ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ TSI
Đặc điểm hàng hoá tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghệ thông tin TSI
Một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu chuyển hàng hoá được diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao đó là hàng hoá Vì vậy, việc thu mua hàng hoá để kinh doanh được Công ty hết sức quan tõm, từ việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng hhoá, vận chuyển hàng hoá về nhập kho, giá cả cho đến việc bảo quản hàng hoá tại kho.
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm:
_ Máy tớnh, thiết bị tin học, truyền thông: máy chủ, máy tớnh cá nhõn, các linh kiện máy tớnh như: Loa, chip, Ram, USB, HDD, FDD, Mouse, Keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng Lan, Wan, giải pháp mạng không dõy, máy in, màn hình.
_ Thiết bị điện tử, điện lạnh: Máy chiếu, máy ảnh số, máy điều hoà, máy giặt, tủ lạnh, máy hút ẩm, thiết bị lọc nước của các hóng khác nhau.
Hàng hoá này được cung cấp bởi các nhà cung cấp trong nước nhưng chủ yếu được nhập khẩu từ các nước, các hóng phõn phối nổi tiếng và có uy tín lõu năm như:hóng IBM (Mỹ), công ty IBM Chõu Á(Tăiwan, Singapore), hóng HP (Mỹ), hóngIntel (Mỹ), hóng 3COM (Mỹ), hóng Panasonic (Nhật Bản), hóng Sam Sung ( HànQuốc), hóng LG ( Hàn Quốc), hóng National ( Malaysia), hóng Funai ( Nhật Bản),hóng General Electrics ( Mỹ) Hiện nay công ty đang là ttổng đại lý bán hàng cho các hóng này Vì vậy, Công ty nhận được nhiều chớnh sách bán hàng của các hóng này như: khi mua hàng đạt doanh số của nhà cung cấp thì sẽ được nhận khuyến mại bằng hiện vật, tham gia vào các chương trình bốc thăm trúng thưởng, được tặng thưởng bằng tiền hoặc bằng sản phẩm cụ thể.
Do chớnh sách bán hàng của công ty nên hàng hoá mua về bao giờ cũng được nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp theo Vì vậy, công tác bảo quản, lưu trữ hàng hoá tại kho cũng được Công ty hết sức quan tõm Hiện nay hàng hoá của công ty được lưu trong mười kho khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩm kinh doanh của công ty để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển và tiêu thụ Việc quản lý hàng hoá tại các kho của công ty được thực hiện trên máy tớnh thông qua phần mềm kế toán AT – Soft Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá cho từng danh mục hàng hoá Việc mã hoá các đối tượng quản lý cho phép người sử dụng có thể nhận diện, tỡm kiếm nhanh chóng, không gõy nhầm lẫn, dễ nhớ, tiệnk sử dụng và tiết kiệm bộ nhớ Hàng hoá tại công ty rất phon phú và đa dạng vì vậy việc mã hoá các hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kiểu ký tự.
Ví dụ một số mặt hàng cụ thể như sau:
Biểu 1.1 : Danh mục một số hàng hóa chủ yếu của Công ty
STT Tên mặt hàng Đơn vị tính Mã hàng hoá Ghi chú
3 Máy in HP Chiếc HP
4 Máy tính Notebook Chiếc NOTE
Với khách hàng: Mỗi khách hàng được nhận diện bằng 1 mã hiệu đó là mã khách hàng Mã khách hàng được xõy dựng dựa trên tên gọi của khách hàng đó sao cho ngắn gọn và dễ nhớ Bên cạnh mac khách hàng cũn có các thông tin đi kốm như: mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, fax, số tài khoản
Với cách phân loại như trên sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý vật tư của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ cho công tác quản lý tại Công ty như kiểm kê, kiểm tra tình hình biến động hàng ngày của từng loại hàng hóa, cũng như công nợ với từng khách hang.
Hàng hoá của công ty được lưu thông không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà cũn được lưu thông khắp các tỉnh, thành trong cả nước theo hai hình thức bán hàng chủ yếu là: bán buôn qua kho và bán lẻ Vì thế, Công ty thiết lập mối quan hệ không chỉ với các tổ chức, cơ quan, Bộ, Ngành mà cũn với cả các cá nhõn, hộ gia đình Ví dụ như một số khách hàng thường xuyên của Công ty như: Bộ tài chớnh, Bộ Bưu chớnh viễn thông, Bộ ngoại giao, Bộ giáo dục và đào tạo, Tổng công ty Tàu thuỷ -VINASHIN, UBND các tỉnh, các trường đại học trong cả nước, các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại công nghệ thông tin.
Đặc điểm luân chuyển hàng hoá của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghệ thông tin TSI
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghệ thông tin – TSI là một công ty TNHH ba thành viên trở lên hoạt động trong lĩnh vực thương mại với các ngành nghề kinh doanh chủ yếu như:
_ Sản xuất, kinh doanh các phần mềm phục vụ chuyên ngành tự động hoá điều khiển, phần mềm giáo dục – đào tạo, phần mềm kế toán DN & HCSN, thiết kế website và các phần mềm tin học theo yêu cầu.
_ Sản xuất, lắp ráp, kinh doanh thiết bị tin học, điện tử, điện lạnh(bao gồm cả thiết kế, thi công, lắp đặt, dịch vụ bảo trì sửa chữa).
_ Kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử, viễn thông, văn phòng và các công nghệ cao.
_ Nghiên cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ, thiết kế các phần mềm ứng dụng,dào tạo công nghệ thông tin.
_ Kinh doanh lắp đặt, bảo dươngc trang thiết bị Bưu Chớnh viễn thông, điện thoại, tổng đài điện tử kỹ thuật số có dung lượng nhỏ, máy fax, các linh kiện thay thế; lắp đặt thiết bị truyền dẫn cho các tuyến viba và mạng cap thông tin.
_ Sản xuất lắp ráp thiết bị thu phát sóng vô tuyến điện.
_ Kinh doanh, tư vấn, lắp đặt bảo dưỡng thiết bị nghe nhìn, thiết bị an toàn, phòng chống cháy nổ, các thiết bị bảo vệ, thiết bị chóng sét, bảo vệ môi trường.
_ Kinh doanh lắp đặt trang thiết bị giáo dục, Y tế, Khoa học kỹ thuật, thiết bị điện, thiết bị dùng trong văn phòng: trang trí nội ngoại thất.
_ Đào tạo phổ cập kiến thức công nghệ thông tin cơ bản và nõng cao cho mọi đối tượng theo chương trình quy định và cấp chứng chỉ đào tạo của Hội tin học VIệt Nam.
_ Tư vấn, kinh doanh, đầu tư tài chớnh trong nước, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, tin học, tự động hoá điều khiển động.
_ Tư vấn, xõy dựng dự án, giải pháp công nghệ điện tử, viễn thông, mạng máy tớnh tổng thể, cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin điện tử, viễn thông Liên doanh sản xuất lắp ráp các loại sản phẩm trên.
Vì vậy công ty thường nhập hàng hoá từ các nhà cung cấp trong nước, nhưng chủ yếu là được nhập khẩu từ các nước ,các hóng phõn phối nổi tiếng và uy tín lõu năm. Việc mua hàng hoá được thực hiện thông qua các đơn đặt hàng, và được xác nhận qua email, qua điện thoại, fax
Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty được thực hiện theo đúng quy định cho một giao dịch kinh doanh ngoại thương và được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập hàng hoá tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghệ thong tin TSI
Một thương vụ nhập hang hoá được thực hiện có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và bán hàng, với phòng kế toán Phòng kinh doanh và bán hàng lên kế hoạch kinh doanh, còn phòng kế toán theo dõi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi mua hàng nhập kho đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Bước 1: Lập phương án kinh doanh
Phòng kinh doanh và bán hàng kết hợp lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng sẵn có hoặc theo kế hoạch của Ban giám đốc. Đầu tiên phòng kinh doanh và bán hàng phải nghiên cứu về tình hình thị trường và người bán, lựa chọn mặt hàng phù hợp, điều kiện, phương thức nhập khẩu và phương án đầu ra cho số hàng hóa nhập khẩu đó (sẽ bán được bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào…)
Bước 2: Kí kết hợp đồng mua bán
Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong sẽ trình lên Ban giám đốc để phê duyệt Phương án kinh doanh tốt nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với đối tác các điều khoản cần thiết cho một hợp đồng Sau khi phương án hiệu quả được phê duyệt, Giám đốc sẽ đại diện công ty kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp Hợp đồng có thể được kí kết trực tiếp giữa cỏc bờn hoặc qua fax, qua email.
Lập phương án kinh doanh
Ký kết hợp đồng mua bán
Giao nhận và kiểm tra hàng hoá
Tiến hành vận chuyển hàng hóa về nhập kho hàng hóa hanh toán tiền hàng Làm thủ tục thanh toán
Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa Để được nhập hang hoá về nhập kho thì hàng hóa đó phải có chứng nhận đảm bảo hàng hóa đủ phẩm chất và được phép sử dụng cũng như được chứng nhận đủ tiêu chuẩn của cơ quan có lien quan Bộ phận kinh doanh của Công ty có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về các mặt số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất… theo đúng quy định như trong hợp đồng đó kớ, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi vận chuyển hàng hóa về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho người mua
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa sau khi được kiểm tra cẩn thận sẽ được đưa về nhập kho của công ty theo sự điều phối của các bộ phận có lien quan sao cho hang hoá sau khi nhập kho đảm bảo chất lượng và bảo bảo thuận lợi cho việc bốc dỡ vận chuỷen và tiêu thụ. Bước 4: Thanh toán tiền hàng
Sauk hi nhận đủ hang, kế toán sẽ đối chiếu lại điều khảon thanh toán cũng như hình thức thanh toán được ghi trong hợp đồng để thanh toán cho nhà cung cấp.Thường công ty thanh toán chuyển khoản cho khách, Công ty tiến hành mang đơn yêu cầu chuyển tiền cùng với ủy nhiệm chi đến ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho người bán.
Tổ chức quản lý hàng hóa của Công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hang hoá mà chủ yếu là buôn bán các thiết bị công nghệ thong tin, vì vậy mà việc tổ chức quản lý hàng hóa là rất quan trọng Từ quá trình lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng lựa chọn phương thức mua hàng, phương thức thanh toán, đến việc nhập kho, bảo quản hàng hóa, việc ghi sổ kế toán và bán hàng Tất cả những việc đó đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nên để hoạt động kinh doanh của Công ty đạt được hiệu quả tốt nhất, Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý hàng hóa như sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng hóa tại Công ty
Mai Thị Thuý Ngọc - KT3NG40 8
Phòng kinh Phòng nhập Phòng kế
1.3.1 Giám đốc: Là người kiểm tra, tổng hợp và xét duyệt các phương án kinh doanh do phòng kinh doanh và bán hàng đưa lên để lựa chọn ra phương án kinh doanh hiệu quả nhất Chỉ đạo cỏc phũng ban thực hiện quản lý hàng hóa từ khi nhập khẩu hàng từ nước ngoài về đến khi tiêu thụ hàng hóa trong nước.
1.3.2 Phó Giám đốc: giúp cho giám đốc lựa chọn một cách chính xác phương án kinh doanh Đồng thời giải quyết các công việc thay Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt.
1.3.3 Phòng kinh doanh và bán hàng: có nhiệm vụ lập kế hoạch và các phương án kinh doanh cho Công ty sau đó trình lên Ban giám đốc xét duyệt Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, tin cậy đồng thời liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa
1.3.4 Phòng nhập khẩu: Sau khi phương án kinh doanh đã được Ban giám đốc xét duyệt; đã lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp, Phòng nhập khẩu tiến hành liên hệ với nhà cung cấp và ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng Khi đã nhận được hàng hóa, bộ phận nhập khẩu kết hợp với bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng xem có đúng quy cách, phẩm chất như quy định trong hợp đồng hay không? Sau đó làm các thủ tục hải quan và vận chuyển hàng về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng.
1.3.5 Bộ phận kho (thủ kho): hàng hóa sau khi được nhập khẩu về, trước khi nhập kho sẽ được kiểm nghiệm lại Ban kiểm nghiệm gồm Phó Giám đốc, thủ kho và kế toán hàng mua sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho để bảo quản Đồng thời phân loại hàng hóa vào đúng kho, đúng nơi bảo quản, tránh tình trạng nhầm lẫn các mặt hàng với nhau
Hiện nay công ty có tất cả mười kho, hàng ngày thủ kho theo dõi tình hình xuất- nhập- tồn hàng hóa và ghi vào thẻ kho của từng mặt hàng.
1.3.6 Phòng kế toán: cụ thể là kế toán hàng mua và kế toán hàng bỏn, cú nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ liên quan để nhập số liệu ghi sổ kế toán một cách kịp thời, hợp lý Hàng tháng, quý phải báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên cho Giám đốc để Giám đốc đưa ra các phương án kinh doanh kịp thời Đồng thời lưu trữ các chứng từ, hóa đơn liên quan ở phòng kế toán.
Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty gồm có 8 nhõn viên, hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhõn viên kế toán phần hành không qua khõu trung gian nhận lệnh Với cách tôt chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở lên đơn giản, thực hiện trong một cấp tập trung.
Bộ máy kế toán của công ty thể hiệ rừ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán
_ Kế toán trưởng: Là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chớnh cho giám đốc điều hành Kế toán trưỏng là người chịu sự lónh đảotực tiếp về mặt hành chớnh của giám đốc doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là: tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thong tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chyên môn kế toán, tài chớnh của đơn vị thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chớnh.
_ Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ hang ngày phản ánh tinnhf hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế so với sổ kế toán, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt, phản ánh tăng, giảm và số dư tiền gửi ngõn hang.
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán xuất nhập khẩu
Kế toán thanh toán Kế toán kho
Kế toán thuế kiêm TSCĐ
_ Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tớnh lương cho cán bộ công nhõn viên của công ty, thanh toán các khoản lương, phụ cấp, tạm ứng; tớnh và theo dừi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, khách hang, với Nhà nước; lập sổ boá cáo lien quan.
_ Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: Hoàn thành báo cáo thuế nộp lên cơ quan chủ quản dựa trên các tài liệu từ các kế toán khác cung cấp Kết hợp với các nhõn viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng hợp chớnh xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thong tin, kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ; thanh toán và phõn bổ chớnh xác mức hoa mũn của TSCĐ và chế độ tài chớnh quy định.
_ Kế toán tổng hợp: Có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp các chứng từ ghi sổ đã được phê duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám sát kiểm tra công tác hạch toná của các nhõn viên kế toán khác; thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài theo định kỳ báo cáo.
_ Kế toán kho: Theo dừi tình hình nhập, xuất, tồn hang hoá trên thẻ kho hang kỳ; tớnh giá vốn hang hoóuats kho trong kỳ và lên báo cáo hang tồn kho.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
Kế toán chi tiết hang hoá tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ công nghệ thong tin TSI
Công ty áp dụng hình thức kế toán đó là hình thức chứng từ ghi sổ, áp dụng theo sơ đồ sau.
