sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý
Những vấn đề chung về quản lý doanh nghiệp
1.1.1:Quản trị và vai trò quản trị trong doanh nghiệp khái niệm:
Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý Có quan niệm cho rằng quản lý là hành chính, là cai trị Có quan niệm khác lại cho rằng quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy Các cách nói này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ
Quản lý đợc hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính chính trị – xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực Cả hai góc độ này đều có cơ sở khoa học và thực tế
Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội là sự kết hợp giữa tri thức và lao động Lịch sử xã hội loài ngời từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh hiện đại ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát triển đó có 3 yếu tố đợc nổiLơng Thúy Dơng Lớp Q13T2 lên rõ nét là tri thức, lao động và quản lý Trong ba yếu tố này, quản lý là sự kết hợp giữa tri thức và lao động Nếu kết hợp tốt thì xã hội phát triển tốt đẹp Nếu sự kết hợp không tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren Sự kết hợp đó đợc biểu hiện trớc hết ở cơ chế quản lý, ở chế độ, chính sách, biện pháp quản lý và ở nhiều khía cạnh tâm lý xã hội, nhng tựu trung lại là quản lý phải biết tác động bằng cách nào đó để ngời bị quản lý luôn luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình để sáng tạo ra lợi ích cho mình, cho Nhà nớc và cho xã hội
Theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động thì quản lý là điều khiển Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình Các loại hình này đều có xuất phát điểm giống nhau là do con ngời điều khiển nhng khác nhau về đối tợng.
- Loại hình thứ nhất là việc con ngời điều khiển các vật hữu sinh không phải con ngời để bắt chúng phải thực hiện theo ý chí của ngời điều khiển. Loại hình này đợc gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trờng, … Ví dụ Ví dụ nh các nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, cây trồng; các nhà sản xuất nông sản thực phẩm, … Ví dụ
- Loại hình thứ hai là việc con ngời điều khiển vật vô tri, vô giác để bắt chúng phát triển và thực hiện theo ý chí của ngời điều khiển Loại hình này đ- ợc gọi là quản lý kỹ thuật Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành các loại máy móc thiết bị, … Ví dụ
- Loại hình thứ ba là việc con ngời điều khiển con ngời (quản lý nhà n- ớc, Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, … Ví dụ) Đó là quản lý xã hội Quản lý xã hội đợc Các Mác coi là chức năng đặc biệt đợc sinh ra từ tính chất xã hội hoá của lao động.
Từ những vấn đề trên, ta có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động, chỉ huy, điều khiển của chủ thể quản lý lên đối tợng và khách thể quản lý nhằm đạt đ- ợc mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trờng”.
Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và phải có một đối tợng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là nhiều lần liên tục.
- Phải có mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tợng và chủ thể. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tợng quản lý và khách thể quản lý Chủ thể có thể là một ngời hay nhiều ngời, còn đối tợng quản lý có thể là ngời (một hay nhiều ngời) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, … Ví dụ) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng, … Ví dụ).
Khi nói đến quản lý là nói đến sự tác động hớng đích Tác động này nhằm vào một đối tợng nhất định để đạt đợc mục tiêu đề ra Hoạt động quản lý là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động sáng tạo, linh hoạt của một con ngời, một tập thể ngời quản lý.
Từ định nghĩa về quản lý, có thể dễ dàng suy ra đợc khái niệm về quản lý doanh nghiệp: “Quản lý doanh nghiệp là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức, có hớng đích của ngời đại diện doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng mọi tiềm năng và cơ hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lê xã hội ”
1.1.2 :Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con ngời đợc biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội Trong quá trình tác động vào tự nhiên, từng hành động đơn lẻ của con ngời thờng chỉ mang lại những kết quả hạn chế Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi con ngời phải liên kết lại với nhau cùng hành động Những tác động tơng hợp của nhiều ngời vào cùng đối tợng tự nhiên thờng mang lại những kết quả cộng hởng và có tính tổng hợp.
