Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Nhận thức đợc điều này nên trong thời gian thực tậptại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình... thời kỳ; Hoặc k

Lời mở đầu

Từ khi nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tậptrung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo

định hớng xã hội chủ nghĩa, vận động theo kinh tế thị trờng

có sự quản lý của nhà nớc, thực hiện mục tiêu : Dân giàu, nớcmạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh; hiệu quả kinh tế

đã trở thành một vấn đề đợc nhiều ngời quan tâm

Sự ra đời của kiểm toán là nhằm phát huy hiệu quả kinh

tế, phát huy mọi nguồn lực phục vụ cho công cuộc Côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc

Các dịch vụ kiểm toán ngày càng mở rộng đặc biệtdịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính đã có đợc chỗ đứng hếtsức vững vàng Để đáp ứng đợc nhu cầu phát triển củangành kiểm toán, trờng Đại học Kinh tế quốc dân đã đachuyên ngành Kiểm toán vào đào tạo Và để cung cấp chosinh viên kiến thức thực tế, Khoa Kế toán - Trờng Đại học Kinh

tế quốc dân phối hợp với các Công ty kiểm toán để giúp đỡcác sinh viên thực hiện điều này

Chu trình bán hàng và thu tiền là một bộ phận có liên

quan đến rất nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên Báo cáo tài chính, nó có quan hệ mật thiết với Báo cáo kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng và thutiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tàichính Nhận thức đợc điều này nên trong thời gian thực tậptại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học em đã chọn đề tài

“Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình

2kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và dịch vụTin học thực hiện”

Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết

về kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình bán hàng vàthu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính và việc xem xétthực tiễn công tác kiểm toán của Công ty AISC, từ đó rút rabài học kinh nghiệm và đa ra một số biện pháp nhằm hoànthiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiềntrong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC thực hiện

Do thời gian có hạn, khả năng cũng nh kinh nghiệm bảnthân còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi nhiều sai sót

Em mong đợc thầy cô, các anh chị kiểm toán viên có kinhnghiệm cùng bạn bè quan tâm đến đề tài này giúp đỡ để

em có thể hoàn thành tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của

TS Lê Thị Hòa (giáo viên hớng dẫn ),anh Đào Tiến Đạt (Giám

đốc chi nhánh AISC Hà Nội ) , các anh chị trong Công ty và các thầy cô giáo trong Khoa đã giúp em hoàn thành bài viết này

CHƯƠNG 1

Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình bán

hàng và thu tiền

1.1 Quá trình bán hàng - thu tiền với vấn đề kiểm toán

1.1.1 Vị trí và ý nghĩa của chu trình bán hàng thu tiền

-Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuấtkinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liêntục thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên những chu

kỳ sản xuất Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độtài chính, quá trình này bao gồm các nghiệp vụ có quan hệchặt chẽ với nhau tạo thành các chu trình nghiệp vụ cơ bản.Các thông tin về mỗi chu trình đều đợc thu thập, xử lý trêncác loại sổ sách kế toán Với cách phân chia này, quá trìnhkinh doanh có thể đợc bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo vốnbằng vốn tự có hoặc huy động vốn do vay mợn ( Chu trìnhhuy động và hoàn trả vốn) Sau khi đã có vốn doanh nghiệpxây dựng nhà xởng mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vậtliệu…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê mớn lao

động, trả lơng cho cán bộ công nhân viên( chu trình tiền

l-ơng và nhân viên) Các yếu tố của đầu vào kết hợp với nhau

để sản xuất ra sản phẩm và nhập kho cùng với các loại nguyênvật liệu khác dùng để sản xuất (chu trình hàng tồn kho).Sản phẩm sản xuất ra đợc bán trên thị trờng và qua quátrình thanh toán tạo thành chu trình bán hàng và thu tiền

Nh vậy từ khi dùng vốn để đầu t dến khi thu đợc tiền từ hoạt

động bán hàng tức là đã thực hiện một chu kì sản xuất kinhdoanh hay thực hiện một vòng quay của vốn Vốn thu đợc lại

đợc đầu t cho chu kỳ tiếp theo tạo ra một quá trình kinhdoanh liên tục Các chu trình này nối tiếp nhau, chu trìnhsau đánh giá hiệu quả của chu trình trớc Chính vì vậy, chutrình bán hàng không chỉ đánh giá quá trình tiêu thụ sảnphẩm mà còn đánh giá hiệu quả của chu trình trớc đó vàhiệu quả của toàn bộ của quá trình sản xuất kinh doanh vàkhả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sảnxuất

1.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền

-Bán hàng - thu tiền ( tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền

sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng-tiền(giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ)

Với ý nghĩa nh vậy, quá trình này đợc bắt đầu từ yêucầu mua của khách hàng( đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng…) và kết thúc bằngviệc chuyển đổi hàng hoá thànhtiền Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác địnhtheo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sảnhay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán đợc; tiền tệ làphơng tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanhtoán đợc giải quyết tức thời.Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng(tiêu) và thu tiền (thụ) đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ vàcho từng đối tợng cũng có điểm cụ thể khác nhau Ví dụ,phạm vi của hàng hoá có hoặc không bao hàm đất đai, sứclao động là tuỳ thuộc vào quan hệ xã hội trong trong từng

thời kỳ; Hoặc khái niệm thu tiền cũng có thể chỉ đợc tínhkhi tiền đã trao tay hay chuyển vào tài khoản của ngời bánsong cũng có thể tính cả những trờng hợp khách hàng đãchấp nhận trả tiền.v.v… Do vậy, trong kiểm toán phải dựavào các văn bản pháp lý để xem xét ranh giới của các đối t-ợng kiểm toán nói trên.

