Tài liệu đề tài phân tích nghiệp vụ văn thư

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NHƠN PHÚ TÀI LIỆU ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ VĂN THƯ GV biên soạn: Nguyễn Thị Nhường – MS: Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Vĩnh Long, Ngày 20/6/2023 LỜI MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đất nước tiến tới thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa, việc trao đổi thơng tin trở thành nhu cầu tất yếu người phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử, đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phát triển hơn, trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng để có nguồn thơng tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ coi di sản quý báu quốc gia thiếu hoạt động quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, Làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải cơng việc quan đơn vị cách nhanh chóng, xác Sự đời công tác lưu trữ công tác văn phịng khâu nghiệp vụ vơ quan trọng, tập trung, thống phản ánh mặt kết đạt quan tổ chức Chính vậy, cơng tác lưu trữ ngày phát triển, coi trọng xã hội Công tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý, có vai trị vơ quan trọng, xác định ngành khoa học đánh giá ngang tầm với ngành khoa học khác Nhận biết tầm quan trọng ngành văn thư - lưu trữ xã hội, trường THCS Nhơn Phú không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn vững vàng lý luận thực tiễn Một nhà triết học nói: "Lý thuyết màu xám đời mãi xanh tươi" Đúng vậy, lý thuyết mãi tồn trang giấy, qua giảng khơng đồng hành với thực tế Vì mà trường THCS Nhơn Phú thực phương châm giáo dục: Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn" nhằm rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhân viên Nhà trường tổ chức cho nhân viên học tập, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ giúp cho nhân viên tìm hiểu nâng cao trình độ chuyên mơn nghệp vụ, hiểu vị trí vai trị cơng việc để hồn thiện thân có nhiều tri thức giúp có hành trang tốt sau kết thúc khóa học tập lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Được quan tâm nhà trường em trực tiếp tiếp xúc với công việc trường Trung học sở thị trấn Long Hồ, huyện Long Hồ, tỉnh Vĩnh Long Trường Trung học sở thị trấn Long Hồ tỉnh đầu thực chủ trương cải cách nề hành nhà nước, trường áp dụng mơ hình cửa đạt thành công định Hằng ngày, trường phải tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành văn Vì vậy, quy trình quản lý xử lý văn có hiệu góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước địa bàn huyện Vậy nên tài liệu lưu trữ coi di sản Quốc gia nói chung huyện nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ giúp quan, đơn vị giải cơng việc cách nhanh chóng xác cao Thời gian làm việc trường 07 năm giúp cho học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với môi trường mới, môi trường làm việc quan, văn hóa cơng sở, rèn luyện tác phong làm việc Trong khoảng thời gian làm việc thân em tiếp cận trực tiếp với công việc, nổ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tuy nhiên, trình làm việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành thân sau tháng học tập rèn luyện trường Trong thời gian học tập tiểu luận cuối khóa cịn nhiều thiếu xót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, ý kiến đóng góp, nhận xét từ q thầy giảng dạy lãnh đạo nhà trường để báo cáo em hồn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Qua tiểu luận cuối khóa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô trường Đại học Trà Vinh, khoa Văn thư - lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới chúng em kiến thức vững công tác nghiệp vụ Em xin chân thành cám ơn Hiệu trưởng trường THCS thị trấn Long Hồ tạo điều kiện giúp đỡ em, giúp em có thêm niềm tin lòng say mê nghề nghiệp nhận biết phẩm chất trách nhiệm người viên chức để em hoàn thiện đợt viết tiểu luận cuối khóa Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ .6 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 1.1.1 Khái niệm định nghĩa văn thư .6 1.1.2 Tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư tổ chức 1.1.3 Nguyên tắc tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư 1.1.5 Thách thức hội nghiệp vụ văn thư 12 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGIỆP VỤ VĂN THƯ 16 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 16 1.2.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 17 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 21 2.1 ĐẶC ĐIỂM VÀ THỰC TRẠNG CỦA NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC 21 2.1.1 Nghiệp vụ văn thư tổ chức công cộng 21 2.1.2 Nghiệp vụ văn thư tổ chức tư nhân 22 2.1.3 Nghiệp vụ văn thư tổ chức phi lợi nhuận 23 2.2 THÁCH THỨC VÀ KHÓ KHĂN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HIỆN NAY 24 2.2.1 Vấn đề quản lý tài liệu thông tin 24 2.2.2 Sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin 25 2.2.3 Khó khăn việc đảm bảo tính tồn vẹn bảo mật thông tin 26 2.3 NHỮNG NỖ LỰC VÀ CÁI TIẾN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ .27 2.3.1 Áp dụng công nghệ tự động hóa quản lý văn thư 27 2.3.2 Đổi quy trình phương pháp làm việc 28 2.3.3 Đào tạo nâng cao lực cho nhân viên văn thư 29 2.4 TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HIỆN NAY 30 2.4.1 Đánh giá hiệu hiệu suất nghiệp vụ văn thư .30 2.4.2 Những vấn đề tồn đọng khuyến nghị 31 CHƯƠNG NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 34 3.1 GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 34 3.1.1 Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử 34 3.1.2 Tự động hóa quy trình làm việc cơng cụ hỗ trợ 35 3.1.3 Sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho lưu trữ chia sẻ tài liệu 36 3.2 CẢI TIẾN QUY TRÌNH LÀM VIỆC VÀ PHƯƠNG PHÁP VĂN THƯC VĂN THƯ 37 3.2.1 Tối ưu hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu 37 3.2.2 Xây dựng hệ thống phân loại mục hóa tài liệu 38 3.2.3 Đẩy mạnh việc sử dụng tài liệu điện tử thay tài liệu in ấn 40 3.3 CÁC ĐỀ XUẤT 41 3.3.1 Đề xuất nâng cao lực đào tạo nhân viên văn thư .41 3.3.2 Đề xuất quy định sách quản lý tài liệu 42 3.3.3 Đề xuất xây dựng môi trường văn thư bền vững .43 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Nghiệp vụ văn thư chun mơn hành văn phòng, kĩ năng, tác phong làm việc nhân viên văn thư cần phải có trình thực cơng việc 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Trong môi trường công việc đại, nghiệp vụ văn thư đóng vai trị quan trọng việc quản lý thông tin tài liệu tổ chức hay tổ chức kinh doanh Nghiệp vụ văn thư không đơn việc ghi lại trì thơng tin, mà cịn đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thơng tin, hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu, tăng cường hiệu suất công việc 1.1.1 Khái niệm định nghĩa văn thư Văn thư khái niệm phổ biến lĩnh vực quản lý thơng tin tài liệu Nó bao gồm hoạt động liên quan đến việc nhận, ghi nhận, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin tổ chức tổ chức kinh doanh Văn thư không giới hạn việc xử lý thư từ tài liệu truyền thống, mà áp dụng đến quản lý thông tin điện tử công nghệ lưu trữ truyền đạt thông tin Về bản, văn thư đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng Đầu tiên, liên quan đến việc thu thập, nhận ghi nhận thông tin từ nguồn khác thư từ, email, tài liệu, văn bản, báo cáo thông tin điện tử Tiếp theo, văn thư bao gồm việc quản lý tổ chức tài liệu thơng tin cách có hệ thống Điều đòi hỏi việc phân loại, xếp lưu trữ tài liệu cho dễ dàng tìm kiếm, truy cập sử dụng Ngồi ra, văn thư có nhiệm vụ xử lý truyền đạt thông tin