Các Mác đã từng phân tích, mỗi con ngời riêng lẻ chỉ đơn độc tác động vào tự nhiên Không thể có huy vọng thoát khỏi sự ràng buộc và lệ thuộc vào tự nhiên Chỉ có thể chế ngự đợc tự nhiên khi ngời ta biết kết hợp các hành động đơn lẻ lại với nhau để cùng hớng theo một ý đồ thống nhất.
tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cổ phần thơng mại và dịch vụ NhËt L©m
Một số đặc điểm chủ yếu ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm
ty cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm
2.2.1:Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty :
Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là cung cấp lơng thực thực phẩm cho các bếp ăn công nghiệp tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.Sản xuất các suất ăn công nghiệp,dịch vụ ăn uống,cơm văn phòng cho các nhân viên làm việc tại các trung tâm thơng mại ,các toà cao ốc.Bữa ăn cho công nhân và học sinh,sinh viên tại các nhà máy,các khu công nghiệp và trờng học.Thực hiện t vấn và tổ chức tiệc buffer trong các hội nghị
Ngoài ra,còn có những nhiệm vụ sau:
_Cung cấp nhân lực cho các khách sạn cao cấp 5 sao
_Kinh doanh các mặt hàng lơng thực thực phẩm nh rợu bia và nớc giải khát.
_Dịch vụ bảo trì làm sạch cho các nhà cao tầng nh cao ốc,văn phòng,căn hộ ,khách sạn,các nhà máy,trung tâm y tế,trung tâm thơng mại,bệnh viện,câu lạc bộ ,khối cơ quan,văn phòng… Ví dụ
2.2.2.:Đặc điểm về lao động
Lực lợng lao động của Công ty trong những năm vừa qua luôn có sự gia tăng, không chỉ về mặt số lợng mà còn có sự thay đổi về cơ cấu nguồn lao động theo xu hớng trình độ lao động ngày càng đợc nâng cao Từ năm
1998, là khi công ty vừa đi vào hoạt động, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 22 ngời, đến năm 2000 là 45, 2001 là 56 ngời, năm 2002 là 75 ng- ời,và năm 2008 vừa qua con số này đã tăng lên là 350 ngời,đấy còn cha tính đến những lao động làm việc thời vụ(đó là những công nhân đợc tuyển vào để làm lao động cho các khấch sạn 5 sao và làm công việc bảo trì,bảo dỡng cho các cao ốc,khách sạn,chung c… Ví dụ)
Bảng1 - Cơ cấu lao động của Công ty Đơn vịtính: %
Loại lao động Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Đại học và trên ĐH 4,3 7,5 10,2
Lực lợng lao động có trình độ chuyên môn cao của Công ty trong thời gian vừa qua có sự gia tăng nhng hoạt động vẫn cha thực sự hiệu quả Trong công tác tổ chức quản lý ngời lao động, Công ty đã cố gắng bố trí sắp xếp lao động hợp lý cho từng công việc, và áp dụng chế độ trả lơng theo sản phẩm để khuyến khích nâng cao năng suất lao động và tinh thần trách nhiệm của ngời lao động Đối với bộ phận hành chính Công ty áp dụng hình thức trả lơng theo thời gian đồng thời cũng dựa vào kết quả công việc để có hình thức khen thởng hợp lý
Mặc dù còn nhiều khó khăn nhng đội ngũ lao động của Công ty luôn cố gắng hoàn thành kế hoạch đề ra, đảm bảo chất lợng và cung cấp đầy đủ hàng hoá cho khách hàng.
2.2.3:Đặc điểm về vốn và tài sản của công ty
Huy động đợc nguồn vốn đáng kể của các cổ đông trong và ngoài doanh nghiệp, tạo sự chủ động trong sản xuất kinh doanh và nâng cao tinh thần làm chủ của các cổ đông trong công việc quản lý Công ty.
- Các cổ đông trong doanh nghiệp chủ yếu là đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty.Ngoài ra còn là nguồn vay từ các tổ chức tín dông.
