Đề tài phân tích nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container (fcl) bằng đường biển

  TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI LÊ THỊ ÁNH NGÀ Mã số SV: 2121013267 Lớp: 21DTM1 ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH: Tháng 7/2023   TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI LÊ THỊ ÁNH NGÀ Mã số SV: 2121013267 Lớp: 21DTM1 ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ  HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Chuyên ngành: Thương Mại Quốc Tế BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Bùi Thị Tố Loan TP HỒ CHÍ MINH: Tháng 7/2023   LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực hành nghề nghiệp này, em quan tâm, giúp đỡ hỗ trợ nhiệt tình từ nhiều cá nhân, tập thể trường Với biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô anh chị Công ty SEA LIGHT LOGISTICS Qua trình thực tập cơng ty, em có thêm hội làm quen với thị trường lao động đầy động, sáng tạo thử thách Em xin cảm ơn sâu sắc đến quý thầy trường Đại học Tài - Marketing dạy cho em hiểu kiến thức từ sách để em ứng dụng vào mơi trường làm việc chuyên ngành Đặc biệt hết, em hoàn thiện báo cáo nhờ vào giúp đỡ tận tình giảng viên Bùi Thị Tố Loan, dành thời gian q giá để giúp em chỉnh sửa báo cáo cho hoàn thiện Và em xin cảm ơn chị Lương Thị Tố Uyên – cán hướng dẫn Cơng ty TNHH SEA LIGHT LOGISTICS giúp em có cơ  hội tiếp xúc với kiến thức thực tế, truyền dạy tận tâm công việc chứng từ cơng ty, chị ln nhiệt tình hướng dẫn cho em kinh nghiệm Ngoài ra, em xin cảm ơn  ban lãnh đạo anh chị Công ty tiếp nhận thực tập sinh, tạo hội cho thực tập sinh chúng em tiếp xúc với mơi trường động, có khó khăn thực tế để chúng em đúc kết nhiều kinh nghiệm Do kiến thức em hạn hẹp, nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót Kính mong q thầy cô bỏ qua cho em cho em nhận xét để giúp em hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn!     MỤC LỤC CHƯƠNG MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY VÀ Q TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN 1.1.1 Giới thiệu chung Cơng ty TNHH SEA LIGHT LOGISTICS 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Sea Light Logistics 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY 1.3.1 Lĩnh vực hoạt động công ty 1.3.2 Cơ cấu tổ chức công ty 1.3.3 Nhiệm vụ chức phịng ban Cơng ty 1.3.4 Tình hình nhân Công ty TNHH Sea Light Logistics giai đoạn năm 2018-2022 1.4 TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY 1.4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty 1.4.2 Kết hoạt động kinh doanh công ty 1.5 Định hướng phát triển 1.5.1 Tầm nhìn 1.5.2 Sứ mệnh 1.5.3 Giá trị cốt lõi CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN   2.1 TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP  NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS 2.2 PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD 2.2 Lập Thông báo hàng đến (A/N) 2.2.3 Phát hành Lệnh giao hàng (House D/O) 2.3 ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP TỪ 2022 – 2025 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ TẠI SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD 3.2.1 Giẩi pháp doanh nghiệp 3.3.2 Kiến nghị với quan chức DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Tình hình nhân lực Cơng ty TNHH SEA LIGHT LOGISTICS năm 2022(Tính đến 31/12/2022)   Bảng 2: Cơ cấu dịch vụ Công ty TNHH SEA LIGHT LOGISTICS giai đoạn 2019-2021 Bảng 3: Đánh giá tổng quát kết hoạt động kinh doanh Công ty THNN SEA LIGHT LOGISTICS (2019-2021) DANH MỤC HÌNH Hình Tổng quan cấu tổ chức cơng ty   Hình Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Nguyên Container (FCL) Bằng Đường Biển Tại Cơng Ty Tnhh Sea Light Logistics Hình Tổng quan nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container (FCL)  bằng đường biển Công ty TNHH Sea Light Logistics Hình Mẫu Template   CHƯƠNG MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Cùng với trình hội nhập vào kinh tế khu vực giới, hoạt động xuất nhập nước ta không ngừng phát triển Đồng thời gia tăng hoạt động xuất nhập đặt nhiều vấn đề nhiệm vụ vận tải hàng hóa đặc biệt hàng hóa quốc tế Cùng với hoạt động vận tải nội địa hoạt động vận tải quốc tế, nghiệp vụ chứng từ xuất nhập khâu quan trọng hoạt động kinh doanh xuất nhập Từ hàng hóa sản xuất lúc vận chuyển đến tay người tiêu dùng  phải trải qua nhiều giai đoạn, nghiệp vụ chứng từ khơng thể thiếu Để xuất nhập lơ hàng phải có chứng từ nên địi hỏi doanh nghiệp phải có nghiệp vụ vững chắc, cẩn thận, kỹ xác để tránh sai sót, có việc nhận hàng gặp rắc rối, thủ tục không đồng nhất, làm nhiều thời gian cho việc sửa sai Điều giúp khâu nhận kiểm tra chứng từ đạt hiệu mà giúp cho nghiệp vụ khác trình hoạt động xuất nhập diễn cách thuận lợi  Nhận thức quan trọng nghiệp lập chứng từ hoạt động xuất nhập khẩu, thời gian em thực tập Công Ty TNHH Sea Light Logistics em định chọn đề tài: “PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS” để làm báo cáo thực hành nghề nghiệp MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU a Phản ánh tình hình kinh doanh chung Công ty TNHH Sea Light Logistics  b Tổng quan sở lý thuyết kết hợp mô thực hành nghiệp vụ lập chứng từ c Phân tích đánh giá nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container  (FCL) đường biển Công ty TNHH Sea Light Logistics d Kiến nghị môt số giải pháp nghiệp vụ lâp chứng từ Công ty TNHH Sea Light Logistics PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU − Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia: Tham khảo ý kiến từ giảng viên hướng dẫn cán hướng dẫn thực tập cơng ty để có góc nhìn khách quan nghiệp vụ   − Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu: Tổng hợp số liệu phịng ban, số nhân lực, tình hình hoạt động báo cáo kết kinh doanh công ty qua năm 2019-2021 từ phân tích đánh giá tình hình kinh doanh cơng ty − Phương pháp quan sát: Quan sát cách tổ chức thực nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container (FCL) đường biển Công ty TNHH Sea Light Logistics, từ đánh giá đề xuất số kiến nghị nghiệp vụ công ty ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container  (FCL) đường biển Công ty TNHH Sea Light Logistics - Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Công ty TNHH Sea Light Logistics - Thời gian: từ năm 2019 - 2021   CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN 1.1.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH SEA LIGHT LOGISTICS Tên công ty: Công Ty Tnhh Sea Light Logistics Tên quốc tế: Sea Light Logistics Company Limited Tên viết tắt: Sea Light Logistics Co.,Ltd Mã số thuế: 0314951479 Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng  Ngày hoạt động: 28-03-2018  Người đại diện pháp luật: Nguyễn Ngọc Bích Email: info@sealight-logs.com Số điện thoại: (028) 6680 8718 Trụ sở đặt địa chỉ: Tầng 6, 228B Bạch Đằng, Phường 24, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam 1.1.2 Q trình hình thành phát triển Công ty TNHH Sea Light Logistics  Nhận thấy thị trường nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngồi nước có xu hướng tăng cao, khách hàng cá nhân doanh nghiệp cần đến đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa an tồn, nhanh chóng Chính thế, Công ty TNHH Sea Light Logistics đời Công ty TNHH Sea Light Logistics thành lập vào năm 2018, với số vốn ban đầu 5.000.000.000 đồng Thời gian vào hoạt động, công ty tập trung đẩy mạnh kinh doanh lĩnh vực giao nhận hàng hóa đường Trong suốt năm hình thành phát triển Sea Light gặp khơng khó khăn sở vật chất nhân chưa ổn định, giá thành cao, khả cạnh tranh thấp Trước tình hình đó, Ban Giám Đốc ln có định hướng, xây dựng kế hoạch phát triển cho mục tiêu cụ thể:  Năm 2018, cơng ty làm đại lý giao nhận hàng hóa đường nước, giúp cho công ty bước đầu thu hút lượng khách hàng ổn định Công ty lấy uy tín làm tơn lấy khách hàng làm trọng tâm để phát triển, đồng thời công ty ln cung cấp sách chăm sóc khách hàng tốt Sau sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa cơng ty, hầu hết khách hàng có cảm nhận tốt thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo đội ngũ kinh doanh  Năm 2019, công ty mở rộng lĩnh vực chuyển phát nhanh nhằm thu hút khách hàng với hình thức chuyển phát nhanh giá rẻ tiết kiệm thời gian Giúp cơng ty có vị vững hơn, tăng tiềm lực cạnh tranh với đối thủ ngành giao nhận hàng hóa   Thân thiện: Nhân viên thực nguyên tắc dựa tảng thân thiện, tơn trọng lắng nghe để giải thích cho khách hàng cung cấp giải pháp tối ưu Hỗ trợ lẫn nhau: Sự đoàn kết, rõ ràng, động, phối hợp quy trình làm việc hệ thống tương hỗ nhân