CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM BỘ

Luận văn tốt nghiệp Các giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 3.1 PHƯƠNG HƯớng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Với hơn 47 năm tồn tại và phát triển công try bách hoá số 5 Nam Bộ đã từng bớc trởng thành và mở rộng quy mô. Trong thời buổi hiện nay có rấtd nhiều công ty mọc lên nh Fivimảt, intimex, siêu thị Láng Hạ, siêu thị Thái D- ơng Mặc dù công ty bách hoá số 5 Nam Bộ ra đời lâu hơn so với nhiều công ty khác, với lợng hkách hàng truyền thống khá lớn nhng để cạnh tranh đợc với các siêu thị khác, để giữ đợc khách hàng truyền thống và thu hút đợc khách hàng mới vè phía mình công ty đã không ngừng nỗ lực, cố gắng phấn đấu tự tìm cho mình một đờng đi riêng. Vào cuối mỗi năm công ty luôn tổng kết những gì đạt đợc trong năm qua và dề ra phơng hớng phấn đấu cho những năm tiếp theo. Đòng thời xem xét, kiểm tra lại xem kế hoạch đề ra dài hạn có phù hợp không. Để thích ứng với tình hình kinh tế mới, công ty đã đề ra phơng hớng phát triển của công ty trong năm tới. 3.1.1 Phơng hớng hoạt động kinh doanh của công ty - Doanh thu tăngtừ 10-12%, nộp ngân sách nhà nớc tăng từ 5-8% so với năm trớc. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng để tiếp tục đua ra những sản phẩm mới có chất lợng cao, giá thành hạ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng. - Duy trì và phát triển sản phẩm mới trên thị trờng hiện tại và thị trờng truyền thống. - Nâng cao chất lợng quản trị trong toàn công ty trên tất cả các khâu về mọi mặt. - Mở rộng mạng lới tiêu thụ ra các khu vực khác. 3.1.2 Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. - Sắp xếp lại nghành hàng, nhóm hành kịnh doanh đảm bảo tính cạnh tranh ssáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 Luận văn tốt nghiệp - Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mà trớc mắt là mở rộng kinh doanh siêu thị và các loại hình bán hàng tự trọn khác. - Cải tiến công tác quản lí, tổ chức lại lực lợng lao động, boó trí, sắp xếp lao động một cách hợp lí, khoa học tiến tới tinh giảm bộ máy quản lí. - Đẩy mạnh hoạt động bán hàng ra, tăng doanh số bán hàng, thực hiện khoán doanh thu tới từng nhân viên bán hàng, nâng cao năng suất lao động của nhân viên. + Coi khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt động trong công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. 3.1.3 Một số phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới. Để chất lợng công tác quản trị mua hàng của công ty ngày càng đợc nâng lên, xuất phát từ thực tế, công ty đã đề ra một số phơng hớng sau: - Hoàn thiện và củng cố quy trùnh mua hàng của công ty theo các bớc công việc một cách hợp lí. - Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Do cho các khâu này diễn ra hài hoà và hỗ trợ cho nhau. - Tăng cờng công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. Giảm chi phí mua hàng và chi phí bảo quản hàng hoá, sao cho hai khoản chi phí này luôn bằng nhau trong mọi chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Thờng xuyên nâng cao chất lợng đội ngũ lao động tham gia vào các hoạt động mua hàng. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Qua việc phân tích cơ sở lí luận của quản trị mua hàng ở chơng 1 và qua khảo sát và đánh giá công tác quản tri mua hàng tại công ty bách hoá số 5 thực tế ở chơng 2 kết hợp với phơng hớng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới đề xuất một số giải pháp nhằm khác phục những tồn tại để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty. Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 2 Luận văn tốt nghiệp 3. 2. 