Lý luận chung về kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu
Khái niệm và đặc điểm của hàng hóa
Lịch sử phát triển của nền sản xuất xã hội đã và đang trải qua hai kiểu tổ chức kinh tế đó là sản xuất tự cung tự cấp và sản xuất hàng hóa Sản xuất hàng hóa ra đời là bước ngoặt căn bản trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, là kiểu tổ chức kinh tế mà ở đó sản phẩm được sản xuất ra nhằm để trao đổi hoặc bán trên thị trường Vậy hàng hóa là gì?
Có rất nhiều khái niệm về hàng hóa, tuy nhiên có thể hiểu một cách khái quát hàng hóa là sản phẩm của lao động có thể thõa mãn nhu cầu nào đó của con người và được con người dùng để trao đổi với nhau.
Trong mỗi hình thái kinh tế xã hội, sản xuất hàng hóa có bản chất khác nhau, hàng hóa khác nhau có các đặc điểm đặc thù riêng, có thuộc tính, tính chất, công dụng và sử dụng khác nhau nhưng mọi hàng hóa đều có hai thuộc tính là giá trị sử dụng và giá trị hàng hóa Giá trị sử dụng của hàng hóa là công dụng của sản phẩm có thể thõa mãn nhu cầu nào đó của con người Ví dụ: cơm để ăn, quần áo để mặc, nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất… Giá trị sử dụng chỉ thể hiện khi con người sử dụng hay tiêu dùng hàng hóa đó Xét về khía cạnh giá trị của hàng hóa thì để hiểu được giá trị phải đi từ giá trị trao đổi Giá trị trao đổi của hàng hóa là quan hệ tỷ lệ về lượng mà giá trị sử dụng này trao đổi với giá trị sử dụng khác Khi hai sản phẩm, hàng hóa khác nhau có thể trao đổi được với nhau thì giữa chúng phải có một cơ sở chung đó là giá trị của hàng hóa Vậy giá trị hàng hóa là lao động xã hội của người sản xuất hàng hóa kết tinh trong hàng hóa, chất của hàng hóa là lao động Nếu giá trị sử dụng là thuộc tính tự nhiên thì giá trị là thuộc tính xã hội của hàng hóa.
Như vậy, hàng hóa là sự thống nhất của hai thuộc tính giá trị sử dụng và giá trị, nhưng là sự thống nhất của hai mặt đối lập.
Các hình thức tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu
Kinh doanh xuất nhập khẩu là quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa một quốc gia này với một quốc gia khác, là quá trình mua và bán hàng hóa không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng, bằng Nghị định thư ký kết giữa hai Chính phủ hoặc ngoài Nghi định thư.
Quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ, trong đó: Bán buôn là hình thức mà hàng hóa sau khi được nhập khẩu về được bán cho các tổ chức bán lẻ, tổ chức kinh doanh sản xuất, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng hóa Bán lẻ hàng hóa là hình thức hàng hóa được nhập khẩu về và bán trực tiếp cho người tiêu dùng mà không qua các trung gian. Đối với kinh doanh xuất khẩu thì chủ yếu là hình thức bán buôn Các doanh nghiệp thu mua hàng từ các cơ sở kinh doanh, sản xuất trong nước sau đó bán cho các tổ chức bán buôn ở các nước nhập khẩu Bán buôn và bán lẻ hàng hóa có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức: Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đơn vị, đại lý ký gửi, bán trả góp, hàng đổi hàng…
Quá trình xuất khẩu hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác Trong đó xuất khẩu trực tiếp là đơn vị xuất khẩu trực tiếp kí hợp đồng xuất khẩu với nước nhập khẩu và thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu hàng, xuất khẩu ủy thác là đơn vị xuất khẩu thông qua trung gian để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Các phương pháp tính giá hàng hóa
Tính giá là một trong bốn phương pháp của hạch toán kế toán, là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Trên khía cạnh là các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu thì tính giá chủ yếu là phương pháp xác định giá thực tế mua và giá thực tế xuất kho cho các vật tư, hàng hóa bán ra và xuất khẩu. Đối với hàng hóa mua vào thì các yếu tố hình thành nên giá thực tế bao gồm giá ghi trên hóa đơn có cả thuế nhập khẩu (trường hợp hàng nhập về), hoặc không có thuế nhập khẩu (trường hợp mua hàng trong nước để xuất khẩu) và chi phí thu mua như chi phí bốc xếp dỡ, vận chuyển, hao hụt trong định mức…Tuy nhiên tùy vào phương pháp tính thuế của doanh nghiệp là khấu trừ hay trực tiếp mà giá thực tế sẽ khác nhau Nếu doanh nghiệp tính thuế khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế GTGT (kể cả trong hóa đơn và chi phí thu mua). Đối với giá thực tế hàng xuất thì phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức phải ổn định phương pháp tính giá hàng xuất kho ít nhất trong một niên độ kế toán Có nhiều phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho, nhưng các doanh nghiệp thường áp dụng một trong các phương pháp sau:
_ Phương pháp giá thực tế đích danh: Là phương pháp mà giá thực tế hàng xuất chính là giá thực tế đích danh của hàng hóa đó lúc mua vào Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho Ưu điểm của phương pháp này là công tác tính giá hàng hóa được thực hiện kịp thời.
_ Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, hàng hóa được tính giá thực tế xuất trên cơ sở giả định là lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng hàng hóa xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa, số lần nhập xuất của mỗi danh điểm không nhiều.
_ Phương pháp nhập sau, xuất trước: là phương pháp mà hàng hóa được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng hóa nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá thực tế hàng xuất sẽ được thực hiện ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước Sử dụng phương pháp này giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường.
_ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị hàng hóa Từ giá bình quân và khối lượng hàng xuất trong kì để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Gía thực tế hàng XK = Giá bq của 1 đv hàng hóa x Lượng hàng hóa xuất TK
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều
Ngoài ra còn có các phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho khác như: Phương pháp giá thực bình quân sau mỗi lần nhập; phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước; phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ và phương pháp giá hạch toán Tuy nhiên những phương pháp này ít được áp dụng hơn.
Kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp Xuất nhập khẩu
Kinh doanh xuất nhập khẩu có bốn phương thức chủ yếu là xuất nhập khẩu trực tiếp và xuất nhập khẩu ủy thác Kế toán hàng hóa trong kinh doanh Xuất khẩu được ghi chép như trong các doanh nghiệp kinh doanh nội thương, tức là thu mua hàng hóa trong nước để đi Xuất khẩu.
1.4.1 Thu mua hàng hóa để Xuất khẩu
* Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp KKTX:
Tài khoản sử dụng là TK 1561: giá mua hàng hóa.
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ mua hàng để xuất khẩu được kế toán định khoản như sau:
+ Trường hợp hàng mua và chứng từ cùng về:
Nợ TK 1561: giá trị hàng mua thực nhập
Nợ TK 157: nếu gửi bán hàng giao đại lí
Nợ TK 632: nếu giao bán thẳng trực tiếp cho khách
Có TK 111,112: nếu thu tiền ngay (giá thanh toán)
Có TK 331: nếu cho khách nợ
+ Trường hợp hàng về chưa có chứng từ thì theo nguyên tắc quản lí tài sản, kế toán tiến hàng các thủ tục kiểm nhận nhập hàng, ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 1561: thực tế nhập theo giá tạm tính
Có Tk 331: giá tạm tính (chưa có thuế GTGT) Khi nhận được chứng từ của lô hàng nhập, căn cứ thực tế về chi phi mua, kế toán điều chỉnh giá tạm tính của lô hàng đã nhập và phản ánh số liệu, ngày tháng của chứng từ nhập mua lô hàng vào dòng ghi tạm tính và dòng ghi mức điều chỉnh tăng giảm:
Nếu giá tạm tính > giá thực tế: thì điều chỉnh giảm
Nợ TK 331: số chênh lệch giá tạm tính trừ giá thực tế
Có TK 1561: số chênh lệch giá tạm tính trừ giá thực tế Nếu giá tạm tính < giá thực tế: thì điều chỉnh tăng
Nợ TK 1561: số chênh lệch
Có TK 331: số chênh lệch Đồng thời ghi số thuế GTGT khấu trừ:
+ Trường hợp chứng từ về trước hàng, kế toán lưu chứng từ vào “Hồ sơ chưa có hàng”, cuối kì nếu hàng chưa về kế toán ghi vào TK 151:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ
Kì sau hàng về căn cứ thực tế kiểm nhận, kế toán ghi:
Nợ TK 1561: nếu nhập kho hàng hóa
Nợ TK 157: nếu gửi bán thẳng
Nợ TK 632: nếu giao bán thẳng hàng mua
+ Trường hợp hàng nhập thừa, thiếu so với hóa đơn, kế toán cần lập biên bản và căn cứ tính chất thừa thiếu của hàng để xử lý:
Nếu hàng kiểm nhận thừa: ghi chờ xử lý
Nợ TK 1561: nhập hàng mua thừa
Có TK 3381: hàng mua thừa chờ xử lý
Nếu không nhập hàng thì theo dõi ở TK 002, ghi: Nợ TK 002
Nếu hàng kiểm nhận thiếu:
Nợ TK 642: thiếu trong định mức
Nợ TK 1388: bồi thường hàng mua thiếu ngoài định mức
Nợ TK 1381: ghi chờ xử lý hàng mua thiếu ngoài định mức
Nợ TK 632: nếu ghi tăng giá vốn hàng hóa
Có TK 331: phải trả nhà cung cấp
+ Trường hợp được hưởng CKTM, CKTT, giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331: khấu trừ nợ phải trả
Nợ TK 111,112: nhận chiết khấu, giảm giá bằng tiền
Có TK 1561: CKTM hoặc giảm giá hàng mua
Có Tk 515: CKTT được hưởng
Có TK 133: giảm thuế đầu vào( giảm giá, CKTM)
Hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hóa được bắt đầu bằng nghiệp vụ mở thư tín dụng (L/C) theo HĐKT đã ký kết Nếu đơn vị có ngoại tệ gửi ở Ngân hàng thì chỉ cần theo dõi trên TK 1122 chi tiết mở thư tín dụng Nếu đơn vị phải vay NH để mở L/C thì phải kí quỹ một tỉ lệ nhất định theo số tiền mở L/C và theo dõi trên TK 144. a Có TK 007: nguyên tệ b Nợ TK 144: tỉ lệ ký quỹ (TGTT)
Nợ TK 635: nếu lỗ về TG
Có TK 111,112: (TG xuất ngoại tệ)
Có TK 515: Nếu lãi về TG
Khi NH báo Có số tiền vay mở L/C: a Nợ TK 1122: TGTT nhập ngoại tệ
Có TK 311: TGTT giao dịch b Nợ TK 007: nguyên tệ
Tiếp theo là các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa và thanh toán:
_ Khi tiếp nhận hàng nhập khẩu:
Nợ TK 151: Hàng NK kiểm nhận tại cửa khẩu (TGTT lúc mua)
Nợ TK 1561, 152,153,211: Hàng NK đã về nhập kho
Có TK 331: phải trả NCC (TG lúc nhận nợ)
Có TK 3333: thuế NK phải nộp
Có TK 3332: thuế TTĐB phải nộp nếu có
_ Hàng nhập khẩu đi đường về:
Nợ TK 1561,152,153,211: hàng đi đường về nhập kho
Nợ TK 157: hàng đi đường gửi bán thẳng
Nợ TK 632: hàng tiêu thụ tại cửa khẩu
Có TK 151: hàng đi đường
_ Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
+ nếu doanh nghiệp tính thuế theo PP khấu trừ:
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu
+ nếu doanh nghiệp tính thuế theo PP trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: thì thuế GTGT được tính vào giá hàng NK
_ Thanh toán tiền hàng và nộp thuế cho NSNN: a Nợ TK 331: TGTT lúc nhận nợ
Nợ TK 635: nếu lỗ về TGHĐ
Có TK 1122: (L/C) TG xuất ngoại tệ
Có TK 515: nếu lãi về TGHĐ b Có TK 007: nguyên tệ c Nộp thuế:
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112: Số tiền phải nộp _ Trường hợp hàng mua bị thiếu hụt, kế toán treo vào TK 1381 và chờ xử lí:
_ Trường hợp được hưởng CKTM, CKTT, giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331: TGTT lúc nhận nợ
Nợ TK 635: nếu lỗ về TG
Có TK 1122: TGTT xuất ngoại tệ
Có TK 515: nếu lãi về TG
_ Các chi phí liên quan đến hàng NK (fí giám định hải quan, fí NH…)
Nợ TK 133: Thuế GTGT nếu có
Tùy vào doanh nghiệp là đơn vị giao ủy thác nhập khẩu hay đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mà hạch toán khác nhau:
Tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu:
Các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán qua sơ đồ sau:
TK 111,112 TK 331_ĐV nhận UT TK151,152,153,156 , 211
Trả trước 1phần tiền hàng
NK cho đv nhận UT mở
Nếu đv nhận UT NK chỉ kê khai nộp thuế,đv giao
UT tự nộp thuế vào NS
Trả tiền hàng NK còn thiếu cho đv nhận UT
Tiếp nhận hàng NK do đv nhận UT trả (PP tính thuế khấu trừ)
Tiền hoa hồng phải trả đv nhận UT NK và các khoản CP đv nhận UT chi hộ
Tiếp nhận hàng NK từ đv nhận UT NK (PP tính thuế trực tiếp)
TK 111,112 TK 331_NCC TK 3333,3332,3331 TK 131_đv giao UT
Tại đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu:
1- Nhận trước một phần tiền hàng NK UT do đvị giao UT trả để mở L/C 2- Ký quỹ để mở L/C
3- Nhận hàng NK từ người bán giao trả thẳng đvị giao.
