Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đang phải đối mặt với nhiều cơ hội và nguy cơ, đặc biệt là môi trường cạnh tranh khốc liệt và những biến động khó lường Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần khai thác tối đa các lợi thế về tài chính, nhân sự và công nghệ, đồng thời vượt qua thách thức từ suy thoái kinh tế toàn cầu và khó khăn trong giao dịch ngân hàng Một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là hoạt động mua hàng, mặc dù đây là khâu cơ bản quyết định sự thành công của hoạt động bán hàng Doanh nghiệp nên chú trọng hơn đến việc tiết kiệm chi phí mua hàng, vì chất lượng nguồn hàng tốt sẽ tạo tiền đề cho việc cung ứng sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong chuyên kinh doanh thiết bị và đồ dùng gia đình, nhưng chưa có bộ phận chuyên trách cho công tác mua hàng, dẫn đến quản trị mua hàng chưa được chú trọng Hiện tại, nhân viên phòng Kinh doanh đảm nhận toàn bộ quy trình mua hàng, trong khi việc tìm kiếm nguồn hàng từ các nhà cung ứng quốc tế gặp nhiều khó khăn Điều này cũng gây ra trở ngại trong việc đặt hàng và ký kết hợp đồng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, tôi nhận thấy rằng hoạt động mua hàng chưa được chú trọng đúng mức Mua hàng là khâu thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp Hoạt động mua hàng không chỉ tạo nền tảng vật chất cho việc bán hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Do đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong” để nghiên cứu và đề xuất giải pháp cải thiện.
Khóa luận tốt nghiệp của tôi tập trung vào "Phần Liff Đông Phong", mang đến cơ hội để tôi hiểu rõ hơn về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thông qua các hoạt động thực tế.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Nghiên cứu về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp đã được nhiều tác giả quan tâm, trong đó có đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Hồng Hưng” của Nguyễn Trung Hiếu, được thực hiện trong Khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân vào năm 2018.
Tác giả Nguyễn Thị Hà trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Kinh tế đã trình bày một số lý thuyết về quản trị mua hàng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác này trong việc thực hiện hợp đồng tại Công ty Cổ phần Việt Tâm Doanh.
Tác giả Nguyễn Văn Nhân trong khóa luận tốt nghiệp năm 2018 tại Trường Đại học Thương Mại đã trình bày khái niệm về mua hàng và quản trị mua hàng Bài viết cũng phân tích, đánh giá những thành công và hạn chế trong quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Việt Tâm Doanh Đề tài "Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Hưng Thịnh" thể hiện sự quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả quản lý mua sắm.
Tác giả đã nghiên cứu lý thuyết về mua hàng và quản trị mua hàng, đồng thời phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Hưng Thịnh, chỉ ra những thành công và hạn chế trong công tác này Đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại Công ty Cổ phần Minh Tâm” của Nguyễn Văn Đạt đã hệ thống hóa các vấn đề cơ bản về kế hoạch mua hàng và đề xuất giải pháp, nhưng phần thực trạng chưa được nghiên cứu sâu sắc và thiếu phương pháp điều tra Tương tự, đề tài “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty TNHH Hoàn Hảo” của Trần Việt Anh cũng đã xác định những thành công và hạn chế trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, nhưng còn thiếu sót và cần bổ sung thêm giải pháp thực tiễn.
Tất cả các bài viết và khóa luận đã cung cấp cho tôi nền tảng lý luận vững chắc về quản trị mua hàng Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc "Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chung: Nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại các Doanh nghiệp Thương mại.
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Liff Đông Phong, nhằm làm rõ những vấn đề tồn tại và nguyên nhân của các vấn đề đó Qua đó, bài viết sẽ cung cấp cơ sở thực tế để đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản trị mua hàng tại công ty.
Bài viết này sẽ đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, phân tích những thành công và hạn chế trong quy trình mua sắm Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này và từ đó đưa ra các giải pháp cùng kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác quản trị mua hàng của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, tôi đã tiến hành thu thập thông tin liên quan đến hoạt động này nhằm hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận của mình.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh trong các năm 2018, 2019 và 2020, cùng với tài liệu liên quan đến công tác quản trị mua hàng của Công ty.
Tài liệu ở phòng kinh doanh và phòng kế toán của công ty cung cấp Các luận văn liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa trước
Thứ nhất so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giữa kỳ thực hiện với kỳ kế hoạch, so sánh giữa các năm với nhau.
Vào thứ hai, chúng tôi sẽ tiến hành so sánh kết quả kinh doanh của Công ty trong các năm 2018, 2019 và 2020 Qua việc đối chiếu các chỉ tiêu, chúng tôi sẽ đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, cũng như hiệu quả và không hiệu quả trong công tác quản trị mua hàng, từ đó tìm ra các biện pháp cải thiện.
Phương pháp này nhằm thống kê trình độ của các nhà quản trị tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, từ đó làm rõ nhận thức và thái độ của họ đối với công tác mua hàng.
Kết cấu khóa luận
Ngoài danh mục sơ đồ, bảng biểu, khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá tthực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Liff Đông Phong
Chương 3: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Liff Đông Phong
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
Các khái niệm có liên quan đến công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng
Chức năng chính của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá, thể hiện mối quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hoá thông qua thanh toán Trong quá trình này, vốn doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hàng hoá, doanh nghiệp sẽ nắm quyền sở hữu hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo GSTS Đồng Thị Thanh Phương trong cuốn "Quản Trị Doanh Nghiệp" (NXB Thống Kê, 2010), mua hàng không chỉ đơn thuần là một nghiệp vụ mà còn là một nghề và nghệ thuật Hoạt động mua hàng là bước đầu tiên để tạo ra các yếu tố đầu vào, đóng vai trò quan trọng trong việc khởi động các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Mua hàng là hành vi thương mại cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp và nguồn hàng Hoạt động mua hàng không chỉ tạo ra nguồn lực hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí của toàn bộ hệ thống hậu cần.
Mua hàng là hành vi mà người tiêu dùng nhận được một lượng hàng hóa nhất định nhằm thỏa mãn nhu cầu của mình, đồng thời phải trả một khoản tiền tương ứng cho người bán.
Khái niệm quản trị mua hàng:
Quản trị mua hàng, theo TS Dương Hữu Hạnh trong cuốn "Quản Trị Doanh Nghiệp" (NXB Lao động xã hội, 2012), là quá trình tổng hợp các hoạt động bao gồm lập kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát mua hàng Mục tiêu của quản trị mua hàng là nhằm đạt được hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.
1.1.2 Khái niệm kế hoạch mua hàng Đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần lập kế hoạch mua nguyên vật liệu còn đối với doanh nghiệp thương mại thì cần lập kế hoạch mua hàng hoá việc lập kế hoạch mua hàng sát với tình hình thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất lớn, quan trọng trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo PGSTS Lê Quân và PGSTS Hoàng Văn Hải trong cuốn "Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại" (2010), kế hoạch mua hàng là kết quả của quá trình lập kế hoạch mua sắm, bao gồm thông tin về nhu cầu, phương án và ngân sách mua hàng Mục tiêu của kế hoạch này là đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu và chính sách mua hàng của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp là quá trình quan trọng nhằm xác định các chỉ tiêu nhu cầu mua sắm, thiết lập các chính sách mua hàng hợp lý và phát triển các phương án mua hàng hiệu quả.
1.1.3 Khái niệm nhu cầu mua hàng
Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho chu kỳ sản xuất kinh doanh Nhu cầu này được chia thành hai nhóm chính: nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng và nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính, vận hành của doanh nghiệp.
1.1.4 Khái niệm mục tiêu mua hàng
Mục tiêu mua hàng là kết quả mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong quá trình mua sắm, có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn Những mục tiêu này cần phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty và hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể.
Các nội dung lý luận của công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần được xác định rõ ràng để đáp ứng nhu cầu, bao gồm tên mặt hàng, mã hiệu và các tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết Doanh nghiệp cũng cần phân loại các mặt hàng theo danh mục truyền thống hoặc sản phẩm dịch vụ mới, đồng thời xác định nguồn cung ứng là nội địa hay ngoại nhập Những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp có những động thái thích hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.
Kế hoạch mua hàng cần xác định rõ các mặt hàng và số lượng cần mua Doanh nghiệp có thể mua theo lô lớn với định mức dự trữ cao hoặc theo nhu cầu với định mức dự trữ thấp Một số doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng không Thông thường, doanh nghiệp hướng tới việc duy trì mức dự trữ thấp nhất để tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro từ sự biến động của thị trường và giá cả.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hàng vào thời điểm thích hợp hoặc vào các thời điểm khác nhau Việc mua đúng thời điểm kết hợp với việc chia nhỏ số lượng hàng hóa giúp giảm chi phí lưu kho, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về sự bất ổn trong nguồn cung.
Kế hoạch mua hàng cần xác định mức giá tối ưu cho từng mặt hàng, dựa trên giá đầu vào và mức giá chào bán từ nhà cung cấp Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức mua hàng được áp dụng Doanh nghiệp có thể lựa chọn từ nhiều hình thức mua hàng khác nhau để phù hợp với nhu cầu và chiến lược của mình.
Mua theo đơn đặt hàng là quá trình mà người mua lập và gửi đơn yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ đến nhà cung cấp, dựa trên nội dung chào hàng và báo giá đã được cung cấp trước đó.
Mua hàng theo hợp đồng mua bán là một bước quan trọng, quy định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên sau khi đã hoàn tất quá trình đàm phán và thương lượng.
Mua kí gửi là hình thức mua hàng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp ủy thác cho một doanh nghiệp khác bán giúp lô hàng Doanh nghiệp sẽ thanh toán cho nhà cung cấp sau khi hàng hóa được tiêu thụ Nếu hàng hóa không bán được, doanh nghiệp có quyền trả lại cho nhà cung cấp.
+ Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàng không đặt trước với nhà cung cấp.
Doanh nghiệp thường lựa chọn mua hàng qua đại lý để thu mua hàng hóa, đặc biệt đối với các mặt hàng không tập trung và không thường xuyên Hình thức này giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và đáp ứng nhu cầu một cách linh hoạt.
Liên doanh liên kết giúp doanh nghiệp tạo ra nguồn hàng ổn định và kiểm soát chất lượng sản phẩm Bằng cách phát huy lợi thế của mình, doanh nghiệp có thể hợp tác với các đối tác khác để nâng cao hiệu quả cung ứng.
1.2.1.6 Nhà cung cấp dự tính
Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp, cần lập danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm Danh sách này nên phân loại rõ ràng giữa nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới, từ đó giúp xây dựng các phương án triển khai mua hàng hiệu quả.
Khi lập kế hoạch mua hàng, cần xác định rõ các khoản chi phí cần thiết để thực hiện kế hoạch Mục tiêu mua hàng không chỉ tập trung vào số lượng và chất lượng mà còn phải đảm bảo hiệu quả kinh tế tối ưu.
1.2.2 Tổ chức thực hiện công tác mua hàng
1.2.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp
* Phân loại nhà cung cấp:
- Theo giá trị hàng mua:
Nhà cung cấp chính là nguồn cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với giá trị chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hóa Điều này có nghĩa là nhà cung cấp này đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
+ Nhà cung cấp phụ: Là nhà cũng cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được.
* Phân loại theo tính chất quan hệ:
+ Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài.
+ Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với nhà cung cấp này
* Phân loại theo vị trí địa lý:
+ Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cũng cấp có cơ sở, văn phòng đại diện tại Việt Nam
Nhà cung cấp nước ngoài là nguồn hàng nhập khẩu quan trọng cho doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng trực tiếp với các đối tác nước ngoài để nhập hàng, hoặc thông qua các trung gian để đảm bảo nguồn cung ổn định.
Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:
Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp được hình thành từ việc lưu trữ dữ liệu về các nhà cung cấp đã từng hợp tác với doanh nghiệp.
- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet,
Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị mua hàng
Chiến lược kinh doanh đóng vai trò then chốt trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp xác định mục tiêu và hướng đi rõ ràng Nó cho phép doanh nghiệp tận dụng cơ hội thị trường và tạo lợi thế cạnh tranh, sử dụng hiệu quả nguồn lực hạn chế để đạt được kết quả cao Do đó, chiến lược kinh doanh ảnh hưởng lớn đến quá trình mua hàng, yêu cầu quản trị mua hàng phải linh hoạt và phù hợp với từng giai đoạn chiến lược.
Khi bắt đầu kinh doanh, câu hỏi quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần giải quyết là lựa chọn sản phẩm nào để bán và đối tượng tiêu dùng nào sẽ là mục tiêu Việc chọn đúng mặt hàng và xây dựng chính sách sản phẩm phù hợp là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tiêu thụ hàng hóa hiệu quả cho doanh nghiệp.
Trình độ và khả năng đáp ứng công việc của nhân viên, cùng với tính sáng tạo và tinh thần đoàn kết, là yếu tố quan trọng giúp Công ty thực hiện hiệu quả công tác quản trị mua hàng Đội ngũ nhân viên bao gồm những người có nhiều kinh nghiệm trong ngành và những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình, tạo nên thế mạnh cho Công ty.
