KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu và tình hình cơ bản của Công ty
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Công Nghệ Thời Đại Mới (Công ty cổ phần Thời Đại Mới).
Tên Tiếng Anh: New Age Technology Development Invesrment J.S.C (New Age J.S.C) Đại diện Ông: Đỗ Duy Đức - Giám Đốc
Trụ sở chính: Số 17, Ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh tại TPHCM: 5A Phan Chu Trinh - P Tan Phú - Q Tân Bình Điện Thoại: (04) 6275-7210 Fax: 04-62757212
Website: www.megabuy.com.vn
Khi bắt đầu kinh doanh, Công ty chỉ là một phòng kinh doanh nhỏ nằm trong Công ty H&B từ năm 2001 Sau đó, Công ty tách ra với tên gọi mới là cổ phần Đầu tư Phát triển Công Nghệ Thời Đại Mới Đến nay, New Age J.S.C (hay Thời Đại Mới) đã trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh, phân phối các sản phẩm cao bằng cách áp dụng hình thức bán hàng trực tuyến trên mạng Internet (kinh doanh thương mại điện tử) tại Việt Nam Với bề dầy trong kinh nghiệm trong nhiều năm liên tục lớn mạnh và phát triển, Công ty đã và đang không ngừng đặt được những thành quả đáng khích lệ trên con đường phát triển của mình
Công ty Thời Đại Mới luôn không ngừng mở rộng quan hệ với nhiều đối tác lớn trong cũng như ngoài nước, thiết lập kênh phân phối trực tuyến hiệu quả và hệ thống mạng lưới thương mại và cộng tác viên bán hàng tại nhiều khi vực với quy mô rộng khắp trên cả nước với danh mục hàng hóa ngày càng phong phú.Công ty đã xây dựng được một bộ máy điều hành quản lý chuyên nghiệp biết phối hợp với nhau hiệu quả.
Siêu thị điện tử MEGABUY (http://www.megabuy.com.vn) ra đời từ năm
2004, là một bước đột phá trong việc ứng dụng thương mại điện tử vào công việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp tới khách hàng của công ty Thời Đại Mới. Được sự hỗ trợ và hợp tác với những nhà sản xuất, phân phối sản phẩm đi đầu tại Việt Nam, MEGABUY có tới hàng chục nghìn sản phẩm của nhiều nhóm mặt hàng.
Trong những năm qua, bên cạnh những thành công trong việc phân phối hàng hóa cho các nhà nhập khẩu, cung cấp hàng hóa chuyên nghiệp, Công ty Thời Đại Mới cũng phát triển mảng nhập khẩu, phân phối những hàng hóa công nghệ cao để đáp ứng cho thị trường ngày một tăng tại Việt nam như: Máy chủ, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng, thiết bị an ninh, siêu thị và ngân hàng, thiết bị trường học cao cấp, nội thất trường học, phòng vi tính, phòng lab ngoại ngữ, phòng thí nghiệm Đồng thời công ty đã tham gia rất nhiều các Dự án đấu thầu trong nước của các Cơ quan, các Bộ, Ngành, các Tổ chức Chính Phủ, Phi Chính Phủ, Viện nghiên cứu, Ngân Hàng, các dự án đấu thầu Quốc tế như WorldBank, ADB, Quỹ toàn cầu …
3.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty
Hiện nay, khi nền kinh tế thế giới đang diễn ra xu thế toàn cầu hóa, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển cao thì nhu cầu thông tin càng lớn Thương mại điện tử là một trong những công cụ hiện đại sử dụng mạng internet giúp các doanh nghiệp có thể thâm nhập vào thị trường thế giới, thu thập thông tin nhanh hơn, nhiều hơn và chính xác hơn Với thương mại điện tử, các doanh nghiệp cũng có thể đưa các thông tin về sản phẩm của mình đến các đối tượng khách hàng tiềm năng khác nhau ở mọi nơi trên thế giới với chi phí thấp và tiện lợi Nhận biết được tầm quan trọng của thương mại điện tử, Công ty cổ phần Thời Đại Mới đã ra đời nhằm cung cấp các mặt hàng thương mại điện tử như:
Lĩnh vực tin Học và máy móc văn phòng
– Máy chủ, máy trạm của các hãng HP, ComPaq, IBM, Dell, ACER, Elead, CMS, Fujisu …,
– Máy tính cá nhân: Xách tay, PDA của các hãng IBM, HP, TOSHIBA, DELL, SONY, ACER, COMPAQ ,
– Máy in Laser, Phun, Kim của các hãng HP, EFSON, Canon, Brother, Konica Minolta máy in chuyên dụng Olivety,
– Máy Quét của các hãng HP, Epson, Canon …,
– Máy vẽ của hãng HP, Canon, Calcom …,
– Máy chiếu đa năng, chiếu hắt, và trình chiếu không dây của các hãng Panasonic, HITACH, Sony, SANYO, TOSHIBA, …,
– Máy photocopy các tài liệu và phụ kiện đi kèm của các hãng RECOH, XEROX, TOSHIBA, CANON, BROTHER, KONICA, MINOLTA …, – Và các phần mềm của MICROSOFT, SYMANTEC, LOTUS, ORACLE, NOVELL.
