Hệ thống kế toán hàng hoá – ng nợ ng ty tnhh dược phẩm anh ngọc

Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc Lời mở đầu Thế kỷ XXI, kỷ công nghệ thông tin, kỷ với tiến vượt bậc ngành lĩnh vực Công nghệ thông tin ngày mũi nhọn ưu tiên hàng đầu để đưa đất nước ta tiến lên ngang hàng với nước khu vực tồn giới Nó góp phần quan trọng sống nhân loại, phần đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao lĩnh vực sống người Từ tiềm thông tin trở thành tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm hàng hoá xã hội tạo thay đổi to lớn lực lượng sản xuất, sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động cách thức quản lý lĩnh vực xã hội Một lĩnh vực mà máy tính sử dụng nhiều hệ thống thơng tin quản lý nói chung Sự phát triển Internet, Intranet đưa người bước vào kỉ nguyên xa lộ thông tin mạng Thơng qua mạng Internet người mua bán hàng hố, trao đổi thơng tin rộng rãi tồn cầu Cơng nghệ WWW thúc đẩy mạnh mẽ việc khai thác thơng tin mạng với tính linh hoạt dễ sử dụng Cùng với phát triển ngành công nghệ thông tin máy tính ngày trở nên gần gũi thông dụng sống Khả hỗ trợ hiệu cơng việc khó khăn phức tạp lĩnh vực sống nói chung cơng tác quản lý doanh nghiệp, quan nói riêng bảo mật thơng tin, xem chỉnh sửa thông tin cách hiệu nhanh chóng Đã có nhiều phần mềm xây dựng để phục vụ cho tính chất phức tạp công tác quản lý doanh nghiệp quan Có thể nói, hiệu quản lý doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào chất lượng hệ thống thơng tin dựa máy tính doanh nghiệp Trong hoạt động doanh nghiệp, liệu hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều đa dạng, vấn đề phải quản lý chúng Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc cách có hiệu quả, cách xây dựng hệ thống liên lạc xử lý thông tin đủ mạnh, nhằm đáp ứng cách xác kịp thời thơng tin làm sở định quản trị Để cạnh tranh được, tổ chức doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin chúng Bên cạnh máy móc thiết bị hữu hình, thông tin đánh nguồn tài nguyên quan trọng Thơng tin, liệu có ích tổ chức theo cách, cho sở định đắn Nó có giá trị mặt kinh tế mức độ làm sở cho trình định phân phối điều hoà nguồn lực, trợ giúp cho doanh nghiệp việc thực mục đích kinh doanh mình, thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp có vai trị quan trọng khơng thể thiếu Thơng tin kế tốn thơn tin động tuần hoàn tài sản, phản ánh đầy đủ chu trình nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất tiêu thụ tài Đó thông tin hai mặt tượng, trình, vốn nguồn, tăng giảm, chi phí kết quả, cần thiết cho hạch tốn kinh doanh Thơng tin kế toán mang hai đặc trưng thơng tin kiểm tra Kế tốn hệ thống thông tin xác định, thu thập, xử lý truyền thông tin kinh tế tổ chức tới phạm vi rộng rãi người sử dụng mục tiêu quản trị đầu tư Thông tin kế toán cung cấp sở cho nhà quản lý định: lập kế hoạch kiểm tra việc thực kế hoạch đưa định tất mức quản lý, từ vấn đề có cấu trúc “Bao cần mua thêm hàng mua để bổ sung vào kho nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu?” vấn đề nửa cấu trúc chí phi cấu trúc “Có nên đưa cơng nghệ vào sản xuất hay khơng?” Thơng tin kế tốn cung cấp sở cho nhà đầu tư định sở báo cáo tài chính, xác định rõ hiệu kinh doanh thời kỳ kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, nhà đầu tư có thơng tin đầy đủ để Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc định đầu tư hay đầu tư tiếp vào doanh nghiệp Thơng tin kế tốn cung cấp sở để nhà nước hoạch định sách, soạn thảo văn pháp luật phù hợp sách đầu tư, sách thuế Một hệ thống thơng tin kế tốn hiểu tập hợp nguồn lực người, thiết bị máy móc thiết kế nhằm biến đổi liệu tài liệu khác thành thông tin Hệ thống thông tin kế tốn thể vai trị chủ đạo q trình kiểm sốt bên tổ chức doanh nghiệp Kiểm sốt nội tốt chìa khố để quản trị có hiệu tổ chức Nhiều thơng tin cần cho nhà quản trị để kiểm soát tài hoạt động tổ chức doanh nghiệp hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp Hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp mơt hệ thống lớn phức tạp, gồm nhiều phân hệ Với doanh nghiệp vừa nhỏ kinh doanh thương mại hệ thống kế tốn cơng nợ hàng hố quan trọng nhất, hoạt động doanh nghiệp thương mại bán hàng, vấn đề quản lý quan trọng quản lý công nợ hàng hoá Quản lý hàng hoá doanh nghiệp nhỏ bao gồm quản lý tồn kho quản lý bán hàng, quản lý tình hình tốn cơng nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp Đó mục tiêu xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hàng hố cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc Hơn ba năm qua, em thầy cô giáo cung cấp truyền đạt kiến thức cần thiết lĩnh vực cơng nghệ thơng tin Ngồi em rèn luyện tinh thần học tập làm việc theo nhóm dự án qua tập lớn từ hồn thành đề tài riêng Đề án mơn học hội để em tổng kết lại kiến thức mà học, đồng thời rút kinh nghiệm quý giá làm tiền đề cho q trình thực tập thời gian tới.Trong khn khổ đề án môn học bảo tận tình thầy giáo KS Đồn Quốc Tuấn tích luỹ kiến thức thân em xây dựng "Hệ thống thơng tin kế tốn hàng hố cơng nợ cho công ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc” Tuy Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc nhiên thời gian có hạn chưa thực có kinh nghiệm nắm bắt vấn đề nên chương trình mang tính chun nghiệp chưa cao khơng tránh khỏi sai sót Kính mong thầy giáo tất bạn quan tâm đến chương trình đóng góp cho ý kiến để chương trình em hoàn thiện học kinh nghiệm quý báu cho công việc thực tế em sau Cuối em xin cảm ơn thầy giáo, KS Đoàn Quốc Tuấn giúp đỡ em hoàn thành đề án mơn học Hệ thống kế tốn hàng hố – công nợ công ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc Chương I Khảo sát giới thiệu chung hệ thống thơng tin kế tốn Hàng hố – Cơng nợ Cơng ty TNHH Dược phẩm Anh Ngọc 1.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH Dược phẩm Anh Ngọc Đầu thập kỉ 90 kỷ trước, giai đoạn sau năm Nhà nước ta thực sách kinh tế mở Chính sách khuyến kích kinh tế tư nhân đưa Từ có loạt doanh nghiệp tư nhân vừa nhỏ đời Công ty TNHH Anh Ngọc đời theo trào lưu Giám đốc cơng ty nữ dược sỹ, chị tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành dược Hải Phịng, chị chọn ngành dược lĩnh vực kinh doanh cơng ty Thị trường dược phẩm sản phẩm y tế thị trường phát triển sôi động nước, công ty từ thành lập có nhiều bước phát triển để cạnh tranh thị trường với vô số doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm khác Gần cơng ty cịn có phát triển dây chuyền đóng gói sản phẩm đơng dược sản phẩm y tế khác Sơ đồ cấu tổ chức công ty: Như công ty kinh doanh thương mại khác, công ty TNHH Anh Ngọc tổ chức quản lý theo kiểu phân cấp Đứng đầu ban giám đốc bao gồm có Giám đốc Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc bà Quách Thị Lành, Phó giám đốc anh Trần Tuấn Anh Công ty chia thành bốn phận phịng ban là: Phịng tài kế tốn, Phịng marketing bán hàng, Bộ phận cung ứng Bộ phận quản lý kho Cách tổ chức đăc thù sản phẩm kinh doanh cơng ty dược phẩm Phịng tài kế tốn: Là phận khơng thể thiếu cơng ty dù tập đoàn lớn hay doanh nghiệp nhỏ Chức phịng tài kế tốn hoạch tốn tất phân hệ kế toán, báo cáo tài đưa báo cáo quản trị cho ban giám đốc Phịng marketing bán hàng: Cơng ty Anh Ngọc doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh cơng ty mua bán dược phẩm thiết bị y tế, nên phận marketing bán hàng công ty phận quan trọng, chức nghiên cứu thị trường bán hàng Bộ phận cung ứng: Bộ phận cung ứng cơng ty có chức nhân u cầu cung ứng từ phận bán hàng, phận quản lý kho từ liên hệ với nhà cung cấp để cung ứng hàng hố cho cơng ty Bên cạnh phận cịn địi hỏi người có chun mơn dược phẩm, am hiểu dược phẩm thiết bị y tế để tránh cung ứng mặt hàng nằm danh sách cấm pháp luật Bộ phận quản lý kho: dược phẩm sản phẩm đặc biệt quan trọng, mặt bảo quản thời gian sử dụng, bên cạnh có nhiều biến động giá nên phận quản lý kho địi hỏi người có chun mơn dược phẩm Bộ phận quản lý kho phải báo cáo kịp thời tình hình hàng hố kho số lượng chủng loại, thời hạn sử dụng, ngày sản xuất giá trị hàng tồn kho Các phận khơng độc lập mà chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phận dùng đầu phận làm đầu vào ngược lại Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn Hàng hố – Cơng nợ Cơng ty TNHH Dược phẩm Anh Ngọc Hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty: Hầu hết doanh nghiệp thực bước kế toán doanh nghiệp sau: Thứ nhất, lập chứng từ gốc để ghi nhân nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành Thứ hai, phân tích nghiệp vụ kế tốn sở chứng từ gơc (định khoản cho nghiệp vụ kế tốn) cập nhật chứng từ vào máy tính (chứng từ nhập xuất hàng, chứng từ thu chi, uỷ nhiệm chi, …) Từ đó, in báo cáo, sổ theo dõi tương ứng cần đến (báo cáo nhập xuất kỳ, tổng hợp thu chi kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho,…) Thứ ba, ghi chép nghiệp vụ phân tích vào nhật ký theo trình tự thời gian (lập chứng từ ghi sổ hay nhật ký chung); chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ tài khoản liên quan để in lúc cần đến (ghi sổ tài khoản) Thứ tư, điều chỉnh số liệu để phản ánh chi phí tính cho kỳ này, doanh thu đạt kỳ (lập bảng cân đối số phát sinh); kết chuyển số liệu tài khoản tạm thời (loại 5,6,7,8) để tính giá sản phẩm công việc làm kỳ, tính kết kinh doanh; kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách kế toán lập, tài khoản tổng hợp Thứ năm, tổng hợp số liệu từ tài khoản tài liệu có liên quan khác để lập báo cáo tài (bảng cân đối kế toán, kết hoạt động kinh doanh, tình hình thực nghĩa vụ với nhà nước, thuế giá trị gia tăng khấu trừ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Mơ hình hệ thống thơng tin kế toán: Hệ thống kế toán hàng hoá – công nợ công ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc Trong tổ chức doanh nghiệp đếu có lĩnh vực hoạt động khác với chức khác Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin hoạt động chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu Nhiều tổ chức doanh nghiệp xây dựng phân hệ thông tin quản lý cho lĩnh vực chức nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho trình định lĩnh vực chức như: hệ thống thơng tin tài chính, hệ thống thông tin nhân lực, hệ thống thông tin thị trường, hệ thống thông tin sản xuất Các hệ thống thông tin chuyên chức không độc lập với mặt vật lý mà thường chia sẻ với nguốn lực chủ yếu hệ thống tất chúng có mối quan hệ chặt chẽ qua lại với hệ thống thơng tin kế tốn Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ liệu này, hệ thống thơng tin kế tốn có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin dạng báo cáo quản trị báo cáo tài Ngược lại, hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp nhiều thơng tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức nói Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường, báo cáo vật tư - tồn kho thơng tin chi phí cho hệ thống thơng tin sản xuất, báo cáo lương Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài Các thơng tin cịn lại khác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức thu thập thêm từ mơi trường bên ngồi doanh nghiệp, ví dụ thơng tin sở thích khách hàng, thông tin sản phẩm đối thủ cạnh tranh, thông tin kỹ thuật sản xuất thông tin thị trường lao động Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin chuyên chức khác tạo nên hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vận hành chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt mục tiêu đề Hệ thống thông tin kế tốn hàng hóa cơng nợ: Quản lý hàng hố cơng nợ: Quản lý hàng hố: Quản lý phiếu nhập xuất kho công ty, biết mua hàng từ khách hàng xuất cho khách hàng Báo cáo tình hình nhập xuất tồn mặt hàng theo giá trị theo số lượng tồn kho tính theo phương pháp bình qn gia quyền kế tốn Quản lý cơng nợ: Quản lý công nợ khách hàng Quản lý phiếu thu tiền mặt khách hàng trả nợ phiếu chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp, mua hàng (phiếu nhập kho) làm cơng nợ nhà cung cấp tăng lên, công ty trả tiền mặt cho nhà cung cấp (phiếu chi tiền mặt) làm cơng nợ khách hàng tăng lên Đối với khách hàng, xuất hàng cho khách (phiếu nhập kho) làm cơng nợ khách hàng tăng lên Khi cửa hàng thu tiền mặt khách hàng trả nợ (phiếu thu tiền mặt) làm cơng nợ giảm Ln ln cần báo cáo tình hình cơng nợ khách hàng (nợ đầu kỳ, nợ tăng kỳ, nợ giảm kỳ) Cơng việc phân hệ kế tốn hàng hóa Có thể hiểu kế tốn hàng hóa với doanh nghiệp nhỏ bao gồm kế tốn hàng hóa tồn kho kế toán bán hàng Hệ thống kế tốn hàng hố – cơng nợ cơng ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc Kế toán tồn kho: quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho mua từ thị trường, doanh nghiệp sản xuất, chế biến Chúng bao gồm : nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa Hàng hóa tồn kho cơng ty Anh Ngọc chủ yếu hàng hóa dược phẩm sản phẩm y tế Và dụng cụ, sản phẩm dở dang dây truyền đóng gói Có hai phương pháp kế tốn hàng tồn kho kê khai thường xuyên (phản ánh giá trị có tình hình biến động hàng tồn kho doanh nghệp) kiểm kê định kỳ (phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cuối kỳ doanh nghiệp) Công ty Anh Ngọc chuyên kinh doanh dược phẩm sản phẩn thiết bị y tế nên công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xun để theo dõi quản lý tình hình giá trị hàng hóa tồn kho cách cập nhật Đối với q trình hạch tốn hàng tồn kho có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng bán Ở công ty Anh Ngọc áp dụng phương pháp “FIFO - Nhập trước xuất trước” Kế toán bán hàng: quản lý nghiệp vụ liên quan đến việc bán mua hàng Chẳng hạn, thực lập phiếu xuất kho, nhập kho, xác định tồn kho đậu kỳ, cuối kỳ mặt số lượng lẫn giá trị hàng hóa Từ biết doanh thu bán hàng, khoản chiết khấu, giảm giá, thuế phải nộp nhà nước tháng Xác định mặt hàng bán chạy, khách hàng thường xuyên công ty để đưa vào danh sách khuyến tặng quà Kết phân hệ hàng hóa có: lập thẻ kho theo dõi mặt hàng; lập báo cáo chi tiết vật liệu, sổ chi tiết bán hàng tháng; bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, báo cáo tồn kho cuối kỳ, tổng hợp nhập xuất kỳ; cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác kế toán tổng hợp, cơng nợ, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, thuế, … Cơng việc phân hệ kế tốn cơng nợ gồm có quản lý tình hình tốn cơng nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp