Kiểm Toán Chu Trình Bán Hàng Thu Tiền Trong Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính Tại Công Ty Tnhh Kiểm Toán Và Tư Vấn Nexia Acpa.docx

Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Ngành nghề kiểm toán đà xuất từ lâu giới, song Việt Nam mẻ Nghiên cứu lĩnh vực kiểm toán trở nên cần thiết, đặc biệt với sinh viên chuyên ngành kế toán kiểm toán Trong giai đoạn vừa míi gia nhËp WTO, nỊn kinh tÕ ViƯt Nam ®· có nhiều đổi thay mạnh mẽ, hòa với phát triển kinh tế nớc giới Trớc đổi thay đó, với NĐ 105/CP, kiểm toán Việt Nam đà chuyển mạnh mẽ Với chức xác minh bày tỏ ý kiến, kiểm toán công cụ thiếu kinh tế đại Ngày nay, kiểm toán đà thực quan tòa công minh khứ, ngời dẫn dắt cho ngời cố vấn sáng suốt cho tơng lai Kiểm toán tạo niềm tin cho nhà đầu t, nhà quản trị doanh nghiệp, cho khách hàng ngời quan tâm, cung cấp thông tin cho quan Nhà nớc để điều tiết vĩ mô kinh tế hệ thống pháp luËt hay chÝnh s¸ch kinh tÕ nãi chung Trong suèt năm hoạt động vừa qua, kiểm toán Việt Nam đà có bớc phát triển mạnh mẽ quy mô chất lợng Sự đời NĐ 105/CP đà tạo bớc ngoặc lớn lĩnh vực kiểm toán, điều kiện tất yếu cho đời công ty kiểm toán độc lập Việt Nam Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (TNHH) Kiểm toán T vấn NEXIA ACPA đời hoàn cảnh Mặc dù thành lập thời gian ngắn nhng với nỗ lực toàn thể nhân viên, NEXIA ACPA đà tạo đợc chỗ đứng riêng cho lĩnh vực kiểm toán Thực tập NEXIA ACPA hội quí báu để em đợc vận dụng kiến thức đà học nhà trờng học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế Chu trình bán hàng thu tiền chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Không đánh giá hiệu chu trình trớc, chu trình đánh giá toàn hoạt động kinh doanh kỳ Kiểm toán chu trình có ý nghĩa đặc biệt quan trọng kiểm toán Chính vậy, em xin lựa chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp: Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền kiểm toán báo cáo tài công ty TNHH kiểm toán t vấn NEXIA ACPA Với đề tài đà lựa chọn, luận văn tốt nghiệp em gồm phần: Chơng I: Cơ sở lí luận chu trình bán hàng - thu tiền kiểm toán báo cáo tài Chơng II: Thực trạng qui trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Kiểm toán T vấn NEXIA ACPA Chơng III: Phơng hớng hoàn thiện qui trình kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền công ty TNHH kiểm toán t vấn NEXIA ACPA Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp Trong trình thực tập, em đà nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình CPA Nguyễn Chí Trung anh chị Công ty TNHH Kiểm toán T vấn NEXIA ACPA Em xin chân thành cảm ơn ! Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tèt nghiƯp Ch¬ng I C¬ së lÝ ln vỊ chu trình bán hàng-thu tiền kiểm toán báo cáo tài 1.1 Tổng quan chu trình bán hàng-thu tiền 1.1.1 Khái niệm đặc điểm chu trình bán hàng-thu tiền 1.1.1.1 Khái niệm Chu trình kinh doanh, hay gọi chu trình kế toán, chuỗi kiện liên quan đến nội dung trình sản xuất kinh doanh Chu trình kinh doanh bao gồm: Chu trình tài Chu trình nhân Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu Chu trình bán hàng-thu tiền (chu trình doanh thu) trình chuyển giao quyền sở hữu rủi ro hàng hóa thông qua trao đổi tiền hàng từ ngời bán sang ngời mua Quá trình yêu cầu mua hàng khách hàng kết thúc việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Kết thúc chu trình bán hàng-thu tiền, doanh nghiệp thu hồi đợc tổng số chi phí liên quan đến việc sản xuất tiêu thụ sản phẩm mà tạo lợi nhuận, nguồn vốn tích lũy mở rộng trình sản xuất, nâng cao đời sống ngời lao động tích lũy vào Ngân sách Nhà nớc Qua chu trình này, nhà quản lí đánh giá đợc hiệu kinh doanh chu trình trớc đồng thời đánh giá đợc toàn hiệu kinh doanh doanh nghiệp 1.1.1.2 Đặc điểm Chu trình bán hàng-thu tiền chu trình cuối hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có mối liên hệ mật thiết với chu trình khác Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ chu trình kinh doanh Chu trình sản xuất NVL, NC -> sản phẩm hoàn thành Dữ liệu Chu trình doanh thu Bán hàng -> thu tiền Sản phÈm HƯ thèng ghi sỉ – lËp b¸o c¸o NVL Dữ liệu Tiền Dữ liệu Chu trình chi phí Mua hàng Trả tiền Nhân công Tiền Chu trình nhân Tuyển dụng Trả lơng Chu trình tài Nhận tiền chi tiền (chu trình bắt đầu) Tiền Chu trình bán hàng-thu tiền có liên quan đến nhiều tiêu bảng cân đối kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh nh doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, phải thu khách hàng, tiền, chi phí bán hàng, lợi nhuận Các tiêu quan trọng sở để phân tích tài chính, hiệu hoạt động kinh doanh, qua nhà quản lí thấy đợc triển vọng phát triển tơng lai nh rủi ro tiềm tàng doanh nghiệp Chu trình bán hàng-thu tiền có đặc điểm bản: khối lợng phát sinh nghiệp vụ lớn, có liên quan đến đối tợng bên doanh nghiệp, tiêu dễ bị phản ánh sai lệch, quan hệ mua bán phức tạp, chiếm dụng vốn, khoản lập dự phßng mang tÝnh chÊt chđ quan khã kiĨm tra, rđi ro với khoản mục chu trình theo nhiều chiều hớng khác Do đặc điểm đó, việc kiểm toán chu trình tơng đối tốn thời gian Vì cần quan tâm đến đặc điểm chu trình ảnh hởng tới phơng pháp kiểm toán để thiết kế phơng pháp kiểm toán phù hợp với doanh nghiệp 1.1.2 Chức chu trình bán hàng-thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền loại hình doanh nghiệp bao gồm chức cụ thể, không hoàn toàn giống Tuy nhiên chức giống nhau, bao gồm giai đoạn sau: Hoạt động xử lý đặt hàng Hoạt động xuất kho giao hàng Hoạt động thu tiền Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ Phan Thu Trang Líp KTD – K9 Häc ViƯn Ng©n Hàng Luận văn tốt nghiệp 1.1.2.1 Hoạt động xử lý đặt hàng a) Xử lý đơn đặt hàng ngời mua Đặt hàng ngời mua đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua th, fax, điện thoại sau hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ Khi nhận đợc đơn đặt hàng ngời mua, doanh nghiệp xem xét để chấp nhận sở thực trạng kinh doanh doanh nghiệp, qui mô sản xuất, số d HTK, tình hình công nợ KH DN b) Xét duyệt bán chịu Hoạt động bán hàng gắn liền với thu tiền Sau bán hàng cho khách hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ phơng thức toán, có chấp nhận bán chịu cho khách hàng hay không, đợc qui định rõ hợp đồng kinh tế Xét duyệt bán chịu ảnh hởng đến luồng tiền lu thông doanh nghiệp 1.1.2.2 Hoạt động xuất kho giao hàng Hầu hết hàng hóa đợc chuyển giao cho khách hàng thông qua nhà vận chuyển nh công ty vận tải đờng bộ, đờng sắt, đờng hàng không Khi hàng đợc giao cho bên mua chứng từ vận chuyển đợc lập, gồm hóa đơn vận chuyển vận đơn Thời điểm đánh dấu trình chuyển giao hàng hoàn thành đợc ghi nhận hàng đợc giao kho ngời bán đợc nhận kho ngời mua Đối với dịch vụ, thời điểm giao hàng thời điểm mà doanh nghiệp bắt đầu cung cấp dịch vụ cho bên mua dịch vụ đợc chuyển giao cho bên mua thời điểm chuyển giao hoàn thành, doanh thu đợc ghi nhận Do đó, để đảm bảo doanh thu đợc ghi nhận kỳ, cần có thủ tục kiểm soát chặt chẽ 1.1.2.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ a) Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng Sau hàng hóa dịch vụ đợc chuyển giao cho khách hàng bên bán đồng thời lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng chứng từ kế toán ghi rõ qui cách hàng hóa, mẫu mÃ, giá bao gồm giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn bán hàng thờng thành liên: liên bên mua giữ, liên lại bên bán giữ, làm ghi sổ theo dõi công nợ b) Xử lí ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản giảm giá Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ngời mua không thỏa mÃn hàng hóa Trờng hợp sau lập bảng ghi nhớ có th báo Có, hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm doanh thu, cần ghi chép đầy đủ kịp thời vào nhật kí bán hàng sổ phụ c) Dự phòng nợ khó đòi, thẩm định xóa sổ khoản phải thu nhng không thu đợc Doanh nghiệp cần lập dự phòng nợ khó đòi, chi phí cho khoản doanh thu đà tiêu thụ kỳ nhng khả thu hồi Thời điểm lập dự phòng cuối kỳ kế toán (năm tài chính) Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp Đối với khoản nợ không thu hồi đợc, xảy ngời mua không chịu toán khả toán Sau thẩm định, cần xem xét xóa sổ khoản thu 1.1.2.4 Hoạt động thu tiền Sau thực chức bán hàng ghi sổ kế toán, nghiệp vụ cần thực tiếp chức thu tiền 1.1.3 Những nguyên tắc hạch toán chu trình bán hàng-thu tiền 1.1.3.1 Đối với doanh thu khách hàng Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc kì kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thờng doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu đợc ghi nhận đồng thời thỏa mÃn tất năm (5) điều kiện sau: a) Doanh nghiệp đà chuyển giao phần lớn rủi ro lợi ích gắn lion với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho ngời mua b) Doanh nghiệp không nắm giữ quyền quản lí hàng hóa nh ngời sở hữu hàng hóa quyền kiểm soát hàng hóa; c) Doanh thu đợc xác định tơng đối chắn d) Doanh nghiệp đà thu đợc thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; e) Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Doanh thu chi phí liên quan tới giao dịch phải đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Tất chi phí tạo doanh thu, chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (chi phí bảo hành, chi phí khác) kì phải phù hợp với kì mà ghi nhận Bên cạnh đó, ghi nhận doanh thu cần phải có ý đến khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu nh: chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cần phải đợc ghi nhận đảm bảo tính kì phù hợp nh việc ghi nhận doanh thu 1.1.3.2 Đối với khoản phải thu khách hàng Các khoản nợ phải thu khách hàng cần đợc theo dõi chi tiết theo đối tợng, không đợc phép bù trừ khoản phải thu đối tợng khác (trừ có thỏa thuận doanh nghiệp khách hàng) Đối với khoản phải thu có gốc ngoại tệ, doanh nghiệp cần phải theo dõi theo giá trị nguyên tệ, đồng thời quy đổi Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá ngày phát sinh giao dịch Cuối kì, doanh nghiệp cần đánh giá lại số d nợ phải thu theo tỷ giá thích hợp ghi nhận vào tài khoản liên quan Đối với