QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONGKIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Thông qua báo cáo tài chính những người quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp: ban quản trị

Chu trình HTK

Chu trình huy động hoàn trả vốn Chu trình bán hàng thu tiền Chu trình mua vào thanh toán Chu trình tiền lương và nhân sự

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1 Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính

Thông qua báo cáo tài chính những người quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp: ban quản trị, các nhà đầu tư… sẽ biết được tình hình tài chính

và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ nhất định Trong khi đó, chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình có lượng nghiệp vụ lớn lại liên quan nhiều đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, Chu trình Bán hàng và thu tiền không

là chu trình riêng mà nó có quan hệ mật thiết các chu trình khác nên kiểm toán Chu trình Bán hàng và thu tiền phải kết hợp kết quả kiểm toán của chu trình khác

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng thu tiền với chu trình khác

2 Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200: “ Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho Kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không” Do vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm

toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy trình kiểm toán Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền đã được

cụ thể hóa thành các thành các mục tiêu kiểm toán Nghiệp vụ BH và TT là 2 loại nghiệp vụ khác nhau, được phản ánh vào sổ kế toán riêng và tương đối độc lập nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Do đó, ngoài những mục tiêu chung thì chúng còn có mục tiêu kiểm toán đặc thù với từng loại nghiệp vụ

Bảng 1: Mục tiêu kiểm toán

Mục tiêu

chung

Nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ bán hàng

I.Mục tiêu

chung

Các khoản thu tiền đảm bảo tính hợp

lý chung

Các nghiệp vụ bán hàng có căn

cứ hợp lý

II.Các mục

tiêu chung

khác

1,Tính hiệu

lực

Các nghiệp vụ thu tiền là có thật: các khoản phải thu của KH là có thật

Các nghiệp vụ BH thực tế đã phát sinh, hàng hóa chuyển giao cho khách hàng là có thật

2,Tính trọn

vẹn

Mọi khoản phải thu KH đều ghi sổ Mọi nghiệp vụ BH đều được

ghi sổ 3,Phân loại

và trình bày

Các khoản phải thu được ghi nhận theo đúng các đối tượng theo dõi chi tiết

Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp theo từng loại doanh thu

4,Quyền và

nghĩa vụ

Các khoản phải thu có người đứng tên theo dõi chi tiết thanh toán

Các hàng hóa đã bán thuộc sở hữu của đơn vị( không có hàng hóa qua đại lý, cầm cố, thế chấp…)

5,Tính giá

và định giá

Các khoản phải thu được tính giá đúng: việc lập dự phòng có căn cứ hợp

lý, các khoản phải thu, khoản ghi giảm đều được xác định đúng đắn

Giá ghi trên hóa đơn phải phù hợp với các thỏa thuận trong hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc bảng giá

6,Chính xác

số học

Các khoản phải thu được tính toán chính xác, các con số cộng sổ, chuyển

sổ sang trang đều trùng khớp

Các nghiệp vụ bán hàng được tính toán đúng,các con số chuyển sổ, cộng sổ sang trang nghiệp vụ bán hàng đều trùng khớp

3 Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền

3.1 Chuẩn bị kiểm toán

3.1.1 Công việc thực hiện trước khi kiểm toán

Trước khi tiến hành kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ gửi thư tới khách hàng giới thiệu về uy tín, chất lượng và các dịch vụ chuyên nghành của công ty Nhận được thư chào hàng, nếu khách hàng đồng ý, họ sẽ phát thư mời kiểm toán Sau khi nhận được thư mời kiểm toán, đại diện công ty kiểm toán sẽ tiếp xúc gặp gỡ khách hàng để trao đổi thông tin, tìm hiểu quá trình sản xuất kinh doanh, những khó khăn cũng như những yêu cầu từ phía khách hàng đối với dịch vụ kiểm toán, từ đó ước lượng sơ bộ khối lượng công việc và giá phí kiểm toán cũng như những rủi ro kiểm toán Hai bên sẽ thỏa thuận với nhau về dịch vụ và giá phí đưa ra rồi tiến hành ký kết hợp đồng Công việc kiểm toán chính thức bắt đầu bằng việc lập kế hoạch kiểm toán

3.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán

Kế hoạch kiểm toán là cần thiết giúp cho KTV có thể thu thập được bằng chứng có giá trị và đầy đủ mà vẫn giữ chi phí ở mức hợp lý, đồng thời tránh được những bất đồng với khách hàng trong quá trình thực hiện kiểm toán Từ đó giúp công ty kiểm toán giảm thiểu tối đa trách nhiệm pháp lý và giữ tiếng tốt trong cộng đồng nghề nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

a Chuẩn bị cho kế hoạch triển khai

Ban lãnh đạo công ty kiểm toán chuẩn bị cơ sở vật chất, sắp xếp nhóm kiểm toán và cử người phụ trách nhóm tùy vào quy mô từng cuộc kiểm toán, từng phần hành kiểm toán, đặc biệt là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của KTV Trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán

b Thu thập thông tin về khách hàng

Am hiểu về khách hàng là điều cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy

đủ, đặc biệt là với khách hàng mới Việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện cả dưới góc độ khách quan và dưới góc độ của KH:

- Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của KH;

- Chiến lược kinh doanh của KH;

- Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm;

- Môi trường kinh doanh mà KH đang hoạt động;

- Vị trí cạnh tranh của KH;

- Những rủi ro, khó khăn mà Kh đang gặp phải xét xem liệu chúng có thể ảnh hưởng tới BCTC, ảnh hưởng tới quá trình kiểm toán không

Với những KH thường xuyên, thông tin có thể lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trước, bổ sung thêm những thay đổi mà ban quản lý của khách hàng mới thông tin được thu thập từ các tài liệu như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các biên bản

họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính trị của Nhà nước có liên quan

c Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro.

Căn cứ vào những thông tin thu được trong quá trình tìm hiểu khách hàng KTV sẽ phân tích và đánh giá tính trọng yếu của từng khoản mục trong cuộc kiểm toán BCTC

- Đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và xác định những vùng kiểm toán trọng yếu;

- Đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu theo kinh nghiệm của những năm trước và rút ra từ những gian lận và sai sót phổ biến;

- Xác định mức trọng yếu cho từng mục tiêu kiểm toán;

- Xác định các nghiệp vụ kế toán phức tạp, gổm cả những ước tính kế toán

d Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán

Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Với bất cứ KH nào thì việc tìm hiểu hệ thống KSNB là một việc làm quan trọng khi kiểm toán Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm việc thu thập

và đánh giá thông tin trên các mặt sau:

Mội trường kiểm soát chung

KTV phải hiểu biết về môi trường kiểm soát của đơn vị để đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ

Với những KH thường xuyên thì KTV thường chỉ cập nhật những thông tin

về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự cũng như kế hoạch và dự toán được lập cho năm kiểm toán

Đối với KH mới, KTV sẽ tìm hiểu về môi trường kiểm soát từ đầu Việc tìm hiểu được đề cập trên những khía cạnh sau:

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc

và các phòng ban chức năng của đơn vị trong chu kỳ bán hàng và thu tiền

- Tư duy quản lý, phong cách điều hành của thành viên Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong chu trình

- Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý bao gồm tất cả các bộ phận quản lý, kiểm soát, chức năng của kiểm toán nội bộ, chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự và sự phân định trách nhiệm;

- Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của Nhà nước, chỉ đạo của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn

Hệ thống kế toán

KTV phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc kế toán của đơn vị để xác định được:

- Các loại nghiệp vụ bán hàng, thu tiền và nguồn gốc các loại nghiệp vụ;

- Tổ chức bộ máy kế toán;

- Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chúng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính sử dụng trong chu trình;

- Quy trình kế toán các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính

Thủ tục kiểm soát

KTV phải xác định và đánh giá các thủ tục kiểm soát đã được đơn vị thiết lập và những thủ tục còn thiếu, cần thiết phải bổ sung thêm KTV có thể liệt kê những vấn đề tiểm ẩn có thể phát sinh, và quyết định xem những biện pháp kiểm tra nào(nếu có) sẽ ngăn ngừa phát sinh đó

Đánh giá rủi ro

Thông qua thu thập bằng chứng và hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV phải tìm ra được các yếu tố rủi ro mà KH phải gánh chịu, các giải pháp khắc phục

của KH, từ đó xem xét mức độ ảnh hưởng của những rủi ro và giải pháp khắc phục

đó đến việc lập BCTC và tính trung thực của Báo cáo, đến khoản mục của BCTC

e Lập kế hoạch kiểm toán, soạn thảo chương trình kiểm toán

KTV chính hoặc trưởng nhóm kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành

Bản kế hoạch, gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng thể, do trưởng nhóm kiểm toán lập, Ban Giám đốc ký duyệt Trong bản kế hoạch KTV phải xem xét và trình bày những vấn đề chủ yếu: Hiểu biết về hoạt động của đơn vị được kiểm toán; Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB; đánh giá rủi ro và mức độ trọng yếu; nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán; Sự phối hợp, chỉ đạo, giảm sát của các KTV khác, các chuyên gia

Sau khi lập xong, trưởng nhóm kiểm toán thông báo kế hoạch, thời gian kiểm toán cũng như những đề xuất với KH về chứng từ, sổ sách cần thiết

3.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán

• Khảo sát các quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng và thu tiền

KTV thực hiện nghiên cứu các thủ tục và quy chế liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền, bên cạnh đó nghiên cứu hệ thống kế toán bán hàng của đơn vị được kiểm toán Có ba kiểu khảo sát chính là xem xét bằng chứng, thực hiện lại và quan sát, tìm hiểu Việc khảơ sát kiểm soát cụ thể bao gồm kiểm tra về sự đồng bộ của sổ sách, việc đánh số thứ tự các chứng từ, kiểm tra việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua, xét duyệt nghiệp vụ và phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán

Sự đồng bộ của sổ sách: Khi khảo sát tính đồng bộ này, KTV dựa vào quy

định về trình từ ghi sổ để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị, xem xét sự phù hợp của hệ thống chứng từ sổ sách thực tế với quy định đề ra và tính hiệu lực của việc kiểm soát bán hàng thu tiền

Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Khi khảo sát KTV kiểm tra tính liên

tục từ đầu đến cuối thứ tự các hóa đơn bán hàng, các chứng từ vận chuyển, thông thường bằng cách chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau để phát hiện những trường hợp sai sót hay ghi trùng

Lập bảng thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Khi khảơ sát kiểm

soát này KTV thực hiện việc kiểm tra và đưa ra ý kiến về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên

Xét duyệt nghiệp vụ: Thủ tục khảo sát kiểm soát là xem xét chứng từ với các

thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo: Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng khi bán hàng; Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua); Giá bán được phê duyệt bao gồm

cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán

Phân cách trách nhiệm đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán: Khi

khảo sát kiểm soát này KTV tiến hành xem xét chung sự phân công trong công tác

kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán rút ra nhận xét đánh giá

Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát : Khảo sát kiểm soát thường là

xem xét báo cáo của KTV nội bộ và xem xét các dấu hiệu KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu quy ước trên chứng từ sổ sách kế toán

Khảo sát các nghiệp vụ bán hàng

Phân tích đánh giá tổng quát

Đây là phương pháp giúp KTV đánh giá những biến động liên quan đến chỉ tiêu doanh thu từ đó xác định rõ hơn trọng tâm cần kiểm toán Khi áp dụng, KTV

sử dụng các thủ tục phân tích ngang và phân tích dọc

- Phân tích ngang:

 So sánh số liệu doanh thu kỳ này với kỳ trước hoặc giữa các kỳ thực tế với

kế hoạch

 So sánh số liệu thực tế của doanh nghiệp với doanh thu ước tính của kiểm toán viên

 So sánh số liệu doanh thu của doanh nghiệp với số liệu của đơn vị cùng nghành, cùng loại hình kinh doanh, cùng lãnh thổ và có quy mô tương đương; hoặc so sánh với số liệu bình quân toàn nghành

- Phân tích dọc:

