Tiểu luận: Nghiên cứu công tác thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng và cơ hội của Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng và Thương mại Thịnh Hưng 2014

Trên thế giới hiện nay đang diễn ra một cuộc cách mạng về thông tin hết sức sôi động. Trong xu thế phát triển của thế giới có sự đóng góp to lớn của thông tin, khoa học công nghệ. Để phát triển thì mỗi quốc gia đều cần có những nguồn lực nhất định và thông tin ngày nay đã trở thành một trong những nguồn lực thực sự của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức. Vì vậy xu hướng chung của xã hội ngày nay là hướng vào một xã hội thông tin, trong xã hội đó những giá trị vật chất mà thông tin và tri thức đem lại chiếm một tỉ lệ lớn trong xã hội. Thông tin là một nguồn lực quan trọng góp phần to lớn không chỉ trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động mà còn góp phần tạo ra các giá trị mới, mà sự tăng trưởng của một quốc gia lại phụ thuộc rất lớn vào những giá trị mới trong quốc gia đó. Vì vậy thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với Việt Nam hiện nay thì một trong những khâu yếu kém đó là quá trình quản lý. Chính bởi sự quản lý còn yếu kém mà chúng ta chưa tận dụng được các nguồn lực gây lãng phí nguồn lực cho phát triển, đôi khi còn có những quyết định sai lầm… Vì vậy trong chuyên đề này em đi sâu nghiên cứu về vai trò của thông tin trong quá trình quản lý kinh tế đặc biệt là quá trình ra quyết định trong quản lý. Do đó trọng tâm nghiên cứu ở đây là hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình quản lý đặc biệt là ra quyết định trong quản lý, điều hành Công ty. Trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay đòi hỏi một trình độ quản lý ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn và một trong những vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Để cạnh tranh được thì doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời vì vậy thông tin cho việc ra quyết định cung phải chính xác và đúng thời điểm. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh được xem là rất quan trọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác, muốn vậy cần có đủ thông tin, hiện nay thông tin là rất nhiều và luôn méo. Vì vậy, đòi hỏi nhà quản trị cần phải phân tích đúng và kĩ trước khi ra quyết định. Thông tin là một phần không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị tr¬ường hiện nay. Người có thông tin là nguời lắm quyền lực.Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng phân tích và dự đoán kết quả của quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những tr¬ường hợp không may xảy ra, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp.

CAO HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN QUẢN TRỊ CÔNG TY

Tiểu luận: Nghiên cứu công tác thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng và cơ hội của Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng và Thương mại

Thịnh Hưng 2014

LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới hiện nay đang diễn ra một cuộc cách mạng về thông tin hết sứcsôi động Trong xu thế phát triển của thế giới có sự đóng góp to lớn của thông tin,khoa học công nghệ Để phát triển thì mỗi quốc gia đều cần có những nguồn lựcnhất định và thông tin ngày nay đã trở thành một trong những nguồn lực thực sựcủa mỗi quốc gia, mỗi tổ chức Vì vậy xu hướng chung của xã hội ngày nay làhướng vào một xã hội thông tin, trong xã hội đó những giá trị vật chất mà thông tin

và tri thức đem lại chiếm một tỉ lệ lớn trong xã hội Thông tin là một nguồn lựcquan trọng góp phần to lớn không chỉ trong công tác quản lý, điều hành các hoạtđộng mà còn góp phần tạo ra các giá trị mới, mà sự tăng trưởng của một quốc gialại phụ thuộc rất lớn vào những giá trị mới trong quốc gia đó

Vì vậy thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đốivới bất kỳ tổ chức nào Đối với Việt Nam hiện nay thì một trong những khâu yếukém đó là quá trình quản lý Chính bởi sự quản lý còn yếu kém mà chúng ta chưatận dụng được các nguồn lực gây lãng phí nguồn lực cho phát triển, đôi khi còn cónhững quyết định sai lầm… Vì vậy trong chuyên đề này em đi sâu nghiên cứu vềvai trò của thông tin trong quá trình quản lý kinh tế đặc biệt là quá trình ra quyếtđịnh trong quản lý Do đó trọng tâm nghiên cứu ở đây là hệ thống thông tin phục

vụ cho quá trình quản lý đặc biệt là ra quyết định trong quản lý, điều hành Công ty Trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay đòi hỏi một trình độ quản lý

ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn và một trong những vấn đề ảnh hưởng lớn đến chấtlượng quản lý là thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý Để cạnh tranhđược thì doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời vì vậythông tin cho việc ra quyết định cung phải chính xác và đúng thời điểm

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh được xem làrất quan trọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làmchủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác, muốn vậy cần có

đủ thông tin, hiện nay thông tin là rất nhiều và luôn méo Vì vậy, đòi hỏi nhà quản

không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tếthị trường hiện nay Người có thông tin là nguời lắm quyền lực.

Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng phân tích và dự đoán kết quảcủa quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòngnhững trường hợp không may xảy ra, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanhdiễn ra tốt đẹp

Nhằm làm rõ vấn đề trên, em xin trình bày đề tài: “Nghiên cứu công tác thôngtin và ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng và cơ hội của Công ty Cổ phần đầu tưXây dựng và Thương mại Thịnh Hưng 2014” Nội dung gồm các phần:

- Lời mở đầu

- Giới thiệu tổng quan về công ty

- Cơ sở lý thuyết về thông tin và dự báo

- Cơ sở lý thuyết ra quyết định

- Cơ sở ra quyết định trong trường hợp đủ và thiếu thông tin

- Vận dụng lý thuyết ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng của công ty

1.2 Địa chỉ trụ sở chính: số 152 Hoàng Quốc Việt, phường Ngọc Sơn, quận

Kiến An, thành phố Hải Phòng;

Mã doanh nghiệp: 0203004125

1.3 Nghành, nghề kinh doanh:

- Xây dựng nhà các loại;

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng;

- Hoạt động xây dựng chuyên dụng;

- Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng;

- Chuẩn bị mặt bằng xây dựng;

- Xử lý nền móng công trình;

- Sửa chữa máy móc, thiết bị ngành xây dựng

- Hoạt đọng dịch vụ lâm nghiệp, khai thác nuôi trồng thủy sản;

- Môi giới thương mại;

- Xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng ty kinh doanh;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Mua bán, cho thuê: máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị phục vụ ngành xây dựng;

- Giám sát thi công xây dựng, loại công trình: dân dụng và đường sân bay, lĩnh vực chuyên môn giám sát: xây dựng và hoàn thiện;

- Thiết kế lắp đặt thiết bị, công nghệ dây chuyền sản xuất vật liệu xây dựng;

- Tư vấn, quản lý, quảng cáo bất động sản (không bao gồm tư vấn pháp luật

và tư vấn thuế);

1.4 Tài sản và nguồn vốn của Công ty:

Công ty có số vốn điều lệ là 10.000.000.000 đồng, trong đó:

Phòng vật

tư kếhoạch

Tổ cơgiới

Độithicông 1

Độithicông 2

Phònghànhchính

1.5.2 Chức năng nhiệm vụ:

* Hội đồng quản trị: Là đại diện của các chủ sở hữu trong doanh nghiệp nên

có quyền thay mặt đại diện các cổ đông, đề ra các định hướng, quyết sách, cơ cấunhân sự cho doanh nghiệp

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của doanh nghiệp theonghi quyết của hội đồng cổ đông, mà trực tiếp nhất là thực hiện ý kiến chủ đạo củahội đồng quản trị cũng như của chủ tịch Hội đồng

* Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về lĩnh vực được giao

* Các phòng ban, bộ phận: chịu trách nhiệm chuyên môn theo lĩnh vực phụ trách

1.6 Lực lượng lao động của Công ty:

1.6.1 Cơ cấu số lượng:

STT Chức danh Năm 2012 Năm 2013

A Bộ phận gián tiếp (người) 17 20

CHƯƠNG 2:

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THÔNG TIN VÀ DỰ BÁO 2.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý

2.1.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý

Thông tin được hiểu là các tin tức con người trao đổi với nhau, rộng hơnthông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng Hiểu một cách tổng quátthông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong tương tác và vận động của chúng.Thông tin là một vấn đề phức tạp bao chứa đựng nội dung đa dạng vàphong phú vì thế nó được hiểu theo nhiều cách khác nhau

Theo nghĩa chung nhất thì thông tin được hiểu là những tri thức được sử dụng

để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù vềchất, hoàn thiện và phát triển hệ thống

Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ choviệc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý

Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:

- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)

- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyềnthông)

- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phảnhồi)

Định nghĩa thông tin trong Quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức

mới, được thu nhận dược cảm thụ và đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặcgiải quyết một nhiệm vụ nào đó trong kinh doanh

Sơ đồ về quá trình lĩnh hội thông tin

2.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý

- Thông tin không phải là vật chất, nhưng nó tồn tại nhờ “vỏ vật chất”, tức làvật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi…) Chính vì vậy, thường xảy ra hiệntượng: cùng một vật mang thông tin như nhau nhưng người nhận tin có thể thulượm được những giá trị khác nhau tuỳ thuộc vào trình độ và vấn đề mà họ quantâm

- Thông tin luôn “méo”

- Thông tin trong quản lý có số lượng lớn vì tính chất đa dạng và phong phúcủa hoạt động quản lý, bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thểtrở thành một trung tâm thu phát thông tin

- Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý Trong một

tổ chức tồn tại các cấp quản lý khác nhau Do dó, việc tiếp nhận và xử lý thông tincũng như sử dụng nó đối với các cấp quản lý khác nhau là có sự khác biệt Nóicách khác, không thể có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử lý và sử dụngthông tin của các cấp quản lý và của các thành viên trong tổ chức

2.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý Trong mỗi tổ chức, đểcho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xâydựng hệ thống thông tin tối ưu Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện

ở những nội dung cơ bản sau:

- Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định

Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại

có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý Để có được những kế hoạch vànhững quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin Nhờ có thông

thông tin

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định.

+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

- Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ởcác phương diện sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổchức, phân công phân nhiệm và giao quyền

+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực

+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổcác nguồn lực khác

+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức

- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo.

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyếtđúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên

+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế vàchính sách của tổ chức

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

- Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra

Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phươngdiện:+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra

+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn

+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm củachủ thể.

Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chứcnăng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thựchiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý Thông tin là cầu nối giữa tổ chứcvới môi trường

2.1.4 Phân loại thông tin quản lý

Thông tin quản lý là một dạng thông tin đặc biệt, tồn tại dưới nhiều dạng thứckhác nhau Tuỳ vào các căn cứ khác nhau mà có thể phân chia thông tin thànhloại:

- Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin

+ Thông tin ban đầu

Thông tin ban đầu là những thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạtđộng quản lý, nhưng nó có thể là một thông tin đã được xử lý ở phương diện khácvới mục đích khác

+ Thông tin trung gian

Thông tin trung gian là loại thông tin đã được xử lý nhưng mới ở mức sơ cấp

Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin này để phục

vụ cho hoạt động quản lý

+ Thông tin cuối cùng

Thông tin cuối cùng là thông tin đã được xử lý một cách triệt để và có thểđược sử dụng cho hoạt động quản lý

- Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin

+ Thông tin đầy đủ (Thông tin tổng thể)

Thông tin đầy đủ là thông tin về chỉnh thể đối tượng và đã được xử lý

+ Thông tin không đầy đủ (Thông tin bộ phận) Thông tin không đầy đủ làthông tin về một mặt, một khía cạnh của đối tượng

- Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin

+ Thông tin chính thức

Thông tin chính thức là thông tin được công bố bởi những cấp quản lý xácđịnh trong tổ chức

+ Thông tin phi chính thức

Thông tin phi chính thức là những thông tin không phải do những người cótrách nhiệm trong tổ chức công bố

- Căn cứ vào chức năng của quy trình quản lý:

+ Thông tin phục vụ quá trình lập kế hoạch và ra quyết định

+ Thông tin phục vụ công tác tổ chức

+ Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo

+ Thông tin phục vụ công tác kiểm tra

- Căn cứ hướng chuyển động của thông tin:

+ Thông tin theo chiều dọc

Thông tin theo chiều dọc là thông tin từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới vàcấp dưới chuyển lên cấp trên trong một tổ chức và của quan hệ giữa tổ chức cấptrên và tổ chức cấp dưới

+ Thông tin theo chiều ngang

Thông tin theo chiều ngang là thông tin giữa các cấp quản lý đồng cấp và giữanhững người bị quản lý với nhau

- Căn cứ vào nội dung của các lĩnh vực liên quan tới hoạt động quản lý

+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính.v v

+ Thông tin pháp luật

+ Thông tin văn hoá - xã hội.v.v

- Theo hình thức truyền đạt thông tin

+ Thông tin bằng văn bản

+ Thông tin bằng lời nói

+ Thông tin không lời

Ngoài ra, có thể phân loại: thông tin về nhân sự, thông tin về tài chính ;thông tin mới, thông tin lạc hậu (đã lão hoá),…

2.2 Quá trình thông tin trong quản lý

2.2.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý

Quá trình này gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sử dụng thông tin.Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng,khả năng của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêuvà cácchương trình hoạt động phù hợp

