Công tác lập hồ sơ hiện hành tại huyện ủy bình chánh thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HỒ THỊ BẠCH HUỆ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HỒ THỊ BẠCH HUỆ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Mã số: 08.32.03.03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGHIÊM KỲ HỒNG Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các thơng tin, kiện số liệu thống kê hoàn toàn trung thực theo tài liệu mà tơi có từ Huyện ủy Bình Chánh Các kết luận khoa học luận văn chưa công bố cơng trình khoa học Nếu có sai sót tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Tác giả luận văn Hồ Thị Bạch Huệ LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực đề tài luận văn “Cơng tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh - Thực trạng giải pháp” Trước hết, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến tất q Thầy Cơ giảng dạy chương trình cao học ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, người truyền đạt cho tơi kiến thức bổ ích chun ngành mà theo học Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn tri ân sâu sắc đến TS Nghiêm Kỳ Hồng người ln tận tình hướng dẫn, động viên, khích lệ nhiều để tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Huyện ủy Bình Chánh, Văn phịng Huyện ủy Bình Chánh, Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội,…đã tạo điều kiện tốt cho tiếp cận thu thập tài liệu có liên quan đến luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ cộng tác lãnh đạo, cán bộ, cơng chức Huyện ủy Bình Chánh, đồng nghiệp gia đình tạo điều kiện tốt cho tơi học tập, cơng tác hồn thành luận văn Do khả điều kiện nghiên cứu cịn hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi kính mong tiếp tục nhận dẫn đóng góp ý kiến quý Thầy Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2019 Tác giả Hồ Thị Bạch Huệ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Ban Dân vận Huyện ủy BDVHU Ban Tổ chức Huyện ủy BTCHU Ban Tuyên giáo Huyện ủy BTGHU Công nghệ thông tin CNTT Hội đồng nhân dân HĐND Huyện ủy HU Lập hồ sơ LHS Lập hồ sơ hành LHSHH Nhà xuất Nxb Thành ủy TU Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy UBKTHU Ủy ban nhân dân UBND Văn phòng Huyện ủy VPHU Văn phòng Thành ủy VPTU Văn thư lưu trữ VTLT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý nghiên cứu luận văn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu luận văn 2.1 Mục đich nghiên cứu: 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3.2 Phạm vi nghiên cứu: 4 Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn Phương pháp nghiên cứu luận văn Ý nghĩa khoa học thực tiễn luận văn Bố cục luận văn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN LÃNH ĐẠO ĐẢNG CẤP HUYỆN 1.1.Khái quát công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 10 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 13 1.1.4 Công tác văn thư hệ thống quan, tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam 15 1.2 Công tác lập hồ sơ hành 17 1.2.1 Các khái niệm 17 1.2.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 21 1.2.3 Ý nghĩa, yêu cầu công tác lập hồ sơ 24 1.2.4 Công tác lập hồ sơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện 27 Tiểu kết Chương 31 CHƯƠNG 33 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SÔ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH 33 2.1 Khái quát Huyện ủy Bình Chánh Văn phịng Huyện ủy Bình Chánh 33 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy Bình Chánh 33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Huyện ủy Bình Chánh 40 2.2 Tình hình cơng tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh 43 2.2.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ công tác lập hồ sơ 43 2.2.2 Xây dựng tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ đội ngũ nhân thực công tác lập hồ sơ 48 2.2.3 Thực nội dung nghiệp vụ công tác lập hồ sơ hành 52 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư công tác lập hồ sơ 60 2.3 Đánh giá chung: 64 2.3.1 Ưu điểm 64 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 66 CHƯƠNG 70 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH 70 3.1 Định hướng, nhiệm vụ chung nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành quan, tổ chức Đảng huyện Bình Chánh 70 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành quan, tổ chức Đảng huyện Bình Chánh 74 KẾT LUẬN 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 96 MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu luận văn Lập hồ sơ công việc thường xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Hồ sơ lập phương tiện để theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Ban Chấp hành Đảng huyện Bình Chánh (gọi tắt Huyện ủy Bình Chánh) chịu trách nhiệm trước Thành ủy, trước Đảng nhân dân huyện lãnh đạo, đạo thực đường lối, sách Đảng, pháp luật nhà nước; thị, nghị Trung ương, Thành ủy