Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần lilama hà nội

Tổng quan về công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần LILAMA HàNội

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty lắp máy Việt Nam

Tổng công ty lắp máy Việt Nam (tên gọi tắt: LILAMA) - trụ sở đóng tại

124 Minh Khai - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nớc, thành lập năm 1960 cho nhiệm vụ khôi phục nền công nghiệp của đất nớc sau chiến tranh Trớc năm 1975, LILAMA đã lắp đặt nhiều nhà máy thuỷ điện từ Thác

Bà, nhiệt điện Uông Bí, Ninh Bình đến các nhà máy của khu công nghiệp Việt Trì, Thợng Đình…là công việc hết góp phần quan trọng trong quá trình xây dựng XHCN ở miền Bắc.

Sau năm 1975, đất nớc thống nhất, vợt lên muôn vàn khó khăn của kinh tế hậu chiến trong cơ chế quản lý quan liêu bao cấp tiếp đó là sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng những năm 90, LILAMA đã lắp đặt thành công và đa vào sử dụng hàng nghìn công trình lớn nhỏ trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế nh: thuỷ điện Hoà Bình, Trị An, xi măng Bỉm Sơn, Kiên Lơng, các trạm biến áp truyền tải điện 500Kv Bắc- Nam…là công việc hết

Cuối năm 1995, chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng công ty, LILAMA đã có những bớc đột phá ngoạn mục sang lĩnh vực chế tạo thiết bị và kết cấu thép cho các công trình công nghiệp và đã thực hiện thành công các hợp đồng chế tạo thiết bị cho các nhà máy: xi măng ChinFon, Nghi Sơn, Hoàng Mai…là công việc hếttrị giá hàng trăm triệu USD.

Bằng sự lớn mạnh về mọi mặt và những đóng góp xứng đáng trong những năm qua, năm 2000 nhà nớc đã tin tởng giao cho LILAMA làm tổng thầu EPC thực hiện các dự án: nhiệt điện Uông Bí 300MW, nhiệt điện Cà Mau (chu trình hỗn hợp) 720MW, và thắng thầu gói 2 và 3 nhà máy lọc dầu Dung

Quất…là công việc hếttừ khảo sát thiết kế đến chế tạo thiết bị và tổ chức quản lý xây lắp Sự kiện này đã đa LILAMA lên tầm cao mới, trở thành nhà thầu EPC đầu tiên của đất nớc giành lại ngôi vị làm chủ của các nhà thầu nớc ngoài LILAMA đã khẳng định đợc khả năng này bằng việc đứng đầu các nhà thầu tổng hợp quốc tế, đấu thầu và thắng thầu hợp đồng EPC dự án xây dung nhà máy lọc dầu Dung Quất trị giá trên 230 triệu USD.

Hiện nay, với 20000 cán bộ công nhân viên của 20 công ty thành viên,

1 Viện nghiên cứu công nghệ hàn, 2 trờng đào tạo công nhân kĩ thuật, với đội ngũ trên 2500 kĩ s và 2000 thợ hàn có chứng chỉ quốc tế yêu nghề đang đợc trang bị đầy đủ phơng tiện thiết kế, chế tạo, thi công tiên tiến và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 ở Tổng công ty, ISO

9002 tại các công ty thành viên, LILAMA sẽ thực hiện thắng lợi chiến lợc phát triển của mình là trở thành Tập đoàn công nghiệp xây dựng.

Các lĩnh vực hoạt động của công ty:

 T vấn thiết kế và quản lý dự án

 Chế tạo thiết bị công nghệ

 Vận chuyển, lắp đặt thiết bị nặng

 Xây dựng, bảo ôn và xây lò

Các đơn vị thành viên:

 Công ty cơ giới tập trung

 Công ty t vấn lắp máy

 Công ty xuất nhập khẩu

 Công ty cổ phần Lilama Hà Nội

 Công ty lắp máy và thí nghiệm cơ điện

 Dự án các nhà máy xi măng

 Công ty cổ phần đầu t và phát triển đô thị

 Công ty lắp máy và xây dựng 69-1

 Công ty lắp máy và xây dựng số 3

 Dự án điện Uông Bí mở rộng

 Nhà máy chế tạo thiết bị Phủ Lý

 Công ty cơ khí và lắp máy

 Trờng công nghệ và kĩ thuật Lilama 1

 Văn phòng đại diện Lilama tại Đà Nẵng

 Nhà máy chế tạo thiết bị và sản xuất que hàn

 Công ty chế tạo và đóng tàu Hải Phòng

 Xí nghiệp xây dựng 7 Dung Quất

 Đại diện Lilama tại Tây Nguyên

 Văn phòng đại diện Lilama tại thành phố Hồ Chí Minh

 Trờng công nghệ và kĩ thuật Lilama 2

 Văn phòng dự án điện đạm Cà Mau

 Công ty lắp máy và xây dựng 18

Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một đơn vị thành viên của Tổng công ty lắp máy Việt Nam Từ khi thành lập đến nay công ty đã đạt đợc nhiều thành quả to lớn đóng góp vào sự phát triển vững mạnh của Tổng công ty

1.1.2.Tổng quan về Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

1.1.2.1.Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội tiền thân là Công ty lắp máy và xây dựng Hà Nội (Tên giao dịch là: LILAMA - HANOI - CO) là một doanh nghiệp Nhà nớc Hạng I - trực thuộc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam (LILAMA), đợc thành lập năm 1960, có giấy phép đăng ký kinh doanh số

109587 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp Công ty cổ phần LILAMA

Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân Trụ sở Công ty đóng tại số 52 đờng Lĩnh Nam - Phờng Mai Động - Quận Hai Bà Trng - Hà Néi.

Có thể khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty nh sau:

Trong giai đoạn này, mục tiêu kinh doanh không đợc đặt lên hàng đầu (hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của trên chủ yếu phục vụ lợi ích chung của cả dân tộc), chính vì thế hiệu quả sản xuất kinh doanh cha đợc coi trọng.

Trong giai đoạn này nền kinh tế chậm phát triển, đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn, sản xuất kinh doanh không phát triển Hầu hết các doanh nghiệp Nhà nớc làm ăn không hiệu quả Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội cũng không nằm ngoài các doanh nghiệp đó, nhng trong hạch toán Công ty vẫn có lãi, các chỉ tiêu kế hoạch trên giao vẫn hoàn thành và vợt mức.

Thực hiện đờng lối đổi mới của Đảng năm 1986, chuyển đổi cơ cấu kinh tế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc, thực hiện theo kế hoạch từ trên rót xuống, Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội trong những năm đầu đã gặp nhiều khó khăn nhng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã khắc phục đợc những khó khăn, tạo uy tín trên thị trờng, từng bớc sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

Cho đến nay, sau 46 năm xây dựng và trởng thành, tập thể cán bộ công nhân viên Công ty đã nhận đợc nhiều huân, huy chơng và bằng khen của ngành xây dựng, Đảng và Nhà nớc trao tặng Công ty đã thi công hoàn thành,bàn giao và đa vào sử dụng hàng trăm công trình với chất lợng cao, nh công trình Nhà máy sợi Nha trang, Nhà máy dệt 8/3, Trờng Đại học Bách khoa, Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, Xi măng Hoàng Thạch, Xi măng Nghi Sơn, Xi măng Bút Sơn, Nhiệt điện Uông Bí, Thuỷ điện Hoà Bình, Công trình nhà hội nghị Mỹ Đình…là công việc hết

1.1.2.2 Các lĩnh vực kinh doanh

Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành, có nghĩa là đầu t vào nhiều lĩnh vực khác nhau với nhiều phơng thức khác nhau bao gồm:

 Công tác xây dựng: san nền, đổ đầm móng, xây dựng, hoàn thiện các công trình công nghiệp và dân dụng.

 Công tác xây lắp: lắp đặt các thiết bị cơ điện, ống thông gió, cấp nhiệt, thiết bị lạnh, thang máy, điều hoà thông gió.

Những vấn đề tìm hiểu đợc trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

 Phòng tổ chức: thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tuyển dụng sắp xếp , điều động nhân lực, tính toán quĩ lơng, tham mu cho Giám đốc trong việc qui hoạch cơ cấu cán bộ và công nhân trong Công ty.

 Phòng hành chính tổng hợp: thừa lệnh Giám đốc ký tên và đóng dấu các công văn, các bản sao và các bản xác nhận khác đồng thời soạn thảo và bảo mật các văn bản hành chính của Công ty.

 Phòng kinh tế kĩ thuật: tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng đơn giá cho từng hạng mục

 Phòng cung ứng vật t: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật t, chi tiết việc liên hệ mua vật t với các công ty để phục vụ các công trình.

 Phòng kế hoạch đầu t: giúp Giám đốc theo dõi thực hiện khối l- ợng công tác sản xuất kinh doanh qua đó xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Lập các dự án đầu t, các dự án tiền khả thi để đầu t phát triển sản xuÊt.

 Phòng KCS (Phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm): thực hiện công tác giám sát, kiểm tra chất lợng các sản phẩm do công ty gia công, chế tạo và các công trình thi công.

Công ty có một đội ngũ cán bộ có năng lực quản lý và một lực lợng công nhân lành nghề có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công, xây lắp, Công ty cũng không ngừng cải tiến kĩ thuật, nâng cao chất lợng các sản phẩm sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi của đất nớc trong tình hình mới

1.2 Những vấn đề tìm hiểu đợc trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Không khó khăn gì trong việc hình dung hiệu quả khác nhau giữa một doanh nghiệp áp dụng và một doanh nghiệp không áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý Hiện nay, Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội đang từng bớc tiến hành công tác tin học hoá trong toàn công ty Việc ứng dụng công nghệ thông t in trong công tác quản lý đã mang lại hiệu quả, một mặt giúp cho ngời quản lý có thể nắm bắt đợc thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác nhất mặt khác nó cũng hỗ trợ nhiều cho nhân viên trong công việc khi họ phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

Trong những năm gần đây đất nớc ta không ngừng phát triển trên mọi mặt của đời sống Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội cũng có những đóng góp nhất định trong tiến trình phát triển chung của đất nớc Bằng sự phát triển vững mạnh của mình, Công ty ngày càng tạo đợc uy tín trên thị trờng Hoạt động chính của công ty là lắp máy bên cạnh đó công ty còn xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng nhằm phục vụ sản xuất và đời sống thì công tác quản lý vật t thiết bị đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Công ty. Việc nhầm lẫn trong kiểm kê hay tính giá vật t sẽ gây hậu quả không nhỏ đến Công ty vậy quản lý làm sao để có những thông tin nhanh nhất và chính xác nhất đến nhà quản lý là điều mà công ty hớng tới Có nh vậy nhà quản lý mới có thể đa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong quá trình thực tập này em đã có một thời gian tìm hiểu các hoạt động của phòng cung ứng vật t: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật t, chi tiết việc liên hệ mua vật t với các công ty để phục vụ các công trình Hiện nay phòng cung ứng vật t đang có dự định triển khai việc đa phần mềm vào hoạt động của phòng song do vấn đề về giá thành nên cha áp dụng đợc.

Từ những lý do trên em xin chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế Phân tích và thiết kế chơng trình quản lý vật t thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội ”

Chơng trình đợc xây dựng sẽ hỗ trợ cho thủ kho có thể theo dõi việc nhập xuất, theo dõi chất lợng, báo cáo tồn kho, kiểm kê một cách tự động và dễ dàng, nó cũng giúp cho ban Giám đốc có thể giám sát và theo dõi hoạt động xuất nhập của Công ty.

Cơ sở phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin

2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan. Đầu vào (Inputs) của HTTT đợc lấy từ các nguồn (Sourses) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý sẽ đợc chuyển tới đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đợc cấu thành từ bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.

Các hệ thống thông tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các qui tắc, thủ tục, phơng pháp và mô hình toán học để xử lý dữ liệu, quản lý, phân phát và sử dụng thông tin Hầu hết các HTTT đều đợc gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ công tác quản lý.

Có hai loại khác nhau của hệ thống thông tin: HTTT chính thức và HTTT không chính thức.

HTTT chính thức thờng bao gồm tập hợp các qui tắc và các phơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng Chẳng hạn nh hệ thống trả lơng, hệ thống quản lý tài khoản của nhà cung cấp và tài khoản của khách hàng , phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách…là công việc hết

Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và nhận th, các cuộc nói chuyện điện thoại, các bài viết trên báo chí và tạp chí, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo là các hệ thống thông tin phi chính thức.

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

Có 2 cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức

2.1.2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Proccessing System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc những nhân viên Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Hệ thống TPS chủ yếu trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Các hệ thống thuộc loại này là: hệ thống nhập xuất hàng hoá, lập đơn đặt hàng, theo dõi nhà cung cấp…là công việc hết

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

MIS là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức MIS hỗ trợ khả năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lu trữ, dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng, nó có khả năng cung cấp cho các nhà quản lý chiến lợc, sách lợc và tác nghiệp, có tính linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu của thông tin của tổ chức, có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp có thẩm quyền sử dụng Các hệ thống thuộc loại này là: hệ thống theo dõi nghỉ phép của nhân viên, theo dõi thu chi, theo dõi l- ợng hàng tồn kho…là công việc hết

 Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

DSS là những hệ thống phục vụ cho các hoạt động ra quyết định khi mà MIS không thể đáp ứng đợc đầy đủ Hệ thống này có khả năng chọn lựa giúp một phơng án, cung cấp sắp xếp các phơng án theo tiêu chuẩn của ngời đa ra quyết định, cung cấp và phân tích dữ liệu, các đồ thị …là công việc hếtmột cách tự động DSS chủ yếu hỗ trợ cho các nhà quản lý ở mức độ chiến lợc và sách lợc.

 Hệ chuyên gia ES (Expect System)

Hệ chuyên gia có liên quan mật thiết với lĩnh vực trí tuệ nhân tạo Trí tụê nhân tạo là lĩnh vực nghiên cứu làm cho máy tính có khả năng lập luận,học tập, tự hoàn thiện nh loài ngời Hệ chuyên gia giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề và thực hiện quyết định ở mức cao hơn DSS

 Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

ISCA đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc, nó đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực l- ợng cạnh tranh.

2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

 Ba cấp quản lý trong một tổ chức

Anthony trình bày tổ chức nh một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp.

Những ngời chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lợc có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức từ đó thiết lập các chính sách chung và những đờng lối.

Những trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật có nghĩa là nơi dùng các phơng tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lợc.

