Đặc điểm, yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thiếu một trong 3 yêu tố: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Trong doanh nghiệp sản xuất biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giấ thành sản phẩm Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là bộ phận của hàng tồn kho được theo dõi và bảo quản lập dự phòng khi cần thiết.
1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Do vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên công tác kế toán nguyên vật liệu trong các DN sản xuất phải được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý tốt vật liệu, thúc đẩy cung cấp đầy đủ kịp thời những vật liệu cần cho sản xuất Dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa hiện tượng mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuát kinh doanh.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Vật liệu là cơ sở sản xuất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau Hạch toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu Từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý Mặt khác tính chính xác kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ thuận lợi hơn cho công việc hoạch toán giá thành của DN Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hoạch toán có những nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL, phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng cho doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của NVL, trong quá trình hoạt động SXKD, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL, trong quá trình SXKD.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vât liệu và công cụ, dụng cụ Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý nguyên vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất Giúp cho việc tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu có liên quan
Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 9 1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau, với nội dung kinh tế và công dụng trong quá trình sản xuất, tính năng lý, hóa học khác nhau Để có thể quản lý tốt một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại, từng thứ NVL, phục vụ cho nhu cầu quản lý DN, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính : Là những loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Vì vậy, khái niệm NVL chính gắn liền với từng DN sản xuất cụ thể Trong các DN kinh doanh thương mại, dịch vụ… không đặt ra khái niệm NVL chính, vật liệu phụ.
Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hóa.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài tăng thêm chất lượng của sản phẩm, hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình SXKD tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn và thể khí.
+ Phụ tùng thay thế : Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB) : Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB. + Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên như phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất và khi thanh lý tài sản cố định…
- Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu vật liệu:
+ Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên liệu vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nguồn nhập:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: thu mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. + Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh.
+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu được biếu tặng.
+ Nuyên vật liệu được cấp phát.
Tuỳ vào mỗi căn cứ khác nhau doanh nghiệp phân chia nguyên vật liệu thành các loại khác nhau Việc phân chia nguyên vật liệu giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế vai trò, chức năng của từng loại NVL trong sản xuất, từ đó có biện pháp tích cực trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu
* Khái niệm: Đánh giá NVL, là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL, theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.
* Nguyên tắc đánh giá: Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan.
Tất cả các nguyên vật liệu được sử dụng ở các doanh nghiệp đều phải tôn trọng nguyên tắc phản ánh giá gốc( bao gồm: giá mua, chi phí thu mua và chi phí vận chuyển), giá gốc không kể thuế phải nộp được khấu trừ Tuy nhiên theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho nếu thời điểm cuối kỳ giá trị thực hiện được của nguyên vật liệu nếu nhỏ hơn giá gốc thì doanh nghiệp được báo cáo theo vía trị có thể thực hiện được trên BCTC.
Giá trị có thể Giá trị có thể bán được Chi phí phải bỏ thêm thực hiện được tại thời điểm cuối kỳ để bán được
1.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Giá gôc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá mua chưa có thuế
Các khoản thuế không được hoàn lại
Các chi phí thu mua thực tế
Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua
Trong đó các chi phí thu mua thực tế, gồm :
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,…NVL, từ nơi mua về đến kho của DN
+ Công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm :
+ Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt
Lưu ý: Vật liệu mua ngoài từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tính vào giá nhập kho Khoản thuế GTGT nộp khi mua vật liệu cũng được tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Với vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất: Giá thực tế ghi sổ của vật liệu khi nhập kho là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu được sản xuất ra.
- Với vật liệu thuê ngoài, gia công chế biến:
Giá thực tế NVL nhập kho
Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến
+ Chi phí vc, bốc dỡ đến nơi chế biến +
Chi phí thuê ngoài gia công chế biến
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn:
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
= Giá do các bên tham gia xác định + Chi phí tiếp nhận
- Giá thực tế phế liệu thu hồi:
Giá thực tế của phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính nhập kho hoặc có thể bán được.
- Với nguyên vật liệu được tặng, thưởng:
1.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng Cụ thể như sau:
* Phương pháp giá thực tế đích danh :
Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi NVL, theo từng lô hàng, khi xuất kho NVL, thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính giá thực tế
Giá thực tế NVL nhập kho
Giá thị trường tương đương (hoặc giá NVL ghi trên biên bản bàn giao)
Chi phí tiếp nhận(nếu có) xuất kho Thường được sử dụng trong doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được.
* Phương pháp giá thực tế bình quân :
Giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân
Trong đó: Đơn giá bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:
- Một là: Giá bình quân cuối kì trước.
Giá của nguyên vật liệu xuất dùng được tính theo đơn giá bình quân cuối kì trước Cách tính của phương pháp này như sau: Đơn giá BQ cuối kỳ trước
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước (Đầu kỳ này)
Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước (Đầu kỳ này)
- Ưu điểm: Phương pháp này tính giá khá đơn giản cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động NVL trong kỳ
- Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL nên sử dụng phương pháp này thì việc tính giá thiếu chính xác khi thị trường giá NVL biến động.
- Hai là: Giá bình quân gia quyền Đơn giá BQ gia quyền
Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhâp trong kỳ
Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều.
- Ưu điểm: Đơn giản dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết NVL không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật tư.
- Nhược điểm: Trường hợp giá cả biến động thì độ chính xác của phương pháp này không cao Công việc tính toán lại dồn vào cuối kỳ nên ảnh hưởng tới tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý Cách tình này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Ba là: Giá bình quân liên hoàn (BQ sau mỗi lần nhập) Đơn giá BQ liên hoàn
Trị giá NVL lần (n-1) + Trị giá NVL nhập (n)
Số lượng NVL lần (n-1) + Số lượng NVL nhập lần (n)
Theo phương pháp này: Sau mỗi lần nhập NVL kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất. Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
- Ưu điểm: Phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác nhất phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.
- Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với đơn vị sử dụng kế toán máy.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 17 1 Chứng từ kế toán sử dụng
Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
* Thủ tục nhập kho: Khi vật tư về đến nơi có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách…Ban kiểm nghiệm căn cứ kết quả thực tế và ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa” Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở Hóa đơn mua vật tư và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho ghi số vật tư thực nhập vào phiếu nhập kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
* Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị bộ phận phụ trách cung ứng vật tư, bộ phận phụ trách cung ứng vật tư đề nghị lên ban giám đốc ký duyệt Sau khi đã được ban giám đốc phê duyệt, bộ phận cung ứng vật tư sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư rồi giao cho người nhận đến kho để lĩnh Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.3.1 Phương pháp thẻ song song:
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị.
- Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại).Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý.
- Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế
1.3.3.2 Phương pháp sổ số dư
- Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật.
- Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
- Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên Nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
- Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng.
Bảng luỹ kế chứng từ nhập
Bảng luỹ kế chứng từ nhập
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,xuất ,tồn nguyên liệu vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.Thẻ kho là số tờ rời Nếu đóng thành quyển gọi là sổ kho Thẻ rời sau khi dùng xong phải đóng thành quyển có chữ ký của giám đốc Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho Phòng kế toán lập thẻ và ghi chỉ tiêu : Tên, nhãn hiệu, quy cách ,đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm, hàng hóa, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho tong thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại với sổ kế toán tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng :
- Ưu điểm: Giam được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nghiệp vụ không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiếtNVL nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 23 1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Tài khoản kế toán sử dụng
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm NVL kế toán sử dụng tài khoản 151,152, 331, và một số tài khoản khác có liên quan.
- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vật tư, hàng hóa công ty đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thánh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này nhập kho.
- Bên ghi nợ: Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường tăng thêm trong kỳ
- Bên ghi có:Trị giá vật tư, hàng hóa đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Số dư nợ: Phản ánh trị giá vật tư hàng hóa đang đi đường cuối kỳ.
- Hàng hóa, vật tư được coi là thuộc quyền sở hữu của DN nhưng chưa nhập kho, bao gồm:
+ Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển.
+ Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
- Kế toán hàng mua đang đi đường được ghi nhận trên TK 151 theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho.
- Hàng ngày, khi nhân được Hóa đơn mua hàng, nhưng hàng chưa về nhập kho kế toán chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.
Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và Hóa đơn mua hàng, ghi sổ trực tiếp vào các TK 152 - Nguyên liệu vật liệu, TK 156 - Hàng hóa, TK 158 - Hàng hóa kho bảo thuế.
Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ hóa đơn mua hàng ghi vào TK 151- Hàng mua đang đi đường.
Kế toán phải mở chi tiết để theo dõi nội dung mua hàng đang đi đường : Theo từng chủng loại hàng hóa, vật tư, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế.
- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
+ Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công,chế biến, nhận vốn góp hoặc từ các nguồn khác.
+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
+ Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn
+ Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá.
- Số dư nợ : Phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK111, TK112, TK128, TK141, TK331,TK133
- TK 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại NVL trong kho của doanh nghiệp.
- Kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL trên TK 152 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho Nội dung giá gốc cúa NVL được xác định tùy theo từng nguồn nhập.
- Kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL.
- Tài khoản 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
- TK 1331 : thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, vật tư.
- TK1332 : thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ.
TK này mở và áp dụng với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Bên ghi nợ :Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại hoặc được giảm giá.
+ Số thuế GTGT đầu vào đã được hoãn lại
+ Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả
- TK 133 chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đối với hàng hóa,dịch vụ mua dùng đồng thời cho SXKD hàng hóa,dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp phải hạch toán riêng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm (%) giữa doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nđược tính vào giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất tùy thuộc vào từng trương hợp cụ thể. Trường hợp số thuế GTGT không được khấu trừ có giá trị lớn thì tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán sau.
- Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được dùng chứng từ đặc thù (như tem bưu điện, vé cước vận tải,…) ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT thì doanh nghiệp căn cứ vào giá hàng hóa, dịch vụ mua vào đã có thuế GTGT để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Đối với cơ sở sản xuất nông - lâm - ngư nghiệp xuất khẩu sản phẩm do mình trực tiếp nuôi, trồng, đánh bắt khai thác, thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng trực tiếp cho giai đoạn khai thác.
- Hàng hóa mua vào bị tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, bị mất, xác định do trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân phải bồi thường thì số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa này được tính vào giá trị hàng hóa tổn thất phải bồi thường, không được tính vào số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ khi kê khai thuế GTGT phải nộp.
- Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai khấu trừ khi xác định thuế GTGT phải nộp của tháng đó.
- Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ > số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào bằng (=) Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của tháng đó, số thuế GTGT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào các kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế theo quy định của Luật thuế GTGT.
Trường hợp Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào phát sinh trong tháng nhưng chưa kê khai kịp thì được kê khai khấu trừ vào các tháng tiếp sau quy định của Luật thuế GTGT.
- Đối với doanh nghiệp kinh doanh, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT được chuyển sang nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, được khấu trừ số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào phát sinh kể từ tháng được áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào trước tháng được áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán
+ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
Phương pháp hạch toán
Kế toán tổng hợp vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:
* Kế toán tổng hợp tăng vật liệu:
+Trường hợp hàng về hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 133(1331): thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
Có TK 111,112,331,311 : tổng giá thanh toán.
+ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo giá tạm tính Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế , theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn và giá tạm tính Nếu chênh lệch tăng thì ghi đen, nếu chênh lệch giảm thì ghi đỏ cho số chênh lệch.
Nợ TK 152(chi tiết): Giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
+ Trường hợp hàng đang đi trên đường: nếu trong tháng đã nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phản ánh :
Nợ TK 151 : Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111,112,331,311 Tổng giá thanh toán.
Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đường khi hàng về Sang tháng, khi hàng về nhập kho hoặc giao cho bộ phận sản xuất, bán hàng kế toán ghi:
Nợ TK 621: Chuyển thẳng xuống bộ phận sản xuất
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 632 : Giao bán ngay
Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường theo giá chưa thuế
- Đối với vật liệu nhập khẩu, kế toán cần phải phản ánh số thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu.
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu.
Có TK 333(3333): Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu:
+ Nếu vật liệu mua về được dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chọn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT của vật liệu được khấu trừ , kế toán ghi:
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333(33312): Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu.
+ Nếu vật liệu nhập về được dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hay dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng thì thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị hàng mua Kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu
Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng phải nộp
+ Khi mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào)
Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
Các chi phí thu mua, chi phí vận chuyển,bốc dỡ, tiền thuê kho bãi kế toán ghi:
Nợ TK 152,151:Chi phí mua chưa có thuế
Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán.
- Đối với nguyên vật liệu mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế giá trị gia tăng nhưng không tách riêng được, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Cuối kì kế toán tách và xác định thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ % số doanh thu Số thuế đầu vào được tính khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng so với doanh thu trong kì.
- Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 154(chi tiết- tự gia công chế biến)
Có TK 154(chi tiết-thuê ngoài gia công chế biến)
- Tăng do nhận vốn góp liên doanh, được cấp phát, quyên tặng kế toán ghi
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Có 411: Nguồn vốn kinh doanh
- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 128: Đầu tư ngắn hạn
Có TK 222:Góp vốn liên doanh
- Tăng do phát hiện thừa trong kiểm kê, kế toán phản ánh:
Nợ TK 152: Giá trị chưa có thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng
Có TK 111,112,331: Số ghi theo hoá đơn
Có TK 338 (3381) : Giá trị vật liệu thừa
Căn cứ các nguyên nhân xử lý vật liệu thừa:
+ Nếu do nhà cung cấp chuyển nhầm và doanh nghiệp đồng ý mua lại thì ghi:
Nợ TK 338 (3381): Giá trị hàng thừa chưa có thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
+ Nếu xác định là do dôi thừa tự nhiên, trước đây hạch toán vào tài khoản 721 nhưng theo chế độ kế toán hiện hành thì đưa vào tài khoản 711 số hàng thừa:
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa
Có TK 711 + Nếu vật liệu thừa xác định không phải là của doanh nghiệp, kế toán phản ánh vật liệu thừa vào tài khoản ngoài bảng: Nợ TK002- Vật tư, hàng hoá giữ hộ.
+ Tăng do đánh giá lại hoặc thu hồi vật liệu thừa ở khâu sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại vật liệu
Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
* Kế toán tổng hợp giảm vật liệu:
- Xuất kho vật liệu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh :
Tuỳ theo mục đích sử dụng, cuối tháng căn cứ vào các chứng từ (Phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu) giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 621: Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm
Nợ TK 627 : Dùng cho phục vụ quản lý ở các phân xưởng
Nợ TK 641(6412) : Dùng cho nhu cầu bán hàng
Nợ TK 642 (6422) : Dùng cho quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 (2412,2413):Dùng cho XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
- Xuất kho vật liệu để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào giá thực tế xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 154(chi tiết liên quan)
- Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác :
Căn cứ vào vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá và giá thực tế (giá trị ghi sổ) kế toán xác định số chênh lệch và ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 128,222: Giá trị vốn góp
Nợ TK 412 : Nếu chênh lệch giảm
( Có TK 412 : Nếu chênh lệch tăng)
Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất kho.
- Xuất kho vật liệu để bán, cho vay:
Căn cứ vào giá thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Nếu xuất bán
Nợ TK 138(1388): Nếu cho vay
Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu
- Vật liệu giảm do mất mát, thiếu hụt:
Tuỳ theo từng nguyên nhân đã xác định, kế toán ghi:
+ Thiếu hụt trong định mức: được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây ra
+ Thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây ra.
+ Nếu chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Số thực nhập
Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăng theo hoá đơn
Nợ TK 138(1381): Trị giá vật liệu thiếu
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán.
Khi tìm được nguyên nhân xử lý số vật liệu thiếu:
+ Nếu do nhà cung cấp chuyển nhầm, kế toán ghi giảm công nợ và thuế giá trị gia tăng:
Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu thiếu
Có TK 138(1381): Trị giá vật liệu thiếu
Có TK 133(1331): Giảm thuế giá trị gia tăng.
+ Nếu bắt bồi thường, hao hụt vượt định mức:
Nợ TK 138(1388): Số bắt bồi thường
Nợ TK 811: Hao hụt vượt định mức
Có TK 133(1331): Giảm thuế giá trị gia tăng
- Vật liệu giảm do đánh giá lại, căn cứ vào số chênh lệch giảm kế toán ghi:
Kế toán tổng hợp vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp:
* Kế toán tổng hợp tăng vật liệu:
- Khi mua vật liệu trong nước dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:
Kế toán phản ánh giá trị vật tư mua ngoài theo giá mua thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào:
Nợ TK 152: Giá mua có thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 151 : Giá mua có thuế giá trị gia tăng
Có TK 111,112,331 Tổng giá thanh toán.
- Đối với hàng mua đang đi đường, sang tháng khi hàng về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 :Nguyên vật liệu
Có TK 151: Hàng đang đi đường
- Đối với vật liệu nhập khẩu , kế toán phản ánh giá trị thực tế của vật liệu nhạp khẩu bao gồm tổng số tiền thực tế mua ghi:
Nợ TK 152:Trị giá thực tế
Có TK 333(3333): Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng phải nộp
- Các chi phí phát sinh trong khâu mua:
- Các trường hợp tăng do nhận góp vốn liên doanh, do được cấp, biếu tặng,đánh giá lại, thu hồi vật liệu thừa ở khâu sản xuất cũng được định khoản tương tự như các trường hợp tương ứng theo phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp tăng vật liệu do phát hiện thừa trong khâu kiểm kê, căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm kê kế toán ghi:
Nợ TK 152: Trị giá thực tế
Có TK 111,112,331 Số ghi theo hợp đồng
Có TK 338(3381): Trị giá vật liệu thừa
Căn cứ vào nguyên nhân xử lý số vật liệu thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 338(3381): Giá trị vật liệu thừa
Có TK 331: Nếu người bán chuyển nhầm và doanh nghiệp mua lại
Có TK 711: Nếu là dôi thừa tự nhiên.
Hoặc phản ánh vào tài khoản 002 nếu vật liệu thừa xác định không phải của doanh nghiệp.
* Kế toán tổng hợp giảm vật liệu:
Hạch toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu đều được định khoản giống các định khoản ở phần trên Riêng trường hợp vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân được định khoản như sau:
Nợ TK 152: Số thực nhập(theo giá có thuế giá trị gia tăng)
Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu
Có TK 331: Tổng giá thanh toán.
Khi xử lý: Nợ TK 331
Có TK 138(1381) Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện trên các sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4: Trình tự hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Thuê ngoài gia công hoàn thành
Thuế NK phải nộp NSNN
Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
NSNN (nếu không được khấu trừ)
Thuế tiêu thụ đặc biệt 411
Nhận vốn góp liên doanh , cổ phần
Phát hiện thừa khi kiểm kê
… NVL xuất dùng cho SXKD
Không dùng hết nhập lại kho
Xuất kho dùng cho SXKD và
154 Xuất thuê ngoài gia công
Trả lại cho người bán
632,157 Xuất trực tiếp, gửi bán
142 Xuất CCDC dùng cho SXKD
138 Phát hiện thiếu khi kiểm kê
Sơ đồ 1.5: Trình tự hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì
Phương pháp kiểm tra định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Việc xác định trị giá NVL ghi trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ.
1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
Dùng để phản ánh tình thu, mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ…theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
- Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ…xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
+ Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ.
+ Trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ.
Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán)
Xuất để chế tạo sản phẩm
Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu cầu ở px và BP khác
+ Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá đã gửi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ. + Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán.
- TK này không có số dư và có 2 TK cấp 2:
+ TK 6111: Mua nguyên vật liệu
- Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết cho từng loại.
- Khác với phương pháp KKTX đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán theo phương pháp KKĐK thì 2 TK151, TK152 không thể theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 “mua hàng”.
- Bên Nợ: Giá thực tế nguyên liệu tồn kho cuối kỳ
- Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ sang TK611
- Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho
- Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán.
- Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ
- Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ
- Dư Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: 133, 331, 111, 112,…Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX.
* Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:
- Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng đi đường và vật liệu cuối kỳ trước sang tài khoản 611, kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường
Có TK 152 : Nguyên vật liệu
- Trong kỳ khi mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và các chứng từ khác, kế toán ghi:
Nợ TK 611(6111) : Giá mua chưa thuế
Nợ TK 133 (1331) : Thuế giá trị gia tăng
Có TK 111,112,331,311 : Tổng giá thanh toán
- Các khoản chiết khấu được hưởng khi mua hàng, ghi:
Nợ TK 331 : Khoản giảm trừ
Có TK 711 : Số giảm trừ giá mua
Có TK 133 (1331) : Giảm trừ thuế giá trị gia tăng.
- Hàng mua trả lại không đúng hợp đồng:
Nợ TK 111,112 : Thu lại bằng tiền
Nợ TK 331 : Ghi giảm công nợ
Có TK 611(6111) : Trị giá hàng trả lại
Có TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng
- Phản ánh chi phí thu mua:
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng
Có TK 111,112,331 : Tổng giá thanh toán.
- Phản ánh thuế nhập khẩu :
Nợ TK 611 (6111) : Mua nguyên vật liệu
Có TK 333(3333): Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK 333(33312): Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu
- Khi kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 151: Giá trị hàng đi đường
Nợ TK 152 : Giá trị vật liệu tồn kho
Có TK 611 (6111): Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ.
- Khi kết chuyển số vật liệu để sử dụng trong kỳ, ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất dùng cho sản xuất
Có TK 611 (6111) : Giá trị xuất sử dụng.
- Phản ánh giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát, ghi:
+ Nếu do nhà cung cấp chuyển nhầm, ké toán ghi:
Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán
Có TK 138 (1381) : Giá trị hàng thiếu
Có TK 133 (1331) : Giảm thuế giá trị gia tăng.
Nợ TK 138 (1388) : Bắt bồi thường
Nợ TK 811 : Hao hụt vượt định mức
Nợ TK 611 : Hao hụt tự nhiên tính vào chi phí thu mua
Có TK 138 (1381) : Trị giá vật liệu thiếu.
- Khi phản ánh giá trị vật liệu thừa: Căn cứ vào các nguyên nhân tìm được để xử lý, ghi:
+ Do nhà cung cấp chuyển nhầm:
Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán.
+ Do dôi thừa tự nhiên có thể phản ánh vào thu nhập bất thường ( theo chế độ kế toán mới là tài khoản 711 “ Thu nhập khác ” ) hoặc chi phí kinh doanh, ghi:
Có TK 711 : Tính vào thu nhập khác
Có TK 642 : Ghi giảm chi phí kinh doanh.
* Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp :
Trong trường hợp này, hạch toán vật liệu thu mua là theo giá đã có thuế giá trị gia tăng Do vậy không sử dụng tài khoản 133 để hạch toán, doanh nghiệp chỉ cần dùng hoá đơn mua bán thông thường có một dòng ghi tổng giá thanh toán.
Các nghiệp vụ kết chuyển giá trị tồn cuối kỳ trước, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, xuất sử dụng trong kỳ được định khoản tương tự như theo phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng Các nghiệp vụ còn lại được định khoản như sau :
- Trong kỳ mua nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111) : Giá mua có thuế giá trị gia tăng
- Giá trị hàng mua trả lại, khoản được giảm giá do không đúng hợp đồng ghi:
Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền
Nợ TK 138 (1381): Chưa thu được ngay
Nợ TK 331 : Trừ vào nợ
- Các trường hợp thiếu hụt mất mát, căn cứ vào nguyên nhân ghi:
Nợ TK 138( 1381) : Bắt bồi thường
Nợ TK 111, 112 : Thu lại bằng tiền
Nợ TK 334 : Trừ vào lương
Nợ TK 331 : Do nhà cung cấp chuyển nhầm
Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
K/c tồn đầu kỳ K/c tồn cuối kỳ
TK111,112,141,331 Các khoản giảm trừ
Xuất dùng cho sản xuất
Xuất góp vốn liên doanh
Nhận góp vốn liên doanh cổ phần
Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
K/c tồn đầu kỳ K/c tồn cuối kỳ
TK111,112,141,331 Các khoản giảm trừ
Xuất dùng cho sản xuất
Xuất góp vốn liên doanh
Nhận góp vốn liên doanh cổ phần
Kế toán dự phòng giảm giá nguyên liệu vật liệu 42 1 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Các quy định khi hạch toán
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào GVHB trong kỳ.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập vào cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng chế độ quy định của chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho từng thứ, từng loại NVL, sản phẩm, hàng hóa tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giấ hàng tồn kho phải tính được theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ NVL, sản phẩm, hàng hóa, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ tiếp theo.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng GVHB. Trường hợp khoản sự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập khi giảm dự phòng và ghi giảm GVHB.
Tài khoản sử dụng : TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 159
- Bên ghi nợ : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập khi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Bên ghi có : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Số dư có : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hoàn nhập Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm nay
Các hình thức ghi sổ 43 1 Theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức Nhật ký – chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác, nó không phù hợp với việc sử dụng kế toán máy.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh dược phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ vào sổ cái tài khoản.
* Sổ kế toán tổng hợp sử dụng gồm :
- Nhật ký chứng từ số 5,số 6,bảng kê số 3
- Sổ cái tài khoản ( TK 133, TK 151, TK 152, TK 331, TK 611)
Sơ đồ 1.11: Trình tự kế toán hình thức Nhật ký chứng từ
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Hình thức Nhật kí- Sổ Cái
Hình thức này thích hợp với các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài khoản kế toán.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký-Sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ và có tren cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là ghi một dòng vào nhật ký sổ cái.
Sơ đồ 1.12 : Trình tự kế toán hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc ghi định kì
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA 49 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia 49 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Đặc điểm tổ chức quản lý
Sơ đồ 2.1: Bộ máy hoạt động của công ty
Quan hệ tương trợ (quan hệ chức năng)
Phòng tài chính kế toán
Phòng hành chính nhân sự
Phòng kinh doanh vật tưBan kiểm soát
Giữa các phòng ban chức năng có sự tương trợ giúp đỡ lẫn nhau trong công tác cung cấp số liệu và tài liệu liên quan đến các nghiệp vụ của từng phòng ban và của toàn Công ty Học hỏi trao đổi kinh nghiệm với nhau, cùng nhau giúp Công ty ngày càng phát triển hơn.
* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất trong Công ty có nhiệm vụ: + Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, lập phương án phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; + Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động của công ty;
+ Bổ nhiệm, bãi nhiệm và giám sát hoạt động của Giám đốc;
+ Kiến nghị sửa đổi và bổ sung điểu lệ của Công ty;
+ Quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông;
+ Các nhiệm vụ khác do điều lệ công ty quy định Hội đồng quản trị Công ty hiện nay có 3 thành viên chủ tịch hội đồng quản trị và 2 thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị là người có kinh nghiệm quản lý, có quá trình hoạt động lâu năm trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm chức danh giám đốc.
+ Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điểu hành của công ty.
+ Ban kiểm soát có 4 người do ĐHĐCĐ bầu và bãi miễn với tối đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp và bỏ phiếu kín.
+ Các kiểm soát viên tự đề cử 1 người là kiểm soát viên trưởng, chịu trách nhiệm với kết quả kiểm soát của ban kiểm soát.
+ Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của Công ty trước pháp luật, trước hội đồng Quản trị, khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty như: Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty; Dự thảo chương trình hành động; Lập lịch trình hoạt động; Đề ra các biện pháp kiểm soát; Cải tiến tổ chức.
+ Quản lý và giám sát mọi tổ chức kinh doanh của Công ty như: Xác lập sơ đồ tổ chức, quy định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu của từng chức danh trong Công ty; Xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động và chính sách nhân sự; Ủy quyền, giải thích đường lối chính sách; Xây dựng các tiêu chuẩn, lịch trình kiểm soát
+ Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả; Thiết lập các quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài; Chủ trì các cuộc họp định kỳ trong Công ty; Xem xét các báo cáo, thông báo, quyết toán, công văn, …của các bộ phận, cơ quan chức năng
- Phòng tài chính kế toán
+ Tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế toán, tổ chức phổ biến và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thi hành kịp thời các qui định về tài chính – kế toán của Nhà nước và cấp trên.
+ Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài chính, báo cáo quyết toán, kiểm tra thường xuyên hoạt động kế toán của các bộ phận, nắm bắt tình hình kinh doanh của Công ty từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài Công ty
+ Tổ chức thanh toán mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ, tăng nhanh vòng quay vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các số liệu
+ Chịu trách nhiệm chung về hiệu suất làm việc của Phòng và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về hệ thống tài chính – kế toán tại Công ty + Thực hiện phân phối lợi nhuận theo đúng qui định của Nhà nước + Xây dựng các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch nâng lương, tiền thưởng cho công ty.
- Phòng hành chính nhân sự:
+ Thực hiện công tác Quản trị hành chính; Quản trị nhân sự; Thanh tra, bảo vệ pháp chế; thi đua, tuyên truyền.
+ Nghiên cứu, đề xuất xây dựng mô hình quản lý, phương án tổ chức của Công ty phù hợp trong từng thời kỳ
+ Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin, tham mưu cho Giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh gia, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong công ty.
+ Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng; kế hoạch tuyển dụng; xây dựng tiêu chuẩn chức danh…
+ Tiếp khách, báo chí, cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức xã hội, các đơn vị có quan hệ giao dịch làm việc với công ty
- Phòng kinh doanh vật tư
Tham mưu giúp việc Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trong việc tiếp cận thị trường, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng và quản lý vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh Mua bán sản phẩm, lao vụ và dịch vụ thuộc ngành nghề kinh doanh của công ty.
+ Kiểm tra chất lượng hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu đầu vào;
+ Xây dựng và tham mưu cho Giám đốc định mức nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm;
+ Quản lý về mặt kỹ thuật sản xuất các loại sản phẩm;
+ Giám sát chất lượng, an toàn tiến độ công trình của toàn công ty Xét duyệt các biện pháp thi công đối với các công trình thuộc công ty quản lý và giao cho các đơn vị thi công các công trình Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch trong kỳ của công ty.
Có chức năng chính là tổ chức và quản lý điều hành quá trình sản xuất từ khâu sản xuất đầu tiên đến thành phẩm cuối cùng Tham gia trực tiếp vào quá trình săn xuất sản phẩm Báo cáo công việc, các công việc dự phòng Báo cáo tình hình sản xuất, chất lượng sản phẩm Tại đây công nhân sản xuất có trách nghiệm bảo quản vật tư, máy móc thiết bị và đảm bảo sản xuất theo đúng kế hoạch.
2.1.2.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh
Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.3.1 Hình thức kế toán công ty áp dụng
- Hình thức ghi sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung.
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, được sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 161/2007/TT – BTC ngày 31/12/2007 Bộ Tài Chính
- Niên độ kế toán quy định từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: VNĐ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình Tài sản cố định được theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp: đường thẳng
- Phương pháp áp dụng thuế: Phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc; Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền tháng; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Thuế GTGT hàng xuất khẩu: 0%.
+ Thuế GTGT hàng nội địa: 10%.
+ Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước tính trên Thu nhập chịu thuế.
+ Dịch vụ đào tạo: Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ nguyên vật liệu của công ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc ghi định kì
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết Nhập –Xuất – Tồn
2.1.3.2 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty
Trong công ty bộ máy kế toán là một trong những phòng quan trọng nhất, với chức năng theo dõi hạch toán kế toán Vừa thu thập, vừa ghi chép, thu thập tổng hợp thông tin và tình hình kinh doanh,vừa phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 2.4 : Tổ chức bộ máy kế toán
Công việc kế toán của công ty được phân chia rõ ràng, cụ thể đối với từng thành viên của bộ máy kế toán, mỗi người đảm nhiệm một phần hành kế toán khác nhau.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm giữa Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan đến công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính Trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, ký duyệt chứng từ, báo cáo trước khi trình Giám đốc, đồng thời thực hiện quyết toán quý, năm theo đúng chế độ.
- Là người kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán, kịp thời , đảm bảo cuối kỳ hạch toán phải có báo cáo kế toán trình trên lãnh đạo cũng như các cấp các ngành có liên quan theo đình kỳ và kế hoạch được phân công
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn kinh doanh nhằm đạt hiệu quả tối ưu nhất.
- Thay mặt phòng chịu trách nhiệm phối kết hợp với các phòng ban trong công ty để công việc được diễn ra theo một trình tự và chuẩm mực được xây dựng theo tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, thanh toán giao dịch với ngân hàng, kê khai và nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi.
- Lập theo dõi công nợ, phân loại nợ theo đối tượng để báo cáo với trưởng phòng và ban giám đốc để có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế
- Theo dõi, trích lập, thanh toán BHXH, BHYT, BHTN, các khoản thu chi của công đoàn cho người lao động cho người lao động theo quy định.
- Kế toán tổng hợp chi phí giá thành và phân tích và xác định kết quả kinh doanh
- Theo dõi tài sản cố định, hàng tháng tính khấu hao, sửa chữa lớn và kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định.
- Tổ chức thu thập, lưu trữ và quản lý tài liệu kế toán.
- Vào số liệu tổng hợp đưa ra các thông tin cuối cùng một cách nhanh chóng và chính xác trên cơ sở số liệu kế toán do kế toán các phần hành cung cấp.
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tổ chức ghi chép phản ánh số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, nhập , xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Tính toán số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế xuất kho dùng trong tháng theo đúng chế độ, phân bổ đúng đối tượng chi phí, đối tượng tính giá thành.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; sử dụng vật liệu, giám sát tình hình nhập xuất tồn về số lượng, chất lượng và giá cả nguyên vật liệu.
- Quản lý tất cả các loại tiền, các hồ sơ gốc của tài sản, các giấy tờ có giá trị như tiền, ngân phiếu có tại công ty.
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền khi có lệnh của Giám đốc thông qua phiếu thu chi theo đúng trình và quy định của công ty.
- Tiến hành kiểm kê quỹ vào cuối ngày, đình kỳ, đột xuất và lập biên bản kiểm kê.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
2.1.3.3 Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
* Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toáncủa công ty tuân theo đúng các quy định pháp lý về chứng từ theo chế độ kế toán.
Chứng từ có mẫu theo quy định và được tổ chức, luân chuyển, kiểm tra từng chu trình: kế toán lao động – tiền lương, vật liệu công cụ dụng cụ, TSCĐ, tập hợp chi phí giá thành.
Trong danh mục chứng từ của công ty, có chứng từ bắt buộc theo quy định và các chứng từ trích dẫn
- Các chứng từ bắt buộc gồm có:
+ Chứng từ liên quan đến thu chi tiền như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy báo Nợ, báo Có, séc, ủy nhiệm thu, chi…
+ Chứng từ liên quan đến thuế: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển hàng…
- Các chứng từ trích dẫn: Các chứng từ bổ sung cho các chứng từ trên như các bản kiểm kê, biên bản giao nhận…
* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA 91 3.1 Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty 91 3.1.1 Ưu điểm
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty còn có một số nhược điểm sau :
* Về chế độ công ty áp dụng:
Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia là công ty sản xuất có quy mô vừa và nhỏ Hiện nay công ty áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Nên việc hạch toán phức tạp hơn, không cần thiết. Chi phí sản xuất vẫn phải thông qua ba tài khoản là 621,627,622.
* Về công tác quản lý nguyên liệu vật liệu :
+ Về phương pháp tính trị giá xuất kho : Giá thực tế nguyên liệu vật liệu xuất kho của công ty được tính theo phương pháp tính giá đơn vị bình quân gia quyền. Đây là cách tính đơn giản nhưng tính chính xác không cao, do việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán.
Tuy nhiên, khi có nhu cầu phục vụ sản xuất thì thủ kho xuất nguyên liệu vật liệu, số lần xuất kho nguyên liệu vật liệu diễn ra nhiều lần tùy theo yêu cầu công việc nhưng số lần nhập, xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều (định kỳ sau một số ngày mới viết phiếu xuất kho).Vì vậy Kế toán Công ty chỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách, chứng từ, khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập, xuất nguyên liệu vật liệu với khối lượng lớn với các đơn giá tương ứng Thực hiện công việc này càng khó khi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong thời gian dài, không có sự kiểm tra giám sát thường xuyên sẽ dẫn đến tính xác thực của kế toán không cao.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
+ Về hệ thống kho tàng : Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận chưa có giấy đề xuất gửi lên phòng vật tư điều này làm cho việc quản lý nguyên vật liệu chưa được chặt chẽ.
+ Trong quá trình tổ chức thu mua - nhập kho nguyên vật liệu:
Trong khi kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư mua vào Trên thực tế việc kiểm tra không đủ 100% Điều này ảnh hưởng lớn đến quá trình nhập kho cũng như quá trình sản xuất.
Một số sản phẩm chỉ sản xuất dủ để đáp ứng nhu cầu hoặc chỉ sản xuất với số lượng theo đơn đặt hàng nên khi cần gấp một lượng sản phẩm thì không kịp thời đáp ứng.
* Về công tác kế toán :
Việc phế liệu trong quá trình sản xuất là không thể tránh khỏi.Phế liệu Công ty không nhập kho nhưng khi xuất bán kế toán đã không hạch toán trên sổ sách chứng từ.
* Về việc ghi chép sổ sách:
Khi kế toán mở sổ Nhật ký chung không điền số thứ tự dòng ở mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên sẽ gây khó khăn cho quá trình kiểm tra hay đối chiếu khi vào sổ cái và Bảng cân đối kế toán.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia 93 1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán
Là Công ty kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh Quá trình hạch toán nguyên liệu vật liệu không khoa học sẽ không đáp ứng được yêu cầu tiết kiệm chi phí hạ giá thành trong sản xuất kinh doanh trong thời điểm hiện nay Vì vậy, để kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có lợi nhuận cao, uy tín chất lượng đảm bảo thì vấn đề quản lý, công tác kế toán nguyên liệu vật liệu là điều kiện đầu tiên quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty.
3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian tới, khắc phục những nhược điểm trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
Trước thực tế trên của công ty, dưới góc độ là một sinh viên thực tập bằng những kiến thức đã học cùng với những kiến thức thực tế em xin đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Ý kiến 1 : Vì công ty là doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ nên áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC của bộ tài chính thay vì áp dụng quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Điều này sẽ giúp cho việc hạch toán dễ dàng hơn Các tài khoản chi phí 621,62,627 được thay thế bằng một tài khoản là TK 154 Như vậy sẽ thuận tiện hơn cho việc hạch toán
- Ý kiến 2: Về quản lý sử dụng vật tư Để đảm bảo tính hiệu quả của việc tử dụng vật tư, hàng quý các doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư gửi về cho công ty Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất lượng hiệu quả của loại vật tư đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật tư không và nêu rõ ưu điểm của loại vật tư này so với loại vật tư đã sử dụng cùng loại trước đó.
Không nên dự trữ trong kho quá nhiều nguyên vật liệu không cần thiết, gây lãng phí Cần phân bổ, dự trữ một cách hợp lý để sản xuất đạt hiệu quả cao Công ty cũng cần sản xuất một lượng sản phẩm phù hợp để có thể đáp ứng được nhu cầu cần thiết và những trường hợp cần sử dung gấp.
Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nên kiểm tra một cách chính xác phẩm chất, quy cách sản phẩm để đạt được năng suất cao khi sản xuất, tránh thiếu hụt vật tư trong sản xuất do chất lượng không đảm bảo.
Phế liệu thu hồi phải được đưa vào nhập kho Khi xuất bán phải phản ánh giá trị phế liệu thu hồi được Các bút toán định khoản
Trường hợp: Không nhập kho phế liệu mà bán thẳng, kế toán ghi
Trường hợp nhập kho phế liệu
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
Giảm giá trị phế liệu thu hồi
Doanh thu xuất bán phế liệu
- Ý kiến 3 : Hoàn thiện công tác tính trị giá xuất kho
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp này, mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng
Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Cách tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Giá bình quân liên hoàn (BQ sau mỗi lần nhập) Đơn giá BQ Trị giá NVL lần (n-1) + Trị giá NVL nhập (n)
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp liên hoàn Số lượng NVL lần (n-1) + Số lượng NVL nhập lần (n)
Theo phương pháp này: Sau mỗi lần nhập NVL kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất
- Ý kiến 4 : Công ty nên trang bị hệ thống máy tính nối mạng từ kho lên phòng kế toán, để có sự thống nhất trong ghi chép, theo dõi giữa thủ kho và kế toán Mỗi năm số liệu kế toán nên lưu trên một đĩa CD - ROM để việc quản lý số liệu trên máy được tốt Ngoài việc lưu trữ bằng đĩa nên sao lại các số liệu cũ và để thành nhiều bản nhằm tránh tình trạng hỏng hoặc mất dữ liệu.
-Ý kiến 5 :Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin thì toàn thể công ty cũng như phòng kế toán đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nhưng bước đầu mới chỉ áp dụng phần hành kế toán trên Excel, chưa khai thác tối đa công nghệ thông tin trong quản lý tài chính kế toán. Để áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính kế toán, Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán như phần mềm: Fast accounting, Misa, Acsoft Đây là những công cụ quản lý công tác kế toán rất tốt và phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty, nhằm giảm bớt thời gian hạch toán và lao động trong khi đó vẫn đạt kết quả cao trong công tác kế toán nói riêng và hoạt động SXKD nói chung.
- Ý kiến 6: Hoàn thiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, Sổ cái
Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, , sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp.
Khi vào sổ Nhật ký chung kế toàn phải điền đầy đủ thông tin đúng với mẫu sổ đã được quy định theo chế độ kế toán mà công ty áp dụng Khi lên sổ Nhật ký chung kế toán phải ghi đầy đủ thứ tự dòng, số trang của nghiệp vụ phát sinh Điều này sẽ làm cho việc đối chiếu và kiểm tra sổ và Bảng cân đối nhanh và chính xác hơn Sau đây là mẫu nhật ký chung hoàn chỉnh.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
Biểu 3.1: Sổ nhật ký chung
STT Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Trang Dòng TK đối ứng
SH Ngày tháng Nợ Có
Cộng trang trước chuyển sang
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2 Luận văn tốt nghiệp
(Ban hàng theo QĐ 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
(Ban hàng theo QĐ 15/2006/ QĐ-BTCNgày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
Tên tài khoản: Phải trả người bán
STT Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải Trang Dòng TK đối ứng
SH Ngày tháng Nợ Có
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Họ tên, ký) (Họ tên, ký) (Họ tên, ký)