- Trình độ khoa học kỹ thuật:
Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại là yếu tố quan trọng phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp Một hạ tầng tốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận thông tin và nắm bắt cơ hội mua hàng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Kho đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản trị mua hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quyết định liên quan Nó không chỉ cung cấp cơ sở vật chất cần thiết cho quá trình mua hàng mà còn cải thiện hiệu quả của toàn bộ quy trình này.
Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển là yếu tố quan trọng quyết định việc thuê dịch vụ vận chuyển bên ngoài hay tự thực hiện Mỗi doanh nghiệp cần cân nhắc các điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp Mỗi cách thức vận chuyển đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí logistics của doanh nghiệp.
Điện thoại, fax và máy tính kết nối internet đã cách mạng hóa quy trình mua hàng, giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng tốc độ thực hiện Những công cụ này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận thông tin, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tình hình tài chính của doanh nghiệp là yếu tố quyết định cho mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong mua sắm Một tài chính ổn định không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định mua hàng mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục Sự ổn định tài chính giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh.
- Bối cảnh kinh tế trong điều kiện hội nhập:
Môi trường kinh tế, bao gồm tốc độ tăng trưởng, thu nhập bình quân, lãi suất, lạm phát, chính sách kinh tế của chính phủ và triển vọng kinh tế tương lai, đều ảnh hưởng đến sức mua trong nền kinh tế.
Môi trường kinh tế chính trị đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Khi môi trường kinh tế phát triển, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ cơ sở hạ tầng vững chắc và hệ thống chính trị pháp luật ổn định Đặc biệt, trong quản trị mua hàng, các chính sách như thuế, tỷ giá, hạn ngạch và thuế quan có tác động trực tiếp đến giá cả hàng hóa.
- Luật lệ của Nhà nước:
Việt Nam hiện nay có hệ thống chính trị ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam phải tuân thủ các đạo luật trong nước, đồng thời các doanh nghiệp xuất nhập khẩu còn chịu sự chi phối của các quy định liên quan đến thương mại quốc tế và chính sách thuế Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua hàng của doanh nghiệp, đặc biệt là cạnh tranh về giá Để vượt qua đối thủ, doanh nghiệp cần theo dõi chính sách giá của họ và đưa ra mức giá cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận Do đó, việc quản lý mua hàng hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể bán sản phẩm với giá thấp hơn đối thủ mà vẫn đạt được lợi nhuận.
Xác định đối thủ cạnh tranh chính là bước quan trọng để hiểu rõ thị trường và ảnh hưởng đến thị phần của công ty Chất lượng và giá cả nguồn hàng đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh, từ đó tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phân tích và tìm hiểu nhu cầu khách hàng cùng với nghiên cứu thị trường giúp dự báo nhu cầu một cách chính xác Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Sự thành công trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào quyết định của khách hàng.
Môi trường văn hóa xã hội:
Mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ đều mang trong mình những giá trị văn hóa và yếu tố xã hội độc đáo Vì vậy, khi hợp tác với các nhà cung cấp, việc chú ý đến phong tục tập quán của khu vực hoặc quốc gia đó là rất quan trọng.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ TTHỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIFF ĐÔNG PHONG
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
Trụ sở chính: Tầng 5, Tòa nhà 29 Bộ Quốc Phòng, Số 73 ngõ 73 Nguyễn Trãi,Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, được thành lập vào ngày 08 tháng 10 năm 2015, đã tích lũy kinh nghiệm và nắm bắt nhu cầu lớn của thị trường trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị và đồ dùng gia đình Với quy mô đại lý đáng kể, công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty được thành lập theo giấy phép số 0108461528 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp, với trụ sở chính tại tầng 5, Tòa nhà 29 Bộ Quốc Phòng, Số 73 ngõ 73 Nguyễn Trãi, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty bắt đầu chỉ là một đại lý nhỏ chuyên mua bán và phân phối thiết bị gia đình, nhưng đã vượt qua nhiều khó khăn ban đầu nhờ vào sự quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo trẻ và việc cải thiện cơ sở vật chất Chất lượng và uy tín trong mối quan hệ với khách hàng luôn được Công ty đặt lên hàng đầu, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững Nhờ sự tin tưởng từ khách hàng, hoạt động kinh doanh ngày càng thuận lợi, và Công ty đã nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường cũng như các chính sách của Đảng và Nhà nước để mở rộng đầu tư vào nhiều mặt hàng, đặc biệt là thiết bị và đồ dùng gia đình.