Ngời chịu trách nhiệm ở mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phơng tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức trên cơ sở tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian, kĩ thuật.

 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

Sau đây là bảng phân loại hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất.

Kinh doanh và sản xuất chiến lợc Hệ thống thông tin văn phòng

Kinh doanh và sản xuất chiÕn thuËt Tài chính tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

Hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động và mức ra quyết định

2.1.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Tuỳ theo từng ngời mô tả mà các hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau Có ba mô hình đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

Cơ sở dữ liệu

Quản lý dữ liệu đợc coi là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý của một tổ chức Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin Nếu nh trớc kia ngời ta ghi chép những thông tin lên các vật liệu thủ công nh giấy, bảng…là công việc hết thì ngày nay, hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phơng tiện để quản lý dữ liệu một cách thành công Những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang đợc dùng nhiều nhất ở nớc ta và trên thế giới là Microsoft Access, Microsoft Foxpro/Visual Foxpro và Oracle.

2.2.1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Mỗi bảng (table) nh bảng danh sách cán bộ, danh sách khách hàng…là công việc hết ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.

Thực thể (entity) là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Chẳng hạn nh thực thể nhà cung cấp, thực thể nhân viên.

Thuộc tính (attribute) là những đặc điểm, tính chất của mỗi thực thể. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là dữ liệu về thực thể mà ta muốn l- u trữ Chẳng hạn nh thực thể vật t có các thuộc tính nh mã vật t, số lợng, đơn vị tính, đơn giá…là công việc hết

Dòng (row) trong mỗi bảng có các dòng Mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi (record)

Cột (column) trong mỗi bảng có các cột Mỗi cột đợc gọi là một trờng (field) Giao giữa dòng và cột là một ô chứa mẫu dữ liệu ghi chép về thuộc tính cá thể trên dòng đó.

Cơ sở dữ liệu (database) là một nhóm gồm hai hay nhiều bảng có liên quan với nhau Chẳng hạn nh các bảng hàng mua, hàng hoá, nhân viên, khách hàng…là công việc hết tạo thành cơ sở dữ liệu hàng hóa.

Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau đợc gọi là hệ cơ sở dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank).

Bảo trì và phát triển

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system) là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.

2.2.2.Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

Dữ liệu đợc nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu Ngày nay, phần lớn các phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form thể hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu để ngời dùng nhập.

Mục đích của việc tạo ra cơ sở dữ liệu là để lu trữ và khi cần dễ dàng tìm thấy những dữ liệu cần dùng SQL là ngôn ngữ thông dụng để đặt câu hỏi. Ngôn ngữ này thể hiện mỗi câu hỏi (question) dới dạng một lệnh truy vấn (query) Một biến dạng của SQL là QBE (query by example) QBE không cho phép đặt những câu hỏi quá phức tạp, do vậy không đợc sử dụng rộng rãi nh SQL.

Báo cáo (report) là một tài liệu trình bày thông tin một cách có tổ chức theo một khuôn dạng nào đó Hầu hết các dữ liệu trong một báo cáo đợc lấy ra từ một vài bảng hay từ kết quả của một vài query Lập báo cáo là một bộ phận quan trọng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để xử lý và đa cho ngời sử dụng trong một thể thức có thể sử dụng đợc.

Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin

Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.Việc thực hiện HTTT liên quan tới việc xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống và chuyển mô hình đó sang góc độ tin học Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

Hình 2.3 Các giai đoạn phát triển của hệ thống thông tin

2.3.1.Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phát triển hệ thống thông tin nhằm mục đích cung cấp cho các thành viên trong tổ chức các công cụ quản lý tốt nhất.

Có 4 nguyên nhân chính dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Các công nghệ mới xuất hiện làm cho tổ chức phải xem xét lại những thiết bị đã có trong tổ chức của mình Vai trò của những thách thức chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin.

Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin dựa vào ba nguyên tắc chung là:

 Nguyên tắc sử dụng các mô hình.

Các mô hình đợc sử dụng là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

 Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Theo nguyên tắc này để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải tìm hiểu các mặt chung sau đó mới đi đến chi tiết.

 Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

2.3.2 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Đánh giá yêu cầu là một công việc quan trọng để nhận định về cơ hội và khả năng thực thi của dự án Công việc ở giai đoạn này thực hiện tốt sẽ giúp cho giai đoạn phân tích thiết kế đợc thuận lợi và đúng đắn Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ dẫn đến những chi phí lớn cho tổ chức Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơng đối ngắn để tiết kiệm thời gian và chi phí (ớc tính khoảng 4-5 % tổng thời gian dành cho dự án) Công việc này thờng đợc giao cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm.

Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu

Các công việc trong giai đoạn lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập, nguồn thông tin và phơng pháp sử dông

Phân tích viên cần xác định chính xác yêu cầu của ngời yêu cầu Làm sáng tỏ yêu cầu chủ yếu thực hiện thông qua những cuộc gặp gỡ, quan sát cũng nh tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trờng xác thực của nó Cần xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.

 Đánh giá khả thi Đánh giá xem dự án có khả năng thực hiện hay không Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính, khả thi về thời hạn, khả thi kĩ thuật.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo đợc trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm vấn đề Sau đó đa ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án.

2.3.3.Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết đợc tiến hành sau giai đoạn làm rõ yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại- nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc các mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống và đề xuất các giải pháp để đạt đợc mục tiêu

Có 4 phơng pháp thu thập thông tin thờng dùng là phơng pháp phỏng vấn, phơng pháp nghiên cứu tài liệu, phơng pháp sử dụng phiếu điều tra và ph- ơng pháp quan sát Để thu thập các thông tin đúng theo yêu cầu các phân tích viên cần kết hợp các phơng pháp thu thập thông tin, chú ý u, nhợc điểm của từng phơng pháp từ đó tiến hành thu thập thông tin sao cho đạt hiệu quả cao nhÊt.

Việc mã hóa dữ liệu là công việc rất cần thiết trong xây dựng hệ thống thông tin bởi nó giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng, mô tả nhanh chóng các đối tợng và nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.

Một hệ thống mã gồm một tập hợp các kí tự, một bộ các kí hiệu hợp lệ, đợc định nghĩa trớc, đợc sử dụng để nhận diện các đối tợng cần quan tâm.

Mã liên tiếp đợc tạo ra bởi một qui tắc tạo dãy nhất định Rất dễ tạo mã theo kiểu này tuy nhiên nó không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ.

Mã phân cấp là mã đợc xây dựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải thể hiện sự phân cấp sâu hơn.

Mã gợi nhớ mã đợc tạo ra căn cứ vào thuộc tính của đối tợng tạo mã.

Mã gợi nhớ có tính gợi nhớ cao dễ dàng nới rộng, tuy nhiên nó ít thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích.

Mã ghép nối mã đợc chia làm nhiều trờng, mỗi trờng ứng với một đặc tính Mã kiểu này có u điểm là có khả năng phân tích cao tuy vậy nó khá cồng kÒnh

Công cụ mô hình hoá

Các công cụ mô hình hoá thờng dùng là: sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.

 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dựng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức l mô tả sự di chuyà mô tả sự di chuy ển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin

Giao tác ngời - máy Tin học hoá hoàn toànThủ công

Thủ công Tin học hoá

Tên ng ời/ bộ phận phát/ nhận thông tin

Tên tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

- Dòng thông tin - Điều khiển

Giới thiệu công cụ lập trình

Mirosoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đợc sử dụng nhiều nhất ở nớc ta Trên thế giới, so với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nh Microsoft Foxpro/ Visual foxpro, Oracle nó giành đợc phần chia lớn nhất trên thị trờng Access là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất Phiên bản đầu tiên ra đời năm 1989 từ đó đến nay Access không ngừng cải tiến và có nhiều phiên bản ra đời.

Mirosoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách thuận tiện và nhanh chóng, có một th viện các hàm phong phú và đa dạng.

Access cung cấp hai phơng pháp truyền thống để bảo mật là đặt mật khẩu để mở cơ sở dữ liệu và bảo mật ở mức ngời dùng Ngoài hai phơng pháp này Access còn cho phép tách rời những đoạn chơng trình Visual Basic (mà ngời khác có thể sửa đổi) ra khỏi cơ sở dữ liệu của mình đồng thời ngăn cản sự thay đổi thiết kế của các form, report và module bằng cách cất cơ sở dữ liệu thành một tệp MDE.

VBA (Visual Basic Aplication) là ngôn ngữ lập trình đợc sử dụng để tạo ra các hàm, các thủ tục để xử lý các đối tợng do Access tạo ra Visual Basic giúp giải quyết các phần việc mà Access không làm đợc, xử lý các ứng dụng và làm hoàn chỉnh hơn các ứng dụng Visual Basic có u điểm:

- Làm cho cơ sở dữ liệu dễ bảo trì hơn: nếu di chuyển hay copy một form hay report từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác thì các thủ tục gắn vào form hay report sẽ di chuyển theo.

- Tạo hàm theo ý mình: Access có rất nhiều hàm (built in function), khi dùng Visual Basic có thể tạo các hàm theo ý mình để tính ra một giá trị theo các những công thức hay qui trình phức tạp.

- Báo lỗi hay xử lý theo ý mình: Visual Basic giúp ngời dùng phát hiện lỗi, hiện ra những thông báo dễ hiểu (bằng tiếng Việt) đôi khi tự động sửa lỗi.

- Tạo và điều khiển các đối tợng: Visual Basic cho phép có thể điều khiển tất cả các đối tợng trong cơ sở dữ liệu và bản thân cơ sở dữ liệu nữa.

- Xử lý từng bản ghi: có thể dùng Visual Basic để xử lý từng bản ghi trong một tập hợp nào đó.

- Tiến hành các hành động ở mức hệ thống: Visual Basic cho phép kiểm tra xem một tệp có tồn tại trên hệ thống hay không, có thể giao lu với các ứng dụng khác nh Excel thông qua Automation (một cách giao tiếp với các đối t- ợng của một ứng dụng từ những ứng dụng khác) hay Dynamic Data Exchange (DDE - một giao thức để trao đổi dữ liệu giữa ứng dụng dựa trên Windows) và có thể dùng các hàm trong Dynamic - Link Libraries (DLLs - th viện liên kết động: tập hợp các chơng trình con có thể đợc gọi từ các thủ tục Visual Basic rồi đợc nạp và kết nối với ứng dụng khi thực hiện).

- Visual Basic hỗ trợ lập trình hớng đối tợng (Object - OrientedPrograming) giúp dễ dàng cho việc bảo trì hệ thống và giảm chi phí phát triển.

Phân tích thiết kế chơng trình quản lý vật t thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Khảo sát hệ thống

3.1.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật t thiết bị

Một trong những nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh có lãi Quản lý vật t thiết bị hiệu quả sẽ là một yếu tố góp phần làm tăng doanh thu cho Công ty Với lợng vốn lớn mà Công ty bỏ ra cho việc mua sắm vật t thiết bị thì những nghiệp vụ nh xuất vật t thiết bị đúng thời điểm khi đội sản xuất có yêu cầu, lợng tồn kho không vợt quá mức cho phép, có những báo cáo về số lợng cũng nh trị giá vật t chính xác và kịp thời…là công việc hết là mục tiêu cần đạt đợc Từ trớc đến nay phơng pháp thủ công đã mang lại không ít những sai sót, bất tiện trong công việc chẳng hạn nh việc tính toán sai giá trị hàng nhập kho hay nhầm lẫn trong kiểm kê vật t thiết bị, tốn nhiều thời gian trong tra cứu và lập báo cáo thống kê…là công việc hết sẽ mang lại những tổn thất cho Công ty Vì vậy xây dựng chơng trình quản lý vật t thiết bị sao cho phù hợp với đặc trng của Công ty là cần thiết nhằm phần nào khắc phục những sai sót và đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của công việc

Hệ thống phải đáp ứng đợc: quản lý số liệu nhập, xuất, tồn của từng vật t, thiết bị đầu vào cho các phòng ban chức năng, các đội sản xuất Quản lý các mã mặt hàng, nhà cung cấp, đội sản xuất…là công việc hết Báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết số liệu từng loại mặt hàng, số liệu chi tiết của từng đội sản xuất, của từng kho. Đối với ngời khai thác hệ thống: khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phơng pháp làm việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dể dàng.

Bài toán mô tả qui trình nhập, xuất vật t thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội.

- Khi đơn vị sản xuất có yêu cầu vật t thiết bị, đơn vị sản xuất tiến hành lập phiếu yêu cầu - Bảng yêu cầu cấp vật t thiết bị.

- Bảng yêu cầu vật t thiết bị của đơn vị sản xuất đợc gửi tới Giám đốc,nếu đợc duyệt phòng cung ứng vật t sẽ chịu trách nhiệm tìm hiểu thông tin về vật t thiết bị đó: giá cả, chất lợng, thời gian giao hàng…là công việc hếtsau đó lập báo cáo.

Bảng yêu cầu vật t , thiết bị.Bảng yêu cầu vật t , thiết bị đã duyệt Hoá đơn gtgt

Phiếu nhập kho Hoá đơn mua hàng đã duyệt

Thẻ kho Giấy dự trù cấp vật t

Giấy dự trù cấp vật t đ ợc duyệt

- Báo cáo đợc trình lên Giám đốc, nếu đợc duyệt, phòng tài vụ cấp tạm ứng và tiến hành mua vật t.

- Vật t mua đợc bộ phận kiểm tra và nhân viên phòng cung ứng kiểm tra chất lợng và số lợng Nếu không đảm bảo chất lợng thì liên hệ bảo hành với nhà cung cấp Nếu không đủ số lợng thì yêu cầu cấp thêm.

- Cuối mỗi ngày thủ kho sẽ vào sổ và vào thẻ kho số lợng vật t nhập, xuất trong ngày và tính toán lợng tồn kho của từng vật t thiết bị.

- Mỗi vật t thiết bị sẽ tơng ứng với một thẻ kho.

- Dựa vào hạn mức vật t thiết bị do đơn vị sản xuất đa lên đã đợc

Giám đốc duyệt, phòng vật t sẽ cấp dần vật t thiết bị theo tiến độ thi công của đơn vị cho đến hết hạn mức.

- Nếu hết hạn mức mà công việc cha xong đơn vị sản xuất tiến hành làm bổ xung dự trù

- Đối với vật t thiết bị thừa, dùng không hết tiến hành nhập trở lại kho.

- Có ba hình thức thanh toán đối với vật t thiết bị mua là chuyển khoản, tiền mặt và trả chậm.

- Giá vật t thiết bị đợc tính theo giá đích danh.

- Vào số d đầu năm vào 0 giờ ngày mùng 1 tháng 1.

Hình 3.1 Sơ đồ mô tả hệ thống quản lý vật t thiết bị hiện tại 3.1.3 Yêu cầu của chơng trình

Chơng trình quản lý vật t thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội gồm các chức năng chính sau.

- Cập nhật thông tin mới về vật t, thiết bị, nhân viên, nhà cung cấp, kho, đơn vị sản xuất vào các tệp danh mục.

- Xem các thông tin liên quan theo mã số Ví dụ cho phép xem thông tin về qui cách, đơn giá vật t, thiết bị…là công việc hếttheo mã vật t, thiết bị.

- Hiệu chỉnh thông tin khi có yêu cầu.

- Xoá thông tin không cần dùng Ví dụ nh khi một nhân viên thôi việc chức năng xoá sẽ xoá thông tin liên quan đến nhân viên đó ra khỏi tệp danh mục nhân viên.

 Quản lý xuất - nhập: Để tiện cho việc quản lý vật t, thiết bị xuất nhập, cuối mỗi ngày thủ kho sẽ thống kê từng loại vật t về: lợng nhập, lợng xuất, lợng tồn Dựa vào thẻ kho ngời điều hành sẽ biết đợc thông tin cần thiết.

- Nhập số liệu cho phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chi tiết phiếu xuất kho, chi tiÕt phiÕu nhËp kho.

- Hiệu chỉnh số liệu nếu có yêu cầu.

- Tính lợng xuất kho, nhập kho, tồn kho vật t: đây là chức năng quan trọng để tính toán số lợng và trị giá vật t.

TONCK = TONDK - XUATTK + NHAPTK TONCK: vật t, thiết bị tồn kho tháng (kỳ)

TONDK: vật t, thiết bị tồn kho tháng (kỳ) trớc

XUATTK: vật t, thiết bị xuất trong tháng (kỳ)

NHAPTK: vật t, thiết bị nhập trong tháng (kỳ)

- In các chứng từ nh: phiếu xuất, phiếu nhập…là công việc hết

- Xuất báo cáo vật t, thiết bị theo tháng.

- Xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết từng loại vật t, số liệu chi tiết cho từng đội sản xuất.

Thông tin nhà cung cấp

Thông tin vật t , thiết bị

Thông tin đơn vị sản xuất

Báo cáo tổng hợp nhập theo tháng

Báo cáo tổng hợp xuất theo tháng

Báo cáo tổng hợp xuất - nhập - tồn theo tháng

3.1.4 Kết quả xác định yêu cầu cung cấp cho giai đoạn tiếp theo

Hình 3.2 Kết quả xác định yêu cầu

 Đánh giá khả thi về mặt tổ chức :

- Chơng trình đáp ứng tính chính xác của công việc.

- Tốn ít thời gian và chi phí đào tạo sử dụng.

- Ngời sử dụng sẵn sàng tham gia vào việc sử dụng.

 Đánh giá khả thi về mặt kĩ thuật:

- Hiện tại phòng cung ứng vật t đang sử dụng máy tính PC - Pentium IV, có cài đặt Hệ Điều Hành Windown XP tạo điều kiện dễ dàng cho việc cài đặt chơng trình mới.

 Đánh giá khả thi về mặt tài chính:

- Chi phí cho việc khai thác dữ liệu không tốn kém.

Khó khăn: khó khăn về mặt thời gian do chỉ có 4 tháng cho việc hoàn thành công việc, hạn chế về mặt kiến thức.

Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật t, thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Sau giai đoạn khảo sát, tiến hành phân tích thiết kế theo các bớc sau:

- Dựa vào mô tả chơng trình vẽ sơ đồ luồng thông tin cho hệ thống.

- Dựa trên sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) tạo menu hệ thống.

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

- Dựa vào các thông tin đầu ra tạo các bảng gồm các trờng và tạo quan hệ giữa các bảng.

- Dựa trên yêu cầu của chơng trình, hệ thống menu, các sơ đồ xác định các chức năng cần xử lý.

- Tạo các form cập nhật thông tin, form nhập dữ liệu, báo cáo.

- Trình bày giải thuật của chơng trình.

- Căn cứ vào chức năng, giải thuật của chơng trình xây dựng các query xử lý, các module.

3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý vật t, thiết bị

 Sơ đồ luồng thông tin tiến trình nhập vật t thiết bị

Thời điểm Nguồn Xử lý nhập Phòng tài chính kế toán

Khi có yêu cÇu vËt t, thiết bị

Sau khi nhËp vËt t, thiết bị

Hình 3.3 Sơ đồ luồng thông tin tiến trình nhập vật t, thiết bị

 Sơ đồ luồng thông tin trong tiến trình xuất kho vật t, thiết bị

Thời điểm Nguồn Xử lý xuất Phòng tài chính kế toán

Phiếu yêu cÇu vËt t, thiết bị

Phiếu yêu cầu đã duyệt

Báo cáo Lập thẻ kho

Khi cã vËt t để tiến hành xuÊt

Sau khi xuÊt vật t, thiết bị

Hình 3.4 Sơ đồ luồng thông tin tiến trình xuất vật t, thiết bị

 Sơ đồ luồng thông tin tiến trình lập báo cáo về số lợng và trị giá vật t xuất - nhập - tồn

Phiếu dự trù cÊp vËt t, thiết bị

Phiếu dự trù đã duyệt

Báo cáo Lập thẻ kho

Quản lý ng ời dùng Đăng nhập hệ thống Nhập mới

Quản lý vật t thiết bị

Quản lý danh mục Quản lý vật t xuất - nhập Báo cáo

NhËp míi In danh môc

Yêu c ầu bá o cáo s ố l ợng, t rị gi á v Ët t x uÊt- nhË p- tồn

Tính số l ợng và trị giá vật t xuÊt - nhËp - tồn.

In báo cáo Lập báo cáo

Hình 3.5 Sơ đồ luồng thông tin tiến trình lập báo cáo

3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của hệ thống quản lý vật t thiết bị

Thời điểm Nguồn Xử lý Ban quản lý

Khi có yêu cầu lập báo cáo

Khi có yêu cầu báo cáo Đổi mật khẩu Hiệu chỉnh

In báo cáo chi tiÕt

In báo cáo tổng hợp Thoát khỏi hệ thống

Quản lý vật t thiết bị Đơn vị sản xuất Nhà cung cấp

Bản yêu cầu cấp vật t , thiết bị

Phiếu dự trù cấp vật t

Khoa Tin học kinh tế Luận văn tốt nghiệp

Hình 3.6 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống

Giải thích: hệ thống quản lý vật t thiết bị gồm 4 chức năng: quản lý ngời dùng, quản lý danh mục, quản lý xuất - nhập, báo cáo thống kê.

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

2.0 Quản lý xuất - nhập Đơn vị sản xuất

Yêu cầu vật t , thiết bị

PhiÕu nhËp – xuÊt Thông tin nhập – xuất

Thông tin về vật t Thông tin nhà cung cấp, đơn vị sản xuất

Hình 3.7 Sơ đồ ngữ cảnh

- Khi có yêu cầu về vật t, thiết bị, đơn vị sản xuất tiến hành lập bản yêu cầu cấp vật t, thiết bị.

- Bản yêu cầu đợc trình giám đốc duyệt, nếu đợc duyệt phòng cung ứng tiến hành mua vật t nếu là vật t, thiết bị cha có trong kho.

- Vật t, thiết bị đợc mua về nếu không đủ số lợng, đảm bảo chất lợng thì liên hệ bảo hành với nhà cung cấp.

- Vật t thiết bị sau khi kiểm nghiệm đợc nhập vào kho.

- Tiến hành cấp vật t thiết bị theo yêu cầu của đội sản xuất.

- Nếu vật t thiết bị không đúng yêu cầu của đơn vị sản xuất, hay không dùng hết đợc nhập trở lại kho.

- Nếu có yêu cầu xuất vật t, thiết bị điều chuyển kho thì tiến hành xuất

- Khi có các thông tin yêu cầu về vật t, thiết bị của Giám đốc hay tổng kho thì xuất các báo cáo.

Thông tin đơn vị sản xuất mới

Thông tin nhà cung cấp mới

Danh mục đã cập nhật

Thông tin đã hiệu chỉnh

Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 0 Giải thích:

- Chức năng 1: cập nhật danh mục.

Chức năng cập nhật danh mục có nhiệm vụ cập nhật các thông tin mới về nhân viên, đơn vị sản xuất, nhà cung cấp, vật t, thiết bị Khi có yêu cầu hiệu chỉnh thông tin sau khi nhập thì tiến hành hiệu chỉnh Sau khi cập nhật, những thông tin này đợc lu trong tệp danh mục.

- Chức năng 2: Quản lý xuất - nhập

Chức năng cập nhật số liệu cho phép cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất chi tiết, phiếu nhập chi tiết Sau khi cập nhật chúng đợc l- u tệp phiếu nhập - xuất.

Khi ban quản lý yêu cầu báo cáo về lợng hàng nhập kho, xuất kho trong tháng nào đó, lợng tồn kho tháng, danh mục nhà cung cấp…là công việc hếtchức năng báo cáo lấy thông tin từ các tệp danh mục và tệp phiếu nhập - xuất để xuất báo cáo.

Chức năng cập nhật danh mục

2.4 Quản lý xuất - nhập - tồn

Tổng kho Đơn vị sản xuất

Hồ sơ xuất - nhập - tồn

Danh môc Phiếu yêu cầu

2.3 Quản lý xuất Đơn vị sản xuất

Thông tin vật t xuất Thông tin vật t nhập

Hình 3.9 Sơ đồ DFD mức 1 - chức năng cập nhật danh mục Giải thích: Chức năng cập nhật danh mục lấy thông tin mới từ đơn vị sản xuất, kho, vật t, thiết bị, nhà cung cấp tiến hành cập nhật và lu lại tệp danh mục Nếu có yêu cầu hiệu chỉnh, tiến hành hiệu chỉnh và lu lại tệp danh mục.

Chức năng quản lý xuất - nhập

Hình 3.10 Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng quản lý xuất nhập Giải thích: chức năng duyệt phiếu thực hiện việc duyệt phiếu yêu cầu vật t, thiết bị của đội sản xuất, hoá đơn mua vật t, bản dự trù cấp vật t Chức năng quản lý xuất, nhập lấy các thông tin về nhân viên, nhà cung cấp, vật t…là công việc hết, tiến hành cập nhật phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sau đó lu vào tệp hồ sơ

Hồ sơ xuất - nhập - tồn

Báo cáo phiếu Chức năng quản lý xuất - nhập - tồn tính toán số lợng và trị giá vật t xuất, nhập, tồn và lu vào tệp hồ sơ xuất - nhập - tồn.

Chức năng báo cáo, thống kê

Hình 3.11 Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng báo cáo

Giải thích: chức năng báo cáo thống kê thực hiện việc lập các báo cáo. Khi có yêu cầu của ban quản lý chức năng này lấy thông tin từ tệp danh mục: danh mục nhà cung cấp, danh mục kho, danh mục vật t, thiết bị, danh mục nhân viên…là công việc hết, thông tin từ tệp phiếu: phiếu nhập chi tiết, phiếu xuất chi tiếTh phiếu nhập…là công việc hết, thông tin từ tệp hồ sơ xuất nhập chứa các thông tin về trị giá và số lợng vật t tiến hành lập các báo cáo.

3.2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra

Chuẩn hoá thực thể phiếu nhập kho

Thuéc tÝnh cha chuẩn hoá

Chuẩn hoá dạng 1 Chẩn hoá dạng 2 Chuẩn hoá dạng 3

Mã số nhà cung cấp

Tên nhà cung cấp Địa chỉ

Mã số phiếu nhập Ngày nhập Mã số nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ

Mã số phiếu nhậpNgày nhậpMã số nhà cung cấpMã số nhân viênMã số thuế Điện thoại

Số lợng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R)

Tổng cộng tiền thanh toán (S) Điện thoại Mã số nhân viên Tên nhân viên Loại phiếu Tên loại Mã HTTT Tên HTTT Mã số thuế Mức thuế

Mã số phiếu nhập Mã số kho

Mã vật t Diễn giải Tên vật t

Số lợng Đơn vị tính Đơn giá Điện thoại Mã số nhân viên Tên nhân viên Loại phiếu Tên loại Mã HTTT Tên HTTT Mã số thuế Mức thuế

Mã số phiếu nhập Mã vật t

Mã vật t Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá

Mã số kho Tên kho Diễn giải

Mã số phiếu nhập Mã vật t

Mã vật t Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá

Mã số nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại

Mã số nhân viên Tên nhân viên Chức vụ Phòng ban

Mã số thuế Mức thuế Tên thuế

Loại phiếu Tên loại Diễn giải

Chú ý: - Kí hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp.

- Kí hiệu (S) đánh dấu thuộc tính thứ sinh.

- Bỏ qua những thuộc tính rất ít ý nghĩa nh số thứ tự.

Sau khi thực hiện công việc chuẩn hoá ta rút ra các thực thể sau:

- Phiếu nhập kho (Mã số phiếu nhập, Ngày nhập, Mã số nhà cung cấp, Mã số nhân viên, Mã số thuế, Loại phiếu)

- Chi tiết phiếu nhập kho ( Mã số phiếu nhập, Mã vật t , Mã số kho, Số lợng)

- Danh mục vật t ( Mã vật t , Tên vật t, Đơn vị tính, Đơn giá)

- Danh mục kho ( Mã số kho, Tên kho, Diễn giải)

- Danh mục nhà cung cấp (Mã số nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại)

- Danh mục nhân viên (Mã số nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban)

- Danh mục thuế (Mã số thuế, Mức thuế, Tên thuế)

- Danh mục HTTT (Mã HTTT, Tên HTTT)

- Loại phiếu (Loại phiếu, Tên loại, Diễn giải)

 Chuẩn hoá phiếu xuất kho

Thuéc tÝnh cha chuÈn hãa

Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hoá dạng 2 Chuẩn hoá dạng 3

Mã đơn vị sản xuất

Tên đơn vị sản xuất Địa chỉ

Số lợng (R) Đơn giá (R) Đơn vị tính (R)

Mã số phiếu xuất Ngày xuất Mã số nhân viên Tên nhân viên Mã đơn vị sản xuất Tên đơn vị sản xuất Địa chỉ Loại phiếu Tên loại

Mã số phiếu xuất Mã số kho Diễn giải Mã vật t Tên vật t

Số lợng Đơn giá Đơn vị tính

Mã số phiếu xuất Ngày xuất Mã số nhân viên Tên nhân viên Mã đơn vị sản xuất Tên đơn vị sản xuất Địa chỉ Loại phiếu Tên loại

Mã số phiếu xuất Mã số kho Mã số vật t

Mã số vật t Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá

Mã số phiếu xuất Ngày xuất Mã số nhân viên Mã đơn vị sản xuất Loại phiếu

Mã số phiếu xuất Mã số kho Mã số vật t

Mã số vật t Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá

Mã số khoTên khoDiễn giải

Mã đơn vị sản xuất Tên đơn vị sản xuất Địa chỉ

Loại phiếu Tên loại diễn giải

Mã số nhân viên Tên nhân viên Chức vụ

Sau khi thực hiện công việc chuẩn hoá ta rút ra các thực thể sau:

- Phiếu xuất kho (Mã số phiếu xuất, Ngày xuất, Mã số nhân viên, Mã đội sản xuất, Loại phiếu).