Thiết bị giải pháp Ngân hàng, Siêu thị, Chấm Công…
– Thiết bị giám sát an ninh bao gồm camera giám sát, báo động, báo khói của PANASONIC, AVTECH, KOCOM ,
– Thiết bị an ninh siêu thị chuyên nghiệp,
– Máy bó tiền, máy đếm tiền, máy kiểm tra tiền,
– Thiết bị siêu thị - máy in hóa đơn, máy in thẻ, máy tính tiền điện tử, thiết bị in tem nhãn mã vạch: METROLOGIC, Epson, HP, MAGIC CARD Tempo, Avalon, Casio, GoDEX
– Cung cấp, lắp đặt các Trạm viễn thông (bao gồm chuyển mạch và truyền dẫn) như Tổng đài kỹ thuật số, thiết bị thu phát vệ tinh,Viba số, thiết bị dồn/ phân kênh, thiết bị truyền dẫn số liệu vụ tuyến, điện thoại di động, cố định và kéo dài của các hãng PANASONIC, SIEMENS, NEC, ALCATEL ,
– Cung cấp các thiết bị và giải pháp về Hội thảo truyền hình (VideoConference),
– Cung cấp các Thiết bị mạng, đầu cuối và truyền thông của CISCO, COM, INTEL, HP….,
Là nhà tích hợp hệ thống và cung cấp dịch vụ uỷ quyền của các hãng công nghệ thông tin hàng đầu thế giới như HP, IBM, Cisco, Microsoft, Oracle , Công ty Thời Đại Mới là một trong số các nhà cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin và truyền thông uy tín, chất lượng cao hàng đầu tại Việt Nam Dịch vụ cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin và truyền thông bao gồm:
Dịch vụ cung cấp sản phẩm cho các dự án công nghệ thông tin
Dịch vụ cung cấp sản phẩm theo yêu cầu: Đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao đáp ứng các nhu cầu riêng của từng khách hàng Với đội ngũ chuyên gia giỏi và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng từ khâu tư vấn tới cung cấp sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật
Dịch vụ cung cấp sản phẩm liên quan: Cung cấp tới khách hàng các sản phẩm liên quan tới các hệ thống công nghệ thông tin hay các giải pháp công nghệ thông tin và truyền thông, giải pháp về hệ thống tổng đài analog, tổng đài số, tổng đài IP, hệ thống an ninh giám sát, an ninh siêu thị, ngân hàng
3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
3.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sau khi tách khỏi công ty TNHH Xây Dựng và Thương mại H&B thì bộ máy tổ chức quản lý của công ty được sắp xếp tương đối phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tổ chức bộ máy của công ty được bố trí theo sơ đồ 3.1
Các phòng ban có quan hệ với nhau chặt chẽ, thể hiện chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban như sau:
Phòng kỹ thuật Ban điều phối nhập liệu
Phòng tài chính - kế toán
Trưởng phòng kỹ thuật Tổ trưởng tổ nội thất Điều phối nhân viên Trưởng phòng kinh doanh Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán thu chi kiêm thủ quỹ Trưởng phòng HCNS ỹ thuật viên g tác viên viên KD, g tác viên toán công nợ kho kiêm ủ kho sự HC
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Giám đốc: là người trực tiếp điều hành công ty và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ giám đốc điều hành chỉ đạo các nhân viên dưới cấp của mình Ngoài ra, còn đề xuất các hướng kinh doanh và cùng tham gia quản lý các hoạt động trong công ty theo sự chỉ đạo, điều hành của giám đốc.
Phòng hành chính nhân sự: (i) có nhiệm vụ xây dựng và lên kế hoạch nhân sự;
Kế toán thanh toán mua bán hàng hóa tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển Công nghệ Thời Đại Mới
3.2.1 Kế toán các khoản phải thu tiền hàng trong Công ty
Khách hàng là một đầu mối hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó công ty cần phải tiến hành tìm hiểu và nắm vững đối tượng khách hàng của chính mình để đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là hình thức bán hàng qua mạng, khách hàng sẽ trao đổi thông tin cần mua hàng với nhân viên kinh doanh Khi đồng ý mua hàng công ty sẽ cho nhân viên chuyển hàng đến hoặc khách hàng sẽ đến lấy. Nếu khách hàng mua hàng theo phương thức trả chậm thì phát sinh khoản nợ phải thu đối với khách hàng Việc thu hồi công nợ sẽ do bộ phận kế toán trong công ty tiến hành.
3.2.1.1 Các chứng từ gốc Để minh chứng cho các nghiệp vụ thanh toán nợ với khách hàng phát sinh và hoàn thành, kế toán thanh toán nợ với khách hàng sử dụng các loại chứng từ như:
– Hợp đồng kinh tế, Phiếu đề nghị xuất hàng
– Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa,…
– Phiếu thu, uỷ nhiệm chi (của khách hàng), ủy nhiệm thu, giấy báo có
– Biên bản đối chiếu công nợ chi tiết
– Biên bản thanh lý hợp đồng (khi hợp đồng đã hoàn thành)
Do điện tử là mặt hàng chính của công ty nên việc ứng dụng thương mại điện tử vào kinh doanh của công ty cũng chính là một thế mạnh Công ty bán hàng chủ yếu qua mạng, với trang web: www.megabuy.vn Khi có khách hàng muốn mua một mặt hàng nào đó, khách hàng sẽ trao đổi với kinh doanh phụ trách về mặt hàng và thỏa thuận giá cả Khi khách hàng chấp nhận mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng (hoặc hợp đồng bán hàng nếu số tiền hàng lớn hơn 1 triệu đồng) Đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến Ban Giám đốc, kế toán, thủ kho, nếu Ban Giám đốc duyệt thì lúc này bộ phận kế toán sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT và thủ kho tiến hành xuất kho. Để theo dõi tình hình thanh toán nợ với khách hàng, về mặt kế toán Công ty sử dụng tài khoản 131: "Phải thu khách hàng", chi tiết đến từng đối tượng để theo dõi tình hình thanh toán nợ với khách hàng Tài khoản này được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, cuối tháng cuối quý khi lập báo cáo tổng hợp thì số dư trên tài khoản 131 trong báo cáo tổng hợp phải bằng với tổng số dư trong sổ theo dõi chi tiết.
Khi công ty bán hàng cho khách theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã được ký kết từ trước, kế toán sẽ viết hóa đơn bán hàng Căn cứ hóa đơn bán hàng thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho Hóa đơn giá trị gia tăng là loại chứng từ do công ty lập ra minh chứng cho số lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán ra cho khách hàng Trên đó có ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng tiền hàng đã bán cũng như phương thức thanh toán.
Ví dụ: Khi xuất hóa đơn bán hàng ngày 01/03/2008:
Mẫu 3.1: Hoá đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG PG/2008B (Liên 2: Giao khách hàng) 0019562
Ngày 01 tháng 03 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty CPĐT phát triển công nghệ Thời Đại Mới Địa chỉ: Số 17, Ngõ 178 Thái Hà, P Trung liệt, Q Đống Đa, Hà Nội.
Số tài khoản: Điện thoại: ……… MST: 0101889138
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Giải pháp và Tư vấn công nghệ HIPT Địa chỉ: Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội
Hình thức thanh toỏn:… TM/CK…… MST: 0101236973
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiến
Cộng tiền hàng: 3.662.857 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 183.143 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.846.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm, bốn mươi sáu nghìn đồng chẵn /.