1 Các giải pháp nhằm đổi mới và hoàn thiện quy trình mua hàng của công ty. Giải pháp 1: Đổi mới và hoàn thiện việc xác định nhu cầu mua hàng. - Đổi mới và hoàn thiện phơng pháp xác định khối lợng hàng hoá mua vào Công ty phải xác định khối lợng mua vào dựa trên mức bán ra, kế hoạch bán ra là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vào. Việc xây dựng kế hoạch bán ra công ty phải đi nghiên cứu nhu cầu thị trờng. Để xác định đợc nhu cầu thị trờng công ty cần quan tâm đến các vấn đề : + Công tác nghiên cứu thị trờng tại công ty phải đi liền với việc tiêu thụ hàng hoá. Thông qua việc nghiên cứu thị trờng công ty phải thấy đợc mình nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào đang kinh doanh trên thị trờng mà nhu cầu không có hoặc rất ít, số lợng hàng hoá nên kinh doanh là bao nhiêu, chất lợng chủng loại hàng hoá là nh thế nào. + Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng nên tập trung sự phân bố của mặt hàng theo kết cấu địa lý, sự phân bố của dân c và nhu cầu tiêu dùng của ngời dân. Với vị trí địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàng của công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức và những ngời có thu nhập và nhu cầu tiêu dùng của ngời dân. Với vị trí địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tâm thủ đô Hà Nội ngời của công ty là tầng lớp trí thức những ngời có thu nhập ổn định và nhu cầu tiêu dùng khá cao. Cho nên với những đặc điểm của khách hàng này thì yêu cầu chất lợng của họ là khá cao, hàng mua phải đảm bảo chất lợng vì hàng mà nếu sai lệch về chất lợng dù rất nhỏ xong cũng rất dễ làm mất lòng khách và dẫn tới tình trạng mất khách đây là tập khách hàng rất khó tính. + Nghiên cứu thị trờng phải chỉ ra đợc vào những thời điểm nào trong năm thì ngời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng nào để từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trờng một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tình trạng thiếu hụt hoặc d thừa hàng hoá quá lớn làm ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ví dụ đối với ngày tết thì nhu cầu tiêu dùng về bánh kẹo là rất lớn, mức độ tiêu thụ Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 3 Luận văn tốt nghiệp mặt hàng này trong khoảng thời gian tết rất nhanh và cao. Đây là thời điũm mà công ty nên chuẩn bị hoạt động kinh doanh của mình Đối với bách hoá số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiêu dùng nên xác định thời điểm quý I là lúc mà nhu cầu về hàng hoá là đặc biệt là lơng thực thực phẩm là rất lớn và từ đó công ty phải có chính sách mặt hàng dự trữ hàng hoá hợp lý để đảm bảo có đủ hàng để bán. + Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của khách hàng thông qua việc nghiên cứu tâm lý của khách hàng để phân loai khách hàng theo các chỉ tiêu kinh tế và xã hội học. Thông qua việc nghiên cứu thị trờng và khách hàng công ty thấy đợc những nguyên nhân kết quả và chủ quan ảnh hởng đến sự tăng, giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian qua có đợc một trong những căn cứ để tiến hành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua cho thời gian tới. - Xây dựng phơng pháp xác định chất lợng và chủng loại: + Chất lợng hàng hoá đợc xác định qua mức độ hài lòng cùa ngời tiêu dùng về mặt hàng đó nên công ty tập trung nghiên cứu về sự thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu dùng đặc biệt là đối với mặt hàng thời trang. Đây là mặt hàn mà mẫu mã chất lợng thay đổi thờng xuyên và nhanh chóng. Trớc mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng đối với ngành hàng quần áo. Ngày nay do cuộc sống ngày càng nâng cao nhu cầu làm đẹp của ngời dân nhất là chị em phụ nữ là rất lớn. Mặt hàng quần áo thời trang là mặt hàng thu hút sự quan tâm của phái nữ nhiều nhất. Ngời tiêu dùng rất thích mua ở siêu thị kể cả quần áo thời trang mặc dù ở shop có rất nhiều hàng đẹp. Nhng họ quan niệm trong siêu thị hàng hoá đặc biệt chất lợng không có hiện tợng hạ giá nên mặc dù giá của siêu thị đắt hơn là vào shop nhng họ vẫn muốn vào siêu thị mua. Tuy nhiên mặt hàng này ở siêu thị thờng là mặt hàng tồn tại của quý trớc thậm chí là năm trớc nên hàng đã bị lỗi mốt, lạc hậu. Do đó công ty nên tập trung cải tiến lại cách thức kinh doanh của mình