tổ chức Điều bao gồm việc xử lý thư từ, tạo phân phối tài liệu nội bộ, truyền thông tổ chức quản lý công cụ giao tiếp hộp thư đến đi, máy fax, email phương tiện truyền thông điện tử khác Cuối cùng, văn thư đảm bảo tính tồn vẹn bảo mật thông tin tài liệu Việc thiết lập sách quy trình để bảo vệ thơng tin nhạy cảm đảm bảo người ủy quyền có quyền truy cập phần quan trọng nghiệp vụ văn thư Trên sở khái niệm định nghĩa này, nghiệp vụ văn thư xem lĩnh vực quan trọng để quản lý thông tin tài liệu tổ chức, đóng góp đáng kể vào hoạt động hàng ngày định chiến lược tổ chức 1.1.2 Tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư tổ chức Nghiệp vụ văn thư đóng vai trị vơ quan trọng việc quản lý thông tin tài liệu tổ chức Dưới số điểm nhấn tầm quan trọng nghiệp vụ văn thư: Vai trị văn thư ghi nhận trì thông tin: Văn thư đảm nhận nhiệm vụ quan trọng việc ghi nhận trì thơng tin liên quan đến hoạt động định tổ chức Từ việc ghi nhận thông tin đến việc quản lý hồ sơ tài liệu, nghiệp vụ văn thư đóng góp vào việc xây dựng sở liệu thơng tin đáng tin cậy tồn diện Đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thơng tin: Nghiệp vụ văn thư đảm bảo tính tồn vẹn khả truy cập vào thông tin Điều bao gồm việc bảo quản tài liệu cho an tồn khơng bị mát, đồng thời đảm bảo thơng tin tìm kiếm sử dụng cách dễ dàng hiệu Hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu: Nghiệp vụ văn thư hỗ trợ quy trình làm việc quản lý tài liệu tổ chức Điều bao gồm việc xử lý thư từ, tạo phân phối tài liệu nội 10 để nắm bắt xu hướng tiếp cận lĩnh vực  Tổ chức cần có kế hoạch đào tạo nâng cao lực dựa nhu cầu yêu cầu cụ thể nghiệp vụ văn thư Bằng cách đảm bảo nhân viên văn thư có đủ kiến thức kỹ cần thiết, tổ chức tăng cường hiệu suất hiệu việc quản lý xử lý tài liệu 2.4 TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HIỆN NAY 2.4.1 Đánh giá hiệu hiệu suất nghiệp vụ văn thư Thời gian xử lý đáp ứng: Đánh giá thời gian mà nghiệp vụ văn thư yêu cầu để xử lý đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Sự hiệu nghiệp vụ văn thư đo cách so sánh thời gian thực công việc với tiêu chuẩn mục tiêu đề trước Chính xác độ xác: Đánh giá mức độ xác độ tin cậy công việc văn thư Điều bao gồm việc kiểm tra tính xác thơng tin ghi nhận xử lý, đảm bảo sai sót thiếu sót quan trọng Quy trình quy định: Đánh giá tuân thủ áp dụng quy trình quy định liên quan đến nghiệp vụ văn thư Điều bao gồm kiểm tra xem quy trình làm việc có tn thủ cách hay khơng, liệu có cải tiến điều chỉnh cần thiết để tăng cường hiệu hiệu suất không Đáp ứng yêu cầu khách hàng: Đánh giá mức độ đáp ứng hài lòng khách hàng với nghiệp vụ văn thư Điều đo cách thu thập phản hồi từ khách hàng thông qua khảo sát trao đổi với khách hàng Tiết kiệm tài nguyên: Đánh giá mức độ tiết kiệm tài nguyên (như thời gian, nhân lực, giấy tờ, v.v.) thông qua việc áp dụng hiệu nghiệp vụ 35 văn thư Sự hiệu hiệu suất đo cách so sánh số tài tiêu chí tiết kiệm khác trước sau triển khai nghiệp vụ văn thư Tính sáng tạo cải tiến: Đánh giá mức độ sáng tạo khả cải tiến nghiệp vụ văn thư Điều bao gồm khả áp dụng cơng nghệ mới, tìm kiếm giải pháp sáng tạo cải tiến quy trình làm việc để nâng cao hiệu hiệu suất Đánh giá hiệu hiệu suất nghiệp vụ văn thư thực thơng qua việc thu thập liệu, phân tích kết so sánh với tiêu chuẩn mục tiêu đề Điều giúp tổ chức nhận khía cạnh mà nghiệp vụ văn thư cải thiện để tăng cường hiệu hiệu suất trình quản lý tài liệu thông tin 2.4.2 Những vấn đề tồn đọng khuyến nghị  Mặc dù nghiệp vụ văn thư đạt nhiều thành tựu tiến bộ, số vấn đề cần giải khuyến nghị để nâng cao hiệu hiệu suất Dưới số vấn đề tồn đọng khuyến nghị tương ứng:  Quản lý tài liệu điện tử: Với phát triển công nghệ, nhu cầu quản lý tài liệu điện tử ngày tăng Tuy nhiên, việc đảm bảo tính tồn vẹn, bảo mật truy cập thơng