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)
Khi xuất hóa đơn kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi vào sổ theo quan hệ đối ứng sau:
Có TK 333: 183.143 đồng Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết để theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng Khi thu được tiền hàng, căn cứ hóa đơn và chứng từ thanh toán hoặc giấy báo có của ngân hàng Kế toán thu chi lập phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Mẫu 3.2: Mẫu phiếu thu Đơn vị: …
Mẫu số C30-BB Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ tên người: Công ty TNHH Giải pháp và Tư vấn công nghệ HIPT Địa chỉ: Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua máy in Epson LQ - 300
Số tiền:…3.846.000 đồng… (viết bằng chữ) Ba triệu tám trăm, bốn mươi sỏu nghỡn đồng chẵn /.
Kèm theo………Chứng từ kế toán:
Số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm, bốn mươi sỏu nghỡn đồng chẵn /
Ngày 05 tháng 03 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)………
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính) Đồng thời kế toán ghi giảm công nợ cho khách hàng Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán mở sổ theo dõi chi tiết để theo dõi từng khách hàng sau đó vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký tài khoản.
Ngày 05/03/2008 Công ty TNHH Giải pháp và Tư vấn công nghệ HIPT trả tiền hàng, kế toán định khoản như sau:
Công ty phát triển dựa trên nguyên tắc thỏa mãn ý thích của khách hàng. Trước khi mua hàng khách hàng sẽ được kinh doanh tư vấn nên mua mặt hàng nào phù hợp với nhu cầu của mình Sau đó khách hàng sẽ được kỹ thuật viên của Công ty hướng dẫn cách sử dụng Nếu đồng ý lựa chọn mua, thì lúc đó công ty mới bán hàng và do đã được tư vấn lựa chọn rất kỹ này, vì vậy khi xuất hàng đi công ty sẽ không bao giờ đồng ý vấn đề khách trả lại hàng.
Từ những nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán được sử dụng trong Công ty: ngày tháng, mã số chứng từ, mã đối tượng, nội dụng, số tiền theo đúng định khoản Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất Để thấy rõ được quy trình phát sinh quan hệ thanh toán với khách hàng vào sổ của máy tính, trích các mẫu sổ sau:
Mẫu 3.3: Sổ chi tiết tài khoản 131 - "Phải thu khách hàng"
Tên công ty: Công ty TNHH Giải pháp và Tư vấn công nghệ HIPT
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 ĐVT: VNĐ
Diến giải TKĐƯ Phát sinh
BHHIPT 01/3/08 Bán máy in Epson
PT 15/T 05/3/08 Thu tiền bỏn mỏy in 1111 3.846.000
PT 31/T 15/3/08 Thu tiền bán laptop 1121 9.680.000
PT 56/T 25/3/08 Thu tiền bán mực
Số phát sinh trong kỳ 5.314.992 14.978.000
Mẫu 3.4: Trích sổ nhật ký chung (ĐVT: VNĐ)
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Trang: 04
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
SH Ngày Nợ Có Nợ Có
BHHIPT 01/3/08 Bán máy in Epson LQ-300 131
PT 31/T 01/3/08 Thu tiền bán kim từ điển GD 325V 112
BH4693 01/3/08 Bán bảng cho VN tower 112
Mẫu 3.5: Trích sổ cái tài khoản 131: "Phải thu khách hàng"
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 ĐVT: VNĐ
NKC TKĐƯ Số phát sinh
SH Ngày, tháng Nợ Có
BHHIPT 01/3/08 Bán máy in Epson LQ-300 04 511
PT 31/T 01/3/08 Thu tiền bán kim từ điển GD 325V 04 112 5.680.000
BH4693 01/3/08 Bán bảng cho VN tower 04 511
Mẫu 3.6: Trích bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131
Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 (ĐVT: VNĐ)
Mã KH Tên KH Đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
THU116 Cty CPTM Hoàng Sơn Lâm 9.817.885 9.817.885
THU13 Cty TNHH May Tinh Lợi 11.581.672 18.384.508 18.224.415 11.741.765
THU695 Cty TNHH Giải pháp và thư vấn công nghệ HIPT
THU697 Cty dịch vụ & TM Quốc Tế
THU670 Cty CP Cửa sổ Nhựa Châu Âu
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc Định kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu khách hàng để trình Ban Giám Đốc Bảng tổng hợp này giúp Ban Giám đốc nắm bắt tình hình công nợ và có giải pháp tài chính phù hợp.