Sơ đồ 2.1: Sơ đổ hình thức chứng từ ghi sổ
2.1.1 Kế toán qua trình mua hàng
2.1.1.1 Tớnh giá mua của hang xuất bán
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Hàng hoá cần cho quá trình lưu chuyển hang hoá chủ yếu là được mua ngoài từ các đơn vị sản xuất, đơn vị bán buôn, tổ chức kinh doanh khác và nhập khẩu từ nước ngoài
Hàng hoá mua trong nước: giá thực tế hang hoá nhập kho được tính theo công thức sau đây
Giá thực tế nhập kho = Gía mua trên hoá đơn - Các khoản chiết khấu thương mại, giám giá được hưởng
Mọi chi phí thu mua hang hoá nội địa không được tập hợp vào giá thức tế hang nhập kho mà được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp để cuối kỳ kết chuyển tính kết quả
* Đối với hàng hóa nhập khẩu, Công ty phải mở một bộ hồ sơ hàng nhập khẩu riêng gồm:
- Hợp đồng mua bán ( Biểu 2.1 )
- Hóa đơn thương mại ( Biểu 2.2 )
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa ( Biểu 2.4 )
Trên cơ sở bộ chứng từ này và tình hình nhập kho hàng hóa thực tế, kế toán lập phiếu nhập kho ( Biểu 2.5 )
Trên phiếu nhập kho, kế toán phải xác định giá trị hàng hóa nhập kho.
Công ty tiến hành tính giá hàng hóa nhập khẩu theo từng lô hàng nhập Kế toán dựa vào giá mua của từng lô hàng, các loại thuể phải nộp để tính ra giá thực tế của hàng nhập khẩu Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu được phản ánh vào TK 1562- Chi phí thu mua hàng hóa và được phân bổ đều vào giá vốn cho hàng hóa xuất kho.
Giá thực tế hàng hóa nhập khẩu của Công ty được tính theo công thức sau:
Giá thực tế hang nhập khẩu
Giá mua hang nhập khẩu
Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB
Chi phí thu mua hang nhập khẩu
Giảm giá hang nhập khẩu được hưởng
- Giá mua hàng hóa nhập khẩu: là giá mua của lô hàng, không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào, được quy đổi ra đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Giá mua chủ yếu tính theo giá CIF.
- Thuế nhập khẩu phải nộp:
= (Số lượng hàng nhập khẩu * Giỏ tớnh thuế) * thuế suất
- Thuế TTĐB phải nộp (nếu có):
Số thuế TTĐB (Số lượng hàng nhập Thuế suất hàng nhập khẩu = khẩu * Giá tính thuế) * thuế phải nộp + thuế nhập khẩu TTĐB
- Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu:
Số thuế GTGT (Số lượng hàng nhập khẩu * giỏ tớnh Thuế suất hàng nhập = thuế) + thuế nhập khẩu + thuế * thuế
Số thuế nhập khẩu phải nộp khẩu phải nộp TTĐB hàng nhập khẩu GTGT
Ngày 10/12/2010 Công ty nhập khẩu một lô hang gồm 1.400 thngf loa M300 với giá là 72.000đ/thùng; 450 chiếc monitor HCT 17 inches loại màn hình phẳng với giá là 1.066.975 đ/chiếc Thuế xuất thuế nhập khẩu hang hoá là 10%; thuế GTGT là 10% Chi phí nhập khẩu hàng hoá là 20.421.610,78 đ Tỷ giá thanh toán là tỷ giá tại thời điểm mua ngoại tệ của ngõn hang Nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Hà Nội là 15.925đ/USD.
Biểu 2.1: Hợp đồng mua bán
Số hợp đồng: KTC05012VN03
BÊN BÁN: KTC Computer Technology Hong Kong CO., LTD. Địa chỉ: No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, Hồng Kụng Điện thoại: 0086 – 0770 – 2822552
Fax : 0086 – 0770 – 2831115 Người đại diện: Ông Lý Quang Khai – Giám đốc Công ty Ngân hàng: Bank of Hong Kong, Fangchenggang Br.
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI
Trụ sở: 231 Bạch Mai – Hà Nội - Việt Nam Điện thoại: 0084-4-37225871
Người đại diện: Ông Trương Minh Chính – Giám Đốc Công ty
Số tài khoản: 431101004007 tại ngõn hang Nông nghiệp và phát triển Nông thôn_ Chi nhánh Bắc Hà Nội
Sau khi bàn bạc, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán các mặt hàng dưới đây: ĐIỀU I : TấN HÀNG, ĐƠN GIÁ, TRỊ GIÁ HỢP ĐỒNG.
STT Tên hàng Số lượng Đơn giá
Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT và thuế nhập khẩu
Chi phí nhập khẩu là 20.421.610,78 đ ĐIỀU II : TIấU CHUẨN, QUY CÁCH ĐÓNG GÓI:
- Tiêu chuẩn : Đạt tiêu chuẩn xuất khẩu Hồng Kông.
- Quy cách đóng gói : Mặt hàng 01 được đóng trong thùng sắt.
Mặt hàng 02 được đóng trong thùng bỡa cứng.
- Nước xuất xứ : Hồng Kông, mới 100%. ĐIỀU III : THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG.
- Thời gian giao hàng : 01 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.
- Địa điểm giao hàng : Cửa khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn. ĐIỀU IV : HèNH THỨC THANH TOÁN:
- Đồng tiền thanh toán: Đô la Mỹ (USD) được quy đổi theo ngõn hang Vietcombank tại thời điểm than toán
- Phương thức thanh toán: Bằng chuyển khoản Bên Mua sẽ thanh toán 100% trị giá hợp đồng trên trong vòng 360 ngày cho bên Bán ngay sau khi giao hàng ĐIỀU V : ĐIỀU KHOẢN BẮT BUỘC:
- Nếu có sự thay đổi nào trong hợp đồng thì phải có sự nhất trí của hai bên.
- Hợp đồng này có hiệu lực ngay sau khi cả hai bờn đó ký.
- Hợp đồng này làm bằng tiếng Việt thành 04 (bốn) bản, có giá trị pháp lý như nhau, 02 (hai) bản cho bên Bán, 02 (hai) bản cho bên Mua.
Biểu 2.2: Hóa đơn thương mại
KTC Computer Technology Hong Kong CO., LTD.
No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, China
Date : 05 th Dec 2010 Contract no : KTC05012VN03 Customer : Trade & Service Informatics company.
Address : No 231 Bach Mai street – Hai Ba Trung District - Ha Noi city, Vietnam
No Commodities Quantities Unit Prices
Say in words : Five hundred eighty million nine hundred thirty eight thousand seven hundred fìty đong only.
KTC Computer Technology Hong Kong CO., LTD
No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, Hong Kông
Date : 05 th Dec 2010 Contract no : KTC05012VN03 Customer : Trade & Service Informatics company.
Address : No 231 Bach Mai street – Hai Ba Trung District - Ha Noi city, Vietnam
No Commodities Quantities Packing Package
02 Monitor HCT 17 inches 450 pcs 5 Bags
Biểu 2.4: Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
Công ty TNHH TMDV Công nghệ thong tin TSI Mẫu số 03-VT
231 Bạch Mai - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Căn cứ hóa đơn mua hàng số 054 ngày 10 tháng 12 năm 2012 của Công ty
Ban kiểm nghiệm gồm có:
2 Kế toán hàng mua Tổ viên
3 Thủ kho Tổ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên,nhãn hiệu,quy cách vật tư, CC,
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo CT
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất
Nguyên chiếc Chiếc 450 450 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu.
P Giám đốc Kế toán hàng mua Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi kiểm nghiệm Hàng hoá, phòng tổng hợp lập phiếu nhập kho cho các loại hàng hoỏ đó mua về.
Tớnh giá nhập kho của hàng hoá mua về: đơn vị tớnh VNĐ
Chi phí thu mua Loa
Chi phí thu mua hang hoá x
Giá trị Loa M300 nhập Tổng giá trị hang hoá nhập khẩu khẩu
Chi phí thu = 20.421.610,78 x 100.800.000 mua Loa
Chi phí thu mua loa M300 = 3.543.400
Suy ra chi phí thu mua Monitor HCT 17 inches = 20.421.610,78 – 3.543.400
Vậy giá đơn vị nhập kho Loa M300 = 72.000 + 7.200 +(3.543.400 : 1.400)
Tổng giá trị nhập kho của Loa M300 là: 81.731 x 1.400 = 114.423.400
Tương tự ta tớnh được
Giá đơn vị nhập kho của Monitor HCT = 1.066.975 + 106.697,5 + 37.507,13
Tổng giá trị màn hình HCT nhập kho = 1.211.179,63 x 450 = 545.030.833,5
Biểu 2.5: Phiếu nhập kho số 21
Công ty TNHH TMDVCNTT - TSI Mẫu số: 01 – VT ĐC: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng
Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao: KTC Computer Technology Hong Kong CO., LTD
Theo: INVOICE 09 Ngày 05 tháng 12 năm 2010
STT Tên Hàng hóa,Dịch vụ
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm năm mươi chin triệu bốn trăm năm mươi tư nghìn hai trăm ba ba đồng, năm su
Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Phiếu nhập kho này được lập thành 02 liên, một lien giao cho thủ kho để làm căn cứ kiểm nghiệm hang hoá và ghi thẻ kho,01 liờn thỡ phòng kế toán sẽ giữ để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá mở cho từng mặt hàng cụ thể và lưu Cuối tháng kế toán tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này vào một chứng từ ghi sổ theo tiêu thức nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hang hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt được tập hợp trên một chứng từ ghi sổ, mua hang bằng tiền gửi ngõn hang tập hợp lên một chứng từ ghi sổ và mua chịu được tập hợp lên một chứng từ ghi sổ… Giá hang hoá như tớnh ở trên chỉ làm căn cứ ghi sổ giá hang hoá nhập kho. Cũn việc tớnh giá vốn hang xuất bán được tớnh theo phương pháp giá bình quan cả kỳ dự trữ(tháng) Phương pháp và cách tớnh sẽ được đề cập ở phần sau:
Công ty TNHH TMDVCNTT - TSI ĐC: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư: Loa M300 Đơn vị tính: Thùng
Mã số: Tại kho: Anh Hoàng
TT Chứng từ DIỄN GIẢI Ngày Số lượng
SH NT Nhập Xuất Tồn
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.7: Thẻ kho- Màn hình monitor HCT 17 inches
Công ty TNHH TMDVCNTT - TSI ĐC: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư: Màn hình monitor HCT 17 inches Đơn vị tính: Chiếc
Mã số: Tại kho: Anh Hoàng
SH NT Nhập Xuất Tồn
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.8: Sổ chi tiết hàng hóa- Loa M300
Công ty TNHH TMDVCNTT - TSI ĐC: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Tài khoản: 156 – Loa M300 Tại kho: Kho Anh Hoàng Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá
Số hiệu NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
PX10 02/12 - Xuất kho hàng hóa 632 81.306 2.700 219.526.200
PN21 10/12 - Nhập kho hàng hóa 3311 81.731 1.400 114.423.400
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.9: Sổ chi tiết hàng hóa- Màn hình monitor HCT 17 inches
Công ty TNHH TMDVCNTT - TSI ĐC: 231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Tài khoản: 156 – Màn hình monitor 17 inches Tại kho: Kho Anh Hoàng Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá
Số hiệu NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
PX10 05/12 - Xuất kho hàng hóa 632 1.123.584 1.100 1.235.942.400
PN21 10/12 - Nhập kho hàng hóa 3311 1.211.179,63 450 545.030.833
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
2.1.1.2Kế toán gia vốn hàng hoá tiêu thụ
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, phòng kinh doanh tiến hành lập “Giấy đề nghị xuất hàng húa” ( biểu 2.7 ) đưa lên Giám đốc xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển xuống cho thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa
Khi hàng hóa được xuất bán, kế toán ghi Hóa đơn giá trị gia tăng lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) trong đó liên 1 màu tím để lưu, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, liên 3 màu xanh dùng để thanh toán; phiếu xuất kho lập thành 2 liên, một liên lưu tại quyển, một liên chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó lại chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa.
Việc tớnh giá vốn hang hoá tiêu thụ được tớnh theo phương pháp bình quõn cả kỳ dự trữ theo công thức sau:
Giá đơn vị bình quân tháng
Giá thực tế hang tồn đầu tháng + Giá thực tế hang nhập trong tháng
Số lượng hang tồn đầu tháng + Số lượng hang nhập trong tháng
Căn cứ vào phiếu nhập kho hang hoá và hoá đơn gia trị gia tăng do bên bán giao cho công ty, kế toán xác định được giá thực tế hang hoá nhập kho, vào sổ chi tiết hang hoá mở cho từng hang hoá TỪ sổ chi tiết này kế toán sẽ tớnh được gia bình quõn cả kỳ dự trữ của một tháng rồi kéo công thức cho các tháng tiếp theo Với các tháng tiếp theo này sau khi nhập giá trị hang hoá nhập kho thì máy tớnh sẽ tự động điều chỉnh gia bình quõn, giá trị hoá hoá xuất kho và giá trị hang hoá tồn kho của tháng đó Công việc này được kế toán thực hiện thong qua bảng tớnh excel.
Ngày 10/12/2010 Công ty xuất bán một lô hang là 1.000 thùng loa M300 tại kho anh Hoàng với đơn giá ghi trên hoá đơn là 85.000 đồng/thùng cho công ty Cổ phần Đầu tư THương mại và dịch vụ kĩ thuất THuế suất thuế GTGT hang hoá bán ra là 10% Số tiền hàng được thanh toán ngay là 10.000.000 đồng bằng tiền mặt; 15.000.000 đồng tiền gửi ngõn hang Số cũn lại sau khi đối chiếu công nợ được thanh toán hết bằng tiền mặt vào ngày 31/12/2010.
Biết rằng theo số liệu của Công ty trong tháng 12/2010
_ Số lượng loa M300 tồn đầu tháng: 6.390 thùng, nhập trong tháng 12 là 31.880 thùng
_ Giá trị loa M300 tồn đầu tháng 520.874.460 đ và giá trị nhập loa M300 trong tháng 12 được lấy theo biểu 2.6
Giá đơn vị bình quân loa M300 tháng 12
Giá thực tế hang tồn đầu tháng 12 + Giá thực tế hang nhập trong tháng 12
Số lượng hang tồn đầu tháng 12 + Số lượng hang nhập trong tháng 12
Giá đơn vị bình quân loa M300 tháng 12
Giá đơn vị bình quõn loa M300 tháng 12 = 81.306
Biểu 2.10: Giấy đề nghị xuất hàng hóa
Công ty TNHH TMDV Công nghệ thong tin TSI
231 Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG HÓA
Lý do xuất: Xuất hàng bán
Nơi giao: Kho anh Hoàng
Nơi nhận: Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ kỹ thuật
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (1000đ)
Người duyệt Người lập Phụ trách kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.11: Phiếu xuất kho Đơn vị: TSI
231 Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số 01 – VTBan hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Số: 20
Lý do xuất: Xuất hàng bán
Nơi giao: Kho anh Hoàng
Nơi nhận: Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ kỹ thuật
Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (1000đ)
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) : Tám mươi mốt triệu ba trăm linh sỏu nghỡn đồng.
