Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn: Chung 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chung 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chung3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Mở đầu Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ

sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc

Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, cácdoanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của củachế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinhdoanh phù hợp với cơ chế thị trờng Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta

đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tếcủa đất nớc Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắmvững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất l-ợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏiphải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng Đối vớimỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để

có thể tồn tại và phát triển Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tớidoanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàndiện Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng

quan trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấycông ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêubao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đạicông ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay

đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàngvẫn cha đựơc quan tâm thực sự Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này màgần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàngrất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đếnviệc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phímua hàng Việc mua hàng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó Trong khimua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đềvật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụthuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tănglợi nhuận Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lợng công tác quảntrị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Đây là một dịp tốt để

em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉtrên lý thuyết mà còn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn:

Chung 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán,thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyểnnhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp

ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấpnhất

Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,

đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số ợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trờng thì bánhàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triểnkhai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp

l-vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt

đ-ợc lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bịmắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quantrọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanhnghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố

đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanhnghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thịtrờng Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu đểmua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu củakhách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút kháchhàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuậntối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạnghàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng

Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàngcủa doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanhnghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trênmột đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao Trên thị trờng hiện nay việc cạnhtranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá Cùng một loại sảnphẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đợckhách hàng về phía mình Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phảimua đợc hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn Doanh nghiệp muốn bán đợc hàng tốtthì phải bắt đầu từ việc mua tốt Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp chodoanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng

- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu

kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗimốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đãkhông chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả.Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng vềsản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiềntúi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanhnghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu

và thu đợc lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp vớiyêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi,kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín vànâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọngnhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinhdoanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học

kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khidoanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêutức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trongmột thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn,doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xemxét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lợng hàng thích hợp =

một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau :

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng đợcxác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợnghàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanhnghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hànghoá dự trữ ít Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảoquản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chuchuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệptránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý :

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhậphàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơthiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà

ng-ời bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khitrên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đómục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ khôngthể thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn:

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán racủa doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trongmột khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định

đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâphàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi :

C-Tổng chi phí

C1- Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian

Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q= 2

1 *

*

C D C

C= C2 * (Q/2) + C1 *Q/D)

Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảoquản là thấp nhất

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau :

+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãicủa các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trờng, do đó có thể thu đợclợi nhuận “ siêu ngạch ”.

Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :

+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tàichính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua :

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên trách

thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiếtkiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi muahàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng

Phân tán thu mua :

Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn

và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhucầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cảcao, chi phí kí kết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :

Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn

ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lạicho các cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiềunên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá,chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nh ng cũng cónhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chuchuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phơng thức

này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tụccho bên bán

Mua giao hàng trớc : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh

nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toánlô hàng đó

Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá

với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hànghay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giaohàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nớc:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó đợc sản xuấttrong nớc

Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ

n-ớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nn-ớc Trong đó có hai hình thứcnhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vaitrò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy mócthiết bị từ nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nớc.Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình và đợchởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từkhâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến khi bán đợchàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình Với hình thức này công ty sẽ xem xétnguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu Đồng thờicông ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá đợc chuyển tới tay ngờimua để từ đó biết đợc kết quả của việc nhập hàng

Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh:phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay giántiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệptuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định đểquyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn chomình một số lợng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phântán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp.Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ítthì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục.Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất bạitrong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếunguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục trặc trong quátrình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi

ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”

Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hànghoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấpthì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng chodoanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thâncác nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán

để thu hút ngời mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong

số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựngmối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau.Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn

và thờng xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phíanhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp đỡkhi doanh nghiệp gặp khó khăn ( đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đợc u tiênmua hàng khi hàng hoá khan hiếm , ) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàngtruyền thống của các nhà cung cấp Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡnhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp : nếu ngời bán hàngcần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìmcách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phảilàm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó mộtcách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi muahàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau Có những “ ràng buộcchặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng đợc ) và có những “ ràng buộc lỏng ”( điều kiện có thể nhân nhợng đợc ) Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa

ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển

và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanhnghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhàcung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro.Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi

đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong mộthợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợngvới mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tơng quan quyền lợi giữa doanhnghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điềukiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bịgiảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ”

nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhàcung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt đợc sự thoả thuận )

và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc ) Đảm bảo sự “hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấpgặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ănlâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàmphán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra

1.2 )Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 1.2.1.) Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

+) Khái niệm:

Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành vàkiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mụctiêu bán hàng

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì?của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặplại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tốtrong quản lí, cung ứng

+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điềukiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tácquản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảmbảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấpnhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số ợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián

l-đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phảiphù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm docông ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuốicùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàngchậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào

đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệphàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽmất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huốngdoanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng

mà khách hàng có thể chấp nhận đợc Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sảnxuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ khôngphải có chất lợng tối đa Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đápứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sảnxuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt

đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm,mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sửdụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợicho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đốithủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thểhiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là baonhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mụctiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông thờng để đạt đợccái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác Chẳng hạn th-ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại.Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năngkhác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mụctiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữacác mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cựcnhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện

ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàngthờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số l-ợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí Quản trị mua hàng đợc phản

ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó là việc phân tích,lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây là quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặplại thành một chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu

tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thựctrạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cảhiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tàichính; lãi suất trong nớc và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổchức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng vànói rộng ra là của doanh nghiệp

1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàngphục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt côngtác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi

đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các

điều kiện thanh toán nh thế nào ? Một ngời tiêu dùng khi mua hàng cũng cóquyết định nh vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu đ-

ợc đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau Đây

là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc

sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môitrờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờngcơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiệnhành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phívận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc,chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trình mua hàng đ ợc tốt cácnhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Thoả mãn không thoả mãn

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trịphải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thực chấtcủa giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìmhiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn.Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác

định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thờiXác định

nhu cầu lựa chọn nhà Tìm và

cung cấp

Th ơng l ợng và

đặt hàng

Theo dõi và thực hiện giao hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng,phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian mua phùhợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.

Nhu cầu mua hàng đợc xác định trớc hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra củadoanh nghiệp trong kì kinh doanh Trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thứccân đối

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó :

M- Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lợng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck – Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanhtiếp theo

Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )

Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau:

M = B + D ck – D dk

Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào củatừng mặt hàng

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối

u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phùhợp

b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện đợc mục tiêu trêndoanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp

sẽ tìm ở đâu và nh thế nào Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thểtìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhàcung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phơng tiệntruyền thông, qua mạng Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cáchsáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phảinghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa,phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hànghoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chiphí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợinhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhàquản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyềnthống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mớicó thể lựachọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thờng thay đổinhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổchức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấphàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợplý

Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lợng ngời, giá cả,chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá của từng ngời cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu vềquãng đờng, phơng thức thanh toán và phơng tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng,phơng thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá

Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọcủa nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch củangời cung cấp từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối u

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng vàngời cung cấp mới xuất hiện

Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cungcấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đờng tìm đến của nhà cungcấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cungcấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, quagọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắcnhững ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình Cácnguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng muanhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thànhkhách hàng truyền thống nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặprắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong tr-ờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị épgiá

+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độrủi ro, tránh đợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít,doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất l-

ợng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quảntrị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức lànhững mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm cácnhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấpcòn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”

+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh củadoanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phảitiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau

Sự đánh giá đợc thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự u tiên mà doanh nghiệpquy định, phơng pháp này còn đợc dùng để đánh giá thờng xuyên nhà cung cấphiện tại của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thangsản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp haykhông, ở mức độ nào Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệpnên tiến hành thơng lợng và đặt hàng

C ) Thơng lợng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thơng lợng và

đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp

Trong đó, thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hởng tới quyết định muahàng Mục tiêu của quá trình thơng lợng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất l ợng, phơng tiện

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanhnghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở đểcác bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đ a ratrọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều bản ( ít nhất là haibản) Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên

Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phơng định giá.

Phơng pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phơngthức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn

đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng

đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạnquá trình lu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bêncung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể : + Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ

ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm nângcao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lợng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm trakiện hàng, kiểm kê số lợng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng + Kiểm tra chất lợng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tênhàng hoá, mẫu mã, chất lợng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp

nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báongay cho ngời cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào biênbản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cungcấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giákết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu muahàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàngvới mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra haitrờng hợp :

+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc cáccho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định Nh vậy quyết địnhmua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp làsai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắcphục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nhnhững mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thànhviên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân vàmỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trịluôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc.Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng,

từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức

ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làmsao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệpphát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay

đổi trong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị muahàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả kinh doanhcủa mình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt

động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩm đem bántrên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào Tuy nhiên không phải lúc nào doanhnghiệp cũng có đủ hàng để bán Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể khôngmua đợc hàng để bán

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quảhoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệptrên thị thị trờng Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp cóthể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ nh vậy vìviệc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sảnphẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồngvốn lu động đợc lu chuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốtvới nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành

sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh quagiá thành Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểuchi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chiphí hao hụt ngoài định mức … và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện

ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu,

mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt độngmua hàng.

