phÇn I lêi nãi ®Çu N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®ßi hái kh¸ch quan ®èi víi c¸c doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng §©y lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc phøc t¹p vµ cã vai trß ®Æc bi[.]
lời nói đầu Nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý đòi hỏi khách quan doanh nghiệp kinh tế thị trờng Đây vấn đề phức tạp có vai trò đặc biệt quan trọng, lẽ đối tợng ngời lao động làm việc lĩnh vực quản lý, ngời làm công việc chuẩn bị lÃnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh mặt mà hoạt động lao động họ có tác dụng định đến hiệu sản xuất- kinh doanh chung doanh nghiệp Hoàn thiện tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất- kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiệu yếu tố cấu thành trình sản xuất - kinh doanh, đống thời làm cho máy quản lý gọn nhẹ, động, hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu cao Hoàn thiện máy quản lý việc làm đơn giản mà đòi hỏi phải có nghiên cứu khoa học Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối sử dụng lao động cách hợp lý có hiệu vấn đề lín cã ý nghÜa quan träng ph¸t triĨn kinh tế, tăng suất lao động Sau thời gian nghiên cứu học tập,trang bị kiến thức trờng qua thời gian nghiên cứu thực tế Công ty xây dựng số đà chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện máy quản lý Công ty xây dựng số Trên sở tình hình thực tế máy quản lý Công ty xây dựng số với trình khảo sát, thống kê, phân tích số liệu, viết đà vào nghiên cứu vấn đề tồn máy quản lý Công ty xây dựng số nhằm góp phần vào việc giải quyết, thoá gỡ vớng mắc máy quản lý Công ty xây dựng số Nội dung chuyên đề bao gồm ba phần: Phần I: Lý luận chung tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phần II: Phân tích tình hình máy quản lý Công ty xây dựng số Phần III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện máy quản lý Công ty xây dựng số phần I I lý luận chung tổ chức máy quản lý doanh nghiệp I Một số quan điểm quản lý 1.Khái niệm quản lý máy quản lý doanh nghiệp Bất kỳ trình lao động xà hội lao động cộng đồng đợc tiến hành quy mô lớn cần có hoạt động quản lý để phối kết hợp công việc nhỏ, lẻ lại với Nh Mác nói Ngời chơi vĩ cầm tự điều khiển nhng dàn nhạc cần có nhạc trởng Do đó, kết luận quản lý đóng vai trò quan trọng việc phối hợp hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói riêng để đạt đợc hiệu tối u Có nhiều quan niệm quản lý khác nhau, nhiên hiểu cách tơng đối cặn kẽ quản lý thông qua hai khái niệm sau: Khái niệm thứ nhất: Quản lý tác động có hớng đích nhằm mục tiêu chung để biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác bẵng phơng pháp tác động khác Nh vậy, nói đến quản lý nói đến tác động hớng đích nhằm vào đối tợng định để đạt đợc mục tiêu đà đề Quản lý hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năg động, linh hoạt ngời Theo quan điểm ®iỊu khiĨn häc, nỊn kinh tÕ qc d©n cịng nh đơn vị kinh tế coi hệ thông quản lý bao gồm hai phận hệ : Chủ thể quản lý đối tợng quản lý (hay gọi phận quản lý phận bị quản lý) Bộ phận quản lý bao gồm chức quản lý, đội ngũ cán nhân viên quản lý, hệ thống mối quan hệ quản lý, phơng tiện quản lý hệ thống phơng pháp quản lý Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống phân xởng, phận sản xuất, hệ thông máy móc thiết bị, phơng pháp công nghệ Hai phận có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhautạo nên chỉnh thể thống Có thể minh hoạ mối quan hệ chủ thể quản lý đối tợng quản lý qua sơ đồ sau: Chủ thể quản lý Các mục tiêu Mối quan hệ ngợc Đối tợng quản lý Chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định