Năm 2008 tổng vốn kinh doanh của Công ty là 4.756 triệu đồng, trong đó vốn cố định là 3.581 triệu đồng, chiếm 68,72% tổng nguồn vốn toàn Công ty bao gồm nhà cửa, phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị và những tài sản khác, riêng máy móc thiết bị có giá trị nguyên giá là 882 triệu đồng chiếm 34,2% giá trị tài sản cố định.Giá trị tài sản lu động của Côngty đến cuối năm
2008 là 1.175 triệu đồng chiếm 31,28 % tổng nguồn vốn của Công ty.
Việc tạo vốn cho Công ty hiện nay còn gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên Công ty đã từng bớc khắc phục để thúc đẩy hoạt động sản xuất và tiêu thụ của mình nhằm thu đợc nhiều lợi nhuận
2.2.4:Về môi trờng kinh doanh :
Là tập hợp những nhân tố, điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh h- ởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty, bao gồm môi trờng vĩ mô và môi trờng vi mô.
Môi trờng vĩ mô: môi trờng nớc ta rất ổn định, đây là một điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh tế, chính trị do một đảng lãnh đạo là Đảng Cộng sản Việt Nam, kinh tế đang phát triển, quan hệ đối ngoại rất tốt, đợc đánh dấu bằng các sự kiện ngoại giao giữa nớc ta và các nớc lớn nh Mỹ, Nga, Trung Quốc, Nhật Bản hệ thống luật pháp đã và đang đợc bổ sung, sửa đổi hoàn thiện cho phù hợp, thuận lợi, công bằng nhất cho mọi chủ thể kinh tế, an ninh quốc phòng vững vàng, thu nhập và mức sống chung đang đ- ợc nâng cao, đất nớc đang trên đà phát triển thuận buồn xuôi gió.
Môi trờng vi mô: môi trờng vi mô của Công ty bao gồm những nhân tố nh nội bộ Công ty, ngời cung ứng, đối thủ cạnh tranh, khách hàng Bản thân nội bộ Công ty có môi trờng rất thuận lợi, quan hệ giữa mọi ngời trong Công ty tốt đẹp, các phong trào thi đua, văn nghệ, thể thao hởng ứng tích cực, Công ty không ngừng đổi mới, cải tiến những mặt yếu kém, khắc phục tồn tại để không ngừng phát triển lớn mạnh Đối thủ cạnh tranh của Công ty rất nhiều, trong cơ chế thị trờng, ở phạm vi thành phố Hà Nội đâu đâu cũng thấy kinh doanh lơng thực thực phẩm, phục vụ ăn uống,cung cấp nhân lực cho các khách sạn, , các đối thủ cạnh tranh đang lớn mạnh, cạnh tranh ngày càng cao Công ty đã và đang lựa chọn những ngời cung ứng lớn, có uy tín lâu năm, cung cấp những sản phẩm hàng hoá chất lợng cao, đảm bảo lợi ích đôi bên cùng có lợi, khách hàng của Công ty bao gồm những nhà máy công nghiêp,trờng học,các khách sạn Nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao đối với ngời kinh doanh, đối với những sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ chính vì thế mà Công ty không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao uy tín của Công ty để cạnh tranh thắng lợi trong điều kiện kinh doanh khó khăn ngày nay.
Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty cổ phần thong mại và dịch vụ Nhật Lâm
2.2.1:Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy
Công ty cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm là một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tơng tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ cấu bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến - chức năng ( xét theo quan điểm tiếp cận hệ thống) Bao gồm ban giám đốc Công ty và 7 phòng ban chức năng bao gồm các phòng ban sau.
- Phòng tổ chức hành chính.
- Phòng kinh doanh,nghiên cứu thị trờng.
-Phòng đào tạo nhân lực(cung cấp nhân lực cho các khách sạn)
- Cửa hàng kinh doanh số 1
- Cửa hàng kinh doanh số 2.
Lơng Thúy Dơng Lớp Q13T2 ưHộiưđồngưcổưđông ưưHộiưđồngưquảnưtrị
PhòngưtổưchứcưhànhưchínhPhòngưkếưtoánưưPhòngưkinhưdoanh,ncứuưthịưtrườngưPhòngưkếưhoạchPhòngưđàoưtạoưnhânưlựcCửaưhàngưk.doanhưsốư1Cửaưhàngưk.doanhưsốư2Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng,đợc bố trí theo sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cho thấy, cơ cấu đợc xây dựng theo loại hình trực tuyến - chức năng bao gồm 2 cấp đó là cấp Công ty ( Ban giám đốc )và cấp đơn vị chức năng ( các phòng ban ).