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp

đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từ khâu đầutiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động muahàng sẽ bị chậm trễ Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bênbán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến.Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng và chất lợng hàng hoátrớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếuhàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá

để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình.Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới Khi quản

lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinhdoanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bịhỏng hóc, không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn chodoanh nghiệp Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tàichính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh… vàDo đó khi lập kế hoạch muahàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cungứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không

đáng kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệtốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đợc u tiên trong tr-ờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợcchi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vựcsản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá đểcung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinhdoanh

1.3.2) Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng

Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu

rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hởng tớiquá trình quản trị mua hàng cũng nh các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệuquả Để hoạt động bán hàng đợc tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầungời tiêu dùng dới góc độ cơ hội đợc lựa chọn ngơì mua, số lợng của ngời mua, sựquan tâm của ngời bán với ngời mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấutiêu dùng của ngời mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng

hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của ngời mua, sự liênquan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của ngời mua và vai tròquyết định của ngời mua sắm Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnhhởng đối với mua hàng, cờng độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép

do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động mua hàng Có rấtnhiều nhân tố ảnh hởng tới kết quả hoạt động mua hàng Sau đây là một số nhân tốchính :

a ) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :

+ Chiến lợc kinh doanh:

Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triểncủa doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanhcủa mình theo chiến lợc Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõmục đích, hớng đi của mình Chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợccơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên thơng trờng bằng các nguồnlực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Do đóchiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trịmua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai

đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí

+ Chính sách sản phẩm :

Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽbán cái gì? cho đối tợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, cóchính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Muốn

đạt đợc kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sách sảnphẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đến mứcthấp nhất Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành đợc phơng h-ớng kinh doanh, đầu t nghiên cứu đúng hớng Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền vớimột chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanhnghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm

đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống Mặt khác với mỗi sản phẩm doanhnghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trờng vàcủa bản thân doanh nghiệp đó nh nào

+ Kế hoạch chi tiết :

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trịphải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cungứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ l ợng hàng dự

trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đếntình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn

Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặthàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ vị tríchủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủ đạo lànhững mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng củachúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàngnày sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậydoanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phảitrả lời câu hỏi :

Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhucầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần muachứ không phải cái doanh nghiệp có

Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và

đúng thời điểm nhất

Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanhnghiệp cần Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhàcung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả

Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tìnhhình thị trờng Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thucho doanh nghiệp

Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xácmức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp líkhông thừa cũng không nên thiếu

Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví dụ giữa giá cả và chất lợng,cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên Chính sách muahàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện

kế hoạch mua hàng

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kếhoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc Với mỗi một mặthàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đókhả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để

từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn:

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác muahàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng đợc tiến hànhnhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua hàng, giảm đợc chi phítrong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanhnghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh doanh

- Cơ sở vật chất kĩ thuật:

Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt,hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chấthiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hộichớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn … và điều đó làm tăng sức cạnhtranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhng nếu cơ sở vật chất củadoanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình

- Nhân viên mua hàng:

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm nhất

là mua hàng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt

động của con ngời Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua làmột khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giaohàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn.Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết vềhàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm

đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thịtrờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhànớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến độngtrên thị trờng về nhu cầu và giá cả

Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợicho đàm phán kinh doanh

Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng Chọn đợc một nhânviên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanhnghiệp

+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại củaquá trình mua hàng Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họphải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợcngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bạicao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽdàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng,các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãicho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm

rà… và Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trờng có ảnh hởng lớn đến côngtác quản trị mua

Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến

bộ khoa học kĩ thuật… vàđều có ảnh hởng đến công tác mua hàng

b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng

- Nhà cung cấp:

Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanhnghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng muahàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán ra Bởi đối vớidoanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau Mỗi mặthàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng Trong trờng hợp nh vậy sẽ có sựcạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u và

để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năngcung ứng của ngời cung ứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọihoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trungtâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kếhoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hởng đến quá trình mua hàng nh:

sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến

đổi trong mua hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua

và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải

đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trờng là sự cạnhtranh về giá nên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thờng xuyêntheo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đa ra đợc mức giá khách hàng chấpnhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhng phải

đảm bảo có lãi Muốn đa ra đợc một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranhthì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Mua hàng làmsao để đảm bảo bán đợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi Cạnh tranh không chỉthể hiện ở các doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa cácnhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cungcấp luôn tìm cách đa ra các điều khoản u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanhnghiệp trở thành khách hàng của mình Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắngcác đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàngvới giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủcạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các điềukhoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng củamình

- Các cơ quan nhà nớc:

Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt độngkinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều cócác cơ quan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõicác hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Một nhà quản trịgiỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nớc mà ngợc lại cầnphải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tớimình đặc biệt là trong mua hàng Thông qua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà quảntrị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình Hơnnữa cơ quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông quacác cơ chế, chính sách nh thuế … và Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làmcho giá cả cao và ngợc lại Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí

Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp,

có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng cónhững nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanhnghiệp không thể điều chỉnh đợc Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệpkhông nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó Một chính sách mua hàngtốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng

Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ ngời cung ứng và nhânviên mua hàng Để có một chính sách mua hàng đúng không chỉ đơn thuần là kếtquả khó nhọc của hoạt động marketing trong doanh nghiệp mà quan điểm củamarketing là lấy khách hàng và thị trờng làm trung tâm Bởi doanh nghiệp chỉ cóthể bán đợc cái mà khách hàng cần chứ không phải là cái mà doanh nghiệp có.

3.3.3 ) Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầuvào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanh nghiệp cóthể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng Thựcchất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đa ra đợc cácquyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại kết quả cao hơn tr ớc đây

đã làm Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chơngtrình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao chodoanh nghiệp có đủ hàng Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm:quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai?Giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào?… và ơng hớng cơ bản nhằm nângPhcao công tác quản trị mua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng bằngcách:

+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quátrình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định chính xác số l-ợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua Lên kế hoạchchi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợng hàng hoá dự trữ + Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo

đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn

định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt

động kinh doanh của mình Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng

+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cungcấp cho quá trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục vàkhông ngừng nâng cao chất lợng nguồn hàng

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa họccác hình thức, phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồnlực của doanh nghiệp

+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạnghàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá Xây dựng những kho chuyên

+ Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo

và đãi ngộ nhân sự Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách cókhoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

Chơng 2:

Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng

tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

2.1 Vài nét sơ lợc về công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp, nguyên

là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ Công ty đợc thành lập tháng 5 năm 1954 trongnền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh theo phung thức hạchtoán báo số Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa Nam là lá cờ đầu trong ngànhthơng nghiệp quốc doanh của thủ đô

Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sựquản lý của nhà nớc Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàngBách hóa Cửa Nam đợc phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết

định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội Với t cách là một pháp nhânkinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND),

có vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ Có trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục

vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty Công ty hoạt động và hạch toán độc lập,

tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc pháp luật khi tham gia vàocác hoạt động kinh tế xã hội

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu ớng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gianhàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số

h-5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất HàNội

Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyền thốnghoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công

ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nớcngày càng tăng Công ty đã lập đợc nhiều thành tích suất sắc và đợc nhà nớc tặngthởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thung mại

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Chức năng của công ty:

Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt

động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công tybách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trờng nên chức năng của công ty có sựthay đổi để phù hợp với cơ chế mới

Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian

kết nối giữa nhà sản xuất với ngời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sảnphẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của ngời tiêu dùng qua đó thực hiệngiá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa

Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phầnbình ổn thị trờng, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngời tiêu dùngcả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lợng hàng hóa

Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lới thung mạiphân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộcvới các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị trờng khách hàng,

đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trờng tới nhà sản xuất, để họ hoànthiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trờng và đáp ứng đ-

ợc nhu cầu của ngời tiêu dùng

Nhiệm vụ của công ty :

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, Công tyBách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chuchuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho nh: góp phầnbình ổn thị trờng hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợingời tiêu dùng

Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có nhiệm

vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho, thực hiệnnghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc về nhà nớc về quản lí tài chính, kế toán

đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của

công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó

giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc

phụ trách siêu thị Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội

ủynhiệm Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng

thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật và cu

quan quản lí nhà nớc Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và

chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết

quả các công việc đợc giao

Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:

-Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh

của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả

hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty

GIáM ĐốC

Phó GĐ

phụ trách siêu thị phụ trách bán buônPhó GĐ

Tổ chứchành chính

Kế hoạch

tài vụ

Bảo vệHành chínhVăn thKhai tháchàngKho vận

Kế toán képKế toán đơn

Siêu thịQuầy hàng gian ngoài

-Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanhsao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng Nghiên cứu đánh giá thị trờng

đối thủ cạnh tranh để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn

Riêng bộ phận kho vận : có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa

để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục

-Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân

sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bốtrí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ngời.Phòng tổ chức hành chínhgồm 5 ngời:

 01 trởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lơng

và lợi nhuận cho công ty Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chứccông ty Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn có nhiệm vụ tiếp nhậnnhững thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để cónhững kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời tiêu dùng và tìnhhình thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất

Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủtrong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt mộtcách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Đặc điểm về môi trờng kinh doanh bên ngoài của công ty.