4- Các khoản thuế phải nộp cho hàng giao thẳng
5- Đvị nhận UT chỉ kê khai nộp thuế, đvị giao UT tự nộp thuế vào NS 6- Hàng nhận UT tạm nhập kho doanh nghiệp ( giá mua)
7- Các khoản thuế phải nộp cho hàng tạm nhập khẩu
8- Nếu đvị nhận UT nộp thuế hộ cho đvị giao UT vào NSNN
9- Xuất hàng trả đvị giao UT NK (giá mua+các loại thuế)
10- Tiền hoa hồng và phí UT NK được nhận
11- Phải thu về các khoản chi hộ đvị giao UT NK (fí NH, fí giám định…) 12- Thanh toán cho người bán về hàng NK UT
13- Nhận tiền hàng NK UT còn thiếu do đvị giao UT trả
Kế toán các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu
1.5.1 Kế toán các phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu:
* Trường hợp bán thẳng không qua kho:
- Khi giao hàng trực tiếp tại cửa khẩu:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 151: hàng mua đang đi đường
Có TK 33312: (nếu tính thuế GTGT theo pp trực tiếp)
- Nếu gửi hàng đến điểm hẹn của khách hàng:
Nợ TK 157: hàng gửi bán
Có TK 151: hàng mua đang đi đường
Có TK 33312: (nếu tính thuế GTGT pp trực tiếp)
- Khi hàng gửi bán tiêu thụ được ghi kết chuyển giá vốn
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có Tk 157: hàng gửi bán
- Phản ánh doanh thu bán hàng do đvị trực tiếp bán:
Nợ TK 111,112,131: đã nhận tiền hoặc còn phải thu
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp
- Phản ánh doanh thu bán hàng qua đại lý:
Nợ TK 133: thuế GTGT tính trên hoa hồng đại lý
Nợ TK 641: hoa hồng phải trả cho bên ký gửi
Nợ TK 131: phải thu doanh thu gửi đại lý
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: (nếu tính GTGT theo pp khấu trừ)
* Trường hợp bán hàng có qua kho:
Bán hàng nhập khẩu qua kho được thực hiện dưới ba hình thức là bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hóa đơn và hàng giao đại lý:
1- Xuất kho hàng hóa tiêu thụ bán trực tiếp
2- Xuất kho hàng hóa gửi bán hoặc giao đại lý
3- Hàng gửi bán giao đại lý đã tiêu thụ được
4- Hàng gửi bán bị trả lại mang về nhập kho
5- Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
6- Phản ánh tiền hoa hồng và thuế GTGT phải trả cho đvị nhận đại lý
1.5.2 Kế toán các phương thức xuất khẩu hàng hóa đi tiêu thụ:
* Trường hợp xuất khẩu trực tiếp:
_ Khi đưa hàng đi xuất khẩu: Kế toán ghi sổ như sau
Nợ TK 157: ghi theo giá vốn
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,131: hàng mua không qua kho đi XK luôn
Có TK 1561: xuất kho hàng đi tiêu thụ
Có TK 151: hàng đi đường chuyển thẳng cho XK
_ Khi hàng xuất khẩu được coi là tiêu thụ:
+ Kết chuyển giá vốn của hàng XK:
Nợ TK 632: giá vốn hàng XK
+ Phản ánh doanh thu hàng XK:
Nợ TK 1122,131: (TGTT lúc bán)
Có TK 511: (TGTT lúc bán)
+ Phản ánh thuế XK phải nộp:
Nợ TK 511: trừ vào doanh thu
_ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1122: TGTT lúc thu nợ
Nợ TK 635: nếu lỗ về TGHĐ
Có TK 131: TGTT lúc nhận nợ
Có TK 515: nếu lãi về TGHĐ
_Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng XK:
Nợ TK 641: ghi tăng chi phí
Nợ TK 133: thuế GTGT (nếu có)
Trường hợp xuất khẩu ủy thác :
Tùy vào doanh nghiệp là đvị giao hay nhận ủy thác XK mà hạch toán khác nhau:
Hạch toán ở đvị giao UT XK:
Sơ đồ hạch toán ở trang sau:
TK 157 TK 632 TK 3333 TK 511 TK131_đv NUT
1a - Xuất kho hàng hóa cho đvị nhận UT XK ( ghi giá vốn)
1b - Mua hàng giao thẳng cho đvị nhận UT XK
2 - Hàng giao UT đã bán được ( ghi giá vốn)
3 - Phản ánh doanh thu hàng XK UT
4 - Phản ánh thuế XK phải nộp trừ vào doanh thu
5 - Chuyển tiền cho đvị nhận UT nộp thuế XK hộ
6 - Khi nhận được chứng từ nộp thuế XK từ đvị nhậ UT
7 - Phản ánh tiền hoa hồng phải trả và các khoản đvị nhận UT chi hộ
8 - Thu tiền hàng xuất khẩu còn thiếu từ đvị nhận UT
Khi hàng nhận UT XK tiêu thụ được hoặc nhận tiền của đv giao UT để nộp thuế hộ
Nộp thuế hộ đv GUT và phải thu về các khoản chi hộ
Tiền hoa hồng và phí UT XK nhận được thuế GTGT
Hạch toán ở đơn vị nhận UT XK:
Chú ý: Khi đvị nhận UT XK nhận hàng XK để tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 003: ( giá theo HĐ)
Khi bán được hàng XK:
Có TK 003: ( giá bán theo HĐ)
Hình thức ghi sổ kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh nói chung
Sổ kế toán là những tờ sổ lập theo mẫu quy định và có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của chứng từ kế toán.
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính thì hệ thống sổ kế toán bao gồm các sổ thẻ chi tiết, sổ tổng hợp trong đó doanh nghiệp được phép sử dụng một trong bốn sổ tổng hợp sau đây: SổNhật kí – sổ cái; Sổ Nhật ký chung; Sổ chứng từ ghi sổ và Sổ nhật ký – chứng từ và trong mỗi hình thức sổ có sổ cái các tài khoản Tùy vào quy mô hoạt động, loại hình kinh doanh và các điều kiện kế toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hệ thống sổ kế toán duy nhất cho doanh nghiệp mình Các sổ thẻ chi tiết giống nhau ở mọi hình thức sổ kế toán tổng hợp.
Thứ nhất: Sổ thẻ kế toán chi tiết gồm có những sổ, thẻ chi tiết sau:
Sổ quỹ tiền mặt: Thủ quỹ ghi và ghi cả ba thông tin là thu, chi tồn quỹ.
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: do kế toán tiền mặt ghi ba thông tin nợ, có, tồn Giữa kế toán tiền và thủ quỹ phải thường xuyên có sự đối chiếu số liệu nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xử lí.
Sổ tiền gửi Ngân hàng: Do kế toán vốn bằng tiền ghi số tiền gửi vào, rút ra, còn lại trên tài khoản của Công ty.
Sổ chi tiết công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư ghi cả về hiện vật và giá trị.
Thẻ kho: Do thủ kho ghi về số lượng nhập, xuất, tồn của vật tư Giữa thủ kho và kế toán vật tư phải thường xuyên có sự đối chiếu.
Thẻ Tài sản cố định: dùng để theo dõi tình hình biến động TSCĐ
Sổ Tài sản cố định
Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
Sổ chi tiết tiền vay
Sổ chi tiết tiền bán hàng
Sổ chi tiết CPSX kinh doanh
Và các loại sổ chi phí khác
Thứ hai: Sổ kế toán tổng hợp
Hình thức sổ nhật ký – sổ cái: thường được áp dụng trong doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng ít, trình độ nhân viên kế toán không cao.
Hình thức nhật ký chung: thường được sử dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp có số lượng tài khoản sử dụng nhiều, yêu cầu quản lý cao, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, dễ dàng áp dụng kế toán máy.Có hai sổ kế toán tổng hợp là sổ nhật ký chung ghi theo trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và sổ nhật ký đặc biệt được sử dụng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên lặp lại gồm sổ nhật ký đặc biệt thu tiền, sổ nhật ký đặc biệt chi tiền, sổ nhật ký mua hàng và sổ nhật ký bán hàng (doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai)
Hình thức nhật ký chứng từ: Áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều
Hình thức chứng từ ghi sổ: thường sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, số lượng các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Để tìm hiểu cụ thể hơn về các hệ thống sổ được sử dụng trong các doanh nghiệp em xin đi sâu vào hệ thống chứng từ ghi sổ: Hình thức chứng từ ghi sổ có ba sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
+ Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi trình tự thời gian phát sinh của các chứng từ ghi sổ đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ và đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh
+ Sổ cái: mỗi tài khoản có một sổ cái, theo dõi tình hình phát sinh nghiệp vụ có liên quan đến tài khoản đó và số dư cuối kỳ của tài khoản. Trình tự ghi sổ:
+ Căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra, kế toán phân lọai chứng từ và lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập có thể hằng ngày hoặc định kì
+ Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên lặp lại thì lập bảng tổng hợp chứng từ từ đó vào chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Sổ thẻ chi tiết Bảng tổng hợp ctừ
Sổ đăng kí ctừ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
+ Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, ghi số hiệu ngày tháng phát sinh vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; mỗi chứng từ ghi sổ ghi một dòng.
+ Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái
+ Từ chứng từ gốc vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Cuối kỳ trên cơ sở số liệu sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân điều chỉnh Cuối kỳ trên cơ sở số liệu của sổ cái, bảng cân đối số dư, bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo kế toán.
Thực trạng kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công
Tổng quan về Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Trong những năm gần đây với phương châm “làm bạn với tất cả các nước trên thế giới trên cở sở hai bên cùng có lợi”.Việt Nam đã thực hiện chính sách mở cửa các mối quan hệ hợp tác kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật, thương mại với các nước trên thế giới ngày càng được tăng cường và mở rộng Theo đó các đơn vị kinh doanh Xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn Hoạt động Xuất nhập khẩu là một hoạt động phức tạp, sôi động và có tính cạnh tranh cao trên trường quốc tế Thực tế cho thấy hoạt động Xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế xã hội.
Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO được chuyển đổi từ Công ty Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO _ Chi nhánh tại Hà Nội theo Quyết định số 06/RC_QĐ HĐQT ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO trong thời gian hoạt động cũng đã góp một phần quan trọng trong tiến trình phát triển đó. Đây là thời kì đánh dấu những bước đột phá mới trong nền kinh tế nước nhà khi mà chúng ta sắp sửa bước vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO) Do đó mà nhu cầu về kinh doanh Xuất nhập khẩu cũng tăng lên không ngừng, để theo kịp với xu thế phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, Hội đồng quản trị (HĐQT) Công ty đã quyết định thành lập thêm Chi nhánh tại Hà Nội. Địa chỉ:
157 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Tp Hà Nội
Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Chi nhánh Công ty Cổ Phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO được Phòng đăng kí kinh doanh _ Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư TP Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động Chi nhánh số
0113015106, hoạt động theo uỷ quyền của doanh nghiệp: Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO Tiền thân của Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO là doanh nghiệp nhà nước XNK vật tư kỹ thuật thành lập ngày 20/5/1993 Ngày 10 tháng 6 năm 2005 theo Quyết định số 826/QĐ KHCNVN đã Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO.
Do vậy, Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật thuộc sở hữu của các Cổ đông, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ bằng số vốn đó của Công ty
Sự hoạt động của Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật là theo sự uỷ quyền của Hội đồng quản trị Tổng Công ty đóng tại Tp Hồ Chí Minh.
Do đó Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật cũng thuộc sở hữu của các Cổ đông trong Công ty.Chi nhánh giao dịch với các Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn, Ngân hàng Đông Á và Ngân hàng Dầu khí Việt Nam.
Một số nét chính về Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO:
Về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong năm 2008 vừa qua tại Chi nhánh Công ty:
Tình hình tài chính của Công ty nói chung và Chi nhánh tại Hà Nội nói riêng những năm qua rất khả quan Tình hình kinh doanh của Chi nhánh đã có những bước thay đổi phát triển tích cực hơn kể từ khi cổ phần hóa, đây là sự nỗ lực hết mình của ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên tại Chi nhánh công ty
Cụ thể được thể hiện trên một số chỉ tiêu tài chính như sau:
Sơ đồ 2.1: Các chỉ tiêu tài chính
Các chỉ tiêu Đvị tính Năm 2008 Năm 2007 Chênh lệch
2 Lợi nhuận sau thuế 1000 đ 823.704,727 619.577,780 204.126,947 3.Thuế phải nộp NSNN 1000 đ 1.005.301,070 271.713,911 733.587,159
5 Thu nhập bình quân đầu người
(Nguồn:Báo cáo tài chính tại Chi nhánh 2008)
Từ các chỉ tiêu tài chính trên nhận thấy tình hình tài chính tại Chi nhánh là khả quan Chỉ tiêu về doanh thu thuần giữa năm 2008 và năm 2007 tăng lên rõ rệt 5.220.009.000 đ chiếm 5,52 % Chứng tỏ chính sách tiêu thụ hàng hóa của Chi nhánh trong năm 2008 vừa qua đạt hiệu quả, Chi nhánh ngày càng thu hút thêm được nhiều khách hàng nên doanh số bán tăng cao, góp phần tăng vòng quay của vốn, tránh ứ đọng hàng tồn kho.
Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế cũng tăng cao tăng 204.126.947 đ tương đương 32,95 % Đây là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp biểu hiện kết quả của quá trình kinh doanh tại Công ty trong năm 2008, nó phản ánh đầy đủ các mặt số lượng và chất lượng hoạt động tại doanh nghiệp, phản ánh kết quả của việc sử dụng các yếu tố sinh lời cơ bản trong kinh doanh thương mại như lao động, hàng hóa mua vào, các chi phí thu mua, chi phí quản lí, chi phí bán hàng, marketing sản phẩm…Do đó lợi nhuận tăng cao chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty trong năm qua là tốt, đạt hiệu quả, hoàn thành mục tiêu đề ra
Số thuế phải nộp Ngân sách năm 2008 tăng lên rất nhiều so với năm
2007, tăng 733.587.159 đ Thuế mà doanh nghiệp phải nộp Ngân sách bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng của hàng hóa dịch vụ bán ra, thuế Hải quan Điều này càng chứng tỏ trong năm qua khối lượng giao dịch với khách hàng của doanh nghiệp tăng cao, doanh nghiệp tiêu thụ được nhiều hàng hóa và lợi nhuận trước thuế cũng chiếm tỉ lệ lớn.
Chỉ tiêu vốn chủ sở hữu trong năm qua không thay đổi do không có thêm sự đầu tư của chủ sở hữu vào nguồn vốn chủ.
Chỉ tiêu thu nhập bình quân đầu người tăng hơn là 500.000 đ Chứng tỏ tình hình kinh doanh của Công ty khả quan nên Công ty có chính sách tăng lương cho các cán bộ công nhân viên Thu nhập bình quân đầu người tại Công ty đạt mức khá cao trên 6.500.000 đ, với tình hình lạm phát như hiện nay thì mức lương đó có thể đảm bảo cuộc sống ổn định cho nhân viên trong công ty.
Như vậy qua phân tích một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính tại công ty trong năm vừa qua ta thấy năm qua Chi nhánh đã hoạt động có hiệu quả, tình hình kinh doanh khả quan Lợi nhuận tăng cao là yếu tố thúc đẩy doanh nghiệp tiếp tục phát triển và duy trì thị phần trên thị trường
Về năng lực kỹ thuật:
Công ty có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới trong lĩnh vực trang thiết bị giảng dạy và nghiên cứu khoa học, là đại lí phân phối tại Việt Nam cho các hãng chế tạo và cung cấp thiết bị hàng đầu thế giới Vì vậy công ty có thể lựa chọn và cung cấp cho khách hàng những thiết bị tốt nhất với giá cả hợp lí nhất.
Nguồn nhân lực công ty bao gồm đội ngũ các bộ công nhân viên có trình độ và tay nghề cao Số lượng người tốt nghiệp đại học và trên đại học là 48 nguời, tốt nghiệp trung cấp cao đẳng chỉ có 5 người Công ty rất chú trọng về nguồn nhân lực Yêu cầu tuyển dụng là rất cao Bên cạnh đó Công ty còn có chính sách nâng cao bồi dưỡng chuyên môn cho những nhân viên trình độ còn yếu kém.
Dưới đây là báo cáo tổng quan về nguồn nhân lực tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật.
Sơ đồ 2.2 Nguồn nhân lực tại công ty. Đơn vị tính: Người.
STT Trình độ cán bộ chuyên môn và kỹ thuật Số lượng 1.
2. Đại học và trên Đại học Trung cấp + cao đẳng
5 Tổng cộng 53 Nguồn: Báo cáo tổng quan về công ty
Về đội ngũ lắp đặt và bảo hành: Đội ngũ lắp đặt và bảo hành của chi nhánh bao gồm những Tiến sĩ và
Kỹ sư được đào tạo rất bài bản, là các chuyên gia về các lĩnh vực Vật lý, Hoá học.
Tổng số 18 người, trong đó có sự tham gia của:
* Tiến sĩ Phạm Nguyên Hải_Trưởng phòng kỹ thuật, được đào tạo tại Hà Lan chuyên ngành Vật lý.
* Tiến sĩ Nguyễn Tiến Hiển_ Giám đốc phụ trách bán hàng và trung tâm bảo hành Được đào tạo chuyên ngành hoá dầu, phân tích.
*Thạc sĩ Vũ Văn Thanh chuyên nghành về Vật lý.
* Kỹ sư Trịnh Hùng Quang chuyên nghành Điện tử
* Kỹ sư Vũ Đức Hoàng chuyên nghành Hoá học và thực phẩm.
