Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 nam bộ

Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ng- ời với ngời Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanhnghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùngvới chủ hàng bàn bạc,

Mở đầu

Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đ vàã và

đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trờng, theo

định hớng x hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nã và ớc

Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc pháttriển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đ và đangã và

khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại củacủa chế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu baocấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơchế thị trờng Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc

ta đ có những thành tựu lớn tạo nên một bã và ớc ngoặtlịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc Do vậycác doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thìphải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chiphí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đápứng nhu cầu, thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự pháttriển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phongcách làm việc trong nền kinh tế thị trờng Đối với mỗidoanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quantrọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển.Một ngời l nh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tớiã và

doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thểdoanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính vì vậy mà việcnâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùngquan trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nớcvốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêubao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp

độ phát triển của thời đại công ty cũng đ có rất nhiềuã và

sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay

đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuynhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực

sự Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần

nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốcdoanh Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh

hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đếnviệc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quantâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng cha

đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó Trong khi muahàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinhdoanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đềvật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng

có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt

động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiệntăng lợi nhuận Chính vì vậy mà em đ chọn đề tài “ã và Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng” làm đề

tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Đây là một dịptốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị muahàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết màcòn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm bachơng lớn:

Chơng 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng

trong doanh nghiệp thng mại

Chơng 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản

trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Chơng3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu

tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầuvào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ,

đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhucầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanhnghiệp

Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàntoàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa làtạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụmột cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức vềnhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình ho nã và

nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàngtốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ng-

ời với ngời

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanhnghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùngvới chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán,thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và cácnghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợnghàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cucấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụcho khách hàng với chi phí thấp nhất

+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho luchuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu m , số lã và -ợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn

Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quantrọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban

đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh củadoanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầuquy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề

để bán và đạt đợc lợi nhuận Trên thực tế khâu bánhàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sailầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ muahàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp

đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyênnhiên vật liệu của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp chodoanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thịtrờng Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luônmong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phíthấp nhất, có thể thoả m n tốt nhất nhu cầu của kháchã và

hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của kháchhàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinhdoanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do

đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lýtránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốtcho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hànggóp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanhnghiệp trên thị trờng Điều này thể hiện chi phí muahàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng củadoanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quátrình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng,chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một

đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao

- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho kháchhàng theo đúng yêu cầu của họ Đối với doanh nghiệpthơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất l-ợng, kém phẩm chất, mẫu m , chủng loại, kích cỡ khôngã và

phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận

những sản phẩm đó Mà khách hàng đ không chấp nhậnã và

những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không

đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làmsao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm củamình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngơì cuốicùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp,

là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp haykhông Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có

đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận Mua hàng phù hợpvới yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinhdoanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiếnhành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ luchuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng caohiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong nhữngkhâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, luthông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh,nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiệntiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong

doanh nghiệp

thơng mại

1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng

trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanhnghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiếnhành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ muavừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong mộtthời gian nhất định Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽmua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễnbiến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét l-ợng hàng thực tế của doanh nghiệp

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lợng hàng thích hợp =

một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau:

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầumua hàng đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán racủa doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá

dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếptheo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớnlắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và domua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dựtrữ ít Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiếtkiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chiphí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyểncủa vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợinên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro dobiến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũlụt ) hay chiến tranh gây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểmcần lu ý:

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bìnhthờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạyhơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếuhàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không

đựơc hởng các u đ i mà ngã và ời bán hàng dành cho Doanhnghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trênthị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp

đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanhnghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thểthu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là

lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra củadoanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở

dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất địnhnào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc

số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng

chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữhàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trongkho bằng Q/2 thì ta có:

Q= 2

1 *

*

C D C

+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặprủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị ờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận “ siêu ngạch ”

tr-Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phátsinh nhất định đó là:

