CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM BỘ

+ Nghiên cứu thị trờng phải chỉ ra đợc vào những thời điểm nào trong năm thì ngời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùnglớn đối với mặt hàng nào để từ đó giúp cho công ty trongviệc chuẩn bị hàng

Các giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5

dù công ty bách hoá số 5 Nam Bộ ra đời lâu hơn so với nhiềucông ty khác, với lợng hkách hàng truyền thống khá lớn nhng

để cạnh tranh đợc với các siêu thị khác, để giữ đợc kháchhàng truyền thống và thu hút đợc khách hàng mới vè phíamình công ty đã không ngừng nỗ lực, cố gắng phấn đấu tựtìm cho mình một đờng đi riêng Vào cuối mỗi năm công tyluôn tổng kết những gì đạt đợc trong năm qua và dề ra ph-

ơng hớng phấn đấu cho những năm tiếp theo Đòng thời xemxét, kiểm tra lại xem kế hoạch đề ra dài hạn có phù hợpkhông Để thích ứng với tình hình kinh tế mới, công ty đã

đề ra phơng hớng phát triển của công ty trong năm tới

3.1.1 Phơng hớng hoạt động kinh doanh của công ty

- Doanh thu tăngtừ 10-12%, nộp ngân sách nhà nớc tăng từ5-8% so với năm trớc

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng để tiếp tục đua

ra những sản phẩm mới có chất lợng cao, giá thành hạ, từ đónâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng

- Duy trì và phát triển sản phẩm mới trên thị trờng hiện tại

và thị trờng truyền thống

- Nâng cao chất lợng quản trị trong toàn công ty trên tấtcả các khâu về mọi mặt

- Mở rộng mạng lới tiêu thụ ra các khu vực khác

3.1.2 Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới

- Sắp xếp lại nghành hàng, nhóm hành kịnh doanh đảmbảo tính cạnh tranh ssáp ứng nhu cầu tiêu dùng của kháchhàng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao

- Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mà trớc mắt là mở rộngkinh doanh siêu thị và các loại hình bán hàng tự trọn khác

- Cải tiến công tác quản lí, tổ chức lại lực lợng lao động,boó trí, sắp xếp lao động một cách hợp lí, khoa học tiến tớitinh giảm bộ máy quản lí

- Đẩy mạnh hoạt động bán hàng ra, tăng doanh số bánhàng, thực hiện khoán doanh thu tới từng nhân viên bánhàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên

+ Coi khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động trongcông ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng

3.1.3 Một số phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới

Để chất lợng công tác quản trị mua hàng của công tyngày càng đợc nâng lên, xuất phát từ thực tế, công ty đã

- Tăng cờng công tác quản lí các chi phí có liên quan đến

dự trữ hàng hoá Giảm chi phí mua hàng và chi phí bảoquản hàng hoá, sao cho hai khoản chi phí này luôn bằngnhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

+ Thờng xuyên nâng cao chất lợng đội ngũ lao động thamgia vào các hoạt động mua hàng

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Qua việc phân tích cơ sở lí luận của quản trị muahàng ở chơng 1 và qua khảo sát và đánh giá công tác quảntri mua hàng tại công ty bách hoá số 5 thực tế ở chơng 2 kếthợp với phơng hớng hoạt động kinh doanh của công ty trongthời gian tới đề xuất một số giải pháp nhằm khác phục nhữngtồn tại để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tạicông ty

3 2 1 Các giải pháp nhằm đổi mới và hoàn thiện quy trình mua hàng của công ty.

Giải pháp 1: Đổi mới và hoàn thiện việc xác định nhu cầu mua hàng

- Đổi mới và hoàn thiện phơng pháp xác định khối lợnghàng hoá mua vào

Công ty phải xác định khối lợng mua vào dựa trên mứcbán ra, kế hoạch bán ra là cơ sở để xây dựng kế hoạch muavào Việc xây dựng kế hoạch bán ra công ty phải đi nghiêncứu nhu cầu thị trờng Để xác định đợc nhu cầu thị trờngcông ty cần quan tâm đến các vấn đề :

+ Công tác nghiên cứu thị trờng tại công ty phải đi liền vớiviệc tiêu thụ hàng hoá Thông qua việc nghiên cứu thị trờngcông ty phải thấy đợc mình nên kinh doanh mặt hàng nào,mặt hàng nào đang kinh doanh trên thị trờng mà nhu cầukhông có hoặc rất ít, số lợng hàng hoá nên kinh doanh là baonhiêu, chất lợng chủng loại hàng hoá là nh thế nào

+ Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng nên tập trung sự phân

bố của mặt hàng theo kết cấu địa lý, sự phân bố của dân

c và nhu cầu tiêu dùng của ngời dân Với vị trí địa lý rấtthuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàngcủa công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức và những ngời có thunhập và nhu cầu tiêu dùng của ngời dân Với vị trí địa lý rấtthuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội ngời của công ty

là tầng lớp trí thức những ngời có thu nhập ổn định và nhucầu tiêu dùng khá cao Cho nên với những đặc điểm củakhách hàng này thì yêu cầu chất lợng của họ là khá cao, hàngmua phải đảm bảo chất lợng vì hàng mà nếu sai lệch vềchất lợng dù rất nhỏ xong cũng rất dễ làm mất lòng khách vàdẫn tới tình trạng mất khách đây là tập khách hàng rất khótính

+ Nghiên cứu thị trờng phải chỉ ra đợc vào những thời

điểm nào trong năm thì ngời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùnglớn đối với mặt hàng nào để từ đó giúp cho công ty trongviệc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trờng một cách tốtnhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tìnhtrạng thiếu hụt hoặc d thừa hàng hoá quá lớn làm ảnh hởng

đến hoạt động kinh doanh của công ty Ví dụ đối với ngày

tết thì nhu cầu tiêu dùng về bánh kẹo là rất lớn, mức độ tiêuthụ mặt hàng này trong khoảng thời gian tết rất nhanh vàcao Đây là thời điũm mà công ty nên chuẩn bị hoạt độngkinh doanh của mình

Đối với bách hoá số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặthàng tiêu dùng nên xác định thời điểm quý I là lúc mà nhucầu về hàng hoá là đặc biệt là lơng thực thực phẩm là rấtlớn và từ đó công ty phải có chính sách mặt hàng dự trữhàng hoá hợp lý để đảm bảo có đủ hàng để bán

+ Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của kháchhàng thông qua việc nghiên cứu tâm lý của khách hàng đểphân loai khách hàng theo các chỉ tiêu kinh tế và xã hội học Thông qua việc nghiên cứu thị trờng và khách hàngcông ty thấy đợc những nguyên nhân kết quả và chủ quan

ảnh hởng đến sự tăng, giảm doanh thu của doanh nghiệptrong thời gian qua có đợc một trong những căn cứ để tiếnhành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch muacho thời gian tới

- Xây dựng phơng pháp xác định chất lợng và chủng loại: + Chất lợng hàng hoá đợc xác định qua mức độ hài lòngcùa ngời tiêu dùng về mặt hàng đó nên công ty tập trungnghiên cứu về sự thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu dùng đặcbiệt là đối với mặt hàng thời trang Đây là mặt hàn mà mẫumã chất lợng thay đổi thờng xuyên và nhanh chóng

Trớc mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêudùng đối với ngành hàng quần áo Ngày nay do cuộc sốngngày càng nâng cao nhu cầu làm đẹp của ngời dân nhất là

chị em phụ nữ là rất lớn Mặt hàng quần áo thời trang là mặthàng thu hút sự quan tâm của phái nữ nhiều nhất Ngời tiêudùng rất thích mua ở siêu thị kể cả quần áo thời trang mặc

dù ở shop có rất nhiều hàng đẹp Nhng họ quan niệm trongsiêu thị hàng hoá đặc biệt chất lợng không có hiện tợng hạgiá nên mặc dù giá của siêu thị đắt hơn là vào shop nhng họvẫn muốn vào siêu thị mua Tuy nhiên mặt hàng này ở siêuthị thờng là mặt hàng tồn tại của quý trớc thậm chí là nămtrớc nên hàng đã bị lỗi mốt, lạc hậu Do đó công ty nên tậptrung cải tiến lại cách thức kinh doanh của mình để tậndụng đợc u thế đó

Giải pháp 2:Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp

- Đối với các nhà cung cấp truyền thống cũ :

+ Nếu nhà cung cấp vẫn thoã mãn nhu cầu của công ty ví

dụ nh mặt hàng đồ hộp hay hải sản của công ty cổ phần

đồ hộp Hạ Long, mặt hàng bánh kẹo của công ty bánh kẹoHải Châu, Hữu Nghị, Kinh Đô … Đây là những mặt hàng màcông ty có mối quan hệ làm ăn từ lâu, các nhà cung cấp nàytrở thành nhà cung cấp truyền thống của công ty, họ vẫn làmhài lòng công ty thì công ty nên tập trung mua hàng củanhững nhà cung cấp đó Những nhà cung cấp này sẽ đápứng kịp thời cho công ty kịp thời gian đúng về chất lợng số l-ợng mà công ty yêu cầu

Tuy nhiên đối với họ công ty luôn có sự kiểm tra giám sátchặt chẽ xem liệu số lợng hàng hoá giá cả của họ so với cácnhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không Công tác kiểm

tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quátrình mua hàng Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểmtra chất lợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho vàphòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó.Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tracông tác mua hàng

Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có cáccuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng Việc đánh giá nàydựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo

đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhấtkhông

Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quảmua hàng Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả cácmục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng, chất lợng, mẫumã, chủng loại tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủnhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếptục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó Còn nếu hàng hóa mua

về có sai sót nếu nh là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhàcung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro

và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi củanhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấpkhác Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ,kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạngthiếu hụt hàng hóa để bán Chi phí mua hàng đối với nhữnghàng hóa trong nớc đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nh-

ng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao.Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa

nhiều Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhàcung cấp khác có sự khác biệt nào không Hàng năm công tynên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của minh xemliệu có cần thay các nhà cung cấp khác hay không hay vẫntiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ với những nhà cungcấp mới công ty nên mua với số lợng ít để phòng ngừa rủi ro + Đối với nhà cung cấp cha thực sự đáp ứng nhu cầu muahàng của công ty : Ví dụ nh mặt hàng túi sách của công tyTNHH Ladoda trong năm vừa qua một khách hàng mua túisách của công ty với giá trị khá lớn nhng chỉ đợc ba tháng trên

bề mặt xuất hiện những vết nổ li ti hay nh công ty bánhkeọ Trang An là công ty mà khả năng cung cấp hàng hoá

đảm bảo đúng thời gian rất kém rất nhiều lần công ty phảithúc giục nhà cung cấp mang hàng đến

Đối với nhà cung cấp này

Nếu công ty vẫn tiếp tục mua hàng ngời của họ thì mỗi lần

đặt hàng nên tổ chức thơng lợng lại Đa ra những yêu cầukhắt khe hơn và các điều khoản xử lý nếu vi phạm hợp đồngchặt chẽ hơn

Còn nếu không tiếp tục mua hàng nữa công ty có thể bỏ đi

để thay thế nhà cung cấp khác Việc cung cấp các nhà cungcấp khác hiện nay rất đơn giản vì với mỗi mật hàng bên cạnhnhà cung cấp đã có từ trớc thì vẫn xuất hiện nhà cung cấpmới

- Các nhà cung cấp mới gồm có:

+ Mặt hàng mới

+ Mặt hàng cũ nhng nhà cung cấp mơí thì công ty tiếnhành tìm thông qua báo chí, qua ban bè và các phơng tiênthông tin đại chúng cũng có khi tự các nhà cung cấp tự tìm

đến

Sau khi nghiên cứu tìm ra các nhà cung cấp mới bằngcách thức trên công ty nên đa ra các tiêu thức để lựa chọn,xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn khác để có quyết địnhlựa chọn Các tiêu chuẩn mà công ty có thể đa ra là:

Tình hình tài chính của các nhà cung cấp mới

Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp mới, kết quả giao hàngcủa họ trong những lần gần đây nhất là đối với công ty và

đối với các bạn hàng khác

Giá cả : phai hợp lý theo giá thị trờng và phải hai bên cùng cólợi

Chất lợng hàng hoá mẫu mã và bao bì

Vị trí địa lý của nhà cung cấp ẩnh hởng đến khả nănggiao hàng

Sự thích ứng của nhà cung cấp vơí sự biến động của thịtrờng nói chung và những đòi hỏi của công ty

Những u đãi mà nhà cung cấp dánh cho công ty

Các dịch vụ đi kèm sau bán hàng

Công ty nên tăng cờng tạo lập mối quan hệ với các nhàcung cấp mới, từ đó tìm ra các nhà cung cấp tối u có thểcung cấp hàng hóa cho công ty với chất lợng cao giá cả hợp lý,hợp thời về mặt thời gian Với sự phát triển của khoa học vàcông nghệ thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá ra đời, cóthể thay thế hàng hoá cũ mà giá cả mẫu mã chất lợng lại tốt

hơn, đẹp hơn Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩmmới có khả năng thay thế có thay thế để có lợi nhất cho công

ty và ngời tiêu dùng Để làm đợc điều đó thì ngoài việcnghiên cứu nhu cầu của con ngời công ty nên có mối quan hệtốt với nhà cung cấp bởi không chỉ công ty mới quan tâm tớinhà tiêu dùng mà ngay bản thân của các nhà cung cấp cũngrất quan tâm đế n vấn đề này họ rất nhậy cảm với nhu cầumới xuất hiện dặc biệt là các nhà cung cấp tiềm năng, mỗimặt hàng mới xuất hiện bên cạnh những nhà cung cấp mớithì xuất hiện những nhà cung cấp mới Họ thờng đến cácdoanh nghiệp thơng mại để chào hàng Nên nếu quan tâmcông ty thờng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và đợc cácnhà cung cấp u ái hơn trong mua hàng

- Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp

Để làm điều đó thì trớc hết công ty phải thanh toán đúnghẹn, có phơng thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán

đảm bảo giữ uy tín với bên bán

+ Vào các dịp lễ Tết công ty nên có quà tặng các nhàcung cấp đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín và có mốiquan hệ làm ăn lâu dài với công ty

Giải pháp 3: Nâng cao chất lợng va hiệu quả công tác thơng lợng và đặt hàng

đến mua hàng Vì thị trờng là luôn luôn biến động, giá cả,mẫu mã, chất lợng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày Ngàynay khoa học kĩ thuật phát triển con ngời luôn tìm cách đểcải tíên, nâng cao mẫu mã chất lợng hàng hoá, cùng một sảnphẩm ngày mai sẽ khác ngày hôm qua cho nên mỗi nhân viênmua hàng trớc khi đặt hàng tìm đến nhà cung cấp để xemxét hàng hoá và thơng lợng sẽ có thể thu đợc lợi ích từ côngtác này

Nếu nhân viên mua hàng không thơng lợng trớc khi đặthàng mà chỉ đặt hàng qua điửn thoại hoặc đơn đặthàng đối với mặt hàng mình đang kinh doanh mà hết thìcông ty có thể nhận phải hàng kém phẩm chất, mẫu mã lạchậu hay thời gian sử dụng sắp hết hạn Ví dụ nh mặthàng sữa tiI cô gaí Hà Lan mới nhập về tháng 5 năm 2003thì đến giữa tháng 6 năm 2003 đã hết hạn sử dụng Điều

đó làm cho nếu mặt hàng đó công ty kinh doanh chậm mà

để quá hạn sử dụng thì công ty sẽ phải bỏ đi, điều đó làm

ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty + Trớc khi thơng lợng công ty cần phải tìm hiểu nhà cungcấp về các mặt liên quan đến mặt hàng mà mình địnhmua nh giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điúmgiao nhận hàng Ngoài ra công ty cần chủ động chuẩn bịcác yêu cầu và điều kiện đặt ra đối với mua hàng ví dụ nh

điều kiện về thời gian sản xuất, điều kiện về mẫu mã, baobì, chủng loại vì nhiều mặt hàng cùng là một chủng loạinhng có rất nhiều mẫu mã khác nhau

- Nâng cao nhận thức, trình độ của nhà quản trị vànhân viên mua hàng

+ Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị muahàng và nhân viên mua hàng Nhân viên phụ trách khâumua hàng chỉ quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán,

cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặthàng Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp cho nên với mặthàng đang kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thơng l-ợng Họ nghĩ đơn giản là với mối quan hệ làm ăn sẵn có nếuhàng hoá có thay đổi về giá cả, chất lợng thì các nhà cungcấp sẽ tự động thông báo đến cho công ty Do đó công tácthơng lợng nhà quản trị mua hàng cũng không nhận thức rõvai trò của công tác này nên họ đã không tận dụng đợc u thếcủa mình trong vai trò là khách hàng Công ty nên thay đổinhận thức trớc tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến cácnhân viên phụ trách mua hàng

+ Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: nhiềunhân viên mua hàng của công ty chỉ mới tốt nghiệp phổthông, công ty nên tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiếnthức, kinh nghiêm để dảm bảo chất lợng đội ngũ nhân viênmua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dỡng ngắnhạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng côngnghệ mới

+ Rèn luyện về kỹ năng mua hàng: quá trình mua hàng rấtcần kỹ năng nói, thuyết phục Trong quá trình đàm phán

và thơng lợng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấpnếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì sẽ

nhanh chóng đạt đợc mục đích mua hàng với yêu cầu màmình đặt ra Nhiều khi nhờ kỹ năng này mà công ty sẽ nhận

đợc những điều khoản u đãi của nhà cung cấp Rèn luyện kỹnăng mua hàng bằng cách hàng quý, hay cuối năm công tynên tổ chức họp giữa các nhân viên mua hàng, lựa chọnnhân viên mua hàng nào tốt nhất truyền đạt kinh nghiệmcho các nhân viên cùng công ty

- Sử dụng các hình thức đặt hàng phù hợp: công ty nên lựachọn các hình thức đặt hàng sao cho phù hợp với từng mặthàng Vì các mặt hàng rất đa dạng và phong phú về chất l-ợng, chủng loại, giá trị

+ Đối với hình thức ký kết hợp đồng mua bán: Công tynên sử dụng hình thức này với mặt hàng có giá trị lớn nh ti vi,quạt, đồ gia dụng bằng inox… hay những mặt hàng có số l-ợng lớn phục vụ cho các ngày quan trọng nh lơng thực, bánhkẹo phục vụ trong ngày Tết Vì những mặt hàng này có giátrị lớn hay rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh củacông ty nên nếu hợp đồng không chặt chẽ, bên cung cấp đơnphơng huỷ bỏ hợp đồng thì công ty sẽ tổn thất rất lớn màkhông đòi đợc bồi thờng vật chất hay đòi đợc rất ít Hợp

đồng mua bán mang tính pháp lí rất cao nên nếu công ty sửdụng hình thức đặt hàng bằng hợp đồng mua hàng thì vì

lí do nào đó mà lỗi do không đúng hợp đồng làm công tykhông có hàng để bán thì sẽ nhận đợc bồi thờng thiệt hại từphía nhà cung cấp nếu lỗi là do nhà cung cấp, hay đối vớimặt hàng với số lợng lớn phục vụ cho ngày quan trọng nếu sátngày đó nhà cung cấp không kịp giao hàng lúc đó công ty

không có khả năng tìm nhà cung cấp khác để thay thế thìnhà cung cấp sẽ phải bồi thờng thiệt hại theo đúng điềukhoản của hợp đồng

+ Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản hay bằng điện thoại :với hình thức này công ty nên áp dụng với mặt hàng có giátrị vừa phải nhng với các nhà cung cấp có mối quan hệ làm ănlâu dài với công ty, có uy tín trong việc giao hàng từ trớc

đến nay với bản thân công ty và các nhà doanh nghiệp khác + Đối với hoá đơn bán hàng: đây là đơn hàng mà tínhpháp lí là thấp nhất nên công ty cần lựa chọn mặt hàng muacẩn thận để khi có sơ suất xảy ra thì thiệt hại là nhỏ nhất

Giải pháp 4: Tăng cờng công tác kiểm tra và theo dõi giao

nhận hàng hoá

- Đối với việc giao nhận hàng hoá:

+ Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặthàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng Khôngphải bất kỳ một nhân viên mua hàng nào cũng có kiến thức

về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm Các sảnphẩm hàng hoá là rất đa dạng và phong phú, chất lợng thìkhó mà xác định đợc nếu không có sự hiểu biết về mặthàng đó Một nhân viên kiểm tra có trình độ có sự hiểubiết về mặt hàng mà mình có trách nhiệm kiểm tra thìviệc giao nhận hàng hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt đợc thời giankhông cần thiết hay tránh đợc những sai lầm trong khâunhập hàng

+ Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá.Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào rất nhiều

yếu tố nh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu tiêudùng, thời gian sử dụng Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp choviệc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác hơn Vì nếu

có các tiêu chuẩn nhân viên phụ trách nhập hàng chỉ việcdựa vào các tiêu chuẩn đó để xác định xem hàng hoá có

đảm bảo hay không, từ đó xác nhận hàng hoá có đủ tiêuchuẩn để nhập hay không

+ Xác định hình thức, các phơng pháp kiểm tra chất lợng,

số lợng hàng hoá : Với mỗi mặt hàng có các phơng pháp đểkiểm tra số lợng khác nhau nh đối với mặt hàng gạo thì

đơn vị tính dùng kg, đối với mặt hàng bánh kẹo thì đơn

vị tính là hộp, gói để kiểm tra số lợng thì nhân viên cóthể dùng phơng pháp cân, đo, đong, đếm cho từng mặthàng cụ thể

Để kiểm tra chất lợng hàng hoá có thể bằng cảm tính,bằng sự cảm nhận của trình độ nhân viên mua hàng nh

sờ, ngửi nh mặt hàng nớc hoa hay nhiều mặt hàng phảidùng đến phơng pháp phân tích để đánh giá chất lợnghàng hoá nhập vào Ví dụ nh loại sữa bột nhập ngoại của Ucnhân viên mua hàng phải mang lên phòng kiểm tra chất lợng

để dùng máy phân tích các thành phần có trong sữa xem

có đúng với chỉ tiêu ghi trên bao bì hay không

- Giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng.Việc kiểm tra hoạt động của nhân viên mua hàng có thểkiểm tra bằng xác xuất, ví dụ thỉnh thoảng xuống kiểm tra

đột xuất, nhất là đối với những mặt hàng chất lợng cao Việckiểm tra này để tránh hiện tợng tiêu cực trong mua hàng nh

mua phải hàng kém chất lợng, số lợng hao hụt nh gói kẹo mộtcân chỉ còn 9, 5 lạng Ngoài ra việc kiểm tra này còn tránh

đợc tình trạng gian lận, móc ngoặc của nhân viên kiểm travới nhân viên của nhà cung cấp để đánh tráo hàng giả, hàngchất lợng kém

- Theo dõi các nhà cung cấp về tình hình sản xuất, kinhdoanh, khả năng tài chính của nhà cung cấp để xem nhàcung cấp đó có đảm bảo đợc khả năng giao hàng theo đúnghợp đồng cho mình không Bởi bất kỳ một sự rủi ro nào từphía nhà cung cấp cũng đều ảnh hởng đến việc giao hàng

và ảnh hởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Việc kiểm tra các nhà cung cấp có thể trên các phơng tiệnthông tin đại chúng, qua bạn bè

+ Nhân viên mua hàng phải thờng xuyên nắm bắt thôngtin về phía đối tác làm ăn với mình Nếu không nắm bắt

đợc thông tin kịp thời, công ty sẽ không biết đợc tình hìnhsản xuất kinh doanh của họ, cũng không thể lờng trớc đợc hậuquả do không chuẩn bị kịp hàng khi nhà cung cấp không cókhả năng cung cấp hàng cho công ty Mặt khác nhân viênmua hàng nên theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trờng

để biết bên cung ứng có ép giá mình hay không

+ Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp khi mang hàng đến

để giao hàng bên bán và bên mua đều phải có nhân viêngiám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoảthuận trong hợp đồng hay không Hiện nay ở công ty khimang hàng đến công ty nhiều khi bên cung ứng không cónhân viên đi theo giám sát mà chỉ có ngời vận chuyển do