3.2.2 Kế toán các khoản phải trả nhà cung
Nhà cung cấp là những người chuyên bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho công ty vì vậy công ty phải có nghĩa vụ thanh toán về số tiền đó Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt được hiệu quả cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp Do vậy, Công ty luôn coi trọng các khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp Cũng như trong thanh toán với khách hàng, hình thức Công ty cổ phần phát triển công nghệ Thời Đại Mới dùng để thanh toán cho nhà cung cấp là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, trong đó chủ yếu là chuyển khoản. Cũng như các đơn vị kinh doanh khác phần lớn các khoản mua hàng của công ty với nhà cung cấp là thông qua các hợp đồng kinh tế Vì vậy, việc thanh toán cho nhà cung cấp sẽ được Công ty thương lượng trước, nhưng phần lớn là các hợp đồng thanh toán trả chậm Tuy nhiên, công tác thanh toán của công ty luôn đảm bảo đúng hạn do vậy công ty luôn giữ được uy tín đối với nhà cung cấp
Các chứng từ minh chứng cho quan hệ thanh toán nợ cho nhà cung cấp là:
- Hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê thanh toán
- Lệnh chi, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ
- Biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư.Trình tự luân chuyển chứng từ trong quá trình hạch toán thanh toán nợ cho nhà cung cấp: Căn cứ vào xu hướng tiêu dùng hàng hóa của từng mặt hàng kinh doanh, công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp.Trong hợp đồng ký kết với nhà cung cấp ghi rõ các điều khoản quy định đối với hàng hóa (như: quy cách, phẩm chất hàng hóa, giá cả, thời hạn cung cấp, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán) Sau khi hợp đồng đã ký kết, khi cần hàng công ty sẽ gọi cho nhà cung cấp giao hàng, khi hàng hóa đi kèm với hóa đơn được mang đến thủ kho và nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra hàng hóa xem có đúng với hợp đồng đã ký kết không Nếu đảm bảo thì thủ kho mới làm thủ tục nhập kho sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán Căn cứ chứng từ gốc đó kế toán ghi tăng nợ phải trả của công ty cho nhà cung cấp cụ thể từng đối tượng và lên kế hoạch trả nợ Định kỳ công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp, lịch cụ thể thanh toán cho nhà cung cấp của công ty là vào thứ sáu hàng tuần hoặc ngày 15 và 30 hàng tháng.
3.2.2.2 Quy trình hạch toán thanh toán nợ cho nhà cung cấp Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Thời Đại Mới sử dụng tài khoản 331: "Phải trả người bán" Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, cuối tháng tổng số dư trên tài khoản chi tiết phải khớp với số dư trên tài khoản tổng hợp. Trong quá trình kinh doanh, các nhà cung cấp hàng hóa cho công ty thường có quan hệ cung cấp lâu dài, vì thế việc theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng.
Hạch toán vào tài khoản 331: "Phải trả người bán" bao gồm tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc mua chịu hàng hóa dịch vụ trả nợ nhà cung cấp Phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán nợ cho nhà cung cấp với các nghiệp vụ cụ thể, căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết như sau:
Sau khi người bán giao hàng và hóa đơn giá trị gia tăng, thủ kho kết hợp với nhân viên kinh doanh mặt hàng đó sẽ kiểm tra hàng hóa xem có đúng mẫu mã, quy cách, phẩm chất hay không Khi đã kiểm tra xong, thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho, sau đó hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được chuyển lên phòng kế toán Kế toán đầu vào đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để vào sổ kế toán và xác nhận số nợ phải trả cho nhà cung cấp theo thực tế phát sinh Đồng thời, dựa vào đó để ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 331.
Ví dụ: Ngày 15/12/2008, Công ty mua hàng của công ty TID đơn mua hàng như sau:
Mẫu 3.7: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG ND/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0073082 Ngày:15 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TID Địa chỉ: Xóm 6A, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội.
Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0102209233
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty CPĐT phát triển công nghệ Thời Đại Mới Địa chỉ: Số 17, Ngõ 178 Thái Hà, P Trung liệt, Q Đống Đa, Hà Nội.