Mạng lưới bảo hành tại 157 Láng Hạ _ Quận Đống Đa Khi có yêu cầu, cán bộ kỹ thuật của công ty sẽ có mặt tại hiện trường trong vòng 8 giờ (trong phạm vi Hà Nội),24 giờ đối với khu vực lân cận và 48 giờ đối với các tỉnh xa kể từ khi khách hàng thông báo.
Về kinh nghiệm triển khai dự án:
Tổ chức công tác kế toán của Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO
2.2.1 Tổ chức Bộ máy kế toán tại Chi nhánh Công ty.
Phòng kế toán là một bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của một công ty Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi trình độ hiểu biết cũng như năng lực tổ chức tốt của người đứng đầu Chi nhánh và Kế toán trưởng.
Phòng kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO được thành lập cùng lúc với sự ra đời của Chi nhánh làm nhiệm vụ thu thập, ghi chép và phản ánh thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn đồng thời cung cấp những thông tin thiết yếu cho nhà quản trị công ty và các cơ quan có quan tâm thông qua các Báo cáo tài chính tổng hợp
+ Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Chi nhánh Là người trực tiếp tổng hợp và cung cấp thông tin tài chính kế toán lên Ban Giám đốc Chi nhánh Công ty, chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, hướng dẫn nhân viên trong việc ghi chép sổ sách và lập báo cáo.
+ Kế toán tiền: Là nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về ghi chép các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt bao gồm Việt nam đồng, ngoại tệ và tiền gửi tại ngân hàng.
+ Kế toán vật tư: Là nhân viên kế toán ghi chép về sự biến động vật tư hàng hóa thu mua nhập khẩu và xuất kho hàng bán, chịu trách nhiệm tính giá hàng nhập kho và giá vốn hàng bán của hàng xuất kho.
+ Kế toán tiền lương: Là nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về khâu tính và chi trả lương cho các nhân viên, cán bộ công nhân viên.
+ Kế toán thanh toán: Là nhân viên kế toán ghi chép tất cả các khoản công nợ phải thu cũng như phải trả của Chi nhánh Bao gồm các khoản phải thu, phải trả khách hàng; phải thu, phải trả nhà cung cấp; các khoản thanh toán với nhà nước về thuế XNK, thuế GTGT và các khoản phải thu, phải trả nội bộ (không bao gồm tiền lương nhân viên).
Sơ đồ 2.4: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Kế Toán Trưởng (Trưởng phòng)
Hoạt động của Chi nhánh là dưới sự uỷ quyền của Tổng Công ty nên Chi nhánh hoạt động ở quy mô vừa, do đó bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung Phòng Kế toán của Chi nhánh gồm có một Kế toán trưởng và bốn Kế toán viên.
2.2.2 Khái quát về chế độ kế toán tại Chi nhánh Công ty
Hiện nay Chi nhánh Công ty áp dụng Chế độ chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống sổ Kế toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán mới, theo Quyết định số 48/2006/QĐ_BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Cụ thể như sau:
Về Chế độ chứng từ:
Hệ thống chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh được Công ty sử dụng đồng bộ với Tổng Công ty và tuân theo mẫu quy định của Bộ tài chính cũng như thông lệ quốc tế Căn cứ vào quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh Kế toán trưởng phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và sử dụng các loại chứng từ bao gồm chứng từ về hàng tồn kho như phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư; chứng từ liên quan đến mua bán hàng hoá như Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT; chứng từ liên quan đến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi; chứng từ liên quan đến thanh toán: giấy thanh toán tạm ứng, các chứng từ về tiền lương; chứng từ liên quan đến tài sản cố định như Biên bản giao nhận TSCĐ,…phù hợp với quy mô và năng suất hoạt động của Chi nhánh để phục vụ cho công tác quản lí tài sản và ghi sổ kế toán đồng thời đảm bảo về mặt pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ được kiểm tra chặt chẽ, thu thập lưu trữ và bảo quản tốt nên việc sử dụng chứng từ được nhất quán, đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lí, tránh được những sai sót và tranh chấp với bạn hàng trong và ngoài nước của Công ty.
Về chế độ tài khoản sử dụng:
Kế toán trưởng căn cứ vào Quyết định số 48/2006 QĐ_BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, dựa vào quy mô kinh doanh của Chi nhánh là quy mô vừa, đặc điểm loại hình doanh nghiệp là doanh nghiệp thương mại, yêu cầu quản lí tại Chi nhánh, trình độ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật áp dụng trong kế toán để xây dựng nên hệ thống tài khoản phù hợp chi tiết đến từng đối tượng hạch toán Trong mỗi phần hành cụ thể kế toán trưởng xây dựng hệ thống tài khoản thích hợp để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phần hành đó.
Tài khoản chính sử dụng trong hạch toán quá trình thu mua hàng hóa là tài khoản 1561 – hàng hóa, tài khoản 1562 – chi phí thu mua hàng hóa, tài khoản phản ánh công nợ với nhà cung cấp tài khoản 3311 – phải trả nhà cung cấp nước ngoài; tài khoản 3312 – phải trả nhà cung cấp trong nước,các tài khoản phản ánh vốn bằng tiền tài khoản 111- tiền mặt VN đồng ,ngoại tệ ;112 – tiền gửi VN đồng, ngoại tệ, bên cạnh đó có các tài khoản phản ánh thuế 33312- thuế GTGT hàng nhập khẩu, 3333- thuế nhập khẩu, 133- thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua vào, các tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí tài chính phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa có sự chênh lệch về tỉ giá ngoại tệ giao dịch tài khoản 515, 635 và các tài khoản có liên quan khác như tài khoản 144 – kí quỹ Ngân hàng, tài khoản ngoại bảng 007 theo dõi nguyên tệ, tài khoản 311- vay Ngân hàng. Trong phần hành tiêu thụ hàng mua tài khoản chính là tài khoản 5111- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản 131- phải thu khách hàng, tài khoản phản ánh giá vốn 632, tài khoản phản ánh thuế đầu ra phải nộp 33311 và các tài khoản có liên quan khác như tài khoản phản ánh tiền 111,112, tài khoản phản ánh chi phí bán hàng 6421, chi phí quản lí 6422, các khoản giảm trừ doanh thu 5211,5212,5213. Đối với phần hành xác định kết quả tiêu thụ tài khoản chính sử dụng là tài khoản 911- xác định kết quả
Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng:
Kế toán Chi nhánh chỉ sử dụng ba loại báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế còn có thêm Bảng cân đối tài khoản gửi kèm theo Kế toán Chi nhánh không sử dụng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo tài chính giữa niên độ trong hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty.
Do Công ty sử dụng kế toán máy nên các Báo cáo tài chính được lập bởi máy tính một cách nhanh chóng và chính xác Điều này góp phần làm tiết kiệm thời gian và công sức cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
Về Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong Chi nhánh:
Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, điều kiện về các phương tiện phục vụ trong kế toán tại Công ty, Phòng kế toán Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật lựa chọn sử sụng là hình thức chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức chứng từ ghi sổ được mô tả như sau:
Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.5: HÌNH THỨC SỔ - CHỨNG TỪ GHI SỔ
Về các phương pháp kế toán được áp dụng:
Các phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp được lựa chọn phù hợp với quy mô sản xuất, loại hình kinh doanh và các chế độ chứng từ, hệ thống tài khoàn, hệ thống sổ sử dụng trong doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
Phương pháp tính giá vốn hàng Nhập kho và Xuất kho: Áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đối với cả hàng Nhập kho và Xuất kho.
Phương pháp tính thuế: Sử dụng phương pháp tính thuế khấu trừ.