để tận dụng đ- ợc u thế đó. Giải pháp 2:Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 4 Luận văn tốt nghiệp - Đối với các nhà cung cấp truyền thống cũ : + Nếu nhà cung cấp vẫn thoã mãn nhu cầu của công ty ví dụ nh mặt hàng đồ hộp hay hải sản của công ty cổ phần đồ hộp Hạ Long, mặt hàng bánh kẹo của công ty bánh kẹo Hải Châu, Hữu Nghị, Kinh Đô Đây là những mặt hàng mà công ty có mối quan hệ làm ăn từ lâu, các nhà cung cấp này trở thành nhà cung cấp truyền thống của công ty, họ vẫn làm hài lòng công ty thì công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đó. Những nhà cung cấp này sẽ đáp ứng kịp thời cho công ty kịp thời gian đúng về chất lợng số lợng mà công ty yêu cầu Tuy nhiên đối với họ công ty luôn có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ xem liệu số lợng hàng hoá giá cả của họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất l- ợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng. Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất không . Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nớc đã phần Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 5 Luận văn tốt nghiệp lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của minh xem liệu có cần thay các nhà cung cấp khác hay không hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lợng ít để phòng ngừa rủi ro + Đối với nhà cung cấp cha thực sự đáp ứng nhu cầu mua hàng của công ty : Ví dụ nh mặt hàng túi sách của công ty TNHH Ladoda trong năm vừa qua một khách hàng mua túi sách của công ty với giá trị khá lớn nhng chỉ đợc ba tháng trên bề mặt xuất hiện những vết nổ li ti hay nh công ty bánh keọ Trang An là công ty mà khả năng cung cấp hàng hoá đảm bảo đúng thời gian rất kém rất nhiều lần công ty phải thúc giục nhà cung cấp mang hàng đến. Đối với nhà cung cấp này . Nếu công ty vẫn tiếp tục mua hàng ngời của họ thì mỗi lần đặt hàng nên tổ chức thơng lợng lại. Đa ra những yêu cầu khắt khe hơn và các điều khoản xử lý nếu vi phạm hợp đồng chặt chẽ hơn. . Còn nếu không tiếp tục mua hàng nữa công ty có thể bỏ đi để thay thế nhà cung cấp khác. Việc cung cấp các nhà cung cấp khác hiện nay rất đơn giản vì với mỗi mật hàng bên cạnh nhà cung cấp đã có từ trớc thì vẫn xuất hiện nhà cung cấp mới. - Các nhà cung cấp mới gồm có: + Mặt hàng mới + Mặt hàng cũ nhng nhà cung cấp mơí thì công ty tiến hành tìm thông qua báo chí, qua ban bè và các phơng tiên thông tin đại chúng cũng có khi tự các nhà cung cấp tự tìm đến . Sau khi nghiên cứu tìm ra các nhà cung cấp mới bằng cách thức trên công ty nên đa ra các tiêu thức để lựa chọn, xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn khác để có quyết định lựa chọn. Các tiêu chuẩn mà công ty có thể đa ra là: . Tình hình tài chính của các nhà cung cấp mới Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 6 Luận văn tốt nghiệp . Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp mới, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây nhất là đối với công ty và đối với các bạn hàng khác . Giá cả : phai hợp lý theo giá thị trờng và phải hai bên cùng có lợi . Chất lợng hàng hoá mẫu mã và bao bì . Vị trí địa lý của nhà cung cấp ẩnh hởng đến khả năng giao hàng . Sự thích ứng của nhà cung cấp vơí sự biến động của thị trờng nói chung và những đòi hỏi của công ty . Những u đãi mà nhà cung cấp dánh cho công ty . Các dịch vụ đi kèm sau bán hàng. Công ty nên tăng cờng tạo lập mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra các nhà cung cấp tối u có thể cung cấp hàng hóa cho công ty với chất lợng cao giá cả hợp lý, hợp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học và công nghệ thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá ra đời, có thể thay thế hàng hoá cũ mà giá cả mẫu mã chất lợng lại tốt hơn, đẹp hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế có thay thế để có lợi nhất cho công ty và ngời tiêu dùng. Để làm đợc điều đó thì ngoài việc nghiên cứu nhu cầu của con