Nghiên cứu thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng cơ hội cho công tác quản lý tại phòng Y tế quận Dương Kinh

Thu thập thông tin là một trong những công cụ cơ bản để mở rộng tầm nhìn cho nhà lãnh đạo. Hãy thử hình dung, chúng ta sẽ lãnh đạo tổ chức thế nào nếu không có kiến thức nền và không biết những gì đang xảy ra xung quanh. Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi người quản lý cần có thông tin, phân tích thông tin..... Hiện nay, tôi đang công tác tại phòng Y tế quận Dương Kinh, hiểu được tầm quan trọng trong việc ra quyết định, tôi chọn đề tài “nghiên cứu thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng cơ hội cho công tác quản lý tại phòng Y tế quận Dương Kinh". Để hiểu rõ hơn và có cái nhìn thiết thực, cụ thể về hệ thống thông tin, cách thức nắm bắt các thông tin để ra quyết định tối ưu như thế nào được trình bày trong bài tiểu luận sau sẽ cho chúng ta có nhận thức khái quát nhất.

Trang 1

KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO

ĐỀ TÀI: " NGHIÊN CỨU THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT

ĐỊNH ĐỂ SỬ DỤNG TỐT NHẤT MỌI TIỀM NĂNG CƠ HỘI CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI PHÒNG Y TẾ ".

Giáo viên hướng

dẫn

: TS NGUYỄN THẾ BÌNH

Họ và tên học viên : Nguyễn Thị Thùy Trang

K1B

Trang 2

Tiểu luận Lớp QLKT1B GVHD: TS Nguyễn Thế Bình

Hải Phòng, tháng 12 năm 2014

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2

A CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

I THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 3

1.1 Khái niệm cơ bản 3

1.2 Đặc tính - vai trò của hệ thống thông tin 4

1.3 Thông tin phục vụ quản lý 7

II QUYẾT ĐỊNH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC:

9

2.1 Khái niệm cơ bản 9

2.2 Vai trò của việc ra quyết định 11

2.3 Các trường hợp ra quyết định 11

B ỨNG DỤNG THỰC TIỄN: 15

I TỔNG QUAN VỀ PHÒNG Y TẾ QUẬN: 15

II CÁCH THỨC THU THẬP THÔNG TIN: 16

III CÁC TRƯỜNG HỢP RA QUYẾT ĐỊNH 18

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

Trang 3

LỜI MỞ ĐẦU

Cho dù ở lĩnh vực nào, hoạt động nào thì việc quản lý cũng nắm vai trò then chốt.

Nó góp phần quan trọng đối với mỗi đơn vị, với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân

Để quản lý tốt đòi hái nhà quản lý phải có những quyết định đúng đắn và chính xác.Muốn vậy cần phải có đủ thông tin mà hiện nay, thông tin là rất nhiều và luôn méo Vìvậy đòi hỏi nhà quản trị phải phân tích đúng và kỹ, tận dụng mọi thời cơ từ thông tin để

ra quyết định Thông tin là một phần không thể thiếu, muốn tồn tại và phát triển nhàquản lý phải nắm bắt được thông tin Người có trong tay thông tin là người nắm quyềnlực

Thu thập thông tin là một trong những công cụ cơ bản để mở rộng tầm nhìn chonhà lãnh đạo Hãy thử hình dung, chúng ta sẽ lãnh đạo tổ chức thế nào nếu không cókiến thức nền và không biết những gì đang xảy ra xung quanh Quyết định là sản phẩmsáng tạo của nhà quản trị, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi ngườiquản lý cần có thông tin, phân tích thông tin Hiện nay, tôi đang công tác tại phòng

Y tế quận Dương Kinh, hiểu được tầm quan trọng trong việc ra quyết định, tôi chọn đề

tài “nghiên cứu thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng cơ hội

cho công tác quản lý tại phòng Y tế quận Dương Kinh" Để hiểu rõ hơn và có cái nhìn

thiết thực, cụ thể về hệ thống thông tin, cách thức nắm bắt các thông tin để ra quyếtđịnh tối ưu như thế nào được trình bày trong bài tiểu luận sau sẽ cho chúng ta có nhậnthức khái quát nhất

Trang 4

Trang 5

A - CƠ SỞ LÝ LUẬN

I THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1 Khái niệm cơ bản

1.1.1 Thông tin và thông tin quản lý

Thông tin là các tin tức con người trao đổi với nhau (trao đổi qua vật, qua máy

mọc, thiết bị) rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng Hiểu mộtcách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong tương tác và vận độngcủa chúng

Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho

việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý

Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:

- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)

- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyềnthông)

- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi)

1.1.2 Đơn vị đo lường thông tin

Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứunhận được từ một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiêncứu nào đó