+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây

ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làmgiảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô

lớn thờng có những bộ phận chuyên trách thu muatheo nhóm hàng, mặt hàng Phơng pháp thu mua này có -

u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm làmua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không

bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêudùng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp

khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồnhàng kinh doanh Ưu điểm của phơng pháp này là nắmchắc đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau.Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kíkết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức

mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiệnvốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu muahàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêuthụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do muanhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vậnchuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán

bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhng cũng

có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản,hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán

ngay) theo phơng thức này thì khi nhận đợc hàng hoá

do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục chobên bán

Mua giao hàng trớc: sau khi bên bán giao hàng cho

doanh nghiệp, doanh nghiệp đ nhận đã và ợc hàng hoá saumột thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lôhàng đó

Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng

mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phảitrả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng haytoàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bênbán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt

động mua của doanh nghiệp đợc tiến hành trong phạm

vi một quốc gia Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong

n-ớc

Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức

doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về để phục vụ choviệc kinh doanh ở trong nớc Trog đó có hai hình thứcnhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đócông ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành cácnghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nớcngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàngntrong nớc Trong hoạt động dịch vụ này công tykhông phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng mộtkhoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đócông ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìmhiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi bán hàng vàthu tiền về bằng vốn của mình

Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiềucách phân loại khác nh: phân loại theo phơng thức muatheo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp,phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng,mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều cónhững u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳvào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từnggiai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo ph-

ơng thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1 2 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh

nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lợng nhà cung cấpnhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đ-

ợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi

ro từ phía nhà cung cấp Nếu nh doanh nghiệp chỉ muahàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thìkhi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả vàrất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong muahàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bạitrong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhàcung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân

đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá

trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cungcấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyêntắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi

” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữacác nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào của doanhnghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cungcấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặtcác điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khidoanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bảnthân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn

về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời mua vềphía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanhnghiệp cần lu ý là trong số các nhà cung cấp của mìnhnên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mốiquan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin t-ởng và giúp đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhàcung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn

và thờng xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàngnhận đợc nhiều u đ i từ phía nhà cung cấp này hơn soã và

với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp

đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụngmại khi thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng khi hàng hoákhan hiếm, ) và doanh nghiệp thờng trở thành kháchhàng truyền thống của các nhà cung cấp Ngợc lạidoanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họgặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp:

nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sảnphẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cáchphát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thìngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phảitìm cách phủ nhận hay đình ho n nhu cầu đó một cáchã và

có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàngtốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô sốràng buộc khác nhau Có những “ ràng buộc chặt ” (điềukiện không thể nhân nhợng đợc) và có những “ ràngbuộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhợng đợc) Trongkhi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông

tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiệnvận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếukhông tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với

t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trởthành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràngbuộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vì vậy

để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách

đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngờibán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp

đồng và bắt ngời bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc

ng-ời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động vớinhững điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tơng quan quyềnlợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanhnghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợicho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và

có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh

Ng-ợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để

đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi íchcủa nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoảthuận (không đạt đợc sự thoả thuận) và thực hiện hợp

đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc) Đảmbảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản

để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùngnhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệlàm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sựtỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều

đáng tiếc có thể xảy ra

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:

Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng làquá trình hoạch định, tổ chức, l nh đạo điều hành vàã và

kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơngmại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng

là quản trị bằng các bớc công việc nh xác định nhucầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm traviệc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đ-

ợc các mục tiêu đ xác định.ã và

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi

đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả

nh thế nào Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi,lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụngcác kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cungứng

thơng mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt

động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tácquản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản củahoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra,

đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với chi phíthấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết làhàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh tìnhtrạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá haygián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hànghoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu củakhách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm

do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụthuộc vào khách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao choviệc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàngchậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nh

đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơnsốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ

về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậmdoanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận “siêungạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệpmất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàngphải có chất lợng mà khách hàng có thể chấp nhận đợc.Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lu

thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chấtlợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa Chất l-ợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứngtốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậyngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợinhuận nhất Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt

đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố

đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thểcao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sửdụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạonhững điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bánhàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đốithủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phímua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện

ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu đểchi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấpnhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thốngnhất nhau đợc vì thông thờng để đạt đợc cái này conngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác.Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng vàgiá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại Ngoài ramục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu củacác chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu muahàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu củadoanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếpthứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo saocho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vàoviệc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối vớimột doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo,kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàngthờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoáphù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại vớichất lợng tốt, giá cả hợp lí Quản trị mua hàng đợcphản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quátrình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đếnquyết định mua hàng Đây là quá trình phức tạp đợc lặp

đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến việc sửdụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lícung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơnglai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị tr-ờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và

dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản;tình hình tài chính; l i suất trong nã và ớc và ngoài; chi phí

lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việcmua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quảntrị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng,khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầukinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiệntốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng làquá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua,mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các

điều kiện thanh toán nh thế nào ? Đây là một quátrình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nóliên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, cácyếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờngchung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầuhàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩmvới thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành

và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tìnhhình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại,tình hình tài chính, l i suất trong nã và ớc và ngoài ớc, chiphí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trìnhmua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thựchiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

14Xác định

nhu cầu Tìm và lựachọn nhà

cung cấp

Th ơng l ợng và

đặt hàng

Theo dõi vàthực hiệngiao hàng

Thoả mãn Không thoả mãn

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu dovậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đợcnhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì.Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời

là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lợng nh thế nào

- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác

định Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanhnghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cầngì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả m n.ã và

Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác

định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hànghoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồngthời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từngchủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàngphù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian muaphù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ralợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợnghàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế ngời ta th-ờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển

D ck –Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn

bị cho kì kinh doanh tiếp theo

Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)

Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầumua vào trong kì nh sau:

M = B + D ck – D dk +Dhh

Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu muavào của từng mặt hàng Tổng lợng hàng mua vào củadoanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào củatừng mặt hàng

Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhucầu bán ra của doanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vàomức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng, chất lợng,cơ cấu

Yêu cầu về chất lợng:

+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối vớihàng hoá mua vào

+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứkhông phải mục tiêu chất lợng tối đa Chất lợng tối u là

mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chucầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngờisản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất Còn chấtlợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất củadoanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo rasản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấphơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu

tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơcấu, chủng loại, mẫu m , thời gian để đảm bảo đã và ợc mụctiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanhnghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua

từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phùhợp

b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thựchiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa

chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽtìm ở đâu và nh thế nào.

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanhnghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấptiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hìnhthức:

+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu củanhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ, triển l m.ã và

ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả nănghiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hànghoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp vớigiá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh h-ởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợinhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rấtquan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhàcung cấp Quan điểm truyền thống cho rằng phải thờngxuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới có thể lựachọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phíthấp nhất Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng cácbiện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn ngời cấphàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông quamarketing lựa chọn ngời cấp hàng thờng xuyên cấphàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cảhợp lý

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã vàsẵn có trên thị trờng và ngời cung cấp mới xuất hiện

Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đếngiới thiệu xin đợc cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp

đang có nhu cầu Con đờng tìm đến của nhà cung cấp có

thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể

tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển l m,ã và

qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọithầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng

so sánh và cân nhắc những ngời cấp hàng, doanh nghiệp

có thể chọn ngời cấp hàng cho mình Các nguyên tắclựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệpmua hàng với số lợng mua nhiều doanh nghiệp có lợithế mua hàng với giá u đ i, về lâu dài có thể trở thànhã và

khách hàng truyền thống nhng lại có hạn chế là rủi

ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hànghoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trongtrờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủhàng để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có

u điểm là giảm đợc độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá nhnglại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanhnghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn

định về giá cả và chất lợng không cao các nhà quảntrị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trịcần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn cónhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp

đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhàcung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòngthì còn tiếp tục mua hàng của họ ”

+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặthàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trờnghợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiếnhành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

Phơng pháp đê lựa chọn:

+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhàcung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn

Trên cơ sở danh sách đ lập ở trên tiến hành lựa chọnã và

các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắnvới mục tiêu của việc mua hàng đ xác định.ã và

Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng ờng( so với các nhà cung cấp khác)

+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn pháttriển

+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ởgiai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chìnhlành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khókhăn về tài chính

+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sảnphẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thờihạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm)

+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp

+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đếnkhẳ năng giao hàng

+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờngnói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng

đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đếnkhả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trớc yêu cầu thay

đổi

Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêuthức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định đợctổng số điểm của mỗi nhà cung cấp Dựa vào tổng số

điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp

c) Thơng lợng và đặt hàng

Sau khi đ có trong tay danh sách các nhà cungã và

cấp đ lựa chọn doanh nghiệp tiến hành thã và ơng lợng và

đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ

Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấpthực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mụctiêu là các mục tiêu đ xác định và các ràng buộc bằngã và

các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng Những ràngnày liên quan đến số lợng hàng hoá, chủng loại hànghoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan

đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạmhợp đồng và để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thìhai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràngbuộc lỏng

Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì

th-ơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hởng tớiquyết định mua hàng Các vấn đề cầnthơng lợng baogồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu

m , chất lã và ợng, phơng tiện và phơng pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị ờng lúc giao hàng có biến động

tr Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụngchứng từ… và xác định thời hạn thanh toán

- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàngliên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thôngvận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giaohàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…

Khi đ tham gia đàm phán thã và ơng lợng với các đối tác,doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình

độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có nh vậy,doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong

đàm phán

Sau khi đ thoả thuận các điều kiện trong bã và ớc thơnglợng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kếthợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở đểcác bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấpthì nó là bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế Hợp

đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều bản (ít nhất làhai bản) Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nhacung cấp bằng một trong những hình thức sau:

+ Kí kết hợp đồng mua – bán đây là hình thc mang

tình pháp lí cao nhất Nội dung của hợp đồng mua – bánbao gồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diệncho các bên

Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phơng định giá

Phơng pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phơng thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanhtoán, hình thức và phơng thức thanh toán, các điềukiện u đ i trong thanh toán nếu có) ã và

+ Đơn đặt hàng ( đứng tên ngời mua) đây là hình thứcmang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên

+ Hoá đơn bán hàng ( đứng tên ngời bán) đây là hìnhthức mang tính pháp lí thấp nhất

Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡhợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trớcpháp luật

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp

đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cungcấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạnghàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông.Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xembên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi tronghợp đồng không Cụ thể:

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốtkhâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh saunày của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vàotay ngời tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty + Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đốichiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lợng Nếukhông có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng

+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và

đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu m , chất lã và ợng.Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp nhhàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồngthời lập biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản

lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản,

kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cung cấp, đến

đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanhnghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua

hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu muahàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợpcủa hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mụctiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai tr-ờng hợp:

+ Trờng hợp 1: Nếu thoả m n nhu cầu nghĩa là ngã và ời cungcấp đáp ứng đợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

để cho đầu vào đợc ổn định Nh vậy quyết định muahàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả + Trờng hợp 2: Nếu không thoả m n thì quyết định muaã và

hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phảitiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắcphục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ nhữngthành công cũng nh những mặt tồn tại của hoạt độngmua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên,từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ tráchnhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanhnghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bớccủa quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc.Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh h-ởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quảbán ra của doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanhnghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chínhvì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm saoduy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó

đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên Hơn nữa đòihỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổitrong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng caocông tác quản trị mua hàng là một trong các giải phápgiúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả kinh doanh củamình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầutiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động

sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩm đem bán trênthị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào Tuy nhiênkhông phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng đểbán Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể khôngmua đợc hàng để bán

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng gópphần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng caokhả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trênthị thị trờng Việc lập kế hoạch mua hàng chính xácgiúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chuchuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ nh vậyvì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêuthụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứnghết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn l-

u động đợc lu chuyển nhanh Mặt khác khi doanhnghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanhnghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành

sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so vớicác đối thủ cạnh tranh qua giá thành Hơn nữa quản trịtốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chiphí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo

quản, chi phí kho b i, chi phí hao hụt ngoài định mức ã và …khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở

uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng rathị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thìbắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt độngmua hàng

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàngcòn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên,

đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từ khâu đầutiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp khôngquản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ Chẳnghạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bênbán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bịgiao chậm so với dự kiến Hoặc doanh nghiệp không tổchức kiểm tra kĩ lỡng số lợng và chất lợng hàng hoátrớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanhnghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm

chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hànghoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đilợi nhuận và uy tín của mình Ngoài ra, doanh nghiệp cóthể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới Khi quản

lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lợng hànghoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc khônglàm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bịhỏng hóc, không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hànghoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp Tất cả cáchoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanhnghiệp

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúpcho hoạt động tài chính của doanh thuận lợi nh việcthu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạch mua hàngdoanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do

đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còntình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng

kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanhnghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua

đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đợc u tiên trong trờnghợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanhnghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thểthu đợc lợi nhuận

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng cótác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu Nó

đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá đểcung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứngvới các đơn vị kinh doanh

1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng

a) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản

trị mua hàng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

+ Chiến lợc kinh doanh:

Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với

sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp

đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh củamình theo chiến lợc Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp

doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình Chiếnlợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hộitrên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên th-

ơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanhnghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Do

đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quátrình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụthuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từnggiai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạchmua hàng hợp lí

+ Kế hoạch chi tiết:

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch địnhmua hàng nhà quản trị phải đa ra đợc một kế hoạchmua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cungứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làmsao có đủ lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhucầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tìnhtrạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờngkinh doanh nhiều mặt hàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vaitrò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ vị trí chủ

đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu.Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lạidoanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợngcủa chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinhdoanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn

đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vìvậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có

Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khinào là hợp lí nhất và đúng thời điểm nhất

Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩmhàng hoá mà doanh nghiệp cần Thông thờng doanh

nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhàcung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thịtrờng và giá cả

Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có

sự biến đổi theo tình hình thị trờng Nếu mua đợc hàngvới chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu chodoanh nghiệp

Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phảitính toán đợc chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá

để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí khôngthừa cũng không nên thiếu

Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví

dụ giữa giá cả và chất lợng, cho nên tuỳ vào mục tiêucủa doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên Chính sáchmua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫnchỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàngvì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phảidựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc Với mỗi một mặt hàng,doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác

định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, vànếu có đợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đóxây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong muahàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến côngtác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thìhoạt động mua hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuậnlợi, tránh tình trạng dây da trong mua hàng, giảm đợcchi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốncho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơhội trong các thơng vụ kinh doanh

thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đólàm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các

đối thủ cạnh tranh Nhng nếu cơ sở vật chất của doanhnghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình

và ai mua cũng đợc mà doanh nghiệp phải có sự lựachọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêuchuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải cókiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểubiết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảmnhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu củadoanh nghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh h-ởng của thị trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhànớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắmkịp thời tình hình biến động trên thị trờng về nhu cầu

và giá cả

Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là mộttrong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quantrọng Chọn đợc một nhân viên mua hàng chuyênnghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanhnghiệp

+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sựthành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhàquản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họphải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năngcủa từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận

việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại caohơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờngthì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ

đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng,các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng vàdành nhiều điều khoản u đ i cho doanh nghiệp hơn, việcã và

mua hàng nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờmrà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị tr-ờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua

Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sảnxuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…

nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựavào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp đểtạo ra sự lựa chọn tối u và để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khảnăng sản xuất và khả năng cung ứng của ngời cungứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu củakhách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh cácdoanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trungtâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh

nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhucầu tiêu dùng ảnh hởng đến quá trình mua hàng nh: sựthay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàngbiến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàngtrong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnhtranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệpluôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh,

sự cạnh tranh trên thị trờng là sự cạnh tranh về giánên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phảithờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnhtranh, đa ra đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà

có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnhtranh nhng phải đảm bảo có l i Muốn đã và a ra đợc mộtmức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanhnghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng.Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đợc với giá thấp màvẫn đảm bảo có l i Cạnh tranh không chỉ thể hiện ởã và

các doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnhtranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanhnghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìmcách đa ra các điều khoản u đ i nhằm thu hút kháchã và

hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng củamình Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đốithủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau đểlàm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấpkhác Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủcạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào

đa ra giá cả hay các điều khoản u đ i thì họ sẽ dễ dàngã và

thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng củamình

- Các cơ quan nhà nớc:

Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có

ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động muahàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có các cơquan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra

và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới

hoạt động kinh doanh của mình Một nhà quản trị giỏikhông nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quannhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mốiquan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tớimình đặc biệt là trong mua hàng Thông qua hệ thốngcơ quan nhà nớc, nhà quản trị sẽ tìm đợc nguồn cungứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình Hơnnữa cơ quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàngcủa doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nhthuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làmcho giá cả cao và ngợc lại Lúc đó doanh phải điềuchỉnh giá cả cho hợp lí

Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ muahàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quandoanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng cónhững nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soátcủa doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điềuchỉnh đợc Đối với những nhân tố khách quan doanhnghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấpnhận nó Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụtiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp vụ muahàng

1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp th-

ơng mại

Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâutiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó cóthể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanh nghiệp cóthể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng côngtác quản trị mua hàng Thực chất nâng cao công tácquản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đa ra đợccác quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiệnmang lại kết quả cao hơn trớc đây đ làm Nhà quảnã và

trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo

đúng chơng trình, mục tiêu đ định một cách chủ động,ã và

ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủhàng Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng baogồm: quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định

mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiệnthanh toán nh thế nào?…Phơng hớng cơ bản nhằm nângcao công tác quản trị mua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong

quy trình mua hàng bằng cách:

+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cáchchi tiết, chính xác để quá trình mua hàng đợc thực hiện

dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định chính xác số ợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hànghoá cần mua Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh:chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợng hàng hoá dự trữ

+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quátrình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu

đ xác định một cách chủ động, đảmã và bảo nguồn hàng

ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủhàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình

Từ đó có thể thoả m n nhu cầu của khách hàng ã và

+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàngtốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh

đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục và khôngngừng nâng cao chất lợng nguồn hàng

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vậndụng một cách có khoa học các hình thức, phơng thứcmua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, vớinguồn lực của doanh nghiệp

+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốthàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát,giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá Xây dựng những khochuyên dùng cho từng loại hàng hoá

- Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà

quản trị

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàngbằng cách thông qua đào tạo và đ i ngộ nhân sự Cầnã và

phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến b i một cách cóã và

khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanhnghiệp đang kinh doanh

ơng nghiệp quốc doanh của thủ đô

Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sangnền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc Để phùhợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Báchhóa Cửa Nam đợc phép tách ra thành một doanh nghiệp

độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thànhphố Hà Nội Với t cách là một pháp nhân kinh tế, Công tyBách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050(UBND), có vốn điều lệ là 530 000 000 VNĐ Có trụ sở, condấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinhdoanh của công ty Công ty hoạt động và hạch toán

độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động củamình trớc pháp luật khi tham gia vào các hoạt độngkinh tế x hội ã và

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã vàtìm hiểu và nắm bắt xu hớng phát triển, hành vi muabán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra haigian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉqua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đ rất phátã và

triển và đợc đánh giá là một trong những siêu thị lớnnhất Hà Nội Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã và

có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổchức l nh đạo Hiệu quả hoạt động kinh doanh củaã và

công ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông quaviệc đóng góp ngân sách nhà nớc ngày càng tăng Công

ty đ lập đã và ợc nhiều thành tích suất sắc và đợc nhà nớctặng thởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đuacủa thành phố và sở thơng mại

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

+ Chức năng của công ty:

Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thànhlập là thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ cácloại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công tybách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trờng nênchức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơchế mới

Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty

là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản xuất với

ng-ời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩmcần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của ngời tiêudùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng củahàng hóa

Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hànghóa dự trữ để góp phần bình ổn thị trờng, cân bằngcung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngời tiêu dùngcả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chấtlợng hàng hóa

Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọngtrong mạng lới thơng mại phân phối bán buôn và bán lẻ,

do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộc vớicác bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàngthị trờng khách hàng, đồng thời phản hồi lại nhữngthông tin từ thị trờng tới nhà sản xuất, để họ hoànthiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhucầu thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêudùng

+ Nhiệm vụ của công ty:

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động tronglĩnh vực thơng mại, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ cónhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chuchuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao tronghoạt động kinh doanh

Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhànớc giao cho nh: góp phần bình ổn thị trờng hàng hóa

giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợingời tiêu dùng

Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quantrọng đó là phải có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển tàisản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho, thực hiệnnghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc về nhà nớc vềquản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ vớingân sách nhà nớc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Chịu trách nhiệm l nh đạo tổ chức quản lí điềuã và

hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng

đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó giám

đốc giúp việc Một phó giám đốc phụ trách bán buôn,còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị Giám đốc công

ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm Giám

đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinhdoanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đạidiện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớcpháp luật và cu quan quản lí nhà nớc Phó giám đốc

Siêu thị Quầy hàng

gian ngoàiGIáM ĐốC

Kế toán képKế

toán đơn

Kế hoạch nghiệp vụ

Kế toán tài vụ

công ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và chịutrách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủynhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao

Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:

- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộquá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hìnhtài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt

động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty

- Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch,chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp vớithực tế thị trờng Nghiên cứu đánh giá thị trờng đốithủ cạnh tranh để giám đốc đa ra những quyết địnhkinh doanh đúng đắn

Riêng bộ phận kho vận: có nhiệm vụ tiếp nhận bảoquản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công

ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục

- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệmquản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng caonghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắpxếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ngời.Phòng tổ chức hành chính gồm 5 ngời:

01 trởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lơng 01phó phòng làm công tác lao động tiền lơng

01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi

đua khen thởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhânviên

01 làm công tác kế toán hành chính

01 làm công tác văn th lu trữ

- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầysiêu thị Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quantrọng vào sự thành công của công ty Họ là những ngờibán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàngtạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty Họ là bộmặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty.Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn cónhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng vàphản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kếhoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời

tiêu dùng và tình hình thị trờng nhằm mang lại hiệuquả kinh doanh cao nhất

Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nótạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnhlệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt mộtcách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

+ Đặc điểm về phơng thức và hình thức bán hàng:

Công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại mặt hàngkinh doanh khác nhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng củacá nhân và các tổ chức kinh tế x hội trong khu vựcã và

thành phố Hà Nội nhất là ngời dân nơi đặt cửa hàng củacông ty Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp,mọi hoạt động của công ty đều thực hiện theo kế hoạchmệnh lệnh của nhà nớc do đó công ty không chú trọng

đến thị trờng Khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự

điều tiết vĩ mô của nhà nớc, công ty phải tự hạch toánkinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệm trớc nhà n-

ớc về việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giaothì vấn đề đặt ra là phải quan tâm đến thị trờng, doanhthu, lợi nhuận Nếu hàng hóa mà công ty kinh doanh đ-

ơc thị trờng chấp nhận thì công ty sẽ tồn tại và có điềukiện thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình

và ngợc lại thì công ty sẽ không thể đứng vững hơntrên thị trờng, cuối cùng sẽ bị đào thải Nhận thức đợc

điều này, ban l nh đạo công ty đ rất chú trọng đếnã và ã và

thị trờng tiêu thụ của mình, hoạt động kinh doanh củacông ty đều hớng vào thị trờng, công ty không chỉ kinhdoanh những gì mà mình thích, mà đ đa dạng hóa mặtã và

hàng kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của ngời tiêu thụ

Trong điều kiện hiện nay, thị trờng tiêu thụ củacông ty Bách hóa số 5 Nam Bộ vẫn còn hạn hẹp chủ yếuphục vụ ngời dân thị trờng lân cận Điều này chủ yếu là

do có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Từ khi chuyểnsang nền kinh tế thị trờng, các đối thủ cạnh tranh củacông ty xuất hiện ngày càng nhiều với nhiều hình thứckhác nhau trong đó có những đối thủ có tiềm lực rấtlớn về tài chính

Các đối thủ cạnh tranh này có thể là các doanhnghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, các liên doanhhay các hộ tiểu thơng Hàng hóa của họ rất phong phú

đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ, nhiều màu sắc phục

vụ cho nhu cầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càngcao của ngời tiêu dùng Một điều bất lợi nữa là các cửahàng kinh doanh của họ lại nằm đan xen với cửa hàngcủa công ty, có mặt ở tất cả các ngõ ngách trongthành phố, tập trung thành những d y phố thã và ơng mạichuyên kinh doanh một nhóm hàng hóa và rất thuậntiện cho việc giao thông đi lại, chuyên chở hàng hóa Vềphía công ty, mặc dù trải qua một thời gian khá dài kể

từ khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế mới nhng khinhắc đến cửa hàng bách hóa ngời ta lại liên tởng đếnthời kì mua bán theo tem phiếu nhất là ngời cao tuổi vàngời dân Việt Nam đ sống qua thời kì bao cấp thì cửaã và