tin môi trường điện tử thách thức Khuyến nghị áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, đảm bảo việc lưu trữ, tìm kiếm truy cập dễ dàng, đồng thời đảm bảo an ninh thơng tin  Quy trình làm việc linh hoạt: Với thay đổi nhanh chóng mơi trường kinh doanh, nghiệp vụ văn thư cần thích ứng với quy trình làm việc linh hoạt hiệu Khuyến nghị tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường tính linh hoạt đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thay đổi tổ chức 36  Tích hợp hệ thống công nghệ: Sự tương tác nghiệp vụ văn thư hệ thống công nghệ khác tổ chức cần tối ưu hóa Khuyến nghị tích hợp hệ thống quản lý tài liệu thơng tin với hệ thống quản lý quy trình, hệ thống CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng), ERP (Quản lý doanh nghiệp), để tăng cường khả chia sẻ thông tin tương tác tổ chức  Đào tạo phát triển nhân viên: Năng lực kiến thức nhân viên văn thư đóng vai trị quan trọng thành cơng nghiệp vụ văn thư Khuyến nghị tổ chức đầu tư vào đào tạo phát triển nhân viên văn thư, bao gồm việc cung cấp đào tạo kỹ quản lý tài liệu, công nghệ thông tin, quy định bảo mật thông tin, kỹ mềm liên quan  Đảm bảo tính bền vững mơi trường xanh: Nghiệp vụ văn thư cần xem xét giải pháp để giảm tiêu thụ giấy tờ, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên thúc đẩy môi trường xanh Khuyến nghị thực sách quy trình để thúc đẩy sử dụng giấy tái chế, sử dụng cơng nghệ tiết kiệm lượng khuyến khích việc sử dụng tài liệu điện tử thay tài liệu in ấn  Tóm lại, để nâng cao hiệu hiệu suất nghiệp vụ văn thư, cần xem xét giải vấn đề tồn đọng, đồng thời áp dụng khuyến nghị để tận dụng hội từ phát triển công nghệ, cải tiến quy trình làm việc, đào tạo nhân viên đảm bảo tính tồn vẹn bảo mật thơng tin 37 CHƯƠNG NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 3.1 GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ TRONG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 3.1.1 Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Electronic Document Management System - EDMS) giải pháp quan trọng nghiệp vụ văn thư EDMS phần mềm hệ thống phần cứng phần mềm kết hợp, thiết kế để quản lý tổ chức tài liệu điện tử cách hiệu 38 Các lợi ích việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm: Tăng tính tồn vẹn khả truy cập: Hệ thống EDMS cho phép lưu trữ tài liệu điện tử cách an tồn có cấu trúc, đồng thời giúp dễ dàng tìm kiếm, truy cập chia sẻ thơng tin Người dùng tìm kiếm nhanh chóng tài liệu cần thiết truy cập vào chúng từ đâu thiết bị có kết nối internet Giảm thời gian cơng sức xử lý tài liệu: Hệ thống EDMS cung cấp tính tự động hóa quy trình làm việc ghi nhận, xử lý phân phối tài liệu Điều giúp tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên văn thư người dùng cuối, đồng thời giảm thiểu lỗi phát sinh trình xử lý tài liệu Bảo mật quản lý quyền truy cập: Hệ thống EDMS cho phép quản lý quyền truy cập bảo mật thơng tin Người dùng xác định kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu thư mục, đảm bảo tính bảo mật tuân thủ quy định quyền riêng tư pháp lý Tiết kiệm không gian lưu trữ giảm tài nguyên: Sử dụng hệ thống EDMS giúp giảm phụ thuộc vào giấy không gian lưu trữ vật lý Thay in lưu trữ tài liệu giấy, người dùng lưu trữ quản lý tài liệu điện tử hệ thống EDMS, giúp tiết kiệm khơng gian văn phịng giảm tài ngun tiêu thụ Tích hợp hỗ trợ cơng tác đồng thời: Hệ thống EDMS cho phép nhiều người dùng truy cập làm việc tài liệu lúc Điều tạo điều kiện cho hợp tác phối hợp công việc hiệu quả, đồng thời giúp giảm thời gian công sức việc gửi xử lý tài liệu Việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nghiệp vụ văn thư mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp tăng cường hiệu suất công việc, đồng thời giảm thiểu lỗi rủi ro quản lý tài liệu 39 3.1.2 