Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn: Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chương3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Mở đầu Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh

mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý củanhà nớc

Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh

tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồntại của của chế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơchế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng Sau hơn mời năm đổimới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch

sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc Do vậy các doanh nghiệp muốn

đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng,giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu,thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó

đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị ờng Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng,

tr-đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển Một ngời lãnh đạo tài năng,quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời cóthể doanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu

quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhậnthấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trungquan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triểncủa thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinhdoanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuynhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự Đây là vấn đề màkhông chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanhnghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt độngbán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanhnghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng cha đ-

ợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng lại là khâu tiên,cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất chohoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợinhuận Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “ Nâng cao chất lợng công tác quản

trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Đây là một dịp tốt

để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệpkhông chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn:

Chơng 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

thng mại

Chơng 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công

ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Chơng3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua

hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Chơng 1:

Cơ sở lý luận chung của quản trị mua hàng

trong doanh nghiệp thơng mại1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối vớidoanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịpthời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu củakhách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp

Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bánhàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá vàdịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thìmua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đ ợc điềukiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời vớingời

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xemxét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiệnmua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giaonhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số l-

ợng, chất lợng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ chokhách hàng với chi phí thấp nhất

Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chếthị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợnghàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp.Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanhnghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi nhuận Trên thực tế khâu bánhàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vimua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanhnghiệp và các nhà kinh doanh

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Cácdoanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức làphải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiênvật liệu của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoátrong tay từ đó bán ra thị trờng Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệpluôn mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thểthoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầucủa khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanhcủa doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàngvới số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốtcho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng caokhả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng Điều này thể hiện chiphí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp

và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chiphí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vịcao và từ đó làm cho giá bán cao Trên thị trờng hiện nay việc cạnh tranh giữacác doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá Cùng một loại sản phẩmdoanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đợc kháchhàng về phía mình Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua

đợc hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn Doanh nghiệp muốn bán đợc hàng tốt

thì phải bắt đầu từ việc mua tốt Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúpcho doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng

- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúngyêu cầu của họ Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phảihàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phùhợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Màkhách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanhkhông đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để kháchhàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng.Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanhnghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên cókhách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận.Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinhdoanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời,

đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nângcao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọngnhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trongkinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thukhoa học kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi

doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấynhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanhnghiệp trong một thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽmua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độtiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp

Phơng pháp này có u điểm sau :

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng

đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộphận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếptheo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp chodoanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nênlựơng hàng hoá dự trữ ít Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm

đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làmtăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanhnghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hànghoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ) haychiến tranh gây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý :

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việcnhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp cónguy cơ thiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi

mà ngời bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thịtrờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinhdoanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanhnghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn:

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán

ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhucầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta cóthể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phícho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá bằng với chi phímua hàng

Nếu ta gọi :

C-Tổng chi phí

C1- Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian

Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì tacó:

Q= 2

1 *

*

C D C

C= C2 * (Q/2) + C1 *Q/D)

Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua,bảo quản là thấp nhất

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau :

+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những

u đãi của các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trờng, do đó có thể thu

đợc lợi nhuận “ siêu ngạch ”

Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăntài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua :

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên

trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phơng pháp thu mua này có u điểm

là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiềukhi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêudùng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :

Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiệnvốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phânphối lại cho các cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là

do mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một

đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên

quan Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản,hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phơng

thức này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làmthủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trớc : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,

doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phảithanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng

hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là mộtphần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán

sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nớc:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó đợc sảnxuất trong nớc

Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng

từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc Trong đó có haihình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vaitrò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máymóc thiết bị từ nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệptrong nớc Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốncủa mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện

từ khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến khi bán

đợc hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình Với hình thức này công ty

sẽ xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhậpkhẩu Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá đ-

ợc chuyển tới tay ngời mua để từ đó biết đợc kết quả của việc nhập hàng

Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khácnh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếphay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, muabuôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêngnên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng

giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào làthuận tiện nhất và tốt nhất

1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn

cho mình một số lợng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanhnghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từphía nhà cung cấp Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấpduy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tấtcả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng :

nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân cácnhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiếntranh ,do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của cácnhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất

là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo

sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệpchỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này

có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khidoanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cungcấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thuhút ngời mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý làtrong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính đểxây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp

đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàngcủa họ nhiều hơn và thờng xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận

đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác,thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( đợc hởng tíndụng mại khi thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm , ) vàdoanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp.Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khókhăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp : nếu ngời bán

hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệthống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngờimua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đìnhhoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua

hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khácnhau Có những “ ràng buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng đợc )

và có những “ ràng buộc lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng đợc ) Trongkhi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấpdẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ saubán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngờimua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đinhững “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vì vậy đểkhông trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy

đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong mộthợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơnglợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong t“ ” ơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những

điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và cónguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, nếu doanhnghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quantâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận( không đạt đợc sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơkhông thực hiện đợc ) Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điềukiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thựchiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp chodoanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều

đáng tiếc có thể xảy ra

1.2 Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh

nghiệp thơng mại.

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

th-ơng mại

+) Khái niệm:

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch

định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanhnghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra

Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là quá trình bằng cácbớc công việc nh xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp,thơng lợng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định muahàng gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào Đây là một quá trình phức tạp

đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quảphân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.

+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là

điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, đểcông tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt độngmua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, vàmua hàng với chi phí thấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về

số lợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá haygián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá Mặt khác hàngmua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùngsản phẩm do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vàokhách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặprủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nh

đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúngtính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việcgiao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch

” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của

họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất ợng mà khách hàng có thể chấp nhận đợc Quan điểm phổ biến hiện nay trongcả sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối uchứ không phải có chất lợng tối đa Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại

l-đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào l-đó của ngời mua và nh vậy

ng-ời bán hay ngng-ời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lợngtối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng cácyếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặcthấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanhnghiệp cha tối u

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuậnlợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơncác đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàngkhông chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, sốlợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấpnhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông

thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứkhác Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợngtốt thì giá cao và ngợc lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn vớicác mục tiêu của các chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàngcần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điềukiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo saocho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mụctiêu chung của doanh nghiệp

+) Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thểhiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua

đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp vớinhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí Quản trịmua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình muahàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây là quátrình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến việc sửdụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môitrờng chung hiện tại và tơng lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thịtrờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạngiao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc

và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việc muahàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra

là của doanh nghiệp

1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồnhàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thựchiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích,lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của

ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? Một ngời tiêu dùng khimua hàng cũng có quyết định nh vậy song quá trình mua hàng của doanhnghiệp bao gồm các khâu đợc đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của cácnhà doanh nghiệp với nhau Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lạithành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu

tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và triển vọng,thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩmvới thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạngiao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí

đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lukho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhàquản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Thoả mãn không thoả mãn

a) Xác định nhu cầu mua hàng:

Thực chất của giai đoạn này là trả lời câu hỏi doanh nghiệp mua cái gì, mua với số lợng bao nhiêu và chất lợng nh thế

Mua cái gì?

Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần Để xác định xem mìnhcần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàngcần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trờnggiúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổngcung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thời xác định

cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng,

ph-ơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian muaphù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp,hiệu quả

Mua với số lợng bao nhiêu? Trên thực tế ngời ta thờng dựa vào côngthức cân đối

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó :

M- Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lợng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

Xác định

cung cấp

Th ơng l ợng và

đặt hàng

Theo dõi

và thực hiện giao hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

D ck – Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinhdoanh tiếp theo.

Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )

Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nhsau:

M = B + D ck – D dk

Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặthàng Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàngmua vào của từng mặt hàng

Mua với chất lợng nh hế nào? xác định theo nhu càu bán ra của doanh nghiệp.Mua vào phụ thuộc vào nhu cầu bán ra của doanh nghiẹp cả về số lợng,chất l-ợng ,giá cả và cơ cấu

- Yêu cầu về chất lợng:

+ doanh gnhiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào + cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chấtlợng tối đa

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫumã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợnghàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cungcấp cho phù hợp

b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện đợc mục tiêutrên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Tìm nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanhnghiệp và việc tìm nhà cung cấp có thể đợc thực hiện thông qua:

+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ triển lãm

+ Thông qua đơn th chào hàng

+ Thông qua hội nghị khách hàng

- Lựa chọn nhà cung cấp:

Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện

và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợckhả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanhnghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải

nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vìvậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểmtruyền thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mớicóthể lựa chọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ th-ờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựachọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngờicấp hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giácả hợp lý

Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lợng ngời,giá cả, chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanhtoán, giảm giá của từng ngời cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phântích các số liệu về quãng đờng, phơng thức thanh toán và phơng tiện vậnchuyển, hệ thống kho tàng, phơng thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá

Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng,tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràngminh bạch của ngời cung cấp từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối u

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị ờng và ngời cung cấp mới xuất hiện

tr-Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợccung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đờng tìm đến củanhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm

đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, quaniêm qiám, qua gọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắcnhững ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình Cácnguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợngmua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thểtrở thành khách hàng truyền thống nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhàcung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp chodoanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng

để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc

độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do

mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giácả và chất lợng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài

ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức

là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìmkiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu cácnhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ + Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanhcủa doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thìcần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

Các tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp ( so với các nhà cung cấp khác)

+ Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp.( xét về quy mô)

+ Các diieù kiẹn có liên quan đến mua hàng( điều kiện thanh toán, điều kiệnvận chuyển, thời gian, điều kiẹn giao hàng.)

+ Giá cả của hàng hoá

+ Chất lợng hàn hoá, nhãn hiệu, mẫu mã, bao bì

Sự đánh giá đợc thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự u tiên màdoanh nghiệp quy định, phơng pháp này còn đợc dùng để đánh giá thờngxuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng,

vị trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựachọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào Sau khi lựa chọn đợc nhàcung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thơng lợng và đặt hàng

Trong đó, thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hởng tới quyết địnhmua hàng các vấn đề liên quan đến quá trình thơng lợng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơngtiện và phơng pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng cóbiến động

- Xác định phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ…

và xác định thời hạn thanh toán

Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phảilựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt

Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán.Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận,doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây

là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằngchứng để đa ra trọng tài kinh tế

- Doanh nghiệp có thể tién hành đặt hàng bằng các hình thức nh:

+ Kí kết hợp đồng mua bán : nội dung của hợp đồng bao gồm

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên

Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phơng định giá

Phơng pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phơng thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và

ph-ơng thức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)

+ Gửi đơn đặt hàng( đứng ten ngời mua) đây là hợp đồng mang tình pháp

lí thấp hơn hợp đồng kí kết mua bán

+ Hoá đơn bán hàng( đứng tên ngời bán) đây là hợp đòng mà tính pháp lí

là thấp nhất

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần

đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tìnhtrạng hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quátrình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi tronghợp đồng không Cụ thể :

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không

sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằmnâng cao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lợng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểmtra kiện hàng, kiểm kê số lợng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhậnhàng

+ Kiểm tra chất lợng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tratên hàng hoá, mẫu mã, chất lợng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng khôngphù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lậpbiên bản và báo ngay cho ngời cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vàobiên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản chongời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức

đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mụctiêu mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt

động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanhnghiệp Có thể xảy ra hai trờng hợp :

+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợccác cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định Nh vậyquyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanhnghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng

nh những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của cácthành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗicá nhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt độngquản trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đếnkhâu kết thúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến

kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịusức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìmcách làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thờidoanh nghiệp phát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng caoluôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao côngtác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợchiệu quả kinh doanh của mình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầutiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào Tuynhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán Trong nhiềutrờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệuquả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanhnghiệp trên thị thị trờng Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp chodoanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sửdụng vốn Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mứctiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còntình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh Mặt kháckhi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thểmua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khảnăng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành Hơn nữa quản trịtốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hànghoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài

định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín củadoanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, màmuốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt

động mua hàng

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanhnghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từkhâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốthoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệpkhông thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bịgiao chậm so với dự kiến Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng

số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về khodoanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanhnghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanhnghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình Ngoài ra, doanh nghiệp có thểphải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho

sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theohoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc,không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanhnghiệp Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tàichính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh… Do đó khi lập kế hoạchmua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sảnphẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọngnếu có thì không đáng kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanhnghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá

rẻ hơn, đợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nhvậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợinhuận

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối vớilĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp cóhàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các

a ) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :

+ Chiến lợc kinh doanh:

Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt độngkinh doanh của mình theo chiến lợc Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanhnghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình Chiến lợc kinh doanh giúp doanhnghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên th-

ơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm

đạt đợc mục tiêu đề ra Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đếnquá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến l-

ợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra

kế hoạch mua hàng hợp lí

+ Chính sách sản phẩm :

Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanhnghiệp sẽ bán cái gì? cho đối tợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàngkinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa củadoanh nghiệp Muốn đạt đợc kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệpphải có một chính sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất Khi có chính sách sản phẩm doanhnghiệp sẽ hình thành đợc phơng hớng kinh doanh, đầu t nghiên cứu đúng h-ớng Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để cómột chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kìsống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào củachu kì sống Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứuxem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trờng và của bản thân doanhnghiệp đó nh nào

+ Kế hoạch chi tiết :

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quảntrị phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàngcung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợnghàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí

sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn

Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiềumặt hàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hànggiữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt

hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dùthậm chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh,nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặthàng có sự chọn lựa

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cầnphải trả lời câu hỏi :

Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợcnhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàngcần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có

Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất

và đúng thời điểm nhất

Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanhnghiệp cần Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một

số nhà cung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả

Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theotình hình thị trờng Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăngdoanh thu cho doanh nghiệp

Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chínhxác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợnghợp lí không thừa cũng không nên thiếu

Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví dụ giữa giá cả và chấtlợng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên.Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trongquá trình thực hiện kế hoạch mua hàng

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nênmột kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc Với mỗimột mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xemmặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thìnguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn:

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đếncông tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua

hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong muahàng, giảm đợc chi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn chodoanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinhdoanh.

- Cơ sở vật chất kĩ thuật:

Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuậttốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sởvật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, cónhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đólàm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhngnếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanhcủa mình

Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết

về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình cótrách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanhnghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợcchính sách kinh tế của nhà nớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thumua

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến

động trên thị trờng về nhu cầu và giá cả

Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố

có lợi cho đàm phán kinh doanh

Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng Chọn đợc mộtnhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự củadoanh nghiệp

+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thấtbại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên muahàng nên họ phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng củatừng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năngthành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng

sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việcchào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều

điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợctình trạng thủ tục rờm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trờng

có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua

Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình

độ tiến bộ khoa học kĩ thuật… đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng

b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng

- Nhà cung cấp:

Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng củadoanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảokhả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán

ra Bởi đối với doanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàngkhác nhau Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng Trong tr-ờng hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u

và để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khảnăng cung ứng của ngời cung ứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trongmọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhânvật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xâydựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hởng đến quátrình mua hàng nh: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàngbiến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cảmua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệpluôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thịtrờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanhnghiệp phải thờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đa ra

đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giácủa đối thủ cạnh tranh nhng phải đảm bảo có lãi Muốn đa ra đợc một mức giáthấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng

đến công tác mua hàng Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đợc với giá thấp

mà vẫn đảm bảo có lãi Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp th

-ơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranhnày doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa racác điều khoản u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thànhkhách hàng của mình Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thìluôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàng với giá

rẻ hơn các nhà cung cấp khác Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủcạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các

điều khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đếnhàng của mình

- Các cơ quan nhà nớc:

Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt

động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanhnghiệp đều có các cơ quan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra vàgiám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh củamình Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơquan nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biếtcủa họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng Thôngqua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà quản trị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt

đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình Hơn nữa cơ quan nhà nớc còn ảnhhởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách

nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao vàngợc lại Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí

Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanhnghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhngcũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanhnghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc Đối với những nhân tố

khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận

nó Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việchoàn thành nghiệp vụ mua hàng Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc

đúng và chỉ rõ ngời cung ứng và nhân viên mua hàng Để có một chính sáchmua hàng đúng không chỉ đơn thuần là kết quả khó nhọc của hoạt độngmarketing trong doanh nghiệp mà quan điểm của marketing là lấy khách hàng

và thị trờng làm trung tâm Bởi doanh nghiệp chỉ có thể bán đợc cái mà kháchhàng cần chứ không phải là cái mà doanh nghiệp có

1.3.3 ) Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu

đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanhnghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trịmua hàng Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanhnghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiệnmang lại kết quả cao hơn trớc đây đã làm Nhà quản trị phải luôn đảm bảo choquá trình mua hàng theo đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ

động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng Doangnghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn

và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiệnthanh toán nh thế nào?… ơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trịPhmua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng bằng cách:

+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác đểquá trình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định chínhxác số lợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua.Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợnghàng hoá dự trữ

+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ratheo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồnhàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục

vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu củakhách hàng

+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảocung cấp cho quá trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liêntục và không ngừng nâng cao chất lợng nguồn hàng

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoahọc các hình thức, phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng,với nguồn lực của doanh nghiệp.

+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tìnhtrạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá Xây dựng nhữngkho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá

Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đàotạo và đãi ngộ nhân sự Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi mộtcách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinhdoanh

Chơng 2:

Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

2.1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp,nguyên là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ Công ty đợc thành lập tháng 5năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh theo

phung thức hạch toán báo số Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa Nam làlá cờ đầu trong ngành thơng nghiệp quốc doanh của thủ đô.

Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng

có sự quản lý của nhà nớc Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993,cửa hàng Bách hóa Cửa Nam đợc phép tách ra thành một doanh nghiệp độclập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội Với t cách

là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinhdoanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ Có trụ sở, condấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt

động của mình trớc pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt

xu hớng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở

ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉ qua vài năm hoạt

động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc đánh giá là một trongnhững siêu thị lớn nhất Hà Nội

Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyềnthống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo Hiệu quả hoạt động kinh doanhcủa công ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngânsách nhà nớc ngày càng tăng Công ty đã lập đợc nhiều thành tích suất sắc và

đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành phố

Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trunggian kết nối giữa nhà sản xuất với ngời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàngnhững sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của ngời tiêu dùngqua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa

Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để gópphần bình ổn thị trờng, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngờitiêu dùng cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lợng hànghóa

Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lới thung mạiphân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phốithuộc với các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị trờngkhách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trờng tới nhà sảnxuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu cầuthị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng.

Nhiệm vụ của công ty :

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực thơng mại,Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩynhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt

động kinh doanh

Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho nh: gópphần bình ổn thị trờng hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệquyền lợi ngời tiêu dùng

Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải cónhiệm vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho,thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc về nhà nớc về quản lí tàichính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc

Kế toán képKế

toán đơnCác phó Giám đốc

Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt độngcủa công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn cóhai phó giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn mộtphó giám đốc phụ trách siêu thị Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thànhphố Hà Nội ủynhiệm Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra cácquyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ củacông ty trớc pháp luật và cu quan quản lí nhà nớc Phó giám đốc công ty làngời giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc

đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao

Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:

- Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinhdoanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giálập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty

- Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinhdoanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng Nghiên cứu đánh giáthị trờng đối thủ cạnh tranh để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh

văn hóa tổ chức công ty Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn

có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho bangiám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời vớinhu cầu ngời tiêu dùng và tình hình thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinhdoanh cao nhất

Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tựchủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền

đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Đặc điểm về phơng thức và hình thức bán hàng.

Công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại mặt hàng kinh doanh khácnhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ chức kinh tế xã hộitrong khu vực thành phố Hà Nội nhất là ngời dân nơi đặt cửa hàng của công

ty Trong cu chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp, mọi hoạt động của công ty

đều thực hiện theo kế hoạch mệnh lệnh của nhà nớc do đó công ty không chútrọng đến thị trờng Khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô củanhà nớc, công ty phải tự hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệmtrớc nhà nớc về việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giao thì vấn đề đặt

ra là phải quan tâm đến thị trờng, doanh thu, lợi nhuận Nếu hàng hóa màcông ty kinh doanh đơc thị trờng chấp nhận thì công ty sẽ tồn tại và có điềukiện thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và ngợc lại thì công ty

sẽ không thể đứng vững hơn trên thị trờng, cuối cùng sẽ bị đào thải Nhận thức

đợc điều này, ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến thị trờng tiêu thụ củamình, hoạt động kinh doanh của công ty đều hớng vào thị trờng, công tykhông chỉ kinh doanh những gì mà mình thích, mà đã đa dạng hóa mặt hàngkinh doanh trên cơ sở nhu cầu của ngời tiêu thụ

Trong điều kiện hiện nay, thị trờng tiêu thụ của công ty Bách hóa số 5Nam Bộ vẫn còn hạn hẹp chủ yếu phục vụ ngời dân thị trờng lân cận Điềunày chủ yếu là do có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Từ khi chuyển sang nềnkinh tế thị trờng, các đối thủ cạnh tranh của công ty xuất hiện ngày càng nhiềuvới nhiều hình thức khác nhau trong đó có những đối thủ có tiềm lực rất lớn

về tài chính

Các đối thủ cạnh tranh này có thể là các doanh nghiệp nhà nớc, doanhnghiệp t nhân, các liên doanh hay các hộ tiểu thơng Hàng hóa của họ rấtphong phú đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ, nhiều màu sắc phục vụ cho nhucầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càng cao của ngời tiêu dùng Một điều bấtlợi nữa là các cửa hàng kinh doanh của họ lại nằm đan xen với cửa hàng của

công ty, có mặt ở tất cả các ngõ ngách trong thành phố, tập trung thành nhữngdãy phố thơng mại chuyên kinh doanh một nhóm hàng hóa và rất thuận tiệncho việc giao thông đi lại, chuyên chở hàng hóa Về phía công ty, mặc dù trảiqua một thời gian khá dài kể từ khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế mớinhng khi nhắc đến cửa hàng bách hóa ngời ta lại liên tởng đến thời kì mua bántheo tem phiếu nhất là ngời cao tuổi và ngời dân Việt Nam đã sống qua thờikì bao cấp thì cửa hàng bách hóa dù lớn hay nhỏ thì thay cho việc mặc cả mứcgiá theo ý muốn của mình thì khách hàng lại phải mua theo một mức giá ấn

định trớc không biết là đắt hay rẻ Đúng về mặt tâm lý thì bao giờ ngời muacũng muốn mua hàng rẻ hơn một chút dù rằng phần chênh lệch giá đó chẳng

đáng bao nhiêu Điều này khó có thể thực hiện đợc ở các cửa hàng bách hóanhng ở các cửa hàng kinh doanh bên ngoài thì dễ dàng thực hiện đợc Hơn nữangời tiêu dùng luôn mong muốn sự thuận tiện vì họ còn phải kèm theo phơngtiện, bởi vậy họ - đặc biệt là những ngời trẻ tuổi và những ngời làm công sở -rất ngại phải gửi xe để vào mua một mặt hàng, thậm chí có thể sẽ chẳng mua

đợc gì mà lại phải mất tiền gửi xe Do đó tất nhiên là họ sẽ lựa chọn sự thuậntiện ở các cửa hàng bán lẻ rải rác khắp dọc đờng hay nhiều thời gian hơn thì

có thể tìm đến các dãy phố thơng mại nơi tập trung đầy đủ các hàng hóa mà

họ cần để tự do lựa chọn hàng hóa hay đi khảo giá với sự phục vụ tận tình củanhững ngời bán hàng Đồng thời cửa hàng của công ty là cố định tại một

