Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán
do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện.
Sau đây là thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty tiến hành tại 2 đơn vị khách hàng khác nhau: Đầu tiên là Công ty sản xuất X 100% vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
Thứ hai là Công ty TNHH Y cung cấp dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng.
Vì chu trình bán hàng - thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các bảng khai tài chính, bên cạnh đó do các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì chu trình bán hàng - thu tiền khác nhau cho nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần phải được cụ thể hóa cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với những đặc điểm của từng loại doanh nghiệp này Vì vậy, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục về nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cũng cần phải có định hướng cụ thể qua những mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt đối với mỗi Công ty mà Kiểm toán viên thực hiện kiểm toán Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán đặc thù phổ biến của cả 2 loại nghiệp vụ nêu trên đối với 2 đơn vị khách hàng X và
Y này qua các bảng sau:
Bảng 1: Mục tiêu đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền tại Công ty sản xuất X kinh doanh chủ yếu mặt hàng dệt may
Mục tiêu kiểm toán chung
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền
- Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ mặt hàng dệt may tại Công ty đều phải căn cứ vào chứng từ vận chuyển cho khách hàng kèm đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Các hóa đơn bán hàng được Công ty đánh số thứ tự đầy đủ cùng việc xác định sử dụng hóa đơn rõ ràng.
- Kiểm tra việc Công ty X thực hiện lập bảng cân đối bán hàng – thu tiền hàng tháng dựa trên số dư kế toán để gửi cho khách hàng.
- Kiểm tra sự phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền với người ghi sổ.
- Đối chiếu độc lập các số dư và phát sinh số tiền thu được của khách hàng với tài khoản ngân hàng của Công ty.
- Các hóa đơn, vận đơn phục vụ cho công tác bán hàng được đánh số trước và xác định rõ mục đích sử dụng.
- Kiểm tra sự phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền và ghi sổ kế toán bán hàng
- Xác nhận séc thu tiền của Công ty.
- Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu của doanh nghiệp và doanh thu ghi nhận tương ứng với số hàng hoá đã bán trong kỳ thuộc sở hữu của doanh nghiệp Hàng hoá ở đây không là hàng hoá nhận đại lý, ký gửi hay tài sản nhận giữ hộ
- Số tiền mà Công ty thu được từ khách hàng thực sự thuộc quyền sở hữu của Công ty và tương ứng với giá trị hàng thanh toán với khách hàng. Định giá
- Phân công người độc lập với bán hàng để kiểm tra nội bộ về lập hóa đơn theo giá từng loại mặt hàng tại thời điểm bán và ghi sổ kế toán.
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo thương vụ đối với những lô hàng có số lượng và chủng loại hàng lớn.
- Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.
- Kiểm tra việc xây dựng, sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho từng nghiệp vụ bán hàng đối với từng mặt hàng và kiểm tra chi tiết việc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng.
- Kiểm tra việc xây dựng, sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho nghiệp vụ thu tiền và tiến hành kiểm tra việc ghi chép.
- Phân tách trách nhiệm giữa người ghi sổ bán hàng với người ghi sổ phải thu khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu các khoản bán hàng-thu tiền với số lượng, đơn giá trên hóa đơn bán hàng.
- Phân tách trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ quỹ và theo dõi thanh toán tiền hàng/
- Tổ chức đối chiếu về chuyển sổ và cộng sổ đối với các tài khoản chi tiết có số dư chiếm tỷ trọng cao vào phát sinh các nghiệp vụ lớn.
II – Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ
- Các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu, ghi giảm doanh thu được phê chuẩn và tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
- Những thay đổi về thể thức, thời gian, cách thức thanh toán tiền hàng đều được cho phép đúng đắn.
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận đúng thời gian phát sinh theo quy định của chuẩn mực, luật hiện hành.
Các khoản thu tiền khách hàng được ghi sổ đúng thời gian.
Bảng 2: Mục tiêu đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cung cấp dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng Y
Mục tiêu kiểm toán chung
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền
- Doanh thu được ghi nhận là doanh thu thực tế có phát sinh và được ghi nhận tương ứng với số tiền mà khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp đối với việc sử dụng dịch vụ mà Công ty Y cung cấp.
- Dịch vụ được chấp nhận là tiêu thụ và chuyển giao cho khách hàng là có thật, không tồn tại các khoản doanh thu được ghi nhận trong khi dịch vụ mà Công ty Y cung cấp chưa được chuyển giao cho khách hàng.
- Đối chiếu độc lập các số dư và phát sinh số tiền thu được của khách hàng với tài khoản ngân hàng của Công ty.
- Mọi nghiệp vụ doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi sổ đầy đủ, không bị bỏ sót khi đủ điều kiện ghi nhận Mục tiêu này chú trọng tới việc ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ (bán hàng) phát sinh trong kỳ kế toán của công ty
- Giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt có đánh số trước
- Xác nhận phiếu thu tiền của Công ty.
- Dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng được thực hiện bởi chính Công ty tương ứng với chi
- Số tiền mà Công ty thu được từ khách hàng thực sự thuộc quyền sở hữu của Công ty và phí mà Công ty bỏ ra để thực hiện, không phải là dịch vụ mà các Công ty khác hoàn thành tương ứng với giá trị dịch vụ đã hoàn thành với khách hàng. Định giá
- Các khoản bán hàng mà doanh nghiệp thu được trong kỳ cần kèm theo hoá đơn ghi giá bán hay bảng thông báo giá Trường hợp với các khoản giảm trừ doanh thu thì cần có chứng từ chứng minh cho các khoản giảm trừ đó như hoá đơn
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo thương vụ đối với những dịch vụ có số lượng phát sinh lớn.
- Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng.
Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán
Lập kế hoạch trong kiểm toán phần hành bán hàng – thu tiền tại Công ty X
v à Công ty Y cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2009
Tìm hiểu chung về Công ty X và Công ty Y
Công ty X là một Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam Hoạt động chính của Công ty X là gia công sản phẩm dệt may và thời trang cho Công ty Mẹ ở Hàn Quốc Tổng số vốn pháp định của Công ty X theo Giấy phép Đầu tư được sửa đổi Số 19/GPDC1-HD ngày 23 tháng 10 năm 2005 là 3,500,000 đô – la Mỹ, tăng lên so với vốn đầu tư ban đầu (2,000,000 đô – la) ghi trong Giấy phép Đầu tư cấp lần đầu Số 19/GP-HD ngày 18/10/2003 Giấy phép Đầu tư có hiệu lực trong vòng 50 năm kể từ ngày cấp đầu tiên.
Một số chỉ tiêu liên quan đến phần hành bán hàng – thu tiền của Công ty X như sau:
Bảng 3: Doanh thu và khoản phải thu năm 2008 và năm 2009 của Công ty X
Mô tả Số dư năm nay
Số dư năm ngoái (VNĐ’000)
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh
Công ty Y là một Công ty TNHH hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn và văn phòng theo Giấy phép Đầu tư Số 932/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và Đầu tư Việt Nam ngày 29 tháng 7 năm 1999 và được thay đổi và 11 tháng 7 năm
2003 Giấy phép Đầu tư này có hiệu lực trong 35 năm kể từ ngày cấp phép lần đầu. Tổng số vốn đầu tư và vốn pháp định của Công ty Y xác định trong Giấy phép Đầu tư là 16,9780,743 đô – la Mỹ.
Công ty Y cung cấp những dịch vụ chính gồm có: thuê phòng khách sạn cùng các dịch vụ đi kèm với tiêu chuẩn quốc tế; những dịch vụ nhà hàng chuyên cung cấp các món ăn Việt Nam, châu Âu và các món ăn Trung quốc, Nhật Bản; ngoài ra còn có dịch vụ thuê văn phòng, thuê phòng họp, hội thảo…
Một số chỉ tiêu liên quan đến phần hành bán hàng – thu tiền của Công ty Y được thể hiện như sau:
Bảng 4: Doanh thu và khoản phải thu Công ty Y năm 2008 và 2009
Mô tả Số dư năm nay
Số dư năm ngoái VND’000
Bảng cân đối kế toán
Phải thu của khách hàng 3,607,048 3,339,642
Báo cáo kết quả kinh doanh
Các hoạt động kiểm soát có liên quan đến phần hành bán hàng – thu tiền ở Công ty X v à Công ty Y Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện ở Công ty X như sau:
Xử lý đơn đặt hàng
Ban đầu, Công ty Mẹ bên Hàn Quốc gửi đơn đặt hàng và nguyên vật liệu choCông ty X để gia công trước từ 2 đến 3 tháng Dựa trên đơn đặt hàng, Phòng Kiểm soát hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất (phòng PPIC) sẽ chuẩn bị bản kế hoạch chuyển hàng để chuẩn bị cho sản xuất và vận chuyển.
Khi hàng đã được chuyển ra khỏi kho, phòng PPIC lập phiếu xuất kho, trong đó chi tiết về số lượng cũng như các đặc tính của sản phẩm Phiếu xuất kho được trưởng phòng PPIC kiểm tra và được Giám đốc ký.
Dựa trên phiếu xuất kho, Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị tờ khai thuế để xuất khẩu Khi hàng đã được chuyển lên tàu tại cảng, nhận được vận đơn, Phòng xuất nhập khẩu chuẩn bị hoá đơn thương mại cùng với các tài liệu bổ trợ chuyển cho Phòng Kế toán để ghi sổ nghiệp vụ Phòng xuất khẩu cũng sẽ chuẩn bị thông báo chuyển hàng cho bên Công ty Mẹ để thông báo về việc chuyển hàng.
Vào cuối tháng, phòng PPIC sẽ chuẩn bị Báo cáo sản xuất trong tháng chi tiết số lượng hàng theo sản phẩm và Phòng xuất nhập khẩu chuẩn bị báo cáo xuất khẩu trong tháng chi tiết theo số lượng, giá gia công theo hoá đơn xuất khẩu Các báo cáo này sẽ được chuyển đến Phòng Kế toán để đối chiếu.
Giá gia công ghi nhận trên hoá đơn được tính toán dựa trên công thức:
P = Ps Qs / IE Trong đó:
Ps: Giá tiêu chuẩn, được thiết lập là 4.8 đô – la.
Qs: Năng suất tiêu chuẩn của một công nhân, được thiết lập bởi Công ty Mẹ là 8.37 /thành phẩm một công nhân một ngày.
IE: Năng suất của từng loại sản phẩm, cũng được thiết lập bởi Công ty Mẹ. Chỉ tiêu này phản ánh số lượng của thành phẩm thực tế sản xuất được bởi một công nhân trong một ngày đối với các loại sản phẩm nhất định IE được tính toán dựa trên một lưu đồ kỹ thuật theo dõi thời gian tiêu chuẩn dùng để sản xuất một sản phẩm. Việc tính toán này sẽ được kiểm tra bởi Trưởng Phòng xuất nhập khẩu
Khi hoá đơn được chuyển đến Phòng Kế toán thì Kế toán tổng hợp kiểm tra lại giá trên hoá đơn để chắc chắn rằng giá này đã được tính đúng.
Các hoạt động kế toán
Dựa trên hoá đơn thương mại và vận đơn, kế toán bán hàng sẽ chuẩn bị hoá đơn của Bộ Tài chính được sự phê chuẩn của Giám đốc tài chính.
Vào cuối tháng, Kế toán tổng hợp sẽ tiến hành đối chiếu số lượng hàng bán giữa Báo cáo sản xuất trong tháng và Báo cáo xuất khẩu Bất cứ một chênh lệch nào cũng sẽ được tìm hiểu nguyên nhân Đối chiếu này được xem xét lại bởi Kế toán trưởng Mặc dù vậy, việc đối chiếu không được ghi lại.
Vào cuối tháng, Báo cáo doanh thu xuất khẩu sẽ được lập bằng cách chiết xuất từ phần mềm tài khoản doanh thu bán hàng, Báo cáo này cũng sẽ được Kế toán tổng hợp đối chiếu và kiểm tra bởi Kế toán trưởng
Hàng tháng, Công ty Mẹ sẽ ứng trước tiền vào tài khoản ngân hàng của Công ty X tại ngân hàng TechcomBank cho nhiều đơn hàng cũng như hoá đơn trong tháng, như vậy là số dư tài khoản phải thu nội bộ cuối năm không phải cho từng hoá đơn riêng biệt.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với phần hành bán hàng – thu tiền
Quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ gồm có việc đánh giá các rủi ro liên quan đến thực hiện các kiểm soát đã được xây dựng, thiết kế những thử nghiệm kiểm soát và thực hiện những thử nghiệm đó Trên cơ sở các thử nghiệm kiểm soát, Kiểm toán viên sẽ đưa ra nhận định về rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu đối với khoản mục doanh thu, khoản phải thu khách hàng. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng – thu tiền ở Công ty X Đánh giá các rủi ro liên quan đến thực hiện các kiểm soát đối với phần hành bán hàng – thu tiền ở Công ty X
Bảng 5: Đánh giá rủi ro liên quan đến thực hiện kiểm soát với phần hành bán hàng – thu tiền ở Công ty X
Các rủi ro trọng yếu Mô tả các kiểm soát
Tham gia của mạng máy tính Được kiểm tra?
Số lượng hàng bán và doanh thu được ghi nhận không đúng Đối chiếu số lượng hàng bán và doanh thu Không Có Vào cuối tháng, Kế toán trưởng đối chiếu số lượng hàng bán và doanh thu giữa các báo cáo:
- Báo cáo sản xuất tháng do phòng PPIC lập
- Báo cáo xuất khẩu do phòng xuất khẩu lập
- Báo cáo doanh thu xuất khẩu và sổ cái do Phòng Kế toán lập Việc đối chiếu được kiểm tra lại bởi Kế toán trưởng
Doanh thu được ghi nhận với giá không đúng
Kiểm tra giá gia công Không Có Đơn giá gia công được cố định theo công thức P = Ps xQs/IE Giá của từng sản phẩm được tính toán theo lưu đồ thích hợp và IE Việc tính toán này được kiểm tra bởi trưởng phòng xuất khẩu Khi hoá đơn thương mại và Báo cáo xuất khẩu được chuyển đến Phòng Kế toán , Kế toán tổng hợp kiểm tra lại việc tính toán này
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối ở Công ty X
Kiểm toán viên thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối với hoá đơn thương mại số FVN09-0709 Kết quả kiểm tra như sau:
Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện cho đơn hàng số AP09-092 của Công ty mẹ Số lượng hàng bán và giá trị khớp với:
- Phiếu xuất kho ngày 25 tháng 7 năm 2009 với sự kiểm tra của trưởng phòng PPIC và sự phê chuẩn của giám đốc.
- Tờ khai thuế ngày 24 tháng 7 năm 2009.
- Vận đơn ngày 25 tháng 7 năm 2009.
- Hoá đơn thương mại ngày 21 tháng 7 năm 2009.
- Số đơn của Bộ Tài chính số 00478489 ngày 26 tháng 7 năm 2009.
- Thông báo chuyển hàng ngày 28 tháng 7 năm 2009.
Số lượng hàng hoá xuất bán đã được ghi nhận trong báo cáo sản xuất hàng ngày, khớp với báo cáo vận chuyển hang hóa và Báo cáo sản xuất tháng do phòng PPIC lập ra.
Giá trên hoá đơn thương mại khớp với giá trên Báo cáo xuất khẩu tháng, Báo cáo doanh thu gia công.
Nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ vào ngày 25 tháng 7 theo đơn vị đồng.
Tổng số lượng hàng bán trong tháng khớp đúng giữa Báo cáo sản xuất, Báo cáo xuất khẩu và Báo cáo doanh thu gia công hang hóa.
Doanh thu tháng khớp đúng giữa Báo cáo xuất khẩu và Báo cáo doanh thu gia công hàng hóa.
Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát khác với doanh thu ở Công ty X
Bảng 6: Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát khác đối với doanh thu ở Công ty X Hoạt động
Thử nghiệm kiểm soát Thực hiện
1 Đối chiếu doanh thu, số lượng hàng bán Đầy đủ Hiện hữu Chính xác
- Phỏng vấn Kế toán tổng hợp về quá trình đối chiếu và đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng của kế toán.
Xem xét các báo cáo để chắc chắn rằng báo cáo đã được chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn.
- Chứng thực với các bộ phận khác nhau về quá trình đối chiếu.
- Chọn 2 tháng để đối chiếu giữa Báo cáo sản xuất, Báo cáo xuất khẩu và Báo cáo doanh thu gia công hàng
P.T13/9/09 hóa về số lượng hàng bán và doanh thu.
2 Kiểm tra giá gia công Đầy đủ Hiện hữu Chính xác
- Phỏng vấn Kế toán tổng hợp về quá trình kiểm tra và đánh giá kinh nghiệm cũng như kỹ năng của kế toán.
- Xem xét hoá đơn thương mại và Báo cáo xuất khẩu để chắc rằng những tài liệu này đã được chuẩn bị đúng đắn.
- Chứng thực với trưởng Phòng xuất nhập khẩu về quy trình kiểm tra giá gia công
- Chọn ngẫu nhiên 30 hoá đơn, thu thập IE thích hợp cho những hoá đơn được chọn từ phòng PPIC và tính toán lại giá gia công
- So sánh và đánh giá kết quả.
Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát khác với doanh thu ở Công ty X
Bảng 7: Kiểm soát đối chiếu doanh thu và số lượng hàng bán ở Công ty X
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PKF VIỆT NAM
Tên khách hàng: Công ty X
Chu trình: Bán hàng – thu tiền
- Phỏng vấn Kế toán tổng hợp về quá trình đối chiếu và đánh giá kinh nghiệm cũng như kỹ năng của kế toán.
- Xem xét các báo cáo để chắc chắn báo cáo đã được chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn.
- Chứng thực với các bộ phận khác nhau về quá trình đối chiếu.
- Chọn hai tháng: tháng 3 và tháng 7 để kiểm tra:
- Thảo luận với Kế toán tổng hợp nếu có những sai lệch.
- Chúng tôi đã phỏng vấn Kế toán tổng hợp về thủ tục đối chiếu Hàng tháng, chị nhận được Báo cáo sản xuất do phòng PPIC lập và Báo cáo xuất khẩu do Phòng xuất nhập khẩu lập, đồng thời, chị cũng chuẩn bị Báo cáo doanh thu gia công từ sổ kế toán Số lượng hàng bán và doanh thu được đối chiếu bởi Kế toán tổng hợp Nếu có sai lệch, Kế toán tổng hợp liên hệ với các bộ phận có liên quan để chữa lại Việc đối chiếu được kiểm tra bởi Kế toán trưởng
Qua thảo luận, chúng tôi nhận thấy Kế toán tổng hợp có kinh nghiệm và kỹ năng để tiến hành đối chiếu.
- Qua kiểm tra, các báo cáo được lập đầy đủ và đúng đắn.
- Qua thảo luận với trưởng Phòng xuất nhập khẩu và trưởng phòng PPIC, chúng tôi nhận được thông tin về quy trình đối chiếu như vậy, không có ngoại lệ nào được phát hiện.
- Chúng tôi đã kiểm tra báo cáo của tháng 3 và tháng 7, kết quả như sau:
Số lượng hàng bán Chênh lệch
Tháng Doanh thu bán hàng
Chênh lệch Báo cáo xuất khẩu Báo cáo doanh thu
Hoạt động kiểm soát đối chiếu doanh thu và số lượng hàng bán được thực hiện có hiệu quả.
Bảng 8: Kiểm soát kiểm tra giá gia công tại Công ty X
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PKF VIỆT NAM
Tên khách hàng: Công ty X
Chu trình: Bán hàng – thu tiền
- Phỏng vấn Kế toán tổng hợp về quá trình kiểm tra và đánh giá kinh nghiệm cũng như kỹ năng của kế toán.
- Xem xét lại hoá đơn thương mại và Báo cáo xuất khẩu để chắc rằng những tài liệu này đã được chuẩn bị đúng đắn.
- Chứng thực với trưởng Phòng xuất nhập khẩu về quy trình kiểm tra giá gia công hàng hóa.
- Chọn ngẫu nhiên 30 hoá đơn, thu thập IE thích hợp cho các hoá đơn được chọn từ phòng PPIC và tính toán lại giá gia công hàng hóa.
- So sánh lại và đánh giá kết quả.
- Chúng tôi đã thảo luận với Kế toán tổng hợp về quy trình kiểm tra giá gia công. Hoá đơn thương mại và Báo cáo xuất khẩu được lập bởi Phòng xuất nhập khẩu Giá trên các tài liệu này được tính toán dựa trên lưu đồ kỹ thuật và chỉ tiêu IE thích hợp.
Kế toán tổng hợp kiểm tra giá gia công để xem giá có được ghi đúng hay không.
Qua thảo luận với Kế toán tổng hợp , chúng tôi nhận thấy, kế toán có kinh nghiệm và kỹ năng thực hiện nhiệm vụ.
- Qua kiểm tra hoá đơn thương mại và báo cáo xuất khẩu, các tài liệu này đã được chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn.
- Qua trao đổi với trưởng Phòng xuất nhập khẩu , chúng tôi nhận được thông tin chứng thực cho quy trình kiểm tra giá gia công như trên.
- Chúng tôi đã tính lại giá trên 30 hoá đơn được lựa chọn Không có sai khác nào được phát hiện.
Hoạt động kiểm soát kiểm tra giá gia công được tiến hành có hiệu quả.
Bảng 9: Tính toán lại giá gia công Đánh giá rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu ở Công ty X
Ngày Số Mã Đơn giá hoá đơn hoá đơn sản phẩm PKF
IE Đơn giá hoá đơn Chênh lệch
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình bán hàng, Kiểm toán viên đã đưa ra kết luận về mức rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền như sau:
Bảng 10: Đánh giá rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu
Cơ sở để đánh giá rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu
Rủi ro xảy ra sai phạm trọng yếu
Rủi ro tiềm tàng (Bán hàng) Trung bình
Trung bình Rủi ro kiểm soát (Bán hàng) Kiểm soát hiệu quả
Rủi ro tiềm tàng (Phải thu) Trung bình Trung bình Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Y trong kiểm toán phần hành bán hàng – thu tiền Đánh giá những rủi ro liên quan đến thực hiện các kiểm soát đối với phần hành bán hàng – thu tiền tại Công ty Y
Bảng 11: Đánh giá rủi ro liên quan đến thực hiện các kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Y
Các rủi ro chính Mô tả kiểm soát
Tham gia của mạng máy tính?
Ngày và giá trị của hợp đồng có thể bị cập nhật vào hệ thống dữ liệu không chính xác.
Hoá đơn được phát hành dựa trên thông tin không xác thực.
Xem xét hợp đồng với bên thuê Không Không Khi có hợp đồng mới, hợp đồng được sao thành 4 bản gửi cho Kế toán trưởng , giám đốc, quản lý bộ phận văn phòng cho thuê và cuối cùng là kiểm soát viên tài chính Kế toán trưởng sẽ kiểm tra thông tin và ghi sổ vào hệ thống dữ liệu. Sau 2 hoặc 3 tháng, quản lý bộ phận văn phòng cho thuê sẽ kiểm tra danh sách khách hàng và gửi lên cho Kế toán trưởng để đối chiếu.
Dựa vào các thông tin của khách hàng, Kế toán trưởng phát hành hoá đơn vào ngày 25 của tháng trước.
Các rủi ro chính Mô tả kiểm soát
Tham gia của mạng máy tính?
Hoá đơn không được phát hành và ghi sổ đầy đủ vào hệ thống dữ liệu đối với thu nhập từ cho thuê văn phòng.
Báo cáo của nhà quản lý hàng tháng
Từ danh sách khách thuê, Kế toán trưởng sẽ lập hoá đơn hàng tháng dựa vào hợp đồng Kiểm soát viên tài chính sẽ kiểm tra lại khi lập báo cáo.
Những hoá đơn khác có thể không được ghi nhận đầy đủ và đúng thời điểm. Đôn đốc việc thu thập đủ các hoá đơn
Bộ phận lễ tân sẽ gửi danh sách các khách hàng kết thúc thuê phòng vào ngày hôm sau để các bộ phận dịch vụ khác có thể cập nhật các chi phí vào hệ thống dữ liệu Trước khi khách thanh toán, bộ phận này sẽ nhắc nhở các bộ phận dịch vụ lại để đảm bảo các hoá đơn đã được gửi đi.
Các khoản nợ không được thanh toán đúng hạn như trong hợp đồng.
Kiểm tra các khoản nợ hàng tháng Không Có Báo cáo tuổi nợ và sổ cái được đối chiếu hàng tháng bởi kiểm soát viên tài chính Những khoản nợ quá hạn phải được giải quyết đúng.
Các dự đoán về doanh thu không được thực hiện đầy đủ.
Theo dõi tình hình hoạt động của nhà quản lý
Báo cáo hàng tháng được lập bởi các bộ phận và các cá nhân chịu trách nhiệm.
Thu nhập không được ghi nhận đúng. Đối chiếu giữa báo cáo thu nhập và báo cáo của kiểm soát viên số 1
Hai báo cáo này được đối chiếu hàng ngày, hàng tháng, kiểm soát viên tài chính sẽ kiểm tra.
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình bán hàng – thu tiền ở Công ty Y
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối đối với doanh thu từ hoạt động thuê phòng khách sạn và những thu nhập khác có liên quan
Kiểm toán viên chọn ngẫu nhiên các thủ tục thực hiện với khách hàng Tam, được thực hiện bởi kiểm soát viên thu nhập.
Khi khách hàng muốn đặt phòng trước, một thông báo đặt phòng sẽ được chuẩn bị sẵn bởi bộ phận kinh doanh và Marketing.
Khi khách hàng đến nghỉ trọ, một bản đăng ký sẽ được ký bởi khách hàng, và những thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống dữ liệu.
Khi khách hàng thanh toán tiền, hoá đơn được phát hành và được ký bởi khách hàng và thủ quỹ.
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối đối với doanh thu từ hoạt động cho thuê văn phòng:
Kiểm toán viên thực hiện lại với Công ty D.K.S Vietnam tiến hành bởi Kế toán trưởng cho hợp đồng thuê văn phòng ở tầng 5, nhà số 168 Trần Hưng Đạo, Hải Dương.
