Hệ thống kế toán hàng hoá – ng nợ ng ty tnhh dược phẩm anh ngọc

Khảo sát và giới thiệu chung hệ thống thông tin kế toán Hàng hoá – Công nợ Công ty TNHH Dược phẩm Anh Ngọc

Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dược phẩm Anh Ngọc

Đầu thập kỉ 90 của thế kỷ trước, là giai đoạn sau mấy năm Nhà nước ta thực hiện chính sách kinh tế mở Chính sách khuyến kích kinh tế tư nhân được đưa ra Từ đó thì có một loạt các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ ra đời Công ty TNHH Anh Ngọc cũng ra đời theo trào lưu đó Giám đốc công ty là một nữ dược sỹ, chị tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành dược tại Hải Phòng, vì thế chị đã chọn ngành dược là lĩnh vực kinh doanh chính của công ty Thị trường dược phẩm và các sản phẩm y tế là một thị trường phát triển và sôi động trên cả nước, công ty từ khi thành lập đã có nhiều bước phát triển để có thể cạnh tranh trên thị trường với vô số các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm khác Gần đây công ty còn có phát triển một dây chuyền đóng gói sản phẩm đông dược và các sản phẩm y tế khác.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Như các công ty kinh doanh thương mại khác, công ty TNHH Anh Ngọc tổ chức quản lý theo kiểu phân cấp Đứng đầu là ban giám đốc bao gồm có Giám đốc là

H ệ th ố ng k ế toán hàng hoá – công n ợ công ty

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c bà Quách Thị Lành, và Phó giám đốc là anh Trần Tuấn Anh Công ty chia thành bốn bộ phận phòng ban chính là: Phòng tài chính kế toán, Phòng marketing và bán hàng, Bộ phận cung ứng và Bộ phận quản lý kho Cách tổ chức này cũng là do đăc thù của sản phẩm kinh doanh chính của công ty là dược phẩm.

Phòng tài chính kế toán: Là bộ phận không thể thiếu được của bất kì công ty nào dù là một tập đoàn lớn hay một doanh nghiệp nhỏ Chức năng chính của phòng tài chính kế toán là hoạch toán về tất cả các phân hệ kế toán, báo cáo tài chính và đưa ra các báo cáo quản trị cho ban giám đốc.

Phòng marketing và bán hàng: Công ty Anh Ngọc một doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua bán dược phẩm và thiết bị y tế, nên bộ phận marketing và bán hàng của công ty là một bộ phận rất quan trọng, chức năng chính là nghiên cứu thị trường và bán hàng.

Bộ phận cung ứng: Bộ phận cung ứng của công ty có chức năng nhân yêu cầu cung ứng từ bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý kho từ đó liên hệ với nhà cung cấp để cung ứng hàng hoá cho công ty Bên cạnh đó bộ phận này còn đòi hỏi là những người có chuyên môn về dược phẩm, am hiểu về dược phẩm và thiết bị y tế để tránh cung ứng mặt hàng nằm trong danh sách cấm của pháp luật.

Bộ phận quản lý kho: dược phẩm là một sản phẩm đặc biệt quan trọng, về mặt bảo quản và thời gian sử dụng, bên cạnh đó cũng có nhiều biến động về giá cả nên bộ phận quản lý kho cũng đòi hỏi những người có chuyên môn về dược phẩm Bộ phận quản lý kho phải luôn báo cáo kịp thời tình hình hàng hoá trong kho về số lượng và chủng loại, thời hạn sử dụng, ngày sản xuất và giá trị hàng tồn trong kho.

Các bộ phận này không độc lập mà chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bộ phận này dùng đầu ra của bộ phận kia làm đầu vào của mình và ngược lại.

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c

Hệ thống thông tin kế toán Hàng hoá – Công nợ Công ty TNHH Dược phẩm

Hệ thống thông tin kế toán của công ty:

Hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện các bước cơ bản của kế toán doanh nghiệp sau: Thứ nhất, lập chứng từ gốc để ghi nhân nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành Thứ hai, phân tích nghiệp vụ kế toán trên cơ sở chứng từ gôc (định khoản cho các nghiệp vụ kế toán) và cập nhật chứng từ vào máy tính (chứng từ nhập xuất hàng, chứng từ thu chi, uỷ nhiệm chi, …) Từ đó, in ra báo cáo, sổ theo dõi tương ứng bất cứ khi nào cần đến (báo cáo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho,…) Thứ ba, ghi chép những nghiệp vụ đã được phân tích vào nhật ký theo trình tự thời gian (lập chứng từ ghi sổ hay nhật ký chung); chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cái các tài khoản liên quan để in ra bất kỳ lúc nào cần đến (ghi sổ cái các tài khoản) Thứ tư, điều chỉnh số liệu để phản ánh đúng chi phí tính cho kỳ này, cũng như doanh thu đạt được trong kỳ (lập bảng cân đối số phát sinh); kết chuyển số liệu trên các tài khoản tạm thời (loại 5,6,7,8) để tính giá của sản phẩm hoặc công việc đã làm trong kỳ, cũng như tính kết quả kinh doanh; kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán đã lập, trên những tài khoản đã tổng hợp Thứ năm, tổng hợp số liệu từ tài khoản và các tài liệu có liên quan khác để lập báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ).

Mô hình một hệ thống thông tin kế toán:

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đếu có những lĩnh vực hoạt động khác nhau với những chức năng khác nhau Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân lực, hệ thống thông tin thị trường, hệ thống thông tin sản xuất Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguốn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ qua lại với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên Hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường, báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất, báo cáo về lương và

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin về kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

Hệ thống thông tin kế toán hàng hóa công nợ:

Quản lý hàng hoá và công nợ:

Quản lý hàng hoá: Quản lý các phiếu nhập xuất kho của công ty, biết được mua hàng từ khách hàng nào và xuất cho khách hàng nào Báo cáo về tình hình nhập xuất tồn của từng mặt hàng theo giá trị và theo số lượng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kế toán.

Quản lý về công nợ: Quản lý về công nợ đối với khách hàng Quản lý các phiếu thu tiền mặt do khách hàng trả nợ và phiếu chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp, khi mua hàng (phiếu nhập kho) thì sẽ làm công nợ nhà cung cấp tăng lên, khi công ty trả tiền mặt cho nhà cung cấp (phiếu chi tiền mặt) thì làm công nợ khách hàng tăng lên Đối với khách hàng, khi xuất hàng cho khách (phiếu nhập kho) thì sẽ làm công nợ khách hàng tăng lên Khi cửa hàng thu tiền mặt của khách hàng trả nợ (phiếu thu tiền mặt) thì làm công nợ giảm đi Luôn luôn cần những báo cáo về tình hình công nợ của từng khách hàng (nợ đầu kỳ, nợ tăng trong kỳ, nợ giảm trong kỳ)

Công việc của phân hệ kế toán hàng hóa Có thể hiểu kế toán hàng hóa với một doanh nghiệp nhỏ bao gồm kế toán hàng hóa tồn kho và kế toán bán hàng.

Kế toán tồn kho: quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể được mua từ thị trường, hoặc do doanh nghiệp sản xuất, chế biến Chúng bao gồm : nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa Hàng hóa tồn kho của công ty Anh Ngọc chủ yếu là hàng hóa dược phẩm và sản phẩm y tế Và các dụng cụ, sản phẩm dở dang của dây truyền đóng gói.

Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên (phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghệp) và kiểm kê định kỳ (phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp) Công ty Anh Ngọc chuyên kinh doanh dược phẩm và sản phẩn thiết bị y tế nên công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để có thể theo dõi quản lý tình hình giá trị hàng hóa tồn kho một cách cập nhật Đối với quá trình hạch toán hàng tồn kho cũng có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng bán Ở công ty Anh Ngọc áp dụng phương pháp “FIFO - Nhập trước xuất trước”.

Kế toán bán hàng: quản lý các nghiệp vụ liên quan đến việc bán và mua hàng. Chẳng hạn, thực hiện lập phiếu xuất kho, nhập kho, xác định tồn kho đậu kỳ, cuối kỳ về mặt số lượng lẫn giá trị hàng hóa Từ đó biết được doanh thu bán hàng, các khoản chiết khấu, giảm giá, thuế phải nộp nhà nước trong tháng Xác định được các mặt hàng bán chạy, cũng như khách hàng thường xuyên của công ty để đưa vào danh sách khuyến mãi hoặc tặng quà.

Kết quả của phân hệ hàng hóa có: lập thẻ kho theo dõi từng mặt hàng; lập báo cáo chi tiết vật liệu, sổ chi tiết bán hàng trong tháng; bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, báo cáo tồn kho cuối kỳ, tổng hợp nhập xuất trong kỳ; cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như kế toán tổng hợp, công nợ, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, thuế, …

Công việc của phân hệ kế toán công nợ gồm có quản lý tình hình thanh toán công nợ giữa khách hàng với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.

Kết quả của phân hệ kế toán công nợ là: lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng và nhà cung cấp; lập báo cáo công nợ chi tiết cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp; cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác như kế toán tổng hợp,tiền mặt, ngân hàng, hàng hóa…

Phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin

Lý luận chung

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin (HTTT)

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể làm dễ dàng việc đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân phối và phân công lao động Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất môt cán bộ quản lý cần hoặc muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống thông tin sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc nhập vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Mô hình hệ thống thông tin:

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phân đưa dữ liệu ra.

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặn sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý.

2.1.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các trường thuộc tính của mẩu tin Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức Chính vì thế mà khi phân tích thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữ liệu. Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu… ngày nay trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Nói đến cơ sở dữ liệu là nói đến một số khái niệm cơ sở sau đây:

Thực thể (Entity) là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó như : nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng…

Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.

Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính : mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính…

Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi các thuộc tính của thực thể.

Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi.

Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể Mỗi dòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường.

Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau.

Cập nhật dữ liệu, ữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình.

Truy vấn dữ liệu, ho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn.

Có hai kiểu truy vấn thường dùng: Truy vấn có cấu trúc (SQL) và Truy vấn bằng ví dụ.

Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu Mục đích của báo cáo là cho phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in.

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu, dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sơ dữ liệu là: mô hình mạng lưới, mô hình phân cấp và mô hình quan hệ.

Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Hệ thống thông tin này phải phù hợp với hoạt động của tổ chức về kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian Việc phát triển hệ thống thông tin không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu đặt ra Do đó việc tuân thủ theo một phương pháp là cần thiết Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau

2.2.1 Phân tích hệ thống thông tin

Giai đoạn phân tích hệ thống thông tin là một giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng đến thành công của hệ thống thông tin sau này Vì các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin có tính kế thừa, kết quả của giai đoạn trước ảnh hưởng đến giai đoạn sau Phân tích hệ thống thông tin gồm các công việc sau:

Quá trình thu thập dữ liệu và thông tin cho việc xác định yêu cầu của hệ thống. Dùng các công cụ và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin, mô tả mô hình nghiệp vụ của một tổ chức, xác định phạm vi nghiệp vụ của tổ chức mà ở đó hệ thống thông tin dự kiến sẽ được xây dựng.

Quá trình trình bày cấu trúc của các tiến trình của hoạt động thông tin trong tổ chức Cho một cái nhìn về quá trình di chuyển của các luồng dữ liệu, từ dữ liệu vào, các dịch vụ xử lý cần thực hiện và các kết quả thông tin đầu ra cùng với sự tương tác về mặt thông tin giữa hệ thống và môi trường.

Dùng các phương pháp khác nhau để cấu trúc lôgic các thủ tục xử lý trong từng chức năng cụ thể.

Trình bày cấu trúc về dữ liệu của hệ thống được khảo sát

Việc chọn một chiến lược cho việc thiết kế hệ thống sau khi đã thu được các kết quả phân tích Chiến lược cần được chọn để phù hợp với những yêu cầu và ràng buộc thực tế đặt ra cho hệ thống cần xây dựng, có tính đến các yếu tổ khách nhau của môi trường (về công nghệ, kinh tế và xã hội)

Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống thông tin quan trọng nhất là các sơ đồ:

Sơ đồ BFD của hệ thống, sơ đồ IFD, sơ đồ DFD (Mức ngữ cảnh, mức 0, mức 1). Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu thì giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác nhận những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống: xác định các yêu cầu, cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống, lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống trong tương lai. Để phân tích chi tiết thì cần phải thu thập các thông tin Thông thường người ta sử dụng các phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát.

Thu thập được thông tin thì việc mã hoá thông tin rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: mã hoá phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép nối. Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hoá hệ thống thông tin là cần thiết Một số công cụ tương đối chuẩn trong việc mô hình hoá hệ thống thông tin là: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD).

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng (dưới dạng tĩnh) Trên sơ đồ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, các nguồn và các đích nhưng trên sơ đồ này không quan tâm đến nơi, thời điểm và người chịu trách nhiệm xử lý

Sơ đồ DFD được phân rã thành nhiều mức với mục đích là làm chi tiết thêm nội dung của hệ thống thông tin.

Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết ma sao cho chỉ cần nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống.

Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã ra từ sơ đồ mức ngữ cảnh với mục đích làm chi tíêt hơn các công đoạn hoạt động của hệ thống Tuỳ theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp.

2.2.2 Thiết kế hệ thống thông tin

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin.

Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu được nhập vào Đề xuất các phương án của giải pháp để người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau khi một phương án đã được chọn thì sẽ bắt đầu thiết kế vật lý.

Giai đoạn thiết kế hệ thống thông tin gồm các công việc sau:

Thiết kế cơ sở dữ liệu Kết quả là một mô hình quan niệm về dữ liệu: mô hình mô tả các thực thể và mối quan hệ giữa chúng.

Quá trình thiết kế các đầu ra của hệ thống, bao gồm các biểu mẫu và các báo cáo. Thiết kế các giao diện và đối thoại Dùng các công cụ và phương tiện để người sử dụng tương tác với hệ thống để khai thác hệ thống.

Quá trình thiết kế mô hình dữ liệu, mô hình là cơ sở để tổ chức lưu trữ và khai thác các dữ liệu trên máy tính khi có một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể.

Kết quả của giai đoạn thiết kế hệ thống thông tin bao gồm: giao diện xử lý, bảng biểu, form nhập liệu, form xử lý, báo biểu.