tác động đến đối tợng quản lý định quản lý thông qua hành vi đối tợng quản lý - mối quan hệ ngợc mà chủ thể quản lý điều chỉnh định đa Khái niệm thứ hai: Quản lý doanh nghiệp trình tác động cách có hệ thống, có tổ chức đến tập thể ngời lao động doanh nghiệp nhờ vận dụng cách sáng tạo, linh hoạt quy luật kinh tế, đờng lối sách Đảng Nhà nớc để tính toán, xác định đắn biện pháp kinh tế, kỹ thuật, tổ chức xà hội nhằm tạo ®iỊu kiƯn cho c¸c doanh nghiƯp thùc hiƯn ba mơc tiêu: -Đảm bảo sản xuất - kinh doanh đạt hiệu cao -Phát triển sản suất số lợng chất lợng theo yêu cầu thị trờng -Không ngừng cải thiện điều kiện vật chất cho ngời lao động Trong tổ chức, doanh nghiệp đợc thành lập có phận chịu trách nhiệm điều hành công việc thuộc phạm vi chuyên môn phận đó, tổng thể phận chuyên trách nh đà tạo nên máy quản lý doanh nghiệp Và khái niệm máy quản lý doanh nghiệp đợc hiểu nh sau: Bộ máy quản lý doanh nghiệp khâu, cấp đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế- kỹ thuật doanh nghiệp để giúp thủ trởng doanh nghệp thực chức quản lý nhằm đảm bảo cho trình sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp đạt hiệu kinh tế cao Phân loại chức quản lý Chức quản lý hoạt động riêng biệt quản lý thể phơng pháp tác động chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý nhằm thực mục tiêu quản lý Nh chức quản lý đặc trng lao động quản lý Việc phận loại chức quản lý nhằm đảm bảo cho trình quản lý đợc trọn vẹn chức vụ quản lý cấp quản lý doanh nghiệp Nó tạo điều kiện để xác định khối lợng công việc số lợng lao động quản lý, từ làm sở để tổ chức máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ, công tác quản lý đợc tiến hành cách khoa học phân công bố trí lao động cách hợp lý Có hai cách phân loại chức quản lý nh sau: 2.1 Phân loại theo nội dung trình quản lý Quản lý đợc chia thành năm chức sau: + Chức dự kiến (kế hoạch hoá) : Doanh nghiệp thu đợc kết đợc hớng dẫn chơng trình hành động nhằm xác định sản xuất gì? bán cho ai? sản xuất cách nào? với nguồn tài nào? V I Lênin đà nhấn mạnh: Không thể làm việc điều kiện kế hoạch lâu dài, không dự tính đạt đợc kế hoạch thực +Chức tổ chức: Là xác định làm gì? vào lúc nào? phơng tiện nào? tức xếp phơng tiện vào vị trí để đạt đợc mục tiêu Tổ chức doanh nghiệp công nghiệp tức trang bị cần cho hoạt động nó: Vốn, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, lao động + Chức phối hợp: Là việc đặt phận khác doanh nghiệp vào vị trí đảm bảo vận hành nhịp nhàng, điều hoà tất hoạt động doanh nghiệp để đảm bảo cho phận đợc tiến hành nhịp nhàng ăn khớp với để đạt hiệu cao Quản lý sản suất đòi hỏi phải phối hợp thờng xuyên hoạt động không phòng kỹ thuật mà phận sản xuất với phận kinh tế Trong công tác thực tế phận thờng xuyên nảy sinh mâu thuẫn + Chức huy: Đây chức quan trọng, phải nắm đợc lý thuyết định, để đa định vấn đề cần phải có thông tin, kiến thức vấn đề Ngời quản lý mà dự định bỏ lỡ thời cơ, định không tính toán chu đáo dẫn doanh nghiệp đến vực thẳm phá sản + Chức kiểm tra: Là công cụ có hiệu lực để điều chỉnh sai lệch so với chủ trơng, đờng lối đà đề nhằm thực mục tiêu đà định Thông qua để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ tất phận, xen xét công việc có đợc thực theo chơng trình, mệnh lệnh đà đợc ban bố hay không Cách phân loại đảm bảo cho trình quản lý đợc thực trọn vẹn, không bỏ sót công việc quản lý 2.2 Phân loại theo hoạt động sản xuất -kinh doanh doanh nghiệp Quản lý đợc chia thành chức sau: + Chức tiêu thụ: Bao gồm hoạt động liên quan đến công tác tiêu thụ sản phẩm nh hoạt động nghiên cứu thị trờng, quảng cáo, sách giá cả, tổ chức kho tàng thành phẩm hàng hoá, tổ chức bán hàng (cung cấp dịch vụ), bảo hành sửa chữa hoạt động sau bán hàng +Chức sản xuất: Bao gồm hoạt động liên quan trực tiÕp tíi viƯc s¶n xt cđa doanh nghiƯp víi néi dung rộng: Từ kỹ thuật sản xuất (nghiên cứu phát triển, ứng dụng công nghệ ) đến tổ chức trình kết hợp yếu tố sản xuất (lập chơng trình, kế hoạch sản suất; tổ chức phối hợp, điều khiển, kiểm tra) + Chức hậu cần cho sản xuất: Tập hợp toàn hoạt động liên quan đến việc cung cấp phơng tiện cần thiết cho hoạt động sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp Nội dung chuẩn bị yếu tố sản xuất luôn phải bao gồm chuẩn bị yếu tố: Lao động, t liệu lao động đối tợng lao động + Chức tài chính: Để có đợc yếu tố sản xuất theo yêu cầu, doanh nghiƯp kh«ng thĨ kh«ng chó ý tíi ngn tiỊn tệ cần thiết Chức tài doanh nghiệp tập hợp hoạt động liên quan đến việc tạo nguồn tài bên bên doanh nghiệp, hoạt động đầu t phát triển Chức tạo sở tiến tệ cần thiết để trì phát triển doanh nghiệp + Chức kế toán: Tập hợp hoạt động liên quan tới viƯc tÝnh to¸n doanh nghiƯp Trong nỊn kinh tÕ thị trờng, chức phải đợc tổ chức cho vừa cung cấp cho máy quản lý doanh nghiệp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết để kế hoạch hoá, định kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp lại vừa cung cấp thông tin cho đối tợng bên kiểm tra giám sát hoạt động tài doanh nghiệp Cách phân loại bảo đảm cho máy quản lý có phân công rõ ràng, chuyên môn hoá hợp lý Cả hai cách phân loại cần thiết đợc kết hợp với hoạt động thực tiễn Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Nếu hiểu cách khái quát nhất, cấu phản ánh cấu tạo hình thức bên hệ thống Một nội dung quan trọng tổ chức máy quản lý doanh nghiệp xác định cấu tổ chức máy Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp tổng hợp phận cấu thành nên máy quản lý mối quan hệ qua lại phận * Các kiểu cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Lý thuyết thực tế quản trị doanh nghiệp đà hình thành nhiều kiểu cấu tổ chức quản lý theo cấp khác nhau, kiểu cấu tổ chức nh thể gọi hệ thống tổ chức doanh nghiệp Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp cách phân chia cấp quản trị mà nơi làm việc đợc liên kết với theo quan điểm phân quyền (uỷ quyền) mệnh lệnh Mối quan hệ đẳng cấp nơi làm việc cá biệt đợc hình thành với t cách bình đẳng hay dới Có nhiều mẫu hình mà theo ®ã hƯ thèng tỉ chøc doanh nghiƯp cã thĨ đợc hình thành, sau số hệ thống có tính chất điển hình: Hệ thống trực tuyến Hệ thống trực tuyến kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp dựa theo nguyên tắc Fayol tính thống phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc cấp quản trị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ cấp trực tiếp Hệ thống trực tuyến hình thành đờng thẳng rõ ràng quyền lệnh trách nhiệm từ lÃnh đạo doanh nghiệp đến nới làm việc thấp Các mệnh lệnh, nhiệm vụ thông báo tổng hợp đợc chuyển lần luợt từ lÃnh đạo doanh nghiệp đến cấp dới trục tiếp cấp cuối Hệ thống chức Hệ thống chức hay gọi hệ thống nhiều tuyến đợc Taylor xây dựng phạm vi phân xởng Trong phân xởng ngời lao động nhận nhiệm vụ từ cấp (đốc công) mà từ nhiều cấp khác môi cấp có chức quản trị định Với cách thiết lập quan hƯ giao nhËn nhiƯm vơ nh thÕ hƯ thèng chức đà bỏ qua tính thống quản trị giao nhiệm vụ Trong hệ thống chức năng, đốc công có thẩm quyến lĩnh vực chức nên có quyền mệnh lệnh cho công nhân phạm vi lĩnh vực có thẩm quyền Điều đòi hỏi phải có cộng tác chặt chẽ đốc công chức víi HƯ thèng trùc tun t vÊn HƯ thèng trực tuyến t vấn kết hợp hệ thống trực tuyến với hệ thống tách biệt chức định Nếu vừa muốn trì