Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần liff đông phong

1 TĨM LƯỢC Năm 2020 năm khó khăn nền kinh tế Việt Nam, doanh nghiệp phải đối mặt với khủng hoảng trầm trọng, người dân thắt chặt chi tiêu Nhiều doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động ảnh hưởng đại dịch Covid – 19 Năm 2021 đánh giá năm đầy diễn biến phức tạp mà doanh nghiệp khó đánh giá dự báo dựa vào diễn biến tình hình thực tế năm 2020 yếu tố tác động khác diễn thời gian tới dịch bệnh Covid – 19 bùng phát trở lại Chính diễn biến phức tạp kinh tế, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có đánh giá đắn doanh nghiệp thời gian tới, để đưa hoạt động kinh doanh hiệu cho doanh nghiệp nhằm đối phó với biến đổi không ngừng môi trường kinh doanh Là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng thiết bị đồ dung gia đình, mặt hàng thiết yếu thị trường tiêu thụ rộng lớn Để kinh doanh hiệu vấn đề thu mua hàng hóa doanh nghiệp cần trọng, đặc biệt năm kinh tế đầy khó khăn biến động Công tác quản trị mua hàng tốt giúp doanh nghiệp giảm nhiều chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng, chi phí dự trữ… Ngồi ra, cịn giúp doanh nghiệp khơng bị gián đoạn trình bán hàng, nâng cao khả cạnh tranh Mua hàng đảm bảo chất lượng, thời điểm giúp doanh nghiệp thu lợi nhuận cao, giá sản phẩm tăng lên Ngược lại công tác mua hàng không tốt khiến doanh nghiệp giảm doanh thu lợi nhuận, tăng chi phí khác như: chi phí dự trữ hàng tồn kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân cơng… Qua thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, em thấy công tác quản trị mua hàng công ty đã Ban lãnh đạo quan tâm Tuy nhiên công tác quản trị mua hàng vẫn chưa phù hợp dẫn đến việc mua hàng chưa thực đạt hiệu cao, việc mua hàng chua đánh giá cao Để góp phần hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng công ty nhằm giảm thiểu chi phí đầu vào, tăng lợi nhuận giúp Cơng ty phát triển bền vững thị trường em đã chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong” 2 Thông qua việc nghiên cứu đề tài, thấy cơng tác quản trị mua hàng Công ty đã thực tốt hay chưa tầm quan trọng công tác quản trị mua hàng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp Dựa bước phân tích cho thấy rõ thực trạng công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp, ưu điểm nhược điểm doanh nghiệp, để từ đưa biện pháp nhằm hồn thiện công tác quản trị mua hàng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao khả cạnh tranh tăng lợi nhuận LỜI CẢM ƠN Trong trình thực khóa luận, em đã nhận giúp đỡ từ thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại, Khoa Quản Trị Kinh Doanh đã trang bị cho em kiến thức sở, chuyên ngành năm em học tập tập trường tạo điều kiện cho em thực tập Công ty Cổ Phần Liff Đơng Phong Qua khóa luận, cho phép em cảm ơn thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh, đặc biệt em xin cảm ơn cô Trần Thị Trà My hướng dẫn tận tình suốt thời gian em làm khóa luận 3 Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo tồn thể nhân viên Cơng ty Cổ Phần Liff Đơng Phong đã tạo hội giúp đỡ em thời gian vừa qua, giúp em thực hành vận dụng kiến thức đã học ghế nhà trường, học hỏi, tiếp cận với khách từ có thêm nhiều kinh nghiệm quý báu nắm nghiệp vụ chuyên môn để sau trường giúp em khỏi thấy bỡ ngỡ với cơng việc Tuy nhiên, thời gian thực tập có hạn, với kinh nghiệm, hiểu biết cịn hạn chế nên khóa luận em khơng tránh khỏi có sai sót quán trình thực Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2021 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TNHH PGS TS NGUYÊN NGHĨA Trách nhiệm hữu hạn Phó giáo sư Tiến sĩ 4 DANH MỤC SƠ ĐỒ 5 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động kinh tế thị trường sôi động với nhiều hội tiềm tàng khơng nguy Một nguy doanh nghiệp phải đối mặt với môi trường cạnh tranh khốc liệt biến hóa khơn lường mối quan hệ phức tạp Do vậy, doanh nghiệp phải biết khai thác tối đa lợi tài chính, nhân sự, cơng nghệ tồn phát triển Bên cạnh ảnh hưởng suy thối kinh tế toàn cầu, chênh lệch tỷ giá khó khăn giao dịch ngân hàng Tất tạo thách thức lớn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để cung ứng cho khách hàng hàng hóa tốt, thỏa mãn nhu