GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 2 TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Trang 21 Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc thống kê trong lưu trữ
1.1 Khái niệm
Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và cơng cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch
nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ
Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước
1.2 Mục đích, ý nghĩa
Cơng tác thống kê giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình chung về số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu; các kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ để từ đó các cơ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu trong thời gian tới
Thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức nắm được số lượng, trình độ, tuổi tác của cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan, để xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán bộ kịp thời, hợp lý
Những số liệu thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan quản lý lưu trữ, các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế
Thống kê trong lưu trữ làm tốt sẽ giúp cho công tác quản lý, kiểm tra, bảo quản và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi
1.3 Yêu cầu
Trang 3Công tác thống kê trong lưu trữ cần đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau: - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong tồn Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đây là nguyên tắc cơ bản xuyên suốt trong công tác lưu trữ Việc thống kê trong lưu trữ được thực hiện dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong phạm vi tồn quốc, vì vậy cần được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương
Nguyên tắc này thể hiện ở sự thống nhất về loại hình công cụ thống kê, đơn vị thống kê, chế độ thống kê và các thông tin về thống kê, các loại hình tài liệu cần thống kê Đồng thời sự thống nhất còn thể hiện ở các biểu mẫu thống kê, thủ tục thống kê và phương pháp thống kê
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện cơng tác thống kê địi hỏi phải có sự thống nhất giữa thông tin, CSDL đầu vào, đầu ra trong công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ, các kho lưu trữ Vì vậy cần có sự thống nhất về phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ
Thống kê cần thống nhất về mẫu báo cáo cơng tác thống kê Điều đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan quản lý làm công tác tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn ngành
- Đảm bảo nguyên tắc thống nhất giữa công tác thống kê và công tác bảo quản
Tài liệu lưu trữ ở trong kho được sắp xếp theo hệ thống các công cụ bảo quản nhất định như: giá, tủ, cặp, hộp… và được bảo quản bằng hệ thống các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Vì vậy, cơng tác thống kê cần được thực hiện dựa vào hệ thống các công cụ bảo quản trong kho lưu trữ Đây là nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu khách quan của việc bảo quản tài liệu, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu
Để đảm bảo nguyên tắc này, công tác thống kê cần được xây dựng phù hợp với từng khâu trong hệ thống công cụ, trang thiết bị bảo quản tài liệu Điều đó sẽ giúp ta cố định vị trí tài liệu trong kho, không xảy ra sự xáo trộn trong công tác thống kê và phục vụ tra tìm tài liệu
2 Nội dung và phương pháp thống kê trong lưu trữ
2.1 Đối tượng của thống kê trong lưu trữ
Trang 4Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m sàn được xây dựng để bảo quản tài liệu theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
+ Diện tích kho khơng chun dụng: Là diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng dùng để bảo quản tài liệu nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
+ Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang cầu thang… dùng để bảo quản tài liệu
- Thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu: Số lượng và chất lượng của các trang thiết bị bảo quản trong kho như: giá, tủ, hộp, cặp, máy điều hịa, máy hút bụi, quạt thơng gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm…
- Thống kê các công cụ tra cứu khoa học tài liệu: Giới thiệu các bộ thẻ tra tìm tài liệu; Mục lục hồ sơ; phiếu tin… hoặc giới thiệu thông tin trong tài liệu
- Thống kê tình hình cán bộ: số lượng, trình độ, giới tính…
2.2 Các đơn vị thống kê
Trong mỗi một cơ quan, phòng, kho lưu trữ có những đơn vị thống kê riêng phục thuộc vào mục đích, yêu cầu của từng đợt thống kê cụ thể mà quyết định chọn đơn vị thống kê hợp lý
Đối với các phòng, kho, các trung tâm lưu trữ mà tài liệu đã được chỉnh lý thì đơn vị thống kê phổ biến là Phông lưu trữ Trong các phơng lưu trữ thì đơn vị thống kê là hồ sơ, đơn vị bảo quản
Đối với các phông tài liệu chưa được chỉnh lý thì đơn vị thống kê là mét giá, cặp, hộp tài liệu Người ta có thể dùng thước đo nếu tài liệu cịn trong tình trạng lộn xộn, chưa cho vào cặp, hộp hoặc đếm số lượng các cặp, hộp nếu tài liệu đã được đóng trong cặp, hộp
Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật có thể thống kê theo từng hộp, cặp đựng tài liệu, cuộn tài liệu hoặc tài liệu của từng cơng trình, hoặc số lượng từng loại tài liệu cụ thể: hồ sơ, quyển bản vẽ, bản vẽ…
Đối với tài liệu nghe nhìn có thể thống kê từng cuộn phim âm bản, thước phim hoặc thời lượng phim Cũng có thể thống kê tài liệu nghe nhìn theo từng hộp đựng các phim âm bản…
Trang 52.3 Phương pháp thống kê 2.3.1 Sổ nhập tài liệu lưu trữ
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào các phịng, kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước
Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những quy định sau:
- Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào kho lưu trữ
- Mỗi lần nhập được đánh một số thứ tự, khơng kể số tài liệu đó nhiều hay ít
- Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ
Tác dụng của Sổ nhập TLLT
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phơng tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ
- Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp
Cấu tạo của Sổ nhập TLLT
- Bìa: Được lập trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)
SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:…………
Trang 6đăng ký vào sổ
Kết thúc ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm cuối cùng của việc nhập tài liệu và đăng ký vào sổ
Phần nội dung thống kê của sổ nhập TLLT: Gồm 10 cột và được lập trên
khổ giấy A3 (297mm x 420mm) STT Ngày tháng năm nhập tài liệu Số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu Tên cơ quan (cá nhân) nộp tài liệu Tên phông (sưu tập/bộ tài liệu) Số phông Thời gian của tài liệu Số lượng Đặc điểm tình hình tài liệu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cách ghi sổ nhập TLLT:
Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập bằng chữ số Ả Rập Mỗi lần nhập tài liệu ghi một số thứ tự khơng kể lần nhập đó nhiều hay ít tài liệu, bắt đầu từ số 01
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu
Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu Cột 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nộp tài liệu
Cột 5: Ghi tên phơng có tài liệu giao nộp Đối với lưu trữ cơ quan cột này thay bằng “Đơn vị có tài liệu”
Cột 6: Ghi số phông đã được đăng ký trong danh sách phông
Cột 7: Nhập tài liệu của năm nào thì ghi rõ năm đó (thời gian của tài liệu) Cột 8: Nếu là tài liệu đã chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý hoặc tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể (mét giá hoặc cặp ba dây)
Cột 9: Ghi tóm tắt đặc điểm của tài liệu (tình trạng vật lý của tài liệu, chất lượng của tài liệu, đặc điểm sắp xếp bên trong của khối tài liệu giao nộp )
Trang 7Tổng số tài liệu tính theo từng loại hình tài liệu; Ký tên, đóng dấu của cơ quan
2.3.2 Sổ xuất tài liệu lưu trữ
Sổ xuất tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê việc xuất những tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu ra chỉnh lý, phục chế, tu bổ hoặc sao chụp…
Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ nắm được những biến động về tài liệu trong kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ, theo dõi để thu về những tài liệu đã hết thời hạn cho mượn mà cá nhân, đơn vị chưa trả và giúp bộ phận lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hồn chỉnh phơng lưu trữ
Cấu tạo của Sổ xuất tài liệu lưu trữ:
+ Trang bìa
+ Trang nội dung:
STT Ngày xuất Căn cứ xuất Xuất đi đâu, mục đích, căn cứ xuất Tên và số phông Số mục lục Số hồ sơ Số lượng Người nhận Ghi chú
SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:…………
Trang 8Xuất tài liệu tạm thời ra khỏi kho thì phải lấy chữ ký của người nhận tài liệu
Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay thế và đặt vào vị trí của tài liệu trên giá, tủ Khi tài liệu được trả về thì phải huỷ ngay phiếu đánh dấu đó Trong phiếu thay thế ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục và số phông của đơn vị bảo quản cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn và thời gian trả lại
2.3.3 Sổ đăng ký các phông lưu trữ
Sổ đăng ký các phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ/các sưu tập lưu trữ và các thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ được giao nộp vào kho lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình các phơng lưu trữ trong kho
Số phông Ngày tháng nhập lần
đầu
Tên phơng Thời gian của đơn vị hình thành
phơng
Ghi chú
Cột 1: dùng để thống kê toàn bộ các phơng có trong lưu trữ Mỗi phơng chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào kho lưu trữ
Cột 2: ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Cột 3: ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phơng Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng
Cột 4: nếu là phơng đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc Nếu phơng mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động
Cột 5: dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi
2.3.4 Mục lục hồ sơ
Trang 9Cấu tạo của bản mục lục hồ sơ gồm có: Tờ bìa, tờ nhan đề; tờ mục lục; lời
nói đầu;bảng chữ viết tắt; bảng kê các hồ sơ; bảng chỉ dẫn; phần kết thúc
* Tờ bìa:
- Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ: Ghi tên cơ quan
- Tên phông lưu trữ: Ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông - Từ năm … đến năm: Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hồ sơ có trong mục lục hồ sơ
* Tờ nhan đề:
Cách ghi tờ nhan đề:
- Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ: ghi như Bìa - Tên phơng lưu trữ; ghi như Bìa
- Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số: Ghi số đầu tiên và số hồ sơ cuối cùng của quyển “Mục lục”
- Phông số: Viết số thứ tự của phông được cố định theo danh sách phông trong kho lưu trữ
- Mục lục số (quyển số): Ghi số thứ tự của Mục lục hồ sơ trong phông - Số trang: ghi số lượng trang của quyển “Mục lục hồ sơ”
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG:……………………
…………………… ……………………
Trang 10* Tờ mục lục (của mục lục hồ sơ):
Tờ mục lục là bảng liệt kê các phần, chương, mục trong nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với các phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện
* Lời nói đầu:
Lời nói đầu trong mỗi bản mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ của phông được dễ dàng Đối với những phông lưu trữ có các đơn vị tổ chức, thành phần và khối lượng tài liệu phức tạp, phần lớn lời nói đầu phải giới thiệu khái quát sự thay đổi của các đơn vị tổ chức trong phông cũng như diễn biến phức tạp của tình hình tài liệu
Nội dung "Lời nói đầu" gồm có các yếu tố thơng tin như sau: - "Lịch sử đơn vị hình thành phơng": Nêu tóm tắt về:
+ Điều kiện lịch sử và nguyên nhân ra đời;
+ Ngày, tháng, năm thành lập, thay đổi và giải thể của đơn vị hình thành phơng;
+ Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị hình thành phơng;
+ Vị trí của đơn vị hình thành phơng trong hệ thống tổ chức Nhà nước Mối quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới và cùng cấp;
+ Phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phơng;
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHƠNG:……………………
…………………… ……………………
Từ hồ sơ ……… đến hồ sơ……
Trang 11+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông; + Số lần nhập, số lượng nhập và thời gian nhập;
+ Tình trạng tài liệu (mức độ thiếu, đủ; tình trạng vật lý, sự biến động ); + Thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông
- Đặc điểm chính trong q trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ - Cách sử dụng "Mục lục hồ sơ "
Chú ý: Tuỳ theo từng loại phơng và u cầu khai thác mà trình bày sơ lược, chi tiết
- Bảng chữ viết tắt: dùng để giải thích các chữ được viết tắt trong mục
lục
Các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần ABC theo quy định: chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy
Ví dụ:
STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
01 BDHV Bình dân học vụ
02 TNXP Thanh niên xung phong
03 UBND Uỷ ban nhân dân
Nếu khơng có chữ viết tắt cần giải nghĩa thì khơng cần làm bảng này
* Bảng kê hồ sơ:
Phần thống kê hồ sơ của Mục lục hồ sơ là thành phần chính của mục lục dùng để thống kê các hồ sơ và dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu
Cặp, hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số tờ Ghi chú
Trang 12Cột 3 Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ Tương ứng với mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó Trường hợp nhiều hồ sơ có cùng một tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ "nt" và chỉ ghi những điểm khác nhau như: Tập 1 , Tập
Chú ý: Trong cột tiêu đề hồ sơ cịn ghi tên nhóm hồ sơ Tên nhóm hồ sơ là tên đơn vị tổ chức, mặt hoạt động hay thời gian được chọn làm phương án hệ thống hố tài liệu của phơng
Cột 5: Ghi tổng số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh số thứ tự
Cột 6: Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ; đặc điểm trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ
- Bảng chỉ dẫn:
Bảng chỉ dẫn là bảng kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thơng tin được định hướng nhanh chóng Thơng thường có các bảng chỉ dẫn sau:
-Bảng chỉ dẫn tên người
Tên người Số hồ sơ Trang số
-Bảng chỉ dẫn sự kiện
Sự kiện Số hồ sơ Trang số
Trang 13Trong đó có: ………số đúp ………số sót
Người phụ trách đơn vị Người lập
Nguyễn Thị B Nguyễn Văn A
2.3.5 Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ sơ trong từng phông lưu trữ và trong từng kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong phịng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ các cuốn Mục lục hồ sơ, là công cụ hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu trong phịng kho lưu trữ
- Cấu tạo của sổ đăng ký Mục lục hồ sơ:
+ Trang bìa
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ
Trang 14- Trang nội dung: gồm 10 cột STT Phông số Mục lục số Tên mục lục Thời gian của tài liệu có trong mục lục Số lượng đơn vị bảo quản Số tờ của mục lục Số bản của mục lục Thời hạn bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cách trình bày phần nội dung sổ:
Cột 1: Số thứ tự đăng ký mục lục - ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ sơ trong lưu trữ bằng số Ả rập Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ, trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ thì số thứ tự đó bỏ trống
Cột 2: Phông số - ghi số phông đã được quy định trong Sổ đăng ký các phông lưu trữ
Cột 3: Mục lục số - ghi số mục lục hồ sơ được quy định trong phạm vi một phông
Cột 4: Tên mục lục hồ sơ - ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ
Cột 5: Thời gian của tài liệu trong mục lục - ghi năm bắt đầu và năm kết thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ
Cột 6: Số lượng đơn vị bảo quản - ghi số lượng đơn vị bảo quản được thống kê trong Mục lục hồ sơ
Cột 7: Số tờ của mục lục - ghi số lượng tờ của Mục lục hồ sơ
Cột 8: Số bản của mục lục - ghi số lượng bản của Mục lục hồ sơ hiện có trong lưu trữ (có bao nhiêu quyển trong lưu trữ)
Cột 9: Thời hạn bảo quản-ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong Mục lục hồ sơ
Cột 10: Ghi chú - ghi việc hủy, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ đi
nơi khác
2.3.6 Báo cáo thống kê tổng hợp
Trang 15Về kho tàng: Cần nêu rõ diện tích kho, chiều dài các giá tủ, tỷ lệ tài liệu/m2, số lượng các hộp đựng, các trang thiết bị trong kho
Về điều kiện bảo quản: Cần nêu rõ chế độ nhiệt độ, độ ẩm trong kho, chế độ thơng gió, tỷ lệ bụi bẩn…
Về tình hình cán bộ: Cần nêu rõ số lượng, trình độ nghiệp vụ chun mơn, tuổi tác, giới tính, văn hóa, chính trị, thời gian cơng tác và những biến động nếu có
Trong báo cáo cần có những đánh giá, đề xuất các phương án giải quyết để khắc phục những tình trạng khó khăn (nếu có)
Hiện nay, nội dung của báo cáo thống kê tổng hợp được thực hiện theo biểu mẫu ban hành Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ
Báo cáo thống kê gồm 2 loại là báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp, được thực hiện định kỳ vào cuối năm Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ
Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 Thời gian gửi báo cáo thống kê là ngày 15 tháng 01 năm sau
* Mẫu báo cáo thông kê tổng hợp cơ sở
Cơ quan, tổ chức báo cáo:……………………………… Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:………………………
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20…
(Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2013 của Bộ Nội vụ)
Nội dung báo cáo Đơn vị tính Số lượng I Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ
công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
Trang 16
- Bảng thời hạn bảo quản Văn bản
II Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
1 Tổ chức lưu trữ
- Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương
đương Trung tâm
- Phòng lưu trữ Phòng
- Tổ lưu trữ Tổ
- Bộ phận lưu trữ Bộ phận
2 Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tổng số: Người
Trong đó: Nữ Người
- Kiêm nhiệm cơng tác khác Người
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Trên đại học chuyên ngành khác Người - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Đại học chuyên ngành khác Người - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Cao đẳng chuyên ngành khác Người - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Trung cấp chuyên ngành khác Người - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Người
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh
nghề nghiệp lưu trữ
Trang 17- Lưu trữ viên chính Người
- Lưu trữ viên Người
- Lưu trữ viên trung cấp Người
- Kỹ thuật viên lưu trữ Người
c) Độ tuổi
- Từ 30 trở xuống Người
- Từ 31 đến 40 Người
- Từ 41 đến 50 Người
- Từ 51 đến 60 Người
III Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
1 Tài liệu giấy
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập
Trong đó: Phơng/sưu tập đã chỉnh lý hồn
chỉnh Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị
bảo quản + Quy ra mét giá tài liệu Mét
2 Tài liệu khoa học, kỹ thuật
- Tổng số công trình/đề tài Cơng trình/đề tài
Trong đó: Cơng trình/đề tài đã chỉnh lý hồn
chỉnh
Cơng trình/đề tài
- Tổng số mét giá tài liệu Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị
Trang 183 Tài liệu chuyên môn
- Tổng số mét giá tài liệu Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị
bảo quản + Quy ra mét giá Mét
4 Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ Phông/sưu tập
Trong đó: Phơng/sưu tập đã chỉnh lý hồn
chỉnh Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh Hồ sơ/đơn vị
bảo quản + Quy ra mét giá Mét
5 Tài liệu nghe nhìn
a) Tổng số tài liệu ghi hình
- Bộ phim/đoạn phim Bộ/đoạn
- Cuộn phim Cuộn
- Cuộn băng Video Cuộn
- Đĩa Đĩa
- Quy ra giờ chiếu Giờ
Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ
b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn
- Đĩa Đĩa
- Quy ra giờ nghe Giờ
Trang 19c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc - Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc
d) Tổng số tài liệu bản đồ
- Bản đồ Bản đồ
Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ
6 Tài liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB
IV Thu thập và loại huỷ tài liệu
1 Tài liệu giấy
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
Mét
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
Mét
- Tổng số mét giá tài liệu đã huỷ (tính từ ngày
01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Mét
2 Tài liệu nghe, nhìn
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính
từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Cuộn phim Cuộn
- Cuộn băng Video Cuộn
- Cuộn băng ghi âm Cuộn
Trang 20- Đĩa ghi âm Đĩa
- Phim âm bản Chiếc
- Ảnh Chiếc
- Bản đồ Bản đồ
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Cuộn phim Cuộn
- Cuộn băng Video Cuộn
- Cuộn băng ghi âm Cuộn
- Đĩa ghi hình Đĩa
- Đĩa ghi âm Đĩa
- Phim âm bản Chiếc
- Ảnh Chiếc
- Bản đồ Bản đồ
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã huỷ (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Cuộn phim Cuộn
- Cuộn băng Video Cuộn
- Cuộn băng ghi âm Cuộn
- Đĩa ghi hình Đĩa
- Đĩa ghi âm Đĩa
- Phim âm bản Chiếc
- Ảnh Chiếc
- Bản đồ Bản đồ
Trang 21- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
Hồ sơ/MB
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
Hồ sơ/MB
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã huỷ (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Hồ sơ/MB
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB
V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Lượt người
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử
dụng
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản Hồ sơ/đơn vị bảo quản
- Tài liệu Tài liệu
- Ảnh Ảnh
- Ghi âm, ghi hình Giờ
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng
thực lưu trữ
- Tài liệu được sao chụp Tài liệu/ trang - Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ Tài liệu/ trang - Tổng số yêu cầu của độc giả Yêu cầu
Trang 222 Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số bài công bố, giới thiệu Bài viết - Tổng số lần trưng bày, triển lãm Lần - Tổng số ấn phẩm xuất bản Ấn phẩm
3 Cơng cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
- Tổng số phơng/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ
sơ Phông/sưu tập
- Tổng số cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ Cơng trình/đề tài - Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê
biên mục Giờ
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục - Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ Sách
- Thẻ tra tìm Phiếu
VI Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu
Chương
trình/đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương
trình/đề tài
+ Cấp Bộ/ngành Chương
trình/đề tài
+ Cấp cơ sở Chương
Trang 23- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng
Chương
trình/đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương
trình/đề tài
+ Cấp Bộ/ngành Chương
trình/đề tài
+ Cấp cơ sở Chương
trình/đề tài
VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu
trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
1 Kho lưu trữ
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên
dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu m
2
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên
dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu m
2
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng m2
- Diện tích kho tạm m2
2 Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét
Trong đó: + Giá cố định Mét + Giá di động Mét
- Camera quan sát Chiếc
- Hệ thống chống đột nhập Hệ thống - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống - Bình chữa cháy khí, bọt,… Chiếc - Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm Hệ thống
Trang 24- Máy hút ẩm Chiếc - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc
- Thiết bị thơng gió Chiếc
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp
đông lạnh hoặc hút chân không,… Chiếc
- Máy khử axit Chiếc
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu Hệ thống - Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm
microfilm Hệ thống
- Mạng diện rộng Hệ thống
- Mạng nội bộ Hệ thống
- Máy chủ Chiếc
- Máy tính cá nhân Chiếc
- Máy quét (scanner) Chiếc
- Máy sao chụp Chiếc
…… ,ngày……tháng……năm 20…
NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký, họ và tên) (Ký tên, đóng dấu)
Hướng dẫn cách ghi:
I Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ
Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy ra vào kho lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống
II Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu khơng có thì để trống
Trang 251 Tài liệu giấy; tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ: Đơn vị tính là phơng/sưu tập, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu
- Phông/Sưu tập: Tổng số phông hoặc sưu tập lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ Trường hợp trong kho lưu trữ khơng có sưu tập lưu trữ thì gạch từ “Sưu tập”;
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản: Tổng số đơn vị bảo quản đăng ký trong Mục lục hồ sơ;
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài mét, bằng cách đo trực tiếp trên từng ngăn giá hoặc ngăn tủ có xếp tài liệu
2 Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính là cơng trình, dự án, đề tài, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu
- Cơng trình, dự án, đề tài: Bao gồm các cơng trình khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây chuyền công nghệ, các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công nghệ,
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính
2 Tài liệu chuyên môn: Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: cách tính như tài liệu hành chính
3 Tài liệu điện tử: Đơn vị tính là hồ sơ, MB (megabyte là đơn vị tính dung lượng thơng tin số)
IV Thu thập và loại huỷ tài liệu
1 Tổng số tài liệu thu thập: Bao gồm tài liệu giấy; tài liệu nghe nhìn; tài
liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác mà Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thu thập theo kế hoạch hàng năm từ nguồn nộp lưu hoặc từ các cơ quan, tổ chức
thuộc quyền quản lý giải thể, sáp nhập về kho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 2 Tổng số tài liệu đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập: Là những
tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo hoặc tài liệu đã hết thời hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử nhưng chưa thu thập
3 Tổng số tài liệu đã huỷ: Tổng số tài liệu loại ra, đã hủy sau khi làm thủ tục xét huỷ
V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
- Lượt người sử dụng tài liệu: Mỗi một người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ trong ngày được tính 01 lượt Trường hợp, người đến nghiên cứu nhưng khơng có tài liệu, số lượt người được tính là 0;
Trang 26- Tổng số yêu cầu của độc giả: Là số phiếu yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ của độc giả tại phịng đọc hoặc gửi đến theo đường cơng văn, thư, điện thoại, FAX…
2 Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
- Bài viết giới thiệu, công bố: Gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện thông tin đại chúng khác;
- Trưng bày, triển lãm: Gồm các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần;
- Ấn phẩm xuất bản: Gồm các ấn phẩm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ
3 Công cụ tra cứu
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu, cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ: Gồm những phơng (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, cơng trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ;
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục: Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục
VI Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
Chỉ tính các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ đã nghiệm thu
VII Kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ
1 Kho lưu trữ
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng: Diện tích m2 sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng: Diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ không theo quy định;
- Diện tích kho tạm: Diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang… dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản thấp
2 Trang thiết bị lưu trữ
Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ, chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu và chưa xếp tài liệu./
2.4 Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê
Việc bảo quản các sổ sách, biểu mẫu thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định:
- Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai
Trang 27rõ ràng (khơng dập, xố, tẩy mà chỉ được gạch một gạch ngang hoặc gạch chéo để đọc được) Sửa chữa chỗ nào phải ký ra ngồi lề cạnh chỗ đó
- Các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản riêng Chìa khố của các tủ để sổ sách thống kê chỉ được giao cho người có trách nhiệm giữ, khơng mang ra ngồi nơi làm việc và không giao cho người khác giữ
- Sổ sách thống kê chỉ có người có trách nhiệm mới được sử dụng, khơng cho người ngồi xem, khơng dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho người sử dụng tài liệu
- Sổ xuất tài liệu của kho nào chỉ có người quản lý kho tài liệu ấy giữ
II KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ 1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc
1.1 Khái niệm
Kiểm tra trong lưu trữ là một nội dung hoạt động quản lý nhà nước của cơ quan quản lý công tác lưu trữ hoặc của cán bộ công chức lưu trữ có thẩm quyền để phát hiện, phịng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
1.2 Mục đích
Dựa vào báo cáo thống kê, kiểm tra trong lưu trữ để làm rõ số lượng thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu hiện có trong lưu trữ góp phần phát hiện những sai sót trong cơng tác quản lý, bảo quản và thống kê trong lưu trữ nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý
Kiểm tra trình độ cán bộ lưu trữ để nắm được tình hình thực tế năng lực cán bộ làm cơng tác lưu trữ từ đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và bổ sung kịp thời Kiểm tra chất hượng của mỗi hồ sơ, tài liệu là yếu tố đảm bảo sự hồn chỉnh của mỗi phơng lưu trữ trong toàn kho, toàn trung tâm lưu trữ
Kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ nhằm tìm ra những ưu điểm để phát huy, phát hiện những khuyết điểm cần khắc phục và đưa ra những phương án tối ưu áp dụng thống nhất trong toàn ngành lưu trữ
1.3 Nguyên tắc kiểm tra
Kiểm tra là một nội dung quan trọng trong cơng tác lưu trữ, nó cần được thực hiện tuân theo những nguyên tắc sau:
- Sau khi kiểm tra cần đưa ra những đánh giá xác thực để cơ quan quản lý có những quyết định điều chỉnh Vì vậy, kiểm tra phải đảm báo tính chính xác và trung thực
Trang 28- Công tác kiểm tra gắn liền với công tác thống kê, dựa vào báo cáo thống kê để công tác kiểm tra được thực hiện thuận lợi đồng thời công tác kiểm tra cũng khẳng định lại mức độ chính xác của cơng tác thống kê Vì vậy, cơng tac kiểm tra cần thực hiện nguyên tắc bám sát thực tế
2 Nội dung và phương pháp kiểm tra trong lưu trữ
2.1 Nội dung của công tác kiểm tra
Đối tượng kiểm tra là các cơ quan lưu trữ, các trung tâm lưu trữ quốc gia; các lưu trữ Bộ; lưu trữ cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Trung tâm lưu trữ tỉnh; lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức có bộ phận làm công tác lưu trữ
Công tác kiểm tra gồm bốn nội dung chính:
- Kiểm tra cơ sở vật chất, cán bộ thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan - Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan
- Kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ tại cơ quan
- Trên cơ sở đó, cơng tác kiểm tra cịn đưa ra những nhận xét, đánh giá, xếp loại giữa các đối tượng kiểm tra
2.2 Chế độ kiểm tra
Kiểm tra tài liệu lưu trữ được tiến hành theo một chế độ do cơ quan lưu trữ nhà nước quy định Việc kiểm tra có thể được tiến hành theo hai cách
- Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất định, một năm một lần hoặc hai năm một lần…
- Kiểm tra đột xuất do có những biến cố xảy ra như thiên tai, lũ lụt có tác động trực tiếp đến ngành hoặc khi có một văn bản mới ban hành và cần triển khai thực hiện trong toàn quốc
2.3 Phương pháp kiểm tra
Muốn tiến hành kiểm tra tài liệu đạt hiệu quả cao, trước hết cần nắm:
+ Số lượng tài liệu thực có
+ Số lượng tài liệu bị thiếu, bị mất + Số lượng tài liệu bị hư hỏng
Muốn kiểm tra việc thực hiện các văn bản mới cần nắm được:
+ Các quy định trước đó về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ mà đối tượng kiểm tra đang thực hiện
+ Các quy định của văn bản mới ban hành về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đang phổ biến hay bắt buộc áp dụng tại đối tượng kiểm tra
Trang 29+ Đối chiếu số lượng và tình hình đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình tài liệu, cán bộ thực có trong phòng, kho lưu trữ