tố cần thiết yêu cầu thực môi trường làm việc cơng ty Văn hóa doanh nghiệp: Cơng ty TNHH Sea Light Logistics tự hào có mơi trường làm việc động, chuyên nghiệp kỷ luật với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết Tại Sea Light nhân viên tiếp cận hội học tập, trau dồi kiến thức từ đội ngũ lãnh đạo, đồng nghiệp để phát huy tính sáng tạo, nâng cao hiệu suất sẵn sàng chấp nhận thử thách giao để khám phá lực thân 14   CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS ❖ Giới thiệu lô hàng thực tế: Mô tả hàng hóa: 01 X 40'HQ S.T.C: SOLAR VACUUM TUBE HI-TECH TYPE HS CODE: 70200 Master Bill of Lading No.: COAU7234952240 House Bill of Lading No.: GLXM21110060 Cảng xếp hàng: QINGDAO, CHINA Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh Phương tiện vận chuyển: NZ NINGBO 006S Điều kiện giao hàng: FOB (theo điều kiện Incoterm 2000) Phương thức toán: TTR  Đồng tiền tệ toán: USD Số container: FSCU8869685 Trọng lượng hàng container : 15318.00 KGS Hình Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Nguyên Container (FCL) Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Sea Light Logistics 15   (1): SHANDONG LONGGUANG TIANXU SOLAR ANERGY CO.,LD TOAN MY CORROORATION JONT STOCK COMPANY kí kết hợp đồng mua bán hang hoá quốc tế (2): TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY liên hệ SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD làm thủ tục giao nhận hàng hóa (3): SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD liên hệ với GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED thực book tàu, tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa cảng xuất (4): GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED xác nhận thông tin với nhà xuất lô hàng xuất (5): GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED liên hệ hãng tàu, cung cấp chứng từ cần thiết tổ chức vận chuyển hàng hóa đến cảng đích (6): GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED cung cấp cho SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD giấy tờ cần thiết để làm thủ tục nhập (7) SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD đầu nhập tiếp nhận thông tin, làm thủ tục nhập thay cho TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY vận chuyển hàng hóa từ cảng đến điểm đích theo u cầu ❖ Tổng quan nghiệp vụ lập chứng từ lô hàng thực tế Công ty TNHH Sea Light Logistics: Ở vị trí nhân viên chứng từ SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD, lô hàng nhập nguyên container (FCL) đường biển, nghiệp vụ lập chứng từ bao gồm: − Theo dõi lô hàng yêu cầu tiếp nhận pre - elert gửi chuyển phát nhanh từ GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED Nên yêu cầu chứng từ  bản nháp trước ngày tàu chạy để tránh rủi ro đỡ tốn thời gian cho việc sửa chửa chứng từ hàng đến nước nhập − Tiếp theo nhân viên chứng từ kiểm tra chứng từ đồng thông tin với hay chưa, thông tin chứng từ không khớp với yêu cầu GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED sửa lại. Nếu thông tin chứng từ đồng với tiến hành xác nhận yêu cầu GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED bắt đầu tạo chứng từ gốc − Sau tàu chạy, yêu cầu GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED gửi toàn  bộ chứng từ fax trước hàng hóa gửi đến Nếu chứng từ bị thiếu, đơn vị nhập không xác định thơng tin hàng hóa, khơng phân biệt hàng thật hay giả hay nhiều vấn đề khác Do đó, chứng từ đóng vai trị quan trọng nhập Bộ chứng từ nhập bao gồm thông tin chứng từ họ xử lý lô hàng xuất đường biển, sau tàu chạy, đại lý nước ngồi có chứng từ cuối − Sau nhận Thông báo hàng đến (A/N) với thông tin khai Manifest, nhân viên chứng từ tiến hành khai báo Manifest (up load manifest) 16   − Nhân viên chứng tiến hành lập A/N gửi cho doanh nghiệp nhập khẩu, gửi đính kèm HBL chi phí nhận House D/O (thơng thường thể A/N) cho doanh nghiệp nhập − Sau chờ doanh nghiệp nhập hồn tất tốn chi phí dịch vụ cho cơng ty Fowarder cung cấp chứng từ cần thiết lúc nhân viên chứng từ phát hành House D/O cho khách hàng Tiếp nhận pre-elert Khai báo Manifest Lập Thông báo hàng đến (A/N) Phát hành Lệnh giao hàng (House D/O) Hình Tổng quan nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container (FCL) đường biển CÔNG TY TNHH SEA LIGHT LOGISTICS 2.2 PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD 2.2.1 Khai báo Manifest Trước tàu cập cảng từ đến ngày, SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD nhận A/N từ CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES (VIỆT NAM) có trách nhiệm khai báo với hải quan lô hàng vận chuyển với thông tin như: số vận đơn, tên hàng, số lượng, shipper, consignee, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn,…  Như vậy, công ty fowarder khai thông tin hàng hóa với Hải quan gọi khai Manifest: nhân viên chứng từ tiến hành khai manifest cho HBL (House bill of  lading - Vận đơn thứ) Người ta thường gọi Manifest lược khai hàng hóa Thơng thường, thơng tin khai báo u cầu gửi kèm với A/N trước, ngay, sau tàu chạy để đảm bảo thời gian làm thủ tục nhập cho lô hàng hành trình lơ hàng ngắn 17   Manifest quan trọng Consignee cầm lệnh giao hàng (House D/O) đến để lấy hàng, thông tin D/O giống với thơng tin khai Manifest hải quan giao hàng cho consignee Hệ thống E-Manifest hay gọi Manifest điện tử hệ thống “Tiếp nhận khai hàng hóa, chứng từ khác có liên quan thông quan điện tử tàu biển nhập cảnh, xuất cảnh” dành cho người khai hải quan hãng tàu, đại lý hãng tàu công ty giao nhận Địa điểm tiếp nhận, xử lý thông tin Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (https://vnsw.gov.vn) Cổng thông tin cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn) Bản khai Manifest phải phân quyền hãng tàu Trong số trường hợp, thông tin bị gửi muộn cơng ty Fowarder cần phải chủ động theo dõi lơ hàng Có thể theo dõi lơ hàng ngun container trang web https://www.track-trace.com Thời gian nộp khai Manifest tính từ ngày nhận thơng tin khai Manifest từ đại lý hãng tàu đến thời hạn nộp Manifest gửi email Cần nộp khai Manifest trước thời hạn quy định từ hãng tàu để tránh phát sinh chi phí Các khai E-Manifest phải update theo HBL cuối cùng, tức Consignee –  người nhập HBL cuối người chịu trách nhiệm nhập lô hàng người đứng tên tờ khai Hải quan Khai báo Manifest định đến việc người nhận hàng có phép nhận hàng hay khơng Khi Consignee (người nhận hàng) đến lấy hàng, hải quan đối chiếu thông tin D/O với thông tin khai manifest, thông tin trùng khớp hải quan giao hàng Cách khai Manifest cách nhập file excel lên Cổng thông tin cửa quốc gia:  Khai báo Manifest tệp Excel cách để nhiều người khai báo Manifest Cổng thông tin cửa quốc gia Việc khai báo đơn giản, nhanh chóng sai sót Khai báo tệp manifest qua tệp Excel bao gồm bước sau: Bước 1: Thông báo cho hãng tàu chuyển quyền khai báo vận đơn Bước 2: Nhập thông tin theo mẫu File excel upload Tải mẫu Template nằm trong Menu chức năng: Tiện ích => Thơng tin tài liệu tại Cổng thơng tin cửa quốc gia, thông tin tương tự theo trường bắt buộc cách khai trực tiếp Cổng thông tin cửa quốc gia Khai báo sheet List of House bill of lading * Chú ý: + Các có màu xanh: tiêu đề thơng báo cần khai báo: giữ nguyên + Các ô màu vàng: nhập trực tiếp thơng tin; + Ơ màu tím: chọn thông tin từ danh sách Không cho phép nhập trực tiếp Bước 3: Đăng nhập Cổng thông tin cửa quốc gia vnsw.gov.vn Bước 4: Trong mục BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI  => CỤC HÀNG HẢI => QUẢN LÝ CẤP PHÉP HỒ SƠ 18   Bước 5: Trong giao ra, tìm lô hàng cần khai báo theo mã hồ sơ => Chọn mã hồ sơ khai báo dịng lơ hàng cần khai Manifest, chọn Khai điện tử Bước 6:  Trong giao diện Chọn tab Vận đơn gom hàng Hãy click vào Chọn Tệp rồi chọn file excel vừa điền thông tin cần khai báo bước Bước 7: Click Import để tiến hành khai báo Hãy đợi thông báo: “Cập nhật thành công” khai báo xong Manifest cho lô hàng nhập khẩu.  Hệ thống tự động lấy thông tin tệp kê khai Excel nhập bước Đợi thông báo “Cập nhật thành công” Những thông tin chuyển xuống phía Nếu cập nhật không thành công, hệ thống báo lỗi chi tiết Sau tiến hành sửa lại thơng tin lại CÁCH KHAI DANH SÁCH VẬN ĐƠN GOM HÀNG (List of House bill of lading ) Hình Mẫu Template Số thứ tự (No): Là số thứ tự hồ sơ lô hàng file excel Mã hồ sơ (Document's No): 21108885 Mã hồ sơ tự đặt cho người khai manifest dễ dàng thuận tiện việc lưu trữ tìm kiếm chứng từ Năm đăng ký hồ sơ (Document's Year): 2021 Là năm đăng ký khai báo hồ sơ hệ thống E-manifest Chức chứng từ (Document's function): CN01 Người gửi hàng(Shipper): SHANDONG LONGGUANG TIANXU SOLAR ENERGY CO.,LTD; NO.489 NORTH BEIHUANG ROAD, ZHUCHENG, WEIFANG CITY, SHANDONG PROVINCE, CHINA; TEL: +86 536 6093269; FAX: +86 536 6099727 Thông tin người gửi hàng phải dựa vào House bill of lading, lô hàng này, người gửi hàng thực tế công ty xuất Người nhận hàng (Consignee): TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY; HOA LAN QUARTER, THUAN GIAO WARD,THUAN AN 19   CITY, BINH DUONG PROVINCE, VIETNAM; TEL:84-0274-3747263/264; FAX:840274-3746990 Thông tin người nhận hàng phải dựa vào House bill of lading, lô hàng này, người nhận hàng thực tế công ty nhập Người thông báo (Notify part 1): SAME AS CONSIGNEE  Notify party người nhận thông báo hàng đến Công ty nhập bên nhận thông báo hàng đến (A/N) từ Fowarder, cụ thể từ SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD Thông thường mục thể Notify party trùng với Consignee theo House  bill of lading Tuy nhiên nhiều trường hợp, Notify party Consignee khác Mối liên quan Notify party Consignee thể sau: ●  Nếu Notify Party công ty Forwarder , Consignee “To order hay to order of  shipper” Forwarder có quyền nhận hàng, thông quan nhập giao hàng cho người nhận cuối địa điểm đến trước vận đơn ký hậu giao Lúc này, công ty nhập thực tết người nhận hàng cuối hãng tàu thông báo hàng chuẩn bị đến cảng đích… ●  Nếu Consignee “To order of Bank ” cịn Notify Forwarder việc nhận hàng, thông quan nhập giao hàng dành cho người nhận hàng cuối cịn cơng ty nhập thực tế người nhận hàng cuối hãng tàu thông báo Khi nhận thông báo hàng đến, người mua toán cho ngân hàng phát hành người nhận khoản phí thỏa thuận theo hợp đồng mua bán nhận vận đơn ký hậu  bản gốc để lấy hàng ●  Nếu Notify Forwarder, Consignee công ty nhập thực tế Forwarder có quyền nhận hàng điểm đến ●  Nếu Notify Cá nhân, consignee cá nhân, consignee shipper trùng Với trường hợp mặt hàng vật dụng cá nhân người nhận hàng cuối Người thông báo (Notify part 2): để trống Mã cảnh chuyển tải/quá cảnh (Code of Port of transhipment/transit): để trống Chuyển tải hàng nguyên container dựa vào thỏa thuận hợp đồng Transshipment quy định allowed hay not allowed Theo Contract công ty SHANDONG LONGGUANG TIANXU SOLAR ENERGY CO.,LTD TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY: Transshipment: allowed Tuy nhiên, bên cạnh đó, chuyển tải cịn phụ thuộc vào việc lựa chọn lịch trình tàu chợ, tùy thuộc vào tuyến đường biển Đối với lô hàng này, lựa chọn Direct shipment nên mục bỏ trống 20   Mã cảng giao hàng/cảng đích (Final destination): VNCLI Đối với lô hàng thực tế này, Final destination Place of delivery (Cat Lai, Ho Chi Minh, Vietnam) Do mục này, điền mã cảng Cát Lái Cách tra cứu mã cảng sau: Truy cập Cổng thông tin cửa quốc gia => Tiện ích => Danh mục => Danh mục Cảng => Nhập tên cảng CAT LAI, VIET NAM => Tìm kiếm Mã cảng xếp hàng (Code of Port of loading): CNTAO Vì lơ hàng giao theo điều kiện FOB, Port of loading Place of  reciept, người bán có trách nhiệm giao hàng lên tàu cảng mà người mua định Cảng xếp hàng đề cập đến House bill of lading Qingdao Cách tra cứu mã cảng tương tự Mã cảng dỡ hàng (Port of unloading/discharging): VNCLI PORT OF DISCHARGE lô hàng CAT LAI, HO CHI MINH Có thể tra cứu mã cảng tương tự, hệ thống tự cập nhật lấy theo danh sách mã cảng VNACCS Địa điểm giao hàng (Place of delivery): CAT LAI Là địa điểm nước người mua, tùy theo điều kiện nhận hàng, địa điểm nhận hàng cảng dỡ địa điểm quy định theo thỏa thuận người mua người bán, cụ thể lô hàng này, địa điểm nhận hàng Cảng Cát LÁI Loại hàng CFS (Cargo Type/Terms of Shipment): CY/CY Căn HBL mục Type of movement: CY/CY Bên cạnh đó, lơ hàng giao theo điều kiện FOB, giao hàng từ QingDao (Bãi container người gửi hàng) đến Cat Lai, Ho Chi Minh, Vietnam (Bãi container người nhận hàng) Người gửi hàng/ chủ hàng (Shipper) kéo Container hàng hạ bãi Hãng tàu định (trên Booking confirmation) Hãng tàu có trách nhiệm với Container hàng từ hạ bãi thuộc cảng xếp hàng (QingDao,China), sẵn sàng để bốc lên tàu dỡ xuống bãi Container định cảng dỡ hàng (Cat Lai, Ho Chi Minh) Người nhận hàng/ chủ hàng (Consignee) làm thủ tục nhập khẩu, lấy kéo Container hàng khỏi bãi kho hàng họ Số vận đơn ( House bill of lading number): GLXM21110060 Mỗi đơn hàng/lơ hàng có vận đơn khác Đây dãy số theo quy tắc Forwarder  , dùng để tra cứu, theo dõi phân biệt với lô hàng khác Ngày phát hành vận đơn ( Date of house billl of lading): 22/11/2021 Số vận đơn gốc (Master bill of lading number): COAU7234952240 Số vận đơn cung cấp hãng tàu Có thể xem mục Arrival notice Ngày phát hành vận đơn gốc (Date of master bill of lading): 22/11/2021 Thông thường ngày phát hành MBL HBL trùng nhau, nhiên số trường hợp chúng cách đến ngày sau tàu chạy Ngày khởi hành (Departure date): 22/11/2021 21   Vì HBL khơng thích thêm ETD, Date laden on board coi ngày khởi hành Tổng kiện hàng (Number of packages): 650 Loại kiện (kind of packages): CT Tiêu chí Số kiện, Loại kiện bắt buộc nhập trường hợp sau: + Trường hợp 1: Đã khai Bản khai hàng hóa trước khai Vận đơn gom hàng: Số vận đơn gốc - Master bill of lading number Vận đơn gom hàng giống với Vận đơn số B/L No Bản khai hàng hóa, Vận đơn số - B/L No Bản khai hàng hóa có trường Số hiệu Cont khai liệu HK  + Trường hợp 2: Khai khai Vận đơn gom hàng trước khai Bản khai hàng hóa: Nếu trường Loại hàng* - Cargo Type/Terms of Shipmen có chứa chữ: CFS (không  phân biệt hoa, thường) + Các trường hợp khác khơng bắt buộc nhập Đối với lơ hàng thuộc trường hợp 2, bắt buộc khai báo số kiện loại kiện Kí hiệu loại kiện tra cứu Cổng thông tin cửa quốc gia tương tự cách tra cứu mã cảng Theo HBL, loại kiện lô hàng carton, kí hiệu CT Tổng trọng lượng (Total gross weight): 15318.00 Total gross weight phải đảm bảo trùng khớp HBL MBL Đơn vị tính tổng trọng lượng (Total gross weight unit): KGM Khi khai báo tiêu chí Đơn vị tính trọng lượng, người khai báo có 02 lựa chọn đơn vị tính KG, TẤN Dựa vào HBL, đơn vị trọng lượng tính KG, kí hiệu KGM Ghi (Remark): N/M  N/M từ viết tắt Marks and numbers nghĩa chữ viết, hình vẽ, dấu hiệu, số thể bao bì hàng hóa để dễ nhận biết, xác định hàng hóa q trình bốc dỡ, xếp hàng tàu, giao nhận, vận chuyển Mã hàng (HS code of if avaid): HS CODE: 702000 HS Code mã phân loại hàng hóa quốc tế quy chuẩn, nhằm xác định thuế suất xuất nhập hàng hóa, quy chế lương thưởng Ở mục này, nhân viên chứng từ tiến hành khai báo dựa thông tin mục Description of packages & Goods Mô tả hàng hàng hóa (Description of Goods): SHIPPER'S LOAD & COUNT & SEAL 1X40'HQ (F.C.L) S.T.C CY/CY SOLAR VACUUM TUBE HI-TECH TYPE HS CODE: 702000 Tổng trọng lượng (Gross weight): 15318 Kích thước/thể tích (Demension/tonnage): 68 Số hiệu cont (Cont Number): FSCU8869685 22   Số hiệu cont giúp người nhận hàng nhận biết hàng đóng container Đối với hàng hố đóng container: Tại tiêu thơng tin Số hiệu container, người khai phải khai số container 11 ký tự bắt buộc gồm đầu ngữ chữ số Số seal cont (Seal number): M401134 Số seal cont thể kèm theo số hiệu cont Mỗi Seal có số định danh riêng nên cần chắn số Seal thể vận đơn đường biển xác 2.2 Lập Thông báo hàng đến (A/N) Đây chứng từ thơng báo tình trạng hàng hóa cập bến cảng nhập, cơng ty forwarder có trách nhiệm thơng báo tới người nhận hàng (consignee) Thông báo hàng đến gửi cho nhà nhập trước 1-2 ngày tàu cập cảng Thời gian đến dự kiến (ETA) vận đơn hệ thống theo dõi khơng phải lúc xác Tàu bị trì hỗn thời tiết, tắc nghẽn cảng yếu tố khác ảnh hưởng đến hàng hóa Nếu có thơng báo delay, nhân viên chứng từ có trách nhiệm thơng báo với khách hàng Do đó, thơng báo hàng đến tài liệu quan trọng, sử dụng thơng báo xác việc lô hàng đến cảng dỡ hàng sân bay đích. Những thơng tin A/N phải khớp với Vận đơn (B/L) để lấy lệnh giao hàng D/O Sau nhận A/N từ CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES (VIỆT  NAM) nhân viên chứng từ phát hành A/N khác dựa A/N hãng tàu  phát hành thông báo hàng đến cho TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK  COMPANY gồm thông tin lô hàng: Tàu: NZ NINGBO Chuyến: 006S  Nơi xuất phát: QINGDAO  Nơi đến: CAT LAI  Ngày đến: 30/Nov/2021 Mã vận đơn (MBL): COAU7234952240 Mã vận đơn phụ (HBL): GLXM21110060 Ghi chú: CY/CY Số container: FSCU8869685/M401134 Số lượng: 650 CARTONS Tên hàng hóa: AS THE BILL Trọng/Khối lượng: 15318.00 KGS/ 68.000 CB Thông báo kèm theo chi phí nhận D/O bao gồm thuế GTTT yêu cầu nhà nhập tiến hành toán đến nhận D/O sau ngày kể từ ngày tàu đến 23   2.2.3 Phát hành Lệnh giao hàng (House D/O) Lô hàng sử dụng EDO (Electronic Delivery Order) là lệnh giao hàng điện tử cho hàng nhập Được áp dụng cảng Cát Lái với số hãng tàu, EDO giúp cho q trình nhận hàng diễn nhanh chóng, đại thuận lợi cho doanh nghiệp Đây nói q trình cảng Cát Lái