Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư vvmi

Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu Hợp Tác Đầu Tư - VVMI” Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM XNK VÀ HTĐT - VVMI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động kinh tế thị trường sôi động với nhiều hội tiềm tàng khơng nguy Một nguy doanh nghiệp phải đối mặt với môi trường cạnh tranh khốc liệt biến hóa khơn lường mối quan hệ phức tạp Do vậy, doanh nghiệp phải biết khai thác tối đa lợi tài chính, nhân sự, cơng nghệ tồn phát triển Bên cạnh ảnh hưởng suy thối kinh tế tồn cầu, chênh lệch tỷ giá khó khăn giao dịch ngân hàng Tất tạo thách thức lớn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để cung ứng cho khách hàng hàng hóa tốt, thỏa mãn nhu cầu họ từ ban đầu cần có nguồn hàng tốt Nhưng phần lớn doanh nghiệp hoạt động mua hàng lại quan tâm so với hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm tới việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa đánh giá tương xứng với vị trí Trong mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điệu kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có tốt hay khơng phụ thuộc nhiều vào hoạt động mua hàng Trung tâm xuất nhập hợp tác đầu tư đơn vị trực thuộc công ty TNHH thành viên Công nghiệp mỏ Việt Bắc (VVMI) Hoạt động chủ yếu Trung tâm nhập thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng hàng hóa, cung ứng vật tư, thiết bị hàng hóa phục vụ sản xuất đời sống kinh doanh dịch vụ hợp tác quốc tế đầu tư, quan hệ thương mại Tại Trung Tâm XNK HTĐT - VVMI chưa có phận chun trách cơng tác mua hàng, công tác quản trị mua hàng Trung Tâm chưa thực quan tâm Mọi công việc quy trình mua hàng nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu đảm nhận Mặt khác nhà cung ứng phần lớn nước giới nên việc Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại tìm kiếm nguồn hàng khó khăn Việc đặt hàng ký kết hợp đồng gặp trở ngại định 1.2 Xác lập tuyên bố đề tài nghiên cứu Là sinh viên chuyên ngành marketing kinh doanh nhận thức tầm quan trọng công tác quản trị mua hàng, với kiến thức đào tạo nhà trường xuất phát từ thực trạng mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT VVMI nên tơi định lựa chọn đề tài: “Hồn thiện công tác quản trị mua hàng Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu Hợp Tác Đầu Tư - VVMI” Nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Tại Trung Tâm 1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu chung: Nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT - VVMI Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận quản trị mua hàng Doanh nghiệp Thương mại - Vận dụng Lý thuyết vào thực tế để giải khó khăn doanh nghiệp công tác quản trị mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT - VVMI - Đưa nhận xét đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng thực tế Tìm hiểu thành cơng hạn chế, nguyên nhân hạn chế Từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện công tác quản trị mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT VVMI 1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài Chủ thể nghiên cứu: Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu Hợp Tác Đầu Tư - VVMI, Địa chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị mua hàng Tại Trung Tâm XNK HTĐT - VVMI Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động Trung Tâm thực trạng công tác quản trị mua hàng công ty năm 2007-2009 Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại 1.5 Kết cấu luận văn Ngoài mục lục, phần tóm lược, phụ lục luận văn chia làm chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu công tác quản trị mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT – VVMI Chương 2: Một số vấn đề lý luận Quản trị mua hàng Doanh Nghiệp Thương Mại Chương 3: Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng cơng tác quản trị mua hàng Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu Hợp Tác Đầu Tư - VVMI Chương 4: Các kết luận đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Trung Tâm XNK HTĐT – VVMI Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Một số định nghĩa khái niệm 2.1.1 Khái niệm mua hàng vai trò mua hàng Mua hàng hệ thống mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa sở Logistics, đáp ứng yêu cầu dự trữ bán hàng với tổng chi phí thấp Mua hàng hành vi thương mại nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa doanh nghiệp thương mại đơn vị nguồn hàng.Và hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn hệ thống Logistics Mua ảnh hưởng gián tiếp đến dòng hàng kênh Logistics Vai trị mua hàng Tạo nguồn lực Logistics-hàng hóa ban đầu để triển khai toàn hệ thống Logistics Đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời với cấu hợp lý chất lượng đảm bảo Tạo điều kiện để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại 2.1.2 Quản trị mua hàng mục tiêu Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng phận quản trị Logistics bao gồm việc hoạch định, thực thi kiểm tra, kiểm soát doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Mục tiêu Quản trị mua hàng Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý số lượng, chất lượng thời gian Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua Mục tiêu phát triển mối quan hệ: Thông qua mua hàng, phát triển mối quan hệ với nguồn hàng tại, thiết lập mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại 2.2 Một số lý thuyết quản trị mua hàng 2.2.1 Quá trình quản trị mua hàng 2.2.1.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng a Xác định số lượng, cấu tổng giá trị hàng hóa mua Theo quan điểm Logistics xác định số lượng hàng mua theo công thức sau: M = (B + K + X + H) – (D + N) Trong đó: M: Lượng hàng hóa cần mua B: Dự báo bán K: Lượng hàng mà khách hàng đặt ký hợp đồng X: Lượng hàng dùng để xúc tiến H: Lượng hàng hóa hao hụt (nếu có) D: Dự trữ có N: Lượng hàng hóa đặt ký hợp đồng với nguồn hàng Trên sở tính số lượng hàng hóa cần mua, dự tính giá mua, xác định tổng giá trị hàng hóa kỳ kế hoạch nhằm tính tốn tiêu chi phí vốn mua tiêu khác kinh doanh Đồng thời phân bổ khối lượng, doanh số mua cho thời kỳ, theo đơn vị Logistics, theo đơn vị nguồn hàng b Hoạch định nguồn hàng Quan hệ lâu dài có Tập hợp thơng tin Đánh giá Tiếp xúc, đề nghị Thử nghiệm Đạt u cầu khơng Làm lại Hình 2.1 Q trình lựa chọn nguồn hàng Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại b.1 Giai đoạn thu thập thông tin Trước hết cần thu thập liệu thứ cấp: Các báo cáo tình hình mua phân tích nguồn hàng doanh nghiệp, thơng tin ấn phẩm, thông qua thông tin xúc tiến nguồn hàng Thu thập liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp nguồn hàng mà tiến hành thu thập liệu cần thiết b.2 Giai đoạn đánh giá, lựa chọn Trước hết cần phân loại nguồn hàng theo tiêu thức bản, theo thành phần kinh tế, theo vị trí kênh phân phối, theo trình độ cơng nghệ… Tiếp theo cần đánh giá nguồn hàng theo tiêu chuẩn xác định Bao gồm tiêu chuẩn như: sức mạnh Marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài – lực vốn kinh doanh, quy mô ; Sức mạnh Logistics- độ tin cậy việc giao hàng, cung cấp dịch vụ Để thuận tiện cho việc xếp loại nguồn hàng, sử dụng mơ hình lượng hóa đánh giá nguồn hàng: n Dk = d q i i i 1 Trong đó: Dk: Tổng số điểm đánh giá nguồn hàng k d i : Điểm đánh giá tiêu chuẩn I nguồn hàng k (0  d i  10) q i : Độ quan trọng tiêu chuẩn I (0  q i  1;  q i =1) n: Số tiêu chuẩn đánh giá b.3 Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị Là giai đoạn q trình doanh nghiệp cử cán mua thăm nguồn hàng để đưa đề nghị Trên sở thông tin sau tiếp xúc với nguồn hàng, kết hợp với thông tin thông qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn hàng theo thứ tự ưu tiên để tiến hành mối quan hệ mua b.4 Giai đoạn thử nghiệm: Giai đoạn nhằm kiểm tra thời gian định nguồn hàng có đảm bảo đạt tiêu chuẩn thông qua thương vụ mua bán hay không Nếu Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại nguồn hàng đạt tiêu chuẩn xếp nguồn hàng vào quan hệ đối tác lâu dài Nếu khơng đạt tiêu chuẩn cần chọn thử nghiệm nguồn hàng khác c Xác định sách mua c.1 Chính sách thời điểm mua - Chính sách mua tức thì: tức sách mua đáp ứng có nhu cầu Có ưu giá giảm không nên mua với số lượng lớn mua dần đem lại giá thấp - Chính sách mua trước: có lợi giá mua cao tương lai Mua trước hành động mua với số lượng vượt nhu cầu tại, không vượt nhu cầu dự báo tương lai Chính sách hấp dẫn mà giá mua tương lai tăng, mua trước với mức giá thấp Tuy nhiên lúc này, dự trữ tăng phải cân nhắc tăng chi phí dự trữ lợi giá thấp - Chính sách mua hỗn hợp: phối hợp mua tức mua trước, áp dụng nhu cầu có tính thời vụ Như để lựa chọn sách mua thích hợp, cần phải tính tổng chi phí giá trị mua dự trữ sách mua theo công thức sau: F d m =  p i m i + 2T  p i m i t i kh Trong đó, F m : Tổng chi phí mua kỳ kế hoạch p i : Giá mua vào thời điểm mua lượng hàng hóa m i m i : Lượng hàng hóa mua vào thời điểm ứng với giá p i d: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ hàng hóa T kh : Tổng thời gian kỳ kế hoạch t i : Khoảng thời gian đầu cuối kỳ nhập lượng hàng hóa m i c.2 Xác định sách quy mô lô hàng Phương pháp xác định quy mô lô hàng tái cung ứng tức - Trong trường hợp đơn giản: Ngô Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại Khi nhu cầu liên tục có tốc độ ổn định, phải xác định quy mô lô tần suất nhập hàng Công thức xác định quy mơ lơ hàng có cơng thức sau: Qo = Mf h k d pk Trong đó: M: Tổng mức tiêu thụ hàng hóa kỳ kế hoạch f h : Chi phí lần đặt hàng k d : Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ p k : Chi phí hàng hóa nhập kho Để áp dụng mơ hình cần số ràng buộc: Phải đảm bảo thỏa mãn nhu cầu Nhu cầu có tính liên tục, ổn định với cầu xác định Thời gian thực chu kỳ nhập hàng ổn định Giá mua, chi phí vận chuyển khơng đổi theo quy mơ, thời vụ.Khơng tính vận chuyển đường Khơng bị giới hạn vốn diện tích bảo quản hàng hóa - Trường hợp giảm giá mua vận chuyển lượng + Chính sách giảm giá lượng tồn phần Với sách này, nguồn hàng giảm giá cho tất đơn vị hàng hóa quy mơ lơ hàng vượt q giới hạn định Việc xác định quy mô lô hàng kinh tế dựa sở xác định tổng chi phí thấp giá trị hàng hóa mua, chi phí đặt hàng chi phí dự trữ Cơng thức xác định tổng chi phí sau: F=p m i M fh k d p im Qi M + + Qi Trong đó: F: Tổng chi phí mua dự trữ cho thời kỳ với quy mô hàng Q i p i : Giá mua với quy mô lô hàng Q i M: Nhu cầu cho thời kỳ kế hoạch f h : Chi phí lần đặt hàng Q i : Quy mô lô hàng cần mua k d : Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ Cách xác định quy mô lô hàng tối ưu: Đầu tiên tính quy mơ lơ hàng kinh tế Q on với mức giá thấp p n Nếu Q on xác định quy mơ lơ hàng cần tìm Hoặc tính Ngơ Thị Lý K42C1 Lớp Luận Văn Tốt Nghiệp Khoa Kinh Doanh Thương Mại quy mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp đạt giá trị nằm khoảng xác định Tính tổng chi phí F theo quy mô lô hàng tối ưu Q on xác định mức giá p i theo quy mô lô hàng giới hạn Q i  đến Q n với mức giá thấp Sau so sánh phương án chi phí trên, phương án có chi phí thấp quy mơ hàng tương ứng quy mơ lơ hàng tối ưu + Chính sách giảm giá lượng phần: Đối với sách này, quy mô lô hàng vượt giới hạn xác định nguồn hàng giảm giá mua cho số lượng đơn vị hàng hóa vượt giới hạn Để tìm quy mơ lơ hàng ta tìm hàm cực tiểu hàm số sau: F(Q x ) = p1Q1  p (Q x  Q1 ) Qx M  M+ Q  f + h x Qx kd  p1Q1  p (Q x  Q1 ) Qx Giải ta được: M  Q1 ( p1  p )  f h  k d p2 Qx= Nếu Q x xác định với mức giá thấp p quy mơ lơ hàng kinh tế Q 02 Nếu Q 02 khơng xác định lúc quy mô lô hàng mua kinh tế Q 01 với mức giá cao p , tức là: Q 01 = Mf h k d p1 Có thể viết công thức tổng quát Q x sau: Q=   2M   Qi ( pi  pi 1 )  f d    k d pn • Trường hợp hạn chế vốn đầu tư diện tích bảo quản hàng hóa Quy mơ lơ hàng tính thêm hệ số  điều chỉnh vào cơng thức tính quy mơ lơ hàng kinh tế: Qi Ngô Thị Lý K42C1 = 10 2M i f hi p k i (k d   ) Lớp