+ Ghi lại các sai sót đã phát hiện được trong khi đối chiếu với sổ sách + Lập biên bản kiểm tra ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu hay đủ, thiếu bao nhiêu…); ý kiến của người kiểm tra; đề ra biện pháp khắc phục những thiếu sót
* Những biện pháp cần được khắc phục sau khi tiến hành kiểm tra
Sau khi tiến hành kiểm tra cơ quan lưu trữ và cán bộ lưu trữ cần có biện pháp tích cực để khắc phục những sai sót như tìm các tài liệu bị mất, bổ sung các tài liệu thiếu, thu hồi tài liệu cho mượn quá hạn, phục chế tài liệu hư hỏng, sửa chữa lại kho tàng, trang bị thêm phương tiện bảo quản, tuyển dụng thêm cán bộ (nếu thấy cần thiết)
Tóm lại, cơng tác thống kê và kiểm tra trong lưu trữ có vai trò quan trọng
Trang 30Bài 2 BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1 Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài
2 Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, mơi trường, hóa chất và nhân tố con người Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc cơn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp
3 Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu
Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế q trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu trữ
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biện pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng
II CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác
Trang 31đá, trên kim loại, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu trữ Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường
a Tài liệu giấy
Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó Ngày nay ta thường gặp các loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm quang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lơ càng cao thì giấy đó càng bền
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulơ, ít sử dụng chất tẩy do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bền cao Giấy được chế tạo bằng phương pháp công nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử dụng các chất tạo màu nên độ bền khơng cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực Mực là dung dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can, mực sao in ánh sáng Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra chúng Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hịa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn
Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau Loại tài liệu cổ thường được viết bằng mực nho Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy Mực in do có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do đó ít bị nhịe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm
Trang 32Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất sét Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác nhau Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng Nét bút chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng
b Tài liệu ảnh, phim ảnh
Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên hình ảnh Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền phim, và các hóa chất xử lý hình ảnh
Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lơ có thể tự cháy trong môi trường nhiệt độ cao; nền phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lơ có độ bền vững cao
Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu cịn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ hình ảnh và khi gặp mơi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng hóa học gây mất hình ảnh Đặng Thanh Nam Page 3
Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thơng qua q trình phản ứng quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến tài liệu
c Tài liệu ghi âm
Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số
Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu
Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong mơi trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ
2 Các nhân tố tự nhiên
Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ Nước ta có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn Ngoài ra ở nước ta cịn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khơ, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp
a Nhiệt độ khơng khí
Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao Nhiệt độ cao làm tài liệu bị khơ, giịn, dễ gãy Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu
Trang 33Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ Độ ẩm tương đối ở nước ta trung bình từ 80 – 90% Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe
Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong mơi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu Ngồi ra độ ẩm cao cịn tạo điều kiện mơi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu
c Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay màu Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc phân tử mực và chất kết dính Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu
d Bụi
Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ Bụi bám lên tài liệu gây ố vàng, lão hóa tài liệu Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát Bụi cơ khí, bụi cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng gây hư hại tài liệu Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió xốy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong khơng khí và mang đi khắp nơi, vào các kho lưu trữ Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu
e Côn trùng và các loại gặm nhấm
Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển Côn trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương tiện bảo quản Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đi; các lồi gặm nhấm là gián, chuột
Ngồi ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ
3 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu
Đây là những nguyên nhân do con người gây ra Con người có thể có ý thức, có mục đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ
Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do các thế lực đối lập, thù địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết
Trang 34tàng, phương tiện, điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy định về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu
III NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
1 Yêu cầu về kho lưu trữ
Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật cần phải xây dựng những kho lưu trữ chuyên dụng Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng được quy định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ
a Yêu cầu chung
Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện giao thơng, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ơ nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của cơng trình văn hóa
b Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa khơng q 200 m2 gồm diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho
Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12 Tải trọng sàn kho tối thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi
Trang 35thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thốt hiểm và thang máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên) Cầu thang thốt hiểm bố trí ở cuối khu vực kho, rộng 1,5 đến 2,0 m Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2 m
Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho Hệ thống cấp và thốt nước được lắp đặt riêng Khơng đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ Đường ống nước đảm bảo độ kín, khơng rị rỉ, khơng đi qua phịng kho bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước đảm bảo tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy; xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa
Đối với khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng bình khí hoặc bình bọt làm phương tiện chữa cháy để khơng làm tổn hại đến tài liệu
Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ còn có khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ cơng chúng
Tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu
Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các phòng: Phòng tiếp nhận tài liêu; phòng khử trùng tài liệu; phòng khử axit; phòng chỉnh lý tài liệu; phòng để tài liệu hết giá trị; phòng tu bổ phục chế tài liệu; phòng lập bản sao bảo hiểm
Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy nổ
Khu hành chính bao gồm các phịng: phịng làm việc hành chính; phịng họp; phịng khách; phịng bảo vệ an ninh; nhà xe của cơng chức và độc giả; các cơng trình phụ trợ: cổng, vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh…
Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu
Khu vực phục vụ công chúng gồm các phòng sau: phòng đọc chung; phòng đọc đặc biệt; phòng bảo quản tạm tài liệu; phòng sao chụp tài liệu; phòng hội nghị; phòng trưng bày; phòng gửi tư trang của công chúng
Trang 36Ở các cơ quan tổ chức, kho lưu trữ hiện hành được đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan tổ chức Khi bố trí kho lưu trữ cần lưu ý một số điểm chính sau đây:
Địa điểm bố trí kho lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, khơng bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan, tránh hướng tây; tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm; tránh nơi dễ xảy ra cháy nổ Bố trí kho lưu trữ gần thang máy, cầu thang nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu
Kho lưu trữ phải đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu; bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…
Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an tồn Bố trí phịng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ
2 Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm:
a Giá
Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản và vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc Tùy theo điều kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá cố định hoặc giá di động Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung Khi thiết kế nên thiết kế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
b Tủ
Ở các phịng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh; tủ đựng tài liệu theo khổ
Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành; tủ cũng có thể bằng kim loại hay bằng gỗ Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt thì có thể dùng két sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác
c Hòm đựng tài liệu
Đối với nước ta thiên tai địch họa thường xuyên xảy ra, hòm đựng tài liệu cũng là phương tiện cần thiết Vật liệu của hịm cũng có thể bằng gỗ hay bằng kim loại; khi thiết kế chú ý đến các yếu tố chống ẩm, chống mối, chống sự xâm nhập của chuột ; khi bảo quản tài liệu trong kho mặc dù hòm xếp nhiều tầng nhưng lấy tài liệu không phải di chuyển; khi cần vận chuyển tài liệu đi nơi khác phải chịu được lực
d Các trang thiết bị khác
Trang 37Tiêu chuẩn ngành TCN-03-1997, ban hành kèm theo quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước
Ngoài ra tùy điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí người ta cịn trang bị một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển; hệ thống báo động, báo cháy; trang thiết bị chống cháy; trang thiết bị thơng gió, chống ẩm như quạt, máy điều hòa nhiệt độ, các dụng cụ đo độ ẩm…
IV CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Biện pháp phòng chống ẩm
a Khái niệm về độ ẩm
- Độ ẩm tuyệt đối (ký hiệu là a): Là độ ẩm xác định lượng hơi nước có thực trong khơng khí, lượng hơi nước đó tính bằng gam trong 1m3
Ví dụ: Vào thời điểm đo độ ẩm khơng khí, nhiệt độ ngồi trời 250C người ta đo được trong 1 m3 không khí có chứa 17g nước Như vậy a= 17g/m3
.Căn cứ vào độ ẩm tuyệt đối đo được để tính tốn thời điểm thơng gió hay bao gói tài liệu Tuy nhiên độ ẩm tuyệt đối không thể biểu thị được mức độ khơ hay ướt của khơng khí vì cùng một độ ẩm tuyệt đối như nhau nhưng nếu nhiệt độ cao thì khơng khí khơ ráo nhưng nếu nhiệt độ thấp thì khơng khí bị ẩm ướt
- Độ ẩm bảo hòa (ký hiệu là A): Là lượng hơi nước cao nhất mà 1m3 khơng khí có khả năng chứa được ở một nhiệt độ nhất định Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước dư thừa sẽ đọng lại thành nước Điểm phân chia ranh giới giữa hơi nước và nước gọi là điểm sương
Ví dụ: ở nhiệt độ 250 C thì lượng hơi nước bảo hịa trong 1m3khơng khí là 23 gam (A=23)
Nhiệt độ càng cao, khả năng chứa ẩm của khơng khí càng lớn Ở các cơ quan chun mơn đều có bảng tính sẵn độ ẩm bảo hòa tương đương với từng nhiệt độ nhất định
- Độ ẩm tương đối (ký hiệu là r):
Để đo mức độ ẩm ướt của khơng khí người ta dùng độ ẩm tương đối Độ ẩm tương đối là tỷ số % của lượng hơi nước có thực (a) và lượng hơi nước bảo hịa trong 1m3 khơng khí ở một nhiệt độ nhất định
a
r = x 100 % A
Ví dụ: Ở nhiệt độ 290 C, nếu ta có độ ẩm tuyệt đối là 22,44 g/m3 (theo bảng tính tốn ở nhiệt độ này), độ ẩm bảo hịa là 28,45g/m3 thì độ ẩm tương đối:
a
Trang 38Cũng với độ ẩm tuyệt đối đó, nếu nhiệt độ là 310 C thì độ ẩm bảo hịa sẽ là 31,70 g/m3thì độ ẩm tương đối sẽ là: a r = x 100 % = 70% A b Các phương pháp phịng chống ẩm
