Lêi më ®Çu 1 Lêi më ®Çu Trong nÒn kinh tÕ hiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu ngµy cµng ph¶i ®èi mÆt víi sù c¹nh tranh g¨y g¾t Muèn ®øng v÷ng , tån t¹i vµ ph¸t triÓn, doanh nghiÖp[.]
1 Lời mở đầu Trong kinh tế nay, doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập ngày phải đối mặt với cạnh tranh găy gắt Muốn đứng vững , tồn phát triển, doanh nghiệp phải tìm kiếm mở rộng thị trờng Do đó, doanh nghiệp lĩnh vực đà hình thành nên hệ thống lớn nhà cung cấp khách hàng Tuy nhiên, với chiến lợc kinh doanh mình, doanh nghiệp thờng muốn chiếm dụng vốn đơn vị khác, nên hoạt động toán thờng không kèm với hoạt động giao nhận hàng hoá, từ hình thành nên công nợ toán Hệ thống khách hàng nhà cung cấp lớn công nợ phát sinh nhiều Mặt kh¸c, doanh nghiƯp xt nhËp khÈu, vèn kinh doanh chủ yếu vốn lu động Nếu doanh nghiệp không đảm bảo cân đối đợc nợ phải thu khách hàng với nợ phải trả ngời bán dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng gây ổn định tài chính, làm giảm khả toán Chính vậy, việc quản lý tốt công nợ toán với khách hàng nhà cung cấp điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn định tài chính, khả toán cho doanh nghiệp Để thực tốt vấn đề này, công tác hạch toán cần phải đợc tổ chức để vừa phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa đảm bảo tổng hợp đợc thông tin cung cấp cho nhà quản trị Xuất phát từ yêu cầu trên, trình thực tập Công ty xuất nhập đầu t Hà Nội, em đà tiến hành chọn đề tài: Hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ toán với khách hàng nhà cung cấp hớng tới nâng cao hiệu công tác quản lý công nợ toán công ty xuất nhập đầu t Hà Nội Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu thực trạng công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ toán với khách hàng nhà cung cấp công ty, qua đánh giá để tìm giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, hớng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ toán công ty để nâng cao hiệu kinh doanh công ty Kết cấu đề tài Lời mở đầu Kết luận,gồm ba chơng: Chơng I: Tổng quan công ty xuất nhập đầu t hà nội Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ toán với khách hàng, nhà cung cấp công ty xuất nhập đầu t hà nội Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ toán với khách hàng nhà cung cấp hớng tới nâng cao hiệu qủa quản lý công nợ toán với đối tợng Chơng I Tổng quan công ty xuất nhập đầu t hà nội I Lịch sử hình thành trình phát triển Công ty xuất nhập đầu t Hà Nội có tên giao dịch đối ngoại Hanoi import-export investment corporation tên điện tín UNIMEX HANOI Trụ sở công ty đợc đặt số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội UNIMEX Hà Nội công ty thành viên Liên hiệp công ty xuất nhập đầu t Hà Nội Trụ sở công ty đồng thời văn phòng hoạt động Liên hiệp công ty xuất nhập đầu t Hà Nội .C«ng ty hiƯn cã chi nhánh trực thuộc: _ Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 33 Phan Đình Phùng, quận Phú Nhuận) ._ Chi nhánh Hải Phòng ( Địa chỉ: 46, Điện Biên Phủ, Hải Phòng ) _ Tỉng kho CÇu DiƠn ._ XÝ nghiƯp chÌ Thđ Đô Công ty thức hoạt động từ tháng năm 1962 theo định số 3618/ TC-QĐ ngày 4-6-1962 Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên gọi Công ty kinh doanh hàng xuất Đây đơn vị kinh doanh ngành ngoại thơng Thành phố Hà Nội Tuy nhiên, nhu cầu kinh doanh sản xuất hàng xuất nhập thành phố ngày tăng nên đến năm 1965, Sở ngoại thơng Hà Nội đợc thành lập Công ty kinh doanh hàng xuất công ty trực thuộc Nhng Sở ngoại thơng Hà Nội hoạt động đến năm 1968 tiến hành giải thể chức xuất nhập hàng hoá lại chuyển lại cho Công ty kinh doanh hàng xuất Năm 1975, với sách ngoại thơng để phát triển kinh tế đất nớc, Uỷ ban nhân dân thành phố định thành lập Công ty ngoại thơng Hà Nội Công ty đợc hình thành sở bổ sung chức nhiệm vụ Công ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, trạm sản xuất, gia công hàng xuất trớc chuyển thành xí nghiệp trực thuộc Công ty Đến năm 1980, thực chủ trơng Nhà nớc cho phép số đơn vị ngoại thơng thành phố lớn ®ỵc tham gia xt nhËp khÈu trùc tiÕp, ban nhân dân thành phố Hà Nội định thành lập Liên hiệp công ty xuất nhập Hà Nội Cho đến cuối năm 1991, để phù hợp với yêu cầu phát triển giai đoạn mới, hoạt động công ty đợc tăng thêm chức đầu t liên doanh với nớc Liên hiệp đợc đổi tên thành Liên hiệp công ty Xuất nhập đầu t Hà Nội Trong giai đoạn kinh tế chuyển từ chế tập trung quan liêu, quan liêu bao cấp sang chế thị trờng, với mục đích xếp, chấn chỉnh tổ chức lại doanh nghiệp Nhà nớc để tiến hành hoạt động kinh tế có hiệu hơn, theo định Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, công ty trực thuộc Liên hiệp công ty đợc phép thành lập lại, phần kinh doanh Văn phòng Liên hiệp công ty đợc tách thành Công ty Xuất nhập đầu t Hà Nội Công ty chịu quản lý nhân Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đồng thời chịu quản lý Nhà nớc chuyên môn nghiệp vụ kinh tế ngoại thơng Bộ Thơng Mại Trong trình hoạt động qua nhiều năm, công ty đà hình thành đợc mối quan hƯ réng lín víi rÊt nhiỊu nhµ cung cÊp khách hàng thị trờng nớc Với đặc điểm kinh doanh riêng, lợi công ty tiến hành hoạt ®éng kinh doanh cịng nh viƯc më réng quy m« kinh doanh sau II Chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh công ty Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập tổng hợp theo yêu cầu thành phố, theo nhu cầu thị trờng nớc nớc Công ty tiến hành thu mua loại hàng hóa mà thị trờng nớc cần, kết hợp với sản phẩm sản xuất, chế biến gia công để nhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, bán buôn- bán lẻ hàng nhập khẩu, tiến hành nhận uỷ thác xuất nhập hàng hoá cho đơn vị khác, tổ chức hợp tác đầu t với nớc ngoài, liên doanh sản xuất kinh doanh víi c¸c tỉ chøc kinh tÕ mäi lÜnh vùc Với chức năng, nhiệm vụ nh trên, hoạt động kinh doanh công ty đợc tổ chức gồm bốn hoạt ®éng chÝnh sau: nhËp khÈu trùc tiÕp ®Ĩ b¸n néi địa, nhận uỷ thác nhập để thu hoa hồng, mua hàng nội địa để xuất nớc ngoài, nhận uỷ thác xuất để thu lợi nhuận Ngoài công ty tiến hành thêm hoạt động đầu t vào kinh doanh bất động sản, dịch vụ đầu t khách sạn, du lịch III Đặc điểm thị trêng Từ thành lập nay, hoạt động chủ yếu công ty xuất nhập hàng hoá, mua đi, bán lại để thu chênh lệch lợi nhuận Ngoài ra, công ty tiến hành thu lợi nhuận từ kinh doanh dịch vụ nh nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, cho thuê nhà khoĐối với thị trĐối với thị trờng nớc ngoài, công ty tìm kiếm nguồn hàng nớc để xuất Trong đó, để phục vụ cho thị trờng nớc, nguồn hàng công ty vừa đợc nhập từ nớc ngoài, vừa đợc tìm kiếm nớc tiến hành giao dịch mua đi, bán lại để thu lợi nhuận Các khách hàng công ty Các khách hàng khách hàng mua hàng hoá công ty Nhóm khách hàng gồm nhiều công ty khác nhau, nớc Theo số liệu năm 2002, xem xét nhóm khách hàng thị phần khách hàng nội địa chiếm khoảng 57% khách hàng nớc chiếm khoảng 43% tổng doanh thu 76.855.807.800 đ Hàng hóa nhập để tiêu thụ nớc thờng hàng hoá phục vụ cho công nghiệp nh máy móc, thiết bị nguyên vật liệu công nghiệp Nhóm khách hàng nớc tập trung vào khu vực Châu Âu, Châu Bắc Mĩ Nếu xét nhóm khách hàng này, theo số liệu năm 2002, tổng doanh thu xuất 33.081.480.450 đ, thị phần khu vực tơng ứng 31,8% ; 50,2% 18% Hàng hoá xuất chủ yếu hàng nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ hàng thuỷ sản Với thị trờng Châu Âu, hàng hoá xuất sang nớc nh Pháp, ý, Na Uy, AnhĐối với thị trThị trờng Châu gồm Philippin, Nam Triều Tiên, Nhật Bản, SingaporeĐối với thị tr Ngoài ra, có khách hàng mà công ty nhận uỷ thác xuất nhập hàng hoá Đây công ty nớc, không đủ điều kiện xuất nhập hàng hoá Tuy hoạt động xuất nhập uỷ thác hoạt động chính, nhng đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty Các nhà cung cấp thờng xuyên cho công ty Hệ thống nhà cung cấp nh hệ thống khách hàng công ty, gồm nớc Công ty giao dịch với nhà cung cấp nớc để nhập loại hàng hoá phục vụ thị trờng nớc Các mặt hàng khác đợc nhập từ nớc vào chất lợng mối quan hệ kinh tế qua nhiều năm Đối với nhà cung cấp nớc, công ty thờng mua hàng hoá phục vụ cho hoạt động xuất khẩu, phần tiêu thụ nớc Công ty tiến hành giao dịch với nhà cung cấp miền, thờng mua mặt hàng nông sản khu vực miền Nam đồ thủ công mỹ nghệ khu vực miền Bắc Hiện nay, công ty có khoảng 100 khách hàng nhà cung cấp nớc.Với số lợng khách hàng nhà cung cấp lớn nh vậy, yêu cầu công tác quản lý công nợ toán cần chặt chẽ Việc quản lý tốt công nợ toán vừa đảm bảo cho lợng vốn lu động luân chuyển hợp lý, vừa đảm bảo giải tốt mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp để giữ vững mối quan hệ làm ăn lâu dài Đây nhiệm vụ công tác hạch toán kế toán với ngời mua ngời bán Do vậy, công tác hạch toán kế toán phận cần đợc xây dựng tốt quy trình hạch toán kế toán nói chung để đảm bảo hỗ trợ đắc lực cho yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh IV Đặc điểm cấu tổ chức máy quản lý kinh doanh công ty Xuất phát từ chức năng-nhiệm vụ công ty, từ cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh công ty đặc điểm thị trờng công ty, để quản lý tốt hoạt động kinh doanh, mô hình sản xuất kinh doanh công ty đợc tổ chức nh sau Sơ đồ máy quản lý kinh doanh công ty TổNG GIáM ĐốC Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức cán Phòng tổng hợp Phòng hành quản trị Bộ phận quản lý cửa hàng Phòng kế toán tài vụ Văn phòng Đảng uỷ Phßng kinh doanh sè Phßng kinh doanh sè Tổng kho Cầu Diễn Xí nghiệ p chè Thủ Đô Phßng kinh doanh sè Phßng kinh doanh sè Phòng kinh doanh số Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hồ Chí Minh Trong mô hình trên: Giám đốc: Là ngời cấp cao công ty có quyền định điều hành kinh doanh theo sách, pháp luật ngời chịu trách nhiệm cao hoạt động công ty trình kinh doanh Phó giám đốc: Là ngời giúp việc chịu quản lý trực tiếp Tổng giám đốc Cả hai Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm công việc trớc Tổng giám đốc Các phòng ban lại thực chức nhiệm vụ riêng theo quy định Các phòng ban đợc chia làm hai khối khối quản lý hành khối kinh doanh Khối quản lý hành gồm phòng nh Phòng tổ chức cán bộ, Phòng hành quản trị, Văn phòng Đảng uỷ, Phòng tổng hợp Khối kinh doanh gồm phòng kinh doanh, Phòng kế toán tài vụ chi nhánh Hiện phòng kinh doanh có chức ngang việc tìm kiếm khách hàng nhà cung cấp để nâng cao tính tự chủ hoạt động, nâng cao hiệu kinh doanh nói chung công ty V Tổ chức hạch toán kế toán công ty Tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán đợc tổ chức để nhằm phản ¸nh, theo dâi c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh trình hoạt động công ty Để thực tốt chức này, máy kế toán cần tổ chức trớc hết theo cấu chung sau tổ chức dựa đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Tại công ty xuất nhập đầu t Hà Nội, máy kế toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến theo mô hình sau Mô hình tổ chức máy kế toán Kế toán trởng Phó phòng Quản lý chung Kế Kế Phó phòng Kế toán tổng hợp Kế Kế Kế Kế Thủ Kế nhập xuất ơng bảo hiểm tiền mặt tiền gửi ngân theo dõi thuế kho hàng hàng _Kế toán trởng : tổ chức đạo công tác kế toán doanh nghiệp, đề xuất kiến nghị với Ban giám đốc để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh công ty _ Phó phòng 1: quản lý chung tình hình phòng kÕ to¸n, gióp kÕ to¸n trëng viƯc theo dâi công việc nhân viên phòng Phó phòng thay mặt Kế toán trởng đôn đốc, kiểm tra công việc, có trách nhiệm báo cáo tình hình công việc đà thực với cấp _ Phó phòng 2: phụ trách phần kế toán tổng hợp, tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu để xác định kết kinh doanh kì Sau đó, Phó phòng Phó phòng lập báo cáo để gửi lên cấp Cuối năm, hai Phó phòng có trách nhiệm lập toán cho năm vừa qua nh dự toán cho năm tới để trình lên cấp duyệt _ Kế toán tiền lơng khoản bảo hiểm: vào bảng chấm công phòng gửi lên hàng tháng để tổng hợp, lập bảng tính lơng khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xà hội, kinh phí công đoàn cho phòng ban theo quy định Bộ phận có nhiệm vụ theo dõi tình hình toán lơng, khoản tạm ứng, trích trớc cho nhân viên công ty _ Kế toán tiền gửi ngân hàng: tiến hành giao dịch với ngân hàng việc mở L/C, lập khoản vay phục vụ công tác xuất nhập Trong công tác hạch toán, phận có trách nhiệm theo dõi khoản thu, chi đợc toán qua ngân hàng hoạt động xuất nhập khẩu; theo dõi số d tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với thông báo ngân hàng, nhằm tiến hành kiểm tra điều chỉnh kịp thời _ Kế toán tiền mặt: nh kế toán tiền gửi ngân hàng, tiến hành theo dõi khoản thu, chi tiền mặt giao dịch kinh doanh; theo dõi số d tiền mặt để đối chiếu với thủ qũy, nhằm phát sai sót cách kịp thời _ Kế toán theo dõi thuế: tiến hành theo dõi khoản thuế kì nh thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệpĐối với thị tr _ Kế toán kho hàng: theo dõi khoản chi phí nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán Bộ phận theo dõi khoản toán nội công ty chi nhánh, theo dõi tình hình hàng tồn kho, hỗ trợ cho ban giám đốc việc theo dõi tình hình kinh doanh mặt hàng Ngoài ra, phận tiến hành theo dõi khoản thu liên quan đến hoạt động đầu t, kinh doanh dịch vụ _ Thủ qũy: ngời thu, chi tiền thông qua phiếu thu, phiếu chi kế toán tiền mặt lập Ngoài ra, phận hỗ trợ cho kế toán tiền gửi ngân hàng nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng _ Kế toán nhập khẩu: theo dõi nghiệp vụ nhập hàng hóa, khoản toán với ngời bán phát sinh kì _ KÕ to¸n xuÊt khÈu: theo dâi, ghi chÐp c¸c nghiệp vụ xuất hàng hóa, đồng thời theo dõi khoản toán với khách hàng Công tác hạch toán kế toán Tại công ty xuất nhập đầu t Hà Nội, chế độ kế toán đợc áp dụng chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ tài Tuy nhiên, số thay đổi chế độ hạch toán kế toán Thông t 89/2002/TTBTC cha đợc áp dụng công ty Công ty đà áp dụng máy tính công việc kế toán, nhng trình độ nhân viên cha thành thạo nên áp dụng kế toán thủ công kế toán máy Kế toán công ty tiến hành ghi sỉ theo h×nh thøc NhËt ký chung víi hƯ thèng tài khoản nh Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT, kế toán công nợ toán với ngời mua ngời bán sử dụng tài khoản sau: