Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn TàI chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện

Sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập là xu hướng tất yếu, khách quan có tính quy luật của kinh tế thị trường. Kiểm toán độc lập chính là một công cụ quản lý kinh tế, tài chính đắc lực góp phần nâng cao tính hiệu quả của kinh tế thị trường. Hoạt động kiểm toán không chỉ tạo niềm tin cho những người quan tâm đến tình hình tàI chính của doanh nghiệp mà còn góp phần hướng dẫn nghiệp vụ và củng cố nề nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các đơn vị được kiểm toán. Cùng với việc chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, kiểm toán đ• được hình thành và đI vào hoạt động ở Việt Nam. Sự phát triển nhanh chóng của các Công ty kiểm toán độc lập trong những năm qua ở nước ta đ• chứng minh cho sự cần thiết của hoạt động này. Một trong những loạI hình nghiệp vụ chủ yếu mà công ty kiểm toán độc lập cung cấp cho khách hàng đó là hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính, đó là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính của đơn vị. Báo cáo tài chính là tấm gương phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung trên mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh. Một tập hợp các thông tin có được từ việc xử lý các giao dịch cuối cùng sẽ được phản ánh thành các bộ phận, các khoản mục trên báo cáo tài chính. Vì vậy, để đạt được mục đích kiểm toán toàn diện các báo cáo tài chính nói chung kiểm toán viên cần phảI xem xét, kiểm tra riêng biệt các bộ phận của chúng. Chu trình bán hàng- thu tiền là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên báo cáo tài chính, nó có quan hệ mật thiết với báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Nhận thức được đIều này nên trong thời gian thực tập tốt nghiệp tạI Công ty Dịch vụ Tư vấn TàI chính Kế toán và Kiểm toán em đ• chọn đề tàI: “Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn TàI chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện”

Lời mở đầu Sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập là xu hớng tất yếu, khách quan có tính quy luật của kinh tế thị trờng. Kiểm toán độc lập chính là một công cụ quản lý kinh tế, tài chính đắc lực góp phần nâng cao tính hiệu quả của kinh tế thị trờng. Hoạt động kiểm toán không chỉ tạo niềm tin cho những ngời quan tâm đến tình hình tàI chính của doanh nghiệp mà còn góp phần hớng dẫn nghiệp vụ và củng cố nề nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các đơn vị đợc kiểm toán. Cùng với việc chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, kiểm toán đã đợc hình thành và đI vào hoạt động ở Việt Nam. Sự phát triển nhanh chóng của các Công ty kiểm toán độc lập trong những năm qua ở nớc ta đã chứng minh cho sự cần thiết của hoạt động này. Một trong những loạI hình nghiệp vụ chủ yếu mà công ty kiểm toán độc lập cung cấp cho khách hàng đó là hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính, đó là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính của đơn vị. Báo cáo tài chính là tấm gơng phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung trên mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh. Một tập hợp các thông tin có đợc từ việc xử lý các giao dịch cuối cùng sẽ đợc phản ánh thành các bộ phận, các khoản mục trên báo cáo tài chính. Vì vậy, để đạt đợc mục đích kiểm toán toàn diện các báo cáo tài chính nói chung kiểm toán viên cần phảI xem xét, kiểm tra riêng biệt các bộ phận của chúng. Chu trình bán hàng- thu tiền là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên báo cáo tài chính, nó có quan hệ mật thiết với báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là một phần hành quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Nhận thức đợc đIều này nên trong thời gian thực tập tốt nghiệp tạI Công ty Dịch vụ T vấn TàI chính Kế toán và Kiểm toán em đã chọn đề tàI: Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ T vấn TàI chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện Mục đích nghiên cứu của đề tàI là vận dụng lý thuyết về kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính và việc xem xét thực tiễn công tác kiểm toán của Công ty, từ đó rút ra bàI học kinh nghiệm và đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty thực hiện. Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề bao gồm các file tàI liệu, các chơng trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán kết hợp với những tìm tòi quan sát qua kiểm toán thực tế tạI một vàI khách hàng của công ty. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp dựa trên cơ sở phơng pháp luận và các quan đIểm chủ nghĩa duy vật biện chứng để nghiên cứu và giảI quyết các vấn đề trên quan đIểm biện chứng, quan đIểm lịch sử và phát triển. Việc nghiên cứu lý luận đợc kết hợp với phơng pháp khảo sát, thống kê trong nghiên cứu tình hình thực tế, từ đó phân tích so sánh và rút ra kết luận. Nội dung của chuyên đề ngoàI phần mở đầu và kết luận gồm có các phần chính sau. Chơng I. Cơ sở lý luận về kiểm toán và kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền. Chơng II. Thực hiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện. Chơng III. BàI học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện. Tuy nhiên, kiểm toán là một lĩnh vực còn rất mới mẻ ở Việt Nam cả về lý thuyết lẫn thực tế và do những hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn nên bàI viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô để em phát triển chuyên đề thực tập thành luận văn tốt nghiệp trong thời gian tới. Ch ơng I Cơ sở lí luận về kiểm toán và kiểm toán chu trình Bán hàng - Thu tiền. A. Giới thiệu về chu trình bán hàng - thu tiền. I. Đặc điểm của chu trình bán hàng- thu tiền với tổ chức kế toán. Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt nam quá trình tiêu thụ đợc thực hiện khi hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã đợc chuyển giao cho ngời mua, đợc ngời mua trả tiền và chấp nhận thanh toán. Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn để táI sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và thực hiện đợc giá trị thặng d - một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống ngời lao động. Dới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán (Nh tàI khoản tiền, các khoản phảI thu, các khoản dự phòng phảI thu khó đòi ) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, khoản chi phí dự phòng và các khoản thu nhập bất thờng có đợc từ các khoản hoàn nhập dự phòng .). Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những ngời quan tâm đến tình hình tàI chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán, tiềm năng, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phát triển cũng nh những rủi ro tiềm tàng trong tơng lai vì thế các chỉ tiêu này thờng bị phản ánh sai lệch theo. Để có đợc những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền thì trớc hết phảI nắm đợc các đặc đIểm, các thuộc tính của chu kì. Các đặc đIểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có: - Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tơng đối lớn và phức tạp. - Có liên quan đến đối tợng bên ngoàI doanh nghiệp. - Chịu ảnh hởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu. - Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và lập phơng án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc nên chỉ tiêu này dễ bị phản ánh sai lệch. - Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây da khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lạI mang tính chủ quan và thờng dựa vào khả năng ớc đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm tra và thờng bị lợi dụng để ghi tăng chi phí. - Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều h- ớng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Chẳng hạn khoản phảI thu có thể bị khai tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cảI thiện tình hình tàI chính doanh nghiệp. Vì thế, việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tơng đối tốn kém và mất thời gian. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tàI chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán viên không thể không xem xét những đặc đIểm của chu kỳ và ảnh hởng của nó đến việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả. I.2. Tổ chức kế toán bán hàng-thu tiền Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thơng mại thì đó là giai đoạn tiếp theo giai đoạn mua vào và thanh toán và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất. Do đó cũng giống nh các giai đoạn khác tổ chức kế toán bán hàng -thu tiền bao gồm các nội dung sau. a. Tổ chức chứng từ kế toán. Đó là quá trình thiết kế khối lợng chứng từ kế toán và quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức chứng từ kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền đợc chia làm 2 trờng hợp. Trờng hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất. Quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau. Biểu 01. Quy trình luân chuyển chứng từ Trờng hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức theo sơ đồ sau. Biểu 02. Quy trình luân chuyển chứng từ Nhu cầu bán hàng Bộ phận cung ứng Thủ trư ởng hoặc kế toán trư ởng Bộ phận quản lý hàng Kế toán thanh toán Lưu chứng từ Lập chứng từ bán hàng Ký duyệt hoá đơn bán hàng Giao nhận hàng theo hoá đơn Ghi sổ và theo dõi thanh toán b. Các tài khoản sử dụng. Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phơng pháp đối ứng tài khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Để phản ánh đợc thì phải xây dựng đợc một bộ tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình bán hàng - thu tiền. Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ. Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng. Tài khoản 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại. Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng. Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trớc Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 721 - Thu nhập bất thờng. Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ. Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 004 - Nợ khó đòi đã xử lý c. Hệ thống sổ sách sử dụng. Nhu cầu cung cấp dịch vụ Bộ phận kinh doanh Thủ trư ởng hoặc kế toán trưởng Bộ phận cung cấp dịch vụ Kế toán bán hàng Lưu chứng từ Lập hoá đơn cung cấp dịch vụ Ký duyệt hoá đơn dịch vụ Thu tiền Cung cấp dịch vụ Ghi sổ doanh thu và các sổ khác Thủ quỹ Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật kí chung thì hệ thống sổ bao gồm các sổ sách sau. - Sổ nhật ký chung. - Sổ nhật ký thu tiền. - Sổ cái các khoản phải thu. - Sổ chi tiết các khách hàng nợ. - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. d. Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ 111,112,131 TK521,531,532 TK511,512 TK111,112 Chiết khấu K/c khoản giảm doanh thu thu tiền ngay Giảm giá, hàng trừ doanh thu bán trả lại TK3387 doanh thu Doanh thu kỳ này Nhận trớc Nợ TK004 -Xoá sổ nợ khó đòi Có TK004 - Nợ khó đòi đã xoá sổ TK131,136 TK642 Nay đòi đợc Doanh Xoá nợ phải thu cha thu khó đòi thu tiền Tk721 TK139 hoàn nhập dự Lập dự phòng phòng phải thu phải thu khó đòi khó đòi e. Báo cáo số liệu kế toán. Trên cơ sở hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho công tác quản lý. Từ đó nắm rõ đợc nội dung và quá trình hạch toán kiểm toán chu trình Bán hàng - Thu tiền, kiểm toán viên tiến hành kiểm toán. II. Chu trình bán hàng - thu tiền với công tác kiểm toán. II.1. chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền. Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ). Nh vậy, quá trình bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng hay hợp đồng mua hàng .) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác định bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những tàI sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán đ- ợc; tiền tệ là phơng tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch, thanh toán đ- ợc giảI quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ và cho từng đối tợng có những đIểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi của hàng hoá có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động . là tuỳ thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ. Hoặc kháI niệm thu tiền chỉ có thể đợc tính khi tiền đã trao tay hay chuyển vào tàI khoản của ngời bán song cũng có thể tính cả trờng hợp khách hàng đã chấp nhận trả tiền . Do vậy, trong kiểm toán phảI dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét danh giới của các đối t- ợng kiểm toán nói trên. Bán hàng là một quá trình có mục dích thống nhất song phơng thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phơng thức trao đổi và thanh toán có thể có bán hàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng, bán theo phơng thức giao hàng ttrực tiếp nhng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phơng thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hoá rồi trả tiền .). Theo cách thực cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra hoặc dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻ hoặc gián tiếp theo phơng thức bán buôn, bán hàng qua đạI lý . Với mỗi ph- ơng thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau. Do đó, nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau. Với bản chất và hình thức biểu hiện nói trên, có thể cụ thể hoá chu trình bán hàng - thu tiền thành các chức năng với các bớc công việc tơng ứng nh: Xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phảI thu và thu tiền. Mỗi bớc công việc nói trên lạI bao gồm nhiều nghiệp vụ với các minh chứng bằng các chứng từ tơng ứng. Hiểu đợc các chức năng, các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có thể đa ra đợc những quyết định đúng đắn trong kiểm toán. Tất nhiên, với mỗi loạI hình doanh nghiệp cơ cấu các chức năng và chứng từ kế toán về bán hàng- thu tiền cũng có những đIểm khác nhau và đòi hỏi phảI cụ thể hoá trong từng cuộc kiểm toán. Thông thờng với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm những chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính nh: Xử lý đơn đặt hàng của ngời mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn bán hàng; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền; xoá sổ các khoản phảI thu không thu hồi đợc; lập dự phòng nợ khó đòi. * Xử lý đặt hàng của ngời mua: Đặt hàng của ngời mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua th, fax, đIện thoạI và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ . Về phơng diện pháp lý đó là sự bày tỏ việc sẵn sàng mua hàng hoá theo những yêu cầu xác định. Do đó, có thể xem đây là đIểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, ngời bán có thể xem xét để đa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập háo đơn bán hàng. * Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một kháI niệm tiêu thụ nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế nh một đIều kiện đã đợc thoả thuận trong quan hệ mua bán. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu đợc tiến hành trên các lệnh bán hàng trớc khi vận chuyển hàng hoá do một ngời am hiểu về tàI chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể đợc tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hớng khuyến khích ngời mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu này. * Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của kháI niệm tiêu thụ thì vận chuyển hàng hoá đến tay ngời mua là đIểm bắt đầu của chu trình nên thờng là đIểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập. Chứng từ vận chuyển th- ờng là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn. Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thờng xuyên về nghiệp vụ bán hàng thờng lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế quan thờng quy định là khi vận chuyển hàng hoá phảI có hoá đơn bán hàng. Trong trờng hợp này hoá đơn bán hàng phải đợc lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. * Gửi hoá đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lợng hàng hoá, giá cả hàng hoá (gồm giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng) hoá đơn đợc lập thành 03 liên: liên 01 gửi cho khách mua hàng, các liên sau đợc lu lạI và theo dõi thu tiền. Nh vậy, hoá đơn vừa là phơng thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng th- ơng vụ, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phảI thu. * Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong đIều kiện bình thờng và không bình thờng. Trong mọi tr- ờng hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp. * Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lạI và khoản bớt giá: Xảy ra khi ngời mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, ngời bán có thể nhận lạI hàng hoặc bớt giá. Trong trờng hợp này phảI lập bảng ghi nhớ hoặc có th báo có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phảI thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lạI và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ. * Thẩm định và xoá sổ các khoản không thu hồi đợc: Có thể có những tr- ờng hợp ngời mua không chịu thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản phảI thu này thực sự không có khả năng thu hồi thì cần xem xét xoá sổ khoản phảI thu đó. * Dự phòng nợ phảI thu khó đòi: Đợc lập với yêu cầu đủ trang trảI các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu đợc cả trong tơng lai. Tuy nhiên, ở nhiều Công ty, dự phòng này là số d do đIều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu đợc tiền. II.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng - thu tiền. Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 04 mục tiêu. - Bảo vệ tàI sản của đơn vị. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm để thực hiện các qui định pháp lý. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Trong đó chính sách bao gồm các chế độ về quản lý các nội dung về bảo vệ tàI sản, quỹ, vật t, và các qui trình về những mặt quản lý cụ thể ví dụ nh qui trình luân chuyển chứng từ. Mặt khác, những chính sách này là cơ sở để thực hiện công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Còn các thủ tục bao gồm các trình tự và các qui trình để thực hiện kiểm soát nội bộ chẳng hạn nh trình tự kiểm kê tàI sản, trình tự công tác ghi sổ kế toán. a. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu quả nhất. Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao từ đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu . Để đạt đợc điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải đợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ đó giúp cho các quản trị gia nắm bắt đợc các thông tin và đa ra các quyết định kịp thời. Nh vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là để giúp doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng để đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Nh vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau: +) Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả. +) Đảm bảo đợc mọi hoạt động của đơn vị đều đợc thực hiện đúng trật tự và đợc giám sát. +) Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thờng trong hoạt động kinh doanh để tìm biện pháp xử lý. +) Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị. Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. +) Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức. +) Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. b. Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. b1. Môi trờng kiểm soát. Bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý các dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ, 2 nhóm nhân tố này thể hiện trên 6 mặt chủ yếu sau. Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị. Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm của và đờng lối quản trị ảnh hởng lớn đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu h- ớng khác nhau trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hớng đối lập nhau đó là cách quản lý táo bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu ban quản trị là những ngời táo bạo trong việc ra quyết định thì thờng dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu ban quản trị là những ngời quá rụt rè thì thờng có những ảnh hởng không tốt đến hoạt động kinh doanh. Mặt 2: Cơ cấu tổ chức nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hớng khác nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh đ- ợc những chồng chéo đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm. Mặt 3: Chính sách cán bộ nói đến việc sử dụng và bồi dỡng cán bộ và quá trình sử dụng, bồi dỡng cán bộ có mang tính kế tục và liên tiếp hay không. Xây dựng đợc đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trực tiếp gia tăng hiệu quả lao động. Để xây dựng đợc một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có chính sách tuyển dụng, đề bạt và khen thởng công bằng. Mặt 4: Kế hoạch và chiến lợc một hệ thống kiểm soát nội bộ đợc đánh giá là có hiệu quả khi doanh nghiệp có một chiến lợc trớc mắt và lâu dài. Kế hoạch và chiến lợc hoạt động là căn cứ để xem xét doanh nghiệp có định hớng phát triển lâu dài. Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp (những thành viên chính thức của hội đồng quản trị, những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát). Uỷ ban kiểm soát thờng đợc giao trách nhiệm giám sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ cấu kiểm soát nội bộ và sự tuân thủ những điều luật và các quy định. Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài. Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hởng của các nhân tố bên ngoài nh luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đờng lối phát triển của đất nớc và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô. b2. Hệ thống kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng phơng pháp chứng từ, ph- ơng pháp đối ứng tài khoản, phơng pháp tính giá và phơng pháp tổng hợp cân đối kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố nh sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá