Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty cổ phần may hưng việt

Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp CHƯƠNG I : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Bất kỳ doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh quan tâm tới lợi nhuận Nhưng để đạt lợi nhuận mong muốn nhà quản lý cần quan tâm yếu tố đầu vào hoạt động hoạt động mua hàng Mua hàng cho kịp thời, đầy đủ, đồng bộ, quy cách, chủng loại, chất lượng tốt phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Nhưng để mua hàng vấn đề cấp thiết cần đặt xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết, cụ thể để việc mua hàng đước tiến hành cách nhanh chóng yêu cầu Xây dựng kế hoạch mua hàng nội dung quan trọng hoạt động mua hàng, tiền đề, sở khoa học, để tiến hành hoạt động trình mua hàng Kế hoạch mua hàng điểm khởi đầu cho kế hoạch khác doanh nghiệp sở để xây dựng kế hoạch khác, nhằm mục đích hỗ trợ việc mua hàng Khi kế hoạch, lịch trình sẵn có việc thực mục tiêu cách thức đề ra, tập trung cho phép hạn chế rủi ro, sai xót xác định mục tiêu biện pháp mua hàng Hiện doanh nghiệp Việt Nam chưa thực quan tâm mức đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng chưa mang lại hiệu cao công tác mua hàng chưa mang lại hiệu cao triệt kết kinh doanh doanh nghiệp Các kế hoạch thường giấp tờ thủ tục công ty chưa thực sát công tác nghiên cứu thị trường Đây điểm đáng lo ngại doanh nghiệp Việt Nam nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO trước đối thủ lớn mạnh Cơng ty cổ phần may Hưng Việt doanh nghiệp sản xuất chuyên gia công hàng may mặc lên trọng công tác mua hàng Đặc biệt với phát triển nhu cầu thị trường, khách hàng ngày khó tính, đối thủ cạnh tranh ngày nhiều làm cho công ty đứng trước khơng khó khăn cơng tác mua hàng Nhờ q trình thực tập cơng ty thời gian qua em tìm hiểu phần Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp cách thức hoạt động công ty vấn đề mà công ty gặp phải, công ty gặp khó khăn thời kỳ khủng hoảng năm 2010 vừa qua, khủng hoảng tăng vọt làm việc mua hàng gặp nhiều khó khăn giá tăng nhanh vậy, đội ngũ nhân viên cơng ty trình độ chưa cao đa số tốt nghiệp từ trung cấp cao đẳng cịn trình độ đại học Tuy nhiên bước sang mơ hình cơng ty cổ phần, cơng ty có số sửa đổi, cử cán công nhân viên học để nâng cao trình độ tay nghề chưa thực đạt hiệu cao công tác hoạt động sản xuất kinh doanh cơng tác mua hàng cịn nhiều tiêu hạn ngạch cấp kế hoạch đặt công ty doanh số lợi nhuận, công tác nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh cịn Mặt hàng chủ lực cơng ty may quần áo bảo hộ, công ty nỗ lực trọng nâng cao điểm mạnh để sản phẩm có chất lượng tốt nhất, giá phù hợp kế hoạch mua hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất đạt hiệu tốt Để sớm khắc phục hậu khủng hoảng giúp công ty ngày tăng trưởng phát triển, cơng ty nỗ lực hoạt động đẩy mạnh công tác mua hàng Với nhiều hội thách thức mở trước mắt, tồn cơng ty cố gắng phát triển tới tầm cao Vậy điều quan trọng nhân viên DN cần nỗ lực, nhân viên phòng xuất nhập cần nâng cao nghiệp vụ xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả, có mua hàng tốt, đảm bảo chất lượng trình sản xuất kinh doanh tốt hiệu Các hợp đồng mà công ty ký kết không hợp đồng nhỏ cung cấp không lâu dài mà cần có hợp đồng với cơng ty lớn, khách hàng trung thành, để nâng cao hiệu tiêu thụ sản phẩm Muốn cơng ty cần tạo uy tín chất lượng từ ban đầu, từ khâu mua hàng, công ty cần xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể chi tiết cho đơn hàng để mua hàng chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Xuất phát từ tính cấp thiết đề tài cơng tác mua hàng công ty điều kiện khả nghiên cứu em nhận thấy công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nhiều vấn đề cần quan tâm hoàn thiện công ty cổ phần may Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Hưng Việt Nên em chọn Đề tài “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần may Hưng Việt” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc khảo sát thực tế để làm rõ thực trạng công tác lập kế hoạch mua hàng