- Chi tiết phiếu xuất kho ( Mã số phiếu xuất kho, Mã vật t , Mã số kho, Số lợng).

- Danh mục vật t ( Mã số vật t , tên vật t, Đơn vị tính, Đơn giá).

- Danh mục kho (Mã số kho, Tên kho, Diễn giải).

- Danh mục đơn vị sản xuất (Mã đơn vị sản xuất, Tên đơn vị sản xuất, Địa chỉ).

- Loại phiếu (Loại phiếu, Tên loại, Diễn giải).

- Danh mục nhân viên (Mã số nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban).

Từ hai đầu ra là phiếu xuất kho và phiếu nhập kho Sau khi tiến hành chuẩn hoá và bỏ đi các thực thể giống nhau ta xác định liên hệ logic giữa các thực thể và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Loại nhập xuất Đơn vị sản xuất VËt t

Hình 3.12 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu hệ thống quản lý vật t, thiết bị

3.2.5 Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu

Bảng danh mục đơn vị sản xuất (t_dsx)

Tên trờng Kiểu Độ rộng Mô tả

1 madsx Text 10 Mã đơn vị sản xuÊt

PhiÕu xuÊt Kho mavt makho sophieu soluong mahttt tenhttt sophieu mancc manv mathue loainhapxuat mahttt…là công việc hết mancc tenncc man v

Ten…là công việc hết mathue mucthue…là công việc hết loainhapxuat tenloai

Dongia mavt tenvt makho diachi…là công việc hết madsx tendsx manv madsx loainhapxuat sophieu ngayxuat mavt sophieu makho soluong

2 tendsx Text 50 Tên đơn vị sản xuÊt

Bảng danh mục nhân viên (t_nhanvien)

1 manv Text 10 Mã số nhân viên

3 ten Text 10 Tên nhân viên

5 diachi Text 20 Phòng ban làm việc manv: là khóa chính

Bảng danh mục nhà cung cấp (t_ncc)

1 mancc Text 10 Mã số nhà cung cÊp

2 tenncc Text 30 Tên nhà cung cấp

4 dienthoai Text 15 Điện thoại mancc: là khoá chính

Bảng danh mục kho (t_kho)

3 vitri Text 50 Vị trí makho: là khoá chính

Bảng danh mục hình thức thanh toán (t_httt)

1 mahttt Text 10 Mã hình thức thanh toán

2 tenhttt Text 50 Diễn giải mahttt: là khoá chính

Bảng danh mục thuế (t_thue)

1 mathue Text 10 Mã số thuế

2 mucthue Number single Mức thuế

3 tenthue Text 50 Tên thuế mathue: là khoá chính

Bảng danh mục loại phiếu (t_loaiphieunhapxuat)

1 loaiphieunhapxuat Text 10 Mã số nhập xuất

2 tenloai Text 50 Tên loại nhập xuất loaiphieunhapxuat: là khoá chính

Bảng danh mục vật t (t_vattu)

1 mavt Text 10 Mã số vật t

3 dongiavnd Number Double Đơn giá VND

4 donvitinh Text 10 Đơn vị tính mavt: là khoá chính

STT Tên trờng Kiểu Độ réng

1 sophieu Text 10 Sè phiÕu nhËp kho

3 mahttt Text 10 Mã hình thức thanh toán

4 mathue Text 10 Mã số thuế

6 ngaynhap Date/Time 8 Ngày lập phiếu

7 mancc Text 10 Mã số nhà cung cấp

8 loaiphieunhapxuat Text 10 Loại phiếu nhập xuất

Bảng phiếu nhập kho (t_phieunhap) sophieu: là khoá chính manv, mahttt, mathue, mancc, loaiphieunhapxuat: là khóa ngoại lai

Bảng chi tiết phiếu nhập kho (t_phieunhapchitiet)

1 sophieu Text 10 Sè phiÕu nhËp kho

3 soluong Number Single Số lợng

4 makho Text 10 Mã số kho sophieu, mavt, makho: là khoá chính

Bảng phiếu xuất kho (t_phieunhap)

1 sophieu Text 10 Sè phiÕu xuÊt kho

3 madxs Text 10 Mã đội sản xuất

Text 10 Loại phiếu nhập xuất

8 Ngày xuất sophieu: khoá chính manv, madsx, loạiphieunhapxuat: khoá ngoại lai

Bảng chi tiết phiếu xuất (t_phieuxuatchitiet)

1 sophieu Text 10 Sè phiÕu xuÊt kho

3 soluong Number Single Số lợng

4 makho Text 10 Mã số kho sophieu, mavt, makho: khoá chính

Hình 3.13 Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể 3.2.7 Thiết kế chơng trình

3.2.7.1 Thiết kế các Module chơng trình

Quản lý vật t thiết bị

Hệ thống Danh mục Cập nhật Tra cứu Báo cáo Trợ giúp

Thêm ng ời dùng mới Đổi mật khẩu

Thoát khỏi ch ơng trình

Module hệ thống của chơng trình

CËp nhËt phiÕu nhËp kho CËp nhËt phiÕu xuÊt kho

Tra cứu thông tin phiếu theo loại phiếu

Tra cứu thông tin vật t Tra cứu thông tin nhân viên

Tra cứu thông tin nhà cung cấp

Báo cáo vật t theo đội sản xuất

Báo cáo tổng hợp nhập – xuất nghiệp

Module cập nhật số liệu

Báo cáo chi tiết vật t xuất

Báo cáo nhập xuất tồn

3.2.7.2 Một số thuật toán sử dụng trong chơng trình

Các kí hiệu sử dụng:

Khối bắt đầu Khối nhập dữ liệu Khối xuất thông tin

Tên, mật khẩu hợp lệ ?

Nhập tên, mật khẩu ng ời dùng

Thông bá o nhËp s ai t ên, m Ët khÈ u

Vào ch ơng trình quản lý vật t , thiết bị

Mở form đổi mật khÈu

Khối tính toán Khối kiểm tra điều kiện

Thuật toán đăng nhập vào chơng trình

Hình 3.14 Thuật toán đăng nhập chơng trình

Thuật toán đổi mật khẩu §óng mËt khÈu?

Thông bá o nhËp s ai m Ët khÈ u

NhËp 2 lÇn mËt khÈu míi

Hai mËt khÈu gièng nhau?