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu
Người nhận hàng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khi các nghiệp vụ kinh tế này phát sinh, bên cạnh việc lập phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tớnh để tớnh toán và quản lý số liệu thong qua bảng tớnhExcel và phần mềm kế toán AT – soft Phần mềm máy tớnh sẽ tự động trừ kho từng mặt hang riêng biệt về cả số lượng và giá trị Vì vậy, người sử dụng có thể xem được tình hình nhập, xuất, tồn kho vào bất cứ thời điểm nào của từng mặt hàng,từng kho, từng đơn vị mua hang, từng nhõn viên, phòng ban bán hang và in ra các thong tin phục vụ cho từng mục tiêu quản lý khác nhau VỚi mặt hang loa M300 như trên kế toán muốn xem hang thống kê tồn kho tớnh đến hết ngày 31/12/2010 tại kho anh Hoàng thì sau khi chọn mục thống kê xuất nhập, kế toán kê khai các thong tin lien quan và in ra bảng thống kê tồn kho của mặt hang theo thong tin lọc như sau:
Biểu 2.12: Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn hang hoá
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ công nghệ thong tin TSI
231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP XUẤT - NHẬP - TỒN HÀNG HOÁ
Tháng 12/2010 Tài khoản: 156, Loa M300, Kho hàng: Anh Hoàng
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL ĐG Thành tiền
Biểu 2.13: Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn hang hoá
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ công nghệ thong tin TSI
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
231 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP XUẤT - NHẬP - TỒN HÀNG HOÁ
Tháng 12/2010 Tài khoản: 156, Màn hình 17 inches, Kho hàng: Anh Hoàng
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL ĐG Thành tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán tổng hợp hang hoá tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Công nghệ Thông tin – TSI
2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán dung để theo dõi và phản ánh tình hình và sử dụng biến động của tựng loại tài sản, từng loại nguũn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Để cung cấp đầy đủ thong tin quản lý, công ty dung nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng
Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản đó bao gồm
Biểu 2.14: Hệ thống tài khoản kế toán
SH TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ
Loại TK 1: Tài sản lưu động
131 Phải thu khách hàng Chi tiết theo từng khách hang
133 Thuế GTGT được khấu trừ
144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Loại TK2: Tài sản cố định
211 Tài sản cố định hữu hình
214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán
333 Thuế và các khoản phải nộp
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
334 Phải trả công nhân viên
338 Phải trả phải nộp khác
Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu
421 LỢi nhuận chưa phân phối
431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
511 Doanh thu bán hang hoá và dịch vụ
515 Doanh thu hoạt động tài chính
Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh
635 Chi phí hoạt động tài chính
642 Chi phí quản lý kinh doanh
Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh
911 Xác định kết quả kinh doanh
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Công nghệ thong tin TSI sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hang hoá Để phục vụ cho việc hạch toán tổng hợp hang hoá, công ty sử dụng các tài khoản sau:
_ TK 156: Hàng hoá - phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của hang hoá
+ Bên nợ TK 156: phản ánh tình hình tăng hang hoá
+ Bên có TK 156: phản ánh tình hình giảm hang hoá
Dựa vào các chứng từ nhập, xuất hàng hóa: Hóa đơn mua bán, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê hàng húa…, kế toán tổng hợp số liệu, định khoản các nghiệp vụ phát sinh để cho việc nhập số liệu vào phần mềm kế toán đơn giản hơn Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính (phần mềm Fast Accounting), cuối kỳ in ra Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các TK 1561, TK 1562, TK 632…
2.2.2.1 Trường hợp hang hoá tăng do nhập khẩu:
Theo ví dụ 1 ở mục 2.1.1.1 sau khi tớnh được giá trị thực tế của lô hang nhập kho kế toán tiến hành định khoản như sau:
Có TK 3333(Thuế nhập khẩu) : 10.080.000 đ
+) Chi phí thu mua hang nhập khẩu:
Có TK 3333(Thuế nhập khẩu) : 48.013.875 đ
+) Chi phí thu mua hang nhập khẩu:
2.2.2.2 Trường hợp hang hoá giảm do xuất bán
Theo ví dụ 2 mục 2.1.1.2 ta tính được giá vốn hang bán, kế toán định khoản như sau:
2.2.2.3 Trường hợp hang hoá thừa, thiếu do kiểm kê cuối kỳ
Tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thong tin TSI lượng nhập, xuất hàng hóa khá nhiều nên việc kiểm kê kho hàng hóa được diễn ra đều đặn vào cuối mỗi tháng Hàng tháng, Phó giám đốc kết hợp với thủ kho của các kho, kế toán hàng mua, kế toán hàng bán của Công ty tiến hành kiểm kê kho hàng hóa Căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng húa”, số lượng hàng hóa thực tế tại kho, ban kiểm kê xác định số lượng hàng hóa thừa hay thiếu đều được phản ánh đầy đủ trong “Biờn bản kiểm kê hàng húa” ( Biểu 2.14 ), mỗi kho lập một biên bản riêng. Kết quả kiểm kê được trình lên Ban giám đốc để lên kế hoạch điều tra, tìm hiểu nguyên nhân (nếu số lượng hàng thừa hoặc thiếu ngoài định mức cho phép).
Từ kết quả kiểm kê trờn “Biờn bản kiểm kê hàng hóa tháng 12/2010” Kế toán xác định giá trị hàng thừa, thiếu:
Màn hình HCT 17 inches thiếu: 3 chiễc x 1.500.000 đ = 4.500.000 đ
Dựa vào nguyên nhân của từng trường hợp đó nêu trong biên bản kiểm kê hàng hóa, kế toán định khoản:
Biểu 2.15 Biên bản kiểm kê hang hoá
Công ty TNHHH TMDVCNTT – TSI
231 Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HOÁ
Số 24 Ngày 31/12/2010 Tại kho: anh Hoàng Ban kiểm kê gồm có: 1 Phó giám đốc
4 Thủ kho Đã kiểm kê :
STT Tên hang hoá Mã số ĐVT
Số lượng theo chứng từ
7 Chiếc 132 129 -3 Lỗi của thủ kho
Do hỏng trong quá trình lưu trữ
Phó giám đốc Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.16 Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ - Số hiệu 03 ( Tập hợp các nghiệp vụ mua hang còn nợ các nhà cung cấp)
Kèm theo 30 phiếu nhập kho
Nhập kho máy in 156 331 295.000.000 Nhập kho màn hình 156 331 545.030.836 Nhập kho loa M300 156 331 114.423.400 Nhập kho USB 512 156 331 400.320.000
Biểu 2.17 Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ - Số hiệu 04
Ngày 10/12/2010 Kèm theo 100 phiếu xuất kho
Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền(Đồng) Ghi chú
Số hiệu Ngày,tháng Nợ CÓ
Xuất bán loa M300 632 156 81.306.000 Xuất bán màn hình 632 156 8.235.870.720
Hàng thiếu đưa vào giá vốn - USB 632 156 825.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.18: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền (đồng)
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.19: Sổ cái tài khoản
Sổ cái tài khoản 156 Tháng 12/2010 ĐVT: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
02 5/12 Xuất kho màn hình 17 inches 632 1.235.942.400
Nhập kho _ Loa M300 _ Màn hình
07 31/12 Hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân 138 595.000
Hàng thiếu trừ vào lương của thủ kho 334 4.500.000
09 31/12 Hàng thiếu đưa vào giá vốn 632 825.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào sổ này, kế toán vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 632(sổ cái tài khoản 632) mở cho tất cả các mặt hang kinh doanh của công ty theo mẫu sau:
Biểu 2.20: Sổ cái tài khoản 632
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
02 5/12 Xuất kho màn hình 17 inches
07 31/12 Hàng thiếu đưa vào giá vốn
Kết chuyển giá vốn hang bán 911 10.810.752.730
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.2.3 Kế toán doanh thu bán hang
Doanh thu bán hang là số tiền thu được từ hoạt động bán hang hoá, phần mềm mà công ty kinh doanh và cung cấp cho khách hang và được khách hang trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán Dự bán hang theo phương thức bán buôn hay bán lẻ hang hoỏ thỡ thời điểm ghi nhận doanh thu tuõn theo chuẩn mực số 14 ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 và chế độ kế toán tài chớnh doanh nghiệp hiện hành Thời điểm ghi nhận doanh thu được quy định như sau: Khi công ty chuyển giao cả phần lớn rủi ro, quyền sở hữu hang hoá đó cho khách hang và khách hang đã chấp nhận thanh toán toàn bộ số tiền hang đó. Để hạc toán doanh thu bán hang, công ty mở TK 511 để theo dừi Tài khoản này dung để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hang của công ty sau khi đã trừ các khoản giảm trừ.