nghị Đại hội Đảng huyện,… Trong trình hoạt động, Huyện ủy Bình Chánh hình thành nhiều văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan Văn bản, tài liệu sau giải xong công việc cần thực lập hồ sơ chuyên đề, vụ việc để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng quan cán bộ, đảng viên Cơng tác lập hồ sơ Huyện ủy Bình Chánh thực nhiều năm qua thu số kết đáng kể: văn thư quan số cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ hành, hồ sơ nguyên tắc,…việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ngày quan tâm Tuy nhiên, qua khảo sát, tác giả nhận thấy công tác lập hồ sơ quan tham mưu nhiều tồn tại, hạn chế là: - Nhiều cán bộ, chuyên viên chưa thực nghiêm túc việc lập hồ sơ đầy đủ cơng việc mà giải theo chức trách, nhiệm vụ giao; số cán bộ, chuyên viên ý lập hồ sơ công việc chất lượng hồ sơ chưa cao, hồ sơ chuyên viên lập chưa có biên mục, khơng có chứng từ kết thúc, nhiều tài liệu hồ sơ chụp, hồ sơ điện tử hồ sơ giấy nhiều không thống nhất… hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan tình trạng bó gói, lộn xộn, khơng theo định kỳ quy định; cịn tình trạng số cán bộ, chuyên viên cho công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm chuyên viên văn thư, lưu trữ chưa thấy hết trách nhiệm phải lập hồ sơ giải công việc nộp lưu đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ quan - Đội ngũ làm công tác văn thư - lưu trữ quan, tổ chức thiếu, trình độ, lực cịn hạn chế Một số lượng lớn cán làm công tác văn thư - lưu trữ chưa qua đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, chưa đáp ứng yêu cầu giao nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác văn thư, lưu trữ - Công tác xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, luu trữ chậm, số đơn vị chưa xây dựng danh mục hồ sơ xây dựng danh mục hồ sơ chưa thực lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ - Không thường xuyên kiểm tra công tác lập hồ sơ chất lượng hồ sơ lập - Kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa quan tâm mức Những tồn tại, hạn chế nêu gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý việc khai thác hồ sơ quan tham mưu huyện ủy Việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế, làm rõ ưu điểm, vấn đề tồn tại, hạn chế công tác lập hồ, phân tích nguyên nhân tồn tại, hạn chế để từ đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hiệu công tác lập hồ sơ hành; đồng thời nâng cao nhận thức cán bộ, chuyên viên tác dụng, ý nghĩa công tác lập hồ sơ hành Đảng huyện Bình Chánh Vì lý trên, tơi chọn đề tài “Công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh - thực trạng giải pháp” làm đề tài luận văn cao học Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu luận văn 2.1 Mục đich nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu luận văn nghiên cứu cách khái quát hệ thống sở lý luận sở pháp lý công tác lập hồ sơ hành Trên sở đó, luận văn tiến hành đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế thực trạng, góp phần nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ Huyện ủy Bình Chánh nói riêng quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống hóa vấn đề sở lý luận, văn pháp lý, nguồn tài liệu liên quan đến công tác lập hồ sơ hành để làm rõ sở lý luận sở pháp lý công tác lập hồ sơ hành quan lãnh đạo đảng cấp huyện Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan lãnh đạo Đảng cấp huyện (cụ thể Huyện ủy Bình Chánh) thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động Huyện ủy Bình Chánh Khảo sát tình hình cơng tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh nhằm đánh giá thực trạng, nêu rõ ưu điểm, tồn tại, hạn chế nguyên nhân hạn chế, thiếu sót Trên sở đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh nói riêng quan lãnh đạo Đảng cấp huyện nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Hệ thống văn Đảng Nhà nước quy định, hướng dẫn vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ hành - Thực trạng công tác lập hồ sơ hành, tình hình sở vật chất, trang thiết bị đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trực tiếp thực công tác lập hồ sơ quan tham smưu Huyện ủy Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh 130 131 132 133 134 135 136 Phụ lục số 02 DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HUYỆN ỦY NĂM 2014 137 138 139 140 141 Phụ lục số 03 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN HUYỆN ỦY BÌNH CHÁNH 142 143 144 ... pháp lý lập hồ sơ hành quan lãnh đạo Đảng cấp huyện Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình. .. luận sở pháp lý công tác lập hồ sơ hành từ thực trạng công tác lập hồ sơ hành Huyện ủy Bình Chánh rút kinh nghiệm, đề giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện thực công tác lập hồ sơ hành chất lượng... lý luận công tác văn thư công tác lập hồ sơ hành như: khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ hành đặt