Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ

Đồ án tốt nghiệp Mở ĐầU Trong thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin Thế giới đà phát triển mạnh mẽ đạt đợc thành tựu to lớn, đóng góp đáng kể cho phát triển kinh tế , xà hội Việt Nam ngành công nghệ thông tin bớc đầu hội nhập nhng tốc độ phát triển nhanh ,nó dần bớc đợc ứng dụng nhiều lĩnh vực kinh tế đà phát huy đợc hiệu áp dụng Công nghệ thông tin công tác quản lý làm giảm bớt sức lao động ngời , tiết kiệm đợc thời gian với độ xác cao , gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm thủ công quản lý giấy tờ nh trớc Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ,tránh đợc thất lạc liệu,tự động hệ thống hoá cụ thể hoá thông tin theo nhu cầu ngời Vai trò công nghệ thông tin phủ nhận song việc áp dụng công nghệ thông tin tuỳ thuộc vào lĩnh vực ,từng đối tợng nh giai ®o¹n thĨ cđa ho¹t ®éng kinh tÕ,x· héi … Do công việc quản lý hàng hoá hàng ngày đòi hỏi phải cung cấp thông tin kịp thời ,chính xác hàng hoá ,khách hàng ,công nợ cho khách hàng nh cho lÃnh đạo áp dụng công nghệ thông tin quản lý hàng hoá việc làm cần thiết công việc thân Chính em chọn việc " Xây dựng hệ thống quản lý hàng hoá công nợ " làm đồ án tốt nghiệp dới híng dÉn nhiƯt t×nh cđa PGS -TiÕn SÜ Ngun Thanh Thuỷ-Bộ môn Hệ Thống Thông Tin Trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội Mục đích đề tài : - Xây dựng chơng trình giúp cho công việc quản lý hàng hoá,công nợ đợc thuận lợi ,đơn giản,tốn thời gian so với việc quản lý thủ công trớc - Đa dạng hoá thông tin quản lý - Đảm bảo độ tin cậycủa liệu ,tăng tính linh hoạt hệ thống nhờ phơng pháp quản lý Cơ Sở Dữ Liệu đại Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Ngun Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang KS14 - CNTT Đồ án tốt nghiệp Phạm vi đề tài : - Đề tài đợc nghiên cứu phạm vi hẹp ,áp dụng riêng cho lĩnh vực hoạt động văn phòng đại diện kinh doanh Khu Vực -nơi em công tác - Đi sâu vào tìm hiêu phân tích hệ thống thông tin để xây dựng chơng trình Giáo viên híng dÉn: PGS – TS Ngun Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT Đồ án tốt nghiệp chơng i khảo sát hệ thống 1.1Tổng quan hệ thống quản lý Quản lý cách biểu ý chí muốn biến đổi phục tổng thể tợng.Đó việc tạo kiện,thay kiện xảy bộc phát.Đây lắp ráp nhiệm vụ rời rạc mà hoạt động phân biệt rõ ràng với chức khác tổ chức Trong năm trớc máy tính cha đợc sử dụng rộng rÃi hệ thống quản lý,các hệ thống quản lý phải thực theo phơng pháp thủ công hệ thống quản lý hàng hoá công nợ nằm số 1.2 Chức nhiệm vụ hệ thống quản lý hàng hoá công nợ Hệ thống quản lý hàng hoá công nợ có chức thờng xuyên cung cấp thông tin cho lÃnh đạo công ty ,cho khách hàng nhà cung cấp hàng hoá công nợ nh lợng hàng tồn, hàng bán đợc, số nợ, doanh số bán hàng Hệ thống đợc đặt dới đạo trực tiếp giám đốc Với chức nh vậy,hệ thống quản lý hàng hoá công nợ cập nhật thông tin hoạt động nhập, xuất, bán hàng, tình hình toán khách hàng thờng xuyên bổ sung thông tin thay đổi trình hoạt động hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu ban giám đốc nhiệm vụ thiếu hệ thống quản lý hàng hoá công nợ 1.3 Yêu cầu hệ thống khó khăn Trớc khối lợng tơng đối lớn nh yêu cầu đặt việc quản lý theo phơng pháp thủ công tốn nhiều thời gian công sức Đặc biệt với số lợng nhân viên hạn chế công ty việc đòi hỏi cung cấp thông tin tức thời đáp ứng đợc, gặp nhiều khó khăn.Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian điều gây nên lÃng phí lớn lao động dẫn đến chi phí quản lý tăng điều không mong muốn cá nhân, đơn vị hay tổ chức Từ nhợc điểm ta thấy cần thiết phải có hệ thống tin học hoá cho việc quản lý hàng hoá công nợ nh hệ thống quản lý khác Một số nguyên tắc cần đảm bảo Nguyên tắc sở thông tin thống + Thông tin đợc tích luỹ,thờng xuyên cập nhật + Thông tin không trùng lặp Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT Đồ án tốt nghiệp + Thông tin không d thừa Nguyên tắc linh hoạt hệ thống Hệ thống phải tuân theo nguyên tắc thống ninh hoạt thông tin Nguyên tắc làm giảm nhẹ cho việc vào số liệu tăng độ tin cậy Các bớc xây dựng hệ thống quản lý gồm bớc sau: a Tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống + Phát nhợc điểm tồn + Cân nhắc tính khả thi + Định hớng cho giai đoạn b Phân tích hệ thống: Phân tích chi tết hệ thống để xây dựng lợc đồ khái niệm.Tiến hành xây dựng lợc đồ hệ thống c Thiết kế tổng thể: Xác định vai trò máy tính hệ thống phân định rõ phần việc máy làm ,phần việc thủ công làm d.Thiết kế chi tiết + Thiết kế thđ tơc thđ c«ng xư lý th«ng tin tríc đa vào máy tính + Thiết kế phơng pháp cập nhật thông tin vào máy tính + Thiết kế chơng trình giao diện cho ngời sử dụng + Kiểm thử chơng trình trớc đa vào sử dụng e Cài đặt chơng trình + Sau kiểm thử tốt tiến hành cài đặt Kết khảo sát đa yêu cầu đề tài quản lý hàng hoá công nợ + Quản lý hàng hoá + Hệ thống thống kê + Quản lý công nợ + In loại báo cáo Cùng với phát triển xà hội ,công tác tổ chức quản lý cần đợc đầu t phát triển để đáp ứng tốt đuợc yêu cầu đặt nh giúp cho Ban giám đốc có định đắn ,hiệu sản xuất kinh doanh Yêu cầu đặt cụ thể hệ thống với số lợng hai ba nhân viên đáp ứng tốt nhiệm vụ quản lý nói Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG II PHÂN TíCH Hệ THốNG CHứC NĂNG Căn vào việc khảo sát yêu cầu đặt ra hệ thống ,trên sở phân tích toán chơng hai.theo phơng pháp phân tich có cấu trúc(SA) ta có biểu đồ phân mức kiểu (top_down analyis) hay gọi biểu đồ phân cấp cức năng(BPC) nh sau: Biểu đồ phân cấp chức hệ thống: Quản lý hàng hoá công nợ 1.Quản lý hàng hoá 1.2 2.1 1.1 1.3 Cập Cập Cập Báo cáo nhật nhật nhật hàng hoá danh phiếu phiếu TH Giáo viên hớng dẫn: mục PGS – TS Ngun thu xt &CT Thanh Thủ Sinh viên thực hàng hiện:hoá Vũ Trờng Giang KS14 - CNTT chi nhập 2.Quản lý công nợ 2.2 Cập nhật danh mục khách hàng 2.3 Báo cáo công nợ TH 5&CT Đồ án tốt nghiệp Hệ Thống " Quản lý hàng hoá công nợ " gồm hai chức chính: - Chức quản lý hàng hoá : Thực theo dõi việc xuất nhập hàng hoá diễn hàng ngày ,nó bao gồm chức cập nhật phiếu xuất nhập,cập nhật danh mục hàng hoá,và báo cáo hàng hoá dạng tổng hợp chi tiết - Chức quản lý công nợ : Thực cập nhật ,theo dõi việc mua bán hàng hoá toán khách hàng Nó bao gồm chức cập nhật phiếu thu chi,cập nhật danh mục khách hàng ,báo cáo công nợ dạng tổng hợp chi tiết Biểu đồ luồng liệu hệ thống: Mức 0: Biểu đồ luồng liệu Mức 0(mức Ngữ cảnh) cho ta nhìn khái quát trình hoạt động hệ thống Hệ thống quản lý hàng hoá công nợ a1,c2 b1,e1,e3 Khách hàng, Nhà cung cấp a6,c6 c1,d1,f1,f3 Ban quản lý a1 : Nhà cung cấp giao hàng,hoặc khách hàng mua hàng c2 : Khách hàng trả nợ,thanh toán b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiÕu nhËp xuÊt (do nhËp sai sãt) e1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho e3 : Gửi báo cáo tồn kho Ban quản lý c1 : Ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chØnh phiÕu thu chi (do nhËp sai sãt) f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ f3 : Gửi Ban quản lý báo cáo công nợ C6 :Báo số nợ ,thanh toán a6: Trả lời ,giao hàng Biểu đồ luồng liệu mức hệ thống: Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT Đồ án tốt nghiệp 1.Quản lý HH a1 a6 b1,e3,e1 a1,b2,e2 phiếu NX Khách hàng,nhà cung cấp c6 f2 c2 Ban quản lý f1,f3,c1,d1 2.QL công nợ Phân tích chức hệ thống : 2.1Chức - Quản lý hàng hoá Giới thiệu chức quản lý hàng hoá: Quản Lý Hàng Ho¸ CËp nhËt phiÕu Xt NhËp CËp nhËt danh mơc hàng hoá Báo cáo hàng hoá Tổng hợp chi Từ sơ đồ cho thấy để hoàn thành đợc chức quản lý hàngtiết hoá cần phải thực chức sau: + Cập nhật phiếu xuất nhập : Chức bao gồm cập nhật lu lại thông tin có liên quan đếnviệc xuất nhập hàng hoá cụ thể xuất cho đối tợng nhập từ đâu để từ có đợc số thống kê xác hàng hoá kho + Cập nhật danh mục hàng hoá :Chủ yếu theo dõi chủng loại hàng ,đợc xuất nhập thời điểm định (cuối ngày) +Báo cáo hàng hoá Tổng hợp chi tiết Sau hoạt động xuất nhập hàng hoá đà kết thúc số liệu tổng hợp chi tiết hàng hoá phải đợc báo cáo để từ ban giám đốc đa phơng án nhập hàng ,bán hàng Biểu đồ luồng liêụ mức đới đỉnh định nghĩa chức a1 Khách hàng Nhà CC b1 Cập nhật phiếu XN Ban quản lý a2,b2 Giáo viªn híng dÉn: PGS – TS Ngun Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT Cập nhật danh mục HH Đồ án tốt nghiệp Báo cáo hàng a3 hoá TH&CT phiếu NX a5 danh mục HH e4 a6 e2 e3 e1 2.2 Chức 2- quản lý công nợ Quản lý công nợ Cập Báo cáo Cập nhật nhật công nợ phiếu thu danh mục Tổng hợp Để hoàn thành chức Quảnkhách lý công nợ cần phải thực ba chức chi chi : hàng tiết + Cập nhật phiếu thu chi Sau yêu cầu toán khách hàng (phiếu thu) trả nợ cho nhà cung cấp(phiếu chi) hệ thống phải có nhiệm vụ lËp phiÕu thu chi ®ång thêi lu phiÕu thu chi đà lập + Cập nhật danh mục khách hàng Khi khách hàng nhà cung cấp có