Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Phân tích và thiết kế công việc

Quản trị nguồn nhân lực

Thực hành:

Chẩn đoán tình hình tổ chức nhân

sự tại tập đoàn TTT

I Phân tích công việc

 Khái niệm, mục đích

 Vai trò phân tích công việc

 Các phương pháp phân tích công việc

I Phân tích công việc

Khái niệm:

Quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định:

 Điều kiện tiến hành công việc

 Các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

 Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.

Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên

quan đến công việc một cách có hệ thống

Mục đích phân tích công việc

 Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách

nhiệm khi thực hiện công việc

 Điều kiện để tiến hành công việc

 Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc

 Mối tương quan của công việc đó với công việc khác

 Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có

để thực hiện công việc đó

Vai trò của phân tích công việc

Các phương pháp phân tích công việc

 Bảng câu hỏi

 Phương pháp chuyên gia

 Quan sát

Hai tài liệu cơ bản trong phân tích công việc

 Bảng mô tả công việc

 Bảng tiêu chuẩn công việc

Lợi ích của phân tích công

việc

Phân tích công việc

Đánh giá nhân viên

Xác định giá trị công việc

Trả công khen thưởng

Thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

Phương pháp

I.1 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Khái niệm

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê cấc chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Ý nghĩa

Giúp hiểu rõ nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Nội dung chủ yếu của bảng mô

tả công việc

 Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát thực hiện công việc, người thực hiện và người phê duyệt bảng mô tả công việc

 Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt vì sao có chức danh đó, người thực hiện chức danh đó cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì

Nội dung chủ yếu của bảng mô

tả công việc (tt)

 Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

 Chức năng trách nhiệm trong công việc

 Thu hút nguồn nhân lực, đảm bảo tổ chức có

đủ nguồn nhân lực cần thiêt theo mục tiêu và chiến lược kinh doanh

 Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

 Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên

Nội dung chủ yếu của bảng mô

tả công việc (tt)

 Điều hành, quản lý hệ thống lương thưởng

 Phát triển quan hệ lao động

 Thẩm quyền của người thực hiên công việc

 Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc

 Điều kiện làm việc

Chức danh: Phó Tổng Giám Đốc

Kỹ Thuật – Dự Án

(Mã công việc: TEG-TD- 2013)

Mô tả Công việc

Tham mưu cho Tổng Giám đốc và quản lý các lĩnh vực sau:

 Công tác quản lý thiết kế, và giám sát kỹ thuật, chất lượng;

 Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;

 Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;

 Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình;

 Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.

2- Nhiệm vụ

 Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của dự án, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty về công việc được phân công.

 Tham mưu Tổng Giám đốc Công ty lựa chọn phương án

tổ chức điều hành dự án, thực hiện dự án: thiết kế, thi công

 Lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện dự án.

 Thực hiện việc lập, kiểm tra, theo dõi các thủ tục hành chính để thực hiện dự án theo quy định hiện hành của nhà nước.

 Giao việc, giám sát, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của

dự án.

 Thẩm tra, thẩm định làm cơ sở để trình Tổng Giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu phục vụ cho việc triển khai dự án theo các quy định hiện hành

 Kiểm soát các hoạt động của nhà thầu về tiến độ, chi phí, chất lượng và việc tuân thủ thực hiện các điều khoản hợp đồng của nhà thầu.

 Tổ chức việc kiểm tra, rà soát và báo cáo Tổng giám đốc phê duyệt hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hồ sơ chất lượng, hoàn công của Công trình, hạng mục công trình trong quá trình thi công của các nhà thầu.

 Tổng hợp, đánh giá làm cơ sở để tham mưu cho Tổng Giám đốc giải quyết các vướng mắc, phát sinh

có liên quan làm ảnh hưởng chất lượng, tiến độ và hiệu quả đầu tư của dự án.

 Xây dựng quy trình, áp dụng duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 tại Công ty.

 Đại đại diện lãnh đạo ISO 9001: 2008 tại Công ty.

 Tổng hợp báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc và đánh giá kết quả thực hiện dự án.

 Thực hiện các công việc được ủy quyền khi Tổng Giám đốc vắng mặt.