công ty, thành công hạn chế công tác Trên sở đối chiếu so sánh lý luận thực tiễn để đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao, hồn thiện cơng tác lập kế hoạch mua hàng - Hệ thống số lý thuyết công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp - Làm rõ vấn đề gặp phải Công ty công tác xây dựng kế hoạch mua hàng - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần may Hưng Việt 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Đề tài nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần may Hưng Việt Hàng hóa mà cơng ty mua chủ yếu nguyên vật liệu nguyên phụ liệu may như: may, bao bì đóng gói, túi nylon, băng dính, đai nẹp… để phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh Vậy đề tài tập trung nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu nguyên phụ liệu may phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh công ty cổ phần may Hưng Việt - Về thời gian: Nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty khoảng năm: 2008, 2009, 2010 1.5 Kết cấu luận văn: Ngoài phần lời cảm ơn, danh mục bảng biểu hình vẽ bảng biểu, danh mục từ viết tắt, mục lục, phụ lục luận văn bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương 2: Tóm lược số vấn đề lý luận xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần may Hưng Việt Chương 4: Các kết luận đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần may Hưng Việt Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm định nghĩa 2.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng nghiệp vụ, nghề nghệ thuật Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào, nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp (Theo giáo trình quản trị kinh doanh - học viện hành quốc gia - nhà xuất lao động xã hội) 2.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng Quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng kiểm soát mua hàng nhằm đạt mục tiêu (Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại trường đại học Thương Mại, năm 2009) Sơ đồ 2.1: Quy trình quản trị mua hàng doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch mua hàng Xác định nhu cầu mục tiêu mua hàng Xây dựng phương án ngân sách mua hàng Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Tổ chức triển khai mua hàng Thương lượng giá ký kết mua hàng Triển khai giao nhận toán Đánh giá công tác mua hàng Đánh giá kết mua hàng Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng Quản trị mua hàng có vai trị quan trọng hoạt động doanh nghiệp Thứ nhất, Quản trị mua hàng góp phần đảm bảo đử số lượng hàng hố dịch vụ phục vụ nhu cầu bán nhu cầu vận hành DN Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Thứ hai, Quản trị mua hàng đảm bảo tối ưu hoá chất lượng hàng hoá dịch vụ mua theo nhu cầu kinh doanh DN Thứ ba, Quản trị mua hàng giúp giảm chi phí mua hàng giá tốn mua Thứ tư, Quản trị mua hàng nhằm đảm bảo thời hạn mua hàng Thứ năm, Quản trị mua hàng nhằm thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với nhà cung ứng 2.1.3 Khái niệm kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng: Là sản phẩm trình lập kế hoạch mua hàng Chứa đựng thông tin nhu cầu, phương án ngân sách mua hàng Nhằm đạt mục tiêu sách mua hàng doanh nghiệp Kế hoạch mua hàng có vai trị quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Kế hoạch mua hàng đánh giá hai phương diện: Hình thức nội dung Về hình thức: Kế hoạch mua hàng tập văn trình bầy rõ ràng, sẽ, logic, có tính thuyết phục hướng dẫn người sủ dụng Về nội dung: Kế hoạch mua hàng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho người đọc sử dụng từ việc xác định nhu cầu, kế hoạch mua hàng, đến tổ chức triển khai việc đánh giá công tác mua hàng Kế hoạch mua hàng doanh nghiệp thường xây dựng theo: thời gian, theo mặt hàng, theo đơn vị mua Kế hoạch mua hàng DN thương mại thường chia thành nhóm chính: Kế hoạch mua hàng phục vụ nhu cầu bán Doanh nghiệp (mua hàng hóa, mua nhãn mác bao bì…), Kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành doanh nghiệp (tài sản, trang thiết bị, dịch vụ…) (Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại trường đại học Thương Mại, năm 2009) Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp 2.1.4 Khái niệm lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng trình doanh nghiệp xác định nhu cầu mua hàng, mua nhu nào, số lượng bao nhiêu,…từ có mục tiêu phương án cụ thể để lập kế hoạch mua hàng đồng thời dự trù ngân sách bán hàng Từ lập kế hoạch chi tiết cụ thể (Tham khảo Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại trường đại học Thương Mại, năm 2009) 2.2 Một số lý thuyết xây dựng kế hoạch mua hàng - Theo giáo trình quản trị tác nghiệp DN thương mại, trường ĐH Thương Mại, năm 2009: Xây dựng kế hoạch mua hàng giải toán DN cần mua gì?, số lượng bao nhiêu, mua nào, dự tính mua đâu, mua với nào… dựa sở tính tốn đến yếu tố thuộc khách hàng, nhà cung cấp, đối tác đối thủ cạnh tranh Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm hoạt động như: + Xác định nhu cầu mua hàng + Xác định mục tiêu phương án mua hàng + Xác định ngân sách mua hàng Trong trình xây dựng kế hoạch mua hàng, nhà quản trị nên tuân thủ nguyên tắc nhằm bảo đảm lợi ích DN giảm thiểu rủi ro Xác định nhu cầu mua hàng công việc quan trọng xây dựng kế hoạch mua hàng Nhu cầu mua hàng DN xác định đúng, kịp thời cho phép nâng cao hiệu quản trị mua hàng Kế hoạch mua hàng thường cụ thể hố hình thức phương án mua hàng Phương án mua hàng chi tiết hố tồn thơng số mua gì, mua đâu, mua nào, tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, mức giá, điều kiện kèm… - Theo giáo trình quản trị kinh doanh trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân năm 2007: Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Xây dựng kế hoạch mua hàng trình xác định nhu cầu định mua hàng vào lúc nào, mua để đáp ứng đúng, đủ, kịp thời Chúng ta biết chức quản trị DN hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát Hoạch định chức quan trọng mà hoạch định trình xác định nhu cầu DN phương thức tốt để đạt nhu cầu Xây dựng kế hoạch mua hàng hiểu trình bắt đầu việc xác định nhu cầu mua hàng, xác định mục tiêu mua hàng, định rõ chiến luợc phương án mua hàng kế hoạch chi tiết hoạt động để đạt mục tiêu DN 2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài trước Theo trình tìm hiểu thư viện trường Đại học Thương Mại em thấy có số đề tài mua hàng nghiên cứu là: - Đề tài luận văn: Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng thiết bị điện công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH sinh viên Trịnh Thị Nhuần - lớp K42A2 trường Đại học Thương mại - Đề tài luận văn: Đẩy mạnh thu mua ngun vật liệu cơng ty cổ phần xà phịng Hà Nội sinh viên Nguyễn Thị Nga - lớp K41A2 - trường Đại học thương mại - Đề tài luận văn: Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng sinh viên Nguyễn Thị Hương – K41A3 - trường đại học thương mại - Đề tài luận văn: Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch bán thiết bị phụ trợ ngành may công ty cổ phần khí may Gia Lâm thị trường Miền Bắc sinh viên Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42A5 – Trường Đại học Thương Mại - Khơng có cơng trình nghiên cứu đề tài “ Hồn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty cổ phần may Hưng Việt” năm gần 2.4 Phân định nội dung xây dựng kế hoạch mua hàng 2.4.1 Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng gồm bước: Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng Xác định mục tiêu mua hàng Xác định phương án mua hàng Xác định ngân sách mua hàng (Nguồn: Giáo trình QTTNDNTM trường đại học Thương Mại, năm 2009) 2.4.1.1 Xác định nhu cầu mua hàng Quy trình xác định nhu cầu mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nội dung quan trọng trình hoạch định mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định danh mục hàng hoá dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh DN Nắm bắt nhu cầu mua hàng DN bước thu thập liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu thời điểm trước mắt sau Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hố sách mua hàng DN Với DN thương mại, nhu cầu mua hàng thường xác định theo nhóm sản phẩm trọng đến nét đặc