Bài giảng quản trị lễ tân khách sạn chương 4 làm thủ tục trả buồng và kiểm toán đêm

……… TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH Bộ môn: Quản trị dịch vụ KSDL CHƯƠNG LÀM THỦ TỤC TRẢ BUỒNG VÀ KIỂM TOÁN ĐÊM NỘI DUNG 4.1 Làm thủ tục trả buồng 4.1.1 Khái quát chung làm thủ tục trả buồng 4.1.2 Hoạt động chuẩn bị trước toán cho khách 4.1.3 Quy trình làm thủ tục trả buồng 4.2 Một số phương thức toán 4.2.1 Thanh toán tiền mặt 4.2.2 Thanh toán thẻ 4.2.3 Thanh toán séc 4.2.4 Thanh toán phiếu toán 4.2.5 Thanh toán chuyển khoản 4.2.6 Thanh toán ghi sổ nợ cơng ty 4.3 Kiểm tốn đêm 4.3.1 Khái qt kiểm tốn đêm 4.3.2 Quy trình kiểm tốn đêm 4.1.1.1 Khái niệm làm thủ tục trả buồng  Làm thủ tục trả buồng (check-out) việc toán, xác nhận để khách trả buồng rời KS, bao gồm việc tính tốn khoản CF, giao nhận tiền, chìa khố vật dụng khác Người tham gia tiếp tân, thu ngân hành lý, gác cửa GS ,GĐ lễ tân, GĐ KS HĐ giao tiếp nghiệp vụ kế toán  Ý nghĩa? Khách hàng Bản DS KH toán trả buồng rời KS  Yêu cầu? 4.1.1.2 Hệ thống HĐ toán phương tiện theo dõi, tổng hợp CF DV khách - Hoá đơn DV - Tài khoản khách - Tổng hợp chi phí - Hố đơn tốn - Biên thu tiền 4.1.2 HĐ chuẩn bị trước toán cho khách  Bước 1: Khẳng định lại việc khách trả buồng  Bước 2: Thông báo việc khách trả buồng đến phận liên quan đề nghị kiểm tra  Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ toán trước cho khách  Bước 4: Xác định trách nhiệm tốn 4.1.3 Quy trình làm thủ tục trả buồng 4.1.3.1 Sơ đồ quy trình làm thủ tục trả buồng Chào khách, nhận lại chìa khóa, phiếu đặt cọc XĐ số buồng khách Cập nhật số liệu tốn Đưa hồ sơ TK, đóng TK in HĐ toán XĐ phương thức toán thực toán Kiểm tra đồ khách mượn, tin nhắn Trả lại giấy tờ lưu giữ khách Lấy ý kiến KH đề xuất đặt buồng Hỗ trợ khách rời KS Hoàn chỉnh thủ tục cập nhật thông tin 4.1.3.3 Những lưu ý làm thủ tục trả buồng cho số đối tượng khách a) Lưu ý làm thủ tục trả buồng cho đoàn khách b) Lưu ý làm thủ tục trả buồng cho khách VIP c) Lưu ý trả buồng nhanh 4.2 Một số phương thức toán 4.2.1 Thanh toán tiền mặt 4.2.2 Thanh toán thẻ 4.2.3 Thanh toán séc du lịch 4.2.4 Thanh toán phiếu toán 4.2.5 Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng 4.2.6 Thanh tốn ghi sổ nợ cơng ty 50 4.3 Kiểm toán đêm 4.3.1 Khái quát kiểm toán đêm Khái niệm kiểm toán đêm (Night audit) ˗ Là việc kiểm tra đối chiếu số liệu tổng hợp CF TK khách, nhằm KĐ xác hồn chỉnh TK tốn khách sở đối chiếu với số liệu báo cáo từ BP liên quan ˗ Là kiểm toán kết thúc tất HĐ giao dịch KS vào cuối ngày tạo báo cáo Vai trò Mục tiêu Nhiệm vụ 23h00 – 07h00 4.3.2 Quy trình kiểm tốn đêm - B1: Kiểm tra xử lý tình trạng buồng - B2: Xử lý HĐ, cập nhật CF, doanh thu - B3: Nhập DT từ BP vào nơi QĐ - B4: Xem xét khác biệt giá chạy chức “nhập giá buồng thuế” - B5: Thực thủ tục đóng ngày - B6: Chuẩn bị in báo cáo - B7: Kiểm tra ngăn hồ sơ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Bạn hiểu TK khách, hóa đơn DV, hóa đơn tốn, số kế tốn lễ tân? Trình bày HĐ chuẩn bị trước làm thủ tục trả buồng cho khách? Trình bày quy trình làm thủ tục trả buồng cho biết điểm lưu ý làm thủ tục trả buồng cho đồn khách, khách VIP? Trình bày bước thực tốn tiền mặt, thẻ tín dụng, séc du lịch, phiếu toán, chuyển khoản, ghi sổ cơng ty? Trình bày KN, nhiệm vụ phân tích vai trị kiểm tốn đêm Trình bày quy trình kiểm tốn đêm Bạn hiểu hóa đơn (Folio) điện tử gì? Cho biết lợi ích yêu cầu để áp dụng hóa đơn điện tử KS? Một khách trả buồng rời KS, sau gọi điện từ sân bay thơng báo khách làm thủ tục lên máy bay để quên CMTND quầy lễ tân bạn Bạn xử lý nào? Khi làm thủ tục toán trả buồng, khách ngạc nhiên thấy bị toán ĐT kéo dài 90 phút nước ngồi Trong khách cho gọi tối đa phút Bạn kiểm tra tổng đài kết 90 phút Khách đề nghị giải nhanh đến sân bay Bạn xử lý nào? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Bài tập: KS Thương mại đón đồn khách C đến tổ chức hội nghị tổng kết KD tháng cuối năm 15/11/2019 đến 18/11/2019 Cty thuê số buồng dành cho khách mời quan trọng Cty TTB cần thiết PV cho hội nghị sau: Buồng 104,106,108: 1.500.000đ/buồng/đêm; Buồng 201, 203: 1.000.000đ/buồng/đêm Thuê hội trường TTB hỗ trợ ngày 15-16/11/2019 5.000.000đ/ngày Tiệc teabreak phục vụ cho HN 200 suất, giá 35.000đ/suất/buổi Trong thời gian lưu trú, đoàn SD DV sau: ăn nhà hàng 5.555.000đ; thuê xe 1.500.000đ Buồng 104 201 TB trả buồng vào lúc 18h30 Trong thời gian này, QĐ KS thu thêm phụ trội 50% Yêu cầu: Lập TK khách; lên HĐ tốn (HĐ tài số 259223208); cho biết số tiền khách phải trả TH (Biết thuế VAT 10% phí DV 5%; đồn đặt cọc 5.000.000đ) TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG Nguyễn Thị Tú (2021), Giáo trình Quản trị lễ tân khách sạn, Nxb Thống kê Bộ LĐTB&XH, Tiêu chuẩn KN nghề QG Lễ tân, QĐ số1383/QĐ-LĐTBXH ngày 31/8/2017 James A.Bardi (2010), Hotel Front Office Management (5th Edition), John Wiley & Sons, Inc,Hoboken, New Jersey