cầu họ từ ban đầu cần có nguồn hàng tốt Nhưng phần lớn doanh nghiệp hoạt động mua hàng lại quan tâm so với hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm tới việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa đánh giá tương xứng với vị trí Trong mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điệu kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có tốt hay khơng phụ thuộc nhiều vào hoạt động mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong hoạt động chủ yếu kinh doanh bn bán thiết bị, đồ dùng gia đình Tại Cơng ty Cổ Phần Liff Đơng Phong chưa có phận chuyên trách công tác mua hàng, công tác quản trị mua hàng Công ty chưa thực quan tâm Mọi cơng việc quy trình mua hàng nhân viên phòng Kinh doanh đảm nhận Mặt khác nhà cung ứng phần lớn nước giới nên việc tìm kiếm nguồn hàng khó khăn Việc đặt hàng ký kết hợp đồng gặp trở ngại định Trong thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong em nhận thấy hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực Mua hàng khâu hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Chính 6 mà em đã chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đơng Phong” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Đây dịp tốt để em hiểu rõ hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp qua hoạt động thực tế Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Liên quan tới hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp có nhiều cơng trình nghiên cứu, sau số cơng trình nghiên cứu có liên quan: Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Hồng Hưng” tác giả Nguyễn Trung Hiếu, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2018 Tác giả đưa số lý thuyết quản trị mua hàng, tác giả đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng thực hợp đồng Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Việt Tâm Doanh” tác giả Nguyễn Thị Hà, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2018 Tác giả đã nêu số khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng Bên cạnh đó, tác giả đã phân tích đánh giá thành cơng hạn chế công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Việt Tâm Doanh Đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH Hưng Thịnh” tác giả Nguyễn Văn Nhân, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại, năm 2018 Tác giả đã đưa lý thuyết mua hàng, quản trị mua hàng, thực trạng hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Hưng Thịnh Đồng thời, tác giả đã phân tích thành cơng hạn chế công tác quản trị mua hàng, từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH Hưng Thịnh Đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng thiết bị điện Công ty Cổ phần Minh Tâm” tác giả Nguyễn Văn Đạt, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2019 Đề tài đã hệ thống hóa vấn đề công tác xây dựng kế hoạch mua hàng đã đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng 7 Công ty Cổ phần Minh Tâm Tác giả đã đưa đầy đủ, chi tiết thành tựu đạt hạn chế Tuy nhiên phần thực trạng chưa nghiên cứu cách sâu sắc, chưa có thơng qua phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay vấn chun gia Đề tài “Hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng Cơng ty TNHH Hồn Hảo” tác giả Trần Việt Anh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Ngoại Thương, năm 2019 Đề tài đã hệ thống hóa vấn đề cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng, tìm thành cơng điểm cịn hạn chế, đồng thời đề số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua Tuy nhiên phần phát thành cơng hạn chế vẫn cịn nhiều thiếu xót, sơ sài phần giải pháp chưa thực có tính thực tiễn sâu sắc cần phải bổ sung thêm Toàn viết, khóa luận đã đóng góp cho em sở lý luận công tác quản trị mua hàng Tuy nhiên chưa có viết nào, đề tài nghiên cứu “Hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu chung: Nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong Nhiệm vụ nghiên cứu: - Hệ thống hóa vấn đề lý luận quản trị mua hàng Doanh nghiệp Thương mại - Phân tích đánh giá thực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty CP Liff Đông Phong Làm rõ vấn đề tồn nguyên nhân tồn vấn đề làm sở thực tế cho việc đề xuất giải pháp - Đưa nhận xét đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng thực tế Tìm hiểu thành cơng hạn chế, nguyên nhân hạn chế Từ đưa giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong Đối tượng phạm vi nghiên cứu Chủ thể nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, Địa chỉ: số 73 ngõ 73 Nguyễn Trãi, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội 8 Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động Công ty thực trạng công tác quản trị mua hàng công ty năm: 2018; 2019; 2020 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập số liệu: Để nắm bắt thực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đơng Phong hồn thành đề tài nghiên cứu khóa luận mình, em đã tiến hành thu thập thơng tin có liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong - Phương pháp thu thập liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp bao gồm: báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2018; 2019; 2020 Các tài liệu công tác quản trị mua hàng Công ty Tài liệu phòng kinh doanh phòng kế tốn cơng ty cung cấp Các luận văn liên quan đến đề tài nghiên cứu khóa trước - Phương pháp so sánh: Thứ so sánh kết hoạt động kinh doanh công ty với kỳ kế hoạch, so sánh năm với Thứ hai sở so sánh kết kinh doanh qua năm 2018; 2019; 2020 đồng thời đối chiếu tiêu tiến hành đánh giá mặt mạnh, yếu, hiệu quả, không hiệu để tìm biện pháp hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty - Phương pháp thống kê: Phương pháp sử dụng để thống kê trình độ nhà quản trị Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong để làm rõ nhận thức thái độ nhà quản trị với công tác mua hàng Kết cấu khóa luận Ngồi danh mục sơ đồ, bảng biểu, khóa luận gồm chương: Chương 1: Một số lý luận quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Chương 2: Phân tích đánh giá tthực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Liff Đông Phong Chương 3: Các kết luận đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Liff Đông Phong 9 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan đến công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng Khái niệm mua hàng: Chức chủ yếu doanh nghiệp thương mại tổ chức lưu thơng hàng hố, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thơng qua mua bán Trong đó, mua hàng giai đoạn trình lưu chuyển hàng hoá, quan hệ trao đổi người mua người bán trị giá hàng hố thơng qua quan hệ tốn tiền hàng, q trình vốn doanh nghiệp chuyển hố từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hoá quyền sở hữu tiền có trách nhiệm tốn tiền cho nhà cung cấp Theo GSTS Đồng Thị Thanh Phương Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, năm 2010 thì: Mua hàng nghiệp vụ, nghề nghệ thuật Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào, nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Về khía cạnh kinh tế mua hàng hành vi thương mại nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa doanh nghiệp thương mại đơn vị nguồn hàng Thực chất mua hàng hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai tồn hệ thống hậu cần, chất lượng chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn hoạt động mua hàng Tóm lại, ta hiểu mua hàng hành vi mà người mua nhận nhận lượng hàng hóa định để thỏa mãn nhu cầu ngược lại phải trao lại lượng tiền định cho người bán Khái niệm quản trị mua hàng: Theo TS Dương Hữu Hạnh Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội, năm 2012 thì: Quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng kiểm soát mua hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp 10 10 1.1.2 Khái niệm kế hoạch mua hàng Đối với doanh nghiệp sản xuất cần lập kế hoạch mua nguyên vật liệu doanh nghiệp thương mại cần lập kế hoạch mua hàng hố việc lập kế hoạch mua hàng sát với tình hình thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh có ý nghĩa lớn, quan trọng hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Theo PGSTS Lê Qn, PGSTS Hồng Văn Hải Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại trường ĐH Thương Mại, năm 2010 thì: Kế hoạch mua hàng sản phẩm trình lập kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng chứa đựng thông tin nhu cầu, phương án ngân sách mua hàng Nhằm đạt mục tiêu sách mua hàng doanh nghiệp Lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp trình xác định hệ thống tiêu nhu cầu mua hàng, xác định sách mua hàng xây dựng phương án mua hàng 1.1.3 Khái niệm nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng doanh nghiệp danh sách hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua chu kì sản xuất kinh doanh định Nhu cầu mua hàng doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhu cầu khách hàng doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hành vận hành doanh nghiệp 1.1.4 Khái niệm mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng kết mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt sau trình mua hàng thời gian định Mục tiêu mua hàng mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty cố gắng thực Mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn 1.2 Các nội dung lý luận công tác quản trị mua hàng doanh nghiệp 1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng 1.2.1.1 Mặt hàng cần mua Kế hoạch mua hàng doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ thời gian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng cần phải mua mặt hàng gì: Tên mặt hàng, mã hiệu, tiêu chuẩn thơng số kĩ thuật mặt hàng giúp phản ánh, định hình mặt hiệu cơng việc đạt nào? Nhà cung cấp có đáp ứng nhu cầu mua hàng doanh nghiệp hay không? Đồng thời xem xét hàng hóa nhận chất lượng để ghi chép lại lưu trữ hồ sơ rút kinh nghiệm lần mua hàng doanh nghiệp Đánh giá trình mua hàng: Cơng tác đánh giá q trình mua hàng cơng ty tiến hành thường xuyên, việc đánh giá giúp công ty xác định mục tiêu mua hàng đã xác lập chưa? Nhu cầu mua hàng công ty đã xác định chưa? Đồng thời công ty tiến hành đánh giá lại công tác mua hàng, từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức thực giao hàng tốn tiền hàng với nhà cung cấp Mọi lơ hàng có xác nhận phịng cung ứng phịng kỹ thuật, nhân viên có kinh nghiệm tiến hành đánh giá chất lượng, thông số kỹ thuật…theo hợp đồng đã thỏa thuận Quy trình đã tiến hành cách tối ưu hay chưa? Chi phí đã tối thiểu hóa hay chưa? Rút học sau mua hàng? Từ thực trạng công tác tổ chức mua hàng công ty ta thấy công ty đã nỗ lực không ngừng, có nhiều thành tựu đạt để đóng góp xây dựng doanh nghiệp vững mạnh, góp phần xây dựng đất nước Đối với thành cơng đạt cơng ty cần phát huy, cịn hạn chế cần tìm giải pháp để giúp doanh nghiệp hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh… Về công tác đánh giá lực lượng nhân viên mua hàng: Công ty đánh giá mặt như: Công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới; Lập kế hoạch mua hàng; Theo dõi cập nhật mặt hàng giá nhà cung cấp; Khảo sát giá thị trường; Đặt hàng nhà cung cấp; Giải tình phát sinh xảy nhận hàng, có phương án dự phịng Sau đánh giá mặt đạt mặt chưa tốt, từ rút học kinh nghiệm để hoàn thiện công tác mua hàng đạt kết tốt 2.3 Các kết luận công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong 2.3.1 Những kết đạt Với biến động thị trường, đại dịch Covid – 19 toàn cầu đã ảnh hưởng khơng tốt tới tình hình kinh doanh Cơng ty Tuy nhiên, Công ty đã đạt kết tích cực hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hoạt động mua hàng nói riêng Kết mua hàng Công ty đạt thể qua mặt: Những thành cơng: - Nhìn chung công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty trọng thực tốt Các kế hoạch mua hàng xây dựng dựa giám sát chặt chẽ ban lãnh đạo có phối kết hợp phận kinh doanh tham mưu phận kế tốn - Cơng ty đã đầu tư nhiều vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, công việc xác định nhu cầu, xác định mục tiêu xác định đầy đủ Nội dung kế hoạch mua hàng cụ thể, chi tiết, phản ánh đầy đủ nội dung mặt hàng cần mua, số lượng, nhà cung cấp dự tính, giá mua dự tính, thời điểm mua… Đây tiền đề cho phép hoạt động mua hàng diễn thuận lợi, tránh sai lẫn khơng đáng có hoạt động mua - Phòng kinh doanh kết hợp phòng ban khác để nghiên cứu tìm hiểu để tìm sản phẩm đưa định hướng kinh doanh cho công ty quản trị mua, bán hàng - Về tình hình kiểm sốt, kiểm tra chất lượng hàng hóa thực tốt Cơng ty đã nghiên cứu ban hành quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nghiêm ngặt từ khâu đầu vào đến khâu vận chuyển hàng hóa Những nguyên nhân: - Cơng ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung ,năng động, nhiệt tình, có trình độ kĩ năng, kinh nghiệm công tác mua hàng Bên cạnh đó, tận tâm ban lãnh đạo quan tâm sâu sát đến nhân viên giám sát chặt chẽ trình xây dựng kế hoạch mua hàng giúp đảm bảo hoạt động diễn với kế hoạch - Cơng ty có chế độ đãi ngộ, khen thưởng kỷ luật phù hợp kết làm việc nhân viên với công việc giao Điều đã giúp công ty giữ nhiều nhân tài, khích lệ nhân viên làm việc với thái độ nghiêm túc, đảm bảo hiệu cơng việc tốt - Cơng ty có sách mua hàng linh hoạt, có chủ động trước nhà cung cấp sở vật chất đại góp phần làm lên thành cơng cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty Từ thành lập tới nay, cơng ty đã có bề dày kinh nghiệm trưởng thành lĩnh vực hoạt động Tuy kinh doanh lĩnh vực công nghệ lĩnh vực yêu cầu đổi cập nhật hàng ngày công ty đã khơng ngừng phát triển, ngày vững mạnh, có uy tín thị trường đã đạt số thành tựu định Nhờ kinh nghiệm, quan hệ tốt với nhà cung cấp nên cơng ty có lượng hàng nhập kho tương đối ổn định, tồn kho không nhiều vẫn đảm bảo lượng hàng hóa lưu thơng liên tục, tránh gián đoạn q trình kinh doanh Hàng hóa đảm bảo chất lượng, số lượng, quy cách hợp đồng 2.3.2 Những hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế Việc tìm kiếm nhà cung cấp: Hạn chế: Trong khâu tìm kiếm cơng ty chủ yếu dựa sở mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống trước đó, chưa trọng thời gian, chi phí cho cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp cho doanh nghiệp Nguyên nhân: Công ty chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị trường, việc tìm hiểu nhà cung cấp nhu cầu khách hàng cịn hạn chế Cơng tác xác định nhu cầu mua thường bị động nhiều trước nhu cầu khách hàng Việc lựa chọn nhà cung cấp: Hạn chế: Khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp thường tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn chung chung chưa có hệ thống bảng điểm, phiếu đánh giá nhà cung cấp cho khoa học hợp lý Do việc đánh giá nhà cung cấp trước lựa chọn rõ ràng, minh bạch nhanh gọn Nguyên nhân: Công ty chưa trọng đến tiêu chuẩn đánh giá NCC, khâu xác định hời hợt chưa có quan tâm mức, dẫn tới việc đánh giá lựa chọn NCC chung chung chưa thật hợp lý, thời gian Việc thương lượng đặt hàng: Hạn chế: Một vài điều khoản đàm phán vẫn phải chịu thiệt thòi, thân doanh nghiệp có đội ngũ đàm phán thương lượng thiếu kỹ thương lượng nên vẫn phải nhượng nhà cung cấp Đội ngũ nhân viên tiến hành thương lượng, đàm phán cơng ty vẫn cịn thiếu hạn chế kiến thức Nguyên nhân: Trình độ quản lý đội ngũ cán mua hàng cịn có bất cập đáng kể Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên Việc tổ chức giao nhận tốn tiền hàng: Hạn chế: cơng việc giao hàng nhà cung cấp vẫn tượng giao hàng chậm Hàng hóa nhập cịn có tượng thiếu số lượng, nhầm mã hàng, chất lượng bị ảnh hưởng Khi giao nhận hàng hóa doanh nghiệp thường cách kiểm tra cho khoa học nên công việc tiến hành kiểm tra nhiều thời gian Ngun nhân: Cơng tác quản lý khâu hàng hóa nhận kho doanh nghiệp chưa tốt, phận kho xếp hàng chưa khoa học CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIFF ĐÔNG PHONG 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong thời gian tới 3.1.1 Mục tiêu - Tích cực tìm hiểu mở rộng thị trường NCC không địa bàn Thành phố Hà Nội mà cịn vùng lân cận khác Thực tiết kiệm, cắt giảm chi phí kinh doanh để nâng cao hiệu sử dụng vốn góp phần tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty - Cải thiện môi trường làm việc tốt cho người lao động thông qua: bầu khơng khí làm việc, điều kiện sở vật chất phục vụ cho q trình, mơi trường làm việc có thoải mái thuận lợi hiệu làm việc nhân viên cao, từ thúc đẩy hoạt động mua hàng công ty đạt hiệu - Đảm bảo chất lượng nhân sự: Chức danh, nhiệm vụ quyền hạn phận phải xác định rõ ràng, người, nghề, việc Có sách đào tạo nâng cao trình độ kỹ làm việc cho nhân viên Ngày hồn thiện cơng tác đãi ngộ nhân viên cơng ty Một chế độ sách đãi ngộ đắn khuyến khích người lao động tận tụy với cơng việc, thu hút lao động có trình độ cao, khai thác tiềm tích cực người lao động, tác động lớn tới hiệu kinh doanh 3.1.2 Phương hướng hoạt động công ty Trong năm tới cơng ty đối mặt với số hội, khó khăn hoạt động kinh