Vai trò, vị trí của tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong hoạt động của đơn vị HCSN
Nh chúng ta đã biết tiền lơng và các khoản trích theo lơng có vai trò rất quan trọng trong đơn vị hành chính sự nghiệp ( HCSN), nó đợc xem nh một ph- ơng tiện rất cần thiết làm đòn bẩy kinh tế để kích thích và động viên cán bộ công nhân viên tích cực làm việc trong đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị trả l ơng cho cán bộ công nhân viên phù hợp sẽ thu hút đợc đội ngũ cán bộ công nhân viên có tay nghề cao và trình độ chuyên môn giỏi, đó là động lực thúc đẩy hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả tốt.
Bên cạnh đó tiền lơng và một khoản thu chủ yếu của cán bộ công nhân viên trong bất kỳ một thời điểm nào Do vậy để đáp ứng đợc nhu cầu sinh hoạt trong đời sống của từng cán bộ công nhân viên trong đơn vị là mối quan tâm đặc biệt của đơn vị đối với công nhân viên phải trả lơng cho cán bộ hàng tháng sao cho phù hợp để đảm bảo quá trình tái sản xuất của cán bộ công nhân viên đợc tồn tại. Tiền lơng và các khoản trích theo lơng có vai trò rất quan trọng, nó có thể Quyết định mức độ hoạt động và hiệu quả của đơn vị Hơn nữa nói lên đợc quy mô hoạt động của đơn vị lớn hay nhỏ.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, mọi đơn vị mọi ngành cũng nh cán bộ công nhân viên cần phải làm việc để có lơng sinh sống, bảo tồn và phát triển Có nh vậy đời sống của mọi tầng lớp mới đợc nâng cao hơn mức sống về chất lợng.
2 Quỹ tiền lơng BHXH, BHYT trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
2.1 Quỹ lơng : Là toàn bộ tiền lơng của đơn vị trả cho tất cả ngời lao động thuộc đơn vị quản lý và sử dụng.
Thành phần quỹ lơng bao gồm:
- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế đi làm và các khoản phụ cấp thờng xuyên (phụ cấp chức vụ, Phụ cấp trách nhiệm…))
- Tiền lơng trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép, đi học, đi họp.
Quỹ tiền lơng đợc chia làm 2 loại: a Tiền lơng chính: là tiền lơng trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ và các khoản phụ cấp thờng xuyên tiền th- ởng. b Tiền lơng phụ: Là tiền lơng trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định.
Việc quản lý và phân chia quỹ của đơn vị rất quan trọng Bởi quản lý quỹ lơng tốt sẽ tránh lãng phí, thúc đẩy tiến độ làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc của đơn vị.
Tiền lơng và các khoản nộp theo lơng là 2 vấn đề luôn gắn bó chặt chẽ với nhau Các khoản nộp theo lơng luôn bổ sung cho chế độ tiền lơng nhằm đảm bảo cho việc chi trả lơng do Nhà nớc quy định, đáp ứng yêu cầu của cán bộ công nhân viên Hạch toán tổng hợp tiền lơng và các khoản nộp theo lơng là công cụ đắc lực, phục vụ cho việc điều hành quản lý quỹ lơng, giúp nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lơng có hiệu quả cao nhất.
Do vậy ngời kế toán tiền lơng phải hiểu và nắm chắc đợc quỹ lơng, quỹ BHXH, quỹ BHYT các hình thức trả lơng và đặc biệt là phải nắm đợc nhiệm vụ của mình.
2.2 Quỹ BHXH : Quỹ BHXH để trợ cấp cho những ngời lao động có tham gia đóng góp quỹ trong từng trờng hợp bị mất khả năng lao động nh: ốn đau, thai sản, tai nạn lao động, hu trí mất sức.
Quỹ này đợc hình thành do việc thích lập và tính vào chi hoạt động của đơn vị khoản chi phí BHXH theo quỹ định của Nhà nớc Việc trích lập BHXH đợc hiện hành theo tỷ lệ quy định nên tổng số tiền lơng thực tế phải trả cho công nhân viên chức trong tháng.
Quỹ BHXH đợc thiết lập để tạo ra phí cấp cho từng công nhân viên chức trong các trờng hợp nói trên.
Quỹ BHXH đợc phân cấp quản lý sử dụng một bộ phận đợc nộp lên cấp trên quản lý chuyên môn để chi cho các trờng hợp nghỉ hu, mất sức.
Quản lý sử dụng qũy BHXH dù ở cấp quản lý nào cũng phải theo chế độ quy định là:
Quỹ BHXH đợc tính theo 20% trên tổng số lơng cấp bậc và toàn bộ khoản phụ cấp thờng xuyên của ngời lao động trong kỳ hạch toán.