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong đang phát triển nhanh chóng nhờ vào đội ngũ lãnh đạo có trình độ và kinh nghiệm, cùng với nhân viên năng động và có trách nhiệm cao Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, công ty không chỉ nghiên cứu thị trường mà còn chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ và hàng hóa cung cấp.
Sản phẩm và dịch vụ của Công ty hiện nay đã được nhiều khách hàng biết đến và tin dùng, góp phần nâng cao vị thế và uy tín của Công ty trong ngành.
Trong quá trình hội nhập và hiện đại hóa, Công ty luôn nhận thức rõ những thách thức và khó khăn phía trước, từ đó đặt ra các nhiệm vụ chiến lược Chúng tôi không ngừng cập nhật tri thức công nghệ và nâng cao năng lực để đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ Mỗi đơn hàng mà Công ty cung cấp đều cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, từ khi thành lập đến nay, đã hoạt động ổn định và chuyên cung cấp thiết bị cũng như đồ dùng gia đình.
Công ty cam kết phát triển bền vững thông qua việc tuân thủ pháp luật, thực hiện kế hoạch nâng cao hiệu quả hàng năm, và đảm bảo chế độ lương thưởng hợp lý cho nhân viên Đặc biệt, công ty chú trọng vào việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và nâng cao uy tín trên thị trường Ngoài ra, công ty cũng tìm kiếm cơ hội hợp tác bình đẳng, tôn trọng và cạnh tranh lành mạnh vì lợi ích cộng đồng và khách hàng.
Trong bối cảnh hội nhập và công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Công ty nhận thức rõ những thách thức và cam kết nâng cao năng lực công nghệ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng Để đảm bảo cung cấp hàng hóa kịp thời, Công ty đã tăng vốn lưu động cho hoạt động bán hàng, giúp thanh toán cho các đơn hàng và thu hồi vốn khi khách hàng thanh toán.
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong Để mở rộng kinh doanh cả về chiều rộng và chiều sâu theo hướng đa ngành nghề; đa dạng hóa các loại hình kinh doanh, dịch vụ trên nguyên tắc cơ bản: Lấy kinh doanh bán buôn thiết bị, đồ dùng gia đình làm trọng tâm, trên cơ sở đó phát triển những mặt hàng mới, những nghành nghề mới với chi phí thấp và có hiệu quả Đến nay công ty đã phát triển kinh doanh các lĩnh vực cơ bản là: Bán buôn thiết bị, đồ dùng gia đình; Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác; Bán buôn kim loại và quặng kim loại; Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng; Bán buôn chuyên doanh chưa được phân vào đâu; Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh; Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh; Vận tải hành khách đường bộ khác.
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong chuyên kinh doanh bán buôn thiết bị và đồ dùng gia đình, đây là ngành nghề chủ lực mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Công ty cung cấp các sản phẩm chủ yếu như đèn sưởi 2 bóng âm trần Kottmann K9S, máy sấy quần áo Electrolux, máy lọc nước siêu tinh khiết 6 cấp, máy giặt và máy vắt công nghiệp, cùng với robot hút bụi lau nhà Ecovacs Deebot Aivi Plus Những thiết bị này có thị trường tiêu thụ rộng lớn, vì vậy việc chọn lựa nhà cung ứng đảm bảo chất lượng là vô cùng quan trọng Công ty cũng chú trọng đến đặc điểm khách hàng và thị trường để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tiêu dùng.
Chiếm tỷ lệ lớn khách hàng của Công ty là khách hàng tại địa bàn Thành phố
Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Khách hàng của Công ty chủ yếu tập trung ở thị trường nội địa, đặc biệt là các tỉnh phía Bắc như Quảng Ninh, Hải Phòng, Hà Nội, Thái Nguyên và Bắc Giang Sản phẩm của Công ty hiện chưa đa dạng về mẫu mã và chủng loại, chủ yếu phục vụ nhu cầu của khách hàng cá nhân và doanh nghiệp thương mại.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, thường xuyên mua sắm với số lượng lớn và ký hợp đồng có giá trị cao Những người mua hàng là các chuyên gia có trình độ cao, am hiểu sâu về sản phẩm mà họ cần Một số khách hàng lớn đáng chú ý bao gồm Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại HSN Việt Nam, Công ty Cổ Phần Botsan, Công ty TNHH Nội Thất HD Decor Việt Nam, và Công ty TNHH SX và TMDV Hưng Phát.