ngời công ty nên có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp bởi không chỉ công ty mới quan tâm tới nhà tiêu dùng mà ngay bản thân của các nhà cung cấp cũng rất quan tâm đế n vấn đề này họ rất nhậy cảm với nhu cầu mới xuất hiện dặc biệt là các nhà cung cấp tiềm năng, mỗi mặt hàng mới xuất hiện bên cạnh những nhà cung cấp mới thì xuất hiện những nhà cung cấp mới. Họ thờng đến các doanh nghiệp thơng mại để chào hàng. Nên nếu quan tâm công ty thờng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và đợc các nhà cung cấp u ái hơn trong mua hàng. - Duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Để làm điều đó thì trớc hết công ty phải thanh toán đúng hẹn, có phơng thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán. + Vào các dịp lễ Tết công ty nên có quà tặng các nhà cung cấp đặc biệt là các nhà cung cấp có uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 7 Luận văn tốt nghiệp Giải pháp 3: Nâng cao chất lợng va hiệu quả công tác thơng lợng và đặt hàng. - Nâng cao tính chủ động trong công tác thơng lợng và đặt hàng bằng cách: + Trớc khi đặt hàng công ty nên tiến hành thơng lợng. Với mỗi mặt hàng khi cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để thơng lợng các điều khoản liên quan đến mua hàng. Vì thị trờng là luôn luôn biến động, giá cả, mẫu mã, chất lợng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày. Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển con ngời luôn tìm cách để cải tíên, nâng cao mẫu mã chất lợng hàng hoá, cùng một sản phẩm ngày mai sẽ khác ngày hôm qua cho nên mỗi nhân viên mua hàng trớc khi đặt hàng tìm đến nhà cung cấp để xem xét hàng hoá và thơng lợng sẽ có thể thu đợc lợi ích từ công tác này. Nếu nhân viên mua hàng không thơng lợng trớc khi đặt hàng mà chỉ đặt hàng qua điửn thoại hoặc đơn đặt hàng đối với mặt hàng mình đang kinh doanh mà hết thì công ty có thể nhận phải hàng kém phẩm chất, mẫu mã lạc hậu hay thời gian sử dụng sắp hết hạn. . Ví dụ nh mặt hàng sữa tiI cô gaí Hà Lan mới nhập về tháng 5 năm 2003 thì đến giữa tháng 6 năm 2003 đã hết hạn sử dụng. Điều đó làm cho nếu mặt hàng đó công ty kinh doanh chậm mà để quá hạn sử dụng thì công ty sẽ phải bỏ đi, điều đó làm ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Trớc khi thơng lợng công ty cần phải tìm hiểu nhà cung cấp về các mặt liên quan đến mặt hàng mà mình định mua nh giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điúm giao nhận hàng Ngoài ra công ty cần chủ động chuẩn bị các yêu cầu và điều kiện đặt ra đối với mua hàng ví dụ nh điều kiện về thời gian sản xuất, điều kiện về mẫu mã, bao bì, chủng loại . vì nhiều mặt hàng cùng là một chủng loại nhng có rất nhiều mẫu mã khác nhau. - Nâng cao nhận thức, trình độ của nhà quản trị và nhân viên mua hàng. + Thay đổi nhận thức của bản thân nhà quản trị mua hàng và nhân viên mua hàng. Nhân viên phụ trách khâu mua hàng chỉ quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, cứ hết hàng là họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặt hàng. Họ đặt niềm tin vào các nhà cung cấp cho nên với mặt hàng đang kinh doanh họ không Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 8 Luận văn tốt nghiệp nghĩ đến chuyện thơng lợng. Họ nghĩ đơn giản là với mối quan hệ làm ăn sẵn có nếu hàng hoá có thay đổi về giá cả, chất lợng thì các nhà cung cấp sẽ tự động thông báo đến cho công ty. Do đó công tác thơng lợng nhà quản trị mua hàng cũng không nhận thức rõ vai trò của công tác này nên họ đã không tận dụng đợc u thế của mình trong vai trò là khách hàng. Công ty nên thay đổi nhận thức trớc tiên là của nhà quản trị mua hàng rồi đến các nhân viên phụ trách mua hàng. + Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: nhiều nhân viên mua hàng của công ty chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, công ty nên tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiến thức, kinh nghiêm để dảm bảo chất lợng đội ngũ nhân viên