hàng bách hóa dù lớn hay nhỏ thì thay cho việc mặc cảmức giá theo ý muốn của mình thì khách hàng lại phảimua theo một mức giá ấn định trớc không biết là đắthay rẻ Đúng về mặt tâm lý thì bao giờ ngời mua cũngmuốn mua hàng rẻ hơn một chút dù rằng phần chênhlệch giá đó chẳng đáng bao nhiêu Điều này khó có thểthực hiện đợc ở các cửa hàng bách hóa nhng ở các cửahàng kinh doanh bên ngoài thì dễ dàng thực hiện đợc.Hơn nữa ngời tiêu dùng luôn mong muốn sự thuận tiệnvì họ còn phải kèm theo phơng tiện, bởi vậy họ - đặc biệt

là những ngời trẻ tuổi và những ngời làm công sở -rấtngại phải gửi xe để vào mua một mặt hàng, thậm chí cóthể sẽ chẳng mua đợc gì mà lại phải mất tiền gửi xe Do

đó tất nhiên là họ sẽ lựa chọn sự thuận tiện ở các cửahàng bán lẻ rải rác khắp dọc đờng hay nhiều thời gianhơn thì có thể tìm đến các d y phố thã và ơng mại nơi tậptrung đầy đủ các hàng hóa mà họ cần để tự do lựachọn hàng hóa hay đi khảo giá với sự phục vụ tận tìnhcủa những ngời bán hàng Đồng thời cửa hàng của công

ty là cố định tại một điểm, nguồn lực tài chính là cóhạn nên công ty không thể mở cửa hàng kinh doanh ởcác khu vực năng động khác để chiếm lĩnh thị trờng Do

đó thị trờng tiêu thụ chính của công ty là các khu vựclân cận xung quanh cửa hàng của công ty

Tuy nhiên công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có lợi thế

mà ít doanh nghiệp khác có đợc đó là công ty đ kinhã và

doanh hơn 40 năm, có nhiều bạn hàng và khách hàngtruyền thống, có mối quan hệ tốt với chính quyền địaphơng, có đội ngũ l nh đạo nhiều kinh nghiệm và trã và ởngthành trong kinh doanh Là một doanh nghiệp nhà nớc

do đó chất lợng và giá bán ra của công ty là tin cậy.Thêm vào đó, công ty có cửa hàng kinh doanh rộng r iã và

bề thế đợc phân thành nhiều quầy nằm tại nơi giaonhau của hai trục đờng chính là đờng Lê Duẩn vàNguyễn Thái Học, do đó thuận tiện cho giao thông đi lạimua sắm hàng hóa của khách hàng cũng nh cho việcquảng cáo của công ty

+ Đặc điểm về địa điểm kinh doanh:

Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã vàhội của nhà nớc với số dân gần 3 triệu ngời Các trungtâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chứckinh tế,văn hóa, x hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội Hàã và

Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thuhút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài n-

ớc tới tham gia, học tập, công tác Đây là khả năngtiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng

đối với thị trờng Hà Nội Vì vậy, đối với các doanh nghiệpnói chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêngnên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nêndoanh thu đáng kể

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đơn vị kinhdoanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội Công ty cómột vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phốNguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô Vịtrí này đ tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinhã và

doanh của công ty

+ Đặc điểm về thị trờng:

Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số

5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên

địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chínhtrị, văn hóa x hội của cả nã và ớc, là địa phơng có tốc độ

phát triển cao với tốc độ tăng trởng bình quân đạtgần 10%/ năm Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứ haitrong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều nàyrất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnhtranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa Mặtkhác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự pháttriển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ở mức lí t-ởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thơngmại

Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong mộtmôi trờng kinh tế đầy thuận lợi hơn hẳn các địa phơngkhác Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đ đemã và

lại cho công ty không ít khó khăn nhất định Do sứcmua của thị trờng lớn, khả năng thanh toán của ngờitiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm nhữngnguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thờicông ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinhdoanh, đặc biệt là vốn lu động

Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt

động kinh doanh không lành mạnh nh: các hoạt độngbuôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao

động Đây là công ty thơng mại nên lao động nữ chiếm

tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chấtthơng mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòihỏi sự khéo léo, mềm mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở

bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng Số lao động cótrình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động cótrình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26% Số lao

động su cấp là 18 ngời, chiếm 11 61% Còn lại là cha qua

đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới

30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50tuổi là 123 ngời, chiếm tỉ lệ 79,35% Nh vậy số lao động