Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hóa số 5 nam bộ

MỞ ĐẦU Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị tr¬ường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp b¬ớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mư¬ời năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trư¬ờng thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như¬ vậy, nó đòi hỏi phải có sự¬ tư¬ duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như¬ nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như¬ hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá t¬ương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba ch¬ương lớn: Ch¬ương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Ch¬ương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

MỞ ĐẦU

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh

mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản

lý của nhà nước

Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh

tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước

Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan

trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu

hết các doanh nghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng

tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt

nghiệp của mình Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:

Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh

nghiệp thng mại

Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại

công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua

hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá

và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,

mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo

ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay

từ đó bán ra thị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp

và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù

hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp

thương mại

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh

nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Phương pháp này có ưu điểm sau:

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý:

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi

mà người bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một

lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

C1- Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian

Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Q= 2

1 *

* 2

C D C

C= C2 * (Q/2) + C1 *Q/D)

Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:

+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: + Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có

những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược

điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy

hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh

nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ

Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhưng cũng có nhược điểm

là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương

thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,

doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng

hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán

sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của

doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó

đư-ợc sản xuất trong nước

Mua từ nước ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua

hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Trog đó

có hai hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nh-ược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1 2 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn

cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro

từ phía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự

bất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ng-ười thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá

cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư-

ợc hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán

hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng đ-ược) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhượng được) Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch

vụ sau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro

Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được) Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra

1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:

Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi

và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng

+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số ượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nhưđúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch

l-” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của

họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng

mà khách hàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối

ưu chứ không phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa là mức chất lượng

mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất

đi một thứ khác Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá

cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí Quản trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây

là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến

việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của

ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ? Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trư-ờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác

Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Xác định

nhu cầu

Tìm v àlựachọn nhàcung cấp

Thương lượng vàđặt h ngà

Theo dõi vàthực hiệngiao h ngà

Thoả mãn Không thoả mãn

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái

gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào

- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn

và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó:

M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo

Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu

Yêu cầu về chất lượng:

+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào + Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu

mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp

b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ, triển lãm

+ Thông qua đơn thư chào hàng

+ Thông qua hội nghị khách hàng

Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn

ngư-ời cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện

Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính

ổn định về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức

là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ

”

+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

Phương pháp đê lựa chọn:

+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để

có quyết định lựa chọn

Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định

Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung cấp khác)

+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển

+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và

có khó khăn về tài chính

+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm)

+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp

+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng

+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi

Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ

số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp

c) Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các

ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng Những ràng này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.

Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng Các vấn đề cầnthương lư-ợng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động

- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh toán

- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…

Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì

nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải được lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản) Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp bằng một trong những hình thức sau:

+ Kí kết hợp đồng mua – bán đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phương định giá

Phương pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên

+ Hoá đơn bán hàng ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất

Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể:

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không

sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng

+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng

không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trờng hợp:

+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng

đư-ợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đưđư-ợc ổn định Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả + Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

1.3 SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh của mình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp

vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể không mua được hàng để bán

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trường Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh

do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay

từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ l-ưỡng số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận

về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình Ngoài ra, doanh nghiệp

có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lượng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ được chất lượng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh thuận lợi như việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ được tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua được hàng hoá với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh hay có thể thu được lợi nhuận

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh

1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng

a) Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

+ Chiến lược kinh doanh:

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra Do đó chiến lược kinh doanh

có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí

+ Kế hoạch chi tiết:

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có

đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn

Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt hàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ

vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lượng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi:

Mua cái gì ? để trả lời được câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết

đư-ợc nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có

Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất

Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu

Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví dụ giữa giá cả và chất lượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua

hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh

- Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp

Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình

- Nhân viên mua hàng:

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm đ-ược chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả

Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố

có lợi cho đàm phán kinh doanh

Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp

+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua

Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình

độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng

b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng

- Nhà cung cấp:

Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu

và để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở

cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng được đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua được hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Có như thế mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá Vì thế

nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình

- Các cơ quan nhà nước:

Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dõi, kiểm tra

và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình Hơn nữa cơ quan nhà nước còn ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngược lại Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí

Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được như-

ng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận

nó Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng

1.3.3 Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanh nghiệp có thể đưa ra phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đưa ra được các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện

mang lại kết quả cao hơn trước đây đã làm Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chương trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng Doang nghiệp phải đưa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?…Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bước trong quy trình mua hàng

bằng cách:

+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng được thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định chính xác số lượng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lượng hàng hoá dự trữ

+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục

vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng

+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên liên tục và không ngừng nâng cao chất lượng nguồn hàng

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp

+ Tăng cường công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá

- Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ nhân sự Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

Sau khi nền kinh tế nước ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam được phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội Với tư cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530 000 000 VNĐ Có trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm

về hoạt động của mình trước pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế

xã hội

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt

xu hướng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở

ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và được đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã

có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo Hiệu

quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng tăng Công ty đã lập được nhiều thành tích suất sắc và được nhà nước tặng thưởng nhiều huân chưung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thương mại

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

+ Chức năng của công ty:

Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công ty bách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên chức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới

Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa

Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần bình ổn thị trường, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và người tiêu dùng cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lượng hàng hóa

Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lưới thương mại phân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộc với các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị trường khách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trường tới nhà sản xuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đưa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng

+ Nhiệm vụ của công ty:

Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nước giao cho như: góp phần bình ổn thị trường hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nước giao cho, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về nhà nước về quản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

Kế toán képKế

toán đơn

Kế hoạch nghiệp vụ

Kế toán

t i và ụ

phó giám đốc giúp việc Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố

Hà Nội ủynhiệm Giám đốc là người tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lược sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật và cu quan quản lí nhà nước Phó giám đốc công ty là người giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc được phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc được giao

Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:

- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty

- Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trường Nghiên cứu đánh giá thị trường đối thủ cạnh tranh để giám đốc đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn

Riêng bộ phận kho vận: có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thường xuyên liên tục

- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân

sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng người Phòng tổ chức hành chính gồm 5 người:

01 trưởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lương

01phó phòng làm công tác lao động tiền lương

01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên

01 làm công tác kế toán hành chính

01 làm công tác văn thư lưu trữ

- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty Họ

là những người bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn

có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu người tiêu dùng và tình hình thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất

Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc được sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

+ Đặc điểm về phương thức và hình thức bán hàng:

Công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại mặt hàng kinh doanh khác nhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ chức kinh tế xã hội trong khu vực thành phố Hà Nội nhất là người dân nơi đặt cửa hàng của công

ty Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp, mọi hoạt động của công ty đều thực hiện theo kế hoạch mệnh lệnh của nhà nước do đó công ty không chú trọng đến thị trường Khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ

mô của nhà nước, công ty phải tự hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao thì vấn đề đặt ra là phải quan tâm đến thị trường, doanh thu, lợi nhuận Nếu hàng hóa mà công ty kinh doanh đươc thị trường chấp nhận thì công ty

sẽ tồn tại và có điều kiện thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và ngược lại thì công ty sẽ không thể đứng vững hơn trên thị trường, cuối cùng

sẽ bị đào thải Nhận thức được điều này, ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến thị trường tiêu thụ của mình, hoạt động kinh doanh của công ty đều hướng vào thị trường, công ty không chỉ kinh doanh những gì mà mình thích,

mà đã đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của người tiêu thụ

Trong điều kiện hiện nay, thị trường tiêu thụ của công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ vẫn còn hạn hẹp chủ yếu phục vụ người dân thị trường lân cận Điều này chủ yếu là do có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các đối thủ cạnh tranh của công ty xuất hiện ngày càng nhiều với nhiều hình thức khác nhau trong đó có những đối thủ có tiềm lực rất lớn về tài chính

Các đối thủ cạnh tranh này có thể là các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, các liên doanh hay các hộ tiểu thương Hàng hóa của họ rất phong phú đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ, nhiều màu sắc phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càng cao của người tiêu dùng Một điều bất lợi nữa là các cửa hàng kinh doanh của họ lại nằm đan xen với cửa hàng của công ty, có mặt ở tất cả các ngõ ngách trong thành phố, tập trung thành những dãy phố thương mại chuyên kinh doanh một nhóm hàng hóa và rất thuận tiện cho việc giao thông đi lại, chuyên chở hàng hóa Về phía công ty, mặc dù trải qua một thời gian khá dài kể từ khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế mới nhưng khi nhắc đến cửa hàng bách hóa người ta lại liên tưởng đến thời kì mua bán theo tem phiếu nhất là người cao tuổi và người dân Việt Nam đã sống qua thời kì bao cấp thì cửa hàng bách hóa dù lớn hay nhỏ thì thay cho việc mặc cả mức giá theo ý muốn của mình thì khách hàng lại phải mua theo một mức giá

ấn định trước không biết là đắt hay rẻ Đúng về mặt tâm lý thì bao giờ người mua cũng muốn mua hàng rẻ hơn một chút dù rằng phần chênh lệch giá đó chẳng đáng bao nhiêu Điều này khó có thể thực hiện được ở các cửa hàng bách hóa nhưng ở các cửa hàng kinh doanh bên ngoài thì dễ dàng thực hiện được Hơn nữa người tiêu dùng luôn mong muốn sự thuận tiện vì họ còn phải kèm theo phương tiện, bởi vậy họ - đặc biệt là những người trẻ tuổi và những người làm công sở -rất ngại phải gửi xe để vào mua một mặt hàng, thậm chí

có thể sẽ chẳng mua được gì mà lại phải mất tiền gửi xe Do đó tất nhiên là họ

sẽ lựa chọn sự thuận tiện ở các cửa hàng bán lẻ rải rác khắp dọc đường hay nhiều thời gian hơn thì có thể tìm đến các dãy phố thương mại nơi tập trung đầy đủ các hàng hóa mà họ cần để tự do lựa chọn hàng hóa hay đi khảo giá với sự phục vụ tận tình của những người bán hàng Đồng thời cửa hàng của công ty là cố định tại một điểm, nguồn lực tài chính là có hạn nên công ty không thể mở cửa hàng kinh doanh ở các khu vực năng động khác để chiếm lĩnh thị trường Do đó thị trường tiêu thụ chính của công ty là các khu vực lân cận xung quanh cửa hàng của công ty

Tuy nhiên công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có lợi thế mà ít doanh nghiệp khác có được đó là công ty đã kinh doanh hơn 40 năm, có nhiều bạn hàng và khách hàng truyền thống, có mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương, có đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm và trưởng thành trong kinh doanh Là một doanh nghiệp nhà nước do đó chất lượng và giá bán ra của công ty là tin cậy Thêm vào đó, công ty có cửa hàng kinh doanh rộng rãi bề thế được phân thành nhiều quầy nằm tại nơi giao nhau của hai trục đường chính là đường Lê Duẩn và Nguyễn Thái Học, do đó thuận tiện cho giao thông đi lại mua sắm

hàng hóa của khách hàng cũng như cho việc quảng cáo của công ty

+ Đặc điểm về địa điểm kinh doanh:

Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nước với

số dân gần 3 triệu người Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lượt khách du lịch trong và ngoài nước tới tham gia, học tập, công tác Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trường Hà Nội Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai

mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty

+ Đặc điểm về thị trường:

Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng

và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nước, là địa phương có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trưởng bình quân đạt gần 10%/ năm Thu nhập của người dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nước, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trường, sức tiêu thụ của hàng hóa Mặt khác, các yếu tố khác như: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ở mức lí tưởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thương mại

Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trường kinh tế đầy thuận lợi hơn hẳn các địa phương khác Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định Do sức mua của thị trường lớn, khả năng thanh toán của người tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lượng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muôn thưở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lưu động

Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh như: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả

+ Đặc điểm về lao động:

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động Đây là công

ty thương mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chất thương mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi

sự khéo léo, mềm mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng Số lao động có trình độ đại học là 49 người chiếm