2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong có cơ cấu tổ chức gồm 06 phòng ban: Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, phòng Kinh doanh, phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Kĩ thuật và phòng Kế toán – Tài chính Mỗi phòng ban đảm nhiệm các nhiệm vụ và chức năng riêng biệt, góp phần vào sự hoạt động hiệu quả của công ty.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN
PHÒNG HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÒNG KỸ THUẬT BAN GIÁM ĐỐC
(Nguồn: phòng hành chính nhân sự)
Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
2.2.1 Thực trạng công tác lập kế hoạch mua hàng trong Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong, với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, thường lập kế hoạch mua hàng hàng năm Mỗi kế hoạch này bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, mã số nguyên liệu, quy cách hàng hóa, nhà cung cấp dự kiến, số lượng và giá mua dự kiến.
2.2.1.1 Về mặt hàng cần mua
Công ty chuyên mua sắm đồ gia dụng và điện máy với đa dạng mẫu mã, chủng loại và quy cách Mỗi kế hoạch mua hàng đều ghi rõ mã hiệu, tiêu chuẩn và thông số sản phẩm nhằm tránh nhầm lẫn Để tối ưu chi phí, công ty áp dụng chính sách mua hàng nhập khẩu theo lô lớn, tập trung vào khách hàng có thu nhập khá và cao, trong khi hàng nội địa với giá thành rẻ hơn lại phù hợp với khách hàng thu nhập thấp.
Bảng 2.2: Kế hoạch mua hàng của Công ty giai đoạn 2018-2020
STT Tên hàng hóa Nhà cung cấp
1 Đèn sưởi 2 bóng âm trần
2 Máy sấy quần áo Electrolux Electrolux - Thailand 500 800 1.000
3 Máy lọc nước siêu tinh khiết
4 Các loại máy giặt, máy vắt công nghiệp Interural - Russia 50 100 150
5 Robot hút bụi lau nhà
7 Bàn ủi hơi nước đứng
8 Nồi áp suất Steba DD1 Eco Wirtgen – Germany 800 600 500
9 Bộ Nồi Chefs EH-CW5304 Chefs – Germany 300 200 200
10 Bộ Nồi Chefs EH-CW4430 Chefs – Germany 300 200 200
11 Nồi Áp Suất Điện Vuông
Steba DD1 Eco, Dung Tích
12 Máy Ép Trái Cây Severin
14 Bếp Từ Đôi Steba IK300 SC Steba – Germany 150 200 200
15 Bếp Từ 4 Vùng Nấu AEG
16 Nồi Cơm Điện Đa Năng
Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty đã lập kế hoạch mua hàng về số lượng hàng hóa cần mua trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.
Sau khi nghiên cứu thị trường, nhân viên mua hàng lập kế hoạch mua sắm cho từng loại sản phẩm và trình lên ban giám đốc để được phê duyệt.
Đèn sưởi 2 bóng âm trần Kottmann K9S, được cung cấp bởi Kottmann Hans – Japan, đã có sự tăng trưởng đáng kể về số lượng sản phẩm qua các năm: 1.000 sản phẩm năm 2018, 1.500 sản phẩm năm 2019, và 2.000 sản phẩm năm 2020 Sự gia tăng này chứng tỏ công ty đã nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng và đưa ra quyết định hợp lý khi đầu tư vào sản phẩm Để giảm chi phí và tận dụng các ưu đãi từ nhà cung cấp, công ty cũng thực hiện việc nhập khẩu sản phẩm với số lượng lớn.
2.2.1.2 Về số lượng hàng mua
Dựa vào việc xác định nhu cầu mua sắm, công ty sẽ quyết định lượng hàng cần nhập mỗi tháng trong năm, căn cứ vào khả năng dự trữ và tình hình tài chính hiện tại.
Ví dụ: trong năm 2020 công ty sự kiến mua mặt hàng Đèn sưởi 2 bóng âm trần Kottmann K9S với số lượng là 2.000 bóng Trong đó, tháng 1 mua 1.500 bóng; tháng
Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong thực hiện mua hàng với số lượng lớn và duy trì mức dự trữ cao nhằm tận dụng cơ hội thị trường Để giảm thiểu rủi ro về giá cả khi mua sắm số lượng lớn, công ty điều chỉnh chính sách dự trữ hàng hóa phù hợp với từng giai đoạn của nền kinh tế.
2.2.1.3 Về thời điểm mua hàng
Công ty sử dụng phương pháp mua hàng đúng thời điểm (Just-In-Time) để tối ưu hóa quy trình cung ứng Hàng hóa sẽ được nhập kho ngay khi bộ phận kho thông báo rằng đã đến thời điểm cần thiết.
Công ty dự tính tiêu thụ hết các loại máy giặt và máy vắt công nghiệp trong vòng 3 tháng, dẫn đến việc bộ phận kho phải xin mua hàng mới sau thời gian này Mặc dù kế hoạch này giúp tiết kiệm chi phí dự trữ, nhưng nó cũng gây ra gián đoạn trong quá trình kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
2.2.1.4 Về giá mua dự tính
Tùy theo báo giá mà nhà cung cấp đưa ra công ty sẽ tính được tổng giá thành hàng mua cho từng tháng cũng như cho cả năm
Sau khi hoàn tất thương lượng và đặt hàng, các hợp đồng mua hàng sẽ được soạn thảo Công ty cần dự đoán mức giá dự tính dựa trên xu hướng biến động của nhà cung cấp đầu vào, từ đó xác định mức giá phù hợp cho các giao dịch.
Nồi Áp Suất Điện Vuông Steba DD1 Eco, dung tích 5L, có giá dự kiến 3.150.000 đồng/chiếc; Máy Ép Trái Cây Severin ES 3569 với công suất 150W, giá dự kiến 4.200.000 đồng/chiếc; và Robot Hút Bụi Medion MD18500 màu trắng, giá dự kiến 3.000.000 đồng/chiếc.
Công ty thường áp dụng hình thức mua hàng theo đơn đặt hàng kết hợp với mua hàng theo hợp đồng Đơn đặt hàng được lập bởi người mua, yêu cầu cụ thể về hàng hóa và gửi cho nhà cung cấp dựa trên nội dung chào bán và báo giá trước đó Trong khi đó, hình thức mua hàng theo hợp đồng bao gồm việc ký kết giữa công ty và nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, quy cách, và chủng loại hàng hóa, cùng với các điều khoản như thời gian thanh toán, giao hàng, và các trách nhiệm giữa bên mua và bên bán.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức mua hàng phù hợp với mặt hàng cần nhập, xem xét vị trí của nhà cung cấp và kết hợp các phương thức như mua hàng liên kết, tự sản xuất hoặc tái xuất một số loại hàng đơn giản Việc này giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian.
2.21.6 Về nhà cung cấp dự tính
The company typically sources from established suppliers, including Electrolux from Thailand, Diethelm Co Ltd from Taiwan, Wirtgen from Germany, as well as local firms such as Kiến Hưng Co., WoodPro Co., and Hoàn Cầu Construction and Interior Joint Stock Company.
Công ty hiện có nhiều nhà cung cấp, nhưng cần tìm kiếm thêm các nhà cung cấp trong nước để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc nhập khẩu Ngoài ra, việc phân loại nhà cung cấp thành truyền thống và mới sẽ giúp xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn.
Các nhà cung cấp nước ngoài như Electrolux – Thái Lan, Diethelm Co Ltd – Đài Loan, và Wirtgen – Đức cung cấp sản phẩm chất lượng cao với chính sách chiết khấu thanh toán, nhưng giá thành cao và thời gian giao hàng lâu do khoảng cách địa lý và thủ tục nhập khẩu Ngược lại, các nhà cung cấp trong nước mang lại lợi thế về giao nhận hàng hóa, quy trình kiểm tra đơn giản và giá cả hợp lý cho nhiều đối tượng khách hàng Các nhà cung cấp truyền thống cho phép công ty dễ dàng kiểm tra chất lượng hàng hóa và thương lượng các điều khoản hợp đồng có lợi, nhưng lại khiến công ty thiếu chủ động về nguồn hàng và sản phẩm không đa dạng Trong khi đó, nhà cung cấp mới giúp công ty đa dạng hóa sản phẩm về mẫu mã, chất lượng và giá cả, nhưng có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá chất lượng, ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của công ty.
Các kết luận về công tác quản trị mua hàng tại Công ty Cổ Phần Liff Đông Phong
2.3.1 Những kết quả đạt được
Trước sự biến động của thị trường và ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19, Công ty đã gặp nhiều thách thức trong hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, Công ty vẫn ghi nhận những kết quả tích cực trong hoạt động sản xuất và mua hàng Kết quả mua hàng của Công ty đã thể hiện rõ qua nhiều khía cạnh.
Công ty chú trọng đến việc xây dựng kế hoạch mua hàng, thực hiện một cách hiệu quả Các kế hoạch này được xây dựng dưới sự giám sát chặt chẽ của ban lãnh đạo, đồng thời có sự phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh và sự tư vấn từ bộ phận kế toán.
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào việc xây dựng kế hoạch mua hàng, đảm bảo xác định nhu cầu và mục tiêu một cách rõ ràng Kế hoạch mua hàng được thiết lập cụ thể và chi tiết, bao gồm thông tin về mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp dự kiến, giá cả và thời điểm mua Điều này tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động mua sắm, giúp tránh những sai sót không cần thiết.
Phòng kinh doanh hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác để nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, đồng thời định hướng chiến lược kinh doanh cho công ty Sự phối hợp này cũng giúp quản lý hiệu quả quy trình mua và bán hàng.
Công ty đã triển khai quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa chặt chẽ, đảm bảo chất lượng từ khâu đầu vào cho đến quá trình vận chuyển Tình hình kiểm soát và kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao độ tin cậy của sản phẩm.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm vững vàng trong lĩnh vực mua hàng Sự tận tâm của ban lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng, khi luôn quan tâm và giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế hoạch mua hàng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Công ty áp dụng chế độ đãi ngộ và khen thưởng hợp lý dựa trên kết quả làm việc của từng nhân viên, giúp giữ chân nhiều nhân tài Chế độ này khuyến khích nhân viên làm việc với tinh thần nghiêm túc, từ đó đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu.
Công ty áp dụng chính sách mua hàng linh hoạt, chủ động trong việc hợp tác với các nhà cung cấp, đồng thời sở hữu cơ sở vật chất hiện đại Điều này đóng góp quan trọng vào sự thành công trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
Kể từ khi thành lập, công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực công nghệ Dù ngành này yêu cầu sự đổi mới hàng ngày, công ty vẫn không ngừng vững mạnh và khẳng định uy tín trên thị trường, đạt được nhiều thành tựu đáng kể Nhờ vào mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, công ty duy trì lượng hàng nhập kho ổn định, đảm bảo hàng hóa luôn được lưu thông liên tục mà không gặp gián đoạn Tất cả hàng hóa đều đảm bảo đúng chất lượng, số lượng và quy cách theo hợp đồng.
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của hạn chế
Việc tìm kiếm nhà cung cấp:
Công ty chủ yếu dựa vào các mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống trong quá trình tìm kiếm, điều này dẫn đến việc chưa chú trọng đến thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Công ty chưa đầu tư đủ cho nghiên cứu thị trường, dẫn đến việc hiểu biết về nhà cung cấp mới và nhu cầu khách hàng còn hạn chế Hơn nữa, việc xác định nhu cầu mua thường mang tính chất bị động, không đáp ứng kịp thời trước yêu cầu của khách hàng.
Việc lựa chọn nhà cung cấp:
Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp thường dựa trên các tiêu chuẩn chung mà chưa áp dụng hệ thống bảng điểm hay phiếu đánh giá khoa học và hợp lý Điều này dẫn đến việc đánh giá nhà cung cấp không được thực hiện một cách rõ ràng, minh bạch và hiệu quả.
Công ty chưa chú trọng đến tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, dẫn đến quy trình xác định chưa sâu sắc và thiếu sự quan tâm cần thiết Hệ quả là việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trở nên chung chung và không hợp lý, gây lãng phí thời gian.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Hạn chế trong đàm phán thương lượng có thể dẫn đến thiệt thòi cho doanh nghiệp, đặc biệt khi đội ngũ nhân viên thiếu kỹ năng và kiến thức cần thiết Điều này khiến cho doanh nghiệp thường phải nhượng bộ trước nhà cung cấp, ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình thương lượng.
Nguyên nhân: Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua hàng còn có những bất cập đáng kể Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên.
Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Công việc giao hàng của nhà cung cấp vẫn gặp phải tình trạng giao hàng chậm, thiếu số lượng, nhầm mã hàng và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Doanh nghiệp thường không có quy trình kiểm tra hàng hóa khoa học, dẫn đến việc kiểm tra mất nhiều thời gian.
Nguyên nhân: Công tác quản lý khâu hàng hóa nhận về kho của doanh nghiệp còn chưa tốt, bộ phận kho sắp xếp hàng chưa khoa học.