mua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng công nghệ mới . . + Rèn luyện về kỹ năng mua hàng: quá trình mua hàng rất cần kỹ năng nói, thuyết phục . Trong quá trình đàm phán và thơng lợng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp nếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì sẽ nhanh chóng đạt đợc mục đích mua hàng với yêu cầu mà mình đặt ra. Nhiều khi nhờ kỹ năng này mà công ty sẽ nhận đợc những điều khoản u đãi của nhà cung cấp. Rèn luyện kỹ năng mua hàng bằng cách hàng quý, hay cuối năm công ty nên tổ chức họp giữa các nhân viên mua hàng, lựa chọn nhân viên mua hàng nào tốt nhất truyền đạt kinh nghiệm cho các nhân viên cùng công ty. - Sử dụng các hình thức đặt hàng phù hợp: công ty nên lựa chọn các hình thức đặt hàng sao cho phù hợp với từng mặt hàng. Vì các mặt hàng rất đa dạng và phong phú về chất lợng, chủng loại, giá trị. + Đối với hình thức ký kết hợp đồng mua bán: Công ty nên sử dụng hình thức này với mặt hàng có giá trị lớn nh ti vi, quạt, đồ gia dụng bằng inox hay những mặt hàng có số lợng lớn phục vụ cho các ngày quan trọng nh lơng thực, bánh kẹo phục vụ trong ngày Tết. Vì những mặt hàng này có giá trị lớn hay rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty nên nếu hợp đồng không chặt chẽ, bên cung cấp đơn phơng huỷ bỏ hợp đồng thì công ty sẽ tổn thất rất lớn mà không đòi đợc bồi thờng vật chất hay đòi đợc rất ít. Hợp đồng mua bán mang tính pháp lí rất cao nên nếu công ty sử dụng hình thức đặt hàng bằng hợp Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 9 Luận văn tốt nghiệp đồng mua hàng thì vì lí do nào đó mà lỗi do không đúng hợp đồng làm công ty không có hàng để bán thì sẽ nhận đợc bồi thờng thiệt hại từ phía nhà cung cấp nếu lỗi là do nhà cung cấp, hay đối với mặt hàng với số lợng lớn phục vụ cho ngày quan trọng nếu sát ngày đó nhà cung cấp không kịp giao hàng lúc đó công ty không có khả năng tìm nhà cung cấp khác để thay thế thì nhà cung cấp sẽ phải bồi thờng thiệt hại theo đúng điều khoản của hợp đồng. + Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản hay bằng điện thoại : với hình thức này công ty nên áp dụng với mặt hàng có giá trị vừa phải nhng với các nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, có uy tín trong việc giao hàng từ trớc đến nay với bản thân công ty và các nhà doanh nghiệp khác. + Đối với hoá đơn bán hàng: đây là đơn hàng mà tính pháp lí là thấp nhất nên công ty cần lựa chọn mặt hàng mua cẩn thận để khi có sơ suất xảy ra thì thiệt hại là nhỏ nhất. Giải pháp 4: Tăng cờng công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá. - Đối với việc giao nhận hàng hoá: + Phân công cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về mặt hàng cần nhập để giám sát quá trình nhập hàng. Không phải bất kỳ một nhân viên mua hàng nào cũng có kiến thức về tất cả các loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Các sản phẩm hàng hoá là rất đa dạng và phong phú, chất lợng thì khó mà xác định đợc nếu không có sự hiểu biết về mặt hàng đó. Một nhân viên kiểm tra có trình độ có sự hiểu biết về mặt hàng mà mình có trách nhiệm kiểm tra thì việc giao nhận hàng hoá sẽ nhanh hơn, giảm bớt đợc thời gian không cần thiết hay tránh đợc những sai lầm trong khâu nhập hàng. + Xây dựng các tiêu chuẩn mẫu về các sản phẩm hàng hoá. Việc xây dựng các tiêu chuẩn này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu tiêu dùng, thời gian sử dụng . Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, chính xác hơn. Vì nếu có các tiêu chuẩn nhân viên phụ trách nhập hàng chỉ việc dựa vào các tiêu chuẩn đó để xác định xem hàng hoá có đảm bảo hay không, từ đó xác nhận hàng hoá có đủ tiêu chuẩn để nhập hay không. Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng K36A4 10 [...]