Phương pháp tính khấu hao: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Thực tế kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP
2.3.1 Đặc điểm về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh
Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO
Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO là một doanh nghiệp chuyên nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp các loại mặt hàng mà pháp luật không cấm và phù hợp với tiêu chuẩn quy định trong luật doanh nghiệp
2005 bao gồm các mặt hàng như trang thiết bị khoa học kỹ thuật, điện tử, kim khí, dây chuyền công nghệ, hóa mỹ phẩm, các thiết bị điện tử công nghiệp và dân dụng…(đã được nêu cụ thể ở phần 2.1) từ thị trường quốc tế và cả thị trường trong nước để cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu với phương châm “ giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất” Như vậy có thể nói mặt hàng kinh doanh và thị trường thu mua của công ty là hết sức đa dạng.
Là một đơn vị thuộc Tổng Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật cho nên các mặt hàng kinh doanh của Chi nhánh cũng như Tổng công ty chủ yếu phục vụ cho các tổ chức kinh doanh trong ngành sản xuất và nghiên cứu kỹ thuật Hàng hóa nhập khẩu của Công ty thường là các mặt hàng chuyên dụng nhằm phục vụ cho các dự án nghiên cứu triển khai và phục vụ sản xuất kinh doanh Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật trong các lĩnh vực an ninh, quốc phòng, khoa học kỹ thuật… Đối với một doanh nghiệp thương mại, lợi nhuận tính trên cơ sở công thức kinh doanh T - H - T’, nên ngoài vấn đề giá cả thu mua cũng như giá bán ra, Chi nhánh Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO còn hết sức chú ý đến vấn đề chi phí, bao gồm chi phí bảo quản, chi phí thu mua, chi phí bán và các chi phí liên quan đến marketing sản phẩm. Đặc điểm chung của hàng hóa công ty thu mua là những vật tư kỹ thuật chứa đựng yếu tố vật lí, hóa học và sinh học cao nên dễ bị hao mòn vô hình như các phương tiện kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, phần mềm ứng dụng…ví dụ Cân phân tích vi lượng, Thiết bị phân tích độ ẩm, Hệ thống lọc nước siêu sạch, Thiết bị sắc ký khí HPLC 1200, Thiết bị thử độ rung vật liệu; dễ hư hỏng trong quá trình bảo quản như vật tư nông nghiệp, hóa chất, nguyên liệu, nhiên liệu… ví dụ hóa chất tinh khiết dùng trong PTN và dễ xảy ra mất mát nên việc vận chuyển và bảo quản để tránh xảy ra va đập hư hỏng thiết bị, tránh tình trạng nguyên vật liệu hao mòn phẩm chất là rất khó
Do đó vấn đề về chất lượng sản phẩm thu mua và bảo quản được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng Cụ thể đó là doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ kỹ thuật với trình độ chuyên môn cao, được đào tạo từ nước ngoài nên trong vấn đề kiểm định chất lượng sản phẩm được thực hiện rất tốt Có thể nói trong khâu kiểm soát hàng hóa, nhân viên công ty thực hiện rất nghiêm túc và chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo tốt nhất về chất lượng hàng hóa Bên cạnh đó vấn đề bảo quản hàng mua cũng được cán bộ và nhân viên công ty quán triệt thực hiện một cách tốt nhất.
Như đã đề cập ở trên, công ty có cả thị trường thu mua trong nước và quốc tế, đối với thị trường thu mua trong nước được thực hiện như những doanh nghiệp thương mại khác đó là thu mua hàng hóa từ các nhà sản xuất kinh doanh trong nước theo phương thức mua trực tiếp và theo đơn đặt hàng thông qua các hợp đồng kinh tế đã được kí kết, đối với thị trường thu mua quốc tế được thực hiện theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài Nghị định thư theo hợp đồng thương mại kí kết giữa công ty và nhà cung cấp.
Công ty có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy tín cả trong và ngoài nước Trong quá trình hoạt động, Công ty cũng không ngừng đẩy mạnh các biện pháp marketing để tìm kiếm thị trường, đối tác kinh doanh mới với cả thị trường quốc tế và thị trường trong nước.
2.3.2 Phương pháp xác định giá hàng hóa
Phương pháp kế toán mà Công ty áp dụng để hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ, sử dụng giá thực tế đích danh để ghi nhận cả hàng nhập kho và xuất kho a Phương pháp xác định giá trị thực tế hàng nhập khẩu.
Công ty nhập khẩu hàng hóa theo phương thức trực tiếp và tính giá trị hàng nhập khẩu theo giá CIF Giá CIF là giá giao nhận hàng tại biên giới hải quan nước ta khi mà hàng mua của Công ty nhập cảng Trong đó giá CIF bao gồm giá thực tế hàng mua tại nước bạn cộng bảo hiểm hàng hóa cộng cước phí vận chuyển, CIF là từ viết tắt của Cost + Insurance + Freight.
Giá hàng hóa trong Công ty được tính theo từng lô hàng nhập, hàng hóa nhập theo lô nào thì kế toán căn cứ vào giá mua, các loại thuế phải nộp và các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng đó để tính ra giá thực tế của hàng nhập Hàng mua của Công ty không thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) nên trong giá thực tế hàng mua không bao gồm thuế TTĐB.
Giá thực tế hàng NK = Giá mua( giá CIF)+Thuế NK +Chi phí thu mua -
Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua.
Trong đó các loại thuế được xác định như sau:
Thuế NK = Giá mua( giá CIF) x Thuế suất thuế nhập khẩu.
Em xin đưa ra một ví dụ cụ thể về mặt hàng nhập khẩu của công ty trong tháng 3 năm 2009 như sau:
Ngày 28/3/2009 Công ty nhập khẩu một máy quang phổ phát xạ từ nhà cung cấp Analytical theo hợp đồng kinh tế số 03.09, giá trị theo giá CIF là
12000 USD Thuế suất thuế nhập khẩu là 20%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu là 10% tỉ giá thực tế trong ngày là 17780 đ/USD Tỉ giá tính thuế hải quan là 17560 đ/USD Chi phí bốc xếp dỡ và vận chuyển hàng về kho là
Thuế nhập khẩu phải nộp và giá thực tế hàng mua được xác định như sau: _ Thuế nhập khẩu của máy quang phổ = 12000 x 17560 x 20%
_ Giá thực tế của máy quang phổ = 12000 x 17780 + 42144000 + 115000 = 255.619.000 đ b Phương pháp xác định giá trị hàng mua trong nước.
Giá trị thực tế hàng mua ở thị trường trong nước được tính trên cơ sở hóa đơn GTGT do bên bán cung cấp và các chi phí thu mua liên quan.
Giá thực tế hàng mua = Giá mua(theo HĐ) + Chi phí thu mua - Chiết khấu
TM ,giảm giá hàng mua…
Ngày 20/3/2009 Công ty thu mua 4 chai hóa chất tinh khiết dùng trong PTN về nhập kho Công ty, đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT chưa có thuế 10% là 750.000 đ/chai Chi phí thu mua là 45.000 đ.
Giá thực tế của 4 chai hóa chất = 4 x 750000 + 45000 = 3045000 đ c Phương pháp xác định giá vốn hàng bán (giá trị hàng xuất kho).
Do hình thức tiêu thụ hàng hóa chủ yếu của công ty là bán hàng theo từng lô hàng đã nhập khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng nên giá vốn hàng xuất kho cũng được kế toán ghi nhận theo giá thực tế đích danh của hàng nhập.
Với mỗi nghiệp vụ bán hàng, Công ty xuất hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất bán, kế toán vật tư căn cứ vào hóa đơn lập phiếu xuất kho, sau khi được Ban giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt phiếu xuất kho sẽ được chuyển xuống kho để thủ kho làm thủ tục xuất kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi thẻ kho sau đó chứng từ được chuyển lên kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. d.Phương pháp xác định giá bán hàng hóa.
Giá bán hàng hóa được xác định trên cơ sở thõa thuận trong Hợp đồng kinh tế kí kết giữa Công ty và khách hàng Trong công tác định giá bán, Công ty thực hiện dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường đó là tham khảo giá bán thị trường của cùng một sản phẩm, dựa trên chi phí và giá thu mua do phòng kế toán cung cấp và quyết định giá bán do phòng kinh doanh duyệt.
Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công
Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO
3.1.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán
Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO tuy mới được thành lập nhưng trong quá trình phát triển cùng với sự phát triển của Tổng Công ty đã góp một phần lớn trong công cuộc hội nhập và tiếp nhận Khoa học kỹ thuật của các nước phát triển thông qua hoạt động nhập khẩu vật tư kỹ thuật, dây chuyền công nghệ tiên tiến… để cung cấp trang thiết bị cho những cơ sở hạ tầng trong nước cũng như phục vụ những công trình dự án và đề tài nghiên cứu tại các viện nghiên cứu, trường Đại học của nước nhà.
Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO ngày càng khai thác và sử dụng hữu hiệu các nguồn vốn, đầu tư có chiều sâu, hợp tác và kí kết hợp đồng với nhiều khách hàng trong và ngoài nước để có thể lựa chọn được nhiều nhà cung cấp có chất lượng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng, các hoạt động kinh doanh không chỉ giới hạn trong lĩnh vực nhập khẩu từ thị trường thế giới mà còn mở rộng ra thu mua hàng hóa trong nước và kinh doanh, bảo trì thang máy Trong thời gian vừa qua Chi nhánh Công ty
CP XNK vật tư kỹ thuật đã chứng tỏ là cánh tay đắc lực của Tổng Công ty ở khu vực Miền Bắc với doanh thu thuần hàng năm đạt trên 90 tỉ đồng và một khối lượng khách hàng, dự án lớn.
Trong công tác kế toán, Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật luôn đi sát với tình hình thực tế, cập nhật những thông tin và thay đổi về chế độ, chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính để có thể vận dụng đúng đắn theo chế độ, chuẩn mực hiện hành Hiện nay Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật đang áp dụng một cách nhất quán và linh hoạt Quyết định số 48/QĐ_ BTC về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào việc xây dựng hệ thống sổ, hệ thống Báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ sử dụng trong công tác hạch toán kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp là kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu và quy mô hoạt động vừa của Chi nhánh Đồng thời Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật cũng tuân thủ nghiêm túc những quy định theo Luật kế toán mới và các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành.
Do vậy trong công tác kế toán có những ưu điểm nổi bật như sau:
Về công tác hạch toán kế toán các phần hành:
Trong công tác ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng tiến hành phân chia các phần hành cụ thể cho các kế toán viên phụ trách Từ các nghiệp vụ nhập khẩu và thu mua hàng hóa cho đến các nghiệp vụ tiêu thụ, thanh toán và xác định kết quả kinh doanh đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng Phần hành kế toán hàng hóa bao gồm các nghiệp vụ nhập khẩu hàng, thu mua hàng trong nước và các nghiệp vụ tiêu thụ hàng mua do kế toán vật tư, kế toán tiền và kế toán thanh toán phụ trách Phần hành xác định kết quả tiêu thụ có sự phối hợp giữa kế toán trưởng và các kế toán viên trong quá trình ghi sổ Mỗi một kế toán viên phụ trách đúng mảng của mình nên quy trình tổ chức kế toán các phần hành tại Chi nhánh Công ty CPXNK vật tư kỹ thuật được tiến hành nhanh chóng và khoa học
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật được tổ chức khá khoa học, hợp lí và phù hợp với điều kiện thực tế hoạt động tại Chi nhánh Với mô hình vừa phân tán, vừa tập trung như đã nêu cụ thể ở phần 2.1 là phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của Chi nhánh là Công ty kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này đã tạo điều kiện cho Chi nhánh hạch toán kinh tế độc lập, đồng thời cũng đảm bảo chức năng quản lí thống nhất toàn Công ty Hiện nay bộ máy kế toán của Chi nhánh rất gọn nhẹ, được phân công phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực trình độ từng người.
Bộ máy kế toán bao gồm Kế toán trưởng và những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, tay nghề nghiệp vụ vững chắc, có tinh thần trách nhiệm trong công việc Kế toán trưởng là người tốt nghiệp Đại học hệ chính quy loại ưu, có bằng Thạc sĩ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm và có chuyên môn kế toán trưởng; là người đứng đầu bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Chi nhánh; là người trực tiếp tổng hợp và cung cấp thông tin tài chính kế toán lên Ban Giám đốc Chi nhánh Công ty, chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, hướng dẫn nhân viên trong việc ghi chép sổ sách và lập báo cáo Các kế toán viên là những người tốt nghiệp Đại học hệ chính quy được đào tạo chuyên sâu về kế toán tài chính, có kinh nghiệm làm việc, nhiệt tình trong công việc.
Bên cạnh đó thì Công ty cũng có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nguồn nhân lực kế toán nói riêng và toàn Công ty nói chung
Về chế độ chứng từ:
Sử dụng tất cả những chứng từ hợp lí, hợp lệ và phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lí tại Chi nhánh và trình độ kế toán viên Chứng từ sử dụng tại Chi nhánh có đầy đủ các yếu tố bắt buộc và bổ sung, tuân theo Mẫu chứng từ của Bộ tài chính quy định Hệ thống chứng từ được vận dụng linh hoạt đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống chứng từ được kế toán trưởng căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp để có thể lựa chọn tốt nhất danh mục những chứng từ phù hợp phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở tốt nhất cho công tác ghi sổ kế toán.
Mọi sự biến động về tài sản, nguồn vốn, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ trên hệ thống chứng từ của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lí tại Chi nhánh cũng như Tổng Công ty nắm được sát sao tình hình thực tế và quản lí tốt nhất tài sản, nguồn vốn tại doanh nghiệp, giúp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ Cơ quan thuế.
Các chứng từ sử dụng đều có quy trình luân chuyển chặt chẽ, khoa học, hợp lí, phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh phát huy được chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán có thể tiến hành việc ghi sổ, mã hóa thông tin, lập báo cáo một cách kịp thời chuẩn xác.
Về chế độ tài khoản:
Hệ thống tài khoản được xây dựng đầy đủ, hợp lí, chi tiết hóa đến từng đối tượng phục vụ một cách tốt nhất cho công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh công ty Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào ghi sổ kế toán được thực hiện một cách linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với quy trình tổ chức kế toán tại Chi nhánh Kế toán trưởng dựa vào những tài khoản cơ bản được quy định trong Quyết định số 48 để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến từng đối tượng bao gồm tài khoản chính, các tiểu khoản và tiết khoản từ tài khoản cấp 1 (như tài khoản 142) đến tài khoản cấp 3(như tài khoản 15611_ hàng hóa mua trong nước).
Về hệ thống Báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính có tại doanh nghiệp gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính là phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu kế toán tại Chi nhánh doanh nghiệp góp phần làm cho công việc kế toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn do có thể áp dụng được kế toán máy Hệ thống báo cáo tài chính được thiết lập tuân theo mẫu chung do Bộ tài chính ban hành, và được cải tiến linh hoạt để phù hợp với quá trình ghi sổ và lên báo cáo tại Công ty, phục vụ tốt nhất yêu cầu quản lí.
Về hệ thống sổ kế toán:
Kế toán Công ty xây dựng hệ thống chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh tại Công ty và việc sử dụng kế toán máy để phục vụ cho công tác ghi chép, hạch toán kế toán là một ưu điểm mà Công ty có được, hơn nữa phần mềm kế toán máy mà Công ty áp dụng được thường xuyên đổi mới, cập nhật do đó tăng tính chính xác và nhanh chóng, giảm bớt khối lượng công tác kế toán nếu áp dụng kế toán thủ công
Các mẫu sổ đều tuân theo mẫu mà Bộ tài chính quy định, ngoài ra trong quá trình sử dụng kế toán công ty có một số cải tiến hợp lí và phục vụ tốt nhất cho công tác ghi sổ.
Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP
Kế toán là công cụ quan trọng trong vấn đề quản lí kinh tế nói chung và quản lí doanh nghiệp nói riêng Như vậy khi nền kinh tế có những đổi mới hay doanh nghiệp có những chuyển biến thì công tác hạch toán kế toán cũng phải thay đổi theo những hướng thích hợp
Xét ở góc độ vĩ mô thì kể từ khi nước ta chuyển đổi sang cơ chế kinh tế thị trường, hội nhập nền kinh tế thế giới nhà nước đã không ngừng đổi mới cung cách quản lí và những hướng dẫn kế toán cho phù hợp với tình hình mới như việc ban hành Luật kế toán mới, xây dựng hệ thống các chuẩn mực, chế độ kế toán mới và ban hành hàng loạt các thông tư hướng dẫn phù hợp điều kiện phát triển kinh tế, xu hướng thế giới
Xét ở góc độ vi mô trong phạm vi doanh nghiệp thì bất cứ ban lãnh đạo công ty nào cũng mong muốn nâng cao vị thế của công ty mình trên thị trường để có thể tồn tại phát triển lâu dài Để có thể thực hiện được điều đó thì Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật nói riêng và Tổng Công ty nói chung phải không ngừng hoàn thiện công tác quản lí trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là một yếu tố tất yếu không thể thiếu.
Tuy nhiên để việc hoàn thiện công tác kế toán thực sự có ý nghĩa và đạt hiệu quả cao thì cần phải nắm rõ những nguyên tắc sau:
Việc hoàn thiện phải phù hợp với những văn bản và quản lí tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả.
Hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc vận dụng các chính sách, chế độ cụ thể phải linh hoạt, sáng tạo.
Công tác hoàn thiện kế toán phải được đặt trong mối quan hệ tổng thể, đồng bộ với các công tác khác.
Với lượng kiến thức lí luận đã được đào tạo tại trường về công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng, cùng với những hiểu biết nhất định về chế độ chuẩn mực hiện hành, qua quá trình thực tập em đã tìm hiểu tình hình công tác hạch toán kế toán, phương thức ghi sổ tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO và đã có được những kiến thức thực tế, cơ bản vì vậy em xin đưa ra một số kiến nghị để Ban lãnh đạo cũng như Phòng Kế toán Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật tham khảo và có thể hoàn thiện công tác hạch toán kế toán như sau:
3.2.1 Những kiến nghị về chứng từ kế toán sử dụng:
Hệ thống chứng từ được xây dựng và sử dụng trong doanh nghiệp là khá hoàn chỉnh đảm bảo tính hiệu quả trong ghi sổ kế toán tuy nhiên trong vấn đề sử dụng chứng từ doanh nghiệp còn gặp phải những hạn chế, chứng từ cần tuân thủ nguyên tắc kí duyệt, nghĩa là chứng từ bắt buộc phải có đầy đủ những chữ kí của các bên liên quan và những người có trách nhiệm, có như vậy thì việc theo dõi, quản lí tình hình tài chính trong daonh nghiệp mới bảo đảm tính khả thi Quá trình lưu chuyển chứng từ cần thực hiện một cách chặt chẽ hơn nữa, ví dụ như các chứng từ ghi sổ được lập ra chỉ chuyển lên
Kế toán trưởng kí duyệt mà không được chuyển đến phòng Giám đốc, nghĩa là không có chữ kí của Giám đốc, bộ phận kế toán nên thiết kế các chứng từ ghi sổ có thêm chữ kí của Giám đốc để đảm bảo việc kiểm tra giám sát quá trình ghi sổ được chặt chẽ hơn Trường hợp người lập phiếu nhập kho của doanh nghiệp là thủ kho cũng chưa hợp lí, doanh nghiệp nên phân công nhiệm vụ lập phiếu nhập kho hàng hóa là Cán bộ hoặc nhân viên phòng cung ứng, hay ít nhất nếu thủ kho là người lập thì cũng cần có chữ kí của Cán bộ phòng cung ứng (phòng kinh doanh) có như vậy mới đảm bảo được khâu kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập kho,vì biên bản kiểm định chất lượng là do phòng cung ứng thực hiện.
3.2.2 Những kiến nghị về việc sử dụng tài khoản:
Như đã nêu ở trên, việc xây dựng, thiết kế hệ thống tài khoản sử dụng tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO, được kế toán trưởng Chi nhánh căn cứ vào chế độ, chuẩn mực hiện hành và hình thức kinh doanh của doanh nghiệp nên đã xây dựng nên một hệ thống tài khoản khá hoàn chỉnh, phục vụ tốt cho việc mã hóa thông tin kế toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên trong đó cũng bộc lộ một số điểm cần khắc phục, đó là việc một số tài khoản thiết kế ít được sử dụng, thậm chí có những tài khoản hầu như không được sử dụng ví dụ tài khoản 1591_ dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn, tài khoản 2112_ tài sản cố định thuê tài chính…do đó kế toán nên căn cứ vào tình hình thực tế tinh giảm những tài khoản đó và thiết kế thêm tài khoản chi tiết hơn đến từng đối tượng hạch toán (những tiểu khoản, tiết khoản) để tiện cho việc ghi sổ.
3.2.3 Những kiến nghị về hệ thống sổ kế toán
Với việc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ tuy đơn giản, dễ sử dụng nhưng với trình độ kế toán viên (đều tốt nghiệp Đại học hệ chính quy) tương đối cao, lại thêm việc sử dụng máy vi tính để làm kế toán và khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều thì doanh nghiệp nên chọn hình thức Nhật kí chung để ghi sổ kế toán sẽ thuận lợi và mang lại hiệu quả cao hơn
Sử dụng Nhật kí chung sẽ giúp công việc ghi sổ được tiến hành nhanh gọn hơn, tiết kiệm được thời gian so với việc lập các chứng từ ghi sổ và chi tiết hơn do thấy rõ được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, đồng thời giúp người làm kế toán dễ phát hiện những sai sót gặp phải do ghi theo trình tự hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức Nhật kí chung có hai sổ kế toán tổng hợp là :
+ Sổ nhật kí chung: ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thường xuyên.
+ Sổ nhật kí đặc biệt: ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên
Bao gồm bốn hình thức nhật kí đặc biệt sau:
1 Sổ nhật kí đặc biệt thu tiền: Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền gửi kế toán nên chi tiết thành hai sổ là nhật kí đặc biệt thu tiền mặt và nhật kí đặc biệt thu tiền gửi Đối với loại hình Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa thì các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ là thường xuyên xảy ra, do đó để chi tiết hơn kế toán nên chi tiết thành nhật kí đặc biệt thu tiền ngoại tệ và nhật kí đặc biệt thu VNĐ Như vậy chỉ riêng đối với sổ
Nhật kí đặc biệt Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc nhật kí đặc biệt thu tiền thì kế toán công ty nên lập ra bốn sổ nhật kí đặc biệt có mới có thể đảm bảo việc ghi sổ đạt hiệu quả nhất.
2 Sổ nhật kí đặc biệt chi tiền: cũng tương tự như sổ nhật kí đặc biệt thu tiền kế toán cần lập bốn sổ nhật kí đặc biệt chi tiền để đảm bảo việc ghi sổ có hiệu quả.
3 Sổ nhật kí đặc biệt mua hàng: với loại sổ này kế toán nên thiết lập hai sổ dành cho hàng mua trong nước và hàng nhập khẩu.
4 Sổ nhật kí đặc biệt bán hàng: với sổ nhật kí này kế toán doanh nghiệp chỉ cần thiết kế một mẫu sổ chung cho việc tiêu thụ hàng mua trong nước và hàng nhập khẩu.
Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi và mua bán hàng hóa là thường xuyên xảy ra, do đó việc sử dụng nhật kí đặc biệt trong việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo em là tối ưu nhất cho công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp.
Hình thức sổ nhật kí chung – nhật kí đặc biệt có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: HÌNH THỨC SỔ - NHẬT KÝ CHUNG