 Cơ hội huấn luyện: Theo qui định Công ty

 Đồng nghiệp: Thân thiện hòa đồng và hợp tác

 Phúc lợi: Thưởng tết từ 1- 4 tháng lương thực lãnh, thưởng các ngày lễ, quà TếT, Trung thu, sinh nhật, Tết Đoan ngọ, du lịch hàng năm kèm người thân, cổ phần, cổ phiếu ưu đãi

 Ngày nghỉ: Chiều thứ 7 và chủ nhật

I.2 Bản tiêu chuẩn

công việc

Đưa ra tiêu chí về số lượng và chất

lượng,nhằm đánh giá hiệu quả công việc

và trả thù lao cho nhân viên

Bản tiêu chuẩn công việc

Những yếu tố chính:

 Trình độ học vấn

 Trình độ chuyên môn

 Trình độ ngoại ngữ

 Kinh nghiệm công tác

 Các kỹ năng cần thiết cho công việc

 Các phẩm chất về cá nhân

 Các đặc điểm cá nhân

Mục đích của Bản tiêu chuẩn công

việc:

 Thiết lập các nguyên tắc chỉ đạo công việc mà có

thể đo lường được.

 Mang lại lợi ích cho cả người nắm giữ công việc và một hoặc nhiều người cấp trên.

 Người lao động hiểu được mình được mong đợi

Ví dụ:

Phó Tổng giám đốc phụ trách kỹ

thuật

Công ty CP Kỹ thuật Công nghệ Sài Gòn - Techgel

Bộ phận BAN GIÁM ĐỐC

Chức danh Phó Tổng Giám Đốc Kỹ Thuật

– Dự Án

Mã số công việc TEG-TD- 2013

Trình độ học vấn:

Trình độ học vấn cần thiết :

chuyên ngành kỹ thuật

Đào tạo và bằng cấp chuyên môn: Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên

sâu về các nguyên tắc về quản

lý dự án Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh Nghe - Nói - Đọc -

Viết lưu loát Tin học: Autocad, Mirosoft Project, vi

tính văn phòng, các phần mềm chuyên dụng

Kinh nghiệm làm việc cần thiết

Có ít nhất 05 năm làm công việc ở vị trí tương đương.

Tuổi đời: 35-50 tuổi

Giới tính: Nam

Kiến thức/Kỹ năng cần thiết: Thông hiểu hệ thống luật kinh tế hiện hành

và có kiến thức pháp lý tổng quát.

Các yêu cầu về kỹ năng:

Kỹ năng về lãnh đạo, quản lý công việc và nhân sự

Kiến thức tốt về tổ chức thi công các công trình dân dụng và công nghiệp Khả năng làm việc độc lập, sáng tạo.

Chịu được áp lực công việc cao.

Quyết đoán trong công việc.

II THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Cơ sở để thiết kế một công

4) Chất lượng cuộc sống lao động

5) Khả năng của người lao động

6) Tính chất của môi trường

Các phương pháp thiết kế

công việc cá nhân

Chuyên môn hóa công việc

Luân chuyển công việc

Mở rộng công việc

Thiết kế theo MODULE

NGUYÊN TẮC:

Thiết kế công việc hướng vào

người lao động

III KHÁI QUÁT CHUNG VỀ

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

III.1 Khái niệm thiết kế tổ chức

 Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm tạo ra một

cơ cấu tổ chức và một hệ thống các quy trình thực thi công việc trong tổ chức

 Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm tạo cho

người lao động làm việc trong các tổ chức có thể làm việc một cách hiệu quả hơn nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức

1.2 Nội dung của thiết kế tổ chức

 Xác định mục tiêu của tổ chức

 Xác định thẩm quyền của tổ chức

 Xác định cơ cấu của tổ chức

 Xác định mối quan hệ công việc trong tổ chức

 Xây dựng văn hóa tổ chức

1.3 Ý nghĩa của thiết kế tổ chức

 Xác định mục tiêu, sứ mạng và tầm nhìn thực sự của

tổ chức

 Cụ thể hóa mục tiêu, mục đích hoạt động

 Thực hiện dòng công việc dựa trên thông tin

 Thực hiện cơ cấu tổ chức dựa trên quyết định

 Xây dựng nhóm thành viên

 Chuyển mục tiêu chiến lược thành đòi hỏi cụ thể

 Giảm mức độ phức tạp nhưng vẫn giữ được kiểm soát

1.5 Thiết kế tổ chức trả lời cho các câu hỏi cơ bản:

 Các loại công việc được chia như thế nào?