Tự động hóa quy trình làm việc cơng cụ hỗ trợ Trong nghiệp vụ văn thư, tự động hóa quy trình làm việc sử dụng công cụ hỗ trợ giải pháp quan trọng để tăng cường hiệu suất công việc Dưới số cách tự động hóa quy trình sử dụng cơng cụ hỗ trợ nghiệp vụ văn thư: Quy trình tự động hóa: Tự động hóa bước quy trình làm việc, ghi nhận, xử lý, phân phối tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian công sức nhân viên văn thư Các công nghệ quy tắc quy trình tự động, quét tài liệu tự động, hệ thống thơng báo tự động áp dụng để tự động hóa nhiệm vụ bước xử lý tài liệu Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS): Sử dụng EDMS để tổ chức quản lý tài liệu điện tử giúp tự động hóa quy trình làm việc EDMS cung cấp tính tìm kiếm, phân loại, phân phối tài liệu tự động, giúp tiết kiệm thời gian công sức nhân viên văn thư Công cụ hỗ trợ quản lý dự án cộng tác: Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án cộng tác Microsoft Teams, Asana, Trello, hay Slack để quản lý theo dõi nhiệm vụ dự án văn thư Các công cụ giúp tăng cường phối hợp giao tiếp tổ chức, đồng thời giúp theo dõi tiến độ công việc phân chia nhiệm vụ cách hiệu Công nghệ quét nhận dạng kỹ thuật số: Sử dụng công nghệ quét nhận dạng kỹ thuật số để chuyển đổi tài liệu từ hình thức giấy sang định dạng điện tử Các công nghệ quét tài liệu tự động, nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng văn tự động (ATR) giúp tự động hóa quy trình nhập liệu giảm thiểu cơng sức sai sót việc nhập liệu Công cụ quản lý thời gian lịch trình: Sử dụng cơng cụ quản lý thời gian lịch trình Google Calendar, Microsoft Outlook, hay ứng dụng di động để quản lý lên lịch nhiệm vụ kiện văn thư Các công cụ giúp nhân viên văn thư quản lý thời gian hiệu tuân thủ mục tiêu làm việc 40 Tự động hóa quy trình làm việc sử dụng công cụ hỗ trợ không giúp tăng cường hiệu suất công việc, mà giảm thiểu lỗi rủi ro quản lý tài liệu Đồng thời, công cụ công nghệ mang lại linh hoạt tiện lợi công tác văn thư 3.1.3 Sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho lưu trữ chia sẻ tài liệu - Sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây giải pháp hiệu để lưu trữ chia sẻ tài liệu nghiệp vụ văn thư Dưới lợi ích việc sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây lưu trữ chia sẻ tài liệu: - Dễ dàng truy cập từ nơi: Cơng nghệ điện tốn đám mây cho phép truy cập tài liệu từ địa điểm có kết nối internet Điều giúp nhân viên văn thư truy cập làm việc tài liệu từ xa, thuận tiện cho công việc di chuyển làm việc từ xa - Lưu trữ liệu an toàn: Dữ liệu lưu trữ máy chủ đám mây với biện pháp bảo mật cao mã hóa, xác thực lưu định kỳ Điều giúp đảm bảo tính an tồn bảo mật tài liệu văn thư, tránh mát liệu hỏng hóc phần cứng cố bất ngờ - Chia sẻ cộng tác dễ dàng: Cơng nghệ điện tốn đám mây cung cấp công cụ chia sẻ cộng tác tài liệu, cho phép nhiều người truy cập làm việc tài liệu lúc Nhân viên văn thư chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, khách hàng đối tác cách nhanh chóng dễ dàng, tạo điều kiện cho hợp tác phối hợp cơng việc - Dễ dàng quản lý tìm kiếm tài liệu: Cơng nghệ điện tốn đám mây cung cấp tính quản lý tài liệu phân loại, mục hóa tìm kiếm nâng cao Nhân viên văn thư tổ chức tài liệu theo danh mục, thẻ hay từ khóa, giúp dễ dàng tìm kiếm truy cập tài liệu 41 cách nhanh chóng hiệu - Tiết kiệm chi phí tài ngun: Sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây giúp tổ chức tiết kiệm chi phí đầu tư vào phần cứng, hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Thay phải mua trì máy chủ hệ thống lưu trữ riêng, tổ chức tận dụng dịch vụ đám mây có sẵn thị trường, tốn theo mơ hình dựa sử dụng thực tế - Tổng quát, việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho lưu trữ chia sẻ tài liệu nghiệp vụ văn thư mang lại tiện lợi, an