-Điều kiện tự nhiên:

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn, bán lẻcủa thủ đô Hà Nội Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền củaphố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô.Vị trí này đã tạo điềukiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty

-Điều kiện kinh tế:

Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng vàcác doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế,

chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phung có tốc độ phát triển cao với tốc độtăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứhai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽlàm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa Mặt khác,các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế

đối ngoại, ở mức lí tởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thung mại

Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầy thuậnlợi hun hẳn các địa phung khác Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lạicho công ty không ít khó khăn nhất định Do sức mua của thị trờng lớn, khả năngthanh toán của ngời tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồncung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muônthở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động

Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh khônglành mạnh nh: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả

-Điều kiện chính trị xã hội:

Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với số dângần 3 triệu ngời Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chứckinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội Hà Nội còn là một địa điểm dulịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài nớctới tham gia, học tập, công tác Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng cónhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nóichung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng tolớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể

Ngoài ra các chính sách khá thông thoáng và cởi mở của Hà Nội cũng tạo

điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động

- Đối thủ cạnh tranh: Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có nhiều thành

phần tham gia nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh

tế Nhà nớc và t nhân

Đặc điểm môi trờng kinh doanh bên trong của doanh nghiệp:

-Điều kiện tài chính:

Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của công ty là 530.000.000 VNĐ.Trong đó :

+ Vốn cố định: 230.000.000 VNĐ

+Vốn lu động: 300.000.000 VNĐ

So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, không đáp ứng đủ yêucầu kinh doanh nên công ty luôn phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác

nhau nh vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn góp của cán bộ công nhân viên trongcông ty, ngoài ra còn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty Ngoàiviệc kinh doanh thung mại, công ty còn đầu t vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm,sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng bớc chuyển sang hoạt độngkinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Nhìnchung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảotoàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao

động, thc hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ

mà sở thơng mại giao cho Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty dầndần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủtài chính của công ty Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn lu dộng là3.000.000.000 VNĐ

-Nhân sự :

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động Đây là công tythung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mangtính chất thung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sự khéo léo,mềm mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai tháchàng Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động cótrình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26% Số lao động su cấp là 18 ngời,chiếm 11.61% Còn lại là cha qua đào tạo

Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấp chínhtrị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời Công ty thành lập từ rất lâu đời, nên độingũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang

bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đếntrên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35% Nh vậy số lao động của công ty đang

bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi

Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công ty thựctập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết Những sinh viên này đã đáp ứng khálớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ Hơn nữa, lao động nàylại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền công không nhỏ chocông ty Đây là lợng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng

đáng kể số lao động của công ty nhng đều là lao động ngắn hạn

Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho đội ngũ nhân viên Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ tổchức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty Tuy nhiên, số lao độngtrẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội

ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải

là dễ Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí côngviệc cho tất cả các lao động trong công ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờviệc

Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể tạo đợctiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao động thiếu khả năngsáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có Công tycha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động Các vấn đề kíchthích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ngời lao động

Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ngời so nới mặt bằng chungcòn thấp Mỗi lao động tiến trong công ty mỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng mộtcon số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động.Các mức khoán của công ty cho các quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nónên khả năng đạt đợc hay vợt mức đặt ra là thấp

Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học Các phòng ban bộ phận vẫn cónui thừa thiếu lao động.VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ngời

Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tập trung ởmột số bộ phận, cha nhân rộng ra toàn công ty Công việc tuyển dụng nhân sự tuykhông đợc làm thờng xuyên nhng nó ảnh hởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh Tuy nhiên, việc này công ty làm còn cha tốt Trong khâu tuyểndụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù có thể tiết kiệm đợc thời gian

và chi phí nhng không xác định rõ đựợc năng lực, sở trờng, nguyện vọng của ngờilao động

Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao độngcủa công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh Lợi thế củacông ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sự hiểu biết và mốiquan hệ tốt, có ý chí vun lên.Tuy nhiên để công ty đứng vững trong cu chế thị trờng

và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có những thay đổi đáng kể trong chínhsách nhân sự Các chỉ tiêu đều có những u và nhựơc điểm riêng, công ty cần tìmcách phát huy u điểm và khắc phục nhợc điểm của những chỉ tiêu đó

-Loại hình, ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của công ty:

Là một doanh nghiệp nhà nớc kinh doanh tổng hợp nhiều loại hàng hóa phục

vụ cho nhu cầu sinh hoạt của ngời dân và các tổ chức kinh tế xã hội Hoạt độngchính của công ty là thực hiện công tác bán buôn bán lẻ hàng hóa Bên cạnh đó,công ty còn là đại lý nhận bán hàng ủy thác cho các doanh nghiệp, công ty khác