trưng tường nhóm Có ba quy trình để xác định nhu cầu mua hàng DN: - Dưới- Trên (Down- Top): Các đơn vị phận doanh nghiệp chủ động đưa xác định đề xuất nhu cầu hàng hoá dịch vụ cần mua Dựa nhu cầu đó, doanh nghiệp tổng hợp lại lên danh mục hàng hoá dịch vụ cần mua cho toàn doanh nghiệp thời kỳ - Trên- Dưới- Trên (Top- Down- Top): Cấp DN đề xuất loại hàng hoá dịch vụ cần mua để tham khảo ý kiến đơn vị kinh doanh định mua hàng - Trên- Dưới (Top- Down): Cấp gợi ý hàng hố cần mua, sau bên định cần nên mua hàng hoá dịch vụ Xác định nhu cầu mua hàng mặt hàng tiêu thụ ổn định: Quy trình triển khai từ lên: từ đơn vị đến cấp doanh nghiệp Quy trình xác định nhu cầu mua hàng hoá mới: Quy trình từ xuống từ lên Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Nội dung xác định nhu cầu mua hàng: - Các loại nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thương mại: Thông thường nhu cầu mua hàng DN thuộc hai nhóm chính: Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành vận hành DN Khi triển khai mua hàng nhóm cần lưu ý yếu tố thuộc bảo mật thơng tin tránh rị rỉ cho đối thủ cạnh tranh nắm bắt, đảm bảo yếu tố sở hữu trí tuệ, lưu ý đến cơng tác bảo dưỡng bảo trì mua sắm trang thiết bị,… Nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng DN, nhu cầu mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu thị trường dựa quan điểm mua mà thị trường cần, ví dụ như: Mua hàng hố thơng thường để bán ra, mua nguyên vật liệu phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh,… - Xác định nhu cầu mua hàng thông thường Nhu cầu mua hàng xác định trước hết vào nhu cầu sản xuất bán DN Mua gì? phụ thuộc vào nhu cầu bán để xác định, mua DN cần tức thị trường cần Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định số lượng hàng hoá mua vào thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển: M + Dđk = B + Dck + Dhh Trong đó: M- Lượng hàng hố cần mua (nhập) vào tồn kỳ kinh doanh; B- Lượng hàng hoá bán (theo kế hoạch) DN kỳ; Dđk- Lượng hàng hoá tồn kho DN đầu kỳ kinh doanh; Dck- Lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh Từ công thức cân đối xác định nhu cầu mua hàng vào kỳ sau: M = B + Dck + Dđk Công thức dùng để xác định nhu cầu mua vào mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào DN tổng lượng hàng mua vào mặt hàng Và DN phải Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Thơm – K5HQ1B Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp xác định mức dự trữ tối thiểu cho loại sản phẩm, theo đơn vị kinh doanh lập đề nghị mua hàng hàng hoá dự trữ đạt mức dự trữ bảo hiểm Chất lượng mua vào nảo? xác định theo nhu cầu bán DN Mua vào phụ thuộc vào mức bán DN số lượng, chất lượng, cấu Yêu cầu chất lượng: DN phải đưa mục tiêu chất lượng hàng hoá mua vào, Cần ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu khơng phải mục tiêu chất lượng tối đa, Ngồi DN cần ý đến yêu cầu cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo mục tiêu chi phí mục tiêu an tồn - Xác định nhu cầu mua số hàng hoá dịch vụ đặc thù + Xác định nhu cầu mua bao bì, tem nhãn mác: Các DN ln có nhu cầu mua bao bì sản phẩm hàng hố, kể DN thương mại, có nhiều lý do: Nhu cầu bao bì sản phẩm DN mua theo lô, tiến hành bán theo sản phẩm đơn Bao bì hàng hố trở thành yếu tố cấu thành giá trị tạo khác biệt sản phẩm Bán hàng theo kiện Các sản phẩm nhập khẩu, cần phải đóng gói cẩn thận Về mặt pháp luật, bao bì ngày trở thành mối quan tâm xã hội vấn đề rác thải ngây ô nhiễm mơi trường Nhu cầu bao bì hàng hố xác định tỷ lệ thuận với số lượng hàng hoá bán Tuỳ theo nhu cầu mua hàng hoá, DN xác định nhu cầu mua bao bì Một số lưu ý xác định nhu cầu mua số loại bao bì DN: Bao bì giấy: phổ thông phải ý giá mua phụ thuộc vào độ trắng giấy, chi phí in ấn kèm xác định nhu cầu mua DN cần chi tiết yêu cầu kích cỡ, chất lượng giấy, maquette kèm bao bì Bao bì carton: sử dụng phổ biến, giá thành phụ thuộc vào số lớp giấy cấu thành, tính theo trọng lượng bột giấy chi phí in ấn kèm, đơn vị tính thường kg Bao bì nhựa: ngày sử dụng phổ biến công nghệ đại, giá thành cao Luận văn tốt nghiệp 10 Lê Thị Thơm – K5HQ1B