Hình thức thanh toỏn:… TM/CK…… MST: 0101889138
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiến
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.197.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 35.167.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi lăm triệu, một trăm sáu mươi bảy nghìn đồng /. Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dâu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Mẫu 3.8: Mẫu phiếu nhập kho
Họ, tên người giao hàng:
Theo……… Số……….ngày… năm 200… của……….
Nhập tại kho:Showrom Địa điểm: Tại công ty
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi lăm triệu, một trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn /.
Số chứng từ kèm theo: Ngày 15 tháng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính) Đơn vị:
Mẫu số: C20 - HD Ban hành theo QĐ số19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
Trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán định khoản:
Nợ TK 331: 35.167.000 đồng Khi đến hạn thanh toán, kế toán đối chiếu nội dung mua hàng và trị giá thanh toán trên lệnh chi với hóa đơn GTGT hoặc sổ chi tiết hoặc sổ nhật ký chung. Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi giảm nợ phải trả cho nhà cung cấp Trong thanh toán với nhà cung cấp, do công ty bán hàng qua mạng nên hình thức thanh toán chủ yếu của công ty hiện nay là thanh toán bằng chuyển khoản (ủy nhiệm chi) Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán sẽ làm phiếu đề nghị thanh toán :
Mẫu 3.9: Giấy đề nghị thanh toán
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Ban giám đốc công ty Thời Đại Mới
Tờn tôi là: Nguyễn Văn Ý………Số CMT:……… Địa chỉ:………
Phiếu đề nghị thanh toán: Thanh toán tiền mua camera cho Cty TID
Tổng số tiền: 35.167.000 đồng Bằng chữ: Ba mươi lăm triệu, một trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn /.
Hà nội, ngày 20 tháng 12 năm 2008
Giám đốc ký duyệt Kế toán Người đề nghị
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Mẫu 3.10: Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI
Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Lập ngày: 20/12/2008 Phần NH ghi
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CPĐT phát triển công nghệ Thời Đại Mới Tài khoản nợ
Tại ngân hàng: TMCP Kĩ Thương Việt Nam Tỉnh, TP: Hà nội
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TID
Tại ngân hàng: Ngân hàng Đông Á
Số tiền bằng chữ: Ba mươi lăm triệu, một trăm sáu mươi bảy nghìn đồng chẵn./.
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua camera cho Cty TID Đơn vị trả tiền
Kế toán Chủ tài khoản
Ngân hàng A Ghi sổ ngày…………
Kế toán Trưởng phòng kế toán
Ngân hàng B Ghi sổ ngày…………
Kế toán Trưởng phòng kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)
Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, căn cứ vào đó kế toán ghi giảm nợ phải trả cho nhà cung cấp theo bút toán:
Đánh giá công tác quản lý và hạch toán các khoản thanh toán tại Công ty
Khi tính toán các chỉ tiêu thanh toán trong công ty sẽ giúp cho ban giám đốc nhận biết được tình hình tài chính của công ty, từ đó đề ra được những kế hoạch kinh doanh phù hợp Để đánh giá khả năng thanh toán của công ty, người ta dùng các chỉ tiêu về hệ số khả năng thanh toán Đó là thước đo khả năng có thể trả nợ trong niên hạn của doanh nghiệp, nó chỉ ra mức độ và phạm vi thanh toán nợ nần của doanh nghiệp Khả năng thanh toán của công ty được thể hiện qua bảng 3.1 (bảng phân tích tình hình khả năng thanh toán của Công ty qua 3 năm)
Hệ số thanh toán của vốn lưu động: Hệ số này phản ánh khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động Năm 2006, hệ số thanh toán của của vốn lưu động trong công ty đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới là 0,6065 tức là 60,65%, năm 2007 hệ số thanh toán này giảm còn 0,5031 lần tức là 50,31%; nhưng đến năm 2008 hệ số này tiếp tục giảm xuống còn 0,3061 so với năm 2007.