2.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý

- Ban hành các quyết định quản lý

- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý

- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định

Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý Quá trình này bao gồm:

+ Nguồn tin (Quyết định quản lý),

2.2.3 Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý

- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý

- Thông tin về kết quả đánh giá

- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh

2.3 Những trở ngại của quá trình thông tin và yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý

2.3.1 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý

Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong quản lý:

- Những trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xâydựng quyết định quản lý

+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích

+ Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin

- Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin

+ Đối với chủ thể truyền đạt

- Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ

- Thông tin trong quản lý phải kịp thời, không sử dụng thông tin đã lạc hậu

- Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu

- Truyền đạt thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu

- Sử dụng thông tin phản hồi

2.4 Dự báo trong quản trị

2.4.1 Khái niệm dự báo

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà quản trị thườngxuyên phải đưa ra các quyết định liên quan đến những sự việc sẽ xảy ra trongtương lai Để giúp các quyết định này có độ tin cậy cao, giảm thiểu mức độ rủi ro,người ta đã đưa ra kỹ thuật dự báo Vì vậy kỹ thuật dự báo là hết sức quan trọng

và cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt là ngày nay các doanh nghiệp lại hoạtđộng trong môi trường của nền kinh tế thị trường mà ở đó luôn diễn ra những sựcạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau

Vậy dự báo là gì? Chúng ta có thể hiểu dự báo qua khái niệm dự báo như sau

Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán trước các hiện tượng và sự việc

sẽ xảy ra trong tương lai được căn cứ vào các tài liệu như sau:

- Các dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;

- Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đối với kết quả dự báo;

- Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế đã được đúc kết

Như vậy, tính khoa học ở đây thể hiện ở chỗ:

- Căn cứ vào dãy số liệu của các thời kỳ quá khứ;

- Căn cứ vào kết quả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đối với kết quả dựbáo

Tính nghệ thuật được thể hiện: Căn cứ vào các kinh nghiệm thực tế và từ

nghệ thuật phán đoán của các chuyên gia, được kết hợp với kết quả dự báo, để có

được các quyết định với độ chính xác và tin cậy cao

2.4.2 Cơ sở của một dự báo tốt

Một dự báo được chuẩn bị một cách thích đáng phải đáp ứng một số yêu cầu:

- Dự báo cần phải đúng lúc;

- Dự báo cần phải xác đáng và mức độ chính xác cần phải được nói rõ.Điều này sẽ cho phép những người sử dụng dự kiến những sai số có thể và sẽ đưa

ra một cơ sở để so sánh những dự báo để lựa chọn;

- Dự báo cần phải chắn chắn; nó cần phải được thực hiện một cách nhấtquán Một kỹ thuật mà lúc thì cho một kết quả dự báo tốt lúc thì cho một kết quả

dự báo tồi sẽ làm cho những người sử dụng có cảm giác lo lắng mỗi khi một dựbáo mới được đưa ra;

- Dự báo cần phải được diễn đạt bằng những đơn vị (để tính toán) có ýnghĩa Những người hoạch định tài chính cần biết sẽ cần bao nhiêu tiền, nhữngngười hoạch định sản xuất cần biết sẽ cần bao nhiêu đơn vị, và những người lậptrình cần biết những máy móc và những kỹ năng nào được yêu cầu Sự lựa chọnđơn vị tuỳ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng;

- Dự báo cần phải bằng văn bản;

- Dự báo cần phải dễ hiểu và dễ sử dụng;

2.4.3 Các loại dự báo

Dự báo được phân chia theo nhiều cách khác nhau Trong đó có 2 cách phânloại cơ bản căn cứ vào thời gian và lĩnh vực dự báo

- Căn cứ vào thời gian dự báo:

Dự báo dài hạn: Khoảng thời gian từ 3 năm trở lên Dự báo dài hạn được ứng

dụng cho lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mới, kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng

công nghệ mới, định vị doanh nghiệp hay mở rộng doanh nghiệp

Dự báo trung hạn: Khoảng thời gian dự báo thường là từ 3 tháng đến 3 năm.

Nó cần cho việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng, dự thảo ngân sách, kếhoạch tiền mặt, huy động các nguồn lực và tổ chức hoạt động tác nghiệp

Dự báo ngắn hạn: Khoảng thời gian dự báo có thể đến một năm, nhưng

thường là ít hơn ba tháng Loại dự báo này thường được dùng trong kế hoạch muahàng, điều độ công việc, cân bằng nhân lực, phân chia công việc

Dự báo trung hạn và dài hạn có ba đặc trưng khác với dự báo ngắn hạn:

Thứ nhất, dự báo trung hạn và dài hạn phải giải quyết nhiều vấn đề có tính

toàn diện và yểm trợ cho các quyết định quản lý thuộc về hoạch định kế hoạch sản

xuất sản phẩm và quá trình công nghệ

Thứ hai, dự báo ngắn hạn thường dùng nhiều loại phương pháp luận hơn là

dự báo dài hạn Đối với các dự báo ngắn hạn người ta dùng phổ biến các kỹ thuật

toán học như bình quân di động, san bằng mũ và hồi quy theo xu hướng Nói cáchkhác thì các phương pháp ít định lượng được dùng để tiên đoán các vấn đề lớntoàn diện như có cần đưa một sản phẩm mới nào đó vào danh sách các chủng loạimặt hàng của công ty không

Thứ ba, dự báo ngắn hạn có khuynh hướng chính xác hơn dự báo dài hạn Vì

các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thay đổi hàng ngày, nếu kéo dài thời gian dự

báo ra thì độ chính xác có khả năng giảm đi Do vậy, cần phải thường xuyên cậpnhật và hoàn thiện các phương pháp dự báo

- Căn cứ vào lĩnh vực dự báo:

Dự báo kinh tế: là dự báo các hiện tượng kinh tế như:

 Tốc độ tăng trưởng kinh tế

 Tỷ lệ lạm phát

 Giá cả

 Trữ lượng tài nguyên…

Dự báo công nghệ và kỹ thuật sản xuất: là dự báo các vấn đề liên quan đến

công nghệ và kỹ thuật sản xuất như:

 Năng lượng mới

 Nguyên liệu mới

 Phương pháp công nghệ mới

 Máy móc thiết bị mới…

Dự báo nhu cầu: là dự báo nhu cầu sản xuất như:

 Nhu cầu số lượng sản phẩm

 Nhu cầu nguyên vật liệu

 Nhu cầu máy móc thiết bị…

Lĩnh vực dự báo mà chúng ta nghiên cứu trong chương này, nếu phân loạitheo thời gian thì gọi là dự báo ngắn hạn, nếu phân theo lĩnh vực thì gọi là dự báonhu cầu

2.5 Trình tự tiến trình dự báo

Dù là dùng phương pháp nào, để tiến hành dự báo ta triển khai theo các bướcnhư sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của dự báo;

Bước 2: Xác định độ dài thời gian dự báo (ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn); Bước 3: Lựa chọn phương pháp dự báo;

Bước 4: Lựa chọn đối tượng để thu thập thông tin;

Bước 5: Thu thập thông tin dự báo bằng bảng câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp

hoặc thông qua đội ngũ cộng tác viên marketing;

Bước 6: Xử lý thông tin;

Bước 7: Xác định xu hướng dự báo (Xu hướng tuyến tính, xu hướng chu kỳ,

xu hướng thời vụ hay xu hướng ngẫu nhiên);

Bước 8: Phân tích, tính toán, ra quyết định về kết quả dự báo.

Nếu việc dự báo được tiến hành một cách đều đặn trong thời gian dài, thì các

dữ liệu sẽ được thu thập thường xuyên và việc tính toán dự báo được tiến hành mộtcách tự động, thường là được thực hiện trên máy tính điện toán

2.6 Các phương pháp dự báo

Có hai cách tiếp cận dự báo chính và cũng là hai con đường đề cập đến cáchlập mô hình dự báo Một là phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận.Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm củanhà quản trị để dự báo Hai là phương pháp dự báo theo phân tích định lượng dựachủ yếu vào các mô hình toán học trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu đã qua thốngkê

2.6.1 Phương pháp dự báo định tính

- Phương pháp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành

Đây là phương pháp được sử dụng khá rộng rãi Theo phương pháp này, mộtnhóm nhỏ các cán bộ quản lý điều hành cao cấp sử dụng tổng hợp các số liệuthống kê phối hợp với các kết quả đánh giá của cán bộ điều hành marketing, kỹthuật, tài chính và sản xuất để đưa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩmtrong thời gian tới Phương pháp này sử dụng được trí tuệ và kinh nghiệm củanhững cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn Phương pháp này có ưuđiểm là nhanh và dễ (chỉ cần tập hợp các chuyên gia)

Tuy nhiên, các quyết định được nhất trí này cũng có những thiếu sót:

Thứ nhất là dự báo chỉ là sự tiên đoán của cá nhân, mang tính chủ quan; Thứ hai là quan điểm của người có quyền lực, có địa vị cao thường gây ảnh

hưởng lớn đến các cán bộ điều hành khác

- Phương pháp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng

Do những nhân viên bán hàng là những người thường hiểu rõ nhu cầu và thịhiếu của người tiêu dùng Vì thế họ có thể dự đoán được lượng hàng có thể bánđược trong thời gian tới tại khu vực mình bán hàng

Nếu chúng ta tập hợp ý kiến của các nhân viên bán hàng ở các khu vực khácnhau, ta sẽ có được lượng dự báo tổng hợp về nhu cầu đối với loại sản phẩm cần

dự báo

Phương pháp này có ưu, nhược điểm như sau:

Ưu điểm: Sát với nhu cầu của khách hàng

Nhược điểm: Phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của nhân viên bán hàng.

Thường có hai xu hướng:

 Xu hướng lạc quan quá (Đánh giá cao chất lượng hàng bán ra của mình);

 Xu hướng bi quan quá (Muốn giảm nguồn hàng xuống để dễ đạt được định

mức);

- Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng

Phương pháp này sẽ thu thập nguồn thông tin từ đối tượng người tiêu dùng vềnhu cầu hiện tại cũng như tương lai Cuộc điều tra nhu cầu được thực hiện bởinhững nhân viên bán hàng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trường Họ thu thập ýkiến khách hàng thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp hay điện thoại Cách tiếp cận này không những giúp cho doanh nghiệp về dự báo nhu cầu mà cảtrong việc cải tiến thiết kế sản phẩm Phương pháp này mất nhiều thời gian, việcchuẩn bị phức tạp, khó khăn và tốn kém, có thể không chính xác trong các câu trảlời của người tiêu dùng

- Phương pháp Delphi

Phương pháp này thu thập ý kiến của các chuyên gia trong hoặc ngoài doanh

nghiệp theo những mẫu câu hỏi được in sẵn và được thực hiện như sau:

 Mỗi chuyên gia được phát một thư yêu cầu trả lời một số câu hỏi phục vụcho việc dự báo;

 Nhân viên dự báo tập hợp các câu trả lời, sắp xếp chọn lọc và tóm tắt lạicác ý kiến của các chuyên gia;

 Dựa vào bảng tóm tắt này nhân viên dự báo lại tiếp tục nêu ra các câu hỏi

để các chuyên gia trả lời tiếp;

 Tập hợp các ý kiến mới của các chuyên gia Nếu chưa thỏa mãn thì tiếp tụcquá trình nêu trên cho đến khi đạt yêu cầu dự báo

Ưu điểm của phương pháp này là tránh được các liên hệ cá nhân với nhau,không xảy ra va chạm giữa các chuyên gia và họ không bị ảnh hưởng bởi ý kiếncủa một người nào đó có ưu thế trong số người được hỏi ý kiến

2.3.2 Phương pháp dự báo định lượng

Phương pháp dự báo định lượng bao gồm các mô hình dự báo theo chuỗi thờigian và hàm số nhân quả Dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các công thứctoán học được thiết lập để dự báo nhu cầu tương lai Ở đây mối quan hệ giữa thờigian và nhu cầu hoặc giữa các biến số với nhu cầu được thiết lập bằng những môhình toán tính hợp

Dù là phương pháp nào thì dự báo định lượng cũng phải được thực hiện theo

8 bước sau đây:

- Xác định mục tiêu của dự báo;

- Chọn lựa những loại sản phẩm cần dự báo;

- Xác định độ dài thời gian dự báo;

- Chọn mô hình dự báo;

- Phê chuẩn;

- Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự báo;

- Tiến hành dự báo;

- Áp dụng kết quả dự báo

Các bước trên đây được tiến hành một cách có hệ thống và thống nhất từ khitìm hiểu, thiết kế đến áp dụng hệ thống dự báo Nếu hệ thống dự báo được sử dụngđều đặn trong một thời gian dài thì khi thu thập dữ liệu và dự báo có thể bỏ quabước này hay bước khác để đơn giản hóa trong tính toán

Mô hình dự báo định lượng có một số phương pháp:

- Phương pháp tiếp cận giản đơn

- Phương pháp bình quân di động giản đơn

- Phương pháp bình quân di động có trọng số

- Phương pháp san bằng mũ giản đơn