- Độ đa dạng và độ bất định - Đơn vị đo

Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó

V = f (n) tháa mãn các điều kiện sau:

+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0f(1) = 0

+ Nếu 2 hệ thống X ( X1, X2, X-3, Xn ) và Y ( Y1, Y2, Yn ) độc lập vớinhau nếu kết hợp 2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạngcủa hai hệ thống thành phần

Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi

Trang 6

Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khácnhau Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội

bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hànghơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển

1.1.4 Hệ thống thông tin quản lý

là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Hệ thống baogồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối nhữngthông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong

tổ chức

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học nàythường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quanđến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiêncứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

1.2 Đặc tính - vai trò của thông tin

1.2.1 5 đặc tính của thông tin:

- Thông tin luôn “méo” phấn đấu đưa thông tin trở nên trung thực, thông tinméo sẽ đưa đối tượng đến vất vả, khổ ải thậm trí triệt hạ, oan trái thị phi, oan nghiệt…,nâng giá trị của cá nhân tổ chức hơn giá trị thực (thực phẩm chức năng…) vinh danh cánhân thông qua tổ chức, giúp nâng cao, chắp cánh cho mỗi cá nhân, cá thể trong tổchức( chiến sỹ thi đua, anh hùng….), giá trị này nâng cao đẳng cấp, đề cao vai trò của

tổ chức nên chúng ta phải tận dụng méo này

Trang 7

- Thông tin phụ thuộc vào trình độ, năng lực lĩnh hội của người thu nhận thôngtin (bao gồm cả tổ chức)

- Thông tin phải luôn đảm bảo tính thời sự (thông tin về thị trường trong ngày,thông tin về bão, tin tức giao thông…)

- Mọi sự vật hiện tượng đều có thuộc tính phản ánh là cơ sở gốc của thông tin

- Ai lắm được thông tin người đó có quyền lực ( một sự thật hiển nhiên ngườinghèo là người nói không ai tin, bảo không ai nghe)

1.2.2 Vai trò của thông tin trong quản lý

* Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý Trong mỗi tổ chức, đểcho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng

hệ thống thông tin tối ưu Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện

ở những nội dung cơ bản sau:

* Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định Lập kế hoạch và

ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đốivới các nhà quản lý Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, cácnhà quản lý cần rất nhiều thông tin Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giảiquyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

- Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

- Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

- Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu

- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

* Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ởcác phương diện sau:

- Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổchức, phân công phân nhiệm và giao quyền

- Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực

Trang 8

- Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổcác nguồn lực khác

- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức

* Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyếtđúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

- Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên

- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế vàchính sách của tổ chức

- Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

* Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra

Là quá trình đo lường , so sánh phát hiện sai lệch trong hoạt động của tổ chức.Kiểm tra là chức năng tất yếu trong quản lý nhưng kiểm tra quá mức sẽ gây sự hoangmang, thiếu tin tưởng lẫn nhau tạo bầu không khi căng thẳng làm thui chột tính sángtạo thậm chí làm cho hệ thống gi kị lẫn nhau Nếu buông láng kiểm tra làm tính phốihợp kém, hệ thống dễ rối loạn làm mất ổn định hệ thống Vì vậy cần kiểm tra đúngmức phù hợp nhưng không có một công thức chung cho mọi đối tượng

Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:

- Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra

- Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn

- Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm củachủ thể Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chứcnăng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện

và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môitrường

Trang 9

1.3 Thông tin trong quản lý

1.3.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý

Quá trình này gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sử dụng thông tin.Thu thập, xử lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng,khả năng của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và cácchương trình hoạt động phù hợp

1.3.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý

- Ban hành các quyết định quản lý

- Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý

- Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định

Đây chính là quá trình truyền tin trong quản lý Quá trình này bao gồm:

+ Nguồn tin (Quyết định quản lý);

+ Thông tin phản hồi

1.3.3 Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý

- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra;

- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý;

- Thông tin về kết quả đánh giá;

- Những thông tin về các giải pháp điều chỉnh

1.3.4 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý

Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong quản lý:

Trang 10

- Những trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xâydựng quyết định quản lý

+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích;

+ Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin;

- Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin;

+ Đối với chủ thể truyền đạt

1.3.5 Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý

- Thông tin trong quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ;

- Thông tin trong quản lý phải kịp thời,không sử dụng thông tin đã lạc hậu

- Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu

Trang 11

CHƯƠNG II: QUYẾT ĐỊNH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ 2.1 Khái niệm cơ bản

Quyết định là có ý kiến dứt khoát về việc làm cụ thể nào đó, chọn một trong các

khả năng sau khi đã có sự cân nhắc

Quyết định hành chính là việc lựa chọn của chủ thể Quyết định về một hoạt

động một số phương án để thực hiện công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhấtđịnh nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức

Quyết định hành chính nhà nước là mệnh lệnh điều hành của chủ thể Quyết định

hành chính nhà nước để thực hiện quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp

Quyết định quản lý hành chính nhà nước vừa được coi là phương tiện quản lý

hành chính nhà nước, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước Sốlượng và chất lượng của quyết định quản lý hành chính nhà nước sẽ phản ánh chấtlượng hoạt động quản lý hành chính nhà nước Bởi vậy, muốn nâng cao hiệu lực, hiệuquả quản lý hành chính nhà nước cần nắm vững nguyên lý chung về quyết định quản lýhành chính

Quyết định quản trị có các đặc điểm

- Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tổ chức; chỉ có nhà quản trịmới ra quyết định

- Các quyết định quản trị có thể làm cản trở sự hoạt động bình thường hoặc làmphát triển hoạt động của hệ thống bị quản trị

- Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đềcần phải giải quyết

- Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính kháchquan của sự vận động và phát triển của hệ thống bị quản trị

Các chức năng của các quyết định quản trị

- Chức năng định hướng về mục tiêu của tổ chức

- Chức năng đảm bảo các nguồn lực

Trang 12

- Chức năng hợp tác và phối hợp các bộ phận trong tổ chức

Phân loại các quyết định quản trị

- Phân loại theo tính chất của các quyết định: Quyết định chiến lược, Quyếtđịnh chiến thuật, Quyết định tác nghiệp

- Phân loại theo thời gian thực hiện: Quyết định dài hạn, Quyết định trung hạn,Quyết định ngắn hạn

- Phân loại theo phạm vi thực hiên: Quyết định toàn cục, Quyết định bộ phận,Quyết định chuyên đề

- Phân loại theo khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức: Quyết định

kỹ thuật, Quyết định tổ chức, Quyết định kinh tế, Quyết định xã hội

Những yêu cầu đối với quyết định quản trị

- Phải có căn cứ khoa học

- Phải thống nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung

- Bước 1: biết chắc là có nhu cầu quyết định

- Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định

- Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn

- Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn

- Bước 5: đánh giá các khả năng

- Bước 6: lựa chọn khả năng tối ưu nhất

Trang 13

2.2 Vai trò của việc ra quyết định

Việc ra quyết định có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý Bởi vì:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra các quyết định, cũng những không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và

hàng hóa

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các

quyết định của các nhà quản trị

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng

bằng máy móc tinh xảo nào

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hởng giữa chúng với nhau

là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quyết

định thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

2.3 Các trường hợp ra quyết định

Thông thường việc ra quyết định xảy ra trong ba trường hợp sau:

2.3.1 Trường hợp có đủ thông tin

Việc ra quyết đinh sử dụng công cụ của bài toán kinh tế là tên gọi chung chỉ mộtnhóm các bộ môn khoa học tiếp giáp giữa kinh tế học, toán học và điều khiển học: nó

ra đời và phát triển chủ yếu từ cuối những năm 1930, đầu những năm 1940 và có thểchia thành 3 nhóm:

- Các phương pháp thống kê kinh tế và thống kê toán ( các mô hình thống kê )

- Mô hình hóa các quá trình kinh tế ( các mô hình tối ưu )

- Các công cụ và phương tiện tính toán hiện đại ( máy vi tính, tin học )

Trang 14

Sơ đồ cơ cấu các phương pháp toán kinh tế

* Các mô hình thống kê

Bao gồm các mô hình toán xử lý các bài toán quản trị kinh doanh mà các thôngtin thu lượm được mang tính tản mạn, ngẫu nhiên được thống kê theo các quy luậtngẫu nhiên, bao gồm nhiều công cụ khác nhau: Dự đoán kinh tế, lý thuyết xác suất vàthống kê toán, lý thuyết điều tra chọn mẫu, lý thuyết phục vụ đám đông, lý thuyết tồnkho dự trữ, lý thuyết thay thế bảo quản thiết bị, lý thuyết nhận dạng, lý thuyết môpháng

* Các mô hình tối ưu

Đây là mảng công cụ về hạch toán, lý thuyết đồ thị, sơ đồ mạng, lý thuyết tròchơi

2.3.2 Trường hợp có ít thông tin

Trường hợp này phải sử dụng kết hợp hai phương pháp: chuyên gia ( như: điềutra xã hội học bổ sung, kịch bản, mô pháng ) và so sánh hiệu quả

Các phương pháp toán kinh tế

Các mô

hình thông

kê

Các mô hình tối ưu

Tin học và máy tính điện tử

Định dạng
Số trang	25
Dung lượng	195,5 KB