... công ty thì công ty sẽ tìm cách khắc phục Việc khắc phục sai lầm trên nhiều khi khó quá công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giúp đỡ + Nếu việc mua hàng thoả mãn nhu cầu của công ty thì công ty vẫn tiến hàng mua hàng của nhà cung cấp đó 3.2.2 Các giải pháp về tổ chức và nhân sự 3.2.2.1 Giải pháp đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng: - Chuyên môn hoá công việc mua hàng: giao cụ thể từng công việc... quá trình thực tập tại công ty Bách hoá Số 5 Nam bộ em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng đối với hoạt động của công ty nên em đã đi sâu vào phân tích, nghiên cứu nhằm hiểu sâu hơn về công tác này với mong muốn học hỏi, tìm tòi để so sánh giữa lý thuyết và thực tế Em đã đi sâu vào tìm hiểu vào quá trình mua hàng của công ty, những thành công, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân... phải ngồi chờ nhà nớc hoàn vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của công ty Khoa quản trị doanh nghiệp 19 Nguyễn Thị Hơng K36A4 Luận văn tốt nghiệp Kết luận Trên đây là một số vấn đề lý luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam bộ trong 3 năm qua (2001 - 2003) Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp... hàng và Khoa quản trị doanh nghiệp 13 Nguyễn Thị Hơng K36A4 Luận văn tốt nghiệp nhân viên mua hàng thì làm tốt các công việc liên quan đến mua hàng nh xác định đúng nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thơng lợng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá đợc kết quả mua hàng - Tăng cờng sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ. .. trờng Đại Học Thơng Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, các thầy cô trong bộ môn quản trị doanh nghiệp và đặc biệt là thầy giáo Th.s Bùi Minh Lí đã giúp em nhìn nhận vấn đề và xử lí vấn đề một cách logic, khoa học hơn Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong công ty bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty Khoa quản trị doanh nghiệp 20 Nguyễn... giá rẻ 3.2.3 .Các giải pháp khác Giải pháp về vốn: Việc tạo lập vốn của công ty đợc thực hiện thông qua các giải pháp: + Nguồn từ hoạt động tài trợ kinh doanh Khoa quản trị doanh nghiệp 15 Nguyễn Thị Hơng K36A4 Luận văn tốt nghiệp + Nguồn huy động từ cán bộ, công nhân viên + Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải... phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để giải quyết sai sót trên Điều đó gây ảnh hởng đến quá trình nhập hàng, làm ảnh hởng đến tiến độ của công tác này Giải pháp5 : cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng - Tổ chức việc đánh giá thờng xuyên và định kì + Đánh giá thờng xuyên đối với những lô hàng có giá trị lớn, những lô hàng có khối... từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, khkông nên giao cho các bộ phận khác Ví dụ đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh sách, vở, bút việc đặt hàng thờng do nhân viên bán hàng đảm nhiện Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng còn các kiến thức, kĩ năng bán hàng. .. các thành viên, từng bộ phận có liên quan Đồng thời còn làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong quá trình sai sót - Đánh giá kết quả mua hàng: Khoa quản trị doanh nghiệp 12 Nguyễn Thị Hơng K36A4 Luận văn tốt nghiệp Sau khi hàng hoá mua về đợc nhập kho công ty tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hoá đợc mua Bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng và kết quản tiêu thụ Kết quả... nghiệp cấp hàng cho công ty Mặt khác nhân viên mua hàng nên theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trờng để biết bên cung ứng có ép giá mình hay không + Công ty nên yêu cầu nhà cung cấp khi mang hàng đến để giao hàng bên bán và bên mua đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không Hiện nay ở công ty khi mang hàng đến công ty nhiều khi . nghiệp Các giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 3.1 PHƯƠNG HƯớng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty. xuyên nâng cao chất lợng đội ngũ lao động tham gia vào các hoạt động mua hàng. 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công