 So sánh tốc độ tăng doanh thu với tốc độ tăng lợi nhuận

 So sánh tốc độ tăng doanh thu với tốc độ tăng tiền lương

 So sánh tỷ suất lợi nhuận thực tế với kế hoạch

Dựa vào kết quả so sánh, dựa trên mối quan hệ hợp lý giữa chúng, KTV có thể phát hiện nhiều sai sót và những vấn đề bất thường Từ đó KTV sẽ xác định trọng tầm, trọng điểm cần đi sâu kiểm toán

Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán hàng Thực chất khảo sát các nghiệp vụ tiêu thụ là kiểm tra các cơ sở dẫn liệu của doanh thu bán hàng

Xác nhận tính có thật của doanh thu

Để kiểm toán tính có thật của doanh thu, KTV phải xem việc bán hàng có thực tế xảy ra hay không và sự phê chuẩn đúng đắn không

Một khoản doanh thu được coi là có thật, đã xảy ra khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện là doanh nghiệp đã chuyển giao sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch

vụ cho khách hàng và đã thu được tiền hoặc đã được chấp nhận thanh toán Để kiểm tra điều đó, KTV phải kiểm tra xem các nghiệp vụ tiêu thụ có chứng từ chứng minh không Cụ thể KTV sẽ lựa chọn một số bút toán điển hình trên sổ Nhật ký bán hàng (hoặc sổ chi tiết doanh thu) đối chiếu với các chứng từ như hóa đơn bán hàng Các nghiệp vụ được chọn thường là các thương vụ có số tiền lớn, các khách hàng đột xuất hoặc các nghiệp vụ xảy ra vào cuối niên độ kế toán KTV còn có thể đối chiếu lô hàng xuất (số lượng, số tiền bán hàng) với cân đối hàng tồn kho:

Hàng tồn đầu kỳ + Hàng sản xuất (hoặc mua vào) trong kỳ = Hàng bán (xuất) trong kỳ + Hàng tồn cuối kỳ

Bên cạnh việc kiểm tra các chứng từ, KTV còn kiểm tra sự tồn tại của khách hàng nhằm phát hiện khả năng doanh nghiệp gửi lỗ qua các tài khoản phải thu thông qua việc tạo ra các khách hàng giả Để kiểm tra vấn đề này KTV thực hiện các biện pháp sau:

Đối chiếu các bút toán (chọn mẫu) trên sổ (bảng kê) bán hàng, sổ chi tiết tiêu thụ với các chứng từ phê chuẩn việc bán chịu và phê chuẩn việc bán hàng

Kiểm tra các nghiệp vụ ghi có TK 131 trong kỳ và các kỳ kế tiếp ( thậm chí đầu niên độ sau)

Trực tiếp đến đơn vị khách hàng để xác nhận, hoặc gửi thư xác nhận nếu không có điều kiện lấy trực tiếp

Sau khi kiểm tra các nghiệp vụ đã có chứng từ chứng minh, KTV kiểm tra các chứng từ có hợp thức, hợp pháp, hợp lệ hay không, tức là kiểm tra xem chúng

có sự phê chuẩn đúng đắn hay không KTV thực hiện việc đối chiếu các chứng từ làm căn cứ với hồ sơ tài liệu phê chuẩn của đơn vị (các hợp đồng thương mại, đơn đặt hàng, quyết định bán hàng ) và các biểu hiện của sự phê chuẩn (chữ ký, quyền hạn của người ký, tài liệu liên quan đến uỷ quyền phê chuẩn )

Xác nhận về tính toán, đánh giá chính xác

KTV tiến hành kiểm tra số lượng bán, quy cách, phẩm chất hàng bán, đơn giá bán, tổng số tiền ( doanh thu) theo giá hóa đơn

KTV thực hiện một số thủ tục cụ thể sau:

Đối chiếu số liệu trên các hóa đơn bán hàng( chọn mẫu) bằng cách lấy số lượng nhân đơn giá

Tính lại doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ, kiểm tra việc quy đổi tỷ giá ngoại

tệ, đặc biệt trong những thời kỳ có rủi ro tiềm tàng cao (khủng hoảng )

Xác nhận về tính đầy đủ