MỤC LỤC
Mọi chi phí thu mua hang hoá nội địa không được tập hợp vào giá thức tế hang nhập kho mà được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp để cuối kỳ kết chuyển tính kết quả. - Giá mua hàng hóa nhập khẩu: là giá mua của lô hàng, không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào, được quy đổi ra đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Đồng tiền thanh toỏn: Đụ la Mỹ (USD) được quy đổi theo ngừn hang Vietcombank tại thời điểm than toán. Bên Mua sẽ thanh toán 100% trị giá hợp đồng trên trong vòng 360 ngày cho bên Bán ngay sau khi giao hàng.
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, phòng kinh doanh tiến hành lập “Giấy đề nghị xuất hàng húa” (biểu 2.7) đưa lên Giám đốc xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển xuống cho thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa. Khi hàng hóa được xuất bán, kế toán ghi Hóa đơn giá trị gia tăng lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) trong đó liên 1 màu tím để lưu, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, liên 3 màu xanh dùng để thanh toán; phiếu xuất kho lập thành 2 liên, một liên lưu tại quyển, một liên chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó lại chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Khi các nghiệp vụ kinh tế này phát sinh, bên cạnh việc lập phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tớnh để tớnh toán và quản lý số liệu thong qua bảng tớnh Excel và phần mềm kế toán AT – soft.
Tài khoản kế toỏn dung để theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh và sử dụng biến động của tựng loại tài sản, từng loại nguũn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Để cung cấp đầy đủ thong tin quản lý, công ty dung nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thong tin TSI lượng nhập, xuất hàng hóa khá nhiều nên việc kiểm kê kho hàng hóa được diễn ra đều đặn vào cuối mỗi tháng. Căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng húa”, số lượng hàng hóa thực tế tại kho, ban kiểm kê xác định số lượng hàng hóa thừa hay thiếu đều được phản ánh đầy đủ trong “Biờn bản kiểm kê hàng húa” (Biểu 2.14), mỗi kho lập một biên bản riêng. Kết quả kiểm kê được trình lên Ban giám đốc để lên kế hoạch điều tra, tìm hiểu nguyên nhân (nếu số lượng hàng thừa hoặc thiếu ngoài định mức cho phép).
Doanh thu bán hang là số tiền thu được từ hoạt động bán hang hoá, phần mềm mà công ty kinh doanh và cung cấp cho khách hang và được khách hang trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Thời điểm ghi nhận doanh thu được quy định như sau: Khi công ty chuyển giao cả phần lớn rủi ro, quyền sở hữu hang hoá đó cho khách hang và khách hang đã chấp nhận thanh toán toàn bộ số tiền hang đó. Quy trỡnh luừn chuyển chứng từ diễn ra như sau: Khi khỏch hang cú nhu cầu mua hang hoỏ thỡ giao dịch với cụng ty tại phũng phừn phối bỏn buụn, phũng kinh doanh bán lẻ, thong qua điện thoại, fax, mail, hợp đồng kinh tế đã được thoả thuận từ trước đừy.
Cứ như thế hang tháng công ty sẽ lập một sổ chi tiết bán hang để theo dừi cho từng mặt hang 01.
Hơn nữa, dịch vụ sau bán cho khách hàng cũng được Công ty luôn chú ý quan tâm bằng cách thiết lập mạng lưới bảo hành ở khắp mọi nơi trên đất nước để thực hiện dịch vụ bảo hành, sửa chữa các sản phẩm bán ra của Công ty theo thời gian quy định đối với mỗi loại sản phẩm mọi nơi, mọi lúc nếu khách hàng yêu cầu. Các phương thức thanh toán được áp dụng rất đa dạng như: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu công nợ, thanh toán chậm.Tuỳ từng khách hàng khác nhau mà quy định các phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp để thu hút khách hàng mua hàng hoá của Công ty, mở rộng mối quan hệ hợp tác và tránh tình trạng việc khách hàng chiếm dụng vốn khá lớn và lâu dài của Công ty. Vẫn tiếp tục với nghiệp vụ đã trình bày ở trên: Khi khách hàng (Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ kĩ thuật) mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bên cạnh việc lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán còn lập phiếu thu tiền (phiếu này được lập thành 2 liên:1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ghi sổ. quỹ, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng).
Phiếu thu này có sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán thanh toán chỉ việc cập nhật các thông tin có liên quan và in ra mẫu dưới đây và số tiền này đã được thanh toán không được hạch toán trên tài khoản 131 - phải thu của khách hàng nữa. Đến cuối mỗi tháng đối với những khách hàng thường xuyên và có mối quan hệ qua lại với Công ty thì kế toán thanh toán hai Công ty sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, thanh toán bù trừ với nhau bằng hình thức qua điện thoại, hay tới tận công ty. Tuy nhiên, Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán nợ trước hạn cũng như có những biện pháp như: tính lãi suất tương đương với lãi suất ngân hàng cho những khoản nợ đã nợ quá hạn lâu ngày.
Nhờ vậy, kế toán theo dừi được một cỏch hợp lớ và chặt chẽ cỏc khoản nợ này. Với những khỏch lẻ thỡ chỉ bán hàng khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc có người bảo lãnh.
Mọi chi phí liên quan đến hoạt động của Công ty đều được theo dừi trờn TK 642 trừ cỏc khoản chi phớ như: lệ phớ ngõn hàng, chi phí lãi vay thì được tập hợp trên TK 635 - Chi phí hoạt động tài chính. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ chứng minh các nghiệp vụ chi phí phát sinh như: phiếu chi tiền mặt, bảng thanh toán tiền lương, thưởng cho nhân viên, cỏc. Phiếu chi này được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ quỹ để làm căn cứ chi lương cho từng nhân viên và ghi sổ quỹ tiền mặt, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết thanh toán lương cho nhân viên, sổ chi tiết tài khoản 111, mẫu phiếu chi đó được thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán chỉ việc kê khai các thông tin liên quan cần thiết và in ra.
Để hạch toán kết quả kinh doanh của một tháng hay một niên độ kế toán, kế toán sử dụng tài khoản 911 - Kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời việc theo dừi, ghi chép kết quả hoạt động kinh doanh được thể hiện trên sổ cái tài khoản 911. Số lợi nhuận này là lợi nhuận trước thuế, sau khi trừ thuế thu nhập với tỉ lệ thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28% thì số còn lại sẽ được dùng để phân phối lợi nhuận cho các thành viên góp vốn theo tỉ lệ vốn góp và bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh để tiếp tục đầu tư cho hoạt động kinh doanh, quỹ khen thưởng của Công ty.
Bờn cạnh đú, kế toỏn nờn mở thờm TK 641 - Chi phớ bỏn hàng để theo dừi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chộp, theo dừi cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong kỡ liờn quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhưng theo em, nếu Cụng ty mở riờng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại để theo dừi riờng khoản này trong quá trình bán hàng thì việc quản lớ cỏc khoản giảm trừ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và khoa học hơn. Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán các sản phẩm công nghệ thông tin và Công ty sẽ trả cho các đại lớ đú một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng.