Hoàn Thiện Công Tác Xây Dựng Kế Hoạch Mua Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Truyền Thông 5P.docx

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THƠNG 5P” 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế mở cho kinh tế Việt Nam nhiều hội thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng công nghệ, khoa học kỹ thuật, doanh nghiệp ngày phát triển cạnh tranh mạnh mẽ Để đứng vững phát triển thị trường địi hỏi doanh nghiệp phải có phương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh kinh tế thị trường đầy biến động Xét góc độ, hình thức doanh nghiệp doanh nghiệp có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng hoạt động mua yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm thương mại mua hàng hoạt động mua yếu tốt đầu vào tốt Vì doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh cho sản phẩm có chất lượng cao, giá phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh thị trường Thị trường phát triển tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, doanh nghiệp hồ vào xu hướng chung phát triển thị trường Kế hoạch hố cơng cụ quan trọng để doanh nghiệp xác định chiến lược phát triển cho đạt mục đích mà mong muốn Doanh nghiệp muốn hoạt động dựa sở chiến lược định địi hỏi cơng tác lập kế hoạch doanh nghiệp phải ngày hoàn thiện Tuy sau thời gian tiếp tục đổi hồn thiện cơng tác lập kế hoạch, đặc biệt kế hoạch hoá doanh nghiệp nhiều vấn đề phải đề cập đến phương diện nhận thức nhà lập kế hoạch nội dung, phương pháp kế hoạch kinh doanh dành cho doanh nghiệp Kế hoạch mua hàng coi văn phác thảo làm thời gian tới, hoạt động nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt nhu cầu khách hàng Trên sở xác định loại hàng, số lượng hàng cần mua, hoạt động hỗ trợ cho công tác mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ hàng để giúp hoạt động kinh doanh đạt hiệu Nghiệp vụ mua hàng nghiệp vụ quan trọng việc kinh doanh SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp, kế hoạch mua hàng kế hoạch góp phần tạo dựng thành cơng kinh doanh doanh nghiệp Chính điều công tác lập kế hoạch mua hàng vấn đề cấp thiết việc hoạch định chiến lược tổng thể doanh nghiệp Trên thực tế nước có kinh tế phát triển họ quan tâm đến việc lập kế hoạch cấp công ty Họ đánh giá vai trị, vị trí, xác định rõ chức tổ chức nghiên cứu, thực thi nhiều giải pháp nhằm thực hồn chỉnh cơng tác Nhận thức điều này, ngày doanh nghiệp công tác kế hoạch quan tâm mức Bởi hoạt động giúp đơn vị hoạch định mục tiêu hoạt động, dự báo khả nguồn lực doanh nghiệp, xây dựng phương án hoạt động nhằm thực mục tiêu sản xuất, kinh doanh đề Với Công ty cổ phần truyền thơng 5P cơng tác xâydựng kế hoạch đề quan tâm cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng trọng Nó giúp cho cơng ty nâng cao lợi trước đối thủ cạnh tranh thị trường, đồng thời giúp công ty chủ động nguồn đầu vào, từ doanh nghiệp kiểm sốt tốt hoạt động kinh doanh Xây dựng kế hoạch mua hàng tốt cịn giúp cơng ty tăng cường củng cố lịng tin với khách hàng, tăng thị phần, tăng lợi nhuận Như thấy cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng đóng vai trị quan trọng phản ánh kết hoạt động kinh doanh thể trình độ tổ chức, tỏ rõ lực doanh nghiệp thương mại thị trường tâm trí khách hàng 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Xuất phát từ vai trò, tầm quan trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp nước ta nay, vấn đề cấp bách cần giải để doanh nghiệp quan tâm đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng có giải pháp để hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng? Bởi hoạt động mua hàng có vai trị vô to lớn phát triển doanh nghiệp Qua trình học tập trường em đào tạo kiến thức quản trị học, quản trị tác nghiệp DNTM, quản trị tác nghiệm thương mại quốc tế, kinh tế doanh nghiệp thương mại dịch vụ… giúp em có kiến thức quản trị doanh nghiệp Được giúp đỡ nhiệt tình giáo viên hướng SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp dẫn, với kỹ thu nhập thơng tin, phân tích thơng tin, xử lý thơng tin kinh nghiệm thời gian thực tập cơng ty giúp em có thêm khả để nghiên cứu sâu sắc công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp nói chung Cơng ty cổ phần truyền thơng 5P nói riêng Do em chọn đề tài chuyên đề là: “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu đề tài Việc nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P” nhằm làm rõ số mục tiêu sau:  Hệ thống hoá số lý luận xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp, thực trạng đề xuất  Phân tích thực trạng cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P qua kết điều tra khảo sát phân tích biến động mua hàng công ty  Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P 1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài 1.4.1 Về mặt không gian Đề tài nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty cổ phần truyền thông 5P tất phận liên quan 1.4.2 Về mặt thời gian Đề tài nghiên cứu hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Công ty cổ phần truyền thông 5P thời gian năm từ năm 2008 – 2010 1.5 Một số khái niệm phân tích nội dung nghiên cứu đề tài 1.5.1 Một số khái niệm có liên quan đến xây dựng kế hoach mua hàng 1.5.1.1 Mua hàng Mua hàng hiểu hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hoá tiền tệ người mua người bán nguyên tắc thoả thuận nhằm đạt lợi ích hai bên, người mua có thoả mãn nhu cầu tiêu dùng mình, người bán bán hàng hoá thu tiền SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 1.5.1.1 Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng kiểm soát mua hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp 1.5.1.3 Tổ chức triển khai mua hàng doanh nghiệp Tổ chức triển khai mua hàng trình tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng đặt hàng, triển khau giao nhận toán hợp đồng mua hàng 1.5.1.4 Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn cỏ nhiều nhà cung cấp cho sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để lựa chọn vấn đề tìm họ đâu? Bằng cách nào? cần thơng tin nhà cung cấp đó? Làm lựa chọn nhà cung cấp phù hợp 1.5.1.5 Lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chuẩn - Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu, chất lượng hàng hoá… - Thời hạn giao hàng - Giá thành mua hàng bao gồm giá mua chi phí mua hàng - Các tiêu chuẩn khác: khả kỹ thuạtcủa nhà cung cấp, dịch vụ sau bán dịch vụ bảo trì, khả tài chính, sản xuất nhà cung cấp 1.5.1.6 Thương lượng với nhà cung cấp Được hiểu trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đến thoả thuận giữ hai bên (người mau người bán) nhằm mục đích có lợi Đó giai đoạn quan trọng trình mua hàng, định đến chất lượng hiệu của công tác mua hàng 1.5.1.7 Đặt hàng Kết trình thương lượng việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp theo hình thức chủ yếu ký kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua người bán), hoá đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong hình thức hợp đồng mua bán quan trọng có tính pháp lý cao 1.5.1.8 Giao nhận hàng SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Mục đích giai đoạn nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng thời hạn, hợp đồng hay đơn đặt hàng cam kết hay chấp nhận, toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo thoả thuận hai bên Bước công việc bao gồm nội dung: - Thủ tục giao hàng - Tổ chức giao nhận hàng 1.5.1.9 Thanh toán mua hàng Trên sở phương thức, hình thức toán, thời hạn, đồng tiền toán điều kiện toán khác để thoả thuận ghi hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành toán mua hàng cho nhà cung cấp 1.5.2 Phân định nội dung xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp Quản trị mua hàng Xây dựng kế hoạch mua hàng Nhu cầu mua hàng Tổ chức thực mua hàng Mục tiêu mua hàng Phương án mua hàng Đánh giá công tác mua hàng Ngân sách mua hàng Sơ đồ 1.1: Quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng 1.5.2.1 Nhu cầu mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nội dung quan trọng trình hoạch định mua hàng Nhằm xác định danh mục hàng hoá dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nắm bắt nhu cầu mua hàng doanh nghiệp bước thu thập liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu thời điểm trước mắt sau SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hố sách mua hàng doanh nghiệp Với doanh nghiệp thương mại, nhu cầu mua hàng xác định theo nhóm sản phẩm trọng đến nét đặc trưng nhóm có ba quy trình để xác định nhu cầu mua hàng doanh nghiệp + Dưới – Trên: Các đơn vị phận doanh nghiệp chủ động đưa xác định đề xuất nhu cầu hàng hoá dịch vụ cần mua + Trên - – trên: Cấp doanh nghiệp đề xuất loại hàng hoá dịch vụ cần mua để tham khảo ý kiến đơn vị kinh doanh định mua + Trên - dưới: Cấp gợi ý hàng hố cần mua sau bên định cần nên mua loại hàng hoá, dịch vụ Với doanh nghiệp thương mại này, việc áp dụng quy trình nhu cầu mua hàng tiến hành theo hai hướng:  Xác định nhu cầu mua hàng mặt hàng tiêu thụ ổn định  Xác định nhu cầu mua hàng hoá Việc áp dụng quy trình phải dựa nguyên lý hàng hoá mua phải tiêu thụ tốt có lợi nhuận * Các Căn để đưa nhu cầu mua hàng xác: - Căn vào giá trị hàng mua: Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác tuỳ theo mức độ quan trọng giá trị hàng mua Hàng mua có giá trị cao kế hoạch mua hàng xây dựng cụ thể chi tiết: - Căn vào mức độ rủi ro mua hàng Nhu cầu mua hàng doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ rủi ro mua hàng Rủi ro mua hàng cao, doanh nghiệp cần phải quan tâm sâu sát đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro Trong trường hợp doanh nghiệp thường mua hàng hố với số lượng hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quy trình phân tích đánh giá nhà cung cấp chặt chẽ, giám sát quản lý cấp cao chặt chẽ - Căn vào tình hình thị trường Là quan trọng xác định nhu cầu mua hàng Để tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập thơng tin có liên quan đến cung cầu thị trường, xu hướng biến động nhu cầu cung ứng, vị nhà cung cấp, yếu SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp tố pháp lý, quy trình, tiêu chuẩn hành… doanh nghiệp phân chia thị trường theo tiêu thức truyền thống, thị trường cạnh tranh hoàn hảo, thị trường độc quyền người bán… Khi nghiên cứu thị trường cung ứng doanh nghiệp phải tính tốn vị doanh nghiệp thị trường cung ứng: - Các khác  Kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp  Khả tài doanh nghiệp  Đặc điểm sản phẩm dịch vụ  Khả dự trữ doanh nghiệp… * Các loại nhu cầu DNTM Thông thường, nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thuộc hai nhóm - Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành vận hành doanh nghiệp - Nhóm phục vụ nhu cầu mua hàng doanh nghiệp, nhu cầu mua hàng phụ thuộc lớn vào nhu cầu thị trường dựa quan điểm mua mà thị trường cần + Xác định nhu cầu mua hàng thông thường: nhu cầu mua hàng xác định trước hết vào nhu cầu sản xuất bán doanh nghiệp + Xác định nhu cầu mua số hàng hoá dịch vụ đặc thù - Xác định nhu cầu mua bao bì, ten nhãn mác Nhu cầu bao bì, hàng hố xác định tỷ lệ thuận với số lượng hàng hố bán Một số loại bao bì doanh nghiệp: Bao bì giấy, bao bì carton, bao bì gỗ, bao bì sắt, thiếc inox…, tem, nhãn mác chất lượng + Xác định mua nhu cầu sở hữu trí tuệ nhượng quyền thương mại Đây dịch vụ mang tính nhạy cảm giao dịch mua bán Khi xác định nhu cầu doanh nghiệp cần ý đến ba phương diện: phương diện tài chính, phương diện chiến lược, phương diện tác nghiệp + Xác định nhu cầu mua hàng gia công Khi xác định nhu cầu mua gia công, doanh nghiệp cần xem xét vấn đề nguyên vật liệu SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 1.5.2.2 Mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng doanh nghiệp bao gồm - Mục tiêu chất lượng hàng mua - Mục tiêu đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh thiếu hụt hàng hoá kinh doanh - Mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng thấp - Mục tiêu đảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu rủi ro mua hàng Ngồi mua hàng cịn có mục tiêu khác như: - Mục tiêu thu nhập thông tin thị trường thông qua nhà cung cấp - Mục tiêu huy động tín dụng từ phía nhà cung cấp - Mục tiêu tạo nguồn hàng khác biệt với đối thủ cạnh tranh - Mục tiêu tăng tính chủ động kiểm sốt đầu vào doanh nghiệp - Mục tiêu thiết lập quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp 1.5.2.3 Phương án mua hàng Phương án xây dựng mua hàng xây dựng sở sách kế hoạch mua hàng doanh nghiệp Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết, không cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt cơng tác mua hàng Phương án mua hàng doanh nghiệp thường xác lập cho thương vụ mua hàng cho chu kỳ ngắn Với đa phần DNTM, kế hoạch mua hàng cho tháng, quý năm xác định mang tính định hướng, phương án mua hàng chi tiết xây dựng cho thương vụ theo yêu cầu trình kinh doanh với sản phẩm dịch vụ mà thời gian cung ứng dài phương án mua hàng phải xây dựng sớm cho thời kỳ kinh doanh Phương án mua hàng tài liệu cần thiết đảm bảo thành công cho hoạt động mua hàng doanh nghiệp Phương án mua hàng thực tế thể nhiều hình thức khác như: - Bản mô tả hàng hố cần mua sử số đặc tính sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp có nhu cầu - Phương án chi tiết bao gồm dự tính doanh nghiệp nhằm triển khai mua hàng hoá, dịch vụ, giúp doanh nghiệp định nhanh chóng mua hàng gì? đâu? SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp số lượng bao nhiêu… Ngoài ra, phương án mua hàng cho phép nhà cung ứng nhận biết nhanh chóng yêu cầu doanh nghiệp hàng hố dịch vụ có nhu cầu Phương án mua hàng thường cho biết thông tin số nhà cung ứng quan trọngvà so sánh số ưu điểm hạn chế nhà cung ứng Tuy nhiên, phương án mua hàng cần phải có độ mở đẻ tránh hạn chế nhà cung ứng Một phương án mua hàng phải làm cụ thể hoá số nội dung sau đây: + Mục tiêu mua hàng: Mục tiêu mua hàng cụ thể hoá cho lần mua hàng + Tên loại sản phẩm dịch vụ cần mua + Quy cách tiêu chuẩn sản phẩm dịch vụ + Số lượng loại sản phẩm dịch vụ + Giao nhận + Thời gian giao hàng + Thời hạn toán + Các điều kiện bảo hành: phương án mua hàng cần nêu rõ điều kiện bảo hành tối thiểu cần có + Các điều kiện bảo trì + Đào tạo chuyển giao + Các tài liệu kèm: Bao gồm tài liệu sơ đồ, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn trùng tu sửa chữa giấy chứng nhận nguồn gốc nguyên vậtliệu, chứng nhận xét nghiệm, biên thử nghiệm + Sở hữu trí tuệ: lưu ý có liên quan đến sở hữu trí tuệ mua hàng + Một số địa nhà cung ứng Một phương án mua hàng tốt phải đưa dẫn, hướng dẫn trình mua Gởi mở số nhà cung ứng có thể, đánh giá lực nhà cung ứng theo thông tin thu nhận thương vụ trước thu từ thị trường 1.5.2.4 Xác định ngân sách mua hàng Cùng với việc xây dựng môt phương án mua hàng chi tiết doanh nghiệp cần lên ngân sách mua hàng cách cụ thể hoá Xác định ngân sách mua hàng, doanh nghiệp cần xác định tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ cần mua dự trù khoản chi phí cần thiết để mua hàng, thơng thường khoản chi phí bao gồm khoản sau: SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Tên hàng chi trả cho nhà cung ứng - Chi phí vận chuyển hàng mua - Chi phí bảo hiểm hàng mua - Chi phí lưu kho - Thuế - Lệ phí khác mua hàng - Chi phí nhân mua hàng - Chi phí hoa hồng, mơi giới mua hàng - Chi phí văn phịng phẩm - Chi phí điện thoại, internet, chuyển phát giấy tờ… - Chi phí lại… 1.5.2.5 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng DNTM - Môi trường bên doanh nghiệp  Mục tiêu chiến lược kinh doanh công ty: Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ hướng đi, kế hoạch, mục đích doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nắm bắt hội tạo lợi cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu doanh nghiệp đưa chiến lược kinh doanh đắn tạo thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh nghiệp  Chính sách sản phẩm: Một sách sản phẩm hợp lý đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Doanh nghiệp phát triển thành cơng hay khơng nhờ vào sách sản phẩm Chính sách sản phẩm cho ta thấy cấu sản phẩm phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, hướng ưu tiên việc mua mặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào, số lượng, chất lượng sản phẩm  Điều kiện sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện sở vật chất kỹ thuật nhân tốt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng công ty Điều kiện sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, thuận lợi đảm bảo cho hoạt động mua hàng dự trữ tốt doanh nghiệp ngược lại  Khả tài doanh nghiệp: Là điều kiện tiền đề vật chât cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đặc biệt mua hàng Đây nhân tốt quan ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng doanh SV: Trương Thế Hiển Lớp: K5HQ1C