doanh môi trường kinh doanh nước quốc tế có nhiều thay đổi Bên cạnh chi phí vận tải, chi phí khấu hao số chi phí khác tăng đột biến Để tận dụng thuận lợi hạn chế khó khăn mơi trường ngồi nước mang lại, Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong đã xây dựng phương hướng hoạt động phát triển thời gian tới sau: - Tiếp tục trì phát triển hoạt động quản trị mua hàng nhằm đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán công nhân viên công ty thơng qua chương trình đào tạo - Mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác nhằm đa dạng hóa đối tác, tránh phụ thuộc vào đối tác lớn - Nắm bắt hội, tận dụng tối đa điểm mạnh công ty để nâng cao hiệu công tác quản trị mua hàng 3.2 Quan điểm giải vấn đề hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong 3.2.1 Quan điểm công ty Mua hàng khâu quan trọng, cơng ty đã đưa số quan điểm nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng: - Xác định rõ nhu cầu mua hàng công ty cách đầy đủ, liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường hoạt động kinh doanh cơng ty - Tiếp tục giữ gìn, cải thiên, mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống tăng cường tìm hiểu nhà cung cấp để lựa chọn sản phẩm theo kế hoạch đã đặt - Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên mua hàng - Công ty tạo webside riêng để NCC biết thơng tin liên lạc để báo giá sản phẩm cho công ty cách nhanh Công ty sử dụng phần mềm quản lý mua hàng Sử dụng phần mềm giúp công ty tiết kiệm chi phí trả cho nhân viên, phần mềm thực nhiều chức từ bắt đầu khâu lập phiếu mua hàng, duyệt phiếu, lựa chọn NCC, kí hợp đồng mua hàng, tiếp nhận hàng, nhập hàng, nhận hóa đơn tốn Hệ thống có chức quản lý: tình hình tốn, giá cả, sách giá NCC, - Giải tốt mối quan hệ hoạt động mua hàng, dự trữ tiêu thụ hàng hóa cho khâu diễn cách hài hòa hỗ trợ lẫn - Thường xuyên đánh giá, nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ lao động công ty, đặc biệt phận mua hàng 3.2.2 Quan điểm cá nhân tác giả - Tạo mối quan hệ mật thiết phòng ban công ty để tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết cho nhân viên làm việc công ty - Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên, khách quan khoa học, cần có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, để từ tìm hạn chế cần khắc phục ưu điểm cần phát huy - Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng Đào tạo, bồi dưỡng kỹ yếu thiếu nhân viên nhân viên cũ Nhằm tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chun mơn hiệu cơng việc cao 3.3 Đề xuất số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Cơng ty Cổ Phần Liff Đơng Phong 3.3.1 Hồn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Một vấn đề cần hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng vấn đề xử lý thơng tin có liên quan đến việc phân bổ tài cho cơng tác mua hàng Một đề xuất đưa để Cơng ty hồn thiện hoạt động xử lý thơng tin tài cho hoạt động mua hàng phòng Kinh doanh cần phân loại hợp đồng mua từ khách hàng Có thể phân loại hợp đồng theo tổng giá trị hợp đồng, theo thời gian thực hợp đồng, theo phương thức toán …Sau tiến hành phân loại, Phòng Kinh doanh chuyển tới phịng Kế tốn để lập ngân sách dự trù cho hoạt động mua hàng diễn Xác định số lượng, cấu, tổng giá trị hàng mua: Công ty mua hàng có đơn đặt hàng khách hàng, mua hàng cách thụ động Công ty nên nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, để dự báo nhu cầu khách hàng Khách hàng Công ty phần lớn doanh nghiệp thương mại, việc thường xuyên cập nhật lưu trữ thông tin họ quan trọng, giúp Cơng ty nắm bắt tình hình biến động nhu cầu khách hàng cách nhanh chóng Từ Cơng ty đưa sách mua hàng kịp thời, đem lại hiệu cho hoạt động mua hàng Để làm điều Công ty phải trang bị hệ thống thiết bị đại phục vụ cho tiến trình mua hàng, ứng dụng công nghệ đại phục vụ hhoạt động kinh doanh Hoạch định nguồn hàng: Cơng ty có nhà cung ứng cố định, truyền thống Để đa dạng nguồn hàng, Cơng ty vận dụng ngun tắc hợp tác với nhiều nhà cung ứng thay đổi nguồn hàng không đạt yêu cầu Công ty phải lựa chọn quản lý nhà cung ứng Tránh tình trạng Cơng ty bị ép giá giá thị trường nhiều biến động Việc có nhà cung cấp tốt không ảnh hưởng đến việc giao hàng chất lượng, kịp thời gian, giá hợp lý đảm bảo trình cung ứng diễn liên tục …mà cịn hợp tác với Cơng ty chương trình nhằm giảm chi phí, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ tiên tiến giúp công tác mua hàng đạt hiệu cao Công ty nên tập hợp phân loại nguồn hàng thường xuyên, sản phẩm bán suất sản phẩm khó tiêu thụ, phân loại nguồn hàng theo khu vực Xác định rõ mục tiêu chiến lược nguồn hàng để lựa chọn nhà cung ứng hợp lý Công ty nên lựa chọn nguồn hàng theo đuổi mục tiêu dịch vụ để hưởng ưu đãi toán, vận chuyển, bảo hành sản phẩm Công ty cần đánh giá lựa chọn nguồn hàng cách xác đánh giá nhà cung ứng để tìm nhà cung ứng tiềm cung cấp hàng hóa cho Cơng ty với chất lượng cao, giá hợp lý…Bên cạnh nên tăng cường tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp cũ Để trì mối quan hệ làm ăn với nhà cung ứng Công ty nên thường xuyên liên lạc trao đổi thơng tin với Chính sách mua hàng: Công ty cần ý tới thời điểm mua Chủ động tìm hiểu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng Công ty nên thực khảo sát giá thị trường dựa vào dự báo chuyên gia để nắm bắt xu hướng tăng giảm giá hàng hóa Đối với nhóm hàng hóa giá có xu hướng giảm nên chọn sách mua tức thì, giá có xu hướng tăng nên chọn sách mua trước phải ý tới chi phí dự trữ chọn sách 3.3.2 Hồn thiện cơng tác mua hàng Xác định nguồn hàng hợp lý: Dựa việc đánh giá phân tích nhà cung ứng, Công ty lựa chọn danh sách nhà cung ứng tiềm Tuy nhiên, sau trình mua hàng diễn ra, Cơng ty cần tiến hành đánh giá tình hình thực hợp đồng mua bán hàng hóa Nếu xảy cố trình mua, Cơng ty cần xem xét đánh giá cách cẩn thận Nếu nguyên nhân khách quan, Công ty liên hệ với nhà cung ứng sau hai bên tiến hành trao đổi thống biện pháp khắc phục cho lần mua hàng Nếu khơng khắc phục chọn nhà cung cấp có tổng số điểm thứ sau nhà cung ứng Giám sát chặt chẽ nâng cao công việc thương lượng ký hợp đồng mua: Quá trình đặt hàng thực theo kế hoạch mua hàng Công ty đã xác định trước Tuy nhiên trước đặt hàng thức Cơng ty cần chuẩn bị số thơng tin có liên quan như: số lượng, chủng loại sản phẩm Những thông tin sản phẩm mà phải nắm bắt trước đàm phán bao gồm: tên gọi, mã số sản phẩm, chủng loại, quy cách, chất lượng, thông số kỹ thuật Ngồi ra, cần nắm thơng tin nhà cung ứng như: sách ngoại thương, tập quán thương mại, tỷ giá hối đoái thời điểm mua, chế độ hạn ngạch xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan… Trong trình thương lượng đàm phán, phải thực theo nguyên tắc quản trị mua hàng giữ chủ động trước nhà cung cấp Đây cơng việc khó, địi hỏi trình độ kinh nghiệm đàm phán nhân viên mua hàng Với cơng việc địi hỏi nhiều kiến thức, kinh nghiệm, trình độ vậy, Cơng ty nên trích phần ngân sách cho việc đào tạo bồi dưỡng trình độ, chun mơn kỹ việc mua hàng nói chung việc đàm phán nói riêng cho cán thực công việc Việc ký kết hợp đồng thực kết thúc trình đàm phán Đối với hợp đồng phải viết Tiếng anh đòi hỏi người ủy quyền ký kết phải có trình độ ngoại ngữ tốt đồng thời phải nắm vững nghiệp vụ xuất nhập Đây điểm yếu mặt nhân mà Cơng ty cần quan tâm q trình xây dựng chế độ tuyển dụng người lao động Đối với sản phẩm thiết bị có sức tiêu thụ lớn, xác định nhu cầu khách hàng, Cơng ty ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp lợi ích đem lại cao, mua hàng với giá ưu đãi, giảm thời gian đàm phán tổ chức thực hợp đồng, tạo mối quan hệ với nhà cung cấp, đảm bảo nguồn hàng vững trường hợp hàng hóa khan Tất điều làm giảm chi phí mua hàng 3.3.3 Hồn thiện cơng tác đánh giá kiểm sốt sau mua Cơng ty ln phải tìm biện pháp nhằm làm tốt cơng tác Tìm tiêu chuẩn để đánh giá xác khách quan Như đánh giá khả cung ứng nguồn hàng, để có kế hoạch việc tìm lựa chọn nhà cung ứng Để rút kết luận xác việc thực hoạt động mua hàng, Công ty cần so sánh tiêu: - Số lượng cấu hàng hóa thực so với hợp đồng đã ký kết; - Khả đáp ứng lịch giao hàng nhà cung ứng; - Chi phí tạo nguồn mua hàng so với định mức, so với kế hoạch so với kỳ năm trước nhóm hàng riêng biệt Cần thống kê cụ thể chi phí cho lần mua hàng; - Lợi nhuận đạt so với kế hoạch năm trước; Ngồi cịn xét đến yếu tố ổn định, độ tin cậy thỏa mãn nhu cầu nguồn hàng so với yêu cầu khách hàng để có kết luận xác Đánh giá kết thực không đánh giá phía nàh cung cấp mà cịn đánh giá kết mua hàng chung tồn Cơng ty từ việc thực quy tắc mua hàng tới việc thực trình mua hàng Đánh giá việc thực cơng đoạn mua hàng để có điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình hoạt động chung Cơng ty 3.3.4 Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Khơng có riêng phận mua hàng nên cơng tác mua hàng chưa đạt hiệu cao Công ty nên thành lập riêng phận mua hàng Các phòng ban phối hợp chặt chẽ với cách linh hoạt Bố trí cấu số lượng nhân viên hợp lý phòng ban để có phối hợp q trình thực hoạt động mua hàng 3.3.5 Đào tạo đãi ngộ nhân Công ty cần tiến hành tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ mua hàng nhận viên cách tổ chức buổi tập huấn, cử nhân viên học lớp bồi dưỡng, khóa học ngắn hạn kiến thức mua hàng, sách xuất nhập có liên quan… Việc tuyển dụng nhân viên cần thiết cho phát triển lâu dài Công ty cần thực tuyển dụng theo tiến trình có giám sát chặt chẽ Ban giám đốc nhằm lựa chọn lao động có đủ lực, phẩm chất, đạo đức sức khỏe đặc biệt trình độ ngoại ngữ để đảm nhận cơng viêc cách tốt Ngồi biện pháp đào tạo tuyển dụng nhân sự, Công ty cần ý tới việc nâng cao hiệu sử dụng lao động Để phát huy hết khả nhân viên, tạo môi trường làm việc, đồng thời có chế độ lương thưởng hợp lý làm cho nhân viên nhiệt tình lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho Công ty Con người yếu tố định đến thành công hay thất bại hoạt động Trong hoạt động mua hàng vậy, muốn mua hàng đạt kết cao yếu tố tác động trực tiếp đến công đoạn chuỗi hoạt động mua hàng cán bộ, nhân viên mua Muốn quản trị tốt hoạt động mua hàng phải quản lý tốt nguồn nhân lực mua Công ty cần tiến hàng đào tạo đào tạo nhân viên mua hàng Bởi nhu cầu thiết yếu tổ chức hoạt động lĩnh vực hoạt động mua hàng ngoại lệ Do chuyển biến kinh tế thay đổi khoa học kỹ thuật ảnh hưởng tới phương thức cách thức mua hàng thị trường Cơng ty cần tiến hành lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp, hỗ trợ kinh phí đào tạo cho nhân viên, có sách lương thưởng kịp thời, hợp lý KẾT LUẬN Qua trình thực tập tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ Phần Liff Đơng Phong đã giúp em hiểu phần tình hình khái quát chung lĩnh vực quản trị chủ yếu công ty Với kiến thức đã học trường kết hợp với thực tiễn công ty, em nhận thấy lý thuyết thực tiễn cịn khoảng cách định Do đó, thân cần phải có tích lũy thêm kiến thức để vận dụng, sáng tạo kiến thức đã học vào thực tế công việc sau Đối với doanh nghiệp thương mại Công ty Cổ Phần Liff Đơng Phong, hoạt động mua hàng đóng vai trò then chốt, định đến thành bại kinh doanh nên công tác quản trị mua hàng trọng thực nghiêm túc, tránh gây tình trạng lãng phí tối thiểu hóa chi phí Cơng ty ln nỗ lực phát huy khả năng, tận dụng nguồn lực để để công tác quản trị mua hàng ngày hoàn thiện Với cố gắng khai thác khía cạnh khác hoạt động mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, đề tài đã đề đưa giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cơng ty, góp phần giúp cho cơng ty tiết kiệm thời gian chi phí cho cơng tác mua hàng Vì thời gian thực có hạn, với khả kinh nghiệm thực tiễn chưa có nhiều nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận giúp đỡ, dẫn thầy cô, cô tập thể cán công nhân viên công ty để báo cáo hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồng Thị Thanh Phương (2010), Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê Lê Qn Hồng Văn Hải (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê Báo cáo tài năm 2018, 2019, 2020 Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong ... giá tthực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Liff Đông Phong Chương 3: Các kết luận đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Công ty Cổ phần Liff Đông Phong 9 CHƯƠNG 1:... thương lượng mua hàng gặp nhiều khó khăn 2.2 Thực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong 2.2.1 Thực trạng công tác lập kế hoạch mua hàng Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong Do... điểm mạnh công ty để nâng cao hiệu công tác quản trị mua hàng 3.2 Quan điểm giải vấn đề hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng Cơng ty Cổ Phần Liff Đông Phong 3.2.1 Quan điểm cơng ty Mua hàng khâu