Hệ số thanh toán tức thời: Là thước đo về khả năng trả nợ ngay của doanh nghiệp Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng về thương mại điện tử nhưng trong năm 2006 hệ số thanh toán tức thời của công ty là 1,52 tức số tiền mặt mà công ty có thể thanh toán ngay số nợ ngắn hạn là lớn hơn số nợ ngắn hạn của công ty 1,52 lần Điều này cho thấy, vốn bằng tiền trong công ty bị ứ đọng quá nhiều làm vòng quay tiền chậm lại giảm hiệu quả sử dụng vốn Nhưng đến năm 2007, chỉ số này là 0,48 lần và năm 2008 giảm xuống còn 0,36 lần, tức là công ty có thể thanh toán ngay được 36% số nợ ngắn hạn bằng tiền mặt Do lĩnh vực hoạt động của công ty là kinh doanh vì vậy hệ số khả năng thanh toán tức thời của công ty trong năm 2008 cần được Công ty theo dõi sát sao hơn các khoản phải trả cho nhà cung cấp Cần phải lên kế hoạch thanh toán phù hợp với lượng tiền tồn quỹ trong từng thời điểm của Công ty, nhằm mục đích luôn tạo được niềm tin cho khách hàng và tự chủ được tài chính của Công ty.
Bảng 3.4: Phân tích khả năng thanh toán của công ty
648.751.873 2.602.202.535 4.810.053.950 1.953.450.662 401,11 2.207.851.415 184,85 4.Tài sản lưu động Đồng 1.625.792.359 2.463.017.860 5.601.971.841 837.225.501 151,50 3.138.953.981 227,44
- Hệ số thanh toán của vốn lưu động (1/4)
- Hệ số thanh toán tức thời (1/3)
- Hệ số thanh toán nhanh [(4-2)/3]
- Hệ thanh toán ngắn hạn (4/3)
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Hệ số khả năng thanh toán nhanh: của công ty tương đối cao Năm 2006 là 2,125%; thể hiện trong thời gian ngắn doanh nghiệp đang bị tồn động vốn trong kinh doanh Nhưng trong năm 2007, 2008 hệ số khả năng thanh toán nhanh của công ty đã giảm đi rất nhiều Năm 2007 hệ số thanh toán chỉ còn 0,62 tức 62% khoản nợ ngắn hạn có thể được thanh toán ngay được bằng tài sản lưu động sau khi đã trừ đi hàng tồn kho Hệ số này tiếp tục giảm trong năm 2008 xuống còn 0,55; Qua ba năm 2006 - 2008 hệ số khả năng thanh toán nhanh của Công ty tuy có giảm xuống, điều này có thể lý giải được là do số hàng tồn kho của công ty qua
3 năm đã tăng lên đáng kể Đồng thời số nợ ngắn hạn có tăng nhưng xu thế tăng ít hơn so với mục hàng tồn kho Vì vậy, Công ty cần phải xem lại chỉ số hàng tồn kho, đánh giá đúng sự tiến triển của nền kinh tế để có hướng đi đúng đắn, không nên để quá nhiều hàng trong kho sẽ nhiều rủi ro Ngoài ra nếu có quá nhiều hàng tồn trong kho Công ty sẽ lâm vào tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh, điều này rất không tốt.
Hệ số nợ: Phản ánh một dòng vốn Công ty sử dụng vào thì có bao nhiêu đồng là đi vay Năm 2006, hệ số nợ là thấp nhất trong ba năm là 0,372 tức là 37,2
% vốn công ty sử dụng là đi vay Hệ số này tăng dần qua các năm: năm2007 là 0,6983, năm 2008 là 0,7142 Như vậy, tính trên đồng vốn công ty đang sử dụng thì đồng vốn đi vay là ít, nhưng đã tăng lên sau hai năm tiếp theo Có sự biến đổi như vậy là do trong năm 2007, 2008 công ty đang dần dần mở rộng quy mô kinh doanh.
3.3.2 Công tác quản lý các khoản phải thu - phải trả của Công ty
Quản lý các khoản thanh toán nợ phải thu - phải trả của công ty là rất quan trọng đối với hoạt động của công ty cũng như để công ty phát triển đúng hướng và ổn định Mỗi một công ty tùy theo tình hình hoạt động kinh doanh và ngành nghề kinh doanh của mình mà có thể có chiến lược cũng như công tác quản lý nợ khác nhau Đối với Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới công tác quản lý nợ phải thu - phải trả được nhìn nhận trên các khía cạnh sau:
3.3.2.1 Công tác quản lý các khoản phải thu của Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới
Thực trạng nợ phải thu
Nợ phải thu được thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có tính chất tương tự nhau, chính vì vậy nhà quản trị cần phải theo dõi sát sao hơn nhằm hạn chế các khoản nợ xấu, nợ khó đòi phát sinh làm ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công ty Việc thu hồi các khoản nợ đúng hạn và kịp thời không những làm ổn định tình hình tài chính của công ty mà còn đảm bảo cho thu nhập cho cán bộ công nhân trong công ty Qua bảng 3.2 ( Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty ) qua 3 năm Ta có thể thấy được, nợ phải thu ngắn hạn của công ty là nợ phải thu của khách hàng Năm 2006, con số này là gần 392 triệu đồng, năm 2007 là khoảng
324 triệu đồng và năm 2008 xấp xỉ 857 triệu đồng Biểu đồ 3.1 cho thất tổng quát hơn tình hình nợ phải thu của Công ty
Biểu đồ 3.1: Tình hình nợ phải thu của Công ty
Qua 3 năm 2006, 2007 và 2008, cơ cấu các khoản nợ phải thu của Công ty biến động khá mạnh Năm 2006, khoản nợ của công ty là 391.940.630 đồng nhưng đến năm 2007 con số này đã giảm xuống chỉ còn 324.320.265 đồng Đến năm
2008 khoản phải thu của Công ty tăng lên 856.644.035 đồng Sở dĩ có sự tăng mạnh như vậy là do bối cảnh cuộc khủng hoảng kinh tế trong năm 2008 đã ảnh hưởng xấu tới tình hình kinh doanh của Công ty Công ty hoạt động khó khăn hơn, đặc biệt là các khách hàng, làm sao để thu hút được nhiều khách hàng đến mua hàng của công ty trong điều kiện kinh tế hiện nay Do đó, để đảm bảo hoạt động kinh doanh bình thường, Công ty phải áp dụng hình thức bán hàng trả chậm cho khách hàng Chính vì vậy, năm 2008 số nợ phải thu của công ty mới tăng lên đột biến như vậy.
Công tác quản lý nợ phải thu
Việc quản lý nợ phải thu của Công ty được tiến hành theo trình tự sau:
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)
Sơ đồ 3.4: Trình tự quản lý nợ phải thu
Kế toán thanh toán trong công ty thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và cân đối các khoản nợ cần phải thu hồi trong thời gian nhất định Các khoản nợ phát sinh trong từng ngày kế toán thanh toán sẽ cập nhật và lên lịch trình thu nợ đảm bảo thu hồi đúng và đủ nợ trong thời gian quy đinh.
Quản lý nợ phải thu phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản mục nợ, phản ánh tổng hợp số phát sinh Sổ chi tiết TK 131 chi tiết cho từng chứng từ, theo dõi các khoản mà khách hàng thanh toán theo thời gian cụ thể cac lĩnh vực hoạt động Phải thu khách hàng là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng số nợ phải thu của công ty Vì vậy, công ty luôn quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu phát sinh, theo dõi chi tiết công nợ trong bao nhiêu ngày và kế toán thanh
Mở sổ theo dõi các khoản nợ
Xây dựng phương thức thu hồi nợ Phân loại các khoản nợ phải thu toán sẽ đốc thúc việc thu nợ.
Phân loại các khoản nợ phải thu: Đây là một khâu rất quan trọng trong việc quản lý và thu hồi nợ, là cơ sở cho quá trình phân tích nợ phải thu Sau khi phát sinh nợ phải thu, kế toán thanh toán của Công ty tiến hành phân loại khoản nợ này: công nợ trong bao nhiêu ngày và của đối tượng nào hoặc nợ phải thu ngắn hạn, nợ dài hạn, Dựa vào đó, trong quá trình thu nợ Công ty sẽ tiến hành thu nợ theo cách đã phân loại, tránh tình trạng bỏ quên nợ hoặc để nợ quá hạn lâu ngày sẽ gây thiệt hại cho công ty
Xây dựng phương thức thu hồi nợ: Thông qua việc phân loại các khoản nợ mà Công ty tiến hành xây dựng các phương thức thu hồi nợ khác nhau cho từng đối tượng Ví dụ, đối với những khoản nợ phải thu có số tiền lớn Công ty sẽ áp dụng phương thức thu tiền bằng chuyển khoản Phương thức này có ưu điểm là rất nhanh, tiện lợi và đảm bảo an toàn