Quy trình luõn chuyển chứng từ diễn ra như sau: Khi khách hang có nhu cầu mua hang hoá thì giao dịch với công ty tại phòng phõn phối bán buôn, phòng kinh doanh bán lẻ, thong qua điện thoại, fax, mail, hợp đồng kinh tế đã được thoả thuận từ trước đõy Sau đó phòng phõn phối bán buôn, phòng kinh doanh bán lẻ sẽ lập giấy đề nghị xuất hang hoá Nếu được phê duyệt thì phòng kế toán sẽ viết hoá đơn
GTGT và phiếu xuất kho hang hoá.
Với hoá đơn GTGT thì được lập thành 3 liên: Liên màu tớm lưu, lien màu đỏ giao cho khách hang, lien màu xanh dung thanh toán nội bội Trong đó toàn bộ thong tin khách hang và hang hoá được ghi một cách đầy đủ Cụ thể được thể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu 2.21: Quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT
Phòng kinh doanh bán buôn
Giấy đề nghị mua hàng
Giấy đề nghị xuất vật t
Kế toán thanh toán Hoá đơn GTGT
Kế toán tr ởng Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán chi tiết
Cứ như thế hang tháng công ty sẽ lập một sổ chi tiết bán hang để theo dừi cho từng mặt hang 01 Theo số liệu em thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty, em có sổ chi tiết bán hang của Loa M300 như sau:
Biểu 2.22 Sổ chi tiết bán hang
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng 12/2010 Tài khoản 511 Mặt hang: Loa M300 Đơn vị tớnh: VNĐ
Ngày HĐ Diẽn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biều 2.23 Chứng từ ghi sổChứng từ ghi sổ - Số hiệu 05
(Bán hang thu ngay bằng tiền mặt)
NGày 31/12/2010 Kốm theo 50 hoá đơn GTGT
Số chú hiệu Ngày,tháng Nợ CÓ
Doanh thu bán loa thu ngay bằng tiền mặt 111 511 100.000.000
Doanh thu bán màn hình HCT 111 511 120.127.300
DOanh thu cung cấp dịch vụ 111 511 20.000.135
Doanh thu bán máy in 111 511 60.457.890
Biểu 2.24 Chứng từ ghi sổ - số hiệu 06
Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền(Đồng) Ghi chú
Số hiệu Ngày,tháng Nợ CÓ
Doanh thu bán loa 131 511 600.450.123 Doanh thu bán màn hình HCT
Doanh thu bán USB 131 511 69.000.000 Doanh thu bán máy in 131 511 70.690.127
Biểu 2.25: Sổ cái tài khoản
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ
2 Số phát sinh trong tháng
05 31/12 Doanh thu bằng tiền mặt 111 2.600.000.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Qua sổ kế toán trên kế toán có thể xác định được doanh thu bán hang và cung cấp dịch vụ trong một tháng và tớnh được doanh thu của cả một năm kế toán.
2.2.4- Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản được ghi nhận giảm trừ doanh thu bao gồm có năm khoản sau đây:
_ Hàng bán bị trả lại
_ Thuế tiêu thụ đặc biệt
_ Thuế GTGT đầu ra tính theo phương pháp trực tiếp
Do đặc điểm kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty là kinh doanh các mặt hàng không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, và tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Vì vậy, hai khoản được coi là giảm trừ doanh thu là thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT đầu ra theo phương pháp trực tiếp không được coi là khoản giảm trừ doanh thu của Công ty Bên cạnh đó được thành lập từ nhiều năm nay, Công ty ngày càng thể hiện ưu thế của mỡnh trờn thị trường vì uy tín của Công ty cả về mặt chất lượng hàng hoá, chính sách giá cả, dịch vụ sau bán Hàng hoá của Công ty được cung cấp bởi các nhà cung cấp nổi tiếng và có uy tín trên thị trường kinh doanh công nghệ thông tin và sau khi được mua về đều được kiểm tra cẩn thận về mẫu mã, phẩm chất, quy cách trước khi đem vào nhập kho Vì vậy, hàng hoá bán ra cho khỏch luụn đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu Hơn nữa, dịch vụ sau bán cho khách hàng cũng được Công ty luôn chú ý quan tâm bằng cách thiết lập mạng lưới bảo hành ở khắp mọi nơi trên đất nước để thực hiện dịch vụ bảo hành, sửa chữa các sản phẩm bán ra của Công ty theo thời gian quy định đối với mỗi loại sản phẩm mọi nơi, mọi lúc nếu khách hàng yêu cầu Vì vậy, hàng hoá bán ra của Công ty không bị trả lại và không bị giảm giảm giá do không đúng phẩm chất, quy cách như thoả thuận với khách hàng Do vậy, Công ty không mở các TK
531, TK 532 để theo dõi hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Hiện tại chỉ có một khoản duy nhất được coi là khoản giảm trừ doanh thu của Công ty đó là chiết khấu thương mại Đây là một chính sách bán hàng được Công ty áp dụng từ nhiều năm nay và rất có tác dụng trong việc khuyến khích tiêu dùng của khách hàng Là khoản bớt giá cho những khách hàng mua hàng hoá của Công ty với số lượng nhiều và mua thường xuyên Tuỳ thuộc vào số lượng hàng hoá mua và mức độ thường xuyên với Công ty mà công ty sẽ bớt giá cho khách hàng tỉ lệ phần trăm theo giá trị hàng hoá mua Tuy nhiên Công ty không mở riêng tài khoản 521 để theo dõi khoản giảm trừ này mà phần bớt giá cho khách hàng được thực hiện ngay trờn hoỏ đơn bán hàng Khi đó doanh thu bán hàng của Công ty sẽ giảm đi một khoản bằng đúng khoản giảm trừ mà Công ty bớt cho khách hàng, đồng thời thuế GTGT đầu ra cũng giảm đi một lượng tương ứng Với cách ghi chép khoản giảm trừ này rất thuận lợi ở chỗ là hệ thống tài khoản và sổ sách sẽ bớt cồng kềnh, đơn giản trong việc ghi chép, theo dõi Tuy nhiên gây khó khăn cho việc quản lí và theo dõi riêng khoản giảm trừ này
2.2.5 Kế toán thanh toán với khách hàng
Hệ thống khách hàng của Công ty hết sức phong phú và đa dạng Bao gồm khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai, không chỉ có khách hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước Nhờ có các chính sách bán hàng phù hợp, giá cả hợp lí, sản phẩm có chất lượng cao và một điều không thể không kể đến đó là các phương thức thanh toán áp dụng cho khách hàng Các phương thức thanh toán được áp dụng rất đa dạng như: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu công nợ, thanh toán chậm.Tuỳ từng khách hàng khác nhau mà quy định các phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp để thu hút khách hàng mua hàng hoá của Công ty, mở rộng mối quan hệ hợp tác và tránh tình trạng việc khách hàng chiếm dụng vốn khá lớn và lâu dài của Công ty Vì vậy, việc theo dõi công nợ với khách hàng được Công ty rất quan tâm và được thực hiện trên phần mềm kế toán AT- Soft và các sổ sách kế toán do kế toán viên của Công ty tự thiết kế trên cơ sở các mẫu sổ quy định theo chế độ hiện hành như sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản 131, bảng kê chi tiết công nợ.
Vẫn tiếp tục với nghiệp vụ đã trình bày ở trên: Khi khách hàng (Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ kĩ thuật) mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bên cạnh việc lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán còn lập phiếu thu tiền(phiếu này được lập thành 2 liên:1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ghi sổ quỹ, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng) Phiếu thu này không được giao cho khách hàng, nếu khách hàng cần để làm bằng chứng đã nộp tiền thì sẽ được kế toán viết giấy chứng nhận đã nộp tiền. Phiếu thu này có sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán thanh toán chỉ việc cập nhật các thông tin có liên quan và in ra mẫu dưới đây và số tiền này đã được thanh toán không được hạch toán trên tài khoản 131 - phải thu của khách hàng nữa.
Biểu 2.26 Phiếu thu Đơn vị: TSI Mẫu số 01 - TT Địachỉ:231 - Bạch Mai - Hà Nội Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Phiếu thu
Người nộp tiền: Anh Sơn
Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ kĩ thuật Địa chỉ: P203 - P2A - Phương Mai - Hà Nội
Lí do thu tiền: Thu tiền bán hàng theo hoá đơn số 74956
Số tiền bằng chữ: mười triệu Việt Nam đồng
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nộp (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
Đánh giá chung về thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Sau hơn mười bốn năm đi vào hoạt động, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thong tin - TSI đã không ngừng phấn đấu và cũng đã đạt được những thành quả đáng kể, giữ được uy tín với các nhà cung cấp cũng như với các khách hàng, đứng vững trên thị trường Công tác kế toán của công ty cũng không ngừng hoàn thiện và phát triển để đáp ứng yêu cầu đổi mới kinh tế Bộ phận kế toán của công ty thường xuyên được hoàn thiện và tổ chức lại ngày càng hợp lý và hiệu quả cho phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty Cùng với sự phát triển đó, công tác kế toán nói chung, kế toán hàng hóa nói riêng cũng không ngừng cải tiến về mọi mặt góp phần đáng kể vào việc quản lý, hạch toán mọi hoạt động kinh doanh của công ty
Trong quá trình thực tập tìm hiểu về công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thong tin TSI, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế của công ty, em nhận thấy công ty có nhiều điểm nổi bật song bên cạnh đó cũng có một số hạn chế còn tồn tại.
* Về công tác quản lý hàng hóa:
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, Ban Giám đốc công ty đã nhận ra tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa
Công tác quản lý hàng hóa của công ty được liên kết chặt chẽ từ 3 khâu: Mua hang hoá, bảo quản dự trữ và bán hàng , có sự quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa thủ kho của các kho hàng hóa và kế toán.Điều này đã đem lại hiệu quả cho công tác quản lý hàng hóa của Công ty Cụ thể:+ Từ khâu mua hang hoá: Cụng ty luôn xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập khẩu mang lại hiệu quả cao nhất, lựa chọn phương pháp mua hàng và phương pháp thanh toán phù hợp nhất Mặc dù khối lượng hàng hóa lớn và nhiều chủng loại đa dạng, phong phú nhưng Công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu của khách hàng, và ngày càng tạo được uy tín với khách hàng.
+ Trong khâu bảo quản, dự trữ: Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng bảo đảm theo quy định trong công tác quản lý các mặt hàng, đặc biệt là đối với các loại hang hoá dễ bị phản ứng với môi trường Cùng với đội ngũ cán bộ quản lý kho có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức, bảo quản, tổ chức giao nhận hàng hóa được tiến hành rất tốt.
Về dự trữ hàng hóa: Công ty luôn đảm bảo lượng dự trữ trong kho đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng
+ Đối với khâu bán hàng: Nhu cầu về hàng hóa ngày càng tăng Công ty đã thực hiện nhiều chương trình khuyến mại, nhiều dịch vụ ưu đãi: vận chuyển hàng miễn phí tới tận nơi…Ngày càng được sự chú ý của nhiều khách hàng mới và giữ được uy tín với các khách hàng quen thuộc. Đặc biệt với đội ngũ nhân viên của công ty hiện nay tương đối trẻ và năng động, nhiệt tình có trình độ chuyên môn cao về công nghệ thong tin, kế toán Tài chính, marketing, dự án, tự động hoá cùng với sự lanhx đạo tài tình, đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn kịp thời của ban giám đốc công ty Công ty đã xây dựng được mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên trong cộng đồng công ty tạo nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh.
* Về công tác kế toán hàng hóa
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung với sự bố trí nhân lực hợp lý, có trình độ chuyên môn về kế toán vững chắc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý được tập trung Trong đó là hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được đặc biệt quan tâm Nhờ vậy, kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ, sổ sách kế toán đúng chế độ kế toán để theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và kết quả của từng mặt hang nói riêng.
Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo Quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chinớh, căn cứ vào đặc điểm, quy mô và lĩnh vực kinh doanh của công ty mà lựa chọn hệ thống tài khoản kế toỏn.Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán như hiện nay tại Công ty rất đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn phản ánh, theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, giúp cho việc quản lý đối tượng kế toán chính xác và đầy đủ.
Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán của công ty rất đa dạng và phong phú Ngoài những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ tài chính, cũn cú cỏc chứng từ hưống dẫn được thiết kế dựa trên các mẫu có sẵn do nhân viên kế toán các phần hành lập sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức công tác kế toán, tiện lợi cho việc ghi chép VÌ vậy mỗi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán phản ánh đầy đủ lên chứng từ thỡ các chứng từ này được nhập vào máy tính theo phần mềm kết toán AT – Soft và được lưu trong máy tính để quản lý và làm căn cứ ghi sổ kế toán, đối chiếu.
Hệ thống sổ sách kế toán: hiện nay Công ty áp dựng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ Với loại hình kinh doanh thương mại các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá diễn ra rất nhiều, vì vậy việc áp dụng hình thức ghi sổ này là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Đây là một hình thức ghi sổ đơn giản, kết cấ sổ rễ ghi, số liệu trờn cỏc sổ dễ đối chiếu và dễ kiểm tra Với hình thức ghi sổ này, giúp cho kế toán giảm bớt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán thong qua việc lập chứng từ ghi sổ.
Hệ thống số sách kế toán được nhân viên kế toán lập và vận dụng linh hoạt sao cho tiện lợi cho việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế Vì vậy, hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng được theo dõi đầy đủ và cung cấp thông tin kế toán chính xác Kế toán còn mở sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết doanh thu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng hoá Nhờ vậy Công ty không mở chi tiết các tài khoản 156, TK 632, TK 511 theo từng mặt hàng nhưng vẫn có thờt xác định doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm Từ đó sẽ xác ssịnh được lãi lỗ theo từng mặt hàng, và đư ra các quyết định về việc nhập xuất hàng hoá đó cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dựng phương pháp kê khai thường xuyên cho phép kế toán có thể theo dõi tình hình biến động của hàng hoá thường xuyên, tính ra giá trị hàng hoá tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào Nhờ vậy, có thể xác định được gớa trị hàng hoá thừa thiếu và tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, số lượng hàng hoá, mặt hàng kinh doanh rất phong phú và đa dạng,số lần nhập xuất mỗi loại hàng hoá là rất nhiều Vì vậy, công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng hàng hoá xuất bán theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ cho mỗi hàng hoá trong một tháng là rất phù hợp Với phưoơg pháp này đã lamc giảm khối lượng công việc kế toán.
Về kế toán tiêu thụ và xác định kết tiêu thụ hàng hoá: Nhờ có việc tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lý và phù hợp mà việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá xác đnhj kết quả tiêu thụ cũng được phản ánh kịp thời, chính xác và phù hợp.
Về tin học kế toán: Hiện tịa công ty đang áp dụng tin hoạc hoá vào quá trình hoạt động kinh doanh thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán AT – soft để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hoá, thu chi tiền mặt, quản lý và theo dõi công nợ với khách hàng và nhà cung cấp…… xây dựng mạng tin học nối mạng internet nhằm thu thập thông tin ở thị trường thế giới, sử dụng thương mại điện từ như mở trang web của Công ty để quản cỏo trờn mạng… Vì vậy công việc hạch toán, ghi chép và tính toán của kế toán cũng như việc cập nhật thông tin lời quan đến hoạt động kinh tế của kế toán cũng như việc cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và giao dịch với khách hàng được giảm bớt, nhanh chóng chính xác và tính bảo mật cao hơn rất nhiều.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty
3.2.1 Chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng
Hiện tại chỉ có chi phí mua hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế nhập kho, còn chi phí mua hàng nội địa, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty được tập hợp hết trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp, đến cuối mỗi tháng được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911- xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kì kế toán đó, chi phí này bị loại ra khỏi hàng tồn kho trong kì Như vậy, nếu hàng tồn kho nhiều thì việc xác định kết quả kinh doanh trở nên không chính xác Theo em thay vì tính chi phí thu mua hàng hoá vào giá thực tế nhập kho như trên, kế toán nên mở tài khoản 156 - Hàng hoá, chi tiết thành tài khoản 1561 - Giá trị hàng hoá nhập kho và tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá Đến cuối mỗi tháng sau khi đã tính được giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua này cho số hàng hoá bán ra trong kỡ đú theo công thức như sau :
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán
Chi phí thu mua đầu tháng + Chí phí thu mua trong tháng x Giá mua hàng xuất bán
Giá mua hàng xuất bán tháng + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = Tổng chi phí thu mua - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán Với cách phân bổ như thế này thì một phần chớ phớ sẽ nằm trong hàng tồn kho và được loại ra khỏi chi phí trong kì hoạt động và việc tính kết quả hoạt động kinh doanh sẽ chớnh xỏch hơn.
Tương tự như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kì cũng nên phân bổ như trên theo tiêu thức trên.
CPBH, CPQL phân bổ cho hàng xuất bán
CPBH, CPQL đầu tháng + CPBH, CPQL trong tháng x
Giá mua hàng xuất bán
Giá mua hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn kho cuối thángKhi đó kế toán sẽ phản ánh như sau:
Nợ TK 911- Chi phí phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kì
Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kì
Nợ TK 142 - Chi phí trích trước cho kì sau
Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng tồn kho Sang kì sau nếu hàng tồn kho này được xuất bỏn thỡ sẽ kết chuyển chi phí này để xác định kết quả như sau:
Bên cạnh đó, kế toán nên mở thêm TK 641 - Chi phí bán hàng để theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kì liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty Từ đó, kế toán sẽ phát hiện được các khoản chi phí nào phát sinh chưa hợp lí, còn lãng phí để từ giúp Ban giám đốc đưa ra các chính sách nhằm tiết kiệm chi phí hơn, hợp lí hơn.
Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, quy mô hoạt động kinh doanh rất lớn, mạng lưới khách hàng không chỉ trong địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước Vì vậy, việc áp dụng chính sách chiết khấu thương mại trong bán hàng như hiện nay Công ty đang làm là rất hợp lí Nhưng theo em, nếu Công ty mở riêng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại để theo dõi riêng khoản này trong quá trình bán hàng thì việc quản lớ cỏc khoản giảm trừ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và khoa học hơn Thông qua đó có thể kiểm soát được các khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và doanh số bán hàng hoá Khi đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tập hợp các khoản giảm trừ này và kết chuyển sang tài khoản
511 để tính ra doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần theo bỳt toỏn như sau:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 521 - Chiết khấu thương mại
Và khi đó sổ chi tiết bán hàng mở cho từng loại hàng hoá được thiết kế như sau:
Sổ chi tiết bán hàng
Chứng từ Diễn giải SL ĐG Thành tiền
3.2.3 Đa dạng hoá phương thức bán hàng
Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền tại chỗ Đây là hai phương thức bán hàng mà trong nhiều năm qua đã giúp Công ty đạt được nhiều kết quả to lớn Tuy nhiên, Công ty nên bán hàng theo hình thức nữa là bán hàng theo đại lí, kí gửi Đây cũng là một phương thức bán hàng có hiệu quả mà ngày nay cũng có nhiều doanh nghiệp sử dụng làm tăng doanh số bán, mở rộng mối quan hệ với khách hàng Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán các sản phẩm công nghệ thông tin và Công ty sẽ trả cho các đại lớ đú một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Khi đó: Công ty xuất hàng giao đại lí, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lí
Có TK 156 - Hàng hoá xuất kho
Khi đại lí thông báo bán được hàng:
Nợ TK 131 - Phải thu đại lí
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 333 - Thuế GTGT đầu ra Bỳt toán phản ánh hoa hồng đại lí:
Nợ TK 641 - Hoa hồng bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT khấu trừ
Có TK 111 - Nếu trả bằng tiền mặt
Có TK 131 - Phải thu đại lí Đồng thời kế toán phản ánh bỳt toỏn giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 157 - Hàng gửi đại lí
Khi Công ty thu được tiền hàng từ đại lí
Có TK 131 - Phải thu đại lí
Với hình thức bán hàng này thì công ty và đại lí nhận kí gửi phải có sự liên lạc thường xuyên với nhau về tình hình bán hàng Có như vậy, công ty mới hạch toán kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và phản ánh doanh thu lên sổ kế toán để đảm bảo tớnh đỳng kỡ của doanh thu.
Hiện nay, việc hạch toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán được kế toán mở và theo dõi trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, 511, sổ cái tài khoản 632,
511 Tuy nhiên kết cấu ghi chép hai sổ này lại giống nhau Tạo nên sự trùng lặp trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tốn thời gian trong việc ghi chép Theo em, từ các sổ chi tiết bán hàng mở cho từng mặt hàng, sổ chi tiết hàng hoá các số liệu được tập hợp vào chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi tháng như em đã trình bày ở trên Từ đó sẽ được vào sổ cái tài khoản 632, sổ cái tài khoản 511 là dễ hiểu và đầy đủ Việc lập thêm sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, tài khoản 511 như vậy là không cần thiết Vì thế kế toán không cần mở để giảm bớt công việc ghi chép, tiết kiệm được công sức và thời gian Mặt khác, do nghiệp vụ nhập, xuất hàng của Công ty phát sinh rất nhiều, vì vậy việc mở chứng từ ghi sổ khi tập hợp các nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, xuất kho hàng hoá mỗi tháng một lần thì không hợp lí, công việc tập hợp vào cuối mỗi tháng sẽ rất nhiều, dễ gây nhầm lẫn Vì vậy, kế toán nên lập chứng từ ghi sổ định kì ví dụ như 5 ngày lập một lần Đến cuối mỗi tháng sẽ tập hợp các chứng từ ghi sổ này để làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu với sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Như vậy, sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn và giảm bớt số lượng công việc kế toán vào cuối mỗi tháng.