nâng cao chất lượng phục vụ với khách hàng Lệnh giao hàng lấy sau tàu cập cảng Về bản, địi EDO diễn trước, sau song song với việc làm thủ tục hải quan độc lập với quy trình làm thủ tục hải quan Lơ hàng sử dụng Surrenderd B/L Khái niệm Surrendered B/L kèm với khái niệm điện giao hàng (Telex Release), đơn giản phương thức truyền tin hãng tàu cảng bốc hàng đến văn phòng hay đại lý họ cảng dỡ hàng CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES (VIỆT NAM) vận đơn gốc nộp cảng đến yêu cầu thả hàng (release) cho người nhận hàng (consignee) SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD Khi lấy lệnh, fowarder cần để ý gia hạn nộp phí gia hạn (nếu cần) SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD có trách nhiệm ứng tiền để toán cho hãng tàu chi phí cảng, tốn xong địi EDO từ hãng tàu Sau TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY xác nhận tốn phí phụ phí cho công ty, nhân viên chứng từ tiến hành phát hành House D/O nhằm chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu. SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD ký tên lệnh giao hàng cương vị đại lý (AS AGENT) hàng tàu, gửi cho Hải quan Cát LáI đề nghị giao lô hàng cho Toan My Corporation Joint Stock  Company với thông tin lô hàng trùng khớp với HBL Sau ký xác nhận House D/O có hiệu lực ngang với Master D/O hãng tàu  Nội dung Lệnh giao hàng House D/O vào Giấy báo hàng đến CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES (VIỆT NAM): Người nhận hàng (Consignee): TOAN MY CORPORATION JOINT STOCK COMPANY ADD: HOA LAN QUARTER, THUAN GIAO WARD, THUAN AN CITY, BINH DUONG PROVINCE, VIETNAM Tàu (Vessel): NZ NINGBO Chuyến (Voy.): 006S Từ (From): QINGDAO Đến Cảng (Terminal): CAT LAI Ngày đến (Estimated Arrival): 30/Nov/2021 Vận đơn (MBL): COAU7234952240 Vận đơn phụ (HBL): GLXM21110060 Ghi Chú (Note): CY/CY 24   Số container/ Số seal (Container No./ Seal No.): FSCU8869685/M401134 Số container vào MBL nhận từ GOODLINE SUPPLY CHAIN CO., LIMITED Các chi tiết khác D/O vào HBL Do ‘description of goods’ HBL dài, ghi tắt thành ‘as per bill’, khơng cần nhập đầy đủ description HBL 2.3 ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.3.1 Ưu điểm a Công tác thực Công tác thực nghiệp vụ lập chứng từ hàng nhập nguyên container SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD mang tính chuyên nghiệp, phối hợp chặt chẽ với  phận khác sales, giao nhận, kế tốn Các phịng ban cung cấp chứng từ cần thiết lại cho phận chứng từ để tiến hành gửi kèm Thông báo hàng đến, yêu cầu khách hàng toán để nhận House D/O Bộ phận kế toán xác nhận khách hàng toán, nhân viên chứng từ phát hành House D/O Sau phận chứng từ cung cấp chứng từ cho  bộ phận giao nhận thực tổ chức vận chuyển, khai báo hải quan cho hàng nhập Sự  phân cơng chun mơn hóa phận giúp cho lơ hàng nhập không gặp trở  ngại, giúp công ty đạt hiệu cao việc xây dựng thực kế hoạch kinh doanh  b Thời gian  Nghiệp vụ lập chứng từ thực cách thành thạo từ nhân viên có kinh nghiệm, giúp tiết kiệm thời gian, vấn đề phát sinh xử lý nhanh chóng c Lưu trữ chứng từ Khi nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài, nhân viên tiến hành in chứng từ ra, mở file (ghi sổ file màu vàng, kẹp hết chứng từ vào tờ bìa màu vàng, điền thơng tin cần thiết ngồi bìa file) Nếu dự đốn lơ hàng chưa tháng chưa cho số file, để chung với file pending Lưu chứng từ đại lý gửi vào folder dùng chung share mạng LAN công ty Việc lưu trữ giúp cho việc thực nghiệp vụ lập chứng từ khơng bị sai sót nhầm lẫn với lô hàng khác 2.3.2 Hạn chế a Mẫu chứng từ Các loại chứng từ mẫu định, mẫu Thơng báo hàng đến SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD tồn mẫu, mẫu Lệnh giao hàng có mẫu Việc chưa chuẩn hóa mẫu chứng từ gây sai sót q trình nhập, kiểm tra thơng tin  b Tiêu chuẩn dịch vụ Vì cơng ty có quy mô nhỏ, chưa đủ điều kiện để áp dụng phần mềm chuyển đổi số phù hợp, nhân viên chứng từ khó theo dõi tồn tình trạng lơ hàng 25   cách chủ động mà thường phải liên hệ trao đổi trực tiếp với bên liên quan Khi có vấn đề xảy ra, việc liên lạc, trao đổi không phản hồi nhanh chóng khiến cho trình xử lý tốn thời gian mấ t nhiều cơng sức CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP TỪ 2022 – 2025 Công ty không ngừng phấn đấu, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng Để hướng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu công ty với đại lý, đối tướng nước khách hàng Tuy nhiên, để đạt mục tiêu phải đơi với việc giữ vững thị trường có phải tìm biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động dịch vụ, để vươn xa thị trường nước Để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công ty chuẩn bị đầy đủ sở cho phát triển lâu dài hoàn toàn ỏn định thời gian tới, công ty cần tập trung vào số việc sau: - Tiếp tục mở rộng mối quan hệ giao dịch đối ngoại với tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế Cần giữ vững mối quan hệ với đại lý, khách hàng nhứng hợp đồng ký kết - Song song với việc trên, nâng cao, tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thơng tin cụ thể, rõ ràng, nắm khả năng, yêu cầu ủy thác khách hàng - Phát triển dịch vụ giao nhận phải gắn liền với dẩy mạnh công tác giao nhận, vận tải  bảo quản nước, củng cố lục nước vững mạnh tổ chức nghiệp vụ - Tăng cường nghiên cứu, tìm hiểu ứng dụng cơng nghệ Marketing chiến lược kinh doanh với trụ cột chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá mềm, linh hoạt - Dần dần củng cố tăng cường sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận  bằng vốn ngân sách, vốn từ có vốn liên doanh liên kết - Ổn định mức chi phí tiền lương khâu kinh doanh cước vận tải đường biển Để thực tốt mục tiêu, phương hướng đề ra, để tiếp tục phát triển cách ổn định thật vững mạnh, công ty cần phải khắc phục khó khăn tồn kịp thời với phát huy lợi 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ LẬP CHỨNG TỪ TẠI SEA LIGHT LOGISTICS CO.,LTD 3.2.1 Giải pháp doanh nghiệp a Giải pháp nâng cao nghiệp vụ - Nâng cao chất lượng nhân lực: Để đáp ứng nhu cầu vận tải, giao nhận thủ tục xuất nhập doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng nhân lực, cụ thể phận chứng từ thông qua việc đào tạo chuyên môn, kỹ Việc đào tạo kiến thức chuyên 26   môn cần thiết phải thực từ lãnh đạo đến nhân viên công ty, tạo điều kiện cho họ có hội điều kiện tiếp cận với kiến thức kỹ thuật đại trình làm dịch vụ công ty - Thường xuyên tổ chức họp phận thành viên công ty, để trao dồi kiến thức,kỹ làm viện tương lai, giải đáp khó khăn vướng mắc vấn đề: xuất nhập hàng hóa thuộc quản lí nhà nước,thay đổi tuyến đường vận tải,vận chuyển hàng hóa dể cảng… - Các thành viên cơng ty khơng có kiến thức chuyên sâu mà phải cải thiện tăng khả sử dụng ngoại ngữ, hiểu văn luật,kiến thức xã hội…như việc tiếp cận thích nghi với kinh tế nay, đồng thời giúp cho việc trao đổi thông tin với đại lý nước ngoài, khách hàng quan trở nên dễ dàng  b Giải pháp đồng hóa liệu, áp dụng phần mềm quản lý liệu hệ thống quản lý thơng tin Việc đồng bồ hóa liệu tảng đám mây đảm bảo thông tin vận chuyển hải quan phận cơng ty (ví dụ: phận giao nhận phận kế toán) cách hiệu quả, qua cải thiện giao tiếp phận công ty nhằm trao đổi thông tin cách nhanh chóng xác, giúp giảm thiểu sai sót q trình lập chứng từ Đảm bảo thơng tin chứng từ kiểm tra xác thực xác trước gửi cho khách hàng quan chấp thuận, không bị mâu thuẫn liệu khâu tổ chức thực nhập Đầu tư vào phần mềm quản lý tài liệu hệ thống quản lý thông tin vận chuyển ABSoft, Mona Logistics, Bytesoft, để giúp theo dõi tổ chức lập chứng từ cách kỹ lưỡng Bên cạnh giúp kiểm soát chất lượng để đảm bảo chứng từ hồn thành cách xác đáng tin cậy 3.3.2 Kiến nghị với quan chức a Chuẩn hóa mẫu chứng từ Các quan chức cần thiết lập mẫu chứng từ chuẩn hóa để giảm thiểu sai sót tăng tính xác trình lập chứng từ Thiết lập mẫu dựa mẫu chuẩn quốc tế, tùy theo quy định quốc gia vùng, lãnh thổ Mẫu chứng từ cần thiết kế cho dễ dàng thay đổi điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể giao dịch nhập Điều giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian công sức cần thiết để điều chỉnh mẫu cho lô hàng nhập Mơi trường nhập thay đổi liên tục, cần phải ln chủ động cập nhật mẫu chứng từ dựa thay đổi quy định tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo tính xác tuân thủ  b Kiến nghị khai báo lược khai hàng hoá Việc thực yêu cầu kê khai thông tin lược khai hàng hóa hệ thống dịch vụ cơng trực tuyến, kê khai trước hàng hóa gây khó khăn cho DN Mỗi tờ khai phải khai  bảng kê, nhiều tiêu chí phải nhập tay nhiều thời gian cho doanh nghiệp, không truyền nhận liệu thông tin ngày 27   28