Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán hàng hóa tồn kho
1.1.1 Đặc điểm, ý nghĩa của hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
Hàng hóa là một bộ phận trong khái niệm Hàng tồn kho, do đó nó cũng có đầy đủ những đặc tính và ý nghĩa của Hàng tồn kho Vì vậy, trớc hết ta sẽ nghiên cứu khái niệm hàng tồn kho
Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho Mỹ thì: Hàng tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp mua về và dự trữ để bán bao gồm cả hàng mua đang đi đờng, hàng đã bán nhng cha giao, hàng đang gửi, hàng hoá cũ h hỏng có thể bán đợc
Theo quan điểm của kế toán Anh, hàng tồn kho là một tài sản hữu hình của doanh nghiệp với đặc tính: dùng để bán ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho đ ợc xếp vào khoản mục Tài sản lu động trong Bảng cân đối kế toán do nó có khả năng đ ợc chuyển thành tiền mặt trong vòng 1 năm.
Còn theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02(VAS 02) đ ợc ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001:
Hàng tồn kho : Là những tài sản: a) Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thờng; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Từ quan điểm đó về hàng tồn kho của VAS – 02 kết hợp với thực tiễn, có thể đa ra quan điểm về hàng hóa nh sau :
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua mua bán trên thị trờng.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là những hàng hoá vật t mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Nh vậy, hàng hoá là những vật phẩm mà các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hóa tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp thơng mại, hàng hóa mua về và dự trữ trong kho là một khâu trong quá trình luân chuyển của vốn lu động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Giá trị hàng hóa còn tồn của doanh nghiệp cho thấy tình hình vốn của doanh nghiệp có bị ứ đọng hay không, hay quá trình sản xuất của doanh nghiệp có đợc đảm bảo liên tục hay không… Do đó, hàng hóa tồn kho chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán vì vậy để quản lý và hạch toán một cách đầy đủ hàng hóa, tình hình tăng giảm và hiệu quả sử dụng hàng hóa tồn kho thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ các đặc điểm của hàng hóa Vậy hàng hóa trong doanh nghiệp thơng mại có những đặc điểm gì?
Thứ nhất, hàng hóa tồn kho có tỷ lệ lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của một doanh nghiệp thơng mại, là một trong những chỉ tiêu chủ yếu trên Báo cáo tài chính nên rất dễ xảy ra những sai sót hoặc gian lận lớn, gây ảnh h- ởng đến chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hàng hóa rất đa dạng về chủng loại, có đặc tính lí, hoá, sinh học khác nhau Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
Thứ ba, hàng hóa đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, theo nhiều phơng thức khác nhau, do vậy việc xác định các yếu tố giá và tính toán giá trị hàng hóa là tơng đối đa dạng và phức tạp.
Thứ t, về hình thái vận động thì hàng hóa không ngừng vận động để chuyển hóa thành những bộ phận tài sản ngắn hạn khác nh tiền tệ, công nợ,
Thứ năm, có nhiều phơng pháp để tính giá trị hàng hóa xuất bán, ngay cả với mỗi loại hàng hóa cũng có thể xây dựng cách tính khác nhau nh phơng pháp bình quân gia quyền, phơng pháp giá thực tế đích danh phơng pháp nhập trớc- xuất trớc (FIFO) hay phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
… Với mỗi cách tính sẽ đem lại những kết quả khác nhau, bên cạnh đó việc xác định giá trị hàng xuất kho lại có ảnh hởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, ảnh hởng đến việc xác định lợi nhuận thuần trong năm tài chính…
Thứ sáu, hàng hóa cũng nh nhiều loại tài sản khác, khi còn ở trong kho thì phải chịu ảnh hởng của hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình (bị h hỏng sau một khoảng thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời…)
Thứ bảy, sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu là hình thái tiền tệ Nh vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả
Hàng hóa trong doanh nghiệp thơng mại thờng trải qua các quá trình:
- Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
Phân loại và đánh giá hàng hóa tồn kho
Theo tính chát thơng phẩm kết hợp với đặc trng kỹ thuật thì hàng hoá đ- ợc chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồm có các ngành hàng:
- Hàng kim khí điện máy;
- Hàng dệt may, bông vải sợi;
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ;
- Hàng rợu bia, thuốc lá;
Theo nguồn gốc sản suất gồm:
Theo khâu lu thông thì hàng hoá đợc chia thành:
- Hàng hoá ở khâu bán buôn;
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ;
Theo phơng thức vận động của hàng hoá
- Hàng hoá chuyển qua kho
- Háng hoá chuyển giao bán thẳng
1.2.2 Tạo lập danh điểm hàng hóa
Hàng hoá của các doanh nghiệp thơng mại mua về dự trữ để bán thờng rất đa dạng về chủng loại, hình dáng, kích cỡ, nguồn cung cấp Do vậy để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán, doanh nghiệp cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý.
Lập mã hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó.
Danh điểm hàng tồn kho phải đợc sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán có thể căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng.
Ví dụ: TK 156 hàng hoá
TK156.1.01.1 Mã số của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1
TK 156.1.01.1.A Mã số của hàng 1thuộc nhóm 01 loại hàng 1 ở kho A
1.2.3 Đánh giá hàng hóa tồn kho
Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán hàng hóa là nguyên tắc giá gốc Theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho , giá gốc chính là trị
1 0 giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại, trong đó:
- Giá gốc tại thời điểm mua : Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với ngời bán.
- Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuế và các loaị thuÕ (nÕu cã)
- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến
* Giá gốc hàng hoá nhập kho
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập đợc xác định theo từng nguồn nhập
Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho bao gồm trị giá hàng mua vào và chi phí mua :
Trị giá hàng mua = Giá mua trên hóa đơn + Thuế nhập khÈu + ThuÕ
TTĐB - Các khoản giảm trừ
Chi phÝ mua = Chi phÝ mua hàng + Hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng
Trong đó giá mua (tiền phải trả cho ngời bán) nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT.
Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán.
Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng.
Thuế nhập khẩu = giá nhập khẩu(giá CIF) x Thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó.
Trong trờng hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu nh đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
* Đánh giá hàng hoá xuất kho
Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập kho theo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua, khi đó nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập Các khoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi đợc hạch toán riêng đến cuối tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho Do vậy để xác định đợc trị giá vốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các công đoạn sau:
B 1: áp dụng một trong các phơng pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá của hàng hoá xuất kho
B 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và số hàng tồn kho cuèi kú.
Chi phÝ mua đợc phân bổ cho hàng xuÊt kho
Chi phÝ mua cần phân bổ + Chi phí phát sinh trong kỳ x
Trị giá mua của hàng xuất kho trong kú trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồn
B 3: Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo công thức:
Trị giá vốn thực tế của hàng xuÊt kho
Trị giá mua thực tế của hàng xuÊt kho
+ Chi phÝ mua cÇn ph©n bổ cho hàng xuất trong kỳ
Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho đợc áp dụng theo các phơng pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, ph- ơng pháp nhập sau xuất trớc còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng:
- Đối với việc áp dụng theo phơng pháp đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lợng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho
+ Điều kiện áp dụng : Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện đợc từng lô hàng
+ Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp tổ chức kế toán vật liệu thủ công, phơng pháp đơn giản và dễ tính toán, chi phí của hàng bán ra phù hợp
+ Nhợc điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp mà tình hình nhập xuất vật liệu nhiều và có giá trị bé.
- Đối với phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Đơn giá b×nh qu©n Trị giá vốn thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng nhập trong kỳ
Số lợng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lợng hàng hóa nhập trong kú
Kế toán chi tiết hàng hóa tồn kho
1.3.1 Chứng từ sử dụng và các thủ tục cần thiết
Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC
SV: Vũ Minh Hoàng K43 - 21.01 ngày 16/07/1998 của bộ trỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm:
- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT);
- Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá (mẫu 08- VT);
- Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ;
- Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN;
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển;
Các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Thủ tục cần thiết trong nghiệp vụ mua và nhập kho hàng hóa.
Trong nghiệp vụ mua và nhập kho hàng hóa trong doanh nghiệp cần hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) do ng ời bán hàng lập, ghi rõ số lợng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán Trờng hợp bên bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì trên hoá đơn do ngời bán lập vừa bao gồm phần trị giá mua vật liệu hàng hoá (cha thuế) vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng hóa từ thị trờng tự do thì doanh nghiệp phải có phiếu mua hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT).
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lợng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào số nhập kho Nh vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành Ngoài ra, trong trờng hợp nhập kho với số lợng các loại hàng hóa có tính chất lý hoá phức tạp, các loại hàng hóa quý hiếm hay trong quá trình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lợng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm hàng hóa để kiểm nghiệp hàng hóa trớc lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.
Thủ tục cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho hàng hóa.
Với doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên thì khi xuất kho hàng hóa phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật t hàng hóa theo hạn
1 4 mức Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng ngời ký nhận vào phiếu xuất kho.
Thủ tục cần thiết trong kiểm kê hàng hóa tồn kho. Để công tác quản lý hàng hóa có hiệu quả và chặt chẽ hơn thì kiểm kê hàng hóa tồn kho là một công việc không thể thiếu Việc kiểm kê sẽ do một hội đồng gồm 3 ngời: kế toán hàng hóa, thủ kho và một ngời thứ 3 tiến hành. Khi kiểm kê thì ngời ta sẽ tiến hành so sánh giữa số liệu trên sổ sách kế toán và số lợng thực tế hàng tồn trong kho Sau khi kiểm kê xong thì kết quả kiểm kê sẽ đợc ghi vào biên bản kiểm kê.
1.3.2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết
Trong công tác kế toán hiện nay ở nớc ta nói riêng và ở các nớc nói chung đang áp dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hóa sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp số đối chiếu luân chuyển, phơng pháp số d.
1.3.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song.
Phơng pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng
- Tại kho: việc ghi chép tình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về một số l ợng Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất hàng hóa thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số d thực nhập thực xuất chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu, hàng hóa cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho do thủ kho chuyển về để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ chi tiết hàng hoá cũng đợc mở cho từng mặt hàng và theo dõi riêng cho từng kho, có kết cấu nh thẻ kho. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ kế toán chi tiết của hàng hoá để đối chiếu thẻ kho của thủ kho và sau khi đối chiếu khớp với thẻ kho, kế toán tiến hành tổng hợp bảng số liệu với bộ phận kế toán tổng hợp.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Sổ cái TK hàng tồn kho
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn từng kho và toàn doanh nghiệp
Sổ chi tiết hàng hoá
Sơ đồ 1 : Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song.
* Ưu nhợc điểm, phạm vi áp dụng
+ Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
+ Nhợc điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lắp các chỉ tiêu về số lợng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu các yếu tố tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật t, hàng hóa khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thờng xuyên và nghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế.
1.3.2.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp này ta cũng sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ đối chiếu lu©n chuyÓn
Bảng kê nhập Bảng kê xuÊt
Chứng từ nhập Chứng từ xuÊt
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :
Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển
+ Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhợc điểm: việc ghi sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế.
+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất; không bố trí riêng nhân viên kế toán hàng hóa, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
1.3.2.3 Phơng pháp ghi sổ số d.
Kế toán tổng hợp hàng hóa
1.4.1 Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là ph- ơng pháp theo dõi ghi chép và phản ánh thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hoá trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập xuất.
1.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Khi áp dụng phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình và sự biến động của vật t , hàng hoá Nh vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định đợc ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán còn kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ là cơ sở để so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách, kế toán phải tìm nguyên nhân để xử lý kịp thời Do đó, phơng pháp này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch trong tơng lai.
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tiến hành đồng thời nhiều hoạt động sản xuât kinh doanh, kinh doanh mặt hàng có giá trị cao.
Phơng pháp này có u điểm là cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, quảm lý một cách chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài sản tồn kho.
Tuy nhiên, phơng pháp này cũng có nhợc điểm là khối lợng ghi chép của kế toán nhiều nên chỉ thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hóa và có giá trị thấp.
1.4.1.2 Tài khoản sử dụng o Tài khoản 156 : Hàng hóa
TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp
- TK 156 đợc chi tiết thành hai tiểu khoản
+ TK 1561: “Giá mua hàng hoá”
+ TK 1562: “Chi phí mua hàng hoá”
+ TK 1567: “Hàng hóa bất động sản”
+ Phản ánh trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không đợc hoàn lại);
+ Chi phí mua hàng hóa + Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công);
+ Trị giá hàng hóa đã bán bị ngời mua trả lại;
+ Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
+ Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu t
+ Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
+ Chi phí mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;
+ Chiết khấu thơng mại hàng mua đợc hởng;
+ Các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng;
+ Trị giá hàng hóa trả lại cho ngời bán;
+ Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
+Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu t, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định
Số d Nợ : Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng hóa còn tồn cuối kỳ. o Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đờng
TK này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhËp kho.
+ Trị giá hàng hóa, vật t đã mua đang đi đờng;
+ Trị giá hàng hóa, vật t đã mua đang đi đờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng;
Số d Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi đ- ờng (cha về nhập kho đơn vị) o Tài khoản 157 : Hàng gửi bán
TK này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá thành phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng; Hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi; Hàng hóa, sản phẩm chuyển cho các đơn vị cấp dới hạch toán phụ thuộc để bán;
Trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho ngời đặt hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.
+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý; gửi cho các đơn vị cấp dới hạch toán phụ thuộc;
+ Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhng cha đợc xác định đã bán;
+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp đợc xác định là đã bán;
+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;
Số d Nợ : Phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp nhng cha đợc xác định là đã bán trong kỳ.
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Hàng mua đang đi ® êng vÒ
ThuÕ nhËp khÈu phải nộp
TK 411 Đ ợc cấp biếu tặng nhËn gãp vèn
Khoản chiết khấu hoặc giảm giá hàng mua
TK 632 Xuất bán trực tiếp
TK 1381 Thiếu trong kiểm kê
TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại
Hàng hóa mua xong gửi bán ngay
Xuất kho hàng Hàng gửi bán đã xác gửi bán định là tiêu thụ
TK 1561 Hàng gửi bán nhập lại kho
Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên
Tập hợp chi phí mua hàng hóa phát sinh
TK 1331 ThuÕ GTGT phân bổ chi phí cho hàng đã bán ra để xác định giá vốn
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán TK 1562 :Chi phí mua hàng hóa.
1.4.2 Kế toán tổng hợp hàng hóa theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Theo phơng pháp này kế toán không ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê hàng hoá, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ.
Trị giá hàng xuất trong kỳ đợc tính theo công thức:
Trị giá hàng xuất = Tổng giá trị hàng nhập + Chênh lệch trị giá hàng tồn kho đầu và cuối kỳ
1.4.2.1 Đặc điểm của phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Sử dụng phơng pháp này, số liệu trên sổ sách kế toán luôn khớp với kết quả kiểm kê, đồng thời công việc kế toán đơn giản Tuy nhiên, kế toán không thể xác định đợc trị giá hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ Kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc xác định hàng thừa thiếu ở khâu bảo quản ở kho hàng cũng nh các quầy hàng Ph- ơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp thơng mại kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại quy cách khác nhau, kinh doanh các mặt hàng có giá trị nhỏ.
1.4.2.2 Tài khoản sử dụng o Tài khoản 611 : Mua hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đa vào sử dụng trong kỳ.
- TK 611 đợc chi tiết thành hai tiểu khoản
+ TK 6111: “Mua nguyên liệu, vật liệu”
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê);
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ; hàng hóa đã bán bị trả lại,
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê)
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (Cha đợc xác định là đã bán trong kỳ);
+ Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.
TK 611 không có số d cuối kỳ o Tài khoản 156, 157, 151
Các TK này chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Nội dung ghi chép của các TK này nh sau:
Kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm tồn kho hoặc đang đi trên đờng cuối kỳ hay hàng hóa tồn kho cuối kỳ hoặc đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp cha đợc xác định là đã bán cuối kỳ
Kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm tồn kho hoặc đang đi trên đờng đầu kỳ hay hàng hóa tồn kho đầu kỳ hoặc đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp cha đợc xác định là đã bán đầu kỳ (Trờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
Khoản chiết khấu giảm giá hoặc số hàng trả lại cho ng ời bán Trị giá hàng hoá hiện có đầu kỳ kết chuyển
Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ Trị giá hàng hoá hiện còn vào cuối kỳ
Trị giá hàng đã bán đ ợc trong kỳ
Thuế nhập khẩu phải nộp cho hàng nhập
Sơ đồ 5 : Trình tự hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
- Báo cáo kế toán quản trị
Tổ chức kế toán hàng hóa trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Đây là hình thức mới đợc bộ tài chính ban hành theo Quyết định Số:15/2006/QĐ-BTC Hình thức này áp dụng phù hợp với tất cả các doanh nghiệp nhng nó thích hợp hơn cả với doanh nghiệp có qui mô lớn, trình độ quản lý, trình độ kế toán tơng đối cao và thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng máy tính.
Quy trình xử lý số liệu:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm §èi chiÕu, kiÓm tra
Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại thờng đa dạng về chủng loại, mẫu mã, biến động thờng xuyên Do đò yêu cầu phải đặt ra là phải quản lý từng loại theo từng nhóm và từng mã hàng hóa Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán là hàng hoá đến từng danh điểm Vì vậy, danh mục hàng hoá đợc xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho( TK156) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật t hàng hoá Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tiính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục. Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảo quản, lu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lợng tồn kho của từng hàng hoá Đặc biệt là trong điều
2 6 kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phơng pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ởkho có máy vi tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhng phải nhập cung kho Nếu phát sinh chi phí mua, cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chơng trình phải tự động tính đợc giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuất kho có thể đ- ợc tính bằng một trong các phơng pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyÒn, LIFO, FIFO. Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanh thu thì trơng trình đồng thời lơ thông tin về giá vốn hàng bán Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp v ụ xuất vật t nh: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng Nếu ở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chơng trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra
Nh vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chơng trình kế táon phải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo có thể xem nh: sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn kho hàng hoá theo kho Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lợng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào
Đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh của công ty
định số 676/08/FIS-QĐ-HĐTV ngày 20/05/2008 của Hội Đồng Thành viên công ty TNHH hệ thống thông tin FPT và đã đợc Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104003452 ngày
26/06/2008 Dới đây là một số thông tin tóm tắt về công ty:
Tên gọi đầy đủ : CÔNG TY TNHH Hệ THốNG THÔNG
TIN viễn thông-dịch vụ công fpt Tên giao dịch Quốc tế : FPT Information System of Telecom &
Tên viết tắt : FPT-IS-TES Co., Ltd.
Vốn điều lệ : 35,000,000,000 đồng Việt Nam
Tên chủ sở hữu : Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT Địa chỉ trụ sở chính : Số 101 Láng Hạ, Quận Đống Đa, thành phố Hà NộiWebsite : http://www.fis.com.vn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH hệ thống thông tin viễn thông – dịch vụ công FPT tính đến nay thì mới chỉ đi vào hoạt động đợc 2 năm, nhng đã rất nhanh chóng có đợc những thành công bớc đầu Có thể kể đến đó là việc ký kết đợc các hợp đồng quan trọng với các khách hàng lớn trong mảng dịch vụ viễn thông nh Viettel, Mobifone, Vietnam mobile, VMS, …
Không chỉ mở rộng mạng lới dịch vụ trong nớc, công ty đang dần chiếm lĩnh đợc thị trờng các nớc lân cận nh Lào, Campuchia, đặc biệt, mới đây là hợp đồng Europad với một tập đoàn lớn có mạng lới ở nhiều nớc ở châu Âu nh Anh, Pháp, Đức,….
Trong thời gian ngắn ngủi đó, cha kể đến các hợp đồng cha hoàn thành, doanh thu 6 tháng cuối năm 2008 của công ty đã đạt mức gần 60 tỷ đồng Đây là một con số không hề nhỏ với một công ty vừa mới thành lập cha đợc lâu nh FIS-TES, đó là màn khởi đầu khá ấn tợng và là đòn bẩy cho sự phát triển về lâu dài của công ty.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy và hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Để phù hợp với sự phát triển và lớn mạnh của mình, nhằm không ngừng hoàn thiện để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu ngày càng đa dạng và chuyên sâu của khách hàng, Công ty Hệ thống Thông tin FPT đ - ợc tổ chức theo hớng năng động về kinh doanh, chuyên môn hóa về công nghệ, giải pháp và dịch vụ theo mô hình sau:
Trung tâm Giải pháp phần mềm viễn thông Trung tâm Giải pháp phần mềm chính phủ Phòng tìm kiếm và phát triển ứng dụng Văn phòng TES-BO Trung tâm kỹ thuật tích hợp
Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức công ty
Ban tổng giám đốc là ngời có quyền lực cao nhất, quyết định về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm với Công ty và với nhà nớc.
Trung tâm Kinh doanh có chức năng :
- Tìm kiếm, khai thác và phát triển thơng mại, hợp tác, quản trị mối quan hệ với các khách hàng.
- Phát triển thơng mại cho các sản phẩm, dịch vụ, các Hệ thống Thông tin của nghành Viễn thông và Chính phủ.
- Thực hiện kế hoạch chỉ tiêu doanh số của công ty Hệ thống Thông tin
Viễn thông và Dịch vụ công.
- Lập kế hoạch kinh doanh và dự báo về thị trờng theo định kỳ thuộc phạm vi thị trờng khối khách hàng Viễn thông và Chính phủ
Trung tâm kỹ thuật tích hợp và Trung tâm t vấn có chức năng :
- Tìm kiếm, nghiên cứu, khai thác, xây dựng và phát triển các giải pháp, sản phẩm, dịch vụ, các hệ thống thông tin phục vụ cho khối khách hàng Viễn thông và Chính phủ
- Thiết kế, lắp đặt, xây dựn, tích hợp và triển khai các sản phẩm, dịch vụ, các hệ thống thông tin trong và ngoài nớc phục vụ cho ngành Viễn thông và
- Lập kế hoạch, chiến lợc và mục tiêu nhiệm vụ hàng năm cho khối khách hàng của công ty Hệ thống Thông tin Viễn thông và Dịch vụ công.
- Hỗ trợ và phối hợp với các đơn vị khác triển khai, Marketing & T vấn các dự án về CNTT - Viễn thông
Trung tâm Giải pháp phần mềm viễn thông có chức năng:
- Xây dựng, nghiên cứu, phát triển và triển khai các sản phẩm phần mềm, dịch vụ phần mềm, chuyển giao công nghệ, hệ thống và các dịch vụ hỗ trợ, bảo hành, bảo trì các sản phẩm, dịch vụ phần mềm phục vụ cho nghành Viễn thông.
- Hỗ trợ kinh doanh trong các hoạt động Marketing giải pháp ứng dụng cho khách hàng trong ngành Viễn thông.
