Công tác hạch toán và quản lý nợ phải thu khách hàng tại công ty cổ phần mỹ châu

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong năm gần khủng hoảng kinh tế tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ Mỗi doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải động ,sáng tạo kinh doanh ,sử dụng vốn co hiệu ,kinh doanh phải có lãi đặc biệt tạo uy tín khách hàng Trong tình khách hàng yếu tố quan trọng để công ty tồn phát triển Để tạo đựơc ràng buộc với khách hàng , tăng sức cạnh tranh với doanh nghiệp khác phương thưc toán chậm phương thức hữu hiệu mà doanh nghiệp thường hay sử dụng Phương thức tồn nhiều rủi ro rủi ro lớn phải kể đến nợ phải thu khách hàng Vấn đề vấn đề ngang giải nhà quản lý làm để đòi nợ để thu hồi vốn , phát triển doanh nghiệp vừa tạo mối quan hệ với khách hàng Nợ phải thu khách hàng tiêu quan trọng để đánh giá thu hồi vốn ,kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng công tác quan trọng kế toán doanh nghiệp thời kỳ khủng hoảng kinh tế Với công ty CP Mỹ Châu doanh nghiệp vừ sản xuất vừa kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng đa dạng Lượng khách hàng công ty phong phú, hàng tháng công ty phân phối số lượng lớn sản phẩm, với số lượng cơng nợ phải thu khách hàng tăng cơng tác hạch tốn quản lý nợ phải thu khách hàng công việc kế tốn quan trọng cơng ty Xuất phát từ vấn đề thực đề tài nghiên cứu “Cơng tác hạch tốn quản lý nợ phải thu khách hàng công ty cổ phần Mỹ Châu “ 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu đánh giá thực trạng cơng tác hạch tốn quản lý nợ phải thu khách hàng công ty cổ phần mỹ châu ,từ đưa số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng công ty thời gian tới 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Thực trạng tình hình nợ phải thu khách hàng công ty CP Mỹ Châu - Xem xét tình hình quản lý nợ tình hình thu hồi nợ cơng ty CP Mỹ Châu - Xem khác lý thuyết học trường với thực tế công ty làm 1.4 Phạm vi nghiên cứu - phạm vi nội dung : cơng tác hạch tốn quản lý nợ phải thu nợ phải thu công ty cổ phần Mỹ Châu - phạm vi không gian : đề tài đươc nghiên cứu công ty cổ phần Mỹ Châu - Phạm vi thời gian :thời gian nghiên cứu đề tài từ 12/4/2009 đến 27/4/2009 PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Khái niệm nguyên tắc hạch toán nợ phải thu khách hàng (chế độ kế toán) * khái niệm - Nợ phải thu phận tài sản doanh nghiệp bị doanh nghiệp cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi * Nguyên tắc hạch toán: -Phải chi tiết theo đối tượng phải thu ghi chép theo lần toán -Trường hợp bán hàng thu tiền khơng phản ánh vào khoản phải thu khách hàng -Phải tiến hành phân loại khoản nợ phải thu thành loại Có thể trả hạn, khó địi khơng có khả thu hồi để có xác định số dự phịng phải thu khó địi có biện pháp xử lý -Mọi khoản toán với khách hàng phải ghi chép phản ánh vào sổ sách kế toán sở chứng từ liên quan lập theo phương pháp quy định như: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bàn giao nhận hàng, chứng từ toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng hố bị trả lại, biên đối chiếu cơng nợ, biên bù trừ cơng nợ, biên xố nợ… *Nội dung phản ánh: Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Bên Nợ: -Số tiền phải thu khách hàng sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ giao, dịch vụ cung cấp xác định bán kỳ -Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Bên Có: -Số tiền khách hàng trả nợ -Số tiền nhận ứng trước, trả trước khách hàng -Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau giao hàng khách hàng có khiếu nại -Doanh thu số hàng bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT khơng có thuế GTGT) -Số tiền chiết khấu tốn chiết khấu thương mại cho người mua Số dư bên nợ: -Số tiền phải thu khách hàng Tài khoản có số dư bên có - phản ánh số tiền nhận trước số thu nhiều số phải thu khách hàng theo chi tiết đối tượng cụ thể 2.2 Sơ đồ kế toán TK 131 Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán TK 131 doanh nghiệp chịu thuế theo phương pháp khấu trừ thuế TK 131 TK 532, 521 TK 511 Giảm giá, CKTM Thu từ bán hàng TK 333,(3331) TK 333,(3331) TK 635 Số tiền khấu trừ CKTT TK 111,112 TK 111, 112 Thu tiền có khấu trừ CKTT Trả lại tiền cho khách hàng bị trả lại TK531 Giá bán chưa thuế hàng Đã bán bị trả lại TK 139, 642 Xoá nợ cho khách hàng PHẦN III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1 Phương pháp thu thập số liệu Phương pháp thu thập số liệu cách thức thu thập tài liệu ,thơng tin có sẳn sách báo , tạp chí, internet điều tra thực tế phục vụ đề tài nghiên cứu Trong đề tài, số liệu thu thập từ phịng kế tốn , phịng kinh doanh tình hình tài sản nguồn vốn, tình hình lao động, kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 3.2 Phương pháp xử lý số liệu Là phương pháp quạn trọng ảnh hưởng đến chất lượng thông tin chất lượng đề tài Các thông tin thu thập nhiều phải qua xử lý sử dụng 3.3 Phương pháp phân tích Phân tích số liệu phương pháp dùng lý luận dẫn chưng cụ thể tiến hành phân tích theo chiều hướng biến động vật, tượng, tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến kết tượng phạm vi nghiên cứu Trong phân tích sử dụng thống kê so sánh để thấy khác biệt,xu hướng biến động qua năm tiêu phân tích PHẦN IV THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4.1 Đặc điểm công ty 4.1.1 Khái qt chung cơng ty - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN MỸ CHÂU - Tên nước ngoài: MY CHAU JOINT STOCK COMPANY - Giám đốc : Phạm xuân Hồng - Tel: 0321.937823 - Fax: 0321.937823 Trụ sở chính: Số 161 Phố Nối, thị trấn Bần Yên Nhân, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên Công ty cổ phần Mỹ Châu thành lập vào ngày 18/04/2007, gồm thành viên theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Hưng Yên số: 0503000211 Công ty cổ phần Mỹ Châu với tên viết tắt MY CHAU., JSC ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: - Lắp đặt phông, bạt, biển quảng cáo; - In dịch vụ in - Trang trí nội, ngoại thất Để thực tốt chức kinh doanh cơng ty ln: - Phấn đấu thực tốt việc tuân thủ sách kinh tế Nhà nước - Thực đầy đủ quyền nghĩa vụ Nhà nước - Thường xuyên mở rộng thị trường kinh doanh, khai thác sử dụng có hiệu nguồn vốn, thực tốt quan hệ tốn quản lý tốt cơng nợ - Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động Từ thành lập tới công ty hoạt động không ngừng phát triển, tương lai công ty mở rộng ngành nghề kinh doanh tạo việc làm cho không lao động xã hội 4.1.2 Đặc điểm máy quản lý công ty Công ty cổ phần Mỹ châu doanh nghiệp thành lập với quy mô nhỏ nên cấu tổ chức công ty tương đố đơn giản gọn nhẹ Cơ cấu công ty đựoc xếp theo chức nhiệm vụ phòng ban đảm bảo thống ,tự chủ phối hợp nhịp nhàng phòng ban Sơ đồ 2: Tổ chức máy quản lý Công ty: Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phòng Phòng Phòng Kỹ Kinh Kế Thuật doanh Toán Hội Đồng quản trị: Tham mưu cho ban GĐ điều hành cơng ty, đồng Tốn thời định quan trọng Toán Giám đốc : người đạo cao , đồng thời người chịu trách nhiệm tình hình hoạt động cơng ty trước pháp luật Phòng kinh doanh : chịu trách nhiệm vạch chiến luợc kinh doanh cho công ty ,tìm hiểu ,khảo sát nhằm mở rộng thị trường tìm nhi ều đối tác ,chăm sóc khách hàng tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ tới , đề xuất biện pháp điều hành ,chỉ đạo kinh doanh Phịng kế tốn : Có chức hạch tốn q trình kinh doanh cơng ty Lập Báo cáo tài ,cung cấp thơng tin tình hình kinh doanh cơng ty Đông thời thực chế độ cho cơng nhân viên cơng ty Phịng kỷ thuật : phụ trách lắp đặt ,thiết kế phông bạt quảng cáo ,in dịch vụ in ,trang trí nội thất ,giám sát việc thực cơng trình ,phụ trách chất lượng cơng trình Đồng thời quản lý hàng kho 4.1.3 Tổ chức máy kế tốn hình thức ghi sổ cơng ty 4.1.3.1 Tổ chức máy kế tốn cơng ty Do quy mơ tổ chức kế tốn cơng ty tuơng đối nhỏ đạo ban giám đốc nên máy kế tốn cơng ty tương đối đơn giản Tổ chức máy công ty đựơc thể qua sơ đồ sau : Sơ đồ 3: Tổ chức máy kế tốn cơng ty Kế tốn trưởng Kế toán viên kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế tốn trưởng : có nhiệm vụ hạch tốn tồn hoạt động kinh doanh cơng ty Hàng quý lập báo cáo tài ,thực giao dịch với ngân hàng Báo cáo thuế với quan nhà nước Kế tốn viên : có nhiệm vụ giúp việc cho kế toán trưởng ,tập hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày Viết hoá đơn ,lập phiếu thu phiếu chi Theo dỏi chấm công lao động ,soạn thảo hợp đồng kinh tế.Là người có nhiệm vụ kế tốn cơng nợ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt cho công ty Được phép chấp nhận xuất tiền theo lệnh giám đốc Theo dõi ghi chép sổ quỹ đầy đủ ,chính xác Hàng tháng lập báo tình hình quỹ công ty Phụ trách phát lương hàng tháng cho công nhân viên 4.1.3.2 Hệ thống chứng từ sổ sách công ty Công ty cổ phần Mỹ Châu áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn “Nhật ký chung “ thực phần mềm kế toán máy easy accounting Hàng ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh phần mềm trình tự ghi sổ kế tốnthao hình thức kế toán “nhật ký chung” sau Sơ đồ : Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký mua hàng, bán hàng Sổ nhật ký chung Sổ TK 111, 112, 131, 511, 632 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài 10 Sổ doanh thu, hàng hố, cơng nợ Bảng tổng hợp sổ chi tiết nhà quản trị lập kế hoạch tài để đạt hiệu cao Do kết hoạt động doanh nghiệp quan trọng ,thể kết hoạt động doanh nghiệp có hiệu hay không , để đối tác cân nhắc có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không kết sản xuất kinh doanh nghiệp doanh nghiệp thể qua bảng Bảng 3: Tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty qua năm (2007 – 2008) Chỉ tiêu DT BH CCDV Năm 2007 Năm 2008 So sánh (08/07) ± 1.050.243.412 1.465.945.632 415.702.220 Giá vốn hàng bán 957.419.766 1.222.873.398 265.453.632 % 39.58 27.72 CP tài CP quản lý kinh doanh LN từ hoạt động kinh doanh 99.331.009 212.019.870 112.688.861 13.45 -6.507.363 31.052.364 37.559.927 477.18 Nhìn vào bảng ta thấy doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng đáng kể tăng 39.58% thể phát triển mạnh mẻ công ty, năm 2008 cơng ty có nhiều đơn đặt hàng Giá vốn tăng tương ứng với tăng doanh thu Năm 2007 giá vốn 957.419.766 đồng Năm 2008 tăng lên 1222873398 đồng tăng 27.72% Bên cạnh chi phí quản lý doanh nghiệp tăng đột biến.Cụ thể năm 2007 99.331.009 đồng, năm 2008 212.019.870 đồng tăng 113.45% Trong năm 2007 doanh nghiệp bị lỗ 6.507.363 đồng nguyên nhân công ty thành lập chí phi mua sắm trang thiệt bị lớn ,chi phí quản lý doanh nghiệp lớn,chưa có nhiều đơn đặt hàng sang năm 2008 doanh nghiệp có lãi 31.052.364 đồng Năm 2008 năm khủng hoảng kinh tế mà doanh nghiệp có mức tăng lợi nhuận doanh thu ta thấy bước hướng công ty hoạt động kinh doanh 4.2.1 4.2 thực trạng vấn đề nghiên cứu Thực trạng kế tốn nợ cơng ty 16 Khách hàng chủ yếu Công ty cổ phần Mỹ Châu bao gồm đối tượng là: cá nhân ,các doanh nghiệp,và đại lý số tỉnh lân cận Các cá nhân chủ yếu cá cá nhân kinh doanh nhỏ ,hoặc nhân khơng kinh doanh có nhu cầu mặt hàng công ty Các khách hàng cá nhân chiếm khoảng 20 % chủ yếu cá hộ kinh doanh nhỏ thuộc địa bàn tỉnh Hưng Yên Đối tượng khách hàng thường dùng phương pháp tốn chủ yếu tiền mặt ,khơng cho nợ kéo dài.Khách hàng doanh nghiệp chiếm khoảng 40% Đối tượng khách hàng áp dụng nhiều phương thức toán khác nhau, tuỳ thuộc vào đối tượng cụ thể, khách hàng quen cơng ty giao hàng mà chưa lấy tiền chờ thời gian tuỳ theo hợp đồng kinh tế công ty khách hàng mà thu tiền khách hàng phải thu tiền Để mở rộng thị trường công ty sẻ trừ tiền vận chuyển, khách hàng mua nhiều giảm giá Đối tượng đại lý cấp chiếm khoảng 40%, đại lý thường mua với số lượng lớn, đại lý đặt trước tiền hàng , tốn trả chậm tuỳ thuộc vào mối quan hệ với cơng ty Quy trình chứng từ hợp đồng -> phiếu xuất kho -> hoá đơn giá trị gia tăng -> sổ chi tiết -> sổ nhật ký chung -> sổ Ví dụ: - Theo hố đơn bán MU/2008B số 34 Ngày 11/12/2008 in bạt, băng zôn ,cắt chữ cho Nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH với tổng số tiền 1.858.788 đồng, thuế GTGT 168.980 đồng Phiếu thu PT210 ngày 31/12/2008 Nhà máy chế tạo phụ tùng ô tơ xe máy DETECH tốn tiền hàng tổng số tiền 1.858.788 đồng Dưới hoá đơn GTGT (Biểu 1) mô tả hoạt dộng bán hàng công ty cho khách hàng nhà máy chế tạo phụ tùng ôtô xe máy DETECH Đây khách hàng thường xuyên công ty nên Cty cho phép KH chưa trả tiến sau nhận hoá đơn đỏ Trong hoá đơn tổng giá trị hàng hoá dịch vụ 1.858.788 đồng nhà máy chế tạo phụ tùng ôtô xe máy DETECH toán tiền mặt cho cơng ty sau nhận hố đơn đỏ 17 biểu 1: hoá đơn 18 Để hạch toán nghiệp vụ toán, kế toán sử dụng tài khoản 131phải thu khách hàng mở sổ chi tiết cho đối tượng.Cuối tháng tổng số dư tài khoản chi tiết phải khớp tài khoản tổng hợp Khi khách hàng tốn tiền hàng kế tốn viết phiếu thu để xác định số tiền mặt , vàng bạc đá quý thực tế nhập quỹ làm thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ nghiệp vụ toán tiền hàng ( bao gồm toán tiền hàng) Phiếu thu kế toán lập liên, thủ quỹ liên để ghi sổ quỹ, liên giao cho khách hàng , liên lại nơi lập phiếu Cuối ngày toàn phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế để ghi sổ kế tốn Q trình tốn minh hoạ cụ thể với khách hàng nhà máy phụ tùng ơtơ xe máy DETECH Theo hố đơn bán hàng MU/2008B, số 34 ngày 11/12/2008 tiền về chậm hơn.Do xuất hố đơn kế tốn ghi: Nợ TK 131: 1.858.788 đ Có TK 511: 1.689.808đ Có TK 3331: 168.980đ Cuối tháng KH tốn kế tốn ghi: Nợ TK 111: 1.858.788đ Có TK 131: 1.858.788đ Căn vào hố đơn bút toán định khoản kế toán vào sổ chi tiết riêng cho khách hàng Sau số liệu ghi nhận vào sổ nhật ký chung sổ nhật ký tài khoản Sổ chi tiết khách hàng mở theo tháng, dùng để theo dõi tình hình tốn với khách hàng Những khách hàng có quan hệ thường xun mở riêng trang sổ, cịn khách hàng có quan hệ khơng thường xun theo dõi chung tờ sổ, nghiệp vụ ghi dòng theo thứ tự thời gian Hằng ngày, vào chứng từ nhận được, 19 kế toán ghi nội dung cần thiết vào sổ chi tiết toán với đối tượng liên quan - Căn vào chứng từ này, kế toán ghi sổ chi tiết tốn khách hàng thích hợp Đầu tháng kế toán lập sổ chi tiết toán với khách hàng chuyển số dư cuối tháng trước sang tiêu “ dư Có dư Nợ đầu kỳ” chi tiết cho khách hàng Trong tháng vào chứng từ liên quan kế toán ghi nghiệp vụ phải thu với khách hàng Phần công nợ phải thu với khách hàng vào hố đơn bán hàng để ghi Cuối tháng, kế toán cộng số phát sinh nợ, phát sinh có, số dư cuối kỳ để làm ghi sổ tổng hợp chi tiết TK 131 20