Thông bá o 2 mËt khẩu không gi èng nhau

Mở form cập nhật danh mục ncc

Nhập mã số nhà cung cấp

Hình 3.15 Thuật toán thay đổi mật khẩu

Thuật toán thêm mới nhà cung cấp

Hình 3.16 Thuật toán thêm mới nhà cung cấp

Thuật toán thêm mới nhân viên, vật t, kho …là công việc hết tơng tự nh thuật toán trên.

Thuật toán xoá một bản ghi §

Chọn bản ghi cần xoá §

Hiển thị báo cáo In ?

Hình 3.17 Thuật toán xoá một bản ghi

Thuật toán báo cáo thống kê

Hình 3.18 Thuật toán báo cáo

Nhập điều kiện lên báo cáo

3.2.8 Thiết kế màn hình giao diện của chơng trình quản lý vật t thiết bị

3.2.8.1 Form đăng nhập hệ thống

Hình 3.19 Màn hình đăng nhập vào chơng trình Đây là form cho ngời dùng đăng nhập vào chơng trình.

Ngời sử dụng cần khai báo đúng tên và mật khẩu mới đợc phép sử dụng các chức năng của chơng trình.

3.2.8.2 Form màn hình giao diện chính của chơng trình quản lý vật t thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nôi

Hình 3.20 Màn hình chơng trình chính

Form này sẽ hiển thị ra sau khi ngời dùng đã đăng nhập thành công vào hệ thống. Để thực hiện các chức năng tiếp theo: cập nhật, tra cứu, báo cáo…là công việc hết ngời sử dụng chỉ việc thực hiện thao tác kích chuột vào menu muốn sử dụng.

Hình 3.21 Màn hình thay đổi mật khẩu

Form thay đổi mật khẩu cho phép ngời dùng thay đổi mật khẩu đã đăng ký từ trớc thành mật khẩu mới.

Thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống, chọn Hệ thống -> chọn Đổi mật khÈu.

3.2.8.4 From danh mục vật t thiết bị

Hình 3.22 Màn hình cập nhập danh mục vật t, thiết bị

Form cập nhật danh mục vật t thiết bị có các chức năng: thêm mới, sửa đổi, xoá, thoát, dịch chuyển bản ghi, hiển thị bản ghi theo điều kiện.

Các thao tác: sau khi đăng nhập vào hệ thống chọn Danh mục -> Danh mục vật t thiết bị Thực hiện các chức năng trên form bằng cách nhấp chuột.

Ngời sử dụng có thể dùng phím nóng để thao tác.

3.2.8.5 Form danh mục loại phiếu nhập xuất

Hình 3.23 Màn hình cập nhật loại phiếu nhập xuất

Form cập nhật danh mục loại phiếu nhập xuất dùng để cập nhật các thông tin liên quan đến các loại phiếu nhập, phiếu xuất.

Form có các chức năng: thêm mới, sửa, xoá, thoát, dịch chuyển bản ghi.

Các thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống chọn Danh mục -> Danh mục loại phiÕu nhËp xuÊt.

Các form có chức năng tơng tự nh: form danh mục nhân viên, danh mục nhóm vật t thiết bị, danh mục nhà cung cấp, danh mục thuế…là công việc hết

3.2.8.6 Form phiếu nhập vật t thiết bị

Hình 3.24 Màn hình cập nhật phiếu nhập vật t, thiết bị

Form phiếu nhập vật t thiết bị dùng để cập nhật các thông tin liên quan đến vật t thiết bị nhập Nó có đầy đủ chức năng nh form cập nhật danh mục.

Các thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống và hoàn thiện danh mục, chọn Cập nhật số liệu -> chọn Cập nhật phiếu nhập kho.

Nhấp chuột vào nút Chi tiết phiếu nhập xuất hiện màn hình phiếu nhập vật t chi tiết Form này đủ các chức năng: thêm mới, xoá, sửa, dịch chuyển, thoát

Hình 3.25 Màn hình chi tiết phiếu nhập vật t, thiết bị

Các form phiếu xuất kho, phiếu xuất kho chi tiết cũng đợc cập nhật giống form trên.

3.2.8.7.Form in phiÕu nhËp - xuÊt

Hình 3.26 Màn hình chọn in phiếu nhập hoặc phiếu xuất Đây là from cho ngời dùng chọn, in và xem phiếu nhập vật t hay xuất vật t đã lập

Các thao tác : sau khi đăng nhập hệ thống, hoàn thiện danh mục từ điển, cập nhật phiếu nhập, xuất Chọn Cập nhật số liệu -> In phiếu nhập xuất

Sau khi chọn tháng, năm, số phiếu nhập hoặc xuất sẽ xuất hiện báo cáo sau:

Hình 3.27 Màn hình báo cáo in phiếu nhập

3.2.8.8 Form tra cứu thông tin phiếu theo loại phiếu

Hình 3.28 Màn hình form tra cứu thông tin phiếu

From tra cứu thông tin phiếu theo loại phiếu thực hiện việc tìm kiếm phiếu nhập hoặc phiếu xuất theo loại phiếu.

Sau khi ngời dùng chọn ngày, tháng, loại phiếu, nhấp nút xem sẽ xuất hiện from chi tiÕt nh sau:

Hình 3.29 Màn hình form chi tiết phiếu

Sau khi chọn phiếu cần xem từ form chi tiết này, ngời sử dụng sẽ xem đợc phiếu cần tra cứu.

Các thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống, hoàn thiện các danh mục từ điển liên quan, cập nhật phiếu nhập, xuất Chọn chức năng Tra cứu -> chọn Tra cứu thông tin phiếu theo loại phiếu.

3.2.8.9 Form tra cứu thông tin nhà cung cấp

Hình 3.30 Màn hình form tra cứu thông tin nhà cung cấp

Form tra cứu thông tin nhà cung cấp thực hiện chức năng tra cứu thông tin về mã số nhà cung cấp, tên nhà cung cấp , địa chỉ, điện thoại theo điều kiện tìm kiếm là tên nhà cung cấp.

Các thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống, hoàn thiện danh mục nhà cung cấp. Chọn chức năng Tra cứu -> chọn Tra cứu thông tin nhà cung cấp.

3.2.8.10 From hiện báo cáo tổng hợp nhập vật t

Hình 3.31 Màn hình form báo cáo tổng hợp nhập xuất

Form báo cáo tổng hợp nhập - xuất thực hiện xuất báo cáo về vật t nhập hoặc xuất theo tháng.

Các thao tác: sau khi đăng nhập hệ thống, hoàn thiện danh mục từ điển liên quan, cập nhật phiếu nhập kho Chọn chức năng Báo cáo -> chọn Báo cáo tổng hợp nhập - xuất.

Khi ngời dùng chọn thời gian thực hiện báo cáo, nhấp nút Hiện báo cáo, ch- ơng trình sẽ hiện báo cáo sau:

Hình 3.32 Màn hình báo cáo tổng hợp nhập - xuất

Hình 3.33 Màn hình form thẻ kho

Form thẻ kho thực hiện chức năng báo cáo số lợng nhập, xuất, tồn của từng vật t theo thời gian chọn.

Tiêu đề	Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình Quản Lý Vật Tư Thiết Bị Tại Công Ty Cổ Phần LILAMA Hà Nội
Người hướng dẫn	Thầy Đoàn Quốc Tuấn
Trường học	Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên ngành	Tin học kinh tế
Thể loại	Luận văn tốt nghiệp
Năm xuất bản	2006
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	101
Dung lượng	495,51 KB