điểm, nguồn lực tài chính là có hạn nên công ty không thể mở cửa hàng kinhdoanh ở các khu vực năng động khác để chiếm lĩnh thị trờng Do đó thị trờngtiêu thụ chính của công ty là các khu vực lân cận xung quanh cửa hàng củacông ty

Tuy nhiên công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có lợi thế mà ít doanh nghiệpkhác có đợc đó là công ty đã kinh doanh hun 40 năm, có nhiều bạn hàng vàkhách hàng truyền thống, có mối quan hệ tốt với chính quyền địa phơng, có

đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm và trởng thành trong kinh doanh Là mộtdoanh nghiệp nhà nớc do đó chất lợng và giá bán ra của công ty là tin cậy.Thêm vào đó, công ty có cửa hàng kinh doanh rộng rãi bề thế đợc phân thànhnhiều quầy nằm tại nơi giao nhau của hai trục đờng chính là đờng Lê Duẩn vàNguyễn Thái Học, do đó thuận tiện cho giao thông đi lại mua sắm hàng hóacủa khách hàng cũng nh cho việc quảng cáo của công ty

Đặc điểm về địa điểm kinh doanh

Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với

số dân gần 3 triệu ngời Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các

tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội Hà Nội còn làmột địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách dulịch trong và ngoài nớc tới tham gia, học tập, công tác Đây là khả năng tiềmtàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội Vìvậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộnói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đángkể.

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn,bán lẻ của thủ đô Hà Nội Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở haimặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô.Vị trínày đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty

Đặc điểm về thị trờng

Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng

và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâmkinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phung có tốc độ phát triểncao với tốc độ tăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm Thu nhập của ngời dân

Hà Nội đứng thứ hai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều nàyrất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sứctiêu thụ của hàng hóa Mặt khác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sựphát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ở mức lí tởng tạo điều kiệnthuận lợi cho các hoạt động thung mại

Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầythuận lợi hơn hẳn các địa phung khác Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển

đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định Do sức mua của thị ờng lớn, khả năng thanh toán của ngời tiêu dùng cao nên công ty luôn phảitìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời công

tr-ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động

Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanhkhông lành mạnh nh: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả

nhân viên trong công ty, ngoài ra còn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng nămcủa công ty Ngoài việc kinh doanh thung mại, công ty còn đầu t vốn để cảitạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từngbớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của khách hàng Nhìn chung trong những năm gần dây bằng mộtloạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn củamình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao động, thc hiện tốt nghĩa vụ đốivới ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ mà sở thơng mại giao cho.

Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty dần dần lớn lên nhanhchóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính củacông ty Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn lu động là3.000.000.000 VNĐ

Đặc điểm về lao động:

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động Đây là công

ty thung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt độngmang tính chất thung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sựkhéo léo, mềm mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận,khai thác hàng Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; sốlao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26% Số lao động sucấp là 18 ngời, chiếm 11.61% Còn lại là cha qua đào tạo

Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấpchính trị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời Công ty thành lập từ rất lâu

đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy độingũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm

tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35% Nh vậy

số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn vớituổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi

Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công tythực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết Những sinh viên này đã

đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ Hơnnữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phítiền công không nhỏ cho công ty Đây là lợng lao động không chính thứcchiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều làlao động ngắn hạn

Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng

nghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty Tuynhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là docông ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyếtthấu đáo vấn đề này không phải là dễ Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa cácloại hình dịch vụ để có thể bố trí công việc cho tất cả các lao động trong công

ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc

Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kểtạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao độngthiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui

định sẵn có Công ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo tronglao động Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kíchthích vật chất cho ngời lao động Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quâncủa mỗi ngời so nới mặt bằng chung còn thấp Mỗi lao động tiến trong công tymỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng một con số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc

sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động Các mức khoán của công ty cho cácquầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đợc hay vợtmức đặt ra là thấp

Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học Các phòng ban bộ phậnvẫn có nui thừa thiếu lao động.VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ngời

Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tậptrung ở một số bộ phận, cha nhân rộng ra toàn công ty Công việc tuyển dụngnhân sự tuy không đợc làm thờng xuyên nhng nó ảnh hởng không nhỏ tới kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, việc này công ty làm còn chatốt Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù cóthể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí nhng không xác định rõ đựợc năng lực,

sở trờng, nguyện vọng của ngời lao động

Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao

động của công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh.Lợi thế của công ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sựhiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí vun lên.Tuy nhiên để công ty đứng vữngtrong cu chế thị trờng và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có nhữngthay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự Các chỉ tiêu đều có những u vànhựơc điểm riêng, công ty cần tìm cách phát huy u điểm và khắc phục nhợc

điểm của những chỉ tiêu đó

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động Đây là công

ty thung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động

mang tính chất thung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sựkhéo léo, mềm mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận,khai thác hàng Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; sốlao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26% Số lao động sơcấp là 18 ngời, chiếm 11.61% Còn lại là cha qua đào tạo.

Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấpchính trị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời Công ty thành lập từ rất lâu

đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy độingũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm

tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35% Nh vậy

số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn vớituổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi

Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công tythực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết Những sinh viên này đã

đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ Hơnnữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phítiền công không nhỏ cho công ty Đây là lợng lao động không chính thứcchiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều làlao động ngắn hạn

Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡngnghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty Tuynhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là docông ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyếtthấu đáo vấn đề này không phải là dễ Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa cácloại hình dịch vụ để có thể bố trí công việc cho tất cả các lao động trong công

ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc

Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kểtạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao độngthiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui

định sẵn có Công ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo tronglao động Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kíchthích vật chất cho ngời lao động Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quâncủa mỗi ngời so nới mặt bằng chung còn thấp Mỗi lao động tiến trong công tymỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng một con số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc

sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động Các mức khoán của công ty cho các

quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đợc hay vợtmức đặt ra là thấp.

Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học Các phòng ban bộ phậnvẫn có nui thừa thiếu lao động.VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ngời

Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tậptrung ở một số bộ phận, cha nhân rộng ra toàn công ty Công việc tuyển dụngnhân sự tuy không đợc làm thờng xuyên nhng nó ảnh hởng không nhỏ tới kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, việc này công ty làm còn chatốt Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù cóthể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí nhng không xác định rõ đựợc năng lực,

sở trờng, nguyện vọng của ngời lao động

Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao

động của công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh.Lợi thế của công ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sựhiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí vun lên.Tuy nhiên để công ty đứng vữngtrong cu chế thị trờng và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có nhữngthay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự Các chỉ tiêu đều có những u vànhựơc điểm riêng, công ty cần tìm cách phát huy u điểm và khắc phục nhợc

điểm của những chỉ tiêu đó

Đặc điểm về cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ đợc thừa hởng một hệ thống cơ sở vậtchất rât lớn có giá trị từ thời kì trớc để lại Trớc tiên phải kể đến đó là 3.500

m2 diện tích mặt bằng dợc sử dụng phục vụ cho viêc kinh doanh nằm ở vị tríngay trên hai trục đờng chính tại trung tâm thủ đô là Lê Duẩn và đờng NguyễnThái Học Trong đó 1.500m2 ở tầng một dành cho siêu thị và quầy hàng khohàng Tầng hai dợc ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội mợn làm văn phòng tr-

ng bầy, triển lãm và giới thiệu sản phẩm nh sản phẩm của công ty trách nhiệmhữu hạn Tân Hoàng Minh Còn lại 1.000m2 ở tầng ba dùng làm văn phòng,bếp ăn và cho công ty thể dục thẩm mỹ Hồng Mẫu Đơn thuê 400m2

- Các thiết bị dùng trong công ty trong thời gian qua có nhiều thay đổi,nâng cấp cho phù hợp với tình hình kinh doanh Các trang thiết bị đợc công tytrang bị cho việc bán hàng nh tủ, giá đựng hàng, máy tính tiền hiện đại, thùnglạnh Các văn phòng làm việc đợc trang bị đầy đủ bàn ghế làm việc mới tủ

đựng tài liệu, máy diện thoại, máy vi tính, máy photocopy tạo điều kiện chocông việc đợc thực hiện nhanh chóng thuận tiện Trong năm vừa qua, công ty