khoản phải thu đà hạn hợp đồng, kế toán cần tiến hàng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, không đợc ghi giảm doanh thu Các khoản nợ khó đòi không thu hồi đợc đợc bù đắp nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi 1.1.4 Quy trình hạch toán chu trình bán hàng - thu tiền Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp 1.1.4.1: Tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng a) Chứng từ, tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền: Các tài liệu phận bán hàng Đơn đặt hàng: Bao gồm thông tin chi tiết số lợng, loại hàng hóa dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Hợp đồng, biên lý hợp đồng: Xác định quyền hạn trách nhiệm hai bên mua bán giao dịch phát sinh Biểu giá bán, biểu tỷ lệ chiết khấu Nhật kí bán hàng, báo cáo bán hàng với phiếu xuất kho: Giao dịch phát sinh cần đợc ghi nhận hợp lí kịp thời vào sổ sách, đảm bảo cho thông tin cần thiết giao dịch nh: dòng sản phẩm, doanh thu, bên liên quan đợc ghi chép đắn Các tài liệu phận kế toán Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết: Sổ TK 511, 131, 139, 111, 112 tài khoản khác liên quan Hóa đơn bán hàng: Bao gồm thông tin loại hàng hóa, dịch vụ đà bán với số lợng, giá bán, điều khoản thơng mại Hóa đơn bán hàng thờng đợc lập làm liên, liên giao cho khách hàng liên lại đợc sử dụng làm nguồn thông tin nội doanh nghiệp Các văn phê duyệt bán chịu: Đảm bảo khả thu hồi đợc khoản nợ phải thu sau đà đánh giá khả toán khách hàng Bảng kê đối chiếu, chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi đợc, bảng kê trích lập hoàn nhập khoản dự phòng Báo cáo hàng tháng nghiệp vụ bán hàng, phải thu thu tiền Tài liệu phận liên quan Thẻ kho, chứng từ vận chuyển (hóa đơn vận chuyển, vận đơn), nhật kí bảo vệ, biên giao nhận sản phẩm hàng hóa b) Hệ thống tài khoản kế toán sử dông TK doanh thu: TK 511, TK 512, TK 531, TK 532, TK Phải thu khách hàng: TK 131, TK 136 TK3387: doanh thu cha thc hiƯn TK139: dù phßng phải thu khó đòi TK641: chi phí bán hàng TK3331: thuế giá trị gia tăng đầu TK tiền: TK 111, TK 112 TK 004: nợ khó đòi đà xử lý Phan Thu Trang Líp KTD – K9 Häc ViƯn Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp 1.1.4.2 Qui trình hạch toán chu trình bán hàng - thu tiền Sơ đồ 1.2: Qui trình hạch toán kế toán chu trình bán hàng-thu tiền TK 521, 531, 532 TK 511 TK 131, 136 Các khoản làm giảm trừ DT Doanh thu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ (không thuế VAT) TK 33311 TK 3333 Thuế VAT đầu phải nộp Thuế XNK Thanh toán khoản nợ phải thu TK 911 Kết chuyển DTT tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, lao vụ kì TK 111, 112, 113 1.1.5 Gian lận, sai sót xảy chu trình bán hàng - thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền có liên quan đến nhiều tiêu BCTC, mà chu trình chứa đựng nhiều gian lận sai sót: Đối với doanh thu Doanh thu phản ánh sổ sách, báo cáo kế toán cao doanh thu thực tế, đà hạch toán vào doanh thu khoản thu cha đủ yếu tố xác định doanh thu nh qui định số doanh thu đà phản ánh sổ sách kế toán, báo cáo kế toán cao so với doanh thu chứng từ kế toán Doanh thu phản ánh sổ sách, báo cáo kế toán thấp doanh thu thực tế: o Doanh thu bán hàng trả chậm nhng hạch toán doanh thu thu đợc tiền bán hàng o Chuyển số doanh thu đà thực kì sang kì sau để làm chậm việc nộp thuế dự phòng rủi ro