Trung tâm Giải pháp phần mềm chính phủ có chức năng:
- Xây dựng, nghiên cứu, phát triển và triển khai các sản phẩm phần mềm, dịch vụ phần mềm, chuyển giao công nghệ, hệ thống và các dịch vụ hỗ trợ, bảo hành, bảo trì các sản phẩm, dịch vụ phần mềm phục vụ cho nghành Chính Phủ.
- Hỗ trợ kinh doanh trong các hoạt động Marketing giải pháp ứng dụng cho khách hàng trong ngành Chính phủ.
Phòng tìm kiếm và phát triển ứng dụng có chức năng :
- Tìm kiếm và phát triển các giải pháp CNTT & Viễn thông có giá trị cao cho ngành Viễn thông và Chính phủ.
- Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tham gia phát triển thơng mại và phát triển thị trờng.
Văn phòng TES-BO có chức năng :
- Thực hiện nhiệm vụ Back Office bao gồm các hoạt động nhân sự, chất lợng, đặt hàng, kế toán, hành chính…
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Hệ thống Thông tin Viễn thông và Dịch vụ công FPT có chức năng, nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, tư vấn, thiết kế, sản xuất,tích hợp, đào tạo, chuyển giao các hệ thống thông tin và ứng dụng vào các công nghệ khác;
- Mua bán, cung cấp, cho thuê, triển khai, lặp đặt các thiết bị, sản phẩm và dịch vụ tin học, viễn thông, hệ thống công nghệ thông tin và hệ thống viễn thông;
- Sản xuất, xây dựng, phát triển, cung cấp, triển khai các sản phẩm và dịch vụ phần mềm ứng dụng;
- Tư vấn, cung cấp, dịch vụ cho thuê nguồn lực công nghệ thông tin trong nước (outsourcing) (trừ các hoạt động môi giới, xuất khẩu lao động và tuyển dụng cho các doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động), trung tâm dữ liệu (data center), trung tâm hỗ trợ qua điện thoại (call center) (Trừ thông tin Nhà nước cấm) và các dịch vụ cho thuê các quy trình nghiệp vụ (BPO);
- Nghiên cứu, tư vấn, thiết kế, sản xuất, tích hợp, đào tạo, cho thuê các trung tâm phục hồi dữ liệu sao thảm họa, các dịch vụ phục hồi dữ liệu;
- Nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, chuyển giao công nghệ tin học;
- Sản xuất, chế tạo, lắp ráp các thiết bị công nghệ thông tin;
Thực trạng công tác kế toán hàng hoá tồn kho tại công
2.2.1 Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty.
Công ty TNHH hệ thống thông tin viễn thông – dịch vụ công FPT là một công ty có quy mô lớn kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nên hàng hóa của công ty tơng đối đa dạng trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và xuất bán hàng hóa.
Do nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh là rất linh động nên sự biến động của hàng hóa về số lợng và chủng loại Thực tế đó đã đặt ra cho Công ty những yêu cầu cấp thiết là thờng xuyên và liên tục Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và có hiệu quả thì việc cần thiết tr ớc tiên là phải tiến hành phân loại hàng hóa Căn cứ vào đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong quá trình kinh doanh thì hàng hóa của Công ty đ ợc chia thành các loại sau:
2 Máy tính để bàn (PC)
3 Máy tính sách tay (Notebook)
7 Linh kiện - Phụ kiện máy tính
9 Thiết bị bảo vệ 10.Máy in
11.Máy Scan 12.Thiết bị tin học khác
Ngoài ra các hàng hóa trên còn đợc phân loại chi tiết theo các tiêu chí nh: Dòng sản phẩm, Hãng sản xuất và mã hợp nhất để phục vụ cho việc thống kê, kiểm soát hàng hóa của công ty nh về số lợng, doanh số của từng loại hàng để từ đó phục vụ cho việc lên các báo cáo theo doanh số của từng loại hàng giúp cho các nhà quản trị có thể đ a ra các chiến lợc kinh doanh cho từng loại hàng một cách kịp thời và hiệu quả nhất.
2.2.1.2 Công tác quản lý hàng hóa tồn kho của công ty.
Do có sự khác biệt của từng loại hàng hóa của công ty nh đã nêu ở trên nên công ty đã có kế hoạch mua vào một cách hợp lý để dự trữ vừa đáp ứng đợc nhu cầu kinh doanh vừa hạn chế đợc tình trạng ứ đọng vốn,giảm đợc chi phí lãi vay Công tác quản lý hàng hóa đ ợc đặt ra là phải
3 8 đảm bảo dự trữ phải đáp ứng đợc nhu cầu kinh doanh của công ty đặc biệt là các mặt hàng chiến lợc, hiểu rõ điều này công ty đã tổ chức hệ thống các kho để dự trữ hàng hóa gần các nguồn tiêu thụ.
Hệ thống kho của công ty đợc trang bị khá đầy đủ về phơng tiện bốc dỡ chất xếp và vận chuyển hàng hóa trong kho nhằm tạo điều kiện tốt nhất để có thể tiến hành nhập xuất, bảo quản hàng hóa một cách hiệu quả nhất Nhằm đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh thì hệ thống kho của công ty đợc chia thành 3 kho chính:
Kho hàng bán theo dự án;
Kho hàng phục vụ cho việc bảo hành.
Bên cạnh các kho thực (hiện hữu) nêu trên thì nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lý thì kho hàng bán buôn và kho hàng bán lẻ , cũng nh để phù hợp với việc hạch toán trên phần mềm Oracle, công ty còn chia thành các kho ảo, mà điển hình là kho chào.
Kho chào đợc tạo ra theo mỗi hợp đồng dự án Khi 1 hợp đồng đ ợc ký kết, kế toán kho sẽ tạo một kho ảo có mã phù hợp, kho này đ ợc hiểu là đặt tại công ty khách hàng Nghĩa là trong quá trình làm các dự án của hợp đồng, các nhân viên IT sẽ làm trực tiếp tại công ty khách hàng, khi cần hàng thì kế toán sẽ xuất hàng từ kho bán sang kho chào Do công ty chỉ thu tiền khi dự án hoàn thành, có biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng đã hoàn tất, nên khi xuất hàng (xuất chào) thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, do đó việc xuất kho sẽ đợc coi nh là xuất từ kho này sang kho khác Để công tác quản lý hàng hóa trong kho đợc hiệu quả và chặt chẽ thì cứ 3 tháng một lần công ty tổ chức kiểm kê hàng hóa ở cả kho bán và kho chào để xác định số lợng, chất lợng và giá trị của từng loại hàng hóa. Việc kiểm kê đợc tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban gồm 2 ngời:
Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê thực tế để làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán của công ty.
Thực tế cho thấy tuy là có sự kiểm soát và phối hợp chặt chẽ giữa kế toán kho và thủ kho nhng ở công ty TNHH hệ thống thông tin FPT nh ng vẫn có sự chênh lệch giữa lợng tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán.
Tạo mã hàng hóa và tạo mã kho o Tạo mã hàng hóa Mỗi hàng hóa của công ty đều đợc mã hóa dới dạng số học với 6 chữ sè. o Tạo mã kho
Bên cạnh đó thì nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý và phù hợp với cách phân loại hàng tồn kho thì kho hàng hóa của công ty còn đợc gắn mã phân đoạn phục vụ cho nhu cầu quản lý
Cách m hóa kho hàng của Công Ty TNHH Hệ Thống Thông Tin Viễn thông - Dịch vụ công FPT
Loại kho hàng BU Địa chỉ kho
Nhãm 1 (2 ký tự) Thể hiện loại kho hàng
Nhãm 2 (2 ký tự) Thể hiện BU quản lý kho hàng này
Nhãm 3 (1 ký tự) Thể hiện vị trí địa lý của kho hàng
Nhãm 4 (5 ký tù) Đối với kho bán hàng hoặc kho hàng triển khai theo dự án thì thể hiện m dự án đối với kho hàng gửi bán thì thể hiện m khách hàng
01 Kho hàng để bán Đánh tự tăng theo số l
02 Kho hàng khó bán Đánh tự tăng theo số l
03 Kho hàng hỏng chờ thanh lý Đánh tự tăng theo số l
04 Kho hàng chờ Test Đánh tự tăng theo số l
05 Kho hàng gửi đi bảo hành Đánh tự tăng theo số l
06 Kho hàng dự trữ Đánh tự tăng theo số l
08 Kho hàng giữ hộ Đánh tự tăng theo số l
09 Kho dịch vụ Đánh tự tăng theo số l
11 Kho TT bảo hành chờ sửa chữa Đánh tự tăng theo số l
12 Kho TT bảo hành dự trữ Đánh tự tăng theo số l
13 Kho hàng gửi bán Đánh tự tăng theo số l
14 Kho khách hàng mợn, tạm sử dụng Đánh tự tăng theo số l
Nhóm 2 Lấy theo 2 ký tự cuối m phòng ban
Nhóm 3 Lấy tự tăng tùy vào số lợng các địa chỉ của kho
2.2.2 Phơng pháp hạch toán và đánh giá hàng hóa của công ty.
Nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, công ty áp dụng phơng pháp hạch toán sau:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Qua đó sẽ giúp cung cấp các thông tin một cách chính xác và kịp thời nhất về tình hình hàng hóa trong doanh nghiệp
Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO – first in first out) Tuy việc sử dụng phương pháp này sẽ khiến cho công việc của kế toán chi tiết hàng tồn kho trở nên phức tạp nhưng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Oracle ERP mà công ty đang áp dụng nên đã trợ giúp đắc lực cho công việc kế toán của công ty nói chung và của kế toán hàng tồn kho nói riêng Mặt khác khi áp dụng phương pháp FIFO để tính giá vốn hàng xuất kho và hàng tồn kho sẽ giúp tính được ngay trị giá vốn hàng hóa cho mỗi lần xuất kho một cách tương đối chính xác đồng thời cung cấp số liệu một cách nhanh chóng nhất cho kế toán hàng hóa có thể nắm được tình hình biến động cả về số lượng và giá trị trên các báo cáo bán hàng.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Tính giá hàng hóa nhập kho.
Tính giá hàng hóa là dùng tiền để biểu hiện giá trị hàng hóa.
Nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán hàng hóa tại công ty
Thứ nhất, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành Hệ thống chứng từ của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh Bên cạnh đó, việc sắp xếp, phân công các chứng từ trong công tác kế toán hàng tồn kho của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh đặc thù của công ty.
Các chứng từ trớc khi đợc sử dụng làm căn cứ để nhập dữ liệu vào hệ thống đã đợc kiểm tra rất kỹ càng về tính hợp lệ hợp pháp, nên có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác hạch toán đợc thực hiện một cách chính xác và khoa học góp phần cho công tác kế toán hàng hóa tồn kho đợc hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Thứ hai, để phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty cũng nh phù hợp với việc vận hành của hệ thống Oracle, bên cạnh việc sử dụng các tài khoản theo QĐ 15/2006 – BTC do Bộ Tài Chính ban hành, công ty đã sử dụng thêm các tài khoản trung gian để có thể nối nghiệp vụ kế toán giữa 2 phân hệ với nhau.
Ví dụ trong kế toán hàng hóa, công ty sử dụng 2 Tài khoản trung gian là 156901000 – Hàng hóa – TKTG – Chuyển kho nội bộ và 15690200- hàng hóa – TKTG.