toàn, hiệu tiết kiệm cho tổ chức Tuy nhiên, cần đảm bảo tính bảo mật tuân thủ quy định quyền riêng tư bảo vệ liệu sử dụng dịch vụ đám mây 3.2 CẢI TIẾN QUY TRÌNH LÀM VIỆC VÀ PHƯƠNG PHÁP VĂN THƯC VĂN THƯ 3.2.1 Tối ưu hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu - Tối ưu hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu giải pháp quan trọng nghiệp vụ văn thư để tăng cường hiệu suất công việc Dưới số giải pháp để tối ưu hóa quy trình này: - Xác định tiêu chuẩn hóa quy trình: Đầu tiên, cần xác định đặt bước cụ thể quy trình ghi nhận xử lý tài liệu Các bước bao gồm tiếp nhận, đăng ký, phân loại, ghi nhận, xử lý, bảo quản hủy bỏ tài liệu Sau đó, tiêu chuẩn hóa quy trình để đảm bảo quán hiệu công việc - Sử dụng công nghệ công cụ hỗ trợ: Áp dụng công nghệ công cụ hỗ trợ tự động hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tự động nhận diện, phân loại ghi nhận thông tin từ tài liệu Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) để lưu trữ quản lý tài liệu cách hiệu - Tạo hướng dẫn quy trình rõ ràng: Đặt hướng dẫn 42 quy trình rõ ràng cho việc ghi nhận xử lý tài liệu Điều giúp đảm bảo quán đồng cách thức làm việc nhân viên văn thư giúp họ thực công việc cách hiệu - Đào tạo nâng cao lực nhân viên: Cung cấp đào tạo nâng cao lực cho nhân viên văn thư kỹ công cụ liên quan đến ghi nhận xử lý tài liệu Điều giúp họ làm việc hiệu quả, tăng cường kiến thức kỹ việc quản lý tài liệu - Đánh giá cải thiện liên tục: Thực đánh giá đánh giá liên tục quy trình ghi nhận xử lý tài liệu để tìm điểm yếu cải thiện Điều giúp tối ưu hóa quy trình theo thời gian đáp ứng yêu cầu thay đổi tổ chức - Tối ưu hóa quy trình ghi nhận xử lý tài liệu không giúp tăng cường hiệu suất công việc, mà giảm thiểu lỗi tăng cường quán công việc văn thư 3.2.2 Xây dựng hệ thống phân loại mục hóa tài liệu - Xây dựng hệ thống phân loại mục hóa tài liệu giải pháp quan trọng để tăng cường quản lý truy xuất thông tin nghiệp vụ văn thư Dưới số khía cạnh cần xem xét xây dựng hệ thống này: - Phân loại tài liệu: Xác định tiêu chí phân loại tài liệu dựa nội dung, đối tượng, thuộc tính khác Ví dụ, phân loại theo chủ đề, loại tài liệu, ngày tháng, tác giả, phòng ban liên quan Xác định cấp độ phân loại, từ tổng quát đến chi tiết, để tạo hệ thống phân loại có cấu trúc - Chỉ mục hóa tài liệu: Xây dựng danh mục từ điển mục để gắn kết thuật ngữ, từ khóa mục lục với tài liệu tương ứng Chỉ mục hóa giúp tạo điểm tham chiếu từ khóa để tìm kiếm truy xuất nhanh chóng thơng tin từ tài liệu - Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu: Áp dụng công cụ 43 phần mềm quản lý tài liệu để hỗ trợ q trình phân loại mục hóa tài liệu Các phần mềm cung cấp tính gắn kết từ khóa, phân loại tài liệu, tạo mục lục, truy xuất thông tin dễ dàng - Thiết lập quy tắc tiêu chuẩn: Xác định quy tắc tiêu chuẩn cho việc phân loại mục hóa tài liệu Điều đảm bảo tính qn đồng cách thức xử lý gắn kết thông tin với tài liệu - Đào tạo nâng cao lực nhân viên: Cung cấp đào tạo nâng cao lực cho nhân viên văn thư kỹ phân loại mục hóa tài liệu Điều giúp đảm bảo đồng xác q trình phân loại mục hóa - Đánh giá cải thiện liên tục: Thực đánh giá đánh giá liên tục hiệu hệ thống phân loại mục hóa Từ đó, đưa cải tiến điều chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu tổ chức người sử dụng - Xây dựng hệ thống phân loại mục hóa tài liệu giúp tăng cường khả quản lý, truy xuất sử dụng thông tin cách hiệu nghiệp vụ văn thư 3.2.3 Đẩy mạnh việc sử dụng tài liệu điện tử thay tài liệu in ấn - Đẩy mạnh việc sử dụng tài liệu điện tử thay tài liệu in ấn giải pháp quan trọng việc tối ưu hóa nghiệp vụ văn thư quản lý tài liệu Dưới số lợi ích việc sử dụng tài liệu điện tử: - Tiết kiệm tài nguyên bảo vệ môi trường: Sử dụng tài liệu điện tử giúp giảm lượng giấy in mực in, từ giảm thiểu tiêu thụ tài nguyên tự nhiên ô nhiễm môi trường Điều phù hợp với sách cam kết bảo vệ môi trường nhiều tổ chức xã hội 44 - Tiện lợi linh hoạt: Tài liệu điện tử dễ dàng truy cập, chia sẻ lưu trữ thiết bị điện tử máy tính, điện thoại di động máy tính bảng Người dùng truy cập tài liệu từ đâu mà không cần mang theo in vật lý - Dễ dàng tìm kiếm truy xuất thơng tin: Tài liệu điện tử mục hóa xếp cách tự động, cho phép người dùng tìm kiếm truy xuất thơng tin nhanh chóng thơng qua cơng cụ tìm kiếm phân loại Điều giúp tiết kiệm thời gian suất làm việc nhân viên văn thư - Tăng cường bảo mật quyền riêng tư: Tài liệu điện tử bảo vệ biện pháp bảo mật mã hóa, phân quyền truy cập ghi lại lịch sử truy cập Điều giúp đảm bảo tính bảo mật quyền riêng tư thông tin quan trọng nghiệp vụ văn thư - Tiết kiệm chi phí: Sử dụng tài liệu điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ vận chuyển tài liệu vật lý Thay phải mua giấy, mực in vật liệu in ấn khác, tổ chức đầu tư vào giải pháp công nghệ hệ thống quản lý tài liệu điện tử, mang lại hiệu kinh tế tài lâu dài - Tuy nhiên, việc đẩy mạnh sử dụng tài liệu điện tử đặt số thách thức cần đảm bảo tính bảo mật truy cập liệu, đào tạo nhân viên việc sử dụng công nghệ, chuyển đổi từ tài liệu in ấn sang tài liệu điện tử Để vượt qua thách thức này, cần có kế hoạch triển khai, đào tạo nhân viên xác định rõ quy trình tiêu chuẩn cho việc sử dụng tài liệu điện tử nghiệp vụ văn thư 3.3 CÁC ĐỀ XUẤT 3.3.1 Đề xuất nâng cao lực đào tạo nhân viên văn thư Xác định nhu cầu đào tạo: Đầu tiên, tổ chức cần xác định rõ nhu cầu 45 đào tạo nhân viên văn thư dựa yêu cầu công việc mục tiêu phát triển tổ chức Điều thực thông qua việc đánh giá lực nhân viên xác định kỹ năng, kiến thức cần thiết để làm việc hiệu nghiệp vụ văn thư Thiết kế chương trình đào tạo: Từ việc xác định nhu cầu đào tạo, tổ chức thiết kế chương trình đào tạo phù hợp Chương trình nên bao gồm khóa học, buổi đào tạo, hướng dẫn thực tế tài liệu học tập liên quan đến nghiệp vụ văn thư Ngồi ra, tổ chức khóa học kỹ mềm quản lý thời gian, giao tiếp hiệu tư logic để nâng cao khả làm việc nhân viên văn thư Đào tạo liên tục: Đào tạo khơng q trình đơn lẻ, mà cần trì tiếp tục thời gian dài Tổ chức nên định kỳ cập nhật kiến thức kỹ lĩnh vực nghiệp vụ văn thư công nghệ liên quan Điều thực thơng qua việc tham gia khóa học trực tuyến, tham dự hội thảo học tập từ nguồn tài liệu lĩnh vực Tạo điều kiện môi trường học tập: Tổ chức cần tạo môi trường thuận lợi khuyến khích nhân viên văn thư tham gia vào hoạt động học tập phát triển cá nhân Điều bao gồm cung cấp tài liệu học tập, truy cập vào nguồn tài nguyên trực tuyến, hỗ trợ cho nhân viên tham gia vào khóa học bên ngồi thiết lập chế đánh giá thưởng phù hợp với việc học tập nâng cao lực Đánh giá hiệu đào tạo: Cuối cùng, tổ chức cần tiến hành đánh giá hiệu trình đào tạo Điều giúp xác định tiến đóng góp nhân viên văn thư sau trình đào tạo Các biểu đồ tiến bộ, phản hồi từ người quản lý đánh giá định kỳ sử dụng để đo lường hiệu điều chỉnh trình đào tạo cần thiết 3.3.2 Đề xuất quy định sách quản lý tài liệu - Xác định sách quy định quản lý tài liệu: Tổ chức cần 46 thiết lập sách quy định rõ ràng quản lý tài liệu, bao gồm quy trình tiêu chuẩn quản lý tài liệu, quyền trách nhiệm nhân viên, quyền truy cập bảo mật thơng tin Chính sách nên cơng bố thơng báo rõ ràng cho tồn nhân viên văn thư - Xác định quy trình lưu trữ phân loại tài liệu: Tổ chức cần xác định quy trình lưu trữ tài liệu cho dễ dàng tìm kiếm truy cập Các tài liệu cần phân loại theo tiêu chí loại tài liệu, nguồn gốc, độ quan trọng, hạn chế truy cập, chu kỳ bảo quản Quy trình nên tuân thủ đồng toàn tổ chức - Áp dụng công nghệ hỗ trợ quản lý tài liệu: Sử dụng công cụ hệ thống quản lý tài liệu điện tử để tăng cường quản lý truy xuất tài liệu Công nghệ hỗ trợ bao gồm phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống điện tử hóa tài liệu, cơng nghệ điện tốn đám mây cơng cụ tổ chức tìm kiếm thơng tin Các cơng nghệ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc giảm thiểu mát thất thoát tài liệu - Đảm bảo tính bảo mật quyền riêng tư: Tổ chức cần đặt trọng đến tính bảo mật quyền riêng tư thông tin trình quản lý tài liệu Điều bao gồm việc áp dụng biện pháp bảo mật vật lý điện tử, xác thực người dùng, quản lý quyền truy cập giám sát hoạt động truy cập vào tài liệu - Đào tạo nhân viên quản lý tài liệu: Tổ chức cần đầu tư vào đào tạo nhân viên quản lý tài liệu để đảm bảo hiểu rõ quy trình tiêu chuẩn quản lý tài liệu, sử dụng công nghệ công cụ hỗ trợ Đào tạo nên liên tục bao gồm việc nâng cao kỹ quản lý thông tin bảo mật thông tin - Xây dựng văn hướng dẫn hệ thống tài liệu hỗ trợ: Tổ chức nên xây dựng trì văn hướng dẫn hệ thống tài liệu hỗ trợ cho việc quản lý tài liệu Điều bao gồm việc xây dựng mẫu 47 biểu, quy trình, hướng dẫn sử dụng công cụ hệ thống quản lý tài liệu, tài liệu tham khảo quy trình tiêu chuẩn quản lý tài liệu - Đánh giá cải thiện quy trình quản lý tài liệu: Tổ chức nên thường xuyên đánh giá cải thiện quy trình quản lý tài liệu để đảm bảo tính hiệu đáp ứng nhu cầu ngày phức tạp tổ chức Điều thực thơng qua việc thu thập phản hồi từ người dùng, đo lường hiệu suất hiệu quy trình, áp dụng biện pháp cải thiện điều chỉnh cần thiết - Các đề xuất nhằm tăng cường quản lý tài liệu nghiệp vụ văn thư đảm bảo tính tồn vẹn, truy cập dễ dàng, bảo mật thơng tin tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến tài liệu Tổ chức cần xem xét tùy chỉnh đề xuất phù hợp với điều kiện yêu cầu 3.3.3 Đề xuất xây dựng môi trường văn thư bền vững Để xây dựng môi trường văn thư bền vững, số đề xuất: - Giảm sử dụng giấy: Đề xuất áp dụng sách giảm sử dụng giấy hoạt động văn thư Thay in ấn sử dụng tài liệu giấy, cần khuyến khích sử dụng tài liệu điện tử công nghệ số để lưu trữ, truy cập chia sẻ thông tin - Tối ưu hóa sử dụng tài liệu: Đề xuất đảm bảo sử dụng tài liệu cách hiệu tiết kiệm Cần xây dựng quy trình kiểm sốt phê duyệt việc tạo ra, chép phân phối tài liệu để đảm bảo sử dụng tài liệu cần thiết hữu ích - Tích hợp cơng nghệ: Đề xuất sử dụng công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử để tăng cường quy trình làm việc quản lý tài liệu Các công nghệ bao gồm phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống điện tử hóa tài liệu, cơng nghệ điện tốn đám mây cơng cụ tổ chức tìm kiếm thơng tin 48 - Tạo mơi trường làm việc không giấy: Đề xuất xây dựng môi trường làm việc không giấy tổ chức văn thư Điều bao gồm việc sử dụng hợp đồng biểu mẫu điện tử, sử dụng hệ thống giao tiếp điện tử thay fax thư tín truyền thống, khuyến khích việc trao đổi thơng tin qua email tảng truyền thơng số hóa - Thực quy trình tái chế tiết kiệm lượng: Đề xuất thiết lập sách tái chế tài liệu sử dụng tài liệu tái chế môi trường văn thư Ngồi ra, cần tìm cách tiết kiệm lượng việc vận hành hệ thống văn thư, chẳng hạn tắt thiết bị không sử dụng, sử dụng thiết bị tiết kiệm lượng tối ưu hóa hệ thống điều hịa khơng khí - Đào tạo tăng cường nhận thức: Đề xuất cung cấp đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên văn thư ý thức bền vững thực hành công việc theo hướng bền vững Cần đảm bảo nhân viên hiểu áp dụng quy tắc quy định liên quan đến quản lý tài liệu bền vững - Theo dõi đánh giá: Đề xuất thiết lập hệ thống giám sát, theo dõi đánh giá hoạt động văn thư việc thực biện pháp bền vững Điều giúp đo lường tiến xác định lĩnh vực cần cải thiện để đạt mục tiêu bền vững Các đề xuất nhằm mục đích tạo mơi trường văn thư bền vững, giảm lượng giấy tiêu thụ, tối ưu hóa sử dụng tài liệu, tích hợp cơng nghệ đảm bảo tuân thủ quy định quản lý tài liệu bền vững 49