- Thơng gió: Nếu khơng khí trong kho lưu trữ ẩm ướt hơn khơng khí ở ngồi trời thì ta phải mở cửa cho khơng khí khơ ráo bên ngồi vào thay thế khơng khí ẩm ướt trong kho lưu trữ Khi mở cửa thơng gió cần chú ý chọn thời điểm phù hợp:
* Nhiệt độ ngồi kho khơng cao q 320C và không thấp hơn 100C * Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho
* Ngồi kho khơng có sương đọng, nhiệt độ khơng khí ngồi kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho
Khi mở cửa thơng gió nên dùng quạt phối hợp để thơng gió ở những góc khuất trong kho
Thơng gió là biện pháp đơn giản, rẻ tiền, tuy vậy cũng có nhược điểm là khi mở cửa thơng gió bụi và cơn trùng cũng có điều kiện thâm nhập vào kho
- Dùng chất hút ẩm:
+ Dùng Silicagen bọc vào túi vải cho vào các gói, hộp tài liệu để hút ẩm Trước khi sử dụng, Silicagen phải được sấy ở nhiệt độ 1300 C trong thời gian 6 giờ, sau khi sử dụng một thời gian, Silicagen hút đủ nước đổi màu thì đưa sấy lại
+ Vơi sống cũng có tác dụng hút ẩm Nếu trong kho lưu trữ quá ẩm ướt có thể dùng vơi sống để hút ẩm Vơi sống cho vào bao tải, để ở góc kho, khi hút no nước vôi sẽ tan thành bột và thay vôi khác Khi cho vôi sống vào bao chỉ nên cho lượng vôi chỉ khoảng 1/3 bao để khi ngấm ẩm vôi nở ra không bị tràn khỏi bao
- Bao gói cách ly độ ẩm
Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh khơng khí ẩm xâm nhập vào tài liệu Tài liệu được bao gói trong điều kiện khơ hanh Trước khi bao gói phải kiểm tra, nếu tài liệu đang bị ẩm thì khơng được bao gói Khi bao gói cho thêm Silicagen và chất chống nấm mốc
- Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa khơng khí hoặc trung tâm điều hịa khơng khí cho cả kho lưu trữ
Là biện pháp phòng chống ẩm có tính chủ động, hiệu quả Tuy nhiên sử dụng phương pháp này địi hỏi có kho tàng phù hợp và có điều kiện kinh phí
Trang 39Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt có thể dùng tủ sấy hoặc dùng bóng điện sơ mờ để sấy tài liệu Khơng được dùng than củi sấy tài liệu Các tài liệu như phim, ảnh, băng ghi âm tuyệt đối không được sấy
2 Biện pháp phòng chống nấm mốc a Khái niệm về nấm mốc
Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng sinh hoặc hoại sinh Cơ thể mốc là một hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều màu sắc Nó khơng thể tự quang hợp được để điều chế lấy thức ăn Nấm mốc tồn tại và phát triển được nhờ ba yếu tố chính: thức ăn, nước và nhiệt độ thích hợp
b Biện pháp phòng chống nấm mốc Đặng Thanh Nam Page 9
Để chống nấm mốc, trước khi đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, sạch và được khử trùng Tài liệu được đưa vào phịng kín với một khối lượng hóa chất bốc hơi để diệt nấm mốc Tài liệu được giữ trong phịng kín với nhiệt độ khoảng 30oC trong thời gian từ 24 đến 40 giờ
Đối với kho lưu trữ cũng cần được khử trùng và kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước khi đưa tài liệu vào Nếu kho ẩm ướt hoặc trong kho có chứa tài liệu đã bị mốc thì khơng khí trong kho là mơi trường thuận tiện cho nấm mốc phát triển và xâm nhập lên tài liệu mới ngay sau khi tài liệu được đưa vào kho
Để phòng nấm mốc phải thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản Dùng máy hút bụi hoặc vải xô màn, bàn chải lông mềm lau sạch bụi, không để bụi là các bào tử nấm mốc bám lên giá, tủ và các hộp đựng tài liệu Sử dụng máy điều hịa khơng khí, máy hút ẩm cũng là biện pháp quan trọng chống nấm mốc
Khi tài liệu đã bị nấm mốc cần khống chế nhiệt độ và độ ẩm để hạn chế sự phát triển của chúng, sau đó dùng hóa chất để diệt nấm mốc Các loại hóa chất dùng để chống nấm mốc có hiệu quả là: Penta Clorua Phenol (PCP); Penta Nitro Phenol (PNP); Phenolat Natri (NaCPC) …
Khi sử dụng hóa chất phải theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn để tránh gây hư hại tài liệu và nhiễm độc cho người
3 Phịng chống cơn trùng
a Các loại cơn trùng phá hoại tài liệu
Các loại côn trùng phá hoại tài liệu thường gặp như nhậy cánh bạc “bọ ba đuôi”, gián, mối, mọt Ở bìa, hộp, cặp thường gặp các loại sâu non và nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn Trong các loại côn trùng phá hoại tài liệu thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất, gây hại nhanh và nghiêm trọng nhất đối với tài liệu lưu trữ và trang thiết bị trong kho lưu trữ
Trang 40Cũng như biện pháp phịng chống nấm mốc, để phịng chống cơn trùng cần phải luôn luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh và khử trùng kho tàng và tài liệu Khi cần thiết sử dụng hóa chất để đề phịng và tiêu diệt côn trùng
Nước ta ở vùng nhiệt đới ẩm, mối phát triển mạnh nên đối với tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan tâm việc phịng và chống mối Mối có nhiều loại, chủ yếu là mối đất Mối đất thường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bi và tài liệu lưu trữ Ngồi ra cịn có lồi mối khơ, lồi mối này khó phát hiện vì chúng khơng xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối mà thường bay trong không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và các kho tàng khác Mối khô thường làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại khơng lớn
Phòng mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của mối Việc phòng chống mối phải thực hiện từ khi xây dựng nhà kho Địa điểm xây dụng kho phải ở nơi cao ráo, xử lý nền kho, ngâm tẩm vật liệu trước khi đưa vào xây dựng kho Các phương tiện bảo quản tài liệu phải được kê cao; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối khơng có điều kiện xâm nhập vào tài liệu Tài liệu phải đặt lên giá kệ
Thường xuyên quyét dọn kho tàng sạch sẽ tạo ra môi trường động để hạn chế sự xâm nhập của mối Kiểm tra kho tàng thường xuyên, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối để tìm biện pháp xử lý nhằm hạn chế tác hại của mối đối với tài liệu Khi phát hiện có mơi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng các loại hóa chất để diệt mối
4 Phịng chống chuột
Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh và lớn; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu
Chuột có ba nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng Để đề phòng chuột xâm nhập vào kho lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo; khơi thơng cống rãnh, làm lưới sắt bịt kín các lỗ thông hơi, các đường ống thông vào nhà kho Diệt chuột bằng bả hoặc bằng các hóa chất Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua (PZn) hay kẽm sun phát (ZnS) Ngoài ra có thể dùng bẫy hoặc ni mèo bắt chuột
5 Phòng chống cháy
Trong kho lưu trữ, ngun nhân gây cháy có thể là do khơng chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ gian phá hoại gây cháy