cho kì sau o Qui đổi tỷ giá ngoại tệ (doanh thu xuất khẩu) thấp so với thực tế o Một số doanh nghiệp bán hàng, không hạch toán doanh thu mà bù trừ thẳng vào hàng tồn kho nợ phải trả Phan Thu Trang Lớp KTD K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp o Số liệu đà tính toán ghi sổ sai làm giảm doanh thu so với số liệu phản ánh chứng từ kế toán Các trờng hợp khác o Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ nội bé vµo TK 511 vµ TK 131 o Dïng kÜ thuật ghi chép phản ánh sai nghiệp vụ phát sinh chứng từ để trốn thuế tham nhũng (ghi số tiền khác liên hóa đơn, hợp đồng ) o Chuyển doanh thu nội địa thành doanh thu hàng xuất khẩu, doanh thu hoạt động thuế suất cao thành doanh thu hoạt động thuế suất thấp Đối với khoản phải thu Nợ phải thu khách hàng loại tài sản dễ xảy gian lận nh bị nhân viên chiếm dụng tham ô Nợ phải thu khách hàng khoản mục có liên quan mật thiết đến kết kinh doanh, đối tợng để sử dụng thủ thuật làm tăng doanh thu lợi nhuận cao Hạch toán công nợ giảm trừ công nợ nhầm mà khách hàng Bù trừ công nợ phải thu khách hàng phải trả ngời bán không đối tợng Phân loại nợ theo kì hạn không với điều khoản hợp đồng Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thờng dựa nhiều vào ớc tính nhà quản lí nên có nhiều khả sai sót khó kiểm tra Đối với khoản mục tiền Tiền mặt đợc ghi chép thực quỹ đơn vị Khả hợp tác, móc ngoặc thủ quỹ kế toán toán để thụt két Đối với ngoại tệ, hạch toán sai tỷ giá quy đổi cuối kì cha quy đổi số d ngoại tệ đồng tiền hạch toán Tiền thu khách hàng nhng cha nộp vào quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng mà sử dụng vào mục đích cá nhân, làm giảm hiệu sử dụng vốn đơn vị 1.1.6 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền 1.1.6.1: Đối với nghiệp vụ bán hàng a) Sự đồng sổ sách Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa nghiệp vụ đó, trình tự kế toán phải có trớc đặt mục tiêu kiểm soát nội Đơn vị cần xây dung hệ thống hóa đơn đánh số trớc lập thành nhiều liên, liên đầu giao cho ngời mua, liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng thut tiền, dùng để duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển Với hệ thống này, việc kiểm soát bán hàng trở nên cã hiƯu lùc h¬n Phan Thu Trang Líp KTD – K9 Học Viện Ngân Hàng Luận văn tốt nghiệp b) Việc đánh số thứ tự chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, giấu giếm, vừa tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi sổ bán hàng Việc đánh số trớc phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lí theo hớng tích cực để đạt mục đích c) Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho ngời mua Các công ty có nghiệp vụ bán hàng thu tiền với qui mô lớn, thông thờng hàng tháng có tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khỏan đà thu tiền gửi cho ngời mua Để đảm bảo tính khách quan, bảng cân đối phân công cho ngời liên quan (đến thu tiền hàng, ghi sổ bán hàng thu tiền) lập gửi qua bu điện để ngời mua dễ dàng trả lời có sai sót d) Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng Việc bán chịu phải đợc xét duyệt cẩn trọng trớc bán hàng Hàng bán đợc vận chuyển sau ký duyệt với đầy đủ chứng (tài khoản, dấu, chữ kí hợp pháp bên mua) Giá bán phải đợc duyệt bao gồm phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá điều kiện to¸n Phan Thu Trang Líp KTD – K9