Phân tích quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu tơ sợi bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải tân hoàng long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN LƠ HÀNG XUẤT KHẨU TƠ SỢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI TÂN HOÀNG LONG GVHD: THS TRƯƠNG KIM HƯƠNG SVTH: LÊ THỊ HÒA MSSV: K184020127 TP.HCM, tháng 05 năm 2022 PH I E U N HQ N X I'.T KIT Q UA I’1 I 9‘C TA I’ Hg vâ tén sinli vi†n: LL I’l I] I lf3A €, i ‹ii I inh : N ii Ng3y th:rug n3ni sinh: 23/07/2000 Thhi gian Urge tap: 14/02/2022 — 15/04/2022 Nguñi hu rig dan thee tap: Lam Thi Mai Trang Nh°an xét thuc tap: (Chu j Quo doanh nghiép vui lâng dânh giâ kit quâ lâm viec cda sinh vién theo câc tiéu chi sau) Cfic tiéu chi Thanh phan diém Chap hânh noi quy Cong ty Tit den diém 2.Th%do1ycap Tii den diém Noi dung bâo cao thqc tfip Tu dén diem Tong so diém Ngudi hudng dfin Tii den T0 Diém /0 Tp HCM, ngay.J$ thângfiJ.nâm W2L Xâc nhan ciia Doanh nghiep MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC BẢNG iii DANH MỤC HÌNH .iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH VẬN TẢI TÂN HỒNG LONG 1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty .3 1.3 Lĩnh vực kinh doanh 1.4 Định hướng phát triển .5 1.5 Kết kinh doanh năm gần (2019 – 2021) Kết luận chương .7 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN LÔ HÀNG XUẤT KHẨU TƠ SỢI BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH VẬN TẢI TÂN HỒNG LONG 2.1 Khái quát quy trình nghiệp vụ chứng từ giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển Công ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long 2.2 Phân tích quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển Công ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long 2.2.1 Tiếp nhận thông tin lô hàng báo giá cước cho khách hàng .9 2.2.2 Lấy booking gửi thông tin cho khách hàng 10 2.2.3 Tạo hồ sơ lô hàng 12 2.2.4 Nhận SI/VGM từ khách hàng submit SI/VGM với hãng tàu 13 2.2.5 Gửi Draft Bill cho khách hàng kiểm tra chỉnh sửa (nếu có) 16 2.2.6 Thanh tốn cho hãng tàu lấy MBL giao khách hàng 16 2.2.7 Đóng hồ sơ lơ hàng 17 i 2.3 Đánh giá chung quy trình giao nhận lô hàng xuất tơ sợi đường biển cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long 18 2.3.1 Điểm mạnh 18 2.3.2 Điểm yếu nguyên nhân 19 Kết luận chương .20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI TÂN HOÀNG LONG 21 3.1 Quy định rõ ràng điều khoản hợp đồng 21 3.2 Nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực công ty 21 3.3 Hạn chế sai sót việc chuẩn bị kiểm tra chứng từ 22 Kết luận chương .23 KẾT LUẬN CHUNG 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHỤ LỤC 26 Phụ lục 1: Booking confirmation số 235200204994 (xác nhận đặt chỗ) 26 Phụ lục 2: Shipping Instruction VGM cho Booking số 235200204994 (Thông tin hướng dẫn vận chuyển Khối lượng container) 28 Phụ lục 3: Draft Bill số 235200204994 (Vận đơn nháp) .29 Phụ lục 4: Original Bill of Lading số 235200204994 (Vận đơn gốc) 30 ii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Kết kinh doanh cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long giai đoạn gần (2019 – 2021) iii DANH MỤC HÌNH Hình 1.2 Sơ đồ cấu Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long .4 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển Công ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long .8 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt BKG DEM DET ETA ETD 10 GVHD HBL MBL MSSV OB/L 11 12 13 14 15 16 POD POL PWC SI SVTH TNHH Tên tiếng anh Booking Demurrage Detention Estimated time of arrival Estimated Time of Departure Nghĩa từ viết tắt Đặt chỗ tàu Phí lưu bãi Phí lưu kho Ngày đến dự kiến Ngày xuất phát dự kiến Giảng viên hướng dẫn Vận đơn đường biển forwarder phát hành Vận đơn đường biển hãng tàu phát hành Mã số sinh viên Vận đơn gốc House Bill of Lading Master Bill of Lading ID student Original Bill of Lading Port of Discharge Port of Loading Power charge Shipping instruction Cảng dỡ Cảng bốc Phí cắm điện Thơng tin hướng dẫn vận chuyển Sinh viên thực Trách nhiệm hữu hạn v LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập phát triển kinh tế toàn cầu nay, hoạt động ngoại thương dần khẳng định vị quan trọng việc đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa liên tục giới Tham gia hội nhập mở rộng quan hệ thương mại quốc tế xu hướng tất yếu quốc gia Trong đó, Việt Nam nước có giao thương hàng hóa quốc tế mạnh mẽ, đặc biệt vận tải đường biển Việt Nam có lợi nước có đường bờ biển dài cảng biển lớn Chính phủ Việt Nam ln có sách nhằm kích thích hoạt động xuất khẩu, thúc đẩy kinh tế thương mại Nhiều hiệp định tự thương mại FTAs CPTPP, EVFTA mang lại nhiều lợi ích to lớn, đặc biệt doanh nghiệp kinh doanh xuất Và doanh nghiệp dịch vụ logistics “cầu nối” quan trọng giúp cho dòng chảy xuất nhập liền mạch nhanh chóng Hoạt động giao nhận xuất q trình diễn địi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ trình độ chun mơn, từ khâu giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng đến quy trình giao nhận hàng hóa Trong giai đoạn kinh tế tồn cầu có tính cạnh tranh cao, đặc biệt trước diễn biến phức tạp đại dịch Covid Việt Nam, năm có nhiều doanh nghiệp vận tải đóng cửa tạm ngưng hoạt động, vấn đề nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng xuất đáng quan tâm Trong đó, hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường biển phần quan trọng để nâng cao hiệu hoạt động xuất tình hình Để hiểu rõ lý thuyết thực tế em chọn đề tài: “Phân tích quy trình giao nhận lô hàng xuất tơ sợi đường biển Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long” Qua báo cáo này, em trình bày vấn đề bước thực quy trình giao nhận hàng hóa đường biển cơng ty Nhưng khơng tránh khỏi thiếu sót báo cáo, em kính mong đóng góp ý kiến từ phía tập thể công ty Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu báo cáo phân tích bước quy trình giao nhận lơ hàng xuất lô hàng tơ sợi đường biển Công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long, từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu đưa đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quy trình giao nhận xuất đường biển công ty Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực dựa phương pháp: Phương pháp tổng hợp thông tin phân tích liệu áp dụng chương tổng quát chung công ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long Tiếp theo chương chương 3, em sử dụng phương pháp quan sát thực tế nhằm phân tích, đánh giá chuyên sâu chi tiết bước quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển công ty Cuối cùng, em sử dụng phương pháp suy luận nhằm rút điểm mạnh điểm yếu chưa hoàn thiện, để đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu quy trình giao nhận xuất nói riêng hoạt động kinh doanh xuất nhập cơng ty nói chung Hạn chế đề tài Do giới hạn thời gian phạm vi thực tập, hạn chế kiến thức non trẻ kinh nghiệm q trình nghiên cứu, báo cáo khơng thể tránh khỏi sai sót định Em ghi nhận ý kiến đánh giá báo cáo rút kinh nghiệm cho thân tương lai Kết cấu đề tài Bố cục báo cáo bao gồm nội dung chương: Chương 1: Giới thiệu chung Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển Công ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu hoạt động quy trình giao nhận hàng xuất đường biển Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long Mơ tả vị trí thực tập Trong suốt q trình thực tập Bộ phận Chứng từ Hàng Xuất - Phịng Chứng từ Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long, em làm việc học hỏi kinh nghiệm thực tế bước thực quy trình giao nhận xuất hàng hóa đường biển cơng ty Dưới hướng dẫn tận tình anh chị bạn làm việc Bộ phận Chứng từ Hàng Xuất, em truyền đạt nhiều kiến thức, cung cấp thông tin cụ thể để hỗ trợ hoàn thành đề tài chuyên đề thực tập định hãng tàu) Nếu lấy Original Bill scan để lưu giữ, gốc gửi cho khách hàng Với lô hàng tơ sợi công ty TEXHONG, khách hàng lấy container hạ container phù hợp với thời gian DEM, DET PWC hãng tàu Evergreen nên khơng phát sinh phí Tàu chạy chiều tối ngày 18/02/2022 công ty Vận tải Tân Hồng Long tốn cho hãng tàu cước phí, local charges phí thả hàng, sáng 19/02/2022, nhân viên chứng từ gửi email xác nhận Bill gốc 235200204994 (Phụ lục 4: Original Bill of Lading) yêu cầu in OBL cho hãng tàu Evergreen Sau nhận mail xác nhận từ hãng tàu, nhân viên phòng Giao nhận công ty tiến hành qua văn phòng hãng tàu để nhận OBL, giao cho phòng Chứng từ để chuyển phát nhanh văn phòng khách hàng Đồng thời thông báo cho khách hàng việc chuyển phát chứng từ để nắm bắt thông tin lô hàng Nhìn chung, bước thực tốt xảy sai sót phối hợp chặt chẽ phòng Chứng từ phòng Giao nhận công ty Các thông tin thời gian lấy Bill nhân viên trao đổi nắm bắt rõ ràng, kịp thời nhanh chóng 2.2.7 Đóng hồ sơ lô hàng Sau lấy gửi Bill cho khách hàng, phịng Chứng từ cần phải theo dõi hành trình lơ hàng, có vấn đề nhỡ tàu, đổi tàu mẹ phải cập nhật với khách hàng kịp thời, lô hàng chuyển tải qua cảng trung gian Kế toán người phụ trách xuất hóa đơn cho khách hàng, phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ báo khách chi phí phát sinh, báo gửi cho phận kế tốn để tiến hành thu chi phí phát sinh lơ hàng tốn cho hãng tàu Sau lơ hàng tới cảng đích, người nhận hàng xác nhận lấy hàng thành cơng đóng hồ sơ lơ hàng Ở đầu xuất, lơ hàng tơ sợi TEXHONG khơng bị phát sinh phí DEM, DET, PWC nên nhân viên chứng từ báo kế tốn xuất hóa đơn thu khách hàng TEXHONG cước phí local charges Lơ hàng bốc lên tàu YM CELEBRITY O32A đến cảng đích KAOHSIUNG, TAIWAN ngày 22/04/2022 Khách hàng TEXHONG xác nhận đối tác đầu xuất họ nhận hàng thành cơng Nhân viên phóng Chứng từ tiến hành đóng hồ sơ lơ hàng Trong bước cuối lô hàng này, thời gian tàu chạy vịng ngày, nên việc tốn hóa đơn Texhong có phát sinh chậm trễ Nhân viên phịng Kế tốn phải thơng báo nhiều lần cho cơng ty Texhong việc tốn cước phí lơ hàng Việc khơng ảnh hưởng lớn đến lô hàng lô hàng sau khách hàng Tuy nhiên, nhân viên phòng Chứng từ, phịng Chăm sóc khách hàng phịng Kế tốn cơng ty cần có biện pháp mềm dẻo tinh tế, để thực việc xuất hóa đơn nhận toán cách tốt 2.3 Đánh giá chung quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long Qua q trình phân tích bước cụ thể quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long, có quan sát học hỏi từ quy trình thực đơn hàng khác thời gian thực tập, em nhận thấy quy trình có điểm mạnh định, đồng thời tồn số điểm yếu cần khắc phục để quy trình hồn thiện hiệu 2.3.1 Điểm mạnh Quy trình giao nhận xuất đường biển công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long có điểm mạnh sau: Một là, quy trình giao nhận hàng xuất rõ ràng ln tn theo trình tự bước định: từ việc ký kết hợp đồng, tiếp nhận thông tin lô hàng, lấy booking báo giá, lập xử lý chứng từ tốn lơ hàng ln có kết hợp phịng ban cách hiệu quả, đặc biệt thể bước cuối quy trình như: bước tốn cho hãng tàu gửi MBL cho khách hàng, đóng hồ sơ tốn cơng nợ với khách Sự phối hợp chặt chẽ phịng Chứng từ, phịng Kế tốn, phịng Giao nhận phịng Chăm sóc khách hàng nâng cao chất lượng dịch vụ cơng ty, góp phần phát triển mối quan hệ hợp tác công ty khách hàng lâu năm, tạo ấn tượng cho khách hàng Hoạt động phòng ban lên kế hoạch rõ ràng theo thời gian quy định, khơng làm ảnh hưởng đến phịng ban khác Hai là, công ty thực tốt công tác quản lý thông tin khách hàng: lập mã quản lý lô hàng, xếp thông tin, chứng từ liên quan theo lô, theo tháng, theo tên doanh nghiệp để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm lên phiếu báo nợ cho khách hàng đặc biệt vào cuối tháng với khách hàng lớn, thường xuyên có nhiều lơ hàng xuất tháng Đồng thời, có kế hoạch nhằm giữ mối quan hệ hợp tác chặt chẽ lâu dài với khách hàng lâu năm khách hàng Điều thấy bước ghi file xanh, nhân viên chứng từ thực lơ hàng cập nhật xác thơng tin lô hàng, khách hàng để chuyển qua hai phận trưởng phịng Chứng từ phịng Kế tốn Ba là, cơng ty có đội ngũ nhân viên xuất nhập nhẩu vững kiến thức luật thương mại quốc tế, đáp ứng yêu cầu công việc liên quan đến lĩnh vực giao nhận nhập cách hiệu quả: việc kiểm tra chứng từ thực nghiệp vụ theo trình tự quy định yêu cầu để quy trình thực cách hiệu khơng làm chậm trễ Có thể đánh giá qua bước submit SI/VG chỉnh sửa Draft Bill, nhân viên chứng từ xử lý vấn đề phát sinh cách nhanh gọn kịp thời, lấy tin tưởng khách hàng lâu năm tạo ấn tượng tốt cho khách hàng chuyên nghiệp cao 2.3.2 Điểm yếu nguyên nhân Tuy có điểm mạnh định quy trình giao nhận xuất đường biển, em nhận thấy cơng ty cịn tồn số điểm yếu cần khắc phục nguyên nhân sau: Thứ nhất, giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng, cơng ty gặp khó khăn việc đàm phán điều kiện hợp tác điều khoản hợp đồng, điều thường thấy bước đầu quy trình giao nhận hàng xuất: bước lấy thông tin lô hàng báo giá cước cho khách hàng Nhiều trường hợp khách hàng cố ý làm sai điều kiện hợp đồng số khách hàng không lựa chọn dịch vụ công ty cho lô hàng họ Việc khai thác tác động đến việc khách hàng khơng lựa chọn cơng ty thương lượng điều kiện giá cước cần trọng Nguyên nhân giá dịch vụ công ty bị khách hàng gây sức ép so sánh với công ty dịch vụ khác, đặc biệt với công ty thành lập muốn hạ giá cước để cạnh tranh tìm kiếm khách hàng Thứ hai, thấy qua nhận xét sau bước toán cước tàu cho hãng tàu gửi MBL cho khách hàng, đóng hồ sơ lơ hàng quy trình, đội ngũ nhân phịng Chứng từ có chun mơn vững có phối hợp tốt với phịng ban Giao nhận, Chăm sóc khách hàng, Kế tốn, phịng Chăm sóc khách hàng thiếu nhân viên thực công việc cần thiết quy trình Điều dẫn đến việc tải cơng việc có nhiều hợp đồng giao nhận lúc, áp lực khối lượng công việc, nhân viên phịng Chứng từ phải thực đồng thời cơng việc nhân viên phịng Chăm sóc khách hàng Vì vậy, việc có sai sót cơng tác liên quan đến chứng từ, làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi chậm trễ việc xử lý gửi chứng từ cho khách hàng Thứ ba, qua bước submit SI/VG chỉnh sửa Draft Bill, thấy nhân viên phịng Chứng từ có tảng kiến thức vững kinh nghiệm kỹ xử lí vấn đề nhiều trường hợp lơ hàng khách hàng vụng gặp nhiều sai sót Nguyên nhân sau đợt dịch bệnh covid-19, nhiều nhân viên có kinh nghiệm nghỉ việc công ty tuyển đội ngũ nhân viên trẻ cho vị trí chứng từ hàng xuất Nhân viên lâu năm dù có kinh nghiệm làm việc lại chậm việc tiếp thu cơng nghệ kĩ thuật trình độ ngoại ngữ Còn nhân viên trẻ tuổi nhiệt huyết tiếp thu nhanh khoa học công nghệ lại thiếu sót vốn kinh nghiệm Vì vậy, việc chậm trễ thiếu xác cơng tác thực nghiệp vụ chứng từ làm giảm cạnh tranh dịch vụ cơng ty Bên cạnh đó, nêu bước lấy booking, việc đầu tư công nghệ máy móc vi tính làm việc trực tuyến cịn chưa chuẩn bị chu đáo, nhiều máy tính làm việc bị lỗi nhiều khâu xử lý chứng từ, ví dụ lỗi bước lấy booking hãng tàu Evergreen, PIL, dẫn tới việc chậm trễ thời gian so với quy định thời hạn hãng tàu Kết luận chương Chương trình bày phân tích bước quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long, từ có đánh giá chung đưa số điểm mạnh, điểm yếu quy trình Chương báo cáo dựa kết phân tích để đưa đề xuất nhằm khắc phục điểm yếu nâng cao hiệu hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa xuất cơng ty CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI TÂN HỒNG LONG Sau phân tích quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi đường biển cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long nhận thấy số điểm yếu nguyên nhân, em đưa số đề xuất để khắc phục điểm yếu sau: 3.1 Quy định rõ ràng điều khoản hợp đồng Việc đàm phán ký kết hợp đồng giao nhận khâu quan trọng Nội dung hợp đồng sở cho tất bước quy trình giao nhận, để công ty biết trách nhiệm bước tổ chức thực hợp đồng Dựa vào điều khoản ghi hợp đồng, công ty phải xếp công việc phải làm, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình văn gửi nhận phản hồi từ phía khách hàng, hãng tàu Các điều khoản hợp đồng không quy định rõ ràng dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh q trình giao nhận, tốn hay khiếu nại nhận hàng Giải pháp: Trong trình đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, hai bên nên quy định cách rõ ràng chi tiết điều khoản quan trọng hợp đồng, bao gồm thông tin lấy booking, đặc biệt giá cước, thời hạn tốn hóa đơn điều khoản khác khiếu nại trọng tài – nội dung quan trọng việc thực hợp đồng sở để giải tranh chấp sau Phòng Kinh doanh phòng Chăm sóc khách hàng cần phối hợp với để đưa kế hoạch riêng cho khách hàng mục tiêu công ty Chẳng hạn bước lấy thông tin lô hàng báo giá cước cho khách hàng, công ty cần linh hoạt giảm giá cước phù hợp trường hợp khách hàng bị hãng tàu thu phí chậm trễ phát sinh quy trình thực lô hàng, nhằm giữ mối quan hệ hợp tác thân thiết với khách hàng lâu năm Đối với khách hàng hợp tác, có biện pháp mềm dẻo linh động giá lô hàng để cạnh tranh với công ty logistics khác 3.2 Nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực công ty Nhân yếu tố định cho phát triển cơng ty Vì vậy, với thị trường cạnh tranh việc nâng cao kỹ trình độ nhân viên vô cần thiết, đặc biệt thiếu hụt nhân phịng Chăm sóc khách hàng sau diễn biến dịch bệnh covid-19, dồn lên nhân viên chứng từ khối lượng công việc lớn Hơn nữa, nhân viên phịng Chứng từ khơng thể có trình độ chun mơn để đảm nhận cơng việc phịng ban khác cách hiệu Giải pháp: Công ty cần phải tuyển thêm nhân viên phịng Chăm sóc khách hàng, điều kiện để trì đẩy mạnh phát triển hợp tác công ty với khách hàng lâu năm, tìm kiếm chăm sóc tốt cho khách hàng Bên cạnh đó, giảm bớt áp lực cho nhân viên chứng từ nâng cao hiệu cơng việc thực quy trình giao nhận nhập Đồng thời, cơng ty cần có kế hoạch định kì nhằm nâng cao trình độ khóa nghiệp vụ kiến thức chuyên nghành, nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động giao nhận, nắm bắt thay đổi điều luật thương mại giao nhận xuất nhập khẩu, hay sách giá, thuế thời kỳ để thực tốt hơn; tạo điều kiện cho nhân viên có mơi trường làm việc tốt hơn, có ý thức chia sẻ gắn bó lâu dài với cơng ty Hơn nữa, sách đãi ngộ lương bổng, khen thưởng, quan tâm tới mối quan hệ nhân viên phòng ban cách thức để tạo động lực làm việc gắn bó nội bộ, coi cơng ty gia đình mình, để tránh tình trạng thiếu hụt nhân phịng ban ảnh hưởng lên chất lượng nhân phòng ban khác 3.3 Hạn chế sai sót việc chuẩn bị kiểm tra chứng từ Theo tình hình thực tế cơng ty, đội ngũ nhân viên cơng ty có chun môn vững kiến thức kinh doanh quốc tế, luật thương mại quốc tế nghiệp vụ quy trình giao nhận XNK tốt Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên phòng Chứng từ nhân viên trẻ tuổi thiếu kinh nghiệm xử lý vấn đề phát sinh Điều dẫn đến thực trạng, nhân viên phải đảm nhận lúc nhiều hợp đồng, áp lực khối lượng cơng việc lớn dẫn đến sai sót việc lấy thông tin lô hàng, lấy booking, tạo lập kiểm tra chứng từ Bên cạnh đó, việc đầu tư mặt cơng nghệ cịn hạn chế làm hãm lại tốc độ xử lý chứng từ vấn đề phát sinh với lô hàng Giải pháp: Công ty cần đẩy mạnh tiếp thu công nghệ ứng dụng nhanh tối ưu công tác liên quan tới việc lập xử lý chứng từ, đầu tư máy móc vi tính giảm thiểu thời gian nâng cao nhanh chóng xác theo u cầu khách hàng Đặc biệt thời kỳ dịch bệnh, công ty cần sử dụng biện pháp tối thiếu hóa chi phí cách cắt giảm nhân nhân viên chứng từ có chun mơn thiếu kĩ xử lý vấn đề lô hàng Đồng thời, công ty nên giữ chân nhân viên có kinh nghiệm làm việc bồi dưỡng thêm trình độ ngoại ngữ tiếp cận công nghệ tiên tiến Như vừa trì tăng trưởng cơng ty, vừa nâng cao xác, nhanh chóng, kịp thời việc xử lú chứng từ, điều kiện để khách hàng lựa chọn hợp tác với công ty Kết luận chương Tóm lại, qua q trình phân tích quy trình giao nhận hàng xuất cơng ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long, em nhận thấy số điểm yếu cịn tồn tại, từ đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu hoạt động quy trình Việc tìm điểm yếu giải pháp yêu cầu cần thiết công ty, với mục tiêu ngày hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất, nâng cao hiệu hoạt động công ty KẾT LUẬN CHUNG Hoạt động giao nhận xuất nhập q trình diễn địi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ trình độ chuyên môn, từ khâu giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng đến quy trình giao nhận hàng hóa Bên cạnh đó, logistics đánh giá lĩnh vực có nhiều tiềm phát triển năm tới Hiện nay, nước có khoảng 4.000 doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực Sự cạnh tranh gay gắt đến từ số lượng lớn đối thủ ngành tạo sức ép để công ty logistics không ngừng nâng cao chất lượng vị mình, đặc biệt vấn đề nâng cao hiệu hoạt động giao nhận trở nên quan trọng Trong đó, hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập phần quan trọng để nâng cao hiệu hoạt động xuất nhập Qua trình thực tập Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long, với hướng dẫn nhiệt tình anh chị làm việc Phòng Chứng từ, thân em, thời gian thực tập công ty mang đến cho em hội thực để tiếp xúc với công việc môi trường làm việc doanh nghiệp, em học tập nhiều kiến thức từ thực tế, rút ngắn khoảng cách từ lý thuyết đến thực tế, áp dụng học tập nơi giảng đường vào thực tiễn công việc Trên sở nghiên cứu phân tích quy trình giao nhận hàng xuất, cụ thể đơn hàng tơ sợi xuất Công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long, em có nhìn thiết thực bước quy trình giao nhận xuất Bằng việc bắt đầu tìm hiểu chung thông tin công ty, vào phân tích cụ thể bước quy trình chứng từ kèm theo, em có đánh giá chung điểm mạnh, điểm yếu quy trình, đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quy trình Em xin chân thành cảm ơn Công ty tạo điều kiện cho em làm việc học hỏi thời gian thực tập Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Kinh tế - Luật, khoa Kinh tế đối ngoại tạo mơi trường để em rèn luyện thân kiến thức tảng kỹ năng, cảm ơn GVHD có góp ý nhận xét đáng quý trình thực để em hồn thiện báo cáo chun đề thực tập cách hồn chỉnh hơn, để em học hỏi nhiều rút kinh nghiệm cho thân trình học tập làm việc sau DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, 2021, “Ngành logistics Việt Nam đối mặt với nhiều lực cản”, lấy từ https://dangcongsan.vn/kinh-te/nganh-logistics-viet-namdoi-mat-voi-nhieu-luc-can-600207.html , truy cập ngày 19/02/2022 Báo Nhân dân, 2020, “Doanh nghiệp logistics: Làm để vượt “bão” Covid-19?” lấy từ https://nhandan.vn/chuyen-lam-an/doanh-nghiep-logistics-lam-sao-devuot-bao-covid-19-456058, ngày truy cập 10/03/2022 Phịng Chứng từ Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long Phịng Kế tốn Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long Phịng Kinh doanh Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long PHỤ LỤC Bộ chứng từ quy trình giao nhận lơ hàng xuất tơ sợi Công ty TNHH Vận tải Tân Hồng Long (Nguồn: Phịng Chứng từ Cơng ty TNHH Vận tải Tân Hoàng Long) Phụ lục 1: Booking confirmation số 235200204994 (xác nhận đặt chỗ) 3 Phụ lục 2: Shipping Instruction VGM cho Booking số 235200204994 (Thông tin hướng dẫn vận chuyển Khối lượng container) Phụ lục 3: Draft Bill số 235200204994 (Vận đơn nháp) Phụ lục 4: Original Bill of Lading số 235200204994 (Vận đơn gốc)