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 39 Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy định, hướng dẫn tổ chức, cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 41 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, quan 42 Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc 43 Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc 44 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Vĩnh viễn Vĩnh viễn 45 Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn 46 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn 47 Hồ sơ quy hoạch cán 48 Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển 20 năm 70 năm - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 50 Hồ sơ kỷ luật cán 51 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 93 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 70 năm 70 năm (1) (2) (3) 52 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn 53 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 54 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, quan Tài liệu quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu tham khảo 70 năm Vĩnh viễn 56 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán 57 Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội College 58 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ 59 Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 20 năm lực thi hành 10 năm 10 năm Tài liệu lao động, tiền lương 60 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền ương - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 4.1 Tài liệu lao động 61 Tập văn lao động ửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 62 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo thực 63 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động ngành 64 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm ngành, quan Hồ sơ vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng 66 Hợp đồng lao động vụ việc 67 Công văn trao đổi công tác lao động Vĩnh viễn 20 năm năm Đến văn hết hiệu Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm sau chấm dứt Hợp đồng 10 năm 4.2 Tài liệu tiền lương 94 (1) (2) 68 Tập văn tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 69 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành báo cáo thực 70 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực (3) Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 71 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 20 năm 72 Công văn trao đổi tiền lương Tài liệu tài chính, kế tốn đơn vị trực thuộc College 73 Tập văn tài chính, kế tốn ửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 10 năm 74 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/ quy định tài chính, kế tốn 75 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 76 Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan Kế hoạch, báo cáo tài tốn - Hàng năm - Tháng, q, tháng, tháng 78 Hồ sơ xây dựng chế độ/ quy định giá 79 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm 95 (1) (2) Hồ sơ kiểm toán quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết (3) Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 84 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài 85 Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài 10 năm năm College 86 Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn Tài liệu xây dựng 87 Tập văn xây dựng ửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 88 Hồ sơ xây dựng văn chế độ/ quy định, hướng dẫn xây dựng ngành, quan 89 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ cơng trình xây dựng - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Theo tuổi thọ cơng trình 91 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình 15 năm 92 Cơng văn trao đổi công tác xây dựng 10 năm Tài liệu khoa học công nghệ 93 Tập văn hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 96 Đến văn hết hiệu (1) (2) 94 Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ ngành, quan (3) lực thi hành Vĩnh viễn 95 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học quan tổ chức Vĩnh viễn 96 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 97 Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học ngành, quan Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học Vĩnh viễn - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cơng nhận Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn Vĩnh viễn - Cấp sở 10 năm 100 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn ngành 101 Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ ngành, quan 102 Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia hội thảo khoa học 103 Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu ngành, quan 104 Công văn trao đổi công tác khoa học, công nghệ Tài liệu hợp tác quốc tế 105 Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 106 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo cơng tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 97 (1) (2) (3) - Quý, tháng 108 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, quan 109 Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước năm Vĩnh viễn 110 Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế 111 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê…) Vĩnh viễn Vĩnh viễn 112 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn 113 Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Vĩnh viễn 20 năm 114 Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước - Quan trọng Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn - Thông thường 20 năm 116 Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo 10 năm 117 Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 118 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm - Quý, tháng 120 Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng 98 20 năm năm (1) (2) (3) Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn 15 năm - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân Vĩnh viễn 15 năm - Báo cáo năm - Tài liệu khác 124 Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng 125 Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 126 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 127 Hồ sơ hội nghị thi đ ua quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn 128 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 129 Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch Nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng người đứng đầu Vĩnh viễn 20 năm 10 năm quan, tổ chức 131 Hồ sơ khen thưởng người nước 132 Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng Tài liệu pháp chế 99 Vĩnh viễn 10 năm (1) (2) (3) 133 Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 134 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế quan chủ trì Vĩnh viễn 135 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật 10 năm 136 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng 137 Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật 138 Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Vĩnh viễn 20 năm lực thi hành Vĩnh viễn năm 139 Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật 10 năm 140 Công văn trao đổi công tác pháp chế 10 năm 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 12.1 Tài liệu hành chính, văn thư, ưu trữ 141 Tập văn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu 142 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn 143 Hồ sơ hội nghị công tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ quan tổ chức 10 năm 144 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng 145 Hồ sơ thực cải cách hành 146 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước ngành, quan Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 147 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 20 năm 148 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 20 năm 100 (1) (2) (3) 149 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) 20 năm 150 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 20 năm Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 152 Sổ đăng ký văn đến 20 năm 153 Công văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 12.2 Tài liệu quản trị công sở 154 Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 155 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 156 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 20 năm 157 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở 158 Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ quan 10 năm 10 năm 159 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai… quan 10 năm 160 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan 161 Hồ sơ sử dụng, vận hành tơ, máy móc, thiết bị quan 10 năm Theo tuổi thọ thiết bị 162 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm năm 163 Hồ sơ công tác y tế quan 10 năm 164 Công văn trao đổi công tác quản trị công sở 10 năm 13 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ 165 Tập văn chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 166 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý chuyên môn 101 Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn (1) (2) (3) nghiệp vụ 167 Hồ sơ hội nghị chuyên môn nghiệp vụ quan tổ chức Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ quan đơn vị trực thuộc - Hàng năm Vĩnh viễn 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ đối tượng thuộc phạm vi quản lý - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Vĩnh viễn 10 năm 170 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn 10 năm 171 Hồ sơ xây dựng, quản ý tổ chức thực chương trình mục tiêu, d ự án chuyên môn Vĩnh viễn 172 Hồ sơ đạo điểm chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 173 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 174 Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ - Vụ việc quan trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 20 năm 175 Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề Vĩnh viễn 176 Sổ sách quản lý chuyên môn nghiệp vụ 20 năm 177 Công văn trao đổi chuyên môn nghiệp vụ 10 năm Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 14.1 Tài liệu tổ chức Đảng 178 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 179 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 102 (1) (2) 180 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 181 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng 182 Hồ sơ thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng (3) Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 183 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 184 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 185 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm 186 Hồ sơ đảng viên 70 năm 187 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm 188 Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 14.2 Tài liệu tổ chức Công đoàn 189 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 190 Hồ sơ Đại hội Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 191 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm k ỳ - Tháng, quý, tháng 192 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn 193 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức ông đoàn 194 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm quan 195 Sổ sách 196 Công văn trao đổi công tác Công đoàn 14.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm 197 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 198 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 199 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 103 (1) (2) - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 200 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 201 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan (3) Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 202 Sổ sách 20 năm 203 Công văn trao đổi công tác Đoàn 10 năm 104 NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Ủy ban thường vụ Quốc hội Bảo vệ bí mật Nhà nước; Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật ngành Tòa án nhân dân; Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) n ày 08/01/2004 Bộ trưởng Bộ Công an Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật ngành Tòa án; Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 Chánh án Tòa án nhân dân tối cao việc ban hành Quy chế bảo bí mật Nhà nước ngành Tịa án nhân dân; Thơng tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp ưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; Thông tư số 09 /2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ Tướng Chính phủ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 105