Ngời sử dụng lao động phải nộp 5% trên tổng quỹ lơng.
Nh vậy: BHXH đợc trích trong kỳ sau khi đã trừ đi các khoản trợ cấp cho ngời lao động tại đơn vị, phần còn lại phải nộp và gửi BHXH tập trung.
2.3 Quỹ BHYT: Là quỹ sử dụng để tài trợ, đài thọ cho ngời lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trờng hợp khám chữa bệnh.
Phân theo chế độ quy định đơn vị phải gánh chịu và đợc tính trích và chi hoạt động của đơn vị hàng tháng theo chế độ quy định trên tổng số tiền lơng thực tế phải trả cho công nhân viên, trong phần BHYT ngời lao động phải gánh chịu, thông thờng chi trừ vào lơng cán bộ công nhân viên.
BHYT đợc nộp lên cấp trên cơ quan quản lý chuyên môn để phục vụ, chăm sóc sức khoẻ của công nhân viên (khám, chữa bệnh )
Theo chế độ hiện hành quỹ BHYT đợc tính 3% trên tổng số thu nhập tạm lĩnh của ngời lao động Trong đó ngời sử dụng chi 2% và tính vào chi hoạt động, còn ngời lao động thực tế phải nộp 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động hàng tháng.
2.4 Kinh Phí Công Đoàn: Kinh phí công đoàn đợc thực hiện theo 2 phơng thức sau:
+ Phơng thức 1: Cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính hành chính chuyển nộp trực tiếp thay cho đơn vị, sau đó công đoàn cơ sở đợc công đoàn cấp trên cấp 1% kinh phí công đoàn, 1% tiền đoàn phí.
Trong đó 0,3% nộp cho liên đoàn lao động, 0,7% để lại chi tiêu cho công đoàn cơ sở.
+ Phơng thức 2: Cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính cấp 2% kinh phí công đoàn cho đơn vị Sau đó đơn vị chuyển nộp cho liên đoàn lao động 1% và 0,3% đoàn phí của đoàn viên công đoàn.
Hiện nay có 2 mặt hình thức trả lơng chính đó là:
Hình thức trả lơng theo thời gian.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm.
Ngoài ra còn có các khoản khác nh: Thâm niên, trách nhiệm.
Hình thức trả lơng
Hiện nay có 2 mặt hình thức trả lơng chính đó là:
Hình thức trả lơng theo thời gian.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm.
Ngoài ra còn có các khoản khác nh: Thâm niên, trách nhiệm.
Tiền lơng chính theo thời gian hay sản phẩm đều căn cứ vào bảng lơng, thang lơng quy định tại văn bản chế độ của bộ lao động thơng binh xã hội để tính lơng cơ bản làm căn cứ để tính bảo hiểm (5%BHXH, 1% BHYT trừ vào l- ơng của công nhân viên, 15% BHXH, 2% BHYT trừ vào chi phí). Định mức lơng tối thiểu hiện nay 290.000đ/tháng, mức lơng tối thiểu này làm căn cứ để tính thang lơng, bảng lơng, mức phụ cấp lơng.
Lơng cơ bản tính theo công thức:
Lơng cơ bản = Lơng tối thiểu x hệ số lơng.
* Hình thức trả lơng theo thời gian:
Theo hình thức này hàng tháng, kế toán đơn vị tập hợp theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên lên bảng chấm công Căn cứ vào bảng chấm công của từng nhân viên lên bảng chấm công và ngời kế toán tính lơng theo từng bậc lơng và ngày công cho họ.
Mức tiền lơng phải trả = Hệ số theo ngạch bậc lơng * 290000
+ Lơng ngày: Là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng và số ngày làm việc thực tế tổng tháng.
Tiền lơng 1 ngày = Hệ số lơng 1 tháng * 290000/26 ngày áp dụng trả cho ngời lao động trực tiếp hởng lơng theo thời gian, tính lơng cho ngời lao động trong những ngày hội họp và làm căn cứ tiền lơng trợ cấp tính BHXH.
+ Lơng giờ: Để tính lơng cho công nhân viên sản xuất trong những giời làm việc không hởng lơng theo sản phẩm và làm căn cứ để tính đơn giá tiền lơng.
Lơng giờ = Lơng ngày/8 giờ làm việc + Lơng công nhật: Là tiền lơng đợc xác lập trên sự thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động với ngời lao động Trong hình thức này, ngời lao động làm việc ngày nào thì hởng ngày đó theo đúng mức lơng quy định của từng loại công việc.
* Hình thức trả lơng theo sản phẩm : Là tiền lơng tính trả cho công nhân sản xuất căn cứ vào số lợng sản phẩm mà họ sản xuất ra đạt chất lợng theo tiêu chuẩn quy định (sản phẩm đã hoàn thành) x đơn giá tiền lơng sản phẩm.
Hình thức trả lơng này phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, nó gắn chặt với số lợng lao động và chất lợng lao động Khuyến khích ngời lao động nâng cao lao động, tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm trực tiếp bao gồm các hình thức sau:
Hình thức trả lơng theo sản phẩm trực tiếp
Với hình thức này tiền lơng phải trả cho ngời lao động đợc tính trực tiếp theo số lợng sản phẩm hoàn thành đúng quy định và đơn giá tiền lơng trên một sản phẩm quy định.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm gián tiếp. áp dụng trả lơng lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất nh bảo dỡng xe máy, thiết bị lao động làm vật chất, vật liệu thành phẩm.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm có thởng. Đối với hình thức này lơng tính theo sản phẩm trực tiếp ngời lao động còn đợc h- ởng một khoản về chất lợng sản phẩm tốt, năng suất lao động, tiết kiệm vật t.
Nếu ngời lao động làm ra sản phẩm lãng phí hoặc không đảm bảo đủ ngày công quy định thì sẽ bị chịu phạt.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm luỹ tiến.
Với hình thức này ngoài tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào việc hoàn thành định mức để tính thêm một số tiền lơng theo tỷ lệ lũy tiến.
- Hình thức trả lơng khoán khối lợng, khoán theo công việc. Đợc áp dụng với những việc đơn giản, có tính đột xuất nh thành phẩm, sửa chữa nhà cửa.
Là một dạng đặc biệt của tiền lơng trả theo sản phẩm đợc sử dụng để trả lơng cho những ngời làm việc tại các phòng ban của đơn vị.
Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích
4.1.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích nộp theo lơng
Kế toán tiền lơng phải là tốt các nhiệm vụ sau:
- Kế toán tiền lơng phải tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng về số liệu, chất lợng, thời gian làm việc và kết quả làm việc của từng đối t- ợng.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chế độ các khoản tiền lơng và BHXH.
- Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho từng đối tợng.
* Trình tự kế toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
1) Hàng tháng trích BHXH, BHYT tính vào khoản chi
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Nợ TK 662 Chi dự án
Nợ TK 631 Chi hoạt động sxkd
Có TK 332 Các khoản nộp theo lơng
2) Khi đơn vị chuyển tiền nộp BHXH, hoặc mua BHYT ghi
Nợ TK 332 Các khoản phải nộp theo lơng
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt độngTrờng hợp nộp thẳng khi rút hạn mức kinh phí thì ghi Có TK008 – HMKP
3) Khi nhận đợc số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị để chi trả cho các đối tợng hởng BHXH, ghi:
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 332 Các khoản phải nộp
4) Khi nhận đợc giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi
Nợ TK 331 Các khoản phải thu
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lơng
5) BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định
Nợ TK 332 Các khoản phải nộp
Có TK 334 Phải trả viên chức
6) Khi chi trả BHXH cho viên chức trong đơn vị
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
4.1.2 Nội dung tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản phải nộp theo lơng 4.1.3 Hạch toán phải trả viên chức :
Dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tợng khác trong bệnh viện, trờng học, trại an dỡng ( bệnh nhân, học sinh, sinh viên ) về các khoản học bổng, sinh hoạt phí
Nội dung: Kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả viên chức” Dùng để phản ánh các khoản phải trả và thanh toán với cán bộ công nhân viên về tiền lơng và các khoản phải trả khác.
- Các khoản tiền lơng phụ cấp - Các phải tiền lơng phụ cấp đã trả cho công nhân viên phải trả cho công nhân viên
- Đã khấu trừ vào lơng BHXH, BHYT, nhng cha trả
D nợ: Các khoản tiền lơng phụ cấp còn phải trả cho công nhân viên
- Tài khoản 3348: “Phải trả các đối tợng khác: phản ánh tình hình thanh toán với các đối tợng khác về các khoản nh: học bổng, sinh hoạt phí, đã trả cho học sinh, sinh viên, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tợng hởng chính sách chế độ.
- TK 3341: “Phải trả viên chức Nhà nớc”, phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lơng, phụ cấp và các khoản khác.
* Phơng pháp hạch toán kế toán phải trả viên chức:
1) Tính tiền lơng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức, học sinh.
Nợ TK 631 chi hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 661 chi hoạt động
Nợ TK 662 Chi dự án
Có TK 334 phải trả viên chức
2) Thanh toán tiền lơng, tiền thởng, học bổng sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức.
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
3) Các khoản tiền tạm ứng, bồi thờng đợc khấu trừ vào lơng, sinh hoạt phí, học bổng.
Nợ TK 331 Phải trả viên chức
Có TK 311 Các khoản phải thu
4) Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thởng cho công chức, viên chức phản ánh số trích quỹ để thởng.
Nợ TK 431 Quỹ cơ quan
Có TK 334 Phải trả viên chức
5) Khi chi thởng cho công chức, viên chức.
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
6) Số BHXH, BHYT công chức viên chức phải nộp trích theo lơng
Nợ 334 Phải trả viên chức
Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lơng
Số BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định
Nợ TK: 332 Các khoản phải nộp theo lơng
Có TK 334 Phải trả viên chức
7) Đối với các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tợng chính
- Khi chi trả: Nợ TK 334 Phải trả viên chức
- Cuối kỳ sau khi chi trả xong kết chuyển sổ chi thực tế vào chi phí hoạt động, ghi:
Cã TK 334 (3348)Phải trả các đối tợng khác
Hạch toán phải trả viên chức qua sơ đồ sau :
*Nội dung các khoản phải nộp theo lơng
Các khoản nộp theo lơng, theo chế độ hiện hành trong đơn vị hành chính bao gồm :
- 20% BHXH tính trên tổng quỹ lơng, trong đó 15% do ngân sách Nhà nớc hoặc cấp trên, 5% do ngời lao động đóng góp.
- 3% BHYT tính trên tổng quỹ lơng, trong đó ngân sách Nhà nớc hoặc cấp trên cấp là 2% và 1% do ngời lao động đóng góp.
Việc trích nộp và thanh toán các khoản BHXH, BHYT của đơn vị phải tuân theo quy định của Nhà nớc.
* Hạch toán các khoản phải nộp theo lơng kế toán sử dụng TK 332 “các khoản phải nộp theo lơng”
Nội dung: TK này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHYT, KPCĐ của đơn vị.
Việc trích nộp thanh toán các khoản BHYT, BHXH của đơn vị phải tuân thủ theo các quy định của Nhà nớc.
* Kết cấu, nội dung phải ánh TK 332 - các khoản phải nộp theo lơng
Bên nợ: - Khi nộp cho các cơ quan quản lý cấp trên
- Tính ra số phản ánh cho các đối tợng hởng BHXH
Bên có: - Khi trích 15% BHXH + 2% BHYT + 2% KPCĐ tính vào chi phí hoạt động.
- Trích 6% khấu trừ vào lơng
- Khi nhận đợc số tiền do cơ quan BHXH chuyển trả cho các đối tợng đợc hởng BHXH.
- Số lãi nộp phạt do nộp chậm BHXH
D nợ:- Số đã trả cho đối tợng đợc hởng BHXH cha nhận đợc số tiền chuyên trả của cơ quan BHXH.
D có: - Số tiền phải nộp
- Số tiền nhận đợc của cơ quan BHXH nhng cha trả cho các đối tợng đợc hởng BHXH
3321 BHXH (nộp và chi trả BHXH ở đơn vị)
3322 BHYT (phản ánh tình hình trích nộp BHYT)
* Phơng pháp hạch toán các khoản phải nộp theo lơng
1 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động
2 Khi khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng
3 Khi nộp BHXH KPCĐ hoặc mua thẻ BHYT
Cã TK 461, 112 Đồng thời ghi có TK 008
4 Khi tính số phải trả cho các đối tợng hởng BHXH
5 Khi trả BHXH cho viên chức:
6 Khi nhận đợc số tiền trả hộ cho cơ quan BHXH chuyên trả
7 Khi nhận đợc giấy nộp phạt của cơ quan BHXH
Sổ sách tổng hợp kế toán sử dụng
- Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ qua quá trình ghi chép, theo dõi, thanh toán và xử lý số liệu trong sổ kế toán cần thiết Việc quy định phải mở những loại sổ, trình tự, phơng pháp ghi sổ và quan hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng nhiệm vụ của kế toán đợc gọi là hình thức kế toán.
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán mỗi đơn vị Kế toán đợc phép lựa chọn 1 hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho mọi hình thức sổ kế toán đã lựa chọn và các mặt các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
Hình thức sổ kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ sau:
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Thực tế: Về kế toán các khoản phải trả viên chức, các khoản phải nộp theo lơng và hớng dẫn ghi sổ của Viện Khoa Học :
Tại Viện Khoa Học có tài liệu kế toán về các khoản phải nộp theo lơng và phải trả viên chức nh sau:
- Số d đầu tháng 1/2004 (đơn vị 1.000đ)
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1/2004 :
1 Tổng hợp tiền lơng phải trả cán bộ, viên chức ở các bộ phận :
- Tính vào chi hoạt động : 4.000
- Tính vào chi phí SXKD : 1.000
2 Tổng hợp số BHXH phải trả viên chức : 300
4 Tổng hợp BHXH, BHYT phải nộp trừ vào lơng của cán bộ, viên chức : 6%
5 Tiền thởng từ quỹ cơ quan phải trả cán bộ, viên chức : 600
6 Rút dự toán chi thờng xuyên mua thẻ BHXH cho cán bộ, viên chức : 280
7 Chuyển tiền gửi kho bạc nộp BHXH cho cơ quan quản lý : 1.040
8 Tổng hợp các khoán tạm ứng chi không hết trừ vào lơng của cán bộ viên chức : 100
9 Xuất quỹ tiền mặt chi trả tiền lơng, BHXH, tiền thởng cho cán bộ, viên chức : 5.800
10 Cơ quan BHXH thanh toán tiền BHXH đơn vị đã chi trả cho viên chức bằng tiền mặt : 300
1 Lập định khoản kế toán.
2 Vào sơ đồ tài khoản kế toán liên quan, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK
100 (8) 270 (6) 270 (6) Đơn Vị : Viện KHDS,GĐ & TE Mẫu sổ S 03a - H
Sổ Nhật Ký Chung Tháng 1 năm 2004 Ngày thán g ghi sổ
Diễn giải Đã ghi sổ Cái
Sè hiệu TK đối ứng
Sè trang tríc chuyÓn sang
02 BHXH phải trả viên chức
04 BHXH, BHYT trừ vào lơng
06 Rút dự toán chi thờng xuyên mua thẻ BHYT
08 Tiền tạm ứng không chi hết khấu trừ vào l- ơng
09 Trả lơng cho viên chức
0 Đơn vị : Viện KHDS,GĐ & TE Mẫu sổ S 03b - H
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) N¨m 2004
Tài khoản : Phải trả viên chức
Số hiệu : 334 Đơn vị tính : 1000đ Ngày thán g
NhËt ký chung Sè hiệu
1000 2- BHXH phải trả viên chức 06 332 300
3- BHXH, BHYT trõ vào lơng 11 332 300
5- Tiền T/ ứng chi không hết trừ vào lơng 19 100
6- Trả lơng cho viên chức 21 111 5.800
- Sè d cuèi kú 50 Đơn vị : Viện KHDS, GĐ & TE Mẫu sổ S 03b - H
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) N¨m 2004
Tài khoản : Các khoản phải nộp theo lơng
Số hiệu : 332 Đơn vị tính : 1000đ Ngày thán g
NhËt ký chung Sè hiệu TK
1- BHXH phải trả viên chức
3- BHXH, BHYT trõ vào lơng
4- Rút dự toán chi th- ờng xuyên mua thẻ
Tình hình thực tế về kế toán tiền lơng và các khoản nộp theo lơng ở phòng tài chính kế toán :
I/ Đặc điểm hoạt động chủ yếu của phòng tài chính Viện Khoa học Dân SốGia Đình & Trẻ Em
Quá trình hình thành và phát triển của viện khoa học dân số gia đình và trẻ em
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ - CP ngày 05/11/2002 của chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bé;
Căn cứ Nghị định số 94/2002/NĐ - CP ngày 11/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em ;
Xét đề nghị của Vụ trởng Vụ Tổ chức cán bộ và Viện trởng Viện Khoa học dân số, gia đình và trẻ em,
Quyết Định Điều 1 Viện Khoa học dân số, gia đình và trẻ em (sau đây gọi tắt là Viện Khoa học) thuộc Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em (sau đây gọi tắt là Uỷ ban) có chức năng giúp Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em. Điều 2 Viện Khoa học là đơn vị sự nghiệp có trụ sở, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại các ngân hàng và kho bạc nhà nứơc. Điều 3 Viện Khoa học có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1 Xây dựng phơng hớng nghiên cứu khoa học công nghệ và đề xuất những giải pháp thực hiện trong từng thời kỳ; lập kế hoạch nghiên cứu khoa học và áp dụng công nghệ trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em của Viện tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi đợc phê duyệt;
2 Phối hợp các Bộ, ngành ở Trung ơng và địa phơng triển khai các chơng trình kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em Cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoạch định chính sách, chiến lợc thuộc lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em;
3 Thực hiện các chơng trình hợp tác nghiên cứu khoa học của Chính phủ, phi chính phủ trong và ngoài nớc thuộc lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em;
4 Đề xuất việc áp dụng các kết qủa nghiên cứu khoa học và công nghệ vào các hoạt động quản lý nhà nớc thuộc lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em.