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất songphơng thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳnghạn, theo phơng thức trao đổi và thanh toán có thể bánhàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặcthu qua ngân hàng, bán hàng theo phơng thức giao hàngtrực tiếp nhng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo ph-

ơng thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờkhách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lợng và số lợnghàng hoá rồi trả tiền)…

Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoásản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho ng-

ời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phơngthức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phơng thức này,trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủtục giao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác

kế toán, kiểm soát cũng khác nhau Do đó nội dung và cáchthức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau Để thể hiện đợcnhững nguyên lý chung của kiểm toán và chu trình này, nộidung và phơng pháp kiểm toán nêu sau đây sẽ đề cậpnhững vấn đề chung nhất trên cơ sở hoạt động của loạicông ty điển hình của chu trình bán hàng - thu tiền là công

ty bán buôn

6Với bản chất và hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thểhoá chu trình bán hàng - thu tiền thành các chức năng vớicác bớc công việc tơng ứng nh: xem xét nhu cầu và quyết

định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết

định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá

đơn bán hàng , ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu vàthu tiền Mỗi bớc công việc nói trên lại bao gồm nhiều nghiệp

vụ với những minh chứng bằng các chứng từ tơng ứng Hiểu

đợc các chức năng , các chứng từ cùng quá trình luân chuyểncủa chúng mới có thể đa ra những quyết định đúng đắntrong kiểm toán

Xử lý đặt hàng của ngời mua: Đặt hàng của ngời mua

có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêucầu qua th, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua -bán hàng hóa dịch vụ

Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền

trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thỏa thuậnban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết

định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng.Việc xétduyệt có thể đợc tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bêntheo hớng khuyến khích ngời mua trả tiền nhanh qua tỉ lệgiảm giá khác nhau qua thời hạn thanh toán

Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng

duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vậnchuyển hàng hóa đến ngời mua là điểm bắt đầu của chutrình nên thờng là điểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng.Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập Chứng

từ vận chuyển thờng là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn

Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lợnghàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phívận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giátrị gia tăng Hóa đơn đợc lập thành 3 liên: liên đầu đợc gửicho khách hàng, các liên sau đợc lu lại ghi sổ và theo dõi thutiền

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện

các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụnày cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điềukiện bình thờng và không bình thờng Trong mọi trờng hợp

đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiềnbán hàng

Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi ngời mua khôngthỏa mãn về hàng hóa Khi đó, ngời bán có thể nhận lại hànghóa hoặc bớt đi Trờng hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có

th báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm cáckhoản phải thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vàoNhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào

sổ phụ

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu ợc: Có thể có những trờng hợp ngời mua không chịu thanh

đ-toán hoặc không còn khả năng thanh đ-toán Sau khi thẩm

định, nếu thấy khoản thất thu này là “ bất khả kháng”, cầnxem xét xóa sổ khoản phải thu đó

Dự phòng nợ khó đòi: Đợc lập với yêu cầu đủ trang trải

các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu đợctrong cả tơng lai Tuy nhiên ở nhiều công ty, dự phòng này là

số d đo điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối vớicác khoản không thu đợc tiền

1.1.3 Mục tiêu kiểm toán bán hàng - thu tiền

Kiểm toán bán hàng - thu tiền là một phần hành cụ thểcủa kiểm toán tài chính Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểmtoán bán hàng - thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toánthông qua việc vận dụng các phơng pháp kiểm toán thíchứng với đặc thù của phần hành này qua các bớc trong quytrình kiểm toán

Chức năng của kiểm toán đã đợc cụ thể hóa thành cácmục tiêu kiểm toán Do chu trình bán hàng - thu tiền đợccấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành cáckhoản mục trên các báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặcthù của kiểm toán bán hàng - thu tiền cần cụ thể hóa cả mụctiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phùhợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này Mặtkhác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệchặt chẽ và tạo nên chu trình xác định song mỗi loại nghiệp

vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ kế toánriêng theo trình tự độc lập tơng đối Do đó mục tiêu đặcthù cho các khoản mục và nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ thu

tiền cũng cần có định hớng cụ thể qua các mục tiêu kiểmtoán đặc thù riêng biệt

Trên cơ sở mục tiêu kiểm toán đặc thù đã xác định, cần

cụ thể hóa các công việc tơng ứng với mỗi mục tiêu của kiểmtoán nội bộ nói riêng hay của kiểm soát nội bộ nói chung Từ

đó, xác định những công việc tơng ứng của các trắcnghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy trong kiểmtoán tài chính Trên cơ sở đó, xác định những mẫu chọn

để thực hiện các thủ tục xác minh cụ thể nh đối chiếu lạihóa dơn với sổ sách, lấy xác nhận của ngời mua hàng và cáckhoản phải thu v.v

1.1.4 Chứng từ và sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán

Các chứng từ đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán

1 0

- Sổ nhật ký bán hàng;

- Sổ Cái TK phải thu khách hàng, Sổ Cái TK doanh thu;

- Sổ Nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các khoản phải thu;

đánh số trớc các chứng từ, việc phân cách nhiệm vụ trongcông tác kế toán, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng

Sự đồng bộ của sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán

chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểmsoát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toánphải có trớc khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Tấtnhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là nh nhau

và đợc quy định trớc Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựachọn các hình thức kế toán, các phơng thức kế toán khácnhau dẫn dến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau Hơnnữa , mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu cònthực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú Do đó,mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tơng ứng với hệthống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực

Tơng ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạtyêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để

đối chiếu với thực tiễn của đơn vị đợc kiểm toán Tuy nhiên,trắc nghiệm đạt yêu cầu cũng cần chú ý cả những chi tiết

cụ thể của tính đồng bộ không chỉ trong trình tự mà ngaytrong từng sự kết hợp cụ thể

Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng các chứng

từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đềphòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phảithu, các khoản ghi sổ bán hàng Tất nhiên việc đánh số trớcphải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theohớng tích cực để đạt mục đích đó Ví dụ, khi bán hàng vàvận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ

tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ thutiền cần phân công nhân viên làm hóa đơn lu trữ tất cảchứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vậnchuyển đã thu tiền và cùng một ngời khác định kỳ soát lại tấtcả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sótnào

Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thờng cho việc kiểmsoát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau

1 2

nh liên thứ hai của hóa đơn bán hàng đã ghi vào nhật ký tiêuthụ để phát hiện các trờng hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãyliên tục Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứngcho cả hai mục tiêu: hiệu lực và trọn vẹn

Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua: Các Công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với

qui mô lớn, thông thờng hàng tháng có tổng hợp và lập bảngcân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, vàcác khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thutiền Do các cân đối này có liên quan đến ngời mua nên cầngửi đến ngời mua để thông báo đồng thực thời xác nhậnquan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng Để đảm bảotính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này cóthể phân công cho ngời không có liên quan ( đến thu tiềnhàng, đến ghi sổ bán hàng và thu tiền ) lập ra và gửi qua budiện để ngời mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót.Trong trờng hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng,tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu.Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trờng hợp này là sự xem xét

và đa ra ý kiến của kiểm toán viên về việc lập và xác nhậncác bảng cân đối trên

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng cũng là việc kiểm soát

nội bộ thờng thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu:

a Việc bán chịu phải đợc duyệt y cẩn trọng trớc khibán hàng

b Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi duyệt với đầy

đủ chứng cứ ( tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bênmua)

c Giá bán phải đợc duyệt bao gồm cả phí vận chuyển,giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán

Hai việc kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn chặn tổn thất

do vận chuyển đến ngời mua “ma” hay ngời mua không có

điều kiện thanh toán hoặc dây da trong thanh toán Việcduyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăngthu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi íchgiữa các bên trong quan hệ mua - bán

Tơng ứng với việc kiểm soát nội bộ này, trắc nghiệm đạtyêu cầu đợc thực hiện qua xem xét chứng từ với các thủ tụcxét duyệt tơng ứng theo ba điểm then chốt nói trên

Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán là công việc trọng yếu trong kiểm

soát nội bộ nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận trong

kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sựphân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế côngviệc kế toán

Tính độc lập của ngời kiểm tra - kiểm soát trong

việc thực hiện trình tự kiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếutrong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ Thông th-ờng, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý

và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo

1 4chất lợng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện cácmục tiêu kiểm toán.

1.3 Trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng.

Nếu các mục tiêu dặc thù đã có nhiều cơ hội cùng khókhăn trong việc lựa chọn theo tình huống cụ thể cùng kinhnghiệm và khả năng phán đoán của kiểm toán viên thì cơhội và khó khăn này càng nhiều hơn trong việc lựa chọn cáctrắc nghiệm độ vững chãi Mỗi mục tiêu kiểm toán chung cóthể có một hoặc nhiều mục tiêu kiểm toán đặc thù; đến lợtmình, mỗi mục tiêu đặc thù này lại có nhiều trắc nghiệm

độ vững chãi có thể đồng thời hoặc đợc chọn lọc tùy đặc

điểm của đơn vị đợc kiểm toán và tùy kết quả đánh giá hệthống kiểm soát nội bộ qua trắc nghiệm đạt yêu cầu Nhữngtrắc nghiệm độ vững chãi tơng ứng với mỗi mục tiêu nêu sau

đây chỉ là những định hớng chung

Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều có hiệu lực

Nhìn chung, việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thựcthờng ít xảy ra nếu các khoản doanh thu hay thu thập tơngứng đợc xem là căn cứ để tính thuế Tuy nhiên tình huống

đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chínhsách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các kỳkinh doanh Hơn nữa doanh thu hay thu thập không chỉ xem

là căn cứ tính thuế mà có thể xem là cơ sở xem xét bổsung vốn lu động, vay vốn hoặc thu hút thêm vốn v.v… Vìvậy, với mục tiêu này có thể chú ý tới những sai phạm theonhững hớng sau:

- Sai sót do sơ suất hoặc do hạn chế khác của ngời ghi

sổ cha đợc phát hiện, điều chỉnh hết qua kiểm soát nội bộ

- Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳquyết toán

- Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhng thực tế chavận chuyển

- Vận chuyển cho ngời mua “ ma” vẫn đợc ghi nh khoảnbán hàng

Với xu hớng chung và những dặc thù riêng trong từng cuộckiểm toán, trắc nghiệm độ vững chãi cho những nghiệp vụvô thực theo ý nghĩa trên tùy theo khả năng có sai sót và gianlận Trong trờng hợp bình thờng trắc nghiệm này chỉ thựchiện khi phát hiện những yếu kém về kiểm soát nội bộ trongkhâu bán hàng Chẳng hạn, qua trắc nghiệm đạt yêu cầu cóthể phát hiện khâu yếu kém về năng lực kế toán của ngờighi sổ cha phát hiện đầy đủ, trong kiểm soát nội bộ, kiểmtoán viên có thể chỉ thực hiện thử nghiệm này ở nhữngkhâu yếu đã phát hiện; Với xu hớng cố ý ghi nghiệp vụ bánhàng của kỳ này với kỳ khác có thể đối chiếu ngày ghi trênchứng từ với ngày ghi sổ của những nghiệp vụ bán hàng phátsinh vào thời gian gần với giao điểm giữa 2 kỳ kinh doanh.Với các khoản bán hàng đã ghi sổ nhng thực tế không vậnchuyển cần ghi lại những khoản đó từ nhật ký để đối chiếuvới các chứng từ vận chuyển Nếu ngay cả chứng từ này vẫn

có khả năng là hóa đơn “ma” hay vận đơn “ ma”, có thểxác minh qua đối chiếu các khoản bán hàng nghi vấn đã ghi

sổ với các chứng từ nh lệnh bán, duyệt bán chịu, cho phép

1 6vận chuyển… Cách làm khác có hiệu lực là lập bảng kê vềhàng bán chịu có chú ý đến nguồn gốc của việc bán hàng:Nếu khoản phải thu đợc ghi vào Sổ quỹ hoặc hàng bị trả lại

đã nhập kho thì nghiệp vụ bán hàng đợc khẳng định đãphát sinh Ngợc lại nếu việc bán chịu trở thành nợ khó đòi đãxóa sổ hoặc chỉ trên giấy ghi nhớ bán chịu hay cha trả tiềnthì phải xác minh bằng cách đi sâu xem xét chứng từ vậnchuyển và đơn đặt hàng của ngời mua Trong một số trờnghợp có thể xác minh qua hệ thống tin khác ngoài kế toán nếuthông tin này cho khả năng tốt hơn trong việc xác minh

Tuy nhiên, cần chú ý nguyên tắc cơ bản là việc kiểmtoán bình thờng không phải chủ yếu để vạch gian lận trừ khichúng có ảnh hởng cụ thể đến báo cáo tài chính Cụ thểhơn, những gian lận chỉ cần xác minh qua trắc nghiệm độvững chãi khi kiểm toán viên nhận thấy kiểm soát nội bộ đãbuông lỏng khâu nào đó và cần thiết xác minh lại

Các nghiệp vụ bán hàng đợc phê chuẩn đúng đắn

Mục tiêu đợc phép trong bán hàng thờng có liên quan trựctiếp đến các quyết định về bán chịu, về vận chuyển và

về giá cả Trắc nghiệm độ vững chãi chính là việc rà soátcác quyết định về chính sách chung cùng những thay đổi

cụ thể trong từng thơng vụ Các trắc nghiệm này có quan

hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêukhác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệm về định giá.Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá là so sánh giá thực

tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giávới bảng giá đã đợc duyệt Nếu giá cả đợc thỏa thuận quatừng thơng vụ cần xem xét quyền hạn của ngời cho phép

thay đổi này Các hợp đồng mua bán hàng hóa cũng đợcxem xét tơng tự hoặc có thể qua xác nhận của ngời mua …Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ đầy đủ

Một công ty danh tiếng thờng chú ý tăng uy tín củamình, ở đây xu hớng khai tăng thờng xảy ra nhiều hơn xuhớng dấu diếm doanh thu Tuy nhiên , không loại trừ các trờnghợp, đặc biệt là các công ty kinh doanh theo kiểu “chụpgiật” hoặc tạo “ lỗ tình thế” vẫn có xu hớng dấu diếm doanhthu và thu nhập Ngoài ra, chỉ tiêu doanh thu và thu nhậpcòn liên quan đến các chính sách tài chính qua từng thời kì

Do vậy, hớng chú ý cũng rất đa dạng Tất nhiên trắc nghiệm

độ vững chãi không phải chỉ hớng vào phát hiện gian lận.Nguyên tắc chung là phải ứng dụng trắc nghiệm này khitrắc nghiệm đạt yêu cầu phát hiện công việc kiểm soát nội

bộ không đợc thực hiện đầy đủ

Các khoản bán hàng ghi sổ đã đợc phân loại thích hợp

Với các nghiệp vụ bán hàng, phân loại đúng các nghiệp

vụ vào các tài khoản, tiểu khoản thích hợp thòng không phátsinh những vấn đề phức tạp nh những loại nghiệp vụ khác.Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến cáckhoản phải thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tơng

tự nhng giá cả khác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt

động không thuộc hàng hóa thờng có nhiều khả năng tiềm

ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại

Thông thờng, trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụbán hàng theo mục tiêu phân loại gắn với trắc nghiệm này

1 8theo mục tiêu định giá Trong trờng hợp này, cần xem xét lạicác chứng từ của các mặt hàng tơng tự nhng có giá bán khácnhau và đối chiếu với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp Cácnghiệp vụ bán hàng - thu tiền mặt tại két cần đợc đối chiếuqua các quan hệ đối ứng trên các tài khoản tổng hợp Các tàisản không phải hàng hóa đợc bán trong kỳ thờng ít xảy ra và

có thể phát hiện qua kết quả phần hành kiểm toán tài sảnhoặc qua các Nhật ký bán hàng

Các khoản bán hàng đợc ghi sổ kịp thời

Để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ , việc ghi sổ cácnghiệp vụ bán hàng , đợc thực hiện theo nguyên tắc cậpnhật Vì vậy, đồng thời với việc kiểm toán theo mục tiêu

định giá, mục tiêu trọn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên cácchứng từ vận chuyển đã chọn với ngày ghi trên hóa đơn bánhàng , Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ Những chênh lệch lớn vềthời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sửdụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hóa hay doanh số bánhàng

Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác

Ghi sổ đúng tất cả nghiệp vụ bán hàng vào Sổ quỹ vàcác sổ theo dõi thu tiền có thể coi là đòi hỏi chính xác cơhọc của chuyển sổ phản ánh tơng quan giữa bán hàng vớithu tiền và quan hệ giữa hàng - tiền đã thu và còn phải thu,

đặc biệt với các khoản tồn đọng

1.4 Công việc kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm nghiệp vụ thu tiền

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm chonghiệp vụ thu tiền cũng tơng tự nh cách thức và trình tựnày cho các nghiệp vụ bán hàng.Cụ thể, với mỗi mục tiêukiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việckiểm soát nội bộ tơng ứng Theo đó, những trắc nghiệm

đạt yêu cầu đợc dự kiến tơng thích để xác minh cho mỗicông việc kiểm soát nội bộ Trên cơ sở đó, những trắcnghiệm độ vững chãi cũng đợc xác định phù hợp Nh vậy,những trắc nghiệm đạt yêu cầu tùy thuộc vào những côngviệc kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên muốn dựa vào đó

để giảm bớt trắc nghiệm độ vững chãi Đến lợt mình, trắcnghiệm độ vững chãi tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm

đạt yêu cầu và những đánh giá, nghiên cứu khác trong kiểmtoán

Trong phơng thức thu tiền mặt trực tiếp rất

khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trớc khi ghisổ.Ví dụ, nhân viên quầy hàng cố ý gian lận bằng cách biểnthủ tiền bán hàng không ghi sổ Biện pháp tốt nhất là phâncách nghiệp vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chứckiểm soát nội bộ Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụnày còn tùy thuộc vào quy mô quầy hàng và vào cách tổ chứckinh doanh của công ty Nếu với một quầy hàng nhỏ trong đóchỉ một ngời vừa bán hàng vừa thu tiền và báo cáo về công

ty thì chính sách nhân sự trong việc tuyển chọn và sử dụngnhân viên phải đợc coi trọng.Tuy nhiên, trong mọi trờng hợp,cần kết hợp các biện pháp về tổ chức bộ máy kinh doanh vớixây dựng hệ thống sổ sách theo mẫu sẵn từ giấy báo nhậntiền có đánh số trớc đến bảng kê tiền mặt đủ để ngăn

2 0chặn biển thủ tiền mặt Khi tiền mặt đợc báo về công tytheo giấy báo đánh số trớc và bảng kê yêu cầu lập kịp thờithì các biện pháp kiểm soát thờng xuyên việc lập và gửi cácgiấy báo, các bảng kê vẫn phải coi là công việc hệ trọng trongkiểm soát nội bộ Trong trờng hợp này, trắc nghiệm đạt yêucầu hớng vào việc xác minh các công việc kiểm soát nội bộtrên Trắc nghiệm độ vững chãi sẽ là việc đối chiếu trựctiếp các khoản tiền ghi trên bảng kê hoặc báo cáo thu của các

đợc khoản thu không ghi sổ hoặc chuyển vào ngân hàngkhông kịp thời nhng có thể khám phá ra những khoản tiềnthu không nộp, khoản nộp không vào sổ và những sai phạmtơng tự

Trong phơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng cần

đặc biệt chú ý đến các chứng cứ thu tiền

Khi bán hàng theo phơng thức nhờ ngân hàng thutiền, các giấy báo của ngân hàng là chứng cứ quan trọng Vềnguyên tắc, giấy báo này của ngân hàng đợc gửi cho công ty

thờng xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh Kế toán giaodịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng chonghiệp vụ đó vào giấy báo.Tiếp đó, cần phân loại giấy báotheo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo sốthứ tự liên tục ghi trên giấy báo.Trên cơ sở đó, thực hiện cácphép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từgốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo,giữa số d đầu kì của giấy báo sau với số d cuối kì của giấybáo trớc liền đó, giữa số d của giấy báo cuối kì với số d củatài khoản Tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái Nếu việc đốichiếu này đã đợc thực hiện có nền nếp trong kiểm soát nội

bộ, kiểm toán tài chính thờng hớng vào trắc nghiệm đạt yêucầu Khi phát hiện những yếu kém trong kiểm soát nội bộcần thực hiện trắc nghiệm độ vững chãi Trọng điểm củatrắc nghiệm độ vững chãi này, ngoài những điểm yếu kémtrong kiểm soát nội bộ có khả năng ảnh hởng trọng yếu đếnBáo cáo tài chính, cần phải quan tâm đặc biệt đến nhữngnghiệp vụ phát sinh vào thời gian giao điểm giữa 2 kỳ kếtoán

1.5 kiểm toán các khoản phải thu ở ngời mua hàng

Các khoản phải thu ở ngời mua phát sinh từ quá trìnhbán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với quá trình này tạo nênchu trình bán hàng - thu tiền Tuy nhiên, do “ độ trễ” củaquá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghitrên khoản mục này của Bảng Cân đối tài sản, cũng là số dcủa các tài khoản phải thu ở khách hàng là số lũy kế từ cácquá trình kinh doanh trớc đến cuối kỳ kinh doanh này Cùngvới thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các

2 2khoản phải thu còn liên quan đến nhiều ngời mua có đặc

điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toánkhác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó

đòi hoặc không đòi đợc ở ngời mua.Do đó, với các khoảnphải thu này, việc trình bày, thuyết minh rõ các khoản phảithu cần đợc coi là công việc kiểm soát nội bộ Để kiểm soát

đợc các khoản phải thu và đảm bảo thu đợc tiền, các công typhải theo dõi Giám đốc thờng xuyên trên các bảng kê, Nhật

ký Cuối kỳ, cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với cáckhoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lại, bảng cân

đối giữa các khoản nợ quá hạn với các thời hạn khác nhau…Mục đích chủ yếu của công việc kiểm soát này là góp phầngiải quyết các quan hệ thanh toán sòng phẳng và bảo đảmhiệu quả kinh doanh nói chung Theo đó, mục tiêu trình bàytrong kiểm toán cần đợc quan tâm đầy đủ Cũng từ đó, cáctrắc nghiệm phân tích cần đợc sử dụng triệt để cả tronglập kế hoạch, chơng trình kiểm toán lẫn trong thực hànhkiểm toán kết hợp trắc nghiệm trực tiếp các số d Mặt khác,nếu hàng hóa và tiền mặt đã thu là những tài sản tồn tạitrong đơn vị đợc kiểm toán với hình thái vật chất cụ thể nên

có thể kết hợp kiểm kê với các phơng pháp kiểm toán khácthì các khoản phải thu lại không xác minh dễ dàng nh vậy

Do đó, trong kiểm toán các khoản phải thu, phơng pháp

điều tra thông qua chọn mẫu và lấy xác nhận có thể coi làmột đặc thù riêng trong việc thực hiện các mục tiêu và thủtục kiểm toán các khoản phải thu

Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục ( cách thức)

quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá

và kịp thời ( đúng thời hạn) Theo thông lệ quốc tế , xácnhận các khoản phải thu( điều tra để các minh) cùng với xemxét hiện vật ( kiểm kê) các tài sản là hai yêu cầu phổ biến.Xác nhận này đợc kết hợp với các trắc nghiệm công việc đểxác minh và phát hiện những sai phạm liên quan đến cáckhoản phải thu không có thật, đến số tiền còn cha rõ rànghoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hay không đòi đợc.Mặc dù xác nhận này không đảm bảo phát hiện mọi sai lầmnói trên nhng vẫn tin cậy hơn các trắc nghiệm nghiệp vụ vì

nó tạo ra bằng chứng từ ngời độc lập ở bên ngời đơn vị đợckiểm toán

Về loại xác nhận: Có 2 loại thông dụng cho xác nhận

khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ

định

Xác nhận khẳng định đòi hỏi thông qua quả quyết

của ngời mua trên mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợtiền hàng của ngời bán: hoặc đúng hoặc sai, hoặc có phần

lu ý Trong trờng hợp này, mọi giấy yêu cầu xác nhận củakiểm toán viên đều đợc trả lời

Xác nhận phủ định chỉ đòi hỏi thông báo của ngời

mua khi họ không đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầuxác nhận và trên báo cáo hàng tháng của ngời mua

Về thời gian: Giấy xác nhận đợc gửi đến ngời mua để

trắc nghiệm số d của các tài khoản phải thu ghi trên BảngCân đối tài sản Do đó, ngày gửi giấy xác nhận cần gần vớingày lập Bảng Tuy nhiên, có thể do yêu cầu phải hoàn thànhcông việc kiểm toán trong thời gian gấp nên giấy xác nhận có

2 4thể phải gửi vào ngày trớc khi lập Bảng Trong trờng hợp này

có thể chấp nhận nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

và không có những rủi ro dẫn đến mất khả năng thanh toán

Do vậy, nếu quyết định xác nhận khoản phải thu trớc ngàycuối năm thì cần trắc nghiệm những nghiệp vụ xảy ra giữangày xác nhận và ngày lập Bảng Cân đối tài sản

Về các khoản mục phải chọn để xác nhận: Cần chú ý

đến cả qui mô của số d và độ dài thời gian của các khoảnphải thu Thông thờng, trọng điểm của xác nhận là những số

d lớn và đã kéo dài nhiều tháng Tuy nhiên, cũng cần kết hợpchọn ngẫu nhiên các khoản còn lại

Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời: thờng đợc

thực hiện theo trình tự chặt chẽ Thông thờng, nếu khôngnhận đợc giấy xác nhận gửi lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứhai Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận đợc, cần có cáchthức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số d tài khoản Theo đó,với mọi xác nhận khẳng định không đợc phản hồi từ ngờimua có thể thực hiện các cách hỗ trợ sau:

- Trắc nghiệm các khoản phải thu tiền mặt tiếp sau:

Có thể giấy xác nhận không đợc phản hồi là do khoảnphải thu không có hiệu lực hoặc đã có thỏa thuận trả tiềnvào thời gian xác nhận Do đó việc xem xét các bằng chứngthu tiền mặt tiếp theo sau qua đối chiếu các chứng từ nhậntiền và sổ chi tiết các khoản phải thu là một cách thức hỗ trợtích cực cho cả các giấy xác nhận khoản phải thu cha đợcphản hồi và cả các khoản không ăn khớp giữa nghiệp vụ bán

hàng không thu đợc tiền với số tiền đã thu với bằng chứng cụthể.

- Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền nh:

Hóa đơn bán hàng để định rõ bên mua và ngày lập hóa

đơn để tính tiền cho ngời mua; Chứng từ vận chuyển đểxác định hiệu lực của nghiệp vụ vân chuyển

Khi có kết quả xác nhận, cần xác định lý do dẫn đếncác khoản chênh lệch giữa sổ sách và xác nhận Thông th-ờng, chênh lệch này bao gồm:

- Khoản tiền phải thu ghi sổ đã đợc thanh toán

- Ngời mua cha hoặc không nhận đợc hàng

- Hàng bán bị trả lại

- Sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng

Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý

xác nhận, kể cả các thủ tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thốngkiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa nhữngsai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thốngkiểm soát này Đồng thời cần thực hiện khoa học việc suyrộng từ mẫu chọn đền quần thể khoản phải thu ngay cả khichênh lệch từ xác minh không ảnh hởng nhiều đến khoảnmục phải thu Trên cơ sở đó có quyết định cuối cùng về số

d các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằngchứng kèm theo

Trắc nghiệm những khoản phải thu đã xóa sổ

và khoản thu không ghi sổ.

Các khoản tiền bán hàng không thể thu đợc tiền cầnxóa sổ và là tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhânkhác nhau kể cả khả năng xảy ra thiếu sót trong thủ tục bán

2 6hàng đến khả năng gian lận để biển thủ khoản tiền thực tế

đã thu Do vậy, cần trắc nghiệm toàn diện các khoản tiềnhàng đã xóa sổ Thủ tục thông thờng cho những trắcnghiệm này là thẩm tra lại việc xét duyệt xóa sổ của ngời cótrách nhiệm.Trong trờng hợp cần thiết phải xem xét cả môitrờng kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc tínhcủa ngời đợc giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng

sự phân cách nhiệm vụ giữa ngời ghi sổ với ngời phê duyệtxóa sổ

Khả năng sai phạm trong ghi sổ các khoản phải thu cònchứa đựng ở việc “đánh lận” giữa những khoản thực tế đãthu tiền nhng vẫn còn chuyển vào sổ sách thành khoản phảithu để biển thủ số tiền đã thu hoặc che giấu khoản tiềnmặt thâm hụt Trong trờng hợp này buộc phải kiểm tra lại cácchứng từ đặc biệt là giấy báo hoặc báo cáo thu tiền, hớngchú ý vào tên ngời nhận tiền, số tiền đã nhận và ngày ghitrên giấy báo Từ đó, thực hiện đối chiếu giữa các chứng từnày với những sổ nhật ký thu tiền và giấy biên nhận số tiền

đã nộp Phơng pháp này thờng tốn thời gian nên phải kết hợpvới việc khảo sát và đánh giá những yếu kém của hệ thốngkiểm soát nội bộ về thu tiền

Chơng 2

thực tế quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu

tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

2.1 Tổng quan về Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học (AISC)

Tên gọi : Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học

Tên giao dịch: Auditing and Information ServiceCompany( viết tắt là AISC)

Địa chỉ: 142 Nguyễn Thị Minh Khai , Quận 3 TPHCM

Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thụy Khuê-HN

và dịch vụ tin học

Công ty đợc thành lập theo thông báo số 637 / TC/ CĐKTngày 21/3/1994 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1292/QĐ-UB-TM ngày 29/4/1994 của UBND thành phố Hồ Chí Minh

AISC hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 doTrọng tài kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 4/5/1994.Trụ sở giao dịch chính của công ty 142 Nguyễn Thị MinhKhai- Quận 3 thành phố Hồ Chí Minh

Do có nhiều nỗ lực đầu t để phát triển và tạo dựng mộtchất lợng dich vụ ổn định, ngay từ khi thị trờng chứng khoán

ra đời , AISC đã đợc Uỷ ban chứng khoán nhà nớc công nhận

đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yếtchứng khoán Năm 2000, Công ty đã tham gia kiểm toán một

2 8

số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này , trong đó có TRánimẽ làdoanh nghiệp đã đa cổ phiếu ra thị trờng và Công ty gạchngói Long Bình, thủ Đức là đơn vị chuẩn bị đa cổ phiếu rathị trờng …

Tổng số vốn đầu t ban đầu là 2 tỉ VNĐ ( vốn pháp định

đây Giai đoạn từ năm 1998 đến nay, doanh thu của Công

ty thờng xuyên đạt mức từ 4-5 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảmbảo các chỉ tiêu nộp ngân sách Thu nhập của cán bộ, kiểm

toán viên của AISC thuộc loại khá trong khu vực các doanhnghiệp kiểm toán độc lập.

2.1.2 Những nét chính về chi nhánh AISC tại HN.

Chi nhánh tại Hà Nội đợc thành lập theo Quyết định số4485/ QĐ- UB ngày 9/8/2001 của UBND thành phố Hà Nội Chinhánh hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 314886 do sở

Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 4/8/2001

Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanhnghiệp thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị có vốn

đầu t nớc ngoài, các cơ quan nhà nớc, các đoàn thể côngcộng và tổ chức xã hội Các khách hàng hoạt động hầu hếttrong tất cả các ngành nghề nh ngân hàng, thơng mại, xâydựng, dịch vụ, bu chính viễn thông, công nghiệp thuộcnhiều thành phần kinh tế trên tất cả địa bàn trong cả nớc

Số lợng nhân viên của Chi nhánh không nhiều, chỉkhoảng gần 20 nhân viên nhng họ đều là những nhân viên

có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp Chinhánh AISC tại Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viên

đông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiềunăm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán,kiểm toán, pháp lý… đợc đào tạo có hệ thống , đã tốt nghiệp

đại học, trên đại học ở trong và ngoài nớc trong đó đã cónhiều chuyên gia làm việc ở nớc ngoài

Nguyên tắc hoạt động của chi nhánh là độc lập về nghiệp

vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực

3 0Chịu sự kiểm tra và kiểm soát của Cơ quan chức năng Nhà n-

ớc theo luật pháp Nhà nớc VIệt Nam quy định, Chi nhánh chịutrách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực , chính xác và

bí mật của những số liệu, tài liệu do Chi nhánh kiểm trahoặc cung cấp cho các doanh nghiệp và đảm bảo đợc xã hội,các cơ quan pháp luật, nhà nớc tôn trọng

Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa là căn

cứ vừa là đối tợng hoạt động Chi nhánh phải chịu tráchnhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Với giá cả,

lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao, Chi nhánhAISC Hà Nội đã ngày càng có huy tín và đạt đợc những hiệuquả kinh doanh tốt

2.1.3 Những dịch vụ AISC cung cấp.

a) Kiểm toán

- Kiểm toán báo cáo tài chính

- kiểm toán dự toán và quyết toán công trìnhXDCB

- Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoátheo luật định

- Thẩm đinh giá trị tài sản và góp vốn liên doanh.b) T vấn quản lý- tài chính- kế toán -thuế

- Tiến hành đăng ký chế độ kế toán

- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán chính thốngkê- thuế theo luật định

- T vấn đầu t

- T vấn về quản lý

- T vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinhdoanh, môi trờng kiểm soát nội bộ

- T vấn về việc lựa chon các thiết bị tin học, cài

đặt các hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh

- Cung cấp các phần mềm tin học nh: quản trị kinhdoanh, kế toán, thuế doanh nghiệp , quản lý kế hoạcháchsạn, quản lý ngân sách Nhà nớc, quản lý các đinh mứcXDCB

- Cung cấp các loại giấy vi tính, giấy văn phòng

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh AISC tại

3 2 Phòn

Phòng Kiểm

toán I

Phòng Kiểm

toán II

Phòng

Kiểm toán

xây dựng cơ bản

Phòng tin học

Phòng

đào tạo

và

t vấn

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh AISC Hà

Nội đợc phân cấp hoạt động tơng đối độc lập Do đó

chức năng và nhiệm vụ của các chi nhánh giống nh chức

năng và nhiệm vụ của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do giám đốc lãnh đạo đó

là ông Đào Tiến Đạt, giám đốc của chi nhánh có quyền

điều hành và quyết định mọi hoạt động của Chi nhánh

theo đúng luật pháp Nhà nớc

Giám đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trớc giám

đốc Công ty về mọi hoạt động của Chi nhánh Giúp việc

cho giám đốc Chi nhánh có một phó giám đốc và kế toán

trởng

Mỗi phòng ban trong Chi nhánh đều có một trởng

phòng và các phòng này đều do giám đốc trực tiếp chỉ

đạo và phân công nhiệm vụ Các phòng nghiệp vụ thực

hiện chức năng theo đúng tên gọi của mình

+ Phòng Hành chính- Tổng hợp chịu trách nhiệm về

kế toán và quản lý nhân sự của Công ty, còn các phòng

ban khác đều thực hiện dịch vụ kiểm toán và các dịch vụkhác có liên quan đến kế toán, kiểm toán , dịch vụ tin họccho khách hàng có nhu cầu.

+ Phòng Kiểm toán 1,2: Có chức năng kiểm toán các

đơn vị khách hàng , chủ yếu kiểm toán các doanh nghiệpNhà nớc Ngoài ra khách hàng còn là các doanh nghiệp liêndoanh, doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài Mỗi phòng

có một trởng phòng và có 3 nhóm kiểm toán Trong mỗinhóm kiểm toán có một nhóm trởng

+ Phòng Kiểm toán XDCB: Chuyên kiểm toán cho các

đơn vị XDCB Điểm đặc biệt là ngoài các kiểm toán viênphòng Kiểm toán XDCB còn có các kỹ s xây dựng

+ Phòng Đào tạo và T vấn : Tổ chức đào tạo bồi dỡng

kế toán trởng và kiểm toán nội bộ Bên cạnh đó cung cấpcác dịch vụ t vấn về thuế, đầu t, quảng cáo, kế toán

2.2 Quá trình thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng

và thu tiền

2.2.1 tìm hiểu về khách hàng

3 4 Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên cónhững hiểu biết về khách hàng từ đó có những định hớng

và thiết kế phơng pháp kiểm toán cho phù hợp Việc tìmhiểu khách hàng nh sau:

Công ty TNHH United Motor Việt Nam ( gọi tắt làCông ty) là doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài đợc thành lậpbởi Công ty Chế tạo máy móc Trùng Khánh( Trung Quốc).Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP-ACP-HL ngày30/03/2000

Trụ sở chính của Công ty : Xã Quang Tiến- Sóc Sơn- HàNội

Văn phòng đại diện: 43A- Nam Thành Công- Hà Nội

Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và lắp ráp các linhkiện phụ tùng xe gắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểmcho ngời đi xe

Thị trờng tiêu thụ: Chủ yếu các sản phẩm của Công tytiêu thụ tại Hà Nội, một phần để xuất khẩu

Công ty hoạt động theo Luật đầu t nớc ngoài tại ViệtNam và tuân thủ theo các quy định hiện hành Hàng năm,Báo cáo tài chính của Công ty phải đợc kiểm toán theo quy

định của Luật đầu t nớc ngoài trớc khi gửi tới các cơ quanchức năng để công bố công khai

Hệ thống kế toán

Với sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty, kiểm toán viênnhận thấy rằng trong việc phân công công tác kế toán đảmbảo theo đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc

phân công phân nhiệm rõ ràng Cơ cấu bộ máy kế toán củaCông ty là hoàn toàn hợp lý.

Chế độ kế toán mà Công ty áp dụng:

Công ty thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán ViệtNan ban hành theo Quyết định 1141/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995của Bộ Tài Chính Niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01/01

và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Riêng năm đầu tiên hoạt

động thì niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01/04/2000kết thúc ngày 31/12/2000

Hình thức mở sổ kế toán: theo hình thức Nhật kíchứng từ

Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng (VNĐ).Trong kì các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi

ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán và cuối kì quy theo

tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong thanh toán

đợc kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kì.Các khoản nợ phải thu, phải trả cha đợc thanh toán tại ngày31/12/2001 có số d ngoại tệ đợc quy đổi bằng VND theo tỷgiá mua bán bình quân ngân hàng

Phơng thức bán hàng: Công ty chủ yếu thực hiện cácnghiệp vụ bán hàng trực tiếp theo phơng thức trả chậm Sở

dĩ Công ty chấp nhận việc bán hàng cho khách hàng bằngphơng thức trả chậm bởi nó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thịtrờng đang cạnh tranh khốc liệt Khi phát sinh các nghiệp vụbán hàng thì trởng phòng kinh doanh thảo luận trực tiếp vớikhách hàng để quyết định giá cả và các điều khoản khác

3 6Hợp đồng mua bán sẽ do phó Tổng giám đốc phụ trách bánhàng kí, sau đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng,giao hàng cho khách và đợc sự soát xét phê duyệt của trởngphòng kinh doanh Sau đó chuyển chứng từ lên cho phòng tàichính kế toán ghi sổ Nếu khách hàng thanh toán ngay thìphòng tài chính kế toán sẽ lập phiếu thu và nhập tiền vàoquỹ Trong trờng hợp khách hàng mua trả chậm, phòng kìnhdoanh đề nghị và Ban giám đốc và phê chuẩn phơng thứcbán chịu,đối với các khoản phải thu khó đòi Công ty lập dựphòng theo chế độ quy định

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoảmãn 2 điều kiện sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng vàkhách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán

Tài khoản phải thu khách hàng đợc mở sổ để theo dõichi tiết cho từng khách hàng

Sau khi nắm bắt đợc khái quát về tình hình của kháchhàng, AISC tổ chức cơ cấu nhân sự để tiến hành kiểmtoán

Bảng Số 1: cơ cấu nhân sự thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor

Phó phòng kiểmtoán

KTV

Phụ trách chung

Chủ nhiệm kiểmtoán

KTVKTVTrợ lý kiểm toán

Nguyễn Hữu

Phúc

Chuyên viên

2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.

Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp

vụ bán hàng và thu tiền, KTV của AISC đã thực hiện việckiểm tra các giấy tờ nh: bản sao điều lệ của khách hàng, quychế về việc ghi nhận doanh thu, theo dõi khách hàng, chiếtkhấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoásổ

Qua tìm hiểu KTV nhận thấy cán bộ của phòng kế toán

đều là những ngời có chuyên môn nghiệp vụ cao,đề lànhững ngời liêm khiết đáng tin cậy Đồng thời việc phâncông, phân nhiệm rất rõ ràng nên các số liệu thờng xuyên đ-

ợc đối chiếu đầy đủ

Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh, hệ thốngkiểm soát nội bộ của Công ty United Motor và qua các bớc

đánh giá tổng quát, kiểm toán viên nhận thấy rằng hệ thốngkiểm soát nội bộ của khách hàng đợc thiết kế và hoạt động t-

ơng đối có hiệu quả, đã xây dựng và thực thi đợc các thủtục kiểm soát đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiềnnh: chính sách quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu,theo dõi và thu hồi các khoản nợ Theo đó kiểm toán viên

đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ trung bình và có thểthiết kế phơng pháp kiểm toán bằng cách: có thể dựa vàokết quả kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quátrình kiểm toán và kết hợp với việc thực hiện kiểm tra chọnmẫu đối với từng khoản mục cụ thể

3 8

Do vậy KTV tiến hành các thủ tục phân tích để đợc cáinhìn tổng quát hơn về chu trình bán hàng và thu tiền củacông ty NIIH United Motor

2.3 THực Hiện CáC THử NGHIệM CƠ BảN ĐốI VớI CHU TRìNH BáN HàNG Và THU TIềN

2.3.1 Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát

Sau khi có một cái nhìn tổng quát về tình hình kinhdoanh của khách

hàng, kiểm toán viên thực hiện các bớc phân tích tổng quát

đối với từng tài khoản trong chu trình bán hàng và thu tiềnnh: tài khoản doanh thu, tài khoản phải thu khách hàng, tàikhoản tiền (bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng)

Tuy nhiên, khi đánh giá tổng quát các tài khoản của chutrình bán hàng và thu tiền, KTV sử dụng phơng pháp phântích thông qua việc so sánh, đối chiếu giữa số liệu của nămtài chính hiện hành với số liệu của năm trớc là chủ yếu, nhằmphát hiện ra những biến động bất thờng, có ảnh hởng lớn

đến việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán.Những biến động này có thể chứa đựng những sai sóthoặc gian lận có tính trọng yếu mà kiểm toán viên cần phảiquan tâm khi thực hiện kiểm tra chi tiết Đây là một phơngpháp đơn giản, dễ thực hiện so với nhiều phơng pháp phântích khác nên đợc sử dụng nhiều trong quá trình kiểm toán.Song, nó mới chỉ dừng lại ở những đánh giá ban đầu về tínhtrọng yếu của từng tài khoản, không phù hợp với bớc kiểm trachi tiết Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ thực hiện sovới nhiều phơng pháp phân tích khác nên đợc sử dụng nhiềutrong quá trình kiểm toán Song, nó mới chỉ dừng lại ởnhững đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của từng

khoản, không phù hợp với bớc kiểm tra chi tiết và cha phản ánh

đợc mối quan hệ giữa các tài khoản trong cùng một chutrình

Khi tiến hành đánh giá, thông thờng kiểm toán viên lấycác số liệu trên Báo cáo tài chính của đơn vị, sổ tổng hợp,

sổ chi tiết các tài khoản Các tài liệu này đợc Ban giám đốc,

kế toán trởng, kế toán phần hành cung cấp

Thực hiện đánh giá tổng quát tài khoản doanh thu

Bảng số 2: Bảng phân tích tổng quát tài khoản doanh thu

của Công ty TNHH Umted Motor

Chỉ tiêu Luỹ kế đến

31-12-2000

Luỹ kế đến 31-12-2001

16.898.513.50 0

10.636.231.

100

166,8 4

Đây là năm thứ hai đi vào hoạt động, năm trớc công tychỉ hoạt động 6 tháng cuối năm (từ tháng 4 đến tháng 9:

đầu t xây dựng cơ bản, từ tháng 10 đến tháng 12 bắt đầu

đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh) nên việc phân tíchdoanh thu so với năm trớc không đợc chú trọng và kết quả củaviệc phân tích này không phản ánh chính xác tính hợp lýcủa việc ghi nhận doanh thu Bảng trên cho ta thấy doanh thunăm nay tăng so với năm trớc rất nhiều

Chính vì vậy kiểm toán viên quan tâm đến tỷ lệ lãigộp của năm nay so với tỷ lệ lãi gộp của năm trớc Thông th-ờng, nếu không có gì biến động giữa giá bán và chi phísản xuất thì tỷ lệ không biến động qua các năm Để tính đ-

ợc tỷ lệ này kiểm toán viên phải kết hợp với kiểm toán phần giávốn hàng bán Số liệu này đợc lấy trên báo cáo tài chính đã

đợc kiểm toán năm trớc và giá vốn hàng bán trong năm nay

4 0

để ớc tính Kiểm toán viên thu đợc số liệu và lập bảng phântích