Việc sử dụng các tài khoản trung gian này không những để phù hợp với phần mềm Oracle (1 nghiệp vụ không đợc liên quan đến 2 đối t- ợng tài khoản) mà còn giúp các kế toán ở các phân hệ khác nhau có thể kiểm tra chéo lẫn nhau, tránh đợc trờng hợp sai số, sót thiếu ( đến cuối kỳ kế toán sẽ phải kiểm tra số d của tài khoản trung gian này, số d cuối kỳ phải đảm bảo bằng 0)
Thứ ba, việc công ty lựa chọn sử dụng phơng pháp hạch toán doanh của mình Công ty TNHH hệ thống thông tin viễn thông – dịch vụ công FPT là một công ty lớn với nhiều đơn đặt hàng lớn, nên việc nhập xuất kho hàng hóa là hoạt động diễn ra gần nh thờng xuyên liên tục Do đó việc sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên cho phép phản ánh một cách chính xác, kịp thời thờng xuyên sự vận động của hàng hóa và giúp doanh nghiệp có thể đa ra các biện pháp kịp thời khi có sự biến động trên thị trờng, tạo thuận lợi cho công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Thứ t, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy tính với hệ thống Oracle, đây là hình thức kế toán hiện đại và phù hợp với năng lực, quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty Với hình thức kế toán này có thể giúp cho việc hạch toán một cách nhanh chóng tình hình nhập xuất hàng tồn kho để qua đó có thể có những dữ liệu thông tin mới nhất cập nhật ngay lập tức lên hệ thống báo cáo FIFA, FIFA MIS và các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính của công ty vào bất cứ thời điểm nào của kỳ kế toán mà không cần phải chờ đến khi đóng sổ.
Chính nhờ những thông tin do hệ thống các báo cáo FIFA, FIFA MIS do hình thức kế toán này cung cấp nhà quản trị doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc một cách chính xác tình hình tăng giảm hàng hóa trong doanh nghiệp cũng nh tình hình tài chính của công ty để có thể đa ra các quyết định chính xác và kịp thời nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Thứ năm, giá nhập kho hàng hóa của công ty đợc phản ánh đúng theo giá gốc phù hợp với quy định của VAS 02 Giá xuất là giá nhập tr ớc xuất trớc (FIFO), phơng pháp này phản ánh chính xác số hàng hóa xuất dùng trong tháng giúp tính đợc ngay trị giá vốn hàng hóa cho mỗi lần xuất kho một cách tơng đối chính xác đồng thời cung cấp số liệu một cách nhanh chóng nhất cho kế toán hàng hóa có thể nắm đợc tình hình biến động cả về số lợng và giá trị trên các báo cáo bán hàng.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết hàng tồn kho sử dụng ph ơng pháp thẻ song song đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thờng xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động hàng hóa ở các kho thật cũng nh các kho ảo của doanh nghiệp Điều này có tác dụng rất lớn vì sẽ giúp Công ty bảo toàn giá trị hàng tồn kho qua
SV: Vũ Minh Hoàng K43 - 21.01 đó để góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho Bên cạnh đó số liệu kế toán đợc ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm hàng tồn kho trong kỳ.
Kế toán hàng tồn kho đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho hàng hóa, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số l ợng và giá trị Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng th ờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động hàng tồn kho đ ợc chính xác tình hình hiện có, tăng giảm hàng tồn kho trong kỳ.
3.1.2 Những điểm cần hoàn thiện.
Bên cạnh các u điểm kể trên, kế toán hàng hóa tồn kho nói riêng và công tác kế toán nói chung của công ty vẫn còn một số mặt hạn chế cần phải hoàn thiện để vừa đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin tài chính cũng nh thông tin quản trị, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Thứ nhất: Việc chia ra làm kho hàng bán và hàng chào tuy khá phù hợp với tình hình kinh doanh theo các đơn đặt hàng nhng nó cũng còn một vài khuyết điểm, đó là khi xuất hàng chào, tức là xuất hàng ra khỏi kho thực đến kho ảo nơi công ty khách hàng Nếu hàng hóa không phù hợp hoặc do nhầm lẫn, mà phải nhập lại kho, thì thủ tục nhập lại hàng này sẽ đợc thực hiện trên phần mềm với nội dung là xuất kho và đợc ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, do theo hệ thống thì việc nhập kho này là việc chuyển từ kho hàng chào đến kho hàng bán mà thôi Do đó khi tập hợp chứng từ để kiểm tra kiểm soát thì sẽ gây một số khó khăn, buộc ngời tập hợp phải chú ý hơn đến phần Diễn giải (Decriptions trên hệ thống) ….
Thứ hai: việc sử dụng phần mềm kế toán cũng gặp phải một số vấn đề v- ớng mắc chung, đó là sự phân quyền truy cập vào hệ thống là cha có đợc sự chặt chẽ cần thiết, cụ thể trong phân hệ kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty, thủ kho vẫn đợc quyền truy cập vào hệ thống báo cáo FIFA MIS - là hệ thống báo cáo có thể xem cả về mặt hiện vật và giá trị hàng tồn kho trong công ty điều này là trái với quy định của bộ tài chính và phơng pháp thẻ song song theo đó thì thủ kho chỉ có quyền theo dõi về mặt hiện vật của hàng tồn kho mà thôi.
Thứ ba: về thủ tục nhập kho hàng hóa do việc mua hàng của công ty là do bộ phận hỗ trợ kinh doanh đảm nhiệm sau khi mua hàng xong sẽ chuyển thẳng về kho của doanh nghiệp do đó có thể dẫn đến tình trạng hàng đã nhập kho nhng kế toán hoặc bộ phận hỗ trợ kinh doanh cha làm thủ tục nhập kho do đó trên các báo cáo hàng tồn kho của doanh nghiệp cha có hàng để phục vụ cho việc triển khai các hợp đồng.
Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho trong công ty.
Hiện nay công tác kế toán đang dần đợc nâng cao và hoàn thiện ở hầu hết các doanh nghiệp, sở dĩ nh vậy là do kế toán là khoa học và nghệ thuật, phản ánh và giám đốc liên tục, toàn diện, có hệ thống tất cả các loại tài sản, nguồn vốn, cũng nh các hoạt động kinh tế trong công ty Hơn nữa các thông tin của kế toán có vai trò rất quan trọng đối với việc ra quyết định của ngời quản lý và tổ chức tốt công tác kế toán sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Tại công ty TNHH hệ thống thông tin viễn thông – dịch vụ công FPT, hàng hóa là một bộ phận rất quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty, do vậy nó có cả tác động trực tiếp và gián tiếp lên quyết định quản lý của Ban giám đốc Những nhà quản trị sẽ đa ra những quyết định quản lý không đúng đắn nếu không có những thông tin kế toán chuẩn xác.
Hệ thống kế toán của công ty đã thừa hởng những thành quả của hệ thống kế toán của tập đoàn FPT, và không ngừng biến đổi hoàn thiện để phù hợp với sự riêng biệt trong kế toán của công ty và để phù hợp với sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế trên thế giới cũng nh ở Việt Nam Song trong
SV: Vũ Minh Hoàng K43 - 21.01 hạch toán hàng hóa vẫn còn tồn tại 1 số những thiéu xót cần đợc bổ sung chỉnh lý và hoàn thiện hơn nữa Có nh vậy mới giúp cho công ty quản lý hàng hóa tồn kho của mình.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng hóa tồn kho.
Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho trớc hết phải đợc đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toàn và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nớc Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế đợc phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ nhng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính
- Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhng đợc quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện nhng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao.
- Hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu hiệu quả và tính khả thi cao.
3.2.3 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho
Thông qua việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp:
Tổ chức đợc bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý vừa đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu quản lý và hạch toán của doanh nghiệp vừa phù hợp với các chuẩn mực và quy định hiện hành.
Giúp nâng cao đợc hiệu quả của công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng nh hiệu quả của công tác kế toán toàn doanh nghiệp nói chung để qua đó có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Giúp xây dựng đợc một quy trình nhập xuất và hệ thống các báo cáo về hàng tồn kho kịp thời, chính xác để qua đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết đến các đối tợng có liên quan Đặc biệt là dựa trên các báo cáo về hàng tồn kho này có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có thể nhìn nhận và đa ra các quyết định một cách kịp thời và hợp lý để có thể giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc các mục tiêu đã định.
3.2.4 Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty.
Thứ nhất : Nh đã nói ở trên, việc chia kho ra làm kho hàng bán và kho hàng chào, sử dụng chung 1 mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho các trờng hợp chuyển kho, việc sử dụng nh vậy là cha phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và gây khó khăn cho việc quản lý hàng tồn kho một cách chi tiết và công tác kiểm kê hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ.
Do vậy, công ty nên sử dụng thêm mẫu phiếu Nhập lại kho đối với các trờng hợp hàng đã xuất chào mà muốn nhập lại kho bán, mẫu phiếu này cũng giống nh mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chỉ khác ở tiêu đề và vị trí kho mà thôi.
Thứ hai: Việc hệ thống phân quyền cha triệt trên báo cáo FIFA MIS làm cho thủ kho cũng có quyền xem xét hàng tồn cả về mặt hiện vật và giá trị thì có thể hoàn thiện bằng cách gán cho mỗi đối tợng đợc phép truy cập một mã nhất định theo vị trí và phòng ban, theo đó sẽ có sự phân quyền hợp lý cho mỗi một hệ thống mã nh vậy.
Thứ ba: Để có thể đảm bảo hàng xuất chào khi xuất bán sẽ xuất đúng và đủ số lợng đã xuất chào thì phòng kế toán có thể tổ chức thêm một cán bộ (tại mỗi bộ phận kinh doanh của công ty) có nhiệm vụ kiểm tra hàng xuất chào để đảm bảo hàng xuất chào là đúng theo các điều khoản của hợp đồng Cuối cùng là khi xuất bán thì cán bộ kiểm tra hàng xuất chào sẽ dựa trên số lợng hàng hóa ở các kho chào để có thể thúc giục các cán bộ triển khai xuất đúng và đủ theo số lợng đã xuất bán.
Thứ t: Để đảm bảo cho hàng về nhập kho đợc phản ánh một cách đầy đủ kịp thời trên hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Oracle của doanh nghiệp thì trớc khi bộ phận hỗ trợ kinh doanh chuẩn bị đ a hàng về nhập kho của doanh nghiệp thì sẽ làm trớc thủ tục nhập kho hàng hóa và giao
SV: Vũ Minh Hoàng K43 - 21.01 cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp và trên cơ sở đó thì bộ phận kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu để báo cho thủ kho Khi hàng thực tế về đến kho thì dựa trên các số liệu do kế toán cung cấp thủ kho sẽ tiến hàng kiểm tra số lợng chất lợng và nhận hóa đơn chứng từ nhập kho Sau khi nhận đợc chứng từ nhập kho thì thủ kho sẽ fax các chứng từ này lên phòng kế toán. Dựa vào đó thì kế toán sẽ đồng thời nhập dữ liệu về hàng hóa vào hệ thống cơ sở dữ liệu Oracle Cuối cùng là khi thủ kho đa các chứng từ nhập kho lên phòng kế toán vào cuối ngày thì kế toán sẽ đối chiếu với bản fax của thủ kho để có thể chính thức xác nhận lần cuối các thông tin đã nhập vào hệ thống Tuy nhiên cách làm này là hơi phức tạp và ch a thực sự hiệu quả nếu nh công ty có rất nhiều nghiệp vụ nhập xuất hàng hãa.