T vấn, tuyên truyền phổ biến những tiến bộ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em;
5 Tổ chức thu thập, xử lý, phân tích, lu trữ, xuất bản phát hành các thông tin t liệu về khoa học của trong và ngoài nớc trong lĩnh vực dân số gia đình và trẻ em;
6 Tổ chức xây dựng, quản lý th viện khoa học và bảo quản các t liệu khoa học theo quy định hiện hành;
7 Phối hợp với Trung tâm Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức của Uỷ ban tổ chức bồi dỡng đào tạo cán bộ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em Kiến nghị chức vụ khoa học đối với các cán bộ khoa học trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em;
8 Hợp tác trao đổi và thực hiện các dự án viện trợ của các nớc, các tổ chức quốc tế trong khuôn khổ chơng trình và kế hoạch hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học dân số, gia đình và trẻ em;
9 Kiến nghị nhà nớc về việc khen thởng những công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng tiến bộ công nghệ xuất sắc, có giá trị trong lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em Đề xuất biện pháp giải quyết những khiếu nại tranh chấp liên quan trong quá trình áp dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiÔn;
10 Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, quản lý tài chính, tài sản của Viện theo quy định hiện hành của nhà nớc và quy chế làm việc của Uỷ ban;
11 Thực hiện nhiệm vụ khác của Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban giao. Điều 4 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học gồm:
1 Phòng hành chính tổng hợp và dịch vụ.
2 Phòng nghiên cứu nhân khẩu học.
3 Phòng nghiên cứu dân số và phát triển.
4 Phòng nghiên cứu về gia đình.
5 Phòng nghiên cứu về trẻ em.
6 Phòng nghiên cứu sức khoẻ dân số.
7 Phòng t liệu – Th viện khoa học và bản tin khoa học.
Viện trởng Viện khoa học có trách nhiệm xây dựng điều lệ theo quy định chung của nhà nớc và quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của các đơn vị thuộc Viện theo hớng tinh gọn. Điều 5 Trong quá trình triển khai và thực hiện, nếu có vấn đề gì vớng mắc Viện
Khoa học phản ánh về Vụ Tổ chức cán bộ để tổng hợp báo cáo Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban xem xét sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp. Điều 6 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký Chánh văn phòng, Vụ trởng
Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trởng các tổ chức thuộc Uỷ ban và Viện trởng ViệnKhoa học chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này./
2 Đặc điểm hoạt động chủ yếu của phòng tài chính Viện Khoa Học Dân Số Gia Đình & Trẻ Em
2.2 Nhiệm vụ công tác của phòng tài chính kế toán Viện Khoa Học:
Công tác tài chính kế toán viện khoa học có nhiệm vụ :
Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn vốn, kinh phí đợc cấp, đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản vốn, kinh phí, sử dụng các khản thu phát sinh ở đơn vị.
Hình thức sổ kế toán áp dụng
3.1 Hình thức kế toán sử dụng :
Hình thức kế toán mà đơn vị sử dụng là Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau :
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết
3.1.1 Nội dung, trình tự ghi sổ :
Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ khi đã lập đợc chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cho số ngày của Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ chỉ khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới đợc sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái, kế toán tiến hành công bố phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số d cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ Cái đợc sử dụng lập
“Bảng Cân đối tài khoản” và các Báo cáo tài chính khác. Đối với tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thi Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái của tài khoản đó Các
Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu đợc dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toánSổ, thẻ, kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức tiền lơng đơn vị đang áp dụng
Hiện nay phòng tài chính kế toán Viện Khoa Học DS, GĐ & TE đang áp dụng hình thức tiền lơng theo thời gian Theo hình thức này hàng tháng kế toán dựa trên bảng chấm công, bậc lơng, mức lơng tối thiểu đơn vị áp dụng để tính l- ơng cho cán bộ viên chức.
Công thức: Lơng cơ bản = Lơng tối thiểu x Hệ số lơng
Mức lơng tối thiểu mà đơn vị đang áp dụng là 290.000đ/ngời/tháng.
Thực tế: Mức lơng cấp bậc của đồng chí Nguyễn Thị Hơng Mai ở phòng tài chính kế toán là : 655.400 đ
Trong đó hệ số lơng của đồng chí Mai là : 2.26
Vậy lơng cơ bản của đồng chí là :
Từ mức lơng thực lĩnh kế toán tiến hành trích 5% BHXH và 1% BHYT trừ vào lơng.
Vậy tổng số lơng đợc lĩnh của chị Nguyễn Thị Hơng Mai trong tháng 1 năm 2005 là :
II Công tác lập dự toán năm :
Căn cứ vào tình hình chi tiêu và nhiệm vụ đợc giao của cơ quan.
Căn cứ vào số thực hiện năm trớc và các yếu tố tăng giảm quĩ tiền l- ơng căn cứ kế hoạch để tiến hành lập dự toán.
Căn cứ vào tiêu chuẩn định mức do nhà nớc qui định.
Căn cứ vào chỉ tiêu của cơ quan (bởi chỉ tiêu là mức qui định chung của công việc trong một thời gian nhất định do nhà nớc quy định).
Căn cứ vào tình hình thực hiện chỉ tiêu của năm trớc.
Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao của năm kế hoạch.
+ Cách lập một số mục chủ yếu:
Thực tế: Mục 100 (tiền lơng) Để lập đợc mục này ta phải căn cứ vào số cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị và hệ số mức lơng của từng cán bộ trong cơ quan.
+ Trớc tiên ta lấy hệ số mức lơng của từng cán bộ nhân viên với lơng tối thiểu sẽ tính đợc lơng tháng của từng ngời.
+ Sau đó cộng lơng tháng của từng cán bộ nhân viên lại thành tổng lơng tháng cho cả phòng ban.
Dự toán chi kinh phí năm 2004
Phòng Tài Chính Kế Toán Tổng Hợp Viện Khoa Học DSGĐ & Trẻ Em :
C L K M Diễn giải Kế hoạch Chia ra các quý
Quý I Quý II Quý III Quý IV 08
Chi nghiệp vụ chuyên môn
(Ký, họ tên, đóng dấu) Để thực hiện dự toán năm thì đơn vị phải chia thành dự toán từng quí để quản lý cho phù hợp.
+ Cách lập dự toán quý
Dự toán quí đợc lập từng tháng sau đó tổng hợp dự toán của 3 tháng thành dự toán quí.
Các khoản chi định mức cả năm nh tiền lơng phụ cấp, trợ cấp là những khoản chi ít thay đổi nên ta lấy dự toán năm chia ra làm 4 thì đợc dự toán của 4 quí và mỗi quí gồm 3 tháng.
Dự toán chi kinh phí quý II năm 2004 Phòng tài chính kế toán Viện Khoa Học :
Chia ra các quý Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6
Chi nghiệp vụ chuyên môn
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ vào việc lập dự toán quí đơn vị tiến hành lập dự toán chi tháng 1/2004 chi tiết cho các mục và tiểu mục
Dự toán chi Tháng 1 năm 2004
Chi nghiệp vụ chuyên môn
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi lập dự toán ngân sách xong dự toán đó đợc trình nên các cấp có thẩm quyền xét duyệt và trở thành các chỉ tiêu pháp lệnh trong thu chi ngân sách Dự toán chi đó duyệt đợc thông báo trở lại cho đơn vị để đơn vị tiến hành viết giấy rút hạn mức, hạn mức kinh phí đợc cấp.
Từ bảng chấm công kế toán có thể tính lơng cho từng cán bộ nhân viên Cách tính nh sau: Đơn vị : …)…)…)…) Mẫu số : C 01 - H
Bộ phận : …)…)…)…) (Ban hành theo QĐ
Sè:999 – TC/Q§/C§KT 2/11/1996 của BTC)
CÊp bËc lơng hoặc cấp bậc chức vô
Ngày trong tháng Qui ra công
1 2 3 …) Số công hởng l- ơng thời gian
Số công nghỉ không lơng
Ngời duyệt Phụ trách bộ phận Nguời Chấm Công
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mức lơng cấp bậc của đồng chí Trần Văn Chiến Viện Trởng viện khoa học là : 1.690.700đ, trong đó hệ số lơng của ông Chiến là : 5.03.
Vậy mức lơng cơ bản của ông Chiến là :
Ngoài ra ông Chiến còn đợc hởng phụ cấp Hệ số phụ cấp là 0,8 Vậy phụ cấp lơng là :
Vậy tổng mức lơng ông Chiến đợc hởng là :
Từ mức lơng thực lĩnh kế toán tiến hành trích 5% BHXH và 1% BHYT trừ vào lơng nh sau :
Vậy tổng số lơng đợc lĩnh của ông Chiến trong tháng 6 là :
Với cách tính tơng tự, kế toán tiền lơng hàng tháng tính lơng cho từng Cán bộ trong phòng tài chính kế toán từ đó ta có bảng "thanh toán tiền lơng" tháng 1/2004 của phòng tài chính kế toán.
Bảng thanh toán tiền lơng :
Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lơng cho cán bộ nhân viên. Đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho CBCC trong cơ quan.
Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là các chứng từ có liên quan nh :Bảng chấm công, trợ cấp phiếu nghỉ hởng BHXH, giấy báo làm việc thêm giờ.Bản lơng
- Lao động nghĩa vụ LĐ
Phơng pháp và trách nhiệm ghi chép :
Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH…).của công nhân viên và là căn cứ để tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho từng Cán bộ CC trong cơ quan.
Cột A,B : Ghi số thứ tự, họ và tên của từng công chức, viên chức.
Cột C : Ghi bậc lơng hoặc cấp bậc chức vụ của từng ngời
Cột 1 – 31 : Ghi các ngày trong tháng (từ ngày 01 đến ngày cuối tháng)
Cột 32 : Ghi tổng số công hởng lơng thời gian của từng Cán bộ CC trong tháng Cột 33 : Ghi tổng số công nghỉ không lơng
Cột 34 : Ghi tổng số công nghỉ hởng BHXH của từng Cán bộ CC trong tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào sự có mặt thực tế của cán bộ thuộc bộ phận mình để chấm công cho từng Cán bộ CCtrong ngày, ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 – 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, ngời chấm công, ngời phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan nh Phiếu nghỉ h- ởng BHXH…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu Sau khi kiểm tra, đối chiếu xong kế toán tiền lơng căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng ngời tính ra số công theo từng loại tơng ứng để ghi vào cột 32, 33, 34.
Ngày công đợc qui định 8 giờ Khi tổng hợp qui thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.
Bảng chấm công đợc lu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Phơng pháp chấm công : Tuỳ thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán của đơn vị để sử dụng 1 trong các phơng pháp chấm công sau đây :
Chấm công ngày : Mỗi khi ngời lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác nh hội, họp…)thì mỗi ngày dùng 1 ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
Chấm công giờ : Trong ngày ngời lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã qui định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tơng ứng.
Phơng pháp hoàn thiện công tác thanh toán tiền lơng và các khoản nộp
Trong nền kinh tế thị trờng, nhu cầu của con ngời thể hiện tập trung ở lợi ích kinh tế là động lực thúc đẩy ngời lao động làm việc có hiệu quả hơn Vì vậy mỗi đơn vị cần phải biết điều tiết, hài hoà lợi ích nhà nớc, tập thể và cá nhân không để cho lợi ích này làm tổn hại đến lợi ích kia.
2 Phơng pháp hoàn thiện công tác thanh toán tiền lơng và các khoản nộp theo lơng
Nh chúng ta đã biết xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của con ngời ngày càng cao, tiền lơng không chỉ duy trì cuộc sống của ngời lao động, từng nhân viên mà còn đảm bảo tích luỹ, trang bị đồ dùng sinh hoạt cho phù hợp với thời đại Vì vậy các đơn vị phải không ngừng hoàn thiện chính sách về tiền lơng, căn cứ vào mức sống tối thiểu, tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế - xã hội trong từng thời kỳ các hình thức trả lơng trong đơn vị phải phù hợp, đảm bảo nguyên tắc: công bằng, hiệu quả.
Bên cạnh việc hoàn thiện về chính sách tiền lơng, thì việc cải tiến chính sách BHXH, BHYT cũng hết sức cần thiết Trong điều kiện hiện nay phải không ngừng nâng cao chế độ BHXH - BHYT nhằm đảm bảo cho ngời lao động yên tâm làm việc. Để công tác kế toán thanh toán ở đơn vị thực sự phát huy vai trò là công cụ hữu hiệu của công tác quản lý tài chính thì vấn đề đặt ra cho cán bộ làm công tác kế toán trong đơn vị phải luôn nghiên cứu học hỏi để hoàn thiện hơn công tác này Đồng thời đơn vị phải luôn nghiên cứu học hỏi để hoàn thiện hơn công tác này Đồng thời nghiên cứu và áp dụng các chế độ hạch toán kế toán, mẫu sổ sách mà nhà nớc đã qui định - từ đó giúp công tác kế toán luôn không bị lạc hậu so với nền kinh tế hiện nay.
Nh vậy khi kế toán thanh toán đã đạt đến sự toàn diện, nó góp phần thúc đẩy hiệu quả công việc và ổn định đời sống của nhân dân Bởi vậy trong quá trình thực hiện công tác kế toán cần phải tìm hiểu hạch toán sát với thực tế hơn.
Quan hệ công tác giữa các đơn vị với các cơ quan chủ quản cấp trên
Do việc thực hiện tốt các chế độ tài chính có khoa học đúng qui định của nhà nớc, nơi công tác chuyên môn cũng nh quan hệ với các đơn vị khác đợc thống nhất theo 1 nguyên tắc trình tự hợp lý nên rất thuận lợi.