 Các loại công việc đó được lồng ghép và ràng buộc với nhau ra sao?

 Kênh quyết định chính thức trong tổ chức là gì?

 Kênh giao tiếp truyền thông trong tổ chức là gì?

1.6 Những yếu tố quan trọng

trong quá trình thiết kế tổ chức

 Phân công lao động hợp lý

 Đảm bảo tính thống nhất trong quản lý

 Đảm bảo quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân trong

tổ chức

 Đảm bảo không gian kiểm soát

 Đảm bảo sự phân biệt công việc rõ ràng giữa các bộ phận

 Quan tâm đến môi trường trong đó tổ chức vận động và phát triển

 Thiết kế tổ chức không chỉ một lần mà phải đánh giá và tái thiết lập

1.7 Yếu tố ảnh hưởng tới quá

 Sự chia sẻ giữa cấp quản lý và người lao động

 Chiến lược, tầm nhìn của tổ chức

III.2 TÁI LẬP QUÁ TRÌNH KINH DOANH

2.1 Khái niệm và ý nghĩa

 Tái lập quá trình kinh doanh là quá trình phân tích

và thiết kế lại nghiệp vụ công việc và quá trình

hoạt động trong tổ chức

 Mục tiêu của tái lập quá trình kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện hiệu quả kinh doanh

2.2 Các bước Tái lập quá trình

kinh doanh

1 Xây dựng một tầm nhìn và mục tiêu

2 Tìm hiểu về quy trình hiện tại

3 Xác định quá trình tái lập

4 Xác định mức độ muốn thay đổi

5 Thực hiện quá trình mới

6 Kiểm soát quá trình tái lập

7 Đánh giá hiệu quả của quá trình tái lập

8 Tiếp tục điều chỉnh, hoàn tiện quá trình tái lập

2.3 Các yếu tố quyết định thành công

của quá trình tái lập quá trình kinh

doanh

1 Xác định một tầm nhìn rõ ràng cho quá trình tái lập

2 Cam kết của quản lý cấp cao

3 Xác định yếu tố then chốt và hoạt động chính của

quá trình tái lập

4 Tham vọng của nhóm thực hiện

5 Kiến thức về kỹ thuật tái lập

6 Tham khảo ý kiến chuyên gia bên ngoài

7 Nhất quán thay đổi tư duy quản lý

Phân tích Dòng công việc

Định nghĩa dòng công việc:

 Dòng công việc bao gồm các bước liên tiếp không trì hoãn và kết thúc ngay khi bước tiếp theo bắt đầu

 Là sự nối tiếp các quá trình hoạt động công việc của 1 người hoặc 1 nhóm, tổ chức hoặc

cá nhân, theo 1 hay nhiều cơ chế đơn giản hoặc phức tạp

Các lý thuyết cải thiện dòng

công việc

 6 sigma (Six sigma)

 Quản lý chất lượng toàn bộ ( Total Quality Management)

 Tái kỹ nghệ quá trình kinh doanh ( business process reengineering)

 Hệ thống Lean (Lean systems)

 Lý thuyết ràng buộc ( theory of constraints)

Thành phần dòng công việc

3 thông số chính:

1 Mô tả đầu vào: thông tin, vật liệu và năng

lượng yêu cầu để hoàn thành bước.

2 Thước đo thay đổi, thuật toán, được thực hiện

bởi con người hoặc máy móc, hoặc kết hợp.

3 Mô tả đầu ra: thông tin, vật liệu và năng được

sản xuất bởi bước đó và là đầu vào của bước tiếp theo.

Ứng dụng

 Ứng dụng dòng công việc hiện nay là là các ứng dụng phần mềm tự động hóa, có các

bậc, quá trình trong nhiều quá trình

 Các quá trình thường liên quan đến kinh

doanh, nhưng cũng có thể là bất kì quá trình nào liên quan đến một chuỗi các bước có thể

tự động hóa bằng phần mềm

Các ứng dụng thông dụng

 Business Process Model and Notation (BPMN)

Là phần mềm đồ họa mô tả quy trình kinh doanh trong một mô hình quy trình kinh doanh.

 Process Definition Language (XPDL)

 Là định dạng tiêu chuẩn của Workflow Management Coalition (WfMC) để trao đổi định nghĩa quy trình

kinh doanh giữa các sản phẩm công việc khác nhau

 Yet Another Workflow Language (YAWL)

 là ột ngôn ngữ dòng công việc dựa trên các mô hình dòng làm việc.

Biểu đồ Grantt

Human Resources Workflow

Tình huống tại Công ty TTT

 Ngành nghề kinh doanh:

₋ Thiết kế, trang trí và thi công nội thất

₋ Sản xuất và cung cấp sản phẩm nội thất

₋ Thi công dự án cho khách sạn, resort, căn hộ cao cấp và văn phòng

Tình huống tại Công ty TTT

 Sứ mệnh: tiên phong trong công nghệ, chuyên

nghiệp trong lao động sáng tạo, TTT không chỉ kiến tạo không gian sống mà còn giúp con người cảm nhận cuộc sống đẹp và hoàn hảo.

Tình huống tại Công ty TTT

 Kết quả khảo sát tại Công ty:

₋ “Chế độ lương thưởng” là khá quan trọng đối với CBQL và cả CBNV không phải là quản lý

₋ “Công việc ổn định” là ít quan trọng đối với CBNV không phải là quản lý

₋ “Cơ hội thăng tiến” là ít quan trọng đối với

nhóm CBQL

Tình huống tại Công ty TTT

 Những yếu tố làm cho CBNV hài lòng về TTT:

₋ Uy tín của các thành viên trong BGĐ

₋ Chính sách lương thưởng căn cứ vào kết quả, năng lực cá nhân mà không quan tâm đến bằng cấp,

thâm niên

₋ Chính sách đào tạo và huấn luyện tốt

₋ Môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thách

thức

₋ Văn hóa TTT trẻ trung, sôi nổi, năng động, chân

thành, cởi mở, sẵn sàng chia sẻ và đóng góp

Tình huống tại Công ty TTT

 Các lý do chính khiến nhân viên TTT rời Công ty:

₋ Cơ hội phát triển nghề nghiệp cá nhân ở bên ngoài hấp dẫn hơn

₋ Áp lực công việc cao

₋ Lương thưởng không công bằng

₋ Đánh giá kết quả công việc chưa chính xác

₋ Một số trưởng bộ phận chưa có năng lực phù hợp

Tình huống tại Công ty TTT

 Những mong muốn của CBNB:

₋ Lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác hợp lý

và công bằng

₋ Áp lực công việc không quá cao

₋ Môi trường làm việc thoải mái

₋ Muốn được học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ

₋ Đánh giá công bằng, chính xác, khách quan

₋ Phân công trách nhiệm rõ ràng

₋ Phối hợp tốt giữa các bộ phận

Tình huống tại Công ty TTT

 Giải pháp đề xuất:

1 Đánh giá chế độ lương theo mức A B C D và phân hạn mức cho từng phòng căn cứ vào kết quả hàng tháng của phòng Vì hình thức này rất khắt khe nên công ty có thể tăng 10% lương để khuyến khích

CBNV hăng hái làm việc

2 Toàn bộ CBNV cập nhật timesheet theo kế hoạch được giao và gửi lại cho cấp quản lý hằng ngày.

Tình huống tại Công ty TTT

 Giải pháp đề xuất:

3 Tùy vào tình hình và giai đoạn cụ thể, BGĐ

sẽ thường xuyên thay đổi mô hình từ trực tuyến sang chức năng

Tình huống tại Công ty TTT

 Giải pháp đề xuất:

4 Tổ chức hình thức chấm điểm lẫn nhau giữa các thành viên trong cùng 1 phòng theo

thang điểm 100 Mỗi khi BGĐ thay đổi mô

hình sẽ căn cứ theo số điểm trung bình và sự lựa chọn từ BGĐ theo tỷ trọng 50%-50%