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán hàng hoá – công nợ công ty TNHH dược phẩm Anh Ngọc

Phân tích hệ thống thông tin

Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin việc thu thập và xử lý thông tin là đặc biệt quan trong Có rất nhiều công cụ và phương pháp thu thập thông tin nhưng ở đây em có sử dụng các phương pháp là: phỏng vấn, quan sát thực tiễn và tham khảo tài liệu của công ty.

Công cụ và phương pháp thu thập thông tin cụ thể như sau: Quan sát thực tiễn và tham khảo tài liệu của công ty: hệ thống sổ sách kế toán, bảng tính Excel trên máy tính, các chính sách kế toán, báo cáo hàng tháng, tổng kết năm của công ty. Tham gia thực tập các nghiệp vụ tại phòng kế toán: quan sát công việc của kế toán viên, thiết lập một số bảng tính Excel.

Sơ đồ BFD của hệ thống:

Hệ thống thông tin kế toán Hàng hóa – Công nợ được chia thành bốn phân hệ quản lý chính:

Quản lý tài khoản, gồm các chức năng xử lý chính sau:

Nhập danh mục tài khoản: danh mục các tài khoản cấp 1 và cấp 2 được đăng ký dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo qui định của nhà nước Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể mở thêm những tài khoản theo dõi chi tiết (tài khoản cấp 3) tùy theo nhu cầu quản lý của mình.

Cập nhật số dư đầu kỳ kế toán của các tài khoản: cập nhật số dư các tài khoản(nếu có) làm số dư đầu kỳ của tháng năm được chọn.

In danh mục tài khoản các cấp: in danh mục các tài khoản đã đăng ký trong danh mục hệ thống tài khoản In số dư đầu kỳ của các tài khoản: in số dư đầu kỳ tháng đang xử lý của các tài khoản.

Quản lý tiền mặt, gồm có các chức năng xử lý chính sau:

Nhập danh sách các loại chứng từ: có các loại chứng từ kế toán điển hình như: thu công nợ, chi công nợ, ủy nhiệm chi, thu tạm ứng, chi tạm ứng, mua hàng, bán hàng, phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt…

Nhập danh mục tài khoản đối ứng: mỗi loại chứng từ có thể có một số tài khoản bên có và một số tài khoản bên nợ được đăng ký và quản lý trong danh sách tài khoản đối ứng Khi nhập chứng từ, tùy theo loại chứng từ được chọn, mà chương trình sẽ cho phép chọn trong danh sách những tài khoản đối đã định khoản, thay vì liệt kê toàn bộ danh mục tài khoản Điều này giúp người dùng đỡ rối và ít bị nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu hơn Chỉ khi không có tài khoản nào được đăng ký trong danh mục tài khoản đối ứng, chương trình mới liệt kê toàn bộ danh mục tài khoản cho người dùng chọn.

Nhập số dư đầu quỹ tiền mặt: nhập số dư đầu kỳ của quỹ tiền mặt, tương tự như chức năng nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản.

Nhập danh mục ngoại tệ: đăng ký các loại nguyên tệ mà doanh nghiệp sử dụng trong quá trình thanh toán, kể cả VNĐ và tỷ giá hạch toán tương ứng Nhập danh mục thuế: đăng ký các mức thuế mà doanh nghiệp phải đóng trong quá trình thanh toán theo tỷ lệ phần trăm.

Lập chứng từ thu/chi tiền mặt: dùng để cập nhật các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt In phiếu thu/chi được chọn.

In báo cáo thu chi quỹ tiền mặt: cho phép lập báo cáo chi tiết tình hình thu chi tiền mặt trong tháng In tồn quỹ tiền mặt: lập báo các tồn quỹ tiền mặt trong tháng.

Báo cáo tổng hợp thu chi: cho biết tổng số tiền thu chi trong tháng của doanh nghiệp, cũng như chi tiết từng loại chứng từ thu chi.

Quản lý hàng hóa, gồm có các chức năng xử lý chính sau:

Nhập danh mục khách hàng: chỉ đăn ký những khách hàng mua buôn và phát sinh công nợ, còn khách mua lẻ thanh toán ngay bằng tiền mặt thì không cần đăng ký chi tiết, chỉ cần đăng kỳ một mã chung là KHACHLE Danh mục khách hàng không những giúp kế toán theo dõi công nợ mua bán mà còn dễ dàng tìm được thông tin liên lạc với họ khi cần thiết.

Nhập danh mục nhà cung cấp: chỉ đăng ký các nhà cung cấp mà doanh nghiệp có phát sinh công nợ Đối với những nhà cung cấp không phát sinh công nợ, doanh nghiệp mua hàng trả tiền mặt thì không cần đăng ký chi tiết, mà chỉ cần đăng ký một mã chung là NCC.

Nhập danh mục nhân viên bán hàng: chỉ đăng ký các nhân viên bán hàng trong công ty để cuối tháng có thể thống kê giá trị hàng mỗi nhân viên bán được, từ đó có chế độ khen thưởng thích hợp Nhập danh mục hình thức nhập xuất: xác định mục đích lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất hàng Chẳng hạn xuất hàng bán cho khách, xuất cho đại lý, xuất hàng trả lại nhà cung cấp, … Nhập danh mục hình thức thanh toán: hình thức thanh giúp cho kế toán công nơ và kế toán tiền mặt có thể dễ dàng theo dõi số dư quỹ tiền mặt, công nợ khách hàng Tự động phát sinh phiếu thu chi, thay vì bắt người dùng phải lập phiếu thu mỗi khi khách mua hàng. Nhập danh mục kho: đăng ký danh sách các kho chứa hàng nhập xuất của công ty.

Nhập danh mục nhóm hàng, nhập danh mục mặt hàng: các mặt hàng phải thuộc một nhóm hàng xác định và có mã số không trùng nhau.

Nhập danh mục tài khoản đối ứng.

Nhập số dư đầu kỳ hàng tồn kho.

Lập chứng từ nhập hàng: dùng để lập các phiếu nhập hàng mua từ nhà cung cấp, mua từ nguồn trôi nổi ngoài thị trường, nhập hàng khách trả lại, …

Thiết kế hệ thống thông tin

3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kê toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị Trong hệ thống kế toán, dữ liệu chủ yếu được lưu giữ trong các tệp tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong ba phạm trù sau: tệp danh mục từ điển lưu giữ các dữ liệu liên quan và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá, … ; tệp nghiệp vụ giao

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c nhập xuất kho …; tệp báo cáo/thông tin khái quát là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở dạng các báo cáo về hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch kế hoạch và kiểm soát.

Các tệp danh mục từ điển được thiết kế để quản lý các đối tượng như tài khoản, khách hàng, vật tư hàng hoá, các tệp nghiệp vụ được thiết kế để quản lý tất cả các nghiệp vụ giao dịch Giữa các tiệp danh mục và tệp nghiệp vụ tồn tại quan hệ chuẩn 1-nhiều như hình sau: Điều đó phản ánh quy tắc, mỗi bản ghi trong tệp danh mục từ điển có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp vụ Ví dụ, tài khoản “tiền mặt VND” trong tệp danh mục tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua mã hiệu

1111, có thể xuất hiện trong rất nhiều các dòng chứng từ như phiếu thu, phiếu chi tiền, hoá đơn bán hàng hoặc mua hàng thanh toán bằng tiền mặt Chính quan hệ này đảm bảo một thiết kế chuẩn cho cơ sở dữ liệu kế toán.

Sơ đồ quan hệ thực thể:

Cơ sở dữ liệu có các bảng sau:

Ngoài ra còn có một số bảng phát sinh trong quá trình xử lý dữ liệu

Cấu trúc của một số bảng chính

T_DMTK: Bảng danh mục tài khoản

Stt Fields Type Width Description

1 MSTK Text 10 Mã số tài khoản

2 DIENGIAI Text 40 Tên tài khoản

3 MSQL Text 5 Mã số quản lý tk chính/tk con

4 NODK Number Double Nợ đầu kỳ kế toán

5 CODK Number Double Có đầu kỳ kế toán

T_DMCT: Bảng danh mục chứng từ

1 MSCT Text 10 Mã số chứng từ

2 DIENGIAI Text 40 Tên chứng từ

T_THUCHI: Bảng danh mục thu chi

1 MSCT Text 10 Loại chứng từ

2 SOCT Text 10 Số chứng từ

3 NGAY Date/time 8 Ngày lập chứng từ

4 DOITUONG Text 40 Tên đối tượng thanh toán

6 TKNO Text 10 Tài khoản nợ

7 TKCO Text 10 Tài khoản có

8 TIEN Number Double Tiền thanh toán

9 TYGIA Number Single Tỷ giá thực tế

10 VND Number Double Tiền qui đổi ra VNĐ

12 MSNT Text 15 Mã số ngoại tệ

13 MSTHUE Text 10 Mã số thuế

14 THUE Yes/no Có đóng thuế hay không

T_DMKH: Bảng danh mục khách hàng

1 LOẠI Text 1 Loại khách hàng

2 MSKH Text 10 Mã số khách hàng

3 HOKH Text 30 Họ khách hàng

4 TENKH Text 10 Tên khách hàng

5 TEL_FAX Text 20 Điện thoại hoặc số fax

6 DIACHI Text 50 Địa chỉ khách hàng

T_DMNCC: Bảng danh mục nhà cung cấp

1 MSNCC Text 10 Mã số nhà cung cấp

2 TENNCC Text 50 Tên nhà cung cấp

T_DMHTTT: Bảng danh mục hình thức thanh toán

1 MSHTTT Text 10 Mã số hình thức thanh toán

2 TENHTTT Text 40 Tên hình thức thanh toán

T_DMKHO: Bảng danh mục kho

1 MSKHO Text 10 Mã số kho

3 DIACHI Text 40 Địa chỉ kho

T_DMNHOM: Bảng danh mục nhóm hàng hoá

1 MSNHOM Text 10 Mã số nhóm hàng

2 TENNHOM Text 40 Tên nhóm hàng

T_DMHH: Bảng danh mục hàng hoá

1 MSNHOM Text 10 Mã số nhóm hàng

2 MSHH Text 10 Mã số hàng hoá

4 DVT1 Text 40 Đơn vị tính

6 DGVND Number Double Đơn giá nhập VNĐ

7 DGUSD Number Double Đơn giá nhập USD

8 DGBANVND Number Double Đơn giá bán VNĐ

9 DGBANUSD Number Double Đơn giá bán USD

T_DMNV: Bảng danh mục nhân viên bán hàng

1 MSNV Text 10 Mã số nhân viên

2 HONV Text 30 Họ nhân viên

3 TENNV Text 10 Tên nhân viên

6 TEL Text 10 Số điện thoại

T_DMNX: Bảng danh mục nhập xuất

1 MSNX Text 10 Mã số nhập xuất

2 LYDO Text 50 Lý do nhập xuất

T_HDNHAP: Bảng hoá đơn nhập

2 SOCTGOC Text 10 Số chứng từ gốc

4 MSKHO Text 40 Mã số kho nhập

5 MSKHO2 Text 10 Mã số kho xuất

15 MSHTTT Text 10 Mã số ngân hàng

T_HDNHAPCT: Bảng hoá đơn nhập chi tiết

3 DVT Text 10 Đơn vị tính

4 SL Number Single Số lượng nhập

5 TIEN Number Single Số tiền nguyên tệ

6 VND Number Double Số tiền qui đổi thành VNĐ

8 DGVTIEN Number Double Đơn giá vốn tiền nguyên tệ

9 DGVVND Number Double Đơn giá vốn tiền VNĐ

10 TONGCONG Number Long Integer Tổng cộng

T_HDXUAT: Bảng hoá đơn xuất

2 SOCTGOC Text 10 Số chứng từ gốc

4 MSKHO Text 40 Mã số kho xuất

5 MSNV Text 20 Mã số nhân viên

10 MSCT Text 10 Mã số chứng từ

15 MSHTTT Text 10 Mã số ngân hàng

T_HDXUATCT: Bảng hoá đơn xuất chi tiết

3 DVT Text 10 Đơn vị tính

4 SL Number Single Số lượng nhập

5 TIEN Number Single Số tiền nguyên tệ

6 VND Number Double Số tiền qui đổi thành VNĐ

8 DGVTIEN Number Double Đơn giá vốn tiền nguyên tệ

9 DGVVND Number Double Đơn giá vốn tiền VNĐ

10 TKNO Text 10 Tài khoản vốn nợ

11 TKCO Text 10 Tài khoản vốn có

12 TONGCONG Number Long Integer Tổng cộng

T_NXT: Bảng hàng hoá nhập xuất tồn kho

1 RECKEY Text 30 Khoá xác định tháng năm và mặt hàng tồn kho

2 MSKHO Text 10 Mã số kho

3 MSHH Date/time 30 Mã số hàng hoá

4 MSNHOM Text 10 Mã số nhóm hàng hoá

6 SOLGDAUK Number Double Số lượng đầu kỳ

7 GTDAUKUS Number Double Giá trị nguyên tệ đầu kỳ

9 SOLGNHAP Number Double Số lượng nhập

10 GTNHAPUS Number Double Giá trị nguyên tệ nhập

11 GTNHAPVN Number Double Giá trị VNĐ nhập

12 SOLGXUAT Number Double Số lượng xuất

14 GTXUATUS Number Double Giá trị xuất nguyên tệ

14 GTXUATVN Number Double Giá trị xuất VNĐ

15 SOLGCUOI Number Double Số lượng cuối kỳ

16 GTCUOIUS Number Double Giá trị nguyên tệ cuối kỳ

17 GTCUOIVN Number Double Giá trị VNĐ cuối kỳ

18 DGBQUS Number Double Đơn giá bình quân theo nguyên tệ

19 DGBQVN Number Double Đơn giá bình quân VNĐ

T_SDCONGNO: Bảng số dư công nợ

1 RECKEY Text 30 Khoá xác định tháng năm và khách có công nợ

3 MSTK Text 10 Mã số tài khoản

4 NODKVN Number Double Nợ đầu kỳ vnđ

5 CODKVN Number Double Có đầu kỳ vnđ

6 NOPSVN Number Double Nợ phát sinh vnđ

7 COPSVN Number Double Có phát sinh vnđ

8 NOCKVN Number Double Nợ cuối kỳ vnđ

9 COCKVN Number Double Có cuối kỳ vnđ

10 MAXL Text 1 Phân loại công nợ

11 NODKUS Number Double Nợ đầu kỳ nguyên tệ

12 CODKUS Number Double Có đầu kỳ nguyên tên

14 NOPSUS Number Double Nợ phát sinh nguyên tệ

14 COPSUS Number Double Có phát sinh nguyên tên

15 NOCKUS Number Double Nợ cuối kỳ nguyên tệ

16 COCKUS Number Double Có cuối kỳ nguyên tên

2 MSCT Text 10 Mã loại chứng từ

3 MSKH Text 10 Mã số khách/nhà cung cấp

4 NGAY Date/time Ngày lập chứng từ

7 MSHH Text 15 Mã số ngân hàng

8 VND Number Double Số tiền Vnđ

9 TYGIA Number Single Tỷ giá

10 TIEN Number Double Tiền nguyên tệ

11 MSNH Text 10 Mã số ngoại tệ

Ngoài ra còn có các Table và Query trung gian dùng để tổng hợp, lọc dữ liệu, sẽ được trình bày trong lúc thiết kế form hay report cụ thể.

3.2.2 Thiết kế giao diện xử lý.

Giao diện chính, khi chạy chương trình fmain sẽ xuất hiện, trên đó có chứa các menu chính của chương trình

Thiết kế Form nhập liệu. f_Dmtk: cập nhật danh mục tài khoản các cấp

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c f_Sodutk: cập nhật số dư tài khoản f_Thuchitienmat: cập nhật chứng từ thu chi tiền mặt

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c f_Hdnhap: cập nhật chứng từ nhập hàng

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c f_phaithu: cập nhật chứng từ thu công nợ f_Sdcongno: cập nhật số dư công nợ đầu kỳ kế toán

3.2.3 Thiết kế các báo biểu. a In báo cáo danh mục tài khoản các cấp.

Từ form Danh mục tài khoản các cấp người dùng có thể chọn in riêng danh mục tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 hoặc cấp 3, hoặc in phối hợp hai hoặc cả ba cấp tuỳ vào cách lựa chọn trên form.

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c b Báo cáo rpt_Sodutk, in báo cáo số dư đầu kỳ kế toán của tài khoản. c Báo cáo thu chi: Lập báo cáo thu/chi chi tiết theo từng loại chứng từ được chọn

Báo cáo chi tiết thu chi:

Anh Ngọc Chi tiết thu chi

Số CT Ngày Họ tên khách hàng Lý do chứng từ Nợ TK Có TK Tiền US Tiền VND

C010501 02/01/2005 Trần Thiện Tâm Mua hàng 156 1111 3000000

C020504 03/02/2005 Công ty điện thoại Trả tiền ĐT 3350 1111 2800000 T050506 01/05/2005 Nguyễn Văn Hùng Thanh lý máy tính 1111 7210 1000000

T070501 14/07/2005 Trần Đức Anh Thu nợ tiền hàng 1111 331 5000000

Tổng cộng: 11800000 d Báo cáo số lượng hàng tồn kho: In báo cáo tồn kho hàng hoá

Anh Ngọc Tổng hợp tồn kho

Kho hàng: * Đơn vị tính: đồng

Loại hàng hoá ĐVT Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ

SL Trị giá SL Trị giá SL Trị giá SL Trị giá

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c e Báo cáo tổng hợp công nợ: In báo cáo tổng hợp công nợ các khách hàng, nhà cung cấp

Anh Ngọc Tổng hợp công nợ

Tháng 1 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng S

Họ tên khách hàng Diễn giải

Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Triển khai viết chương trình

Sử dụng HQTCSDL Access 2003, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.

Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán Phần mềm kế toán trợ giúp người làm kế toán trong việc thực hiện công việc của mình, với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong một môi trường quản trị cơ sở dữ liệu thích hợp Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết, đó là: tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển kế toán, vào số dư đầu, tồn đầu, vào các chứng từ nghiệp vụ và các phiếu kế toán… Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung và cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ hay phiếu kế toán… Kết xuất các báo cáo kế toán và thông tin về tài chính từ dữ liệu kế toán: yêu cầu lên các báo cáo quản trị tại bất cứ thời điểm nào hoặc các báo cáo tài chính sau khi thực hiện các thao tác cuối kỳ.

Một số giải thuật sử dụng trong chương trình: a Đăng nhập: Người dùng khởi động chương trình và thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống.

Chương trình đưa ra yêu cầu người dùng nhập tài khoản và mật khẩu (usernam và password) Người dùng tiến hành việc nhập tài khoản và mật khẩu, chương trình tiến hành kiểm tra tài khoản(username) có tồn tại trong cơ sở dữ liệu không Nếu tài khoả (username) có tồn tại trong cơ sở dữ liệu, chương trình lại tiếp tục kiểm tra mật khẩu có đúng với tài khoản không.

Nếu không đúng thì chương trình đưa ra thông báo rằng: “ Bạn đã quên mật khẩu”, và đưa ra trường gợi nhớ mật khẩu cho người sử dụng Sau đó giúp người sử dụng quay lại để đăng nhập lại Nếu mật khẩu đã đúng với tài khoản (username) thì việc đăng nhập đã thành công Người dùng thực hiện chức năng tiếp của chương trình Nếu tài khoản không tồn tại trong cơ sở dữ liệu thì người dùng phải tiến hành đăng nhập lại.

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c b Tạo tài khoản mới Sau khi người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống.

Chương trình sẽ kiểm tra tài khoản (user) hiện tại là admin hay không.

Nếu tài khoản hiện thời là Admin thì chương trình cho phép người dùng lúc này( Admin) có quyền tạo tài khoản mới Admin tiến hành nhập tài khoản mới, sau đó nhập mật khẩu tương ứng rồi nhập lại một lần nữa mật khẩu để chính xác việc nhập khẩu của Admin Đến đây chương trình kiểm xem mật khẩu nhập lần hai đã trùng nhau hay không Nếu đúng thì chương trình tiến hành kiếm tra xem tài khoản mới đã tồn tại chưa Đúng thì yêu cầu Admin quay thực hiện nhập lại tài khoản và hai lần mật khẩu Còn sai thì chương trình cho phép Admin lưu tài khoản mới vào cơ sở dữ liệu người dùng Nếu sai( tức là hai mật khẩu không trùng nhau) thì chương trình đưa ra thông báo Admin đã nhập sai mật khẩu thứ hai và yêu cầu Admin nhập lại tài khoản mới và hai lần mật khẩu.

Nếu tài khoản không phải là Admin, thì sẽ không được tạo tài khoản mới, thoát khỏi chức năng tạo tài khoản mới. c Đổi mật khẩu Sau khi người dùng đăng nhập thành công, người dùng muốn đổi mật khẩu thì kích hoạt vào chức năng đổi mật khẩu Chức năng được kích hoạt người dùng tiến hành nhập mật khẩu cũ Chương trình kiểm tra mật khẩu có đúng mật khẩu cũ không.

Nếu mật khẩu không đúng mật khẩu cũ thì người dùng quay lại nhập lại mật khẩu cũ Nếu đúng, chương trình để cho người dùng nhập hai lần mật khẩu mới. Chương trình tự động kiểm tra hai mật khẩu đó có trùng nhau không Nếu hai lần nhập đó không trùng nhau thì người dùng nhập laị Nếu đúng thì mật khẩu được đổi và lưu và cơ sở dữ liệu người dùng. d Thêm bản ghi mới Nhập dữ liệu đầu vào chính là thêm các bản ghi mới vào cơ sở dữ liệu.

Người dùng vào chức năng thêm bản ghi mới, nhập chi tiết bản ghi mới, chương trình sẽ ghi nhân thông tin mới thêm, sau đó chương trình sẽ kiểm tra mã nếu sai thì nhập lại, nếu đúng thì chương trình sẽ tiếp tục kiểm tra dữ liệu trong các trường có hợp lệ hay không, nếu thoả mãn thí sẽ thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu và kết thúc thêm mới. e Xoá bản ghi

Người dùng đăng nhập hệ thống thành công, nếu có nhu cầu xoá bản ghi thì chức năng bản ghi được kích hoạt Việc xoá bản ghi được thực hiện trên nhiều Form, chương trình sẽ kiểm tra xem bản ghi cần xoá có liên kết với n-1 bảng còn lại Nếu không thì bản ghi được xoá, tiếp theo kết thúc chức năng xoá bản ghi Nếu có liên kết với n-

1 bảng khác thì chương trình sẽ đưa ra thông báo là có xoá hay lag không Nếu người dùng muốn xoá thì chức năng xóa sẽ đưa ra thông báo là không được xoá

TNHH d ượ c ph ẩ m Anh Ng ọ c và chương trình sẽ thoát ra ngoài Nếu chương trình kiểm tra dữ liệu cần xoá không có trong bảng phía nhiều thì chương trình cho phép xoá bản ghi đó. f Báo cáo:

Người dùng kích hoạt vào chức năng báo cáo của chương trình Chức năng đó được thực hiện Người dùng chọn loại báo cáo, và nhập các tham số báo cáo.Chương trình sẽ tự động kiểm tra các tham số báo cáo.

Nếu tham số báo cáo được thoả mãn chương trình tự động tạo báo cáo theo mẫu theo tham số mà người dùng đã nhập Nếu sai chương trình đưa ra thông báo và người dùng quay lại để nhập lại các tham số báo cáo.

3.3.4 Viết tài liệu sử dụng.

Tiêu đề	Hệ Thống Kế Toán Hàng Hoá – Công Nợ Công Ty TNHH Dược Phẩm Anh Ngọc
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Đồ Án Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	66
Dung lượng	1,55 MB