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG
Nhận xét về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán
2.1.1 Những ưu điểm trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện
Về công tác lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là một bước công việc rất quan trọng quyết định hiệu quả của cuộc kiểm toán Bất cứ một cuộc kiểm toán nào do PKF Việt Nam thực hiện đều được lập kế hoạch một cách chi tiết và bám sát theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Kế hoạch kiểm toán được lập bởi trưởng nhóm kiểm toán có kinh nghiệm và có kiến thức sâu rộng về chuyên môn Trong giai đoạn lập kế hoạch, hai bước công việc cơ bản là xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát và thiết kế chương trình kiểm toán được thực hiện một cách riêng biệt song vẫn đảm bảo được mối quan hệ mật thiết, bước này sử dụng kết quả của bước kia để tiết kiệm thời gian chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên có trách nhiệm thu thập những thông tin mới nhất về hoạt động kinh doanh, về mục tiêu, chiến lược hoạt động, đánh giá những ảnh hưởng của mục tiêu đó đến hoạt động của khách hàng kể cả những khách hàng thường xuyên đã có hồ sơ lưu trữ Dựa trên những hiểu biết đó, kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán cho năm kiểm toán Do vậy chương trình kiểm toán được vạch thay đổi qua từng năm, đảm bảo cập nhật và phù hợp với những thay đổi trong nội bộ Công ty khách hàng cũng như những thay đổi khác bên ngoài.
Một ưu điểm nữa là việc bố trí đội ngũ kiểm toán đã được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch đảm bảo sự ổn định cho cuộc kiểm toán Đội ngũ kiểm toán được lựa chọn là những người có trình độ, năng lực và khả năng làm việc nhóm cao. Đoàn kiểm toán thường gồm 5-7 người tùy thuộc vào quy mô của Công ty khách hàng, trong đó có một chủ nhiệm kiểm toán, một trưởng nhóm là kiểm toán viên chính đã có kinh nghiệm và 3-5 trợ lý kiểm toán Đối với những khách hàng cũ thì thì trưởng nhóm kiểm toán năm nay thường đã tham gia vào các cuộc kiểm toán của các năm trước Điều này không những đảm bảo nhóm kiểm toán đã có những hiểu biết nhất định về tình hình kinh doanh và tài chính của khách hàng, thông thuộc về cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc, nắm được rủi ro có thể xảy ra mà còn đảm bảo sự phát triển, kế thừa và đào tạo những kiểm toán viênf mới do kiểm toán viên mới có thể học hỏi rất nhiều từ trưởng nhóm trong quá trình làm việc Cụ thể trong cuộc kiểm toán Công ty Y được lấy ví dụ ở trên, trưởng nhóm kiểm toán đã thực hiện kiểm toán Y trong các năm 2009, 2010 Điều này chứng tỏ tính khoa học trong việc thiết kế đội ngũ kiểm toán của PKF Việt Nam.
Về công tác thực hiện kiểm toán Đối với những khách hàng thường xuyên, PKF Việt Nam thường tiến hành hai cuộc kiểm toán là giữa năm và cuối năm Công việc kiểm toán giữa năm chủ yếu là thực hiện thử nghiệm kiểm soát và một phần thử nghiệm cơ bản Trong cuộc kiểm toán cuối năm, kiểm toán viên sẽ tiến hành cập nhật đối với các thủ tục kiểm soát được kiểm tra và chủ yếu tiến hành thử nghiệm cơ bản theo kế hoạch Điều này đảm bảo cho công việc kiểm toán không bị chồng chất vào thời điểm cuối năm qua đó nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán.
Công tác thực hiện kiểm toán được chia theo chu trình do một Kiểm toán viên đảm nhận Điều này là hợp lý bởi các khoản mục luôn có mối quan hệ với nhau. Ngoài ra trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên thường xuyên trao đổi thông tin, đối chiếu với nhau, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để công việc kiểm toán được hoàn thành đúng thời gian.
Việc áp dụng các kỹ thuật thu thập chứng từ là hết sức linh hoạt Mặc dù các bước công việc cần thực hiện đã được lập từ trước, kiểm toán viên chỉ cần thực hiện tuân theo đúng các bước đã lập, tuy nhiên trong quá trình kiểm toán, căn cứ vào đặc điểm cụ thể của phần hành, Kiểm toán viên có thể thực hiện thêm hoặc bỏ bớt những thủ tục không cần thiết Trong quá trình kiểm toán kiểm toán viên luôn giữ thái độ thận trọng cao nhằm phát hiện những rủi ro nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán.
Về công tác kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn này, việc nghiêm túc thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng (thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán từ trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán và cuối cùng là chủ phần hùn) đã giúp cho Báo cáo kiểm toán ban hành luôn đảm bảo tuân thủ theo các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Thư quản lý phát hành cũng luôn cung cấp những thông tin hữu ích cho khách hàng trong việc cải thiện hệ thống.
Thông thường công việc kiểm toán kết thúc khi kiểm toán viên lập xong bảo cáo kiểm toán Tuy nhiên khi có vấn đề phát sinh liên quan đến việc điều chỉnh hay sửa đổi lại BCTC của khách hàng thì kiểm toán viên vẫn có trách nhiệm xem xét lại từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân.
Tóm lại, các bước quy trình và các giai đoạn tiến hành một cuộc kiểm toán BCTC của PKF thể hiện tính khoa học cao, tuân thủ và cập nhật các phương pháp hiện đại của tập đoàn PKF toàn cầu.
2.1.2 Những tồn tại trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện
Về việc xác định mức độ trọng yếu
Theo lý thuyết, thì mức độ trọng yếu phải được Kiểm toán viên đánh giá cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá cho từng khoản mục trên BCTC Tại PKF Việt Nam, việc xác định mức độ trọng yếu được thực hiện dựa trên cơ sở là lợi nhuận trước thuế hoặc tổng tài sản tuỳ theo nhận định của Kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát thông qua quá trình tìm hiểu ban đầu hay qua kinh nghiệm của các lần kiểm toán trước
Tuy nhiên, mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC lại không được phân bổ cho các khoản mục dựa trên tính chất của các khoản mục mà được phân bổ đều Điều này thường dẫn đến việc bỏ qua các khoản mục nhỏ Đối với các khoản mục chứa đựng rủi ro cao cần thiết phải thực hiện kiểm toán chi tiết cho dù số tiền của các khoản mục này theo đánh giá chung là không trọng yếu.
Kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng – thu tiền
Tại Việt Nam hiện nay có ngày càng nhiều các Công ty kiểm toán mới xuất hiện, trong số đó có nhiều Công ty là các Công ty con của các hãng kiểm toán lớn của nước ngoài Do vậy, các Công ty kiểm toán hiện đang có mặt trên thị trường Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam nói riêng cần phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán của mình để có thể tồn tại trong quá trình cạnh tranh Thêm vào đó, sự dần hoàn thiện về hệ thống pháp lý về kế toán, kiểm toán, tài chính cũng đòi hỏi các Công ty kiểm toán phải dần thay đổi, cập nhật phương pháp kiểm toán của mình để đáp ứng được yêu cầu của luật pháp.
Từ đặc điểm của chu trình bán hàng- thu tiền, ta có thể thấy đây là một chu trình giành được nhiều sự quan tâm của nhà quản lý và của kiểm toán viên Lý do là chu trình bán hàng – thu tiền bao giờ cũng chiếm một phần lớn trong phần công việc mà kiểm toán viên phải thực hiện Do vậy, thủ tục thực hiện, quy trình phải không ngừng được đổi mới để trở nên gọn nhẹ hơn trong khi đạt được hiệu quả cao hơn.
Vì những lý do nêu trên, các Công ty kiểm toán nói chung và Công ty TNHH PKF Việt Nam nói riêng cần phải vạch ra các chiến lược không ngừng đổi mới các thủ tục, thao tác, quy trình kiểm toán BCTC nói chung trong đó có kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền là một bộ phận quan trọng trong kiểm toán BCTC sao cho hiệu quả đạt được là cao nhất.
2.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện
Thứ nhất, Về việc áp dụng thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là một thủ tục kiểm toán không thể thiếu trong mỗi cuộc kiểm toán Các thủ tục phân tích được sử dụng hợp lý cho phép Kiểm toán viên thu thập được thông tin đáng tin cậy về sự biến động các khoản mục, sự hợp lý trong mối liên hệ với các khoản mục khác có liên quan (như nghiệp vụ bán hàng với khoản mục doanh thu…) Vì vây, khi thực hiện thủ tục phân tích, ngoài việc sử dụng các so sánh ngang cơ bản, Kiểm toán viên cần sử dụng tới các chỉ tiêu về phân tích xu hướng như số quay vòng phải thu khách hàng, tỷ lệ giá vốn hàng bán so với doanh thu, kết hợp với việc so sánh với số liệu của các đơn vị khác hoạt động trong cùng lĩnh vực, số liệu bình quân của ngành để có cái nhìn tổng quát hơn, có những nghi vấn xác thực hơn Trên cơ sở tăng hiệu lực của thủ tục phân tích sẽ giúp công việc kiểm tra chi tiết trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm được thời gian kiểm toán
Tuy nhiên, trong thực tế các cuộc kiểm toán tại khách hàng do PKF thực hiện, thủ tục phân tích áp dụng trong kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền chủ yếu là so sánh số dư của năm nay so với năm trước đối với doanh thu bán hàng trong năm, số dư tài khoản phải thu khách hàng mà chưa thực hiện phân tích ngang.
Do vậy, để tăng cường hiệu quả khi vận dụng thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, kiểm toán viên có thể sử dụng thêm thông tin khác như: kế hoạch của đơn vị khách hàng hay số liệu trung bình của ngành hoặc các Công ty khác trong cùng ngành có cùng qui mô Kiểm toán viên cũng nên gắn liền việc phân tích với phân tích xu hướng chung của ngành, hay của nền kinh tế nói chung Việc sử dụng những thông tin phi tài chính như vị trí của khách hàng trên thị trường, những bất lợi từ phía chính sách của Nhà nước hoặc điều kiện chính trị…cũng có thể giúp kiểm toán viên kiểm tra được tính hợp lý của khoản mục phân tích.
Mặc dù vậy, để thực hiện được đầy đủ cũng như hiệu quả nhất đối với thủ tục phân tích này thì đòi hỏi phải có thêm thời gian thu thập số liệu và tính toán đểKiểm toán viên có thể đưa ra kết luận một cách chính xác nhất Tuy nhiên thủ tục kiểm toán này không tốn quá nhiều chi phí Điều này dẫn đến chi phí kiểm toán có thể tăng lên nhưng không nhiều và việc áp dụng đầy đủ giải pháp này có thể chỉ nên thực hiện đối với những Công ty có quy mô lớn và có hợp đồng kiểm toán với giá phí cao.
Thứ hai, Về việc mô tả hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Kiểm toán viên sử dụng các kỹ thuật kiểm toán để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Các thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu được tóm tắt, nhấn mạnh các điểm cần lưu ý trên các giấy tờ làm việc Đồng thời sử dụng các bảng tường thuật, bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc các Lưu đồ để phát hiện những hạn chế của hệ thống và phục vụ cho việc đánh giá hệ thống này của khách hàng, đặc biệt là việc sử dụng các câu hỏi trong tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Trong thực tế kiểm toán, Công ty kiểm toán PKF cũng đã xây dựng cho mình hệ thống các bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các khoản mục, phần hành trong đó có chu trình bán hàng và thu tiền nhưng vẫn chưa đầy đủ để bao quát được hết các vấn đề của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền Tuy nhiên, các câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của khách hàng thường là các câu hỏi đóng (dạng
“Có”, “Không”), do đó gây hạn chế cho việc tìm hiểu bởi khách thể được hỏi thường có xu hướng trả lời không chính xác (thường là tốt) về đối tượng được thẩm tra Bởi vậy, theo em nên kết hợp với hình thức miêu tả khác như lưu đồ hoặc bảng câu hỏi (tùy vào từng điều kiện cụ thể) để đem lại hiệu quả cao hơn, dễ hiểu hơn, nhất là đối với một chu trình mà hệ thống kiểm soát nội bộ có liên quan đến nhiều phòng ban trong hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình khác như chu trình bán hàng – thu tiền.
Việc thực hiện giải pháp này chỉ đòi hỏi Công ty thiết kế các mẫu bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau và một số lưu đồ phục vụ cho thủ tục này Trong khi thực hiện kiểm toánm việc áp dụng chúng không chiếm quá nhiều thời gian và công sức của Kiểm toán viên nên không ảnh hưởng nhiều đến giá phí kiểm toán.
Thứ ba, Về việc xác định mức độ trọng yếu
Mức độ trọng yếu có thể được hiểu là mức sai sót có thể cho phép đối với các khoản mục trên BCTC, nếu tồn tại sai phạm vượt quá mức cho phép này thì sai phạm đó phải được Kiểm toán viên xem xét và có thể được điều chỉnh Mức trọng yếu và rủi ro phải được xây dựng căn cứ vào một phương pháp khoa học hơn, để đảm bảo độ tin cậy của các thông tin đưa ra đồng thời làm giảm bớt khối lượng công việc cho các kiểm toán viên Việc đánh giá mức độ trọng yếu có thể đưa ra từ một hướng dẫn cụ thể để đánh giá mức trọng yếu và rủi ro của các khoản mục của Công ty kiểm toán hoặc việc đánh giá rủi ro dựa vào xét đoán chủ quan của Kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán
Tuy nhiên, trong thực tế kiểm toán thì việc xác định mức độ trọng yếu chủ yếu dựa vào các xét đoán mang tính chủ quan của Kiểm toán viên mặc dù Công ty đã có hướng dẫn về thủ tục này nhưng cách làm này không đem lại tính khách quan và hiệu quả hoàn toàn Trong tương lai, Công ty có thể đầu tư phần mềm về đánh giá mức rủi ro và trọng yếu dựa vào các thông tin tài chính của khách hàng, để nâng cao chất lượng của mỗi cuộc kiểm toán và giảm rủi ro kiểm toán đến mức thấp nhất có thể Thông qua việc đánh giá này, Kiểm toán viên có thể đưa ra các quyết định về mẫu chọn để kiểm tra chi tiết hợp lý và mang tính đại diện nhất cho tổng thể, từ đó thu được các bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục cao Ngoài ra, đối với các khách hàng thường xuyên, Kiểm toán viên cần có sự tìm hiểu nhất định về những thay đổi chung của Công ty khách hàng trong năm kiểm toán mà mình đang thực hiện để đánh giá mức rủi ro hợp lý về BCTC của khách hàng, Kiểm toán viên cần có sự đánh giá thích đáng đối với những khách hàng này để giảm bớt khối lượng công việc cần thực hiện trên cơ sở xem xét kết quả của cuộc kiểm toán trước đó.Hơn nữa, Công ty Kiểm toán PKF nên xác định mục tiêu kiểm toán cho từng thủ tục kiểm toán cụ thể được thiết kế cho chu trình bán hàng – thu tiền nhằm giúp kiểm toán viên định hướng được mục đích cần đạt tới khi thực hiện những thử nghiệm kiểm toán.
Thực tế cho thấy việc đánh giá mức độ trọng yếu có thể ảnh hưởng khá nhiều đến giá phí kiểm toán Đối với việc kiểm toán BCTC, mức độ trọng yếu được đánh giá càng thấp thì thời gian và công sức của Kiểm toán viên khi thực hiện sẽ tăng lên và ảnh hưởng trực tiếp tới giá phí kiểm toán Do vây, tùy vào yêu cầu của mỗi khách hàng cũng như hiểu biết của Kiểm toán viên về khách hàng mà việc đánh giá mức độ trọng yếu này phải được đánh giá phù hợp để đảm bảo chất lượng kiểm toán nhưng vẫn đảm bảo giá phí kiểm toán hợp lý.