Trong cơ cấu trên, bên cạnh các cửa hàng kinh doanh số 1, cửa hàng kinh doanh số 2; còn có các phòng chức năng là : Phòng tổ chức hành chính ; kế toán, kế hoạch ; phòng kinh doanh,nghiên cứu thị trờng ; phòng nghiệp vụ với nhiệm vụ thu nhập và xử lý thông tin về lĩnh vực quản lý đồng thời giúp ngời lãnh đạo ( Ban giám đốc ) trong quá trình chỉ đạo thực hiện và kiểm tra trong việc ra quyết định và ra quyết định nếu đợc giám đốc uỷ quyền.
* Ưu điểm của cơ cấu trên:
Cơ cấu trên có các u điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năng tức là :
- Thực hiện chế độ 1 thủ trởng đó là giám đốc Công ty
- Giám đốc Công ty nắm trực tiếp các phòng chức năng nên việc ra và thực hiện quyết định đợc nhanh chóng, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh đợc thống nhất.
* Nhợc điểm của cơ cấu trên:
Ta có thể thấy rằng mô hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhợc điểm là:
- Cơ cấu trên là một mô hình cơ cấu có nhiều chức năng đặc biệt là sự tồn tại tách biệt của phòng đào tạo nguồn nhân lực) Và do vậy trở nên cồng kềnh so với qui mô Công ty và hình thành nên nhiều đầu mối quản lý
- Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phòng ban trở nên khó khăn do tồn tại nhiều phòng ban nh vậy.
2.2.2:Thực trạng hội đồng quản trị và ban giám đốc:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty giữa hai kì Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm Thành viên của Hội đồng quản trị đợc trúng cử với đa số phiếu tính theo số cổ phần bằng hình thức trực tiếp bỏ phiếu kín.Thành viên của Hội đồng quản trị phải là cổ đông hoặc là ngời đại diện hợp pháp cho cổ đông pháp nhân, sở hữu hoặc đại diện cho quyền sở hữu số cổ phần từ 2% vốn điều lệ trở lên Đồng thời, thành viên Hội đồng quản trị của Công ty không
Lơng Thúy Dơng Lớp Q13T2 đợc là thành viên Hội đồng quản trị của các tổ chức kinh doanh khác.Thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức vụ điều hành trực tiếp sản xuất của Công ty.
Cơ quan thờng trực của Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch và hai Uỷ viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ giải quyết công việc hàng ngày
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:
- Triệu tập các phiên họp của Hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị nội dung, chơng trình và điều khiển các buổi họp để thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
- Lập chơng trình công tác và phân công các thành viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động của Công ty.
- Đợc uỷ quyền và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc Công ty (Điều 31 - Điều lệ Công ty).
+ Thành viên Hội đồng quản trị trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã đ ợc Hội đồng quản trị phân công, không uỷ quyền cho ngời khác Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên Hội đồng quản trị nh sau:
+ Nghiên cứu đánh giá tình hình, kết quả hoạt động và đóng góp vào
+ Nghiên cứu đánh giá tình hình, kết quả hoạt động và đóng góp vào việc xây dựng ph việc xây dựng phơng hơng hớng phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh củaớng phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kì.
Công ty trong từng thời kì.
- Đợc quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong Công ty cung cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động cuả Công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình và chịu trách nhiệm bảo mật về tài liệu trớc chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Tham dự phiên họp của Hội đồng quản trị, thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung phiên họp, chịu trách nhiệm cá nhân trớc pháp luật, trớc Đại hội cổ đông và trớc Hội đồng quản trị về những hành vi của m×nh
- Thực hiện Điều lệ của Công ty và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Nghị quyết của Hội đồng quản trị có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của Hội đồng quản trị
Cả 5 thành viên Hội đồng quản trị đều đã tốt nghiệp đại học hệ chính
+ Đến kì theo qui định Đại hội cổ đông triệu tập và họp bàn bầu ra
+ Đến kì theo qui định Đại hội cổ đông triệu tập và họp bàn bầu ra ban kiểm soát và hội đồng quản trị. ban kiểm soát và hội đồng quản trị.
- Giám đốc Công ty là ngời thay mặt Hội đồng quản trị lãnh đạo, điều hành toàn diện mọi hoạt động của Công ty theo nghị quyết của Hội đồng quản trị và pháp luật Giám đốc có Phó giám đốc và kế toán trởng giúp việc.
- Giám đốc là ngời điều hành toàn diện xuyên suốt.
- Giám đốc là ngời ký hợp đồng tuyển dụng lao động và thanh lý hợp đồng lao động
Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch.Giámđốc là ngời quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên Hội đồng quản trị Làm trung tâm liên hệ thông tin qua lại đồng thời với sự hợp tác của các thành viên thì tiến hành phối hợp để thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
Đánh giá thực trạng bộ máy quản lý công ty cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm
và dịch vụ Nhật Lâm u điểm : Về bộ máy quản lý của Công ty ta thấy mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng đã thực sự phát huy đợc hiệu qủa trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mang lại hiệu quả và năng suất lao động cao trong những n¨m gÇn ®©y
Công ty đã thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trởng nh vậy là phù hợp với mô hình và loại hình sản xuất kinh doanh của Công ty.Việc phân cấp của Công ty cũng tiến hành hợp lý với đầy đủ chức năng đã tạo điều kiện cho các cơ quan cấp dới phát huy đợc tiềm năng sáng tạo của mình
Công ty đã có sự chú trọng đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong những năm gần đây,các phòng ban đợc sắp xếp lại phù hợp vói đặc điểm sản xuất kinh doanh tạo hiệu quả cao, tạo sự phối hợp nhịp nhàng hơn trong công việc.Việc bố trí cán bộ quản lý đã có sự đổi mới, đa số cán bộ quản lý đều có trình độ đại học trở lên.Đây quả là sự phấn đấu nỗ lực của Công ty trong việc tinh chế đội ngũ cán bộ
Công ty đã áp dụng các hình thức phân công và hợp tác lao động quản lý, phân công lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tơng đối phù hợp với đặc điểm của Công ty.Trong các bộ phận có sự phân cấp cụ thể của từng nhân viên, dễ gắn tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc
Cán bộ quản lý là những ngời có nhiều kinh nghiệm trong công tác
4 8 quản lý nhng có những hạn chế về mặt ngoại ngữ tin học
Cha có những biện pháp hữu hiệu tạo động lực mạnh để cán bộ công nhân viên phát huy hết khả năng, năng lực của mình
Vấn đề tiền thởng còn cha đợc hợp lý bởi ở nhiều bộ phận khối lợng công việc ít họ dễ dàng hoàn thành kế hoạch còn ở những bộ phận khác do tính chất công việc hay do số lợng công việc lớn do vậy việc hoàn thành kế hoạch là khó vì vậy tạo sự chênh lệch tiền thởng của cán bộ công nhân viên giữa các phòng ban
Trong công tác kế hoạch chuẩn bị lơng thực thực phẩm cho sản xuất có lúc cha kịp thời cha đồng bộ có khi xảy ra tình trạng đang sản xuất đơn hàng này lại phải dừng lại để chuyển sang sản xuất đơn hàng mặt hàng khác, ảnh hởng đến tiến độ sản xuất năng suất lao động
Công tác cập nhật thống kê báo cáo các số liệu chứng từ sổ sách của các phòng ban nghiệp vụ cha đợc thờng xuyên, có khi thiếu chính xác.Vì thế việc giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình để chỉ đạo kịp thời trong sản xuất kinh doanh và các mặt hoạt động khác cha cao.
Ngoài ra việc tiêu chuẩn hoá cán bộ quản lý và sắp xếp nhân sự theo chức danh thực hiện cha đầy đủ và triệt để dẫn đến có nhiều cán bộ phòng ban ôm đồm nhiều công việc trong cùng một lúc.
Từ những vấn đề trên, chúng ta thấy rằng Công ty còn cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức bộ máy quản lý, giảm thiểu chi phí và làm cho bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty, phát huy đợc những u điểm và khắc phục dần những nhợc điểm, tạo ra đợc thế mạnh để đứng vững và đi lên.
Hiện nay công ty có 350 công nhân, việc sản xuất của công ty phải phụ thuộc nhiều vào sồ công nhân đó,vì thế phảI gia tăng cán bộ quản lý nhân lực.thêm các chế độ lơng,thởng và chăm sóc đời sống cho công nhân viên.
Ngày nay, do cạnh tranh trên thị trờng rất khốc liệt vì vậy việc thay đổi mẫu mã thòng xuyên cũng là một công cụ sắc bén để tạo lợi thế trong cạnh tranh.Công ty cần tạo điều kiện để các đồng chí có trình độ trung cấp đ- ợc đi học thêm, nâng cao trình độ tay nghề lẫn chuyên môn, có thể vận dụng
Lơng Thúy Dơng Lớp Q13T2 đợc các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào việc tạo mẫu, tạo dáng cho sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với phòng Kế hoạch, đây là phòng rất quan trọng trong công ty.Hầu hết các hợp đồng kinh tế, các đơn hàng của Công ty đều do phòng Kế hoạch sản xuất liên hệ và ký kết.Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, việc giao dịch, ký kết hợp đồng với các đối tác nớc ngoài đòi hỏi mọi ngời phải có trình độ ngoại ngữ nhất định.Hầu hết cán bộ của phòng kế hoạch sản xuất lại là ngời công tác lâu năm, trớc kia cha có điều kiện học ngoại ngữ.Vì thế, công ty nên tổ chức cho các cán bộ này đi học thêm ngoại ngữ Có thể cử cán bộ đi học tại chức hoặc mở lớp bồi dỡng, học thêm ( nếu cần) cho cán bộ công nhân viên tại công ty vào các ngày nghỉ trong tuần hoặc vào các buổi tối Từ đó có thể nâng cao về trình độ ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên trong công ty nói chung và cho đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng. Đối với phòng kê toán, khối lợng làm việc ngày càng lớn, do đặc thù của công việc kế toán rất phức tạp,Hiện nay trong phòng chỉ có 3 chiếc máy vi tính vì thế công ty cần phải trang bị thêm máy vi tính cho nhân viên trong phòng.Công ty cũng cần phải chú trọng đến công tác bồi dỡng thêm nghiệp vụ cho các nhân viên trong phòng kế toán.Hiện nay công ty cũng đã áp dụng kế toán máy trong công việc hạch toán kinh doanh của mình ,nhng hệ thống kế toán luôn luôn đợc sửa chữa, các chuẩn mực kế toán thờng xuyên đợc thay đổi cho phù hợp với tình hình trong khu vực và trên thế giới.Hầu hết các cán bộ trong phòng kế toán hiện nay đều đã có thâm niên công tác nhiều năm, vì vậy chuyên môn có thể vững vàng nhng kiến thức mới về các hệ thống tài khoản mới có lẽ cha đợc đủ, cha đợc áp dụng thờng xuyên.Vì thế công ty có thể cần phải tuyển mới thêm một nhân viên kế toán để có thể sử dụng đợc các phơng pháp kế toán mới bây giờ.
số giảI pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm
Mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty phải đạt đợc những mục tiêu cụ thể sau đây:
- Nâng cao đợc tính năng động của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả lao động cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty đợc nâng cao nh: chỉ tiêu năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lơng.
- Xây dựng đợc cơ cấu gọn nhẹ hơn, phản ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra, làm cho các quyết định đợc thực hiện nhanh chóng Bộ máy quản lý gọn nhẹ sẽ đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm đợc các chi phí sản xuất, lu thông, phục vụ
- Phân công theo nhiệm vụ và bố trí cán bộ nhằm khai thác tốt hơn khả năng trình độ của cán bộ công nhân viên, đánh giá đúng đắn, công bằng sự đóng góp và khả năng, trình độ cán bộ.
- Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ công nhân viên đợc xác định rõ ràng, tránh đợc những khâu trung gian, những việc thừa, những ngời quen dựa dẫm vào ngời khác.
- Khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên học tập, rèn luyện phấn đấu nâng cao trình độ về mọi mặt.
Việc hoàn thiện công tác theo chức năng và bố trí cán bộ làm cho công việc không bị xé lẻ mà liên hệ mật thiết với nhau, các cán bộ hiểu biết về nhiều loại công việc, có khả năng đảm nhiệm một khối lợng công việc lớn và hoàn thiện chất lợng cao.
Hoàn thiện phân công lao động theo chức năng là bố trí cán bộ kiêm nhiệm nhiều chức vụ, giảm bớt số lợng lao động quản lý, nâng cao chất lợng công tác, tiết kiệm quản lý, tiết kiệm thời gian và đặc biệt là quỹ lơng của Công ty. Đồng thời các biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần, cải thiện điều kiện làm việc cũng nhằm mục tiêu chung là tạo động lực cho lao động quản lý, góp phần củng cố và hoàn thiện hơn nữa tổ chức lao động quản lý nâng cao đợc hiệu lực quản lý, tăng thêm sức mạnh cạnh tranh trên thị trờng.
Những giải pháp kiến nghị
Qua nghiên cứu và phân tích tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm, ta đã thấy đợc hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nói riêng và của cán bộ công nhân viên toàn Công ty nói chung Để khắc phục đợc những tồn tại và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức lao động quản lý, Công ty cần áp dụng đồng thời những biện pháp khác nhau Dới đây tôi xin đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn chỉnh hơn nữa công tác tổ chức lao động quản lý ở Công ty.
Trong cơ chế thị trờng, trớc những yêu cầu gắt gao của nền kinh tế, bộ máy quản lý của Công ty phải đợc hoàn thiện theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý với số lợng, với khâu quản lý ít nhất Để đạt đợc điều này, đòi hỏi cán bộ lãnh đạo Công ty, bộ phận tổ chức cán bộ phải có sự mạnh dạn quyết tâm trong sắp xếp, bố trí lại tổ chức cán bộ, phải có sự nhìn nhận khách quan phù hợp với tình hình chung Có nh vậy bộ máy quản lý mới năng động, đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh.
Một trong những biện pháp Công ty có thể áp dụng là xác định lại định mức cho lao động quản lý.
Xác định đúng số lợng biên chế là một việc hết sức cần thiết và cũng gặp không ít khó khăn, bởi ta phải căn cứ vào nhiều nội dung để xác định. Đối vói Công ty Cổ phần thơng mại và dịch vụ Nhật Lâm ta có thể căn cứ vào các phơng pháp xây dựng mức lao động để xác định số lợng biên chế.Thực tế cho thấy, trong Công ty bố trí lao động cha phù hợp với năng lực Một số lao động có trình độ không cao, một số khác lại bố trí không phù hợp với ngành nghề đã đợc đào tạo Những lao động này hoàn thành đợc công việc chủ yếu là nhờ vào kinh nghiệm lâu năm Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên có kế hoạch đào tạo lại, tuyển chọn những ngời có chuyên môn, sắp xếp bố trí công việc một cách hợp lý, cụ thể trong từng bộ phận. Đối với công tác hành chính và quản lý tài chính - hạch toán kinh doanh, tuy khối lợng công việc lớn nhng cán bộ công nhân viên trong từng bộ phận vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các công việc đợc giao Đối với bộ phận này, Công ty cần trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ cho công việc nh máy vi tính, máy Photocopy Quan trọng hơn cả là phải không ngừng khuyến khích mọi ngời tự nâng cao trình độ, kiến thức liên quan đến công việc
Với phòng Kinh doanh, biên chế ngời nh hiện nay là quá đông Các nhân viên thu mua và tiếp thị - tiêu thụ sản phẩm không nên xếp vào biên chế lao động quản lý Hai khâu thu mua và tiêu thụ sản phẩm nên giao cho hai chuyên viên quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp với Chuyên viên chính Công ty nên tổ chức bồi dỡng thêm để bổ sung 3 ngời này vào biên chế của phòng Biên chế của phòng trong tơng lai nh sau:
Chuyên viên chính - (Trởng phòng) 1 ngời
Chuyên viên quản lý thu mua long thực 1 ngời Chuyên viên quản lý tiêu thụ sản phẩm 1 ngời
Ngoài việc bố trí sắp xếp lại cán bộ nhân viên quản lý, em thấy cần phải nâng cao chất lợng cán bộ nhân viên quản lý trong các bộ phận quản lý nói riêng và toàn Công ty nói chung.
3.2- Hoàn thiện các phòng chức năng:
Lơng Thúy Dơng Lớp Q13T2 Để nâng cao chất lợng, hiệu quả công tác quản lý giữa các bộ phận quản lý thì quan hệ giữa chúng và các chức năng nhiệm vụ trong từng bộ phận phải luôn luôn đợc hoàn thiện Muốn thực hiện đợc việc này phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các chức năng đã quy định, khối lợng công việc ở các bộ phận, cũng nh mỗi lao động quản lý ; phát hiện ra khâu yếu trong việc phân bổ khối lợng công tác, phân chia quyền hạn, trách nhiệm, phân định nhiệm vụ cho các bộ phận quản lý; tỷ lệ giữa cán bộ gián tiếp so với lao động trực tiếp Trên cơ sở đó đánh giá sự hợp lý, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý.
Trong quá trình nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý, em thấy các chức năng, nhiệm vụ đó tơng đối hoàn chỉnh, chặt chẽ. Song em cũng mạnh dạn xin đa ra một số kiến nghị, bổ sung thêm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận quản lý tiêu biÓu.
Giám đốc Công ty là ngời đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc có các quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Đại hội cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.
- Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện ph ơng án kinh doanh đã đợc Hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua Đại hội cổ đông.
- Xây dựng và trình Hội đồng quản trị: kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
- Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất.
- Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen th ởng, kỷ luật các chức danh: Phó Giám đốc, Kế toán trởng.
- Quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng đối với cán bộ công nhân viên dới quyền.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
- Báo cáo tr ớc Hội đồng quản trị tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Có quyền đề nghị sử đổi những quyết định của Hội đồng quản trị nếu thấy trái Điều lệ và trái Nghị quyết của Đại hội cổ đông hoặc trái với Pháp luật Đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho các Kiểm soát viên.
- Giám đốc Công ty có thể uỷ nhiệm cho các Phó Giám đốc hoặc ngời khác thay mình giải quyết một số công việc của Công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về sự uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, Giám đốc nên phụ trách chung và uỷ quyền cho các Phó Giám đốc Công ty điều hành theo từng lĩnh vực Giữa hai Phó Giám đốc phải có mối liên hệ thờng xuyên, chặt chẽ, tránh tình trạng có công việc mà không ai chỉ đạo hoặc có việc mà hai hay ba ngời cùng chỉ đạo Từ đó mới tạo nên sự thống nhất cao.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Giám đốc:
- Chỉ đạo những lĩnh vực công việc cụ thể và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ đợc Giám đốc Công ty giao và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kết quả công việc đó.
- Thay mặt Giám đốc và đợc sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc đợc giao Nhiệm vụ cụ thể của từng Phó Giám đốc đợc phân công theo khối lợng công việc thể hiện bằng văn bản, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu đòi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ, năng lực, khả năng nhận hoàn thành công việc của từng ngời ở từng thời kỳ.
- Trong phạm vi công việc đợc giao, các Phó Giám đốc phải chủ động xây dựng chơng trình công tác cho mình thực hiện tốt các bớc: chỉ đạo, tổng hợp và báo cáo kết quả công việc, đề xuất những ý kiến, biện pháp thực hiện công việc với Giám đốc.
- Khi cần kết hợp giữa các khối công việc thì các Phó Giám đốc cần chủ động bàn bạc với nhau để có sự thống nhất, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc Trờng hợp không nhất trí thì báo cáo Giám đốc quyết định.Lơng Thúy Dơng Lớp Q13T2