hoạt động giao dịch với hệ thống đối tợng phải đợc cập nhật lu trữ cách thờng xuyên + Báo cáo công nợ Tổng hợp chi tiết: Đây chức mang tính thống kê Chức cung cấp thông tin cho lÃnh đạo biết đợc tình hình thu chi, tổng số nợ mà khách hàng cha toán, nh số nợ cha toán cho nhà cung cấp , để từ đa định có nên cung cấp hàng hoá cho khách hàng hay không Nếu khách hàng nợ nhiều ngừng cung cấp ngợc lại Cũng từ chọn đợc nhà cung cấp hàng hoá lâu dài cho công ty Biểu đồ luồng liệu mức dới đỉnh định nghĩa chức Khách hàng nhà cung cấp c2Cập nhật phiếu thu chi Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT d1 c1 Ban qu¶n lý CËp nhËt danh mục khách hàng Đồ án tốt nghiệp c3 d2 c4 f1 phiÕu thu chi danh mơc KH f5 B¸o cáo công nợ TH &CT c5 f2 phiếu nhập xuất f4 c6 f3 Từ biểu luồng liệu định nghĩa chức quản lý hàng hoá chức quản lý công nợ ta xây dựng đợc biểu đồ luồng liệu hệ thống Biểu đồ luồng liệu hệ thống quản lý hàng hoá công nợ : K.Hàng, nhà cung a1 c Ban qu¶n lý c2 c1 b2 1.1CËp nhËt phiÕu NX a3 b1 d1 a4 phiÕu nhËp x c4 2.1CËp nhËt phiÕu thu chi a2 c3 d2 phiÕu thu chi 2.2CËp nhËt danh c5môcKH a5 1.2CËp nhËt danh môc HH f5 danh môc KH danh môc HH e4 f2 e2 f4 e3 Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thuỷ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT 1.3Báo cáoHH TH&CT f1 2.3Báo cáo công nợ TH&CT Đồ án tốt nghiệp e1 Khách hàng, ncc a6 f3 c6 *Chú thích (Do tên luồng liệu dài luận văn em sử dụng ký hiệu để giải thích.) - Cập nhật phiếu xuất a1: Nhà cung cấp giao hàng khách hàng mua hàng công ty a2 : Lu phiếu nhập xuất a3 : Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá (nếu hàng hoá mới) a4 : Cập nhật danh mục khách hàng (nếu khách hàng ) a5 : Lu thông tin hàng hoá a6: Trả lời ,giao hàng - Điều chỉnh phiếu nhập xuất b1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhËp xuÊt (do nhËp sai sãt ) b2 : LÊy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lu điều chỉnh theo yêu cầu lu lại - Báo cáo tồn kho e1 : Ban quản lý yêu cầu b¸o c¸o tån kho e2 : LÊy sè tån từ danh mục hàng hoá tình hình nhập xuất từ kho liệu phiếu nhập xuất để xác định sè tån kho ci kú e3 : Gưi b¸o cáo tồn kho tới ban quản lý e4:Tìm thông tin xuất nhập ,tồn hàng hoá - CËp nhËt phiÕu thu chi c1 : Ban qu¶n lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp (yêu cầu lập phiếu chi) c2 : Khách hàng trả nợ (yêu cầu lập phiếu thu ) c3 : Lu phiếu thu chi đà lập c4 : Yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng (nếu khách hàng mới) C5:Lu danh mục khách hàng C6:Báo số nợ ,thanh toán - Điều chỉnh phiếu thu chi d1 : Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (do nhập sai sót) d2 : Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lu điều chỉnh theo yêu cầu lu lại - Báo cáo công nợ f1 : Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ Giáo viên hớng dẫn: PGS TS Nguyễn Thanh Thủ Sinh viªn thùc hiƯn: Vị Trêng Giang – KS14 - CNTT