tính thống quản trị(không trì đợc hệ thống chức năng) lại vừa muốn thực đợc tách bạch rõ ràng nhiệm vụ phân chia lao động xây dựng hệ thống trực tuyến t vÊn Trong hÖ thèng trùc tuyÕn t vÊn vÉn trì hệ thống quản trị trực tuyến, nhng cấp quản trị cần thiết hình thành nhiều điểm đảm nhiệm nhiệm vụ định nhng quyền lệnh(điểm t vấn) Nhiệm vụ điểm t vấn cấp chuẩn bị giúp đỡ cho cấp quản trị trức tiếp hình thành nên điểm t vấn Theo nguyên tắc tổ chức thủ trởng cấp quản trị đợc giảm nhẹ công việc để tập trung vào số nhiệm vụ định cố vấn họ thực việc chuẩn bị nhiệm vụ chuyên môn khác Các điểm t vấn có khả nhng không đợc phép định mà thủ trởng cấp quản trị có quyền định Ưu điểm hệ thống trực tuyến t vấn hệ thống đà sử dụng chặt chẽ đờng trực tuyến đồng thời sử dụng đợc kiến thức chuyên gia nên giảm nhẹ gánh nặng cho hệ thống huy trực tuyến Hạn chế lớn hệ thống phaỉ kể đến việc tách biệt chức cách cứng nhắc ngời chuẩn bị định (t vấn) ngời định (trực tuyến), ngời định điều có nghĩa là: Hoặc chấp nhận không chấp nhận đề nghị t vấn mà kiểm tra đề nghị Hệ thống trực tuyến chức Từ hệ thống trùc tun cã thĨ x©y dùng hƯ thèng trùc tun chức Về nguyên tắc hệ thống trực tuyến chức đờng quản trị trực tuyến từ xuống dới tồn nhng cấp doanh nghiêp ngời ta xây dựng điểm chức theo lĩnh vực công tác nh lĩnh vực nhân sự, lĩnh vực tính toán, lĩnh vực chuẩn bị lao động, lĩnh vực kế hoạch hoá, Theo nguyên tắc phận quản trị chức lĩnh vực chức có quyền mệnh lệnh Điều dẫn đến quyền hạn trình định đợc phân chia cho cấp trởng hệ thống trực tuyến cấp trởng điểm chức có quyền định chung Hệ thống tổ chức quản trị theo nhóm Do đặc điểm tổ chức đà mô tả mà bốn hệ thống tổ chức tự giới hạn doanh nghiệp có điều kiện sản xuất kinh doanh ổn định, tức hệ thống thích ứng với doanh nghiệp có chơng trình sản xuất hầu nh không thay đổi lớn Do kinh tế thị trờng kinh tế cạnh tranh, có tính không ổn định cao nên hệ thống tổ chức tỏ không thích hợp Nhiều doanh nghiệp lớn đà chuyển từ cấu tổ chức chức sang việc tổ chức theo nguyên tắc đối tợng Theo nguyên tắc tổ chức ngời ta hình thành nhóm sở sản phẩm, nhóm sản phẩm, trình hoạt động đặc tính không gian Với việc phân chia dựa vào sản phẩm sản xuất đà xuất lĩnh vực loại tập trung chức công tác Tính hệ thống tổ chức theo nguyên tắc đối tợng bị giảm hình thành phòng chuyên môn trung tâm làm chức t vấn cho quản trị chung quản trị theo nhóm Ưu điểm hệ thống tổ chức quản trị theo nhóm xác định giới hạn trách nhiện rõ ràng nh tăng cờng tinh thần trách nhiệm cấp trởng nhóm nhờ tập trung quyền định khách khuôn khổ sách hoạt động đà đợc quản trị doanh nghiệp xác định trớc *Những phơng pháp hình thành cấu tổ chức doanh nghiệp Xác định, phân bố dúng đăn chức quản lý nắm vững kiến thức kiểu cấu quản lý tiền đề để hoàn thiện cấu tổ chức có nh hình thành hay xoá bỏ sửa đổi cấu tổ chức thiếu sù ph©n tÝch khoa häc, theo ý mn chđ quan phiến diện thờng gây nhiều tai hại Yêu cầu tối thiểu trớc hình thành phận doanh nghiệp phải xác định đợc nhiệm vụ cách rõ ràng, dự kiến số cán đủ để hoàn thành nhiệm vụ xác định đắn vị trí phận hệ thống phận đà có từ trớc cđa doanh nghiƯp Qua lý ln vµ thùc tiƠn hoàn thiện cấu tổ chức quản lý, đến đà hình thành quan điểm phơng pháp hình thành cấu tổ chức doanh nghiệp sau đây: + Những quan điểm hình thành cầu tổ chức quản lý Quan điểm thứ nhất: Là việc hình thành cấu tổ chức quản lý việc xác định mục tiêu phơng hớng phát triển Trên sở này, tiến hành tập hợp cụ thể yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Đây quan điểm theo phơng pháp điễn giải từ tổng hợp